Trong một kỷ nguyên nơi công việc từ xa và lai trở thành tiêu chuẩn, cuốn sách nhân viên truyền thống - in trên giấy hoặc lưu như là một PDF tĩnh (không còn phục vụ một công ty hiện đại). Các nhân viên mong đợi truy cập ngay lập tức từ bất kỳ thiết bị nào, và một cuốn sách lao động thân thiện với điện thoại di động không còn là một cuốn sách lao động tốt đẹp; nó là một cần thiết chiến lược. Đến 2025, hơn 70% lực lượng lao động được dự kiến dựa vào thiết bị di động cho các công việc liên quan. Các công việc không thích ứng với rủi ro, thỏa thuận, và phục vụ gắn kết với nhau. Một cuốn sách điện thoại di động, xây dựng trên một nền tảng linh hoạt, giữ thông tin trực tiếp, và tiếp cận được, và đi vào các bước, và các nguyên tắc kỹ thuật đó bạn có thể truy cập vào các bước, và tạo ra các bước thiết kế hoạch thiết kế.

Tại sao lại là một cuốn sách hướng dẫn làm việc bằng bạn bè

Chuyển sang môi trường làm việc di động đầu tiên không thể thay đổi. Nhân viên làm việc, đại diện bán hàng, thuê, và nhân viên công ty từ xa, thường truy cập thông tin từ điện thoại hay máy tính bảng gần đó. Sách hướng dẫn truyền thống trở thành rào cản thay vì cầu. Khi nhân viên không thể nhanh chóng tìm thấy chính sách về an ninh dữ liệu hoặc việc cha mẹ để lại, sự thất vọng tăng lên, và sự chấp nhận rủi ro gia tăng. Một sổ tay được trang trí di động chuyển sẽ biến thất vọng thành hiệu quả. Nghiên cứu cho thấy 58% nhân viên thích đọc chính sách hơn các thiết bị di động, và các công ty có sách hướng dẫn sử dụng di động hơn 35%. Hơn nữa, sách di động giảm bớt gánh nặng của việc in và phân phối hợp tác vụ hoặc chuyển sang các công ty khác.

Ngoài ra tiện ích, sổ tay di động cải tiến sự tuân thủ pháp lý. Khi chính sách thay đổi (v. d., cập nhật việc ngăn chặn quấy nhiễu hay các quy tắc thêm giờ), một tập tin PDF tĩnh nằm không được động đến trên máy phục vụ hay trong thư điện tử. Một nền tảng thân thiện di động cho phép cập nhật và thúc đẩy thông báo, bảo đảm mỗi nhân viên đọc phiên bản mới nhất. Đặc biệt là trong các công ty có kiểm duyệt như chăm sóc, tài chính, hoặc sản, nơi cần thiết kiểm tra lại đường dẫn đến việc ghi nhận chính sách chính sách. Một sổ tay di động với tính năng xác tạo một hồ sơ có thể kiểm tra và chấp nhận các chính sách mới.

Đặc điểm chính của sách hướng dẫn sử dụng máy tính hữu hiệu

Không phải mọi cuốn sách bằng tay đều được tạo ra như nhau. để thực sự hiệu quả, nó phải kết hợp thiết kế đáp ứng với kiến trúc và trải nghiệm sâu sắc của người dùng. bên dưới là các tính năng không thương lượng.

  • Thiết kế trả lời:) Bố trí phải thích nghi một cách linh động từ màn hình điện thoại 6 inch sang bảng điều khiển 12 inch. Hãy dùng lưới, phông chữ có khả năng mở, và nút có thể mở rộng (ít nhất 44×44 điểm ảnh). Tránh cuộn ngang và đảm bảo tự động thay đổi kích cỡ ảnh.
  • Truy cập:) Nhiều nhân viên làm việc trong những vùng yếu hoặc không có nhà riêng, hoặc nơi xây dựng, hoặc máy bay. Một ứng dụng mạng tiến bộ (PWA) hoặc một ứng dụng bản địa với việc ngắt kết nối cho phép họ tải về sổ tay một lần và truy cập nó ở bất cứ nơi nào mà không có kết nối internet.
  • Tìm kiếm tự nhiên: [FLT: 1] Một thanh tìm kiếm đơn giản hỗ trợ sự hoàn thiện tự động, đồng nghĩa và ngôn ngữ tự nhiên tiết kiệm thời gian. Các nhân viên nên có thể gõ “ngày nghỉ hưu hoặc“ Chính sách PTO ” và xem ngay phần liên quan.
  • Hỗ trợ cho multi-Language: ) cho các nhóm toàn cầu, cần phải có trong các ngôn ngữ yêu thích của nhân viên. Một tờ kiểu mẫu không đầu như Directus khiến cho dễ quản lý nội dung đa ngôn ngữ và phục vụ ngôn ngữ phải dựa trên hồ sơ hay thiết bị máy chủ.
  • Phụ đề tương ứng khả năng: Theo tiêu chuẩn WCAG 2. 1 - Tương phản màu -- hỗ trợ máy đọc, điều khiển bàn phím, và phụ đề đóng cho nội dung video. Khả năng truy cập không chỉ là đạo đức; nó được yêu cầu hợp pháp trong nhiều thẩm quyền.
  • Nội dung hoạt động và Quét: Ngắt chính sách dài thành các điều khoản có thể mở rộng, dùng các điểm đạn, bảng, hình ảnh thông tin và các video ngắn. Các nhân viên có khả năng tương ứng với một cuốn sách tay dùng cách kể chuyện bằng mắt hơn là các bức tường văn bản.
  • Mỗi lần cập nhật nên được đóng dấu giờ, và hệ thống nên cho thấy phiên bản nào mỗi nhân viên xem và nhìn nhận. Điều này là trọng yếu để bảo vệ chống lại những lời tuyên bố sai hoặc quấy nhiễu.

Khi các tính năng này được kết hợp, cuốn sổ tay trở thành một tài liệu sống cập nhật một cách đều đặn, dễ truy cập rộng rãi và có thể biện hộ hợp pháp.

Tiến trình tạo ra từng bước một

Xây dựng một cuốn sổ tay thân thiện với điện thoại di động cần sự hợp tác giữa các đội hình nhân sự, pháp luật, công nghệ thông tin và thiết kế.

1.

Bắt đầu bằng việc kiểm tra sổ tay hiện tại. Chính sách nào đã lỗi thời? Thông tin gì mà nhân viên tìm kiếm thường xuyên nhất? Các nhân viên khảo sát và nhân viên hàng đầu để xác định điểm đau. Lấy thí dụ, một chuỗi bán lẻ có thể phát hiện ra rằng các quy tắc chuyển đổi và giao dịch là chủ đề thường truy cập nhất. ưu tiên nội dung cần thiết, hoạt động và thường tham khảo. Bỏ qua các trang cũ và các tính năng mở rộng. Tài liệu về các công nhân, nhân công nhân, nhân không bàn làm việc và thiết bị chính (DDBS v. v. và máy tính bảng điện thoại). Việc phân tích này sẽ hướng dẫn và các quyết định kỹ thuật.

2. Chọn nền tảng và cơ sở nội dung

Bạn có hai lựa chọn kiến trúc chính: một ứng dụng đứng vững [FLT: 1) hoặc một giải pháp dựa trên web được hậu thuẫn bởi một hệ thống CD không đầu. Nguyên tắc sau là linh hoạt và hiệu quả hơn. [FLT: 0] Dirctus [FLT:], chẳng hạn, là một ứng dụng không có nguồn mở, là một hệ thống mã nguồn mở cho phép bạn cấu trúc sách bằng cách tiếp cận các mô- đun có thể tái tạo (các tài liệu chính thức, FQ, video) và cung cấp nó thông qua RBLGL APS hay bất cứ điều khiển nào - một ứng dụng nào tùy thích, một ứng dụng di động, hoặc một cổng không có khả năng cập nhật nội dung của hệ thống tập tin cá nhân, có thể được xây dựng trên màn hình nền và không có khả năng đăng xuất hiện ra từ các ứng dụng.

3. Thiết kế giao diện máy ảnh

Thiết kế di động không phải là thu nhỏ một trang màn hình nền. Nó nói về việc suy nghĩ lại hành trình người dùng. Dùng một kiểu bố trí đơn khối, thanh dính với trình đơn hamburger và biểu tượng tìm kiếm, và một “p tới liên kết nội dung. Giữ đoạn ngắn (30–50 từ tối đa). Hãy dùng bộ chỉ tiêu đề để đọc màn hình và tìm kiếm các công cụ có thể phân tích cấu trúc. Nút và liên kết phải đủ lớn để gõ lại bằng ngón tay cái. Kiểm tra tất cả các yếu tố tương tác, thanh thẻ, thiết bị di động thực tế. Hãy xem chế độ hỗ trợ tối đa và hành động điều khiển (nh chuyển sang lại).

4. Viết cho việc tiêu thụ Di động

Người ta đọc trên máy tính khác với trên màn hình nền, rồi vỗ, rồi nhảy giữa các phần. Viết ngắn gọn. Hãy dùng [FLT: 0] [FLT: 1] để đọc những từ khóa như: “Trong vòng 24 giờ, họ quét, hoặc“ trong vòng 24 giờ. Danh sách được đánh dấu để đánh số, trừ khi có vấn đề. Thay vì đặt liên kết siêu thông tin với nhau, hãy học thêm nội dung thay vì nhét nó vào một trang.

5 Thử ra toàn diện thiết bị và cá nhân

Thử nghiệm không phải là một nhiệm vụ chỉ có một loại: Hãy chọn một nhóm nhân viên khác nhau - thay đổi tuổi tác, kỹ thuật và vai trò — để thử sách hướng dẫn về thiết bị riêng của họ. Hãy yêu cầu họ thực hiện những công việc riêng: tìm những người mất tích để lại chính sách hay là “Làm thế nào để báo cáo một mối nguy hiểm an toàn? Hãy quan sát xem họ do dự hay không đúng nơi nào họ dùng công cụ thu âm như Hotjar hoặc FullStry để xác định điểm ma sát. Cũng hãy kiểm tra cách ngắt kết nối từ tập tin mật khẩu: ngắt kết nối từ trang jw-Fi và đảm bảo vẫn tải các trang bộ nhớ tạm. Hãy kiểm tra xem những thông báo đó có tác động trên cả hai công việc như ADiroi và iOS.

6 Phóng, Liên lạc và Ierate

Cuộn sách bằng một kế hoạch giao tiếp rõ ràng: thông báo email, thông báo trong mạng, thông báo qua các đơn vị mạng, nhóm họp thử ra. Bao gồm một đoạn video ngắn giải thích các tính năng mới và đánh dấu sổ tay trên điện thoại của họ. Cung cấp một thẻ tham chiếu nhanh với ảnh chụp màn hình. Khuyến khích phản hồi qua một đơn giản được nhúng trong sổ tay. Lên lịch một phần tư xem lại để cập nhật chính sách và tinh chỉnh lại UX dựa trên các tính năng sử dụng (phần lớn các từ ngữ, từ bỏ, trang rơi, bị hỏng). Hãy xem sổ tay như một tài liệu, chứ không phải là một tài liệu tĩnh.

Chiến thuật nội dung cho sách hướng dẫn di động

Một cuốn sổ tay thân thiện với điện thoại di động yêu cầu nhân sự và nhà văn pháp luật chuyển tư tưởng từ văn bản dày đặc sang văn bản đa thức, có thể quét được.

  • [FLT: 0] Giải quyết: [FLT: 1] Phá vỡ mỗi chính sách thành ba cấp: tóm tắt một đoạn ngắn (với những quy tắc khóa táo bạo), và một phần mở rộng tùy chọn để biết thêm chi tiết pháp lý. Ví dụ: “Bạn phải báo cáo bất cứ chấn thương nào liên quan đến công việc trong vòng 24 giờ.
  • . Phân loại màu sắc (xanh cho HR, xanh lá cây cho lợi ích, đỏ cho an toàn). Bảo đảm rằng màu sắc không phải là nhãn khác biệt duy nhất để truy cập.
  • Ngôn ngữ Glossesery và Simplified: [FLT: 1] định nghĩa các từ ngữ và thuật ngữ trong ngôn ngữ đầu tiên. Tránh thuật ngữ ở nơi có thể; nếu một chính sách nào đó phải bao gồm “không được nêu ra ở trên, hãy đặt nó vào một phụ lục hợp pháp liên kết từ phần chính. Hãy nhắm vào cấp độ Flesch-Kincaid 8 hoặc thấp hơn cho nội dung chính.
  • Bộ Theo dõi Đồ họa Multi:[FLT: 1) Mở rộng phim ngắn (số giờ tối đa) cho chủ đề phức tạp như thủ tục hoàn trả phí tổn. Hãy cung cấp phiên bản PDF dễ dàng của toàn bộ sách hướng dẫn đọc, nhưng thiết kế những PDF cho màn hình di động (các cột nhỏ, phông chữ lớn). Hãy dùng những ảnh chụp màn hình cho chính sách phần mềm.
  • [FLT: 0] Nội dung Văn bản và Văn bản: [FLT: 1] Chuẩn bị cập nhật thời gian: Mở những lời nhắc nhở, hướng dẫn thuế, mẹo bảo mật mùa hè. Hãy dùng phương pháp này để sắp xếp thời gian để chỉ xuất hiện trong những thời gian thích hợp, giảm sự bừa bộn.

Bằng cách xem nội dung như một tài sản còn sống, bạn giữ cuốn sách tay thích hợp và giảm nguy cơ của nhân viên lờ đi vì sách này “quá dài hoặc“ quá lâu ”.

Nền tảng và sự lựa chọn kỹ thuật

Nền tảng kỹ thuật của cuốn sách di động của bạn tác động trực tiếp đến khả năng duy trì và chi phí lâu dài.

Giao diện không đầu + Tự chọn (nên dùng)

Một bản dịch không đầu như [FLT: 0] Dirctus [FLT: 1] tách rời bộ quản lý nội dung khỏi trình diễn. Bạn quản lý chính sách, video, và dịch thuật trong bảng điều khiển Mạng, và giao diện điều khiển (một ứng dụng mạng trả lời hay ứng dụng di động) lấy nội dung qua API. Lợi ích: HR có thể cập nhật chính sách không cần hỗ trợ IT; giao diện điều khiển có thể được tái lập hay cải tiến tự do; nội dung có thể được dùng lại cho Intranet, slack, hoặc tin nhắn. Trực tiếp có thể đề nghị sự cho phép gracilar, web mups kích hoạt phiên bản và tài sản để quản lý tài sản.

Phụ Web ngày càng tăng (PWA)

Một trang mạng PWA là một trang mạng có hành động như một ứng dụng: nó có thể được cài đặt trên màn hình chính, hoạt động ngoại tuyến với một nhân viên dịch vụ, và có thể gửi thông báo thúc đẩy. PWA rẻ hơn phát triển hơn các ứng dụng bản địa và làm việc trên tất cả các nền tảng. Tuy nhiên, chúng có những hạn chế - một số tính năng phần cứng (v. b sinh trắc học) không được hỗ trợ đầy đủ, và iOS hỗ trợ cho PWAS là ít trưởng thành hơn anfa. Điều tốt nhất cho các tổ chức có khả năng ưu tiên và phát triển nhanh.

Ứng dụng Di động bản địa (iOS/Anner)

Ứng dụng bản địa cung cấp hiệu suất tốt nhất và tích hợp sâu sắc nhất với tính năng thiết bị (cara để biên dịch chi phí, đệ trình cho chính sách đặc trưng nơi Mạng). Bên dưới: bạn cần các mã riêng biệt cho iOS và A- rô-bốt, ứng dụng cho mỗi cập nhật và nhiều tài nguyên phát triển. Rất cần thiết cho một cuốn sách tay, trừ khi nó cũng hoạt động như là một nhân viên trong mạng tương tác với tính chất nặng nề.

Hợp nhất hệ thống quản lý học

Một số công ty nhúng sổ tay vào một tập tin LMS (v. d., Docebo, cornerstone) để kết hợp việc truy cập chính sách với việc theo dõi và giải đố hoàn tất. Tính năng này sẽ hiệu quả nếu tổ chức của bạn đã dùng một LMS để thực hiện đào tạo. Nhưng các kinh nghiệm di động LMS thường được cấu trúc clunky và nội dung có thể không được tối ưu hóa để tham khảo nhanh. Hãy xem xét việc sử dụng một CMS không đầu để cung cấp nội dung vào ứng dụng LMS và ứng dụng đứng.

Quan tâm đến luật pháp và sự thỏa thuận

Một cuốn sổ tay phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý như một tờ giấy và đôi khi thêm vào một cái khác.

  • Các quy định ký hiệu Electronic và Acekedgments: ) Bảo đảm nền tảng của bạn hỗ trợ e-Gres tuân theo luật ESIGN (US) hoặc eIDAS (EU). Các nhân viên nên có khả năng ký kết cho mỗi bản cập nhật chính sách. Lưu sự công nhận bằng dấu chấm phẩy thời gian và địa chỉ IP trong bản ghi kiểm tra kiểm tra che lỗi.
  • Ghi chú:[FLT: 1] Giữ các phiên bản trước có thể truy cập trong một khoảng thời gian xác định (khoảng 3-5 năm). Trong trường hợp có vụ kiện, bạn phải chứng minh chính sách nào có hiệu lực trong một ngày cụ thể. Một chứng nhận không đầu với lịch sử làm cho phiên bản này trở nên rõ ràng.
  • Quyền riêng tư:) Nếu sách hướng dẫn thu thập dữ liệu cá nhân (v. d., hãy thừa nhận một chính sách hoặc sự tiến bộ theo dõi việc đọc), bảo đảm tuân thủ với GDPR, CCPA, hoặc tương tự. Ovatein clear permission. Tránh theo những địa điểm nhạy cảm nếu cần thiết.
  • Luật khả năng truy cập thành công: Luật tiếp cận kỹ thuật số đang mở rộng. Dưới tựa đề như Luật Bất khả năng (A) và Luật Truy cập Châu Âu, một tập sổ tay không thể truy cập có thể dẫn đến các vụ kiện. Hãy dùng công cụ tự động (ax, Lighthouse) và thử nghiệm bằng tay với độc giả màn hình (kOnight Talkback).
  • Dịch vụ dịch thuật phải được kiểm tra hợp pháp.

Sự tuân thủ tích cực giảm thiểu nguy cơ và bảo vệ công ty và nhân viên.

Làm vững mạnh thành công và sự lặp lại

Một khi bạn có thể dùng sổ tay di động, các số liệu sẽ cho bạn biết nó có thật sự phục vụ cho công việc không.

  • Tốc độ tùy chọn: Phần trăm của các nhân viên truy cập ít nhất một lần trên quý. Hãy nhắm vào >90%.
  • Tốc độ tính toán: [FLT: 1] Hãy kiểm tra xem các chính sách mới được đọc và ký trong vòng bảy ngày cập nhật.
  • Tìm kiếm sự hiệu quả: đo thời gian trung bình để tìm một chính sách. Nếu nó vượt quá 20 giây, xem xét lại tìm kiếm và định hướng.
  • Điểm số ngược: [FLT: 1] Embed điểm đầu tư mạng (NPS) sau mỗi phiên họp.
  • Những hành động với nội dung tương tác: chơi video, chơi đàn theo dõi và nhấn nút. Tương tác thấp có thể cho thấy nội dung quá dày đặc hoặc video là quá dài.

Chẳng hạn, nếu nhiều nhân viên tìm kiếm “sự hiểu biết về các phương pháp này mà không tìm ra, hãy thêm vào những điểm liên quan và phần rõ ràng.

Kết thúc

Xây dựng một cuốn sổ tay nhân viên thân thiện với điện thoại di động không chỉ đơn thuần là một dự án công nghệ - nó là một sáng kiến chiến lược phản ánh sự cam kết của một tổ chức đối với nhân viên, sự tuân thủ và hiệu quả hoạt động. bằng cách sử dụng một CMS không đầu như Directus, thiết kế cho tiêu dùng di động đầu tiên, viết ra nội dung ngắn gọn và dễ truy cập, và làm cho cơ chế pháp lý mạnh mẽ và phản hồi, bạn tạo ra một nguồn lực mà nhân viên thực sự sử dụng và yêu thương.