Tầm quan trọng của sự thông tri rõ ràng

Khi các chính sách tiến hóa - dù là do cập nhật pháp lý, tái lập tổ chức, thay đổi về văn hóa, cần hiểu không chỉ những gì đã thay đổi mà còn vì sao nó thay đổi và ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của họ. thất bại giao tiếp rõ ràng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, không có sự cố ý, và thậm chí là những khoản nợ pháp lý. một quá trình giao tiếp trong suốt xây dựng niềm tin, giảm sự kháng cự, và đảm bảo rằng cuốn sách vẫn còn là một tài liệu sống mà nhân viên thực sự tham khảo và theo sau.

Ngược lại, khi các tổ chức đầu tư vào sự liên lạc chu đáo, đa nhiệm, họ báo hiệu rằng các kinh nghiệm nhân viên có thể trả tiền lợi ích trong việc canh chừng và giảm thiểu các sự va chạm liên quan đến việc thích nghi với các quy tắc hoặc mong đợi mới. giao tiếp chính sách không nên là một sau khi dự định, lặp lại chức năng của nhóm nhân viên và các đội hoạt động của bạn.

Những thay đổi chính sách để phối hợp với nhau

1. Dùng nhiều kênh liên lạc

Thay vì phân phối chính sách qua sự kết hợp thư điện tử, thông báo qua mạng nội bộ, nhóm họp, ký hiệu kỹ thuật số và tin tức nội bộ. Phương pháp đa kênh này thường đáp ứng các yêu cầu liên lạc khác nhau và đảm bảo rằng từ xa, không bàn làm việc và nhân viên nhận thông tin. Để thay đổi, hãy xem một thông điệp ngắn từ nhà lãnh đạo hoặc một thông báo chuyên đề về trang mạng nội bộ, mà bạn có thể tìm thấy là một nguồn lẽ thật duy nhất.

Ví dụ, một công ty sản xuất với các nhân viên tầng không có email có thể gửi các tờ rơi gần giờ, gửi thông báo sms cho các thiết bị di động, và tổ chức các cuộc họp ngắn tại các thay đổi ca làm việc. Một công ty công nghệ hoàn toàn từ xa, có thể sử dụng thông báo của Slack, một video được ghi lại bằng tay, và một bài viết được đóng dấu trong một kênh thời gian chuẩn bị cho công ty chính trị.

Cung cấp thông tin rõ ràng và hợp nhất

Dùng ngôn ngữ bình thường và tránh thuật ngữ pháp lý hoặc từ ký hiệu nhân viên có thể làm cho nhân viên bối rối. Đối với mỗi người thay đổi, rõ ràng: (a) chính sách cũ là gì, (b) chính sách mới là gì, (c) ngày tháng, và (d) những lời biện hộ đằng sau sự thay đổi này. Có thể bao gồm những ví dụ cụ thể như “dưới chính sách làm việc từ xa, nhân viên có thể làm việc nhà đến ba ngày một tuần, để được chấp thuận của người quản lý (v. d) để minh họa cách thay đổi áp dụng trong trường hợp thật. hoặc tóm tắt một bảng tóm tắt có thể giúp làm giảm sự cập nhật phức tạp phức tạp.

Để giảm sự mơ hồ, hãy xem việc xuất bản một cạnh so sánh bên cạnh với ngôn ngữ mới. Nó đặc biệt hữu ích cho chính sách pháp lý hoặc tuân theo. Tránh chôn những chi tiết quan trọng theo đoạn dài; dùng tiêu đề, gọi hộp ra, và văn bản táo bạo để thu hút chú ý đến ngày tháng và mục hành động. Nếu chính sách bao gồm tùy chọn (v. d., cách để chọn lợi ích mới), gồm hướng dẫn từng bước.

3. Hãy cho cơ hội để thắc mắc và trả lời

Thay đổi chính sách thường làm tăng mối lo lắng hay cần làm rõ. Máy trực tiếp các phiên chạy Q&A-eer in-one hoặc qua videoconference (nơi nhân viên có thể hỏi ẩn danh nếu cần. Cung cấp một địa chỉ email tận tụy hoặc một hệ thống vé số để hỏi lại. Hãy xem xét chạy một cuộc thăm dò mạch ngắn sau thông báo để xem có hiểu biết và xác định bất kỳ sự nhầm lẫn nào đang lưu lại. Tín hiệu giao tiếp hai chiều này có giá trị đầu vào và được cam kết để hiểu lẫn nhau.

Để thay đổi nhạy cảm, như là cập nhật các mã tiến hành hoặc chính sách chống chính sách chống chính sách, cho phép các kênh phục tùng nặc danh. một số tổ chức sử dụng nền tảng bên ngoài hoặc một người mbuds người bên ngoài để thu thập phản hồi mà không sợ trả thù. Tiếp tục theo dõi các chủ đề chung trong một giao tiếp thứ hai, nhận biết các câu hỏi và đóng vòng lặp. Việc này thực hiện không chỉ mở rộng chính sách mà còn cho thấy rằng sự lãnh đạo đang lắng nghe.

4 Hãy canh thời gian cho chiến lược liên lạc

Thông báo chính sách thay đổi tại thời điểm tối đa sự chú ý và giảm thiểu sự ngắt quãng. Tránh giao tiếp cập nhật quan trọng trong kỳ nghỉ, kết thúc 4 lần vội vã, hoặc ngay trước khi sự kiện toàn công ty xảy ra. Cung cấp thông báo trước ít nhất một tuần trước khi thay đổi có hiệu lực, cho phép người làm việc hấp thụ thông tin và điều chỉnh hành vi của họ. Để chuyển đổi giai đoạn, hãy liên lạc với nhau để tránh quá tải thông tin.

Nếu bạn có một hội trường thị trấn hàng tháng hoặc một nhóm hàng tuần tụ họp lại với nhau, hãy sắp xếp chính sách với những điểm liên lạc đang có thay vì thêm một thông điệp đứng vững, không được báo trước. Ngoài ra, những vấn đề thời gian: tránh gửi cập nhật tối hậu vào thứ sáu hoặc thứ hai hoặc đúng trước khi nhân viên có thể bỏ lỡ thông điệp cho đến thứ hai, dẫn đến sự nhầm lẫn về ngày tháng có hiệu quả.

5 Cá nhân hóa nơi thích hợp

Tuy cần phải thông báo thêm về một thông báo trên chăn, nhưng hãy xem xét việc điều chỉnh thông điệp cho các nhóm nhân viên khác nhau khi chính sách ảnh hưởng độc đáo đến họ. Chẳng hạn, thay đổi chính sách để cha mẹ được giao tiếp với cha mẹ, cha mẹ hiện tại và tương lai; thay đổi báo cáo chi phí có thể đòi hỏi một sự liên lạc riêng biệt, chi tiết hơn với các nhóm tài chính.

Đoạn văn có thể dựa trên bộ, địa điểm, vai trò, hay biên chế, một chính sách mới có thể ảnh hưởng đến công nhân hàng giờ nhưng không phải nhân viên làm việc lương cao, vì vậy nhóm thứ hai chỉ cần một bản tóm tắt, trong khi nhóm trước đây nhận chỉ thị từng bước một và một FAQ. Hãy dùng dữ liệu HRIS để tạo ra danh sách phân phối và thông điệp thủ công trình mà nói trực tiếp với từng đoạn.

Những thực hành tốt nhất để thay đổi chính sách

Cập nhật nhanh sách hướng dẫn nhân viên

Ngay khi một chính sách thay đổi xong, cập nhật tài liệu chính thức của nhân viên và đánh dấu bản hiệu đính với số và ngày tháng phiên bản. Cung cấp một phần của bộ phận này vào đầu sách cẩm nang, vì thế độc giả trở về có thể nhanh chóng xem cập nhật mà không đọc lại toàn bộ tài liệu. Phân phối sách sửa đổi qua kênh bạn thích và hướng dẫn nhân viên nhận hóa và thông tin, lý tưởng là qua một chữ ký số.

Điều khiển phiên bản là thiết yếu để thực hiện kiểm tra. Giữ một bản ghi thay đổi mỗi lần sửa đổi, ngày tháng và quyền hạn. Nếu bạn sử dụng một nền tảng số, bảo đảm rằng phiên bản cũ hơn bị lưu trữ, vì vậy bạn có thể tạo một hồ sơ lịch sử nếu cần thiết. Nhiều công ty thấy rằng một tập hợp, một sổ tay tìm kiếm có thể tìm kiếm trong [FLT: 0] Dirtus [FL: 1) hoặc một bản tương tự không đầu (CMS) sẽ tạo phiên bản và phân phối đơn giản hơn là giữ trạng thái tĩnh.

Đầu tiên là quản lý xe lửa và nhân viên quan chức

Trước khi thông báo toàn công ty, hãy tổ chức một phiên họp đào tạo bao gồm chính sách mới, bao gồm các kịch bản thông thường, mong đợi thực thi hành pháp, và cách xử lý sự chống đối. Cung cấp cho các quản lý với “bộ quản lý với tờ thông tin theo dõi thông tin liên lạc hoặc FAQ họ có thể sử dụng trong các cuộc họp một trên một trong những phiên họp. Điều này đảm bảo đảm sự nhất quán và ngăn cản các nhà quản lý vô tình thông tin không đúng.

Việc chơi trò chơi vai có thể đặc biệt hiệu quả đối với các chính sách liên quan đến các cuộc đối thoại khó khăn, như là việc cải thiện kế hoạch tham gia hoặc cập nhật các quy tắc tham dự. các quản lý cần cảm thấy tự tin để giải thích cả lý trí và cơ học. cho nhân viên quan chức năng, cung cấp thêm nguồn lực, như là sự gia tăng các mối liên hệ và liên kết đến luật sư, vì vậy họ có thể xử lý các trường hợp phù hợp. cân nhắc đưa ra một sự phân tích ngắn gọn mà các nhà quản lý phải vượt qua trước khi công chúng được đưa ra.

Hãy theo đuổi sự hiểu biết sâu sắc

Giao tiếp ban đầu là hiếm khi.

Một số tổ chức tạo ra “nhà vô địch chính trị trong mỗi ban có thể trả lời các câu hỏi và mô phỏng hành vi mới. Để các chính sách đòi hỏi sự thay đổi hành vi tiếp tục (như các thủ tục báo cáo chi phí), kiểm tra định kỳ và nhắc nhở thân thiện giúp duy trì sự tuân thủ.

Công nghệ cập nhật thông tin hữu hiệu

Các nền tảng quan hệ ngoài trái đất và mạng Internet số

Nền tảng nhân sự hiện đại và công ty cho phép bạn đẩy các bản cập nhật chính sách trực tiếp vào bảng điều khiển của nhân viên, gửi thông báo tự động và theo dõi. Công cụ như [FLT: 0] Dirctus (một máy tính không đầu) có thể được dùng để xây dựng một cổng thông báo nội bộ hoặc cổng nhân viên có các chính sách sách sử dụng tay, phiên bản và tìm kiếm. Điều này giảm nguy cơ của việc xem xét lại chính sách lỗi thời và dễ dàng cập nhật.

Bằng cách sử dụng một hệ thống CMS không đầu, bạn cũng có thể kết hợp nội dung chính sách thông qua nhiều bề mặt - ứng dụng di động, Slack robot, tiêu hóa email, và tương tác kiosks - mà không cần nỗ lực phức tạp. API và weboks hiệu lực thông báo thời gian thực khi một chính sách được cập nhật, và sự kết hợp với nền tảng nhận dạng tự động với HRIS. Công nghệ này chuyển đổi chính sách từ một nhiệm vụ quản lý tuần hoàn thành một quá trình kiểm tra liên tục và có thể kiểm tra.

Tài liệu chính sách tương tác

Thay vì dùng một tập tin PDF tĩnh, hãy xem xét bằng một cuốn sách hướng dẫn tương tác có chứa nội dung, chức năng tìm kiếm và liên kết nhúng vào tài nguyên liên quan. Định dạng này cải thiện khả năng truy cập và khuyến khích nhân viên thực sự khám phá sổ tay. Bạn cũng có thể bao gồm những lời giải thích ngắn cho các chính sách phức tạp, thường hấp dẫn hơn chỉ văn bản.

Một số tổ chức đặt kiểm tra kiến thức ngắn ở cuối mỗi phần chính sách; nhân viên phải trả lời đúng để tiếp tục, đảm bảo sự hiểu biết. Tài liệu tương tác đặc biệt hữu hiệu cho việc phân phối lực lượng lao động nơi nhân viên ít khi nhắc đến vật liệu in.

Những luồng công việc tự động được biết đến

Thiết lập luồng công việc tự động cần nhân viên để đọc và ký hiệu điện tử về các thay đổi chính sách. Điều này tạo một đường dẫn kiểm tra rõ ràng cho mục đích tuân theo và đảm bảo không có nhân viên nào trượt qua các vết nứt. Nhiều hệ thống HRIS cung cấp tính năng này, hoặc bạn có thể xây dựng nó bằng cách kết hợp các công cụ CMS và email.

Những lời nhắc nhở tự động có thể gửi cho những nhân viên chưa nhận được sự thay đổi sau 48 giờ với tần số ngày càng cao.

Quan tâm đến luật pháp và sự thỏa thuận

Việc thông báo chính sách không chỉ là một thực hành tốt nhất. Giao tiếp với người khác không phải là một yêu cầu pháp lý trong nhiều thẩm quyền. Các hợp đồng lao động thường kết hợp sổ tay nhân viên bằng cách tham khảo, và thay đổi có thể cần thiết thông báo. Việc không thông báo hiệu quả về một chính sách thay đổi (như là một chính sách chống chính sách chống chính sách chống chính sách hay một quy tắc mới) có thể đưa ra một tổ chức trách nhiệm. Tham khảo ý kiến luật pháp trước khi đưa ra bất kỳ thay đổi chính sách nào liên quan đến việc làm, đặc biệt là những điều khoản có liên quan đến việc làm, giấy vắng mặt, hoặc an toàn nơi làm việc.

Tài liệu liên lạc rất quan trọng. Giữ sổ ghi chép những người nhận được thông tin liên lạc nào, khi họ được gửi, và họ nhận biên nhận. Trong trường hợp có một cuộc tranh chấp hoặc điều chỉnh điều hành, những ghi chép này cho thấy bạn đã có một nỗ lực tốt để thông báo cho nhân viên. Đối với các chủ nhân Mỹ, hãy đề cập đến những hướng dẫn từ [FLT: 0] Cơ quan Quản lý Nguồn tài chính của con người [FL: 1] [FL:] và [FL:] Ủy ban quản lý nhà nước]. Ủy ban ứng dụng lao động (EC: T] [T], hoặc tham vấn công ty quốc tế, như các yêu cầu khác nhau.

Một số chính sách như các chính sách liên quan đến việc làm hoặc các thỏa thuận về việc phân công, đòi hỏi phải cẩn thận từ ngữ và cách phân phối cụ thể. Trong một số ngành công nghiệp, các cơ quan điều hành yêu cầu các chính sách cụ thể được truyền đạt hàng năm (v. d., HIPAA thông báo cho nhân viên y tế). Hãy làm việc với đội pháp luật của bạn để xác định tất cả các yêu cầu thích thích và xây dựng chúng vào lịch giao tiếp của bạn.

Làm giảm hiệu quả giao tiếp

Để biết được chiến lược giao tiếp của bạn có hiệu quả hay không. Mô phỏng KPIs chung bao gồm: phần trăm các nhân viên thừa nhận sự thay đổi, điểm từ hiểu biết các câu đố, số lượng các câu hỏi được nhận, và thời gian dành cho việc nhận nuôi đầy đủ. điều khiển một cuộc khảo sát sau khi kết thúc giai đoạn sáu đến tám tuần sau khi thay đổi để hỏi liệu họ có cảm thấy thông tin và liệu chính sách mới có được áp dụng không đều đặn. Hãy sử dụng phản hồi này để cải tiến cách tiếp cận của bạn.

Những kỹ thuật tiên tiến hơn bao gồm theo dõi dữ liệu hành vi. ví dụ, nếu bạn thay đổi một chi phí báo cáo công việc dòng chảy, theo dõi liệu tốc độ của việc nộp đơn không phụ thuộc có giảm sau khi giao tiếp. tương tự, cho một chính sách làm việc từ xa, theo dõi việc đặt ra các hệ thống bàn làm việc hoặc hoạt động công cụ hợp tác để xem liệu các thực hành có tương ứng với chính sách cập nhật hay không. liên kết dữ liệu giao tiếp với kết quả giao tiếp với hành vi cung cấp một hình ảnh hiệu quả mạnh mẽ.

Các nhân viên giám sát hỏi xem chính sách của họ có giải thích rõ ràng và trả lời các câu hỏi không. đầu tư nhiều hơn vào việc đào tạo các nhà lãnh đạo hàng đầu. qua thời gian, bạn có thể xây dựng một mô hình thành thục cho giao tiếp chính sách: từ email quảng cáo đến cấu trúc, đa kênh đa kênh, các chiến dịch truyền thông dữ liệu cải thiện trong năm qua năm.

Những cạm bẫy thông thường cần tránh

  • Quá tải nhân viên với quá nhiều thay đổi cùng một lúc. ) Nếu có thể, những cập nhật chính lệch, để nhân viên có thể hấp thụ một thay đổi trước khi đối mặt với thay đổi tiếp. Hãy dùng một chính sách thay đổi lịch để tránh cụm.
  • Đang đọc thuật ngữ hoặc luật pháp. Luôn luôn dịch chính sách sang ngôn ngữ hàng ngày; nếu một chính sách là hợp pháp, cung cấp tóm tắt đơn giản. Tránh viết tắt chữ viết tắt như FLSA hoặc FMLA mà không có lời giải thích.
  • Để huấn luyện người quản lý. ) Nếu người quản lý không thể trả lời các câu hỏi cơ bản, sự tin cậy của nhân viên bị xói mòn và sự tuân theo.
  • Đang phân tích từ xa hoặc không-dek nhân viên. ) Bảo đảm rằng tất cả nhân viên - bao gồm cả những người trong nhà kho, văn phòng, hoặc từ xa - nhận thông tin đầy đủ định dạng có thể truy cập (v. g., text- to-spech, di động- thân thiện, tùy chọn đa ngôn ngữ).
  • Đóng gói một thông báo là đủ. lặp lại và củng cố là quan trọng; nhân viên bận rộn và có thể bỏ lỡ thông điệp ban đầu. lên kế hoạch một loạt thông báo trong nhiều tuần.
  • Đang cố gắng xem xét lại pháp luật về những thay đổi nhạy cảm. Thậm chí giao tiếp có thể được dự phòng tốt có thể gây ra rủi ro hợp pháp. Luôn luôn chạy thông báo bằng luật sư trước khi phân phối.
  • Đang hiểu bối cảnh văn hóa. Một sự thay đổi chính sách hoạt động trong một vùng hoặc trong ban có thể được nhận ở nơi khác. Hãy xem xét việc điều chỉnh giao tiếp với nhóm mẫu để kiểm tra giọng điệu và độ rõ.

Kết thúc

Thay đổi chính sách giao tiếp hiệu quả trong sổ tay nhân viên đòi hỏi chiến lược, nhiều kênh và tiếp tục củng cố. bằng cách ưu tiên rõ ràng, minh bạch, và phản hồi nhân viên, bạn có thể xây dựng một nền văn hóa của sự tuân thủ và tin tưởng. đầu tư thời gian trong quá trình này giảm rủi ro, cải thiện việc tiếp nhận chính sách, và đảm bảo rằng cuốn sách tay của bạn vẫn là một công cụ quý giá cho toàn bộ lực lượng lao động của bạn.

Khi tổ chức của bạn tăng, sự phức tạp của quản lý chính sách tăng lên. Một khung liên lạc mạnh mẽ được hỗ trợ bởi công nghệ, đào tạo quản lý và các mục tiêu có thể đo lường được, sẽ tăng lên với bạn. Để hướng dẫn thêm về sách hướng dẫn của nhân viên và chính sách giao tiếp, hãy tìm kiếm tài nguyên từ [FLT: 0] IRS hoặc tham khảo các hướng dẫn công ty riêng của bạn. Hãy nhớ: mục tiêu này không chỉ là để thông báo, mà còn khuyến khích sự hiểu biết và sắp xếp thông tin qua công ty.