Tại sao cần có khả năng truy cập và sự sáng suốt trong sổ tay nhân viên

Sách hướng dẫn nhân viên là nền tảng của sự giao tiếp nội bộ của công ty, thiết lập âm thanh cho văn hóa, sự tuân thủ và hoạt động hàng ngày. Khi khó đọc hoặc định hướng, nhân viên có thể dễ dàng hiểu sai chính sách, bỏ qua các quyền quan trọng, hoặc cảm thấy bị loại ra. Khả năng truy cập đảm bảo rằng mỗi người (không có khuyết tật, không có khả năng đọc ngôn ngữ) có thể truy cập và hiểu được thông tin. Tính trung thực đảm bảo rằng chính sách không có sự sai lệch, giảm nguy cơ của những cuộc tranh cãi về nhân viên, kiện tụng và năng suất bị mất. Theo [T: 0], Ủy ban làm việc bán hàng [FL]: khả năng đọc sách [FL], hoặc đọc] có thể], và hiểu rõ ràng. Tính năng đảm bảo rằng các nhà cung cấp các chính sách cho thấy các nhà cầm quyền là những chính sách có khả năng liên lạc chặt chẽ hơn, giảm thiểu các chính sách và các chính sách có thể tiếp cận với các nhà cầm tay và các nhà cầm quyền và các nhà cầm quyền.

Nền tảng pháp lý và đạo đức

Luật liên bang và chính quyền như Luật Bất khả xâm phạm Mỹ (ADA) đòi hỏi người chủ phải cung cấp thông tin liên lạc cho nhân viên có khuyết tật. Sách mỏng thường được xem là “sự chú ý chính sách chính thức về chính sách, bao gồm cả việc chống chính sách hoặc luật pháp. Nếu người làm công không thể đọc hoặc truy cập sách tay, họ có thể không bị ràng buộc bởi những chính sách đó. Hoặc họ có thể sử dụng khoảng cách đó như là cơ sở để khiếu nại. Khả năng truy cập không chỉ là thực hành tốt; đó là một nghĩa vụ hợp pháp. [FL: 0AA] Yêu cầu giao tiếp hữu hiệu [FA] [FA] [F: 1], hoặc các tài liệu liên bang, bao gồm cả các công cụ liên bang, các yêu cầu thêm của luật liên bang.

Ngoài sự thỏa thuận: Sự thúc đẩy tiến hành và gìn giữ

Một cuốn sổ tay rõ ràng, dễ truy cập được dùng như một công cụ trên tàu có tác động mạnh mẽ giúp cho người thuê mới cảm thấy tự tin và được thông báo từ ngày thứ nhất. Khi nhân viên có thể nhanh chóng tìm câu trả lời cho các câu hỏi về thời gian trả lời, các chính sách công việc ở xa, hoặc mã hành vi, họ dành ít thời gian hơn để giải thích chính sách liên quan đến các hoạt động của bạn. Một chương trình nghiên cứu từ Hội quản lý tài nguyên nhân (SHRM) cho thấy rằng các tổ chức có nhiều thẩm quyền, ít có ít sự hiểu biết hơn và sự thỏa mãn cao hơn. Trước khi làm việc làm, bạn cũng giảm số yêu cầu quan hệ thống liên quan đến chính sách trợ hoạt động của bạn. Một số tín hiệu sách có thể truy cập được, mà tổ chức này sẽ tăng cường trong các tài năng khác nhau, và hỗ trợ để duy trì văn hóa khác nhau.

Chiến thuật để gia tăng khả năng truy cập

Khả năng truy cập bắt đầu với định dạng và thiết kế, không chỉ nội dung. Nhân viên với sự suy yếu thị giác, khả năng nhận thức, hoặc khả năng hạn chế tiếng Anh phải có quyền truy cập ngang bằng với thông tin trong sổ tay. Dưới đây là chiến lược có thể thực hiện để cho sách tay của bạn thực sự dễ dàng truy cập.

Dùng ngôn ngữ thông thường

Hãy viết mỗi phần tại mức độ đọc thứ tám hoặc thấp hơn. Tránh dùng ngôn ngữ pháp lý, ngữ pháp, và giọng thụ động, chẳng hạn như “Nhân viên sẽ thông báo về một chấn thương nơi làm việc, gửi thông báo W-2K trong vòng 7 giờ (72 giờ), hãy viết thư cho người khác: Nếu bạn bị thương tại nơi làm, hãy nói với cấp trên và điền vào thông báo W-2 trong vòng ba ngày.

Cung cấp nhiều định dạng

Không phải mọi nhân viên đều học hỏi tốt nhất từ một tập tin PDF tĩnh. Hãy cung cấp sổ tay theo nhiều dạng để đáp ứng các nhu cầu và sở thích khác nhau:

  • [FLT: 0] Một phiên bản HTML có thể truy cập hoạt động với độc giả màn hình và trình duyệt di động. Đây nên là phiên bản chính, vì nó cho phép thay đổi kích cỡ và chuyển đổi văn bản sang Tiếng nói.
  • Một bộ nhớ đã đánh dấu PDF bao gồm cả hệ thống phân cấp định vị, văn bản sắc nét cho ảnh và thứ tự đọc hợp lý. Những tập tin PDF chưa được phép đọc màn hình.
  • Một phiên bản âm thanh được ghi lại bởi một giọng nói chuyên nghiệp, đặc biệt có ích cho nhân viên thị giác- nông nghiệp hoặc những người thích nghe trong khi đi lại. Cung cấp một tập tin MP3 có thể tải về.
  • Một phiên bản in lớn hoặc chữ Braille khi yêu cầu. Bạn có thể cộng tác với dịch vụ như báo chữ nổi quốc gia để sản xuất các phiên bản này.
  • Một phiên bản chỉ văn bản ) (TXT hoặc Word) mà nhân viên có thể chuyển đổi sang dạng thức ưa thích của họ bằng công nghệ trợ giúp.

Khi cung cấp nhiều định dạng, hãy kiểm tra xem mỗi phiên bản đều nhất quán trong nội dung và cho đến ngày. Bao gồm một ghi chú trong sổ tay giải thích làm thế nào để yêu cầu một định dạng khác nhau nếu những phiên bản được cung cấp không đáp ứng nhu cầu của một nhân viên.

Bảo đảm kỹ thuật số tương thích với kỹ thuật hỗ trợ

Nếu sách này sống trên một trang mạng nội mạng hay một nền tảng chia sẻ tài liệu, hãy thử nghiệm nó với độc giả màn hình (JAWS, NVDA, Giọng nói bên kia), phần mềm nhận diện giọng nói, và chỉ dùng bàn phím. Hãy dùng thẻ HTML [FLT: 0], [FLT: 1], [FLT: 1], [FLTT:2] và tránh chỉ dựa vào màu để truyền đạt. Mỗi liên kết siêu cầu nên có đoạn văn bản cấu hình (không phải nhấn vào đây) để người đọc có thể hiểu được đích. [LT: khả năng truy cập [FTT] [TTTTTTTTT], [ATTTT], 2.C.C.], khả năng chuyển đổi màu sắc: tỷ lệ phần trăm công cụ đặc biệt của bạn nên có thể nhận dạng chữ hoa tiêu đề: Hãy chọn để tương phản giữa các công cụ này.

Dùng thủ đoạn giả mạo và sự di chuyển nhất quán

Cấu hình sổ tay của bạn với một hệ thống phân cấp rõ ràng, logic. Phần chính (v. d., các công ty có quyền làm việc, lợi ích, điều khiển) nên là H2, phụ mục (v. d., Anti-Harasment BAR , thời gian off) H3, và chi tiết nhỏ được lưu ý là người dùng có khả năng quét tiêu đề cũng như người dùng đọc có thể nhảy từ hướng tới tiêu điểm. Luôn luôn kết nối với các tài liệu bên trong bộ phận giả để có thể nhảy trực tiếp đến phần họ cần thiết. Bảo đảm rằng sự định vị là nhất quán là trên mọi phiên bản số, và trong cấu trúc của PDF, và trong trang có thể đoán trước và giúp giảm bớt thông tin về các nhân viên nhận thức và nhận thức nhanh.

Những chiến lược để cải tiến tính hợp nhất

Thông tin là về cách sắp xếp và trình bày, thậm chí ngôn ngữ bình thường có thể trở nên khó hiểu nếu cấu trúc lộn xộn hoặc tài liệu quá dài. Những chiến lược này sẽ giúp sách của bạn truyền đạt chính sách một cách chính xác và tự tin.

Quản lý nội dung một cách hợp lý

Một thứ tự điển hình có thể là:

  1. Giới thiệu và công ty
  2. Cơ hội làm việc đồng đều và chống lại sự buộc tội
  3. Luật về hạnh kiểm và đạo đức
  4. Bù đắp và lợi ích
  5. Thời gian rảnh và sự miễn cưỡng
  6. Công việc ở nơi an toàn và sức khỏe
  7. Công nghệ và phương tiện truyền thông xã hội
  8. Giải quyết bất lợi và thủ tục phàn nàn

Mỗi phần nên bắt đầu với một bản tóm tắt ngắn gọn “điều này có nghĩa gì đối với bạn?

Hãy quyết định mà không cần hy sinh chi tiết

Đoạn ngắn (ba đến năm dòng) và câu văn ngắn (dưới 20 từ) cải thiện khả năng đọc. Nếu một chính sách đòi hỏi chi tiết pháp lý hay kỹ thuật (như FMLA elibleity), gồm có văn bản đầy đủ trong một phụ lục hoặc một tài liệu tham khảo đã liên kết, nhưng giữ cho cơ thể hoạt động được. Hãy dùng các điểm chính để phân tích thông tin mật độ, nhưng đừng quá nhiều danh sách có thể cảm thấy bị phân hủy. Nhắm vào một số: sử dụng đoạn để ghi chú, bước hoặc tiêu chuẩn. Hãy kiểm tra xem sách chứa một nhóm nhỏ và yêu cầu một chính sách giải thích. Nếu không thể đơn giản hóa hơn.

Kết hợp các trợ giúp bằng thị lực

Ảnh, biểu tượng, thông tin, thông tin và thông tin có thể cải thiện sự hiểu biết một cách đáng kể, đặc biệt đối với người học thị giác. Chẳng hạn, một hình ảnh có dòng lưu động hiển thị các bước báo cáo chấn thương nơi làm việc thường rõ hơn một đoạn hướng dẫn. Dùng hình ảnh đơn giản để giải thích các tiến trình phức tạp như việc ghi chép hoặc duyệt lại hiệu quả. Thay vào đó, mọi hình ảnh phải ghi chú một văn bản có cùng thông tin. Nếu bạn dùng nhãn màu, hoặc để đảm bảo nó dễ hiểu khi in ở mức xám hay người có màu. Tránh sử dụng hình ảnh hoàn toàn trang trí; thay vào đó, hãy sử dụng nội dung có ý nghĩa để củng cố nội dung.

Cung cấp những định nghĩa và sự vinh hiển

Những từ pháp lý như “EO, ERA, “ADA, ORSA, và “CORPRAS không quen thuộc với nhiều người làm thuê mới. Hãy xác định hai từ này trong văn cảnh (v. d., “FSSA – luật liên bang đặt ra mức lương tối thiểu và luật làm thêm giờ) và trong một từ chuyên mục dành riêng cho việc đọc sách này. Hãy xem xét thêm các tài liệu hướng dẫn phát âm cho các từ viết tắt (v. d., “F - S - A - A - A - A - A - A - A - A - sa) hoặc“ flos - A - sa ”.

Dùng gương mẫu và kịch bản

Chính sách trừu tượng trở nên cụ thể khi có những ví dụ thực tế: Sau khi nêu ra chính sách xung đột lợi ích, bạn có thể tóm tắt một trường hợp: “Bạn đang chịu trách nhiệm về sự lựa chọn người bán hàng, người anh em họ của bạn sở hữu một công ty in để ký hợp đồng, bạn phải tiết lộ mối quan hệ và xin phép từ quyết định. Những nghiên cứu nhỏ này giúp các nhân viên thấy cách áp dụng chính sách cho công việc hàng ngày của họ.

Thử thách và lặp lại trong sách

Ngay cả sách viết tay tốt nhất cũng có thể có điểm mù. Thử nghiệm với một nhóm nhân viên đại diện là cần thiết trước khi xuất bản cuối cùng và một lần nữa sau khi cập nhật.

Thử thách khả năng sử dụng

Hãy chọn năm đến mười nhân viên từ nhiều vai trò, bộ phận và hoàn cảnh khác nhau. Hãy yêu cầu họ tìm thông tin cụ thể (v. d.: “Có quá trình nào để yêu cầu người thân đi khỏi không? ”, ghi chú những gì cần thiết để giữ cho khoảng thời gian khó chịu hoặc sai sót. Cũng cần tập trung phản hồi về ngôn ngữ: những phần nào cảm thấy khó hiểu?

Phản hồi của nhóm nhân viên máy tính

Hãy xem xét việc tạo ra một nhóm nhỏ có khả năng truy cập vào sổ tay mỗi năm, kiểm tra xem có những vấn đề như kích cỡ phông chữ nhỏ, độ tương phản màu kém, hoặc thiếu đoạn văn thô mà nhóm bạn không nhận thấy không. Hãy dùng các cuộc khảo sát ẩn để thu thập phản hồi rộng hơn; hỏi những câu hỏi như: “Làm thế nào dễ tìm thông tin về lợi ích? và có chính sách nào mà bạn thấy khó hiểu về các phản hồi và liên lạc với nhân viên để cho thấy giá trị của các thông tin đó.

Xem lại đều đặn để thỏa thuận về pháp luật

Định dạng tập tin bị thay đổi, và các chính sách nội bộ cũng thay đổi. Hãy lên lịch một lần xem lại sổ tay ít nhất một năm và bất cứ khi nào có một bản cập nhật quy định chính xác (v. d., thay đổi sang Luật Bỏ Gia đình và Y học, luật mới được trả tiền. Dùng luật pháp pháp để kiểm tra chính sách này vẫn còn có thể thực hiện và hiện. Hãy giữ lịch sử hiệu chỉnh để các nhân viên có thể xem điều gì đã thay đổi. Bao gồm phiên bản và ngày tháng trên mỗi trang đầu tiên, hoặc mỗi định dạng. Nếu bạn thực hiện thay đổi quan trọng, thông báo cho mọi nhân viên và cung cấp tóm tắt của bản cập nhật cho họ để họ để đọc lại sổ tay.

Các huấn luyện viên và quan chức quan chức để củng cố sách

Một cuốn sổ tay rõ ràng chỉ hiệu quả nếu các nhà quản lý hiểu nó và có thể truyền tải chính sách chính xác cho đội của họ. cung cấp các buổi huấn luyện cho tất cả mọi người mà:

  • Hãy xem qua cấu trúc của sổ tay và nhấn mạnh các chính sách then chốt.
  • Thảo luận những câu hỏi thông thường và làm thế nào để trả lời mà không cần phải giải thích quá nhiều.
  • Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hướng nhân viên đến sổ tay với tư cách là nguồn chính thức.
  • Hãy nói cách hỗ trợ những nhân viên cần chỗ ở để đọc hoặc hiểu tài liệu.
  • Bao gồm các bài tập chơi nhập vai nơi các nhà quản lý thực hành giải thích chính sách bằng ngôn ngữ của sách hướng dẫn.

Khuyến khích một nền văn hóa nơi nhân viên cảm thấy thoải mái hỏi: “Bạn có thể chỉ ra rằng trong sổ tay không?

Kết thúc

Làm cho sổ tay nhân viên của bạn dễ dàng và dễ hiểu không phải là một dự án một lần - nó là một cam kết liên tục để minh bạch, công bằng và hiệu quả hoạt động. bằng cách sử dụng ngôn ngữ đơn giản, cung cấp nhiều định dạng, thiết kế để truy cập điện tử, và tích cực kiểm tra với lực lượng lao động của bạn, bạn biến một tài liệu tĩnh thành một công cụ mạnh mẽ mà nhân viên tin tưởng. kết quả là ít hiểu lầm, sự tuân thủ mạnh mẽ hơn, và một nơi làm việc riêng biệt hơn nơi mà mọi người có thông tin họ cần để thành công. Bắt đầu với một phần: viết lại nó bằng ngôn ngữ, kiểm tra nó, và mở rộng nó ra toàn bộ sách, nhỏ hơn xây dựng một nền tảng niềm tin và cả các nhân viên.