Hiểu sự khác biệt cơ bản giữa người làm và người hợp tác

Mỗi tổ chức dựa trên một lực lượng lao động lẫn lộn của nhân viên và nhà thầu độc lập đối mặt với thách thức của việc tạo ra một cuốn sách tay phản ánh chính xác những tình trạng pháp lý và hoạt động của hai nhóm này.

Sự phân loại và ảnh hưởng của nó

Bộ Lao Động Hoa Kỳ và Bộ Thuế Vụ sử dụng nhiều loại thử nghiệm có tính chất đa chức năng, kiểm soát tài chính, và mối quan hệ giữa các bên — để quyết định một công nhân là một nhân viên hoặc một nhà thầu độc lập. Sách của bạn nên thừa nhận rằng các nhà thầu không được bảo hiểm bởi luật liên bang và các luật của Liên bang, như Luật lệ về sức khỏe và các công nhân, cũng không phải bởi nhiều công ty bảo vệ đặc biệt. Ví dụ, các nhà thầu không được trả tiền trợ cấp, tiền lương thấp nhất hoặc được bảo đảm trong gia đình, hoặc dưới sự bảo của FLA, hoặc dưới chính sách y khoa, phải được bảo vệ dưới các chính sách của họ.

Vì hậu quả của việc phân loại sai sót là nghiêm trọng — hình phạt có thể vượt quá 10.000 đô la cho mỗi người làm việc không được phân loại — chính sách của bạn nên rõ ràng xác định sự phân loại của mỗi công nhân là do sự kiện về mối quan hệ làm việc của họ, không phải do chức danh hay một thỏa thuận đã ký. Hãy khuyến khích các nhà quản lý xem xét lại những chỉ thị [FLT: 0] về việc phân loại [FLT: 1] và tham khảo ý kiến pháp lý trước khi có nhà thầu.

Thuế và lợi ích cho các bổn phận

Đối với nhân viên, việc từ chối thuế liên bang và thuế thu nhập, tiền đóng góp xã hội và y tế và tiền phí bảo hiểm thất nghiệp và tiền bồi thường nhân viên.

Sách cẩm nang của bạn nên chứa đựng một tuyên bố rõ ràng là các nhà thầu không đủ điều kiện cho bất cứ chương trình trợ giúp nhân viên nào, đặc biệt quan trọng khi bạn tình nguyện cung cấp những lợi ích như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe, hoặc những lợi ích ngoài lề, hoặc những lợi ích riêng lẻ, cho phép bạn ký hợp đồng với các nhà thầu, lặp lại việc bỏ bê lợi ích trong sách của công ty — trong một phần rõ ràng được đánh dấu cho các nhà thầu — ngăn ngừa sự nhầm lẫn.

Đang chia vùng chính sách trong sổ tay bạn

Một cuốn sách chuyên đề nói về cả nhân viên lẫn nhà thầu có thể hữu hiệu nếu bạn xây dựng kỹ lưỡng, và cách hữu hiệu nhất là dùng những phần có nhãn hiệu rõ ràng dành cho nhân viên, chỉ cho các nhà thầu, hoặc cho cả hai nhóm.

Bù đắp và chính sách tối ưu

Người ta thường trả lương hoặc tiền lương theo giờ, với việc tính theo giờ quy định thời gian trong một chương trình thường lệ (theo tuần, hai tuần, hoặc tháng). Sách của bạn nên giải thích tần số tiền công của thời gian nộp, tính toán thời gian tính toán (và không ghi lại thời gian làm thêm giờ) và quá trình phục vụ cho việc hủy bỏ các yêu cầu và bảo đảm việc giữ thời gian chính xác. Tuy nhiên, bạn có thể ghi chú trong một chính sách ngắn, trong một tài khoản có thể được chấp thuận và đưa ra trước khi có thể trả trước khi hệ thống.

Những người làm công có thể đòi hỏi sự phân chia, không cần thiết về chi phí liên quan đến việc kinh doanh, như du lịch, cung cấp vật dụng, giải trí khách hàng — thường phải nộp một báo cáo chi phí cho chính sách đi lại và chi phí, nhưng bạn nên lưu ý rằng công ty không trả phí cho các công ty nếu họ không có ký hợp đồng, và ngay cả có thể được trả thuế cho nhà thầu.

Lịch làm việc và khả năng dễ bay

Nhiều người chủ hiện đang cung cấp những sự lựa chọn lai tạo hoặc từ xa, nhưng nhân viên vẫn phải có sẵn trong giờ kinh doanh chính thức và theo các chỉ thị về giờ giải lao, giờ ăn và giờ làm việc ngoài giờ, những nhà thầu độc lập điều khiển thời gian biểu của mình — họ quyết định khi nào, họ quyết định làm việc ở đâu và họ hoàn thành việc như thế nào.

Những người làm việc ở nhà thường phải tuân theo những đòi hỏi an toàn về gia đình và chính sách bảo mật dữ liệu mà công ty bạn yêu cầu.

Luật về hạnh kiểm và sự bảo mật

Một bộ luật về hạnh kiểm có thể áp dụng cho cả hai nhóm, nhưng bạn phải điều chỉnh đúng cách. Các nhân viên phải tuân thủ những tiêu chuẩn pháp lý và với bất cứ sự sắp đặt nào liên quan đến đạo đức chuyên nghiệp, nhưng không cần phải tuân theo chính sách riêng của nhân viên nội bộ, như sự phân biệt đối lập giữa nhân viên, luật lệ xã hội, sự chỉ dẫn xã hội và an toàn nơi làm việc.

Những lĩnh vực chính sách cần được phân biệt rõ ràng

Ngoài việc bồi thường và lên lịch, một số chính sách khác đòi hỏi phải được điều trị riêng biệt để tránh bị phơi bày về pháp lý.

Tài sản trí tuệ và không có sự bảo mật

Người làm việc tự động chỉ định tài sản trí tuệ họ tạo ra trong phạm vi công việc - đây là một mặc định pháp lý trong hầu hết các thẩm quyền. Sách của bạn nên đặt lại chính sách đó và miêu tả trách nhiệm của nhân viên để tiết lộ các phát minh, công việc của quyền tác giả và các công ty khác. Đối với các nhà thầu, quyền sở hữu trí tuệ không phải là tự động. Nếu không có sự đồng ý bằng văn bản, nhà thầu có thể giữ lại quyền sở hữu sản phẩm. Các chính sách của bạn phải nhấn mạnh rằng tất cả nhà thầu phải ký kết một hợp đồng gồm cả các tác viên văn bản, công ty phải ký kết hợp đồng cho phép người ký hợp đồng hoặc một công ty khác. Sách này có thể phục vụ như một dự án nhắc nhở nhà thầu không nên bắt đầu thực hiện một hợp đồng sở hữu văn bản.

Khả năng đánh giá và hiệu quả

Người làm việc nên giải thích các tiêu chuẩn để đánh giá, bước trong tiến trình sửa trị và các chính sách tự nguyện từ chức. Đối với các nhà thầu, hiệu suất chỉ được đánh giá dựa trên phạm vi của hợp đồng công việc, thời hạn và tiêu chuẩn chất lượng. Nếu một nhà thầu không đồng ý với các điều khoản, bạn có thể hủy bỏ hợp đồng trong thỏa thuận. Ghi chú rằng các quy trình của công ty không áp dụng cho các nhà thầu và sự tham gia của họ, thì có thể kết thúc bất cứ lúc nào trong hợp đồng ý của họ.

Những người làm công việc thường mô tả lý do để chấm dứt, lưu ý và đòi hỏi lương cuối cùng. Đối với các nhà thầu, chính sách nên nói: “Công ty có thể hủy bỏ thỏa thuận của một nhà thầu hoặc không có lý do, để thông báo về những sự sắp đặt của hợp đồng. Những người làm thuê không có quyền cắt giảm chi tiêu, tiếp tục hưởng lợi ích, hoặc bất cứ sự bảo vệ nào áp dụng cho nhân viên.

Giải quyết bất lợi và luật lãnh đạo

Có thể cần phải giải quyết các cuộc tranh chấp thông qua các thủ tục khiếu nại nội bộ, thông qua các thủ tục khiếu nại, hoặc việc phân giải, như được miêu tả trong sách giao kèo. Nhiều công ty có những điều khoản bắt buộc trong sổ tay của công ty, mặc dù đây là một lĩnh vực phát triển luật. Các nhà thầu độc lập thường có cơ chế giải quyết tranh chấp riêng của họ, như là sự phân chia ràng buộc trong một thẩm quyền đã xác định. Sách cẩm nang có thể ghi chú rằng các điều khoản nội bộ của công ty chỉ có thể cho các nhân viên. Đối với nhà thầu, các sự tranh chấp chỉ được điều khoản của các thỏa thuận. Ngoài ra, các thỏa thuận của các sách còn có thể xác định rằng các sự tranh chấp sẽ được giải quyết theo luật pháp luật của nhà nước mà có quyền hạn chế hơn là tùy theo quyền hạn của người đứng đầu.

Những cạm bẫy thông thường phải tránh khi viết chính sách

Ngay cả những cuốn sổ tay có chủ đích cũng có thể gây ra nguy cơ pháp lý nếu vô tình làm mờ đi ranh giới giữa nhân viên và nhà thầu.

Nguy cơ phân loại thất bại

Loại bẫy nghiêm trọng nhất là đối xử với các nhà thầu như nhân viên trong thực tế, gọi họ là nhà thầu, hoặc người thầu tiền mặt trên giấy. Sách của bạn không bao gồm các chính sách gợi ý rằng công ty điều khiển các nhà thầu làm việc như thế nào, chẳng hạn như yêu cầu nhà thầu tham dự các buổi họp nhân viên, sử dụng hệ thống email công ty, theo dõi các hệ thống phục vụ, theo dõi các hệ thống máy tính, hoặc nộp cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài việc khuyến khích khách hàng.

Một cạm bẫy khác là các nhà thầu trong các sự kiện như việc xem xét hiệu suất hàng năm của nhân viên, chương trình công nhân, hoặc công ty trên khắp các cuộc họp bàn về chiến lược, nếu sách của bạn mời “tất cả các thành viên trong đội đến các buổi họp như thế một cách vô tình, một nhà thầu có thể tranh luận sau này họ được xem như là nhân viên.

Không nhất quán về ngôn ngữ và lực lượng

Nếu chính sách của bạn khác biệt giữa nhân viên và nhà thầu trong việc viết thư nhưng bị ép buộc — chẳng hạn, bạn cho phép một số nhà thầu lấy tiền ngày lễ hoặc trả phí tổn mà không có hợp đồng — bạn tạo bằng chứng cho thấy sự phân loại là sai. Nếu sách của bạn nên được xem xét lại ngôn ngữ của nhân viên và nhà thầu trong việc viết ra, thì bạn có thể dùng các nhà thầu để đậu xe, tủ chứa tiền hoặc các phòng, miễn là những người này không được phép để dành cho nhân viên.

Những bước thực tiễn để chọn và cập nhật sách

Khi tạo một cuốn sách hướng dẫn cho mỗi nhà thầu, hãy xem xét một chính sách và hỏi: “Chỉ những người làm công việc trong ngành này mới có thể làm được điều này, để cho cả hai người được bảo vệ, thì câu trả lời là“ chỉ có thể là chính sách của họ, chỉ có thể là “các nhà thầu, có thể chỉ là một phần hoặc một phần của chính sách không áp dụng cho nhân viên. — cả hai đều được bảo vệ, hoặc bảo vệ nơi làm việc, — chính sách bảo vệ nơi làm việc, bao gồm cả một chính sách bảo vệ nơi làm việc, mà không cần phải có sự bảo vệ của nhà thầu.

Dùng bảng nội dung liệt kê các chương riêng biệt để liệt kê “Các chính sách xã hội và các hợp đồng trong đó gồm các chính sách liên quan đến sự gắn bó của họ: mã hành vi (nếu thích nghi), bảo mật, bồi thường chi phí (nếu ứng dụng), tài sản trí tuệ và hợp đồng, không bao gồm các chính sách về thời gian bị hủy bỏ, lợi ích hoặc kỷ luật dần dần.

Cập nhật đều đặn sách tay của bạn để phản ánh những thay đổi trong luật nghề nghiệp. Chẳng hạn, sách [FLT: 0] hướng dẫn pháp lý về các nhà thầu độc lập cung cấp tóm tắt rõ ràng các tiêu chuẩn của nhà nước, bao gồm bài kiểm tra dư luận (ABC) được dùng ở nhiều quốc gia.

Kết thúc

Sự khác biệt giữa chính sách nhân viên và nhà thầu trong sách báo không chỉ là vấn đề tiện lợi — đó là nền tảng của sự tuân thủ pháp lý và sự rõ ràng hoạt động. Bằng cách thiết kế một cuốn sách tay rõ ràng và liên tục phân biệt các quyền, trách nhiệm và lợi ích của mỗi nhóm, bạn bảo vệ tổ chức của bạn khỏi những lời tuyên bố sai lầm, giảm sự nhầm lẫn giữa công nhân, và xây dựng một nền văn hóa minh bạch.