Một trong những cách hữu hiệu nhất để hoàn thành nhiệm vụ này là đưa những chính sách về sức khỏe và an toàn vào sách của nhân viên, không chỉ tuân theo các quy định của nhân viên, mà còn tạo ra một nền văn hóa an toàn, giảm thiểu rủi ro, tăng cường tinh thần và bảo vệ danh tiếng của tổ chức.

Tại sao các chính sách về sức khỏe và an toàn là quan trọng?

Những chính sách này được dùng làm hồ sơ chính thức về việc cam kết làm việc trong môi trường an toàn, không có các công nhân không có sự hướng dẫn rõ ràng về cách xử lý các mối nguy hiểm, báo cáo sự việc xảy ra hoặc phản ứng trước những trường hợp khẩn cấp.

Sự hòa thuận và nguy hiểm trong việc cải cách pháp luật

Tại Hoa Kỳ, chính sách bảo vệ sức khỏe và an toàn của cơ quan quản lý hệ thống phi chính phủ (ASB) đòi hỏi người chủ phải cung cấp một nơi làm việc không có rủi ro được công nhận, nhưng luật pháp không ra lệnh một chính sách cụ thể, có những thủ tục an toàn thường cần thiết để chứng minh sự tuân thủ trong các cuộc kiểm tra hoặc sau khi xảy ra sự cố. Một chính sách đóng sách có thể giúp bạn tránh những việc tốt, những lời tuyên bố bồi thường nhân viên và kiện tụng. Hơn nữa, nhiều quốc gia có những quy định khác nữa như là sự kiểm soát và Phòng chống dịch vụ Ill và Bất động cơ (Tất cả) cần thiết phải được nêu rõ ràng trong các tài liệu của công ty.

Độ sáng và sự nhất quán

Khi tình trạng sức khỏe và an toàn được đề cập, mọi người đều hiểu vai trò của mình. những người mới có thể đọc chính sách trong quá trình lên tàu, và nhân viên có thể quay lại khi có câu hỏi. Tính thống nhất này làm giảm sự nhầm lẫn và đảm bảo rằng giao thức an toàn được áp dụng đồng nhất qua các bộ phận và thay đổi. Ví dụ, nếu các chính sách của bạn cho biết tất cả các thương tích phải được báo cáo trong vòng 24 giờ, mỗi nhân viên đều biết rằng thời gian không có lời biện hộ.

Khuyến khích văn hóa an toàn

Điều này khuyến khích người lao động đảm bảo vai trò tích cực trong việc bảo vệ môi trường an toàn. khi sự an toàn là một phần của ADN của công ty, nhân viên có khả năng báo cáo mối nguy hiểm, tham gia vào việc huấn luyện và theo thủ tục. qua thời gian, văn hóa này giảm bớt tỷ lệ tai nạn và cải thiện công việc. 2022 nghiên cứu do Viện Y tế Quốc gia [FL: 0] phát hiện ra rằng các tổ chức có khí hậu mạnh và năng suất cao hơn.

Các chính sách về sức khỏe và an toàn chủ yếu

Một phần chính sách về sức khỏe và an toàn trong sổ tay nhân viên của bạn nên bao gồm nhiều lĩnh vực. bên dưới là những thành phần cần thiết, mỗi thành phần nên được giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản để mỗi nhân viên có thể hiểu và làm theo chúng.

Các thủ tục khẩn cấp

Rõ ràng, hướng dẫn từng bước cho trường hợp khẩn cấp cứu mạng. Chính sách của bạn phải chi tiết về những gì cần làm trong trường hợp có lửa, thiên tai (trái đất, lốc xoáy, lũ lụt), tình huống bắn súng hoạt động, trường hợp khẩn cấp y tế và các vụ tràn hóa chất. Bao gồm các tuyến đường di tản, điểm lắp ráp, và những người chịu trách nhiệm về việc gọi 911 hoặc báo động cấp cứu khẩn cấp. Hơn nữa, hãy xác định vị trí của bộ cứu trợ đầu tiên, bình cứu hỏa và các bộ khử nổ bên ngoài (DDD). Hãy xem xét thêm một bảng kiểm tra sơ bộ các bảng kiểm tra xem nhân viên có thể ghi nhớ hoặc tham khảo nhanh chóng hoặc tham khảo thông tin trong cuộc khủng hoảng.

Báo cáo và điều tra

Những người làm việc cần biết chính xác cách nào và khi nào báo cáo tai nạn, gần như bị thương, hoặc không an toàn. Hãy phác họa một tiến trình báo cáo đơn giản: thông báo ngay cho cấp trên, hoàn tất một dạng sự kiện (hay báo cáo số), và sau đó đăng tải lên trong một khung thời gian cố định. Cũng giải thích rằng không có nhân viên nào sẽ phải đối mặt với sự trả thù (FLT: 0) dưới sự bảo vệ của [FL: 0] của cơ quan quản lý (FL: 1). Có nghĩa là cách tổ chức điều tra các sự cố sẽ xảy ra để ngăn chặn sự cố xảy ra. Trong tiến trình này, sự quản lý khuyến khích sự kiện này, sự cố xảy ra và giúp nhận diện các khả năng bị ẩn.

Các quy tắc an toàn và sự bảo vệ cá nhân (TIẾNG)

Luật an toàn chung áp dụng ở khắp mọi nơi - giữ lối đi rõ ràng, sử dụng thang an toàn, không chạy, v.v... nhưng chính sách của bạn cũng phải giải quyết các mối nguy hiểm đặc biệt trong ngành công nghiệp. Ví dụ, nhà máy sản xuất có thể cần quy định về việc máy bảo vệ và khóa/gout, trong khi môi trường văn phòng có thể tập trung vào ergonmic và ngăn ngừa trượt. Danh sách các chức năng cần thiết cho vai trò khác nhau (những chiếc mũ cứng, kính bảo vệ, găng tay, đeo găng tay thép, đeo găng tay) và trạng thái rằng người quản lý nên luôn luôn áp dụng các quy định này và sách hướng dẫn không nên đưa ra hậu quả.

Sự huấn luyện và chứng nhận đòi hỏi

Luyện tập là cột sống của việc phòng ngừa tai nạn. Chính sách của bạn nên cho biết rằng tất cả nhân viên sẽ nhận được huấn luyện an toàn ban đầu trong các phiên họp cập nhật và tiếp tục. Xác định những chủ đề như giao tiếp nguy hiểm (GHS, an toàn lửa, ergonomic, mầm bệnh truyền máu, và hô hấp/ cứu trợ. Để thực hiện một số nhiệm vụ đặc biệt - Đối với các nhà quản lý hoá học, người điều khiển hóa học, danh sách điện tử cần thiết phải xác định và tái tạo lại dòng thời gian. Giữ một bản ghi lưu như một phần của hồ sơ, và bao gồm một tuyên bố rằng việc hoàn thành chức năng là bắt buộc phải thực hiện một số công việc nào đó.

Vai trò và trách nhiệm

Rõ ràng, việc quản lý phải đảm bảo nguồn lực cho sự an toàn, thanh tra và áp đặt chính sách. Nhân viên phải theo thủ tục, sử dụng PPE, rủi ro báo cáo và tham dự khóa huấn luyện. Một ủy ban an toàn hoặc nhân viên an toàn có thể giám sát chương trình thực hiện chương trình bao gồm ma trận trách nhiệm trong sổ tay của bạn giúp tránh sự nhầm lẫn và bảo đảm trách nhiệm ở mọi cấp độ.

Lợi ích của việc kể cả những chính sách này

Lợi ích của một chính sách an toàn và sức khỏe được thiết kế tốt không chỉ là sự tuân thủ mà còn là những lợi ích chủ yếu mà tổ chức của các bạn có thể mong đợi.

Giảm thiểu tai nạn và phí tổn công nhân

Theo thống kê lao động và chi phí gián tiếp ), khu vực tư nhân báo cáo 2. 8 triệu chấn thương và bệnh tật không béo vào năm 2022. Mỗi trường hợp có giá trị trực tiếp (sự chăm sóc y tế, giảm lương, phí tổn pháp lý) và chi phí gián tiếp (dạy người thay thế, thiết bị bị hỏng, tinh thần thấp hơn). Một chính sách an toàn rõ ràng được hỗ trợ bởi sự cố và mức độ nghiêm trọng. Hơn nữa, tỉ lệ này giảm thiểu tỉ lệ kinh nghiệm của bạn (REM) và bảo hiểm có thể giảm đáng kể.

Làm việc tốt hơn về đạo đức và sự dè dặt

Những người làm việc cảm thấy an toàn thì bận rộn hơn và trung thành hơn. Họ ít có xu hướng để lại cho đối thủ cạnh tranh và sẵn sàng đi thêm dặm. Một cuốn sách có tính năng nổi bật về sức khỏe và an toàn cho thấy rằng hạnh phúc của họ là ưu tiên hàng đầu. Trong một cuộc thăm dò năm 2023 của Hội về Quản Lý Tài Nguyên Nhân Quyền ([FLT: 0] ), 72 nhân viên bảo đảm nói rằng việc họ quyết định ở lại với một người chủ là yếu tố quan trọng trong nền văn hóa mạnh mẽ.

Được nhiều người biết đến và phát triển kinh doanh

Nhiều công ty lớn yêu cầu các nhà cung cấp phải đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn cụ thể trước khi ký hợp đồng. có một chính sách an toàn được ghi nhận mà theo đó có thể được thực hiện tốt nhất có thể mở cửa và cho bạn một lợi thế cạnh tranh. Hơn nữa, một kỷ lục an toàn giảm bớt sự công bố tiêu cực và bảo vệ thương hiệu của bạn.

Phiên bản và thính giả được luồng

Khi chính sách của bạn được viết rõ ràng, việc chuẩn bị cho việc kiểm toán sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.

Thi hành và giao tiếp với các chính sách về an toàn

Viết ra chính sách chỉ là bước đầu tiên để làm cho nó hiệu quả, bạn cần một kế hoạch thực hiện vững chắc và giao tiếp.

Việc tuyển chọn và ôn lại chính sách

Hãy bắt đầu bằng cách tập hợp một nhóm gồm nhân lực, tư vấn pháp lý (có lẽ một người quen thuộc với các quy định của cơ quan quản lý hệ thống chính trị địa phương hoặc tiểu bang) và ít nhất một người giám sát hoặc chuyên gia an toàn. Hãy xem lại các mối nguy hiểm, sự cố nơi làm việc và bất kỳ vật liệu an toàn nào hiện có. Sau đó soạn thảo chính sách này bằng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản. Tránh dùng các điểm ảnh để dễ đọc. Một khi được soạn thảo, hãy chia sẻ với nhân viên để biết thông tin phản hồi: họ thường bỏ qua những vấn đề thực tế.

Huấn luyện và tiếp tục tiến bước

Cho phép nhân viên đọc những phần thích hợp của sổ tay và sau đó tham gia vào một phiên chạy thực tập trực tiếp hoặc được ghi lại bao gồm các điểm chính. Đối với nhân viên, việc luyện tập thay đổi lịch trình hàng năm hoặc bất cứ khi nào chính sách thay đổi. Hãy sử dụng các ví dụ thực tế và bài tập tương tác để làm cho việc đào tạo đáng nhớ. Việc tham gia tài liệu và sự hiểu biết có thể bao gồm các mẫu đã có hoặc ra dấu có thể được dùng làm bằng chứng.

Việc làm được công nhận

Mỗi nhân viên nên ký vào đơn xác nhận họ đã nhận, đọc và hiểu các chính sách về sức khỏe và an toàn, nên lưu trữ trong hồ sơ nhân viên của họ.

Xem lại đều đặn và cập nhật

Nguy cơ nơi làm việc tiến hóa, quy định thay đổi và thiết bị mới được giới thiệu. Phần an toàn của sổ tay không phải là tài liệu tĩnh. Hãy lên lịch duyệt lại thường niên để đảm bảo mọi chính sách vẫn còn. Nếu có sự cố xảy ra hoặc một mối nguy hiểm mới được xác định, cập nhật chính sách ngay lập tức. Liên lạc với các thay đổi qua một ghi chú, email, hoặc phiên chạy ngắn. Chính sách Stale có thể dẫn đến sự tự hủy và không tương tác.

Vun trồng sự thông tri cởi mở

Khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi về các thủ tục an toàn mà không sợ nghe có vẻ không rõ ràng. lập một dòng tin mật hoặc hộp gợi ý ẩn danh cho các mối quan tâm an toàn. nhận ra và thưởng nhân viên những người xác định nguy hiểm hoặc tham gia vào các ủy ban an toàn. khi an toàn là một cuộc đối thoại hai chiều, các chính sách không còn là những quy tắc trừu tượng và trở thành thực hành chung.

Sự suy xét về pháp lý và những thực hành tốt nhất

Để tối đa hóa hiệu quả của chính sách về sức khỏe và an toàn, hãy nhớ đến những thực hành hợp pháp và hoạt động tốt nhất sau đây.

Bảo vệ chống trả

Luật liên bang (Section 11 (c) của Đạo luật OSH cấm người chủ trả đũa những nhân viên báo cáo thương tích, bệnh tật hoặc an toàn. Sách của bạn phải bao gồm một tuyên bố chống trả kịch liệt rằng không có hành động chống lại bất cứ nhân viên nào hành động tốt. Điều này khuyến khích người báo cáo và bảo vệ tổ chức của bạn khỏi những lời phàn nàn của người tố cáo.

Giữ sổ sách và tài liệu

Cơ quan quản lý nhân viên yêu cầu một số chủ nhân (thường là 11 hoặc hơn nhân viên) để bảo trì các vụ chấn thương và các hồ sơ bệnh tật dùng Form 300, 300A và 301. Chính sách của bạn nên tham khảo cách giữ những hồ sơ này và chịu trách nhiệm. Ngoài ra, ghi chép tất cả các sự huấn luyện, thanh tra và các hành động sửa phạt liên quan đến các hành vi vi vi vi phạm an toàn.

Hợp nhất trong việc cưỡng chế

Nếu người quản lý bỏ qua những hành vi vi vi phạm luật pháp nhưng sửa trị một số nhân viên khác, bạn tạo ra sự phơi bày hợp pháp và làm xói mòn lòng tin.

Hợp nhất với các chính sách khác

Các chính sách về sức khỏe và an toàn không tồn tại trong khoảng trống. Chúng giao nhau với các phần khác như hành vi của nhân viên, ma túy và rượu, mã hóa quần áo (cho PPE), và phương tiện truyền thông xã hội (v. d., không đăng các thủ tục an toàn bí mật). Đối chiếu các phần liên quan để đảm bảo sự nhất quán. Ví dụ, nếu nơi làm việc cấm hút thuốc, chính sách đó nên xuất hiện trong các quy tắc chung và trong các tiểu tiết mục “Năng an toàn ”.

Kết thúc

Chính sách sức khỏe và an toàn không phải là tùy chọn thêm trong một cuốn sổ tay nhân viên họ là nền tảng của một tổ chức có trách nhiệm, kiên cường. bằng cách xác định rõ ràng các thủ tục khẩn cấp, báo cáo cơ chế, quy tắc an toàn, đào tạo, và trách nhiệm, bạn bảo vệ đội ngũ của bạn, giảm chi phí, và chứng minh rằng an toàn là một giá trị cốt lõi. thực hiện hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận, đào tạo kỹ lưỡng, mở và xem xét thường xuyên. nỗ lực bạn đầu tư ngày hôm nay sẽ trả giá cho những năm tới, dưới dạng tai nạn ít hơn, tinh thần và hợp pháp hơn. Hãy làm cho sự an toàn của công ty, một phần sống của nhân viên của bạn, bắt đầu từ sách của bạn.