Tại sao các kỷ lục kỹ thuật số là thiết yếu

Giữ kỉ lục kỹ thuật số không còn tùy chọn nữa. Giới chức thuế trên khắp thế giới, bao gồm IRS và HMRC, ngày càng mong đợi những người đóng thuế sản xuất tài liệu rõ ràng, có tổ chức khi thu hồi hoặc trả lại để kiểm toán. Ghi chép kỹ thuật số loại bỏ các biên nhận và tuyên bố lộn xộn trong khi cung cấp quyền truy cập dữ liệu lịch sử ngay lập tức. Họ giảm nguy cơ mất tài liệu chỉ trích đến lửa, lũ lụt, hoặc chỉ là một nơi sai lầm. Quan trọng hơn, giữ sổ sách thuế có tính toán làm cho việc chuẩn bị nhanh hơn, giảm lỗi và giúp bạn có thể nhận ra những chi phí có thể bỏ qua.

Chuyển sang phần kỹ thuật số cũng tương ứng với việc làm và kế toán từ xa dựa trên mây. Với hệ thống đúng, bạn có thể lấy một biên nhận hay hóa đơn từ bất kỳ thiết bị nào, hợp tác với kế toán của bạn ngay lập tức, và lưu trữ chắc chắn nhiều năm dữ liệu thuế mà không cần thuê tủ tập tin địa điểm. Tính năng này đặc biệt có giá trị cho người tự do, người chủ kinh doanh nhỏ, và bất kỳ ai có nhiều dòng thu nhập. Khả năng tìm kiếm bằng người bán, ngày tháng, hoặc chuyển đổi số giờ bằng tay sang mục tiêu.

Những thực hành tốt nhất để ghi chép kỹ thuật số

1. xây dựng một công trình kiến trúc không thể thay đổi

Một phân loại tập tin hợp lý là nền tảng của việc ghi chép kỹ thuật số hiệu quả. Bắt đầu với thư mục cao cấp cho mỗi năm thuế (v. d., “Năm [FLT: TT]. Trong đó, tạo thư mục phụ cho phân loại chính: [FLT: 0] thu nhập [FLT: 1], [BT] [LT], [LTCL:] [FT] [FT], Bản gốc], ghi chú nhanh [FLT], và các chi phí khác].

Sử dụng các hội nghị tên rõ ràng, nhất định cho tập tin. Một thực hành tốt là: [FLT: 0]YYY Vendor Amount Description.pdf . Thí dụ, “2024 [FLT: 0] [FLT] [Fpot] [Fpot15].50 printerPper.pf. Tính năng này đảm bảo sắp xếp tập tin theo thứ tự thời gian và tìm kiếm ngay cả khi chúng được di chuyển giữa thư mục. Để tìm kiếm lại chi phí như đăng ký phần mềm, xem xét việc thêm một số lượng nhất định như thế trong tài khoản hoặc tài khoản tương tự giữa các tài khoản tương tự.

2. Chọn những nơi lưu trữ và giải pháp sao lưu đáng tin cậy

Dịch vụ lưu trữ mây như Google Drive, Dropbox, và OneDrive cung cấp bảo mật, mã hóa lưu trữ với khả năng đồng bộ tự động. Để có thể xác thực cấp hai mục lục thuế quan trọng, hãy xem một giải pháp dự trữ đám mây tận tụy như Backblaze hay IDrive. Các bản sao lưu bên ngoài ổ cứng cung cấp một lớp bảo vệ thêm một tháng. Mục tiêu là « in lại ». Ghi chú: giữ một bản sao trong đám mây, một bản sao trên thiết bị cục bộ, và nếu có thể, một bản sao lưu trữ an toàn (v. d. một hộp ký gửi bên ngoài hoặc ổ cắm bên ngoài).

Ổ cứng bị hỏng, máy tính xách tay bị đánh cắp, và việc đánh cắp phần mềm chuộc tiền ngày càng phổ biến.

3. Quét và giảm độ sâu tài liệu giấy

Ngay cả trong thế giới đầu tiên, nhiều biên lai và hóa đơn điện tử vẫn được đưa ra trên giấy. Dùng một máy quét chất lượng cao (Stopy) hoặc một ứng dụng quét di động như « Adobe Scanes » (máy quét), Microsoft Lens, hay CamScanner để chuyển đổi những thứ này thành PDFs. Mục tiêu của ít nhất 300 DPI để đảm bảo văn bản vẫn có thể đọc được. Việc bật ra lề trắng và sử dụng tính năng nhận diện kí tự động (nhân vật bên ngoài) làm cho tài liệu có thể tìm kiếm thông tin qua hệ thống tìm kiếm (một thời gian lớn khi cần chi phí riêng. Nhiều máy quét hiện đại, bao gồm máy quét FujitsuSJS và mô hình AD, cung cấp tài liệu tự động và hỗ trợ phát điện tử và phát hiện đại.

Quan trọng: Hãy giữ lại những giấy tờ gốc cho bất cứ biên lai giá trị cao cho đến khi cửa sổ kiểm toán thuế đóng, nhưng một số thẩm quyền vẫn cần giấy nguyên bản nếu tài liệu bị cản trở.

4 Nhãn và Mô tả chính xác mỗi tài liệu

Một tập tin có tên “đã được đề cập trong một cái nhìn. Khi bạn có hàng trăm tên người bán hàng, nó gần như vô dụng. Mỗi tài liệu kỹ thuật số nên chứa đủ siêu dữ liệu trong tên tập tin hoặc thẻ chứa để xác định giao dịch. Như được đề cập trong thực tế # 1, bao gồm ngày tháng, số lượng và mô tả ngắn. Để có lời khai ngân hàng hoặc hóa đơn hóa đơn, hãy thêm số tài khoản hoặc số tham khảo trong tên tập tin. Nếu hệ thống lưu trữ của bạn hỗ trợ thẻ hay các trường tuỳ thích (v. d., trong Google Drive hoặc Không, hãy áp dụng các nhãn liên tục như “tage,“ iefical, hoặc imedical.

Cũng có nghĩa là kiểm tra xem ảnh được quét trùng với ảnh gốc. Quét che mờ hay không đầy đủ có thể gây ra câu hỏi trong khi kiểm tra. Cần một chút để kiểm tra tính chân thực trước khi sắp xếp tập tin. Để biên soạn, hãy xem xét thêm một ghi chú viết tắt trong siêu dữ liệu siêu dữ liệu tập tin giải thích cái đã mua này là gì--điều này có thể tiết kiệm nhiều giờ của sự nhầm lẫn sau.

5. Dùng phần mềm kế toán để tự động theo dõi

Mục nhập bằng tay là lỗi ixprone và thời gian (không thể truy cập). Nền tảng kế toán như QuickBooks, Xero, hoặc FurBooks có thể tự động nhập vào các giao dịch ngân hàng, chi phí phân loại, và tạo báo cáo thuế. Nhiều người cũng tích hợp với ứng dụng quét biên lai - bạn chụp ảnh, và phần mềm kéo ngày tháng, nhà cung cấp và số lượng, sau đó gắn nó vào giao dịch tương ứng. Việc này giảm mục nhập dữ liệu đến số không gần và cung cấp một đường dẫn kiểm tra rõ ràng.

Đối với những người có tài chính đơn giản, công cụ như Mint, YNAB, hoặc thậm chí một bảng tính cơ sở hạ tầng tốt có thể đủ. Bí quyết là sử dụng một hệ thống mà bạn giữ vững, thay vì thao túng để nhập mọi thứ vào tháng tư. Nếu bạn kinh doanh, hãy xem phần mềm chuẩn bị thuế như là TurboTax hoặc thuế Slader Pro, có thể nhập trực tiếp từ nền tảng kế toán của bạn, loại bỏ mục nhập dữ liệu thừa.

6. Đặt lịch làm sạch và đều đặn

Để ghi chép chồng chất tạo một tập tin ghi chép lưu trữ lại trong một việc làm. Đặt một lời nhắc nhở lặp lại trong tuần về thời gian có thẻ cao, ít nhất hàng tháng, để đi qua hộp thư mục in, quét ứng dụng và các báo cáo ngân hàng. Trong suốt bài này, hãy kiểm tra tất cả thu nhập và chi phí được ghi lại, mà biên lai khớp với các cáo buộc thẻ tín dụng, và không có tài liệu nào bị mất. Thanh lọc và chuyển tập tin vào thư mục hợp lệ. Một lịch sửa đổi giữ hồ sơ kiểm toán sẵn sàng trong suốt năm.

Những chiến thuật cao cấp để giữ kỷ lục số cách điện tử giả mạo

Truy cập có vai trò làm việc không thể hoàn tất (Đối với việc kinh doanh)

Nếu bạn kinh doanh với nhiều nhân viên quản lý tài chính, hạn chế quyền truy cập vào hồ sơ thuế nhạy. Hãy dùng quyền thư mục trong mây để đảm bảo chỉ thành viên có quyền sử dụng nhóm (v. d., kế toán, CFO) có thể xem hoặc chỉnh sửa thu nhập và chi phí. Đặt thư mục chia sẻ cho các báo cáo chi phí nhân viên và tiền hoàn trả, nhưng giữ các tập tin thuế tập đoàn được gửi đi và ngân hàng trong thư mục cá nhân. Việc này ngăn cản việc vô tình gỡ bỏ các thay đổi hoặc không được phép và bảo trì tính chất bảo mật.

Đối với các nhóm lớn hơn, hãy xem xét một hệ thống quản lý tài liệu tận tâm như shareFile or Box, nơi cung cấp quyền điều khiển hạt nhân, kiểm tra bản ghi và đánh dấu nước. những tính năng này không chỉ bảo vệ dữ liệu mà còn cho thấy sự siêng năng trong việc bảo vệ dữ liệu - một yếu tố có thể được xem là thuận lợi trong việc kiểm tra thuế.

Tự động hoá cấp tài liệu

Những công cụ cao cấp như hệ thống quản lý tài liệu dựa trên máy tính của Zapier hay đám mây (v. d., DocuWare, MXFiles) có thể dùng các quy tắc hoặc AI để tự động sắp xếp tài liệu quét vào đúng thư mục. Chẳng hạn, bạn có thể huấn luyện hệ thống nhận ra một nhãn nhận dạng của một nhà cung cấp đặc biệt và chuyển tập tin đó vào “thư mục chính thức của năm. Trong khi điều này đòi hỏi một thiết lập đầu tư ban đầu, nó được trả tiền trong thời gian lưu trữ nhiều mùa thuế.

Ngay cả không có phần mềm kinh doanh, nhiều ứng dụng quét thân thiện với khách hàng hiện nay bao gồm các nhãn thông minh. Các ứng dụng như Neat và Shoebox có thể lấy dữ liệu giao dịch từ biên nhận và tự động phân loại chúng. Nếu bạn làm việc với một người giữ sổ sách, hãy hỏi xem họ có thể thiết lập các quy tắc trong phần mềm kế toán của bạn để cờ không phân loại, không để lại gì bị trượt qua các vết nứt.

Hiểu những thời kỳ lưu giữ pháp luật

Chính quyền thuế thường yêu cầu bạn giữ hồ sơ ít nhất trong nhiều năm sau khi nộp đơn - ở Mỹ, IRS khuyên ít nhất ba năm, nhưng nó có thể lên đến bảy nếu bạn không đăng nhập. để giữ tài sản thực tế với khấu hao, hãy giữ hồ sơ cho cuộc sống của tài sản cộng với cửa sổ kiểm tra. Nhiều chuyên gia đề nghị khoảng thời gian lưu trữ bảy năm như là một tiêu chuẩn thận trọng. sau đó, xóa hoặc xóa đi an toàn hoặc giấy tờ gốc để giảm bớt trách nhiệm và tự do lưu trữ.

Chẳng hạn, việc kiểm tra các quy tắc của chính quyền địa phương, chẳng hạn như HMRC ở Anh đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự lưu trữ một thư mục riêng biệt trong năm thuế đóng, và đặt một lịch nhắc nhở về việc thanh lọc tập tin thích hợp sau khi hạn nộp thuế đã hết hạn.

Bảo mật hồ sơ của bạn với mật mã và mật khẩu

Bản ghi số chứa thông tin tài chính nhạy cảm - Đối với các bản sao lưu cục bộ, chi tiết tài khoản ngân hàng và dữ liệu thu nhập. Mã hóa thư mục mây của bạn bằng các công cụ như mã hoá mã hoá hay xây dựng các tùy chọn mã hóa cho máy tính mật khẩu như pCuloud. Đối với các thư mục cục bộ, hãy dùng các liên kết đầy đủ với mã hoá thư mục (v. d., BitLocker trên Windows, tập tin cấu hình hệ thống tập tin lẫn nhau trên Mac). Hãy lưu mật khẩu trong một bộ quản lý mật khẩu uy tín như 1 từ khoá bitward hoặc Bitward. Không bao giờ chia sẻ thư mục ghi nhớ với thư mục không mật khẩu; hãy dùng các liên kết mật khẩu để dùng các liên kết mật khẩu riêng.

Ngoài ra, hãy xem xét việc mã hoá tập tin riêng chứa dữ liệu nhạy cảm cao như là bản sao của W-2 hay 1099s. Công cụ như VeraCrypt cho phép bạn tạo tập tin mã hóa cho tài liệu thêm nhạy cảm. Hãy nhớ rằng an ninh không phải là thiết lập- và- sở hữu- mục đích- cập nhật phần mềm mã hóa của bạn và xem xét những người có quyền truy cập tài khoản lưu trữ của bạn.

Làm báp têm cho dòng chảy công việc của bạn để có nhiều loại tài liệu khác nhau

Giải quyết các khoản thanh toán kỹ thuật số và hóa đơn

Nhiều nhà cung cấp bây giờ đưa ra biên lai này bằng thư điện tử. Hãy lập một thư mục hoặc nhãn đã đóng trong trình thư điện tử (v. d., nhãn Gmail hoặc các quy tắc ngoại tuyến) mà tự động lưu trữ những thư mục này vào thư mục “Hãy lấy danh sách thư mục đăng ký. Từ đó, bạn có thể thường xuyên tải về và thay đổi tên của chúng theo đại biểu tên của bạn. Để tái lập lại hóa đơn (các bản sao, tiện ích), hãy xem xét việc yêu cầu nhà cung cấp gửi thông tin PDF vào danh sách thay vì giấy. Khả năng quét (việc quét).

Quản lý hồ sơ và hồ sơ đầu tư có mã mật mã

Tài sản số như mã hóa làm tăng độ phức tạp cho việc ghi thuế. Mỗi giao dịch, lưu trữ phần thưởng, hay giọt mưa phải được ghi lại với ngày tháng, giá trị thị trường công bằng và giá cả. Hãy dùng những công cụ đặc biệt như đồng tiền, Koinly, hoặc TokenTax để tổng hợp lịch sử giao dịch từ trao đổi và ví. Xuất bản báo cáo chi tiết (CSV hay PDF) và lưu trữ chúng trong “Trích dẫn thu âm hệ thống phụ lục của bạn. Để có thể tải các báo cáo và xác nhận thương mại thường niên từ nhà môi trường và cũng như thế.

Danh sách kiểm tra cuối cùng về hồ sơ kỹ thuật số đã sẵn sàng

  • Cấu trúc máy tính: mỗi năm, với các thư mục phụ trợ thu nhập, chi phí, biên lai, tài khoản ngân hàng, hồ sơ đầu tư và thu thuế.
  • Tên tập tin: YY-MM-DD Vendor Amount Description cho mọi tài liệu.
  • Đám mây và bản sao bản sao địa phương, tốt hơn là với bản sao thứ ba ở ngoài.
  • Đặt tin [FLT: 1] kiểm tra khả năng chân thực, dùng Nhận dạng kí tự để tìm kiếm, áp dụng thẻ nhất định.
  • Software: sử dụng kế toán hoặc chi phí đánh dấu các công cụ để tự động phân loại.
  • Những lời phê bình bình bình thường: hoặc các phiên làm sạch hàng tháng để tránh ghi chép lại.
  • [FLT: 0] Mã hóa, hai xác thực có giá trị, quản lý mật khẩu, và quyền truy cập dựa trên vai trò của người dùng cho các doanh nghiệp.
  • [FLT: 0] Chú ý: giữ các kỷ lục kỹ thuật số ít nhất bảy năm; xoá hoặc lưu trữ sau khi cửa sổ kiểm tra hết hạn.
  • Tài sản digit:) sử dụng công cụ đặc biệt để theo dõi các giao dịch bí mật và đầu tư.
  • Quản lý email: tự động biên nhận kỹ thuật số và hóa đơn để sắp xếp dễ dàng.

Việc áp dụng những thực hành tốt nhất này sẽ biến đổi các hồ sơ kỹ thuật số từ công việc nhàm chán thành một thành phần đáng tin cậy trong cuộc sống tài chính của bạn. Dù bạn là một người phát triển, một người tự do, hoặc quản lý một công ty đang phát triển, một hệ thống lưu trữ kỹ thuật số được sửa chữa tiết kiệm thời gian, giảm bớt căng thẳng vào thời gian thuế và cung cấp sự bình an tâm trí mà các ghi chép của bạn sẽ đứng lên để kiểm tra. bắt đầu xây dựng (hoặc kiểm tra) hệ thống của bạn ngày hôm nay - hệ thống tương lai sẽ cảm ơn bạn.

Để có sự hướng dẫn chính thức, hãy đề cập đến những hướng dẫn [FLT:] ) ), chiến lược sao lưu ) ). Để có thêm những lời khuyên về việc quản lý tài liệu tiên tiến [FLT: 6], xin xem [FL6] Hướng dẫn về tài liệu kỹ thuật số [FLT: T] [T: 7] [FL: 7].