Tại sao một mục lục có giá trị cho sách nhỏ giới kinh doanh của bạn

Một cuốn sổ tay nhân viên là một trong những tài liệu quan trọng nhất mà một doanh nghiệp nhỏ có thể tạo ra. Nó liên lạc với văn hóa công ty, đặt kỳ vọng về hành vi, và bảo vệ cả người chủ lẫn người lao động. nhưng sách hướng dẫn tốt nhất là vô ích nếu không ai có thể tìm thấy thông tin họ cần nhanh chóng. Một bảng rõ ràng, hợp lý tổ chức nội dung (C) biến một tài liệu dày đặc thành một công cụ tham khảo thực tế. Đối với các doanh nghiệp nhỏ với nguồn lực lượng nhân viên hạn chế, một TEC tiết kiệm thời gian, giảm sự nhầm lẫn, và giúp đảm bảo chính sách nhất quán định.

Thay vì chỉ liệt kê các mục, một bảng nội dung hướng dẫn độc giả qua dòng chảy của sổ tay, giúp dễ định vị chính sách về cử tọa, giảm giờ làm việc hoặc an toàn nơi làm việc.

Những phần thiết yếu của sách nhỏ Xây dựng kinh doanh

Những phần sau đây tượng trưng cho một khuôn khổ bao quát nhưng có thể được mở rộng. Những doanh nghiệp nhỏ có thể điều chỉnh cấu trúc này dựa trên nền công nghiệp, kích thước và những đòi hỏi pháp lý.

1. Giới thiệu

Phần mở đầu là lời giới thiệu của chủ sở hữu hoặc lãnh đạo, nhiệm vụ và giá trị của công ty, và mục đích của sổ tay, nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng phần này để giải thích rằng sách này là một sách hướng dẫn, chứ không phải một hợp đồng.

  • Hãy ghi chú thành thật từ giám đốc hoặc nhà sáng lập để xây dựng mối quan hệ và cho thấy rằng sự lãnh đạo quan tâm đến việc lên tàu.
  • Nhiệm vụ và giá trị Máy tính – Giữ nó ngắn gọn nhưng xác thực. Đây là cơ hội để bạn liên lạc với những gì doanh nghiệp nhỏ của bạn. Hãy dùng ngôn ngữ để cộng hưởng với nhóm của bạn.
  • Viết ra sách ) – Giải thích rằng sách tay là công cụ để thành công, chứ không phải sách luật có nghĩa là để bắt lỗi. Nhấn mạnh sự tôn trọng lẫn nhau và mục tiêu chia sẻ.

[FLT: 0] Tip: Tránh luật pháp trong phần nhập khẩu. Hãy dùng ngôn ngữ ấm áp, dễ gần trong khi vẫn còn bao gồm cả những người không hợp pháp cần thiết. Một luật sư có thể giúp bạn phát biểu đúng.

Công ty 2.

Đây là cột trụ của sổ tay. Những chính sách này thiết lập khung pháp lý và hoạt động cho nơi làm việc của bạn. [FLT: 0] Mỗi doanh nghiệp nhỏ phải xác định cơ hội làm việc bình đẳng (EO), quấy nhiễu và ngăn chặn sự phân biệt đối xử và kỳ vọng có mặt.

  • Cơ hội làm việc bình đẳng – cho biết công ty của bạn không phân biệt chủng tộc, màu sắc, tôn giáo, tình dục, quốc gia, tuổi tác, khuyết tật, hoặc bất cứ đặc điểm nào khác. Liên kết đến trang web EEOC để tham khảo.
  • Chính sách cưỡng chế và bóp méo ) — định nghĩa quấy rối tình dục (bao gồm cả quấy rối tình dục), cung cấp các thủ tục và các phương pháp báo cáo. Đây là một đòi hỏi pháp lý trong nhiều thẩm quyền. Incdet read [FLT: 1] (v. d., giám sát trực tiếp, HR, hotline vô danh).
  • Tuỳ cơ ứng biến – xác định những mong đợi để làm việc đúng giờ, thủ tục để gọi người bệnh và hậu quả cho sự vắng mặt quá mức.
  • Thời gian làm việc và lịch ) – Định nghĩa tuần làm việc chuẩn, thời gian nghỉ (bị gián đoạn và nghỉ, nếu luật bang yêu cầu), chính sách làm việc từ xa và các tùy chọn sắp xếp linh hoạt. Gồm thông tin về việc theo dõi thời gian nếu cần thiết.

Ghi chú: Những doanh nghiệp nhỏ chưa đầy 15 nhân viên có thể không chịu phục tùng một số luật phân biệt đối xử liên bang như Titry i, nhưng nhiều luật của tiểu bang áp dụng bất kể.

3 Sự đền đáp và lợi ích

Tờ trong suốt xung quanh lương và lợi ích xây dựng sự tin cậy. Phần này nên giải thích rõ ràng thế nào và khi nào nhân viên được trả lương, sự cao quý về lợi ích và quá trình yêu cầu thời gian.

  • Bảng thanh toán – định giới tần số (theo tuần, hai tuần, bán tháng), ngày lương và phương pháp thanh toán (tiền gửi gián tiếp, kiểm tra. Gồm thông tin về giá cả và thời gian giữ gìn thời gian).
  • qua thời gian chính sách – xác định tính độ cao thêm (không có gì) và tỷ lệ trả tiền (v. d., 1. 1.5xC/C/C). Xem xét Đạo luật Công bằng về tiêu chuẩn (FLSA) và bất kỳ luật làm thêm cụ thể nào.
  • Bảo hiểm trực tuyến ) – mô tả các loại kế hoạch được đề nghị (HO, PO, PPO, PDP với HSA), khả năng chờ đợi, đóng góp cao cấp, và thời gian đăng ký mở ) cho thấy rằng người chủ không đảm bảo tiếp bảo bảo bảo bảo bảo bảo bảo bảo bảo bảo và rằng COBRs phải áp dụng cho người chủ có tiền.
  • Thời gian nói về Thời gian – kỳ nghỉ phép chi tiết, nghỉ phép, ngày nghỉ và ngày nghỉ. Hãy xác định tỷ lệ accrual, quy trình quản lý và quy trình yêu cầu PTO. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc rời ngân hàng có thể đơn giản hóa việc quản lý ngân hàng.
  • Kế hoạch tái lập – Nếu bạn đề nghị một bản dịch dài 401 (k), SIMPLE IRA, hoặc một kế hoạch khác, giải thích sự đóng góp, áo khoác, và cách nhân viên có thể đăng ký. Cũng đề cập đến việc kế hoạch này được chi phối bởi tài liệu riêng.

Nguồn tài chính: Bộ Lao động cung cấp một trang web ) ) và để lại tóm tắt có thể giúp những người chủ nhỏ hiểu nghĩa vụ của họ.

4 Nơi làm việc

Phần này xác định tiêu chuẩn và quy tắc hành vi chuyên nghiệp mà bạn mong đợi nơi nhóm, ngăn chặn sự hiểu lầm và cung cấp cơ sở để sửa đổi khi cần thiết.

  • Thuyết cư xử – Ngoại hình, cách cư xử đạo đức, tôn trọng người khác, giữ bí mật và xung đột với nhau.
  • Mã Dress ) – xác định cách phục vụ cần thiết (mặc quần áo, đồng phục, an toàn). Cũng xem xét việc cho phép người làm việc từ xa có tính linh động, chải chuốt, hình xăm, khuyên tai, vệ sinh cá nhân.
  • Dùng tài sản công ty – xác định cách dùng riêng cho máy vi tính, điện thoại, máy in, xe cộ và công cụ. Nhà nước cho biết tài sản công ty là có khả năng giám sát (nếu ứng dụng). Nhấn mạnh rằng không có mong đợi riêng tư nào được dùng cho thiết bị công ty.
  • Chính sách Truyền thông Văn hóa – Cung cấp hướng dẫn cho các nhân viên đăng tải thông tin trên mạng. Hãy khuyến khích họ tránh chia sẻ thông tin mật, bình luận khinh suất hoặc xuyên tạc công ty. Chính sách này cũng áp dụng cho các tài khoản cá nhân liên quan đến công ty.

Tip: ) Ủy ban Quan hệ Lao động Quốc gia (NLRB) có những phán quyết bảo vệ hoạt động của một số nhân viên được phối hợp trên mạng xã hội.

Năm, sự an toàn

Sự an toàn nghề nghiệp là một đòi hỏi pháp lý dưới sự quản lý của cơ quan quản lý và sức khỏe.

  • Tiến trình bảo vệ an toàn ) – miêu tả các quy tắc an toàn chung, sử dụng thiết bị bảo vệ cá nhân (PPE), giao tiếp nguy hiểm (v. d., an toàn hóa học), và đào tạo phòng ngừa gây thương tích. Bao gồm các phương pháp báo cáo điều kiện không an toàn mà không trả đũa.
  • Việc sơ tán khẩn cấp ) – các tuyến đường sơ tán, điểm họp và thủ tục cho hỏa hoạn, thiên tai hoặc các mối đe dọa.
  • Những người thông báo cáo lại ) – cung cấp một tiến trình rõ ràng cho báo cáo thương vong nơi làm việc, gần như bị trượt, hoặc các lỗ hổng an ninh. Hãy bao gồm thông tin liên lạc cho nhân viên an toàn đã được chỉ định. ), nhân viên báo cáo nhanh chóng chỉ trích cho cả hai sự an toàn lẫn bồi thường nhân viên.

Tài nguyên mở rộng:) Trang web OSHA có ) trang [FLT: 2] [FLT:] trợ giúp miễn phí, bao gồm các dự án an toàn mẫu.

6. nhân viên phát triển

Việc đầu tư vào sự tăng trưởng của đội ngũ bạn sẽ tăng tính chú ý và xây dựng một công việc lao động lành mạnh, ngay cả ngân sách nhỏ cũng có thể hỗ trợ sự phát triển đầy ý nghĩa.

  • Chương trình đào tạo ) – List cần thiết đào tạo (v. d., phòng chống quấy nhiễu, an toàn, kỹ năng công việc riêng, và cơ hội phát triển nghề nghiệp tùy chọn. Hãy giải thích làm thế nào nhân viên có thể yêu cầu đào tạo hoặc hoàn trả học phí.
  • Các bản ôn ) – định nghĩa chu kỳ duyệt (v. d., hàng năm, hàng quý), tiêu chuẩn được dùng (goal, renernities), và cách phản hồi được đưa ra. Xem xét hiệu suất được dùng để thông báo nâng lên, thăng tiến và phát triển.
  • Chính sách quảng cáo – Hãy miêu tả cách đăng những công việc mở nội bộ, tiến trình chọn lọc và tiêu chuẩn để tiến bộ.

Thực hành tốt nhất: doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện kế hoạch phát triển không chính thức - một tài liệu đơn giản chỉ ra các điểm mạnh, điểm phát triển, và các kỹ năng mong muốn.

7 Kết thúc và ký tên

Không ai muốn nghĩ đến việc kết thúc, nhưng có chính sách rõ ràng về việc tách rời hai bên và giảm nguy cơ pháp lý.

  • Tiến trình ký kết – Nhà nước thời gian thông báo cần thiết (thường là hai tuần), làm thế nào để gửi đơn từ chức (được ghi chú cho người quản lý/HR), và mong đợi xử lý sự chuyển giao.
  • Tiến trình tự chủ ) – giải thích lý do để chấm dứt (v. d., hành vi, hiệu suất kém, giảm dần). Hãy vạch ra tiến trình tách rời vô tình, bao gồm việc thanh toán giờ cuối cùng theo luật pháp và trả lại tài sản của công ty. [FL:2] Luôn luôn có vấn đề về tài liệu và cảnh báo trước khi kết thúc. [FL:3]
  • Phỏng vấn – Giải thích tại sao các cuộc phỏng vấn xin ra ngoài được tiến hành (để thu thập thông tin phản hồi, cải thiện sự chú ý) và cách dùng thông tin này.

Nhiều người nói rằng luật pháp [FLT: 0] báo động: [FLT: 1] “Hãy trả cho luật pháp đã được giảm án, đòi hỏi phải trả ngay lương.

Mở rộng mục lục cho công việc nhỏ

Những phần khác cần xem xét

Tùy theo ngành công nghiệp và lao động, bạn có thể thêm vào mục kế tiếp của sổ tay nhân viên:

  • Chính sách làm việc tái định cư ) – Với sự gia tăng của các đội lai và từ xa, bao gồm cả những kỳ vọng xung quanh việc thiết lập văn phòng chính sách, an ninh dữ liệu, giờ làm việc và có sẵn.
  • Để lại chính sách về sự kiện ) – Luật Gia đình và Y khoa (FMLA) nếu bạn có 50 nhân viên, cũng như bất kỳ quyền nghỉ phép được trả lương hay chương trình gia đình. Ngay cả khi không cần, đề nghị một chính sách tự nguyện để lại có thể là một lợi thế cạnh tranh.
  • TTNology and Data Security – Làm sáng tỏ việc sử dụng thư điện tử, Internet, phần mềm công ty, và xử lý dữ liệu nhạy cảm. Cũng bao gồm một chính sách và quy tắc mật khẩu để dùng thiết bị cá nhân (YOD).
  • Anccohol và ma túy ) – Định nghĩa không khoan dung hoặc thử nghiệm chính sách, bao gồm hậu quả cho việc vi phạm chính sách. Bảo đảm tuân thủ luật hút cần sa bang.
  • Độ phân giải và Thủ tục Đau khổ ) – cung cấp một tiến trình từng bước để nhân viên gây ra mối lo lắng hay tranh cãi. Nhấn mạnh chính sách mở và không trả thù.

Làm thế nào để giảm bớt tai nạn xe điện cho một doanh nghiệp nhỏ

Các doanh nghiệp nhỏ thường phải đối mặt với những hạn chế độc đáo: ít nhân viên cấp cao hơn, ngân sách chặt chẽ hơn, và một nền văn hóa cá nhân hơn.

  • Hãy giữ nó ngắn gọn nhưng toàn diện: tránh dùng phụ mổ không cần thiết để phân phối.
  • Dùng ngôn ngữ bình thường: ), nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao một cuốn sách bằng tay đọc như một cuộc trò chuyện, chứ không phải một hợp đồng pháp lý. Hãy dùng TOC để sắp xếp nội dung một cách hợp lý để độc giả có thể nhảy đến những gì họ cần.
  • Ngày thường xuyên: Định luật thay đổi, và công việc kinh doanh của bạn tiến triển. Lên lịch duyệt lại sách tay của bạn hàng năm, và đảm bảo TOC phản ánh bất kỳ phần nào mới hoặc tổ chức lại nào. Hãy xem xét việc giữ một bảng lịch sử hiệu đính.
  • Hãy hỏi ý kiến của vài nhân viên đáng tin cậy xem xét lại TOC trước khi hoàn tất. Họ có thể cho bạn biết các phần còn thiếu hay có đường nào gây nhầm lẫn.

Thiết kế mục lục cho khả năng truy cập và tin cậy

Bảng nội dung không chỉ là danh sách các chương mà nên được thiết kế để giúp độc giả tìm câu trả lời nhanh. Đây là một số mẹo thiết kế thiết kế thiết thực cho TOC:

  • Phần phụ và phần phụ: Dùng con số như “4.
  • [FLT: 0] Số trang in [FLT: 0], hoặc siêu liên kết: [FLT: 1] để in sách, thêm số trang. Đối với các trang PDFs hoặc trang nội bộ, liên kết trực tiếp đến mỗi mục tương ứng. Đây là một khoảng thời gian rất lớn cho người làm việc.
  • [FLT: 0] Hãy tiếp tục nghĩ đến: [FLT: 1) Thay vì “Miscellaneous, “Miscellous, cứ giải thích về việc dùng phương pháp này hoặc“ Sự cập nhật bằng phép ẩn dụ để làm cho người ta không còn hoang mang nữa.
  • Hãy xem xét một bố trí riêng biệt nhìn thấy: Dùng những con đường thẳng, indentation, hoặc thậm chí một bố trí hai chấm cho trang TOC. Nhưng tránh thiết kế quá nhiều - công việc quá nhanh.

Thường xuyên đặt câu hỏi về sách giáo khoa cho những doanh nghiệp nhỏ

Tôi có thật sự cần một bảng nội dung nếu sổ tay của tôi chỉ là vài trang không?

Ngay cả một sổ tay 10 trang cũng có lợi từ một TEC. Nó đặt kỳ vọng cho nội dung và cho phép nhân viên tìm một chính sách cụ thể (v.g., PTO) mà không cần lật qua mỗi trang, cũng làm cho sách tay trông chuyên nghiệp hơn.

Tôi có thể dùng Google Doc với một bản phác thảo TEC không?

Hoàn toàn. Nhiều doanh nghiệp nhỏ bắt đầu với tài liệu Google Doc hay Microsoft Word. Dùng kiểu dáng có sẵn để tạo ra bảng nội dung tự động. Chỉ cần cập nhật TOC nếu bạn thêm hay gỡ bỏ mục. Để có giải pháp bền vững hơn, hãy xem xét chuyển đổi sang PDF có đánh dấu.

Tôi nên cập nhật bao lâu một lần cuốn sổ tay của mình?

Ít nhất một năm, hoặc bất cứ khi nào bạn thêm một chính sách mới hoặc thay đổi một tiến trình quan trọng. Nếu cập nhật sổ tay, luôn luôn kiểm tra lại xem TEC vẫn khớp nội dung đó. Một TOC không đúng có thể gây ra sự nhầm lẫn và thậm chí còn gây ra nghi ngờ về việc phiên bản mới nhất đã được thông tin đúng.

Kết luận: Một tTC vững chắc đặt nền tảng

Bằng cách sắp xếp một cách cẩn thận, bạn trao quyền cho nhân viên để tìm thông tin một cách nhanh chóng, giảm bớt gánh nặng cho nhóm nhỏ của bạn, và chứng minh cam kết minh minh minh mình trong sạch và chuyên nghiệp. bắt đầu với mẫu TOC trên, rồi thay đổi nó để phản ánh các giá trị, yêu cầu công nghiệp, và các nghĩa vụ pháp lý.

Sẵn sàng để tự xây dựng sổ tay của riêng mình chưa? ) Bộ quản lý kinh doanh ) cung cấp mẫu miễn phí và người hướng dẫn phục tùng cho chủ nhân. Hãy xem việc mua một mẫu sách từ dịch vụ quan chức cao cấp như SHRM hoặc sử dụng phần mềm tự động tạo ra chính sách phù hợp với trạng thái của bạn.