Table of Contents

Giới thiệu: Nền tảng của một kinh nghiệm lên tàu thành công

Sách tay nhân viên không chỉ là một tài liệu mà còn là công cụ quan trọng để sắp xếp những công việc mới với nhiệm vụ, chính sách và tiêu chuẩn văn hóa của công ty. Tuy nhiên, ngay cả sách cẩm nang được biên soạn đầy suy nghĩ nhất cũng không có hiệu quả. Một sách tay không được giao tiếp thông tin có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, vi phạm chính sách và một sự yếu kém bắt đầu mối quan hệ nhân viên-nhân viên.

Các nghiên cứu cho thấy rằng các tổ chức có cấu trúc trên tàu trải nghiệm 54% năng suất lao động mới và mức độ bảo trì cao hơn 50%, và khi các nhân viên đóng vai trò trung tâm trong cấu trúc đó. khi những người làm thuê mới nhận được rõ ràng, dễ tiếp cận và hấp dẫn giao tiếp về sổ tay của bạn, họ có khả năng hiểu được những kỳ vọng, cảm nhận được bao gồm và thực hiện tốt nhất từ đầu tiên.

Bài này trình bày các thực hành tốt nhất để giao tiếp sổ tay nhân viên của bạn với người thuê, bao gồm tất cả mọi thứ từ giao hàng kỹ thuật số và các buổi điều khiển cho đến các vòng phản hồi tiếp tiếp tục. Dù bạn dùng định dạng in truyền thống hay nền tảng kỹ thuật số hiện đại, những chiến lược này sẽ giúp bạn chuyển đổi tài liệu tĩnh thành tài liệu có tính năng lên tàu.

Tại sao nên thông tri với người làm công?

Rõ ràng giao tiếp với sổ tay nhân viên của bạn không phải là một sự lựa chọn - đó là một đòi hỏi cơ sở cho sự tuân thủ pháp lý, sự cam kết nhân viên và sự nhất quán hoạt động.

Hành pháp và sự chấp thuận

Trong nhiều thẩm quyền, một cuốn sổ tay nhân viên được dùng làm bằng chứng rằng chính sách như những quy tắc chống chính sách chống chính phủ, những mong đợi và những thủ tục an toàn được chính thức thông tin.

Ủy ban Cơ hội lao động Công bằng Hoa Kỳ (EOC) đề nghị rằng người chủ cung cấp những thông tin rõ ràng, dễ tiếp cận về quyền và chính sách nơi làm việc.

Nhớ hơn về hướng dẫn EEOC trên sổ tay nhân viên.

Việc lao động và sự chú ý

Một cuốn sổ tay được thông báo rõ ràng rằng tổ chức của bạn có giá trị minh bạch và đầu tư vào người dân. mặt khác, một cuốn sách cũ hay không giải thích sai có thể làm cho những người làm thuê mới cảm thấy mất phương hướng hoặc bị ngắt kết nối. theo một nghiên cứu của viện nghiên cứu, những nhân viên cảm thấy thông tin về chính sách và văn hóa của công ty có khả năng ở lại với tổ chức hơn một năm. rõ ràng là giao tiếp từ ban đầu xây dựng niềm tin và giảm bớt.

Sự sắp xếp văn hóa

Sách hướng dẫn của bạn phản ánh giá trị của công ty. Khi bạn truyền đạt rõ ràng những giá trị này trong quá trình lên tàu, bạn giúp người mới nhập vào và sắp xếp hành vi của họ với nó. Ví dụ, nếu sách tay của bạn nhấn mạnh sự hợp tác, một phần về nghi thức làm việc từ xa được giải thích trong chính người khác, chứ không phải chỉ email - có thể củng cố các tiêu chuẩn văn hóa.

Những thực hành tốt nhất để giao tiếp với người làm công

Dưới đây là những thực hành tốt nhất được tổ chức bởi những lĩnh vực quan trọng trong quá trình liên lạc, và mỗi thực hành bao gồm những bước có thể thực hiện ngay lập tức.

Cung cấp truy cập kỹ thuật số với các công cụ hiện đại

Không còn bao nhiêu ngày để trao cho một người mới thuê một cái gói in và mong họ hấp thụ nó. Truy cập kỹ thuật số là tiêu chuẩn mới. Phụ tùng thư điện tử làm việc, nhưng một cách tiếp cận tốt hơn là giữ sổ tay của bạn trên mạng nội bộ công ty hoặc một nền tảng tận tụy như Directus, cho phép kiểm soát phiên bản, tìm kiếm và khả năng truy cập di động.

Khi người mới có thể tìm kiếm các chính sách riêng, phần đánh dấu và truy cập vào sổ tay trên điện thoại của họ, họ có khả năng tham khảo nó khi cần thiết. Bảo đảm rằng định dạng kỹ thuật số của bạn là đáp ứng và làm việc trên các trình duyệt thông thường và thiết bị di động.

  • [FLT: 0] Dùng cơ sở dữ liệu tìm kiếm: chuyển sách tay thành định dạng dựa trên web với chức năng tìm kiếm. Chỉ thị cung cấp một hệ thống nền tảng không đầu mà có thể cung cấp một cơ sở tìm kiếm cho sổ tay của bạn.
  • Luk để hỗ trợ tài nguyên:) bao gồm siêu liên kết để có được những lợi ích đăng ký, đào tạo video, hoặc tài nguyên pháp lý bên ngoài.
  • Khi chính sách thay đổi, nhân viên cần xem những gì đã được cập nhật. Các nền tảng số có thể hiển thị ngày tháng sửa đổi và tóm tắt các thay đổi.

Chỉ dẫn cung cấp một phương pháp linh động để quản lý và phân phối sách hướng dẫn kỹ thuật số. với cấu trúc ADI-đầu tiên, bạn có thể tích hợp trực tiếp sách tay vào cổng trên tàu hoặc ứng dụng nhân viên của bạn, đảm bảo cập nhật không giới hạn qua mọi điểm liên quan. [FLT: 0] Cách Chỉ đạo có thể cung cấp năng lượng cho cuốn sách nhân viên của bạn.

2. Giữ phiên chạy tương tác với hướng

Gửi thư điện tử trước ngày đầu tiên là một khởi đầu tốt, nhưng nó không bao giờ nên thay thế mặt đối mặt (hay màn hình) thảo luận. Thời gian dành riêng cho công ty mới để đi qua những chính sách quan trọng nhất: chống-harsast, mã hành vi, để lại chính sách, việc làm từ xa và thủ tục an toàn.

Một phiên chạy tương tác cung cấp ba ưu điểm chính:

  • Sự phân bố: [FLT: 0]: người làm thuê mới có thể đặt câu hỏi ngay lập tức, ngăn chặn sự hiểu lầm mà có thể xuất hiện nhiều tuần sau đó.
  • Câu trả lời ) Bạn có thể giải thích “tại sao người ta lại đặt ra các chính sách đằng sau [FLT:] như vậy, tại sao công ty của bạn lại có một chính sách không có mã hóa nghiêm ngặt hoặc tại sao cần kiểm tra lý do tại sao cần kiểm tra lý lịch.
  • Lời khen: Một buổi họp sống động với các gương mẫu và truyện tranh làm cho tài liệu đáng nhớ.

Đối với các nhóm ở xa, sử dụng video hội thoại với chia sẻ màn hình và các phòng thoát ra cho các cuộc thảo luận nhóm nhỏ. thu lại các phiên họp cho những người không thể tham dự trực tiếp, nhưng lưu ý rằng tương tác trực tiếp được ưa thích mạnh mẽ hơn cho các chủ đề nhạy cảm.

3. Dùng ngôn ngữ rõ ràng

Sách hướng dẫn của bạn cần phải được các nhân viên ở mức độ đọc và gốc gác khác nhau. Tránh dùng pháp luật, thuật ngữ và câu phức tạp không cần thiết. S.RM cho thấy mục tiêu là khả năng đọc cao hơn lớp 8 hoặc 9. Công cụ như Bộ xử lý Bộ xử lý tập tin có thể giúp bạn đánh giá văn bản của mình.

Cũng xem xét: những người nói tiếng Anh không có tính cách thức có thể phải vật lộn với những thành ngữ hay tham khảo văn hóa. Dùng tiếng Anh đơn giản, xác định bất kỳ thuật ngữ kỹ thuật nào, và đưa ra bản dịch nếu công việc của bạn có nhiều ngôn ngữ.

Ngoài khả năng đọc, ngôn ngữ không chỉ có tính cách riêng của người hôn phối có nghĩa là tránh đại từ giới tính khi có thể, dùng “họ làm đại từ riêng biệt, và làm gương về chính sách phản ánh nhiều tình huống khác nhau.

Khuyến khích thắc mắc và tạo vòng lặp an toàn

Những người mới làm thuê thường ngần ngại đặt câu hỏi về chính sách mà họ không hiểu, sợ rằng họ có vẻ không chuẩn bị hoặc khó khăn.

  • Hãy ký giấy mời đại diện sách báo: chỉ định một người có thể liên lạc với người khác hoặc một người cố vấn ngang hàng có thể trả lời các câu hỏi trong 90 ngày đầu tiên.
  • Dùng công cụ Q&A nặc danh: nền tảng như Srido hoặc Google Forms cho phép nhân viên nộp câu hỏi mà không cần xác định danh tính.
  • Điểm cảm ứng theo sau: 30, 60, và 90 ngày, kiểm tra với các nhân viên mới để xem họ có câu hỏi nào còn lưu lại về chính sách không.

Khi nhân viên cảm thấy an toàn khi đặt câu hỏi, họ sẽ tuân theo các chính sách và ít có khả năng phạm sai lầm không biết chừng nào họ có thể đưa đến những hành động kỷ luật.

5 Hãy giữ sổ tay hiện tại và thông tin cập nhật rõ ràng

Không gì làm suy yếu lòng tin nhanh hơn một cuốn sổ tay lỗi thời. nếu người mới được cấp một phiên bản trái ngược với các thực hành hiện tại, họ sẽ đặt câu hỏi về sự đáng tin cậy của tất cả các giao tiếp của bạn. thiết lập một chu kỳ xem xét thường xuyên - gần như là hai năm-để cập nhật chính sách dựa trên sự thay đổi pháp luật, sự tăng trưởng công ty, hay phản hồi nhân viên.

Khi cập nhật, đừng chỉ đăng một phiên bản mới và hy vọng mọi người đọc nó. Hãy gửi một thông báo rõ ràng để làm nổi bật những thay đổi cụ thể, giải thích tại sao họ được tạo ra, và yêu cầu nhân viên công nhận họ đã đọc và hiểu phần cập nhật. Để thay đổi đáng kể, hãy tổ chức một phiên họp Q&A ngắn.

Hãy cân nhắc sử dụng bản ghi chép bên trong sổ tay số, hiển thị những gì đã thay đổi và khi nào. Độ trong suốt này xây dựng tin cậy và giảm sự nhầm lẫn.

Lời khuyên bổ sung để trò chuyện hữu hiệu

Ngoài những thực hành cốt lõi, một số kỹ thuật có thể cải thiện đáng kể cách mà những người mới thuê hấp thụ và giữ lại thông tin sách thủ công.

Dùng phần tử tương tác: Quizzes và Video

Đọc sách theo chủ đích dẫn đến việc ít chú ý thêm các yếu tố tương tác để làm cho quá trình học tập hấp dẫn và đáng nhớ.

  • Kiểm tra chi tiết: ) Sau mỗi phần chính (v. d., chống-harsation, tham dự, lợi ích) có tiền công mới hoàn tất một câu đố ngắn. Quizzes xác nhận sự hiểu biết và các khu vực tô sáng cần được xem xét thêm. Công cụ như Typeform hoặc Google Forms có thể cung cấp các đánh giá đơn giản.
  • video dựa trênario: thay vì tuyên bố chính sách khô, hiển thị một đoạn video ngắn mà trình bày một kịch bản thực - ví dụ, làm thế nào để giải quyết một xung đột lợi ích - và sau đó thảo luận về phản ứng chính xác. video tăng sự gắn kết tình cảm và giúp nhân viên áp dụng chính sách trong bối cảnh.

Chỉ dẫn tích hợp liên tục với các nền tảng video và có thể phục vụ như một trung tâm thống nhất cho các câu đố, video, và các văn bản tay, tạo ra một trải nghiệm tương tác phong phú trên tàu.

Hãy tóm tắt các tờ giấy gian lận

Không phải tất cả những người thuê mới sẽ đọc toàn bộ cuốn sổ tay để trang bìa. Cung cấp một trang gian lận một trang mà nhấn mạnh những quy tắc và tài nguyên quan trọng nhất: nơi để tìm sổ tay trực tuyến, số điện thoại cấp cứu, lợi ích đăng ký và ba quy tắc vàng của hạnh kiểm. hướng dẫn tham khảo nhanh này giảm bớt lo lắng và phục vụ như một đường dây sống trong vài tuần đầu tiên.

Hãy xem xét việc in tờ gian lận trên thẻ thẻ nặng hoặc tải về số, họ có thể gắn vào màn hình nền, và chắc chắn nó hấp dẫn với hình ảnh hoặc mã màu để cải thiện khả năng quét.

Cung cấp những bước đi cá nhân cho các chính sách xã hội được cảm nhận

Một số chính sách như những người liên quan đến bảo hiểm sức khỏe, trả tiền, hoặc bảo vệ dữ liệu có thể yêu cầu một trên một trong những giải thích. lập lịch các buổi nói chuyện riêng ngắn với một đại diện nhân lực hoặc một chuyên gia trợ cấp để đi qua các phần này. sự chú ý cá nhân cho thấy rằng công ty quan tâm đến tình hình cá nhân của nhân viên và đảm bảo rằng không ai rơi qua các vết nứt.

Đối với những nhân viên ở xa, hãy dùng điện thoại video và chia sẻ màn hình để xem qua phần có liên quan.

Sự giám sát bạn bè cách nghiêm khắc

Chỉ định mỗi người mới thuê một người bạn hoặc cố vấn đã làm việc với công ty ít nhất 6 tháng. người cố vấn có thể tăng cường chính sách bàn tay, trả lời những câu hỏi không nhạy cảm, và mô hình hành vi mong đợi. giao tiếp ngang hàng này thường cảm thấy ít đáng sợ hơn là yêu cầu HR trực tiếp, đặc biệt là đối với các quy tắc văn hóa không được viết rõ ràng.

Các cố vấn huấn luyện trước đó về nội dung trong sổ tay để họ có thể hướng dẫn chính xác những người mới thuê. Hãy hỏi ý kiến các cố vấn mỗi tháng để thu thập phản hồi về những câu hỏi hoặc điểm nhầm lẫn.

Làm sáng tỏ tính hữu hiệu của việc trò chuyện bằng tay

Làm sao bạn biết được liệu các nỗ lực giao tiếp của bạn có hiệu quả hay không? mà không cần đo lường, bạn mù, và các thước đo đơn giản để đánh giá thành công và xác định khoảng cách.

Tốc độ nhận biết

Theo dõi tỷ lệ phần trăm những người mới làm việc, chính thức nhận và hiểu sổ tay trong tuần đầu tiên. Nếu tỷ lệ giảm xuống dưới 90%, hãy xem lại tiến trình chuyển phát. Xem xét kỹ thuật số (v. d., e-G., một e-Gre trong một nền tảng như Directus) cung cấp một đường dẫn kiểm tra rõ ràng.

Điểm Quiz

Nếu bạn dùng các kiểm tra kiến thức, hãy tổng hợp các điểm để xác định chính sách thường bị hiểu lầm.

Âm lượng câu hỏi theo dõi

Theo dõi nhiều câu hỏi được nêu lên về sách hướng dẫn trong 90 ngày đầu tiên.

Những cuộc khảo sát đầy thỏa nguyện về sự chú ý và công nhân

Trong những cuộc khảo sát hàng năm về tính rõ ràng và hữu ích của sổ tay, bạn cũng có những câu hỏi như: “Sách tay nhân viên có giúp bạn hiểu các chính sách của công ty không?

Thử nghiệm tính hợp lệ chính sách

Theo định kỳ, việc kiểm tra các chính sách chính sách quan trọng (v. d., thủ tục yêu cầu thời gian, báo cáo chi phí). Nếu bạn thấy không có hệ thống tương tác, nó có thể chỉ ra rằng giao tiếp bằng tay là không đủ. Xem xét liệu các chính sách mới có hiểu các chính sách trên tàu không.

Vượt qua những thử thách thông thường

Ngay cả với những thực hành tốt nhất, bạn có thể gặp trở ngại, và đây là cách để đối phó với những trở ngại đó.

Thử thách: Thông tin quá tải

Những người mới thuê có thể cảm thấy quá nhiều thông tin cùng một lúc để phản đối việc phân phối giai đoạn này gửi những chính sách quan trọng nhất (về mặt đạo đức, an toàn, chống hòa bình) trước ngày thứ nhất, sau đó giới thiệu lợi ích và lợi ích trong tuần đầu tiên và ít quan trọng hơn chính sách (như công nghệ thông tin, an ninh) trong tháng đầu tiên.

Thách thức: Không còn những người làm việc ở xa

Các nhân viên từ xa có thể bỏ qua việc đọc sổ tay nếu nó được chôn trong email. Dùng một nền tảng trên máy tính tự động huýt sáo để hoàn thành các phần. Cũng hãy giữ các phiên chạy ảo nơi họ có thể tương tác. Hãy cân nhắc việc chia sách tay thành những thư mục vi mô, mà chỉ mất 5–10 phút mỗi phần.

Thách thức: Ngôn ngữ bị rào cản trong các công việc đa ngôn ngữ

Nếu công việc của bạn có nhiều ngôn ngữ, cung cấp sách tay trong ngôn ngữ phổ biến nhất, hãy đưa ra một bản tóm tắt bằng ngôn ngữ đó với lời khuyên là cần sự giúp đỡ của một đồng nghiệp hai thứ tiếng.

Thách thức: Sách quá dài

Sách hướng dẫn sử dụng tay dài không khuyến khích đọc. Giữ tài liệu chính ngắn gọn bằng cách di chuyển thông tin thủ tục chi tiết (v. d., chi phí từng bước một báo cáo hướng dẫn) để phụ thêm hoặc các trang chính sách riêng. Hãy dùng siêu liên kết trong sổ tay để tài liệu này vẫn còn tập trung.

Kết thúc

Giao tiếp hữu hiệu của sổ tay nhân viên không phải là một sự kiện chỉ một lần mà là một quá trình đang diễn ra trước ngày đầu tiên và tiếp tục trong suốt quá trình nhân viên kéo dài cuộc sống. bằng cách cung cấp các buổi điều khiển tương tác, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, khuyến khích các câu hỏi, và cập nhật nội dung thường xuyên, bạn đặt sân khấu cho một lực lượng phục vụ ổn định, hoạt động và năng suất.

Hãy nhớ rằng sách hướng dẫn này là một tài liệu sống động phản ánh giá trị của công ty, đồng thời cũng chăm sóc cho công việc đó bằng cách cố gắng giao tiếp với người khác.

Đối với các tổ chức tìm kiếm sự phân phối sách tay và cập nhật dòng chảy, các nền tảng như Directus cung cấp một giải pháp mạnh mẽ, linh hoạt. Với khả năng điều khiển của nó, bạn có thể quản lý nội dung trung tâm, điều khiển phiên bản, và cung cấp một kinh nghiệm thích hợp cho mỗi nhân viên. [FLT: 0] Đọc nhiều hơn về các thực hành tốt nhất cho các sách nhân viên số trên trang web Directus ).