Table of Contents

Sự kiện đòi hỏi phải có một số tiền chính xác quan trọng trong các thực hành pháp lý

Việc tính toán những lỗi và tính toán quá mức không chỉ gây khó chịu cho việc quản trị mà còn làm giảm đi sự tín nhiệm của một công ty luật, sự tín nhiệm khách hàng và sự ổn định về tài chính.

Ngoài những vấn đề tài chính, những vấn đề liên tục làm xói mòn thanh danh của một công ty, một khách hàng đơn độc đăng tải trên mạng có thể ngăn cản hàng chục khách hàng tiềm năng, và cũng có thể bị luật sư của các quán bar ngày càng xem xét kỹ càng các thực hành; các công ty không giữ được những hồ sơ chính xác về những rủi ro về đạo đức, vì họ không thể làm thế khi nói về những nguyên nhân gây ra những vấn đề như là việc nhập khẩu bằng tay và việc thực thi tốc độ không chính xác, luật sư có thể bảo vệ danh tiếng tăm và thu nhập tối ưu.

Bài này cung cấp những chiến lược hữu hiệu để loại bỏ những cạm bẫy chung, làm sáng tỏ và khuyến khích mối quan hệ lâu dài giữa các khách hàng.

Hiểu được những lỗi thường gặp

Trước khi sửa chữa, điều thiết yếu là nhận ra những lỗi rõ rệt gây tai hại cho luật pháp, và nhìn sâu hơn cho thấy những sai sót này có sắc thái và tại sao chúng vẫn kiên trì trong các công ty được quản lý tốt.

Thời gian không đúng

Các luật sư có thể quên dừng một cuộc gọi không chính xác, một thời gian lặp lại, một thời gian nhất, hoặc một số giờ bị mất, hoặc đánh giá thấp. Chẳng hạn, ghi lại 1 giờ cho cuộc gọi 5 phút là tiêu chuẩn, nhưng không theo dõi nhiều cuộc gọi ngắn trong ngày có thể dẫn đến những sự kiện đáng kể. Hiệp hội thanh Mỹ cho biết rằng 70% các cuộc tranh chấp về thời gian liên quan đến việc nhập vào.

Việc sao chép tiền công cho cùng một công việc

Tính năng tương tự xảy ra khi nhiều luật sư thời gian ghi chép cho cùng một hoạt động, chẳng hạn hai người tham dự các buổi họp báo và mỗi hóa đơn đầy đủ thời gian. Cũng thường xuyên là tính toán công việc trợ lý tại một mức độ cao hơn, về cơ bản là tăng gấp đôi số lần ca từ chối cho các công tố viên khác. Không kiểm tra qua đường dây nóng, những tính chất đỏ này không thay đổi và mời khách hàng tham gia. Việc đăng nhập lại thường xuyên nhất là khi chuyển nhượng — khi một vụ kiện được đưa ra từ một luật sư khác, cả hai có thể vô tình xem lại tập hợp tài liệu. Việc nhập khẩu hệ thống có thể ghi lại thời gian trước khi các thành viên này bị lỗi.

Chưa nạp xong

Những lỗi này có thể bắt nguồn từ công việc của giới thư ký cẩu thả hoặc cố tình làm việc, nhưng cả hai đều đưa ra những lời than phiền về đạo đức. Trong một số thẩm quyền, việc soạn thảo để tìm việc không phải là một người trẻ nhưng được tài trợ cho người lớn tuổi nhưng lại bị cáo buộc là vô tình, sự nhận thức về sự bất lương có thể làm tổn hại mối quan hệ của một công ty với khách hàng.

Sự sai lệch hàng giờ

Công việc như họp nội bộ, quản lý tài liệu hoặc giao tiếp khách hàng giúp ích cho công ty chứ không phải cho khách hàng, nhưng nhiều luật sư đã nhầm lẫn phân loại những điều này như là có thể tính toán. Những hướng dẫn rõ ràng phân biệt được với công việc không thể tính toán được là cần thiết. Chẳng hạn, việc dành thời gian để đào tạo một cộng sự mới về hệ thống quản lý trường hợp của công ty là trên đầu trang, không phải là có thể tính tiền. Tương tự, việc xem xét các quy định của tòa án cho một vấn đề nên được thanh toán, nhưng việc tham gia vào việc áp dụng luật pháp quy định rộng rãi về đạo đức có thể không phải là điều kiện chung. Hãy tạo một danh sách công ty toàn bộ các công việc văn hóa với hóa của họ.

Không cập nhật được tỷ lệ tính tiền

Các công ty thường đặt tỷ lệ đính hôn và quên điều chỉnh chúng hàng năm hoặc cho các bạn mới kết hợp với nhau. Bỏ phiếu công việc của người bạn đời cao tuổi với mức độ nhỏ hơn (hoặc ngược lại) giảm giá công ty hoặc giảm giá quá mức của khách hàng. Xem xét tỉ lệ thường xuyên và tự động cập nhật phần mềm ngăn ngừa việc này. Việc không áp dụng các khoản chiết khấu hoặc điều chỉnh âm lượng có thể dẫn đến việc giảm giá trị hơn. Chẳng hạn, một khách hàng có thể đã thương lượng một giảm 10% cho tất cả các vấn đề, nhưng hệ thống tính toán vẫn phản ánh mức độ chuẩn.

Những lỗi đi vòng và những sự gia tăng tối thiểu

Nhiều công ty vòng quanh khoảng thời gian đến mười giờ gần nhất (6 phút). Trong khi đó là những thực hành vòng tròn tiêu chuẩn, không nhất quán có thể tăng thêm. Chẳng hạn, một cuộc gọi điện thoại 3 phút phút có thể được gọi lại đến 1 giờ rưỡi, nhưng nếu một luật sư làm thế trong một ngày, thì đó là một giờ tính toán trong vòng 30 phút thực tế. Những khách hàng ngày càng ý thức được những thực hành này và có thể đẩy lùi. Một số công ty khác thì đưa ra những khoản tiền khác như phí cố định hoặc giá trị hoàn toàn để giải quyết vấn đề này. Khi sử dụng số tiền nhỏ nhất, trong việc tham gia chính sách.

Chiến thuật để ngăn chặn lỗi tính toán

Phòng bệnh hiệu quả hơn sửa chữa rất nhiều. Những chiến lược sau đây cung cấp một phương pháp có hệ thống để tránh lỗi, kết hợp các thay đổi chính sách, công nghệ và giám sát của con người.

Công cụ & xoá

Nhận một chính sách mở rộng toàn diện cần thiết thời gian để nhập hàng ngày. Sự chậm trễ càng lâu, sự thu hồi không chính xác. Hãy dùng giọng nói đã kích hoạt ứng dụng thời gian đã thu hay phần mở rộng duyệt để tự động khởi động một máy tính thời gian khi bạn mở một ứng dụng khách. Công cụ như [FLT: 0] c (FLT: 1) càng chậm, khả năng nhớ chính xác. Hãy dùng giọng nói đã kích hoạt thời gian tự động ghi lưu, hoặc phần mở rộng bộ lọc thời gian, bắt đầu tự động khi bạn mở ứng dụng di động, ngay cả ghi chú nhanh trong ứng dụng di động có thể bị quên. Nếu không thì công cụ như thế này sẽ bị lãng. (không có lời nhắc nhở này, ngày cuối cùng, hãy xem lại mục và cuối cùng của mục.

Thử nghiệm định kỳ nội bộ

Hãy tìm những mẫu hình: Có phải một luật sư nhất định đánh giá quá cao? Ví dụ, một luật sư dự luật 12 giờ trong một ngày khi trung bình là 8 người cũng khám phá ra hậu quả dưới sự giám sát của doanh thu.

Tiêu chuẩn hóa các quy trình tính toán tiền

Tạo một tờ giấy trong sổ tay viết: in acible vers inth; in lần đếm các tờ giấy có sẵn (v. d. tối thiểu), điều gì hợp lệ (v. d., việc di chuyển đến văn bản có thể tính nếu không có cách nào thay thế) và làm thế nào để xử lý việc ký tự chặn (t; có thể kiểm tra mỗi luật sư và hỗ trợ thành viên trong danh sách) hàng năm. [FL: 0] Mô hình điều hành xử lý [FL: 1] (FL: 1) (RU: 1) cần thiết tiền lệ phí hợp lý, và các thủ tục chuẩn. Có thể hiện mục nhập chuẩn. Có thể bao gồm những trường hợp thông thường, để mô tả trạng thái cập nhật trạng thái hợp hợp pháp so với phiên chạy trợ phiên chạy trợ lý.

Tự động hóa và trí thông minh nhân tạo

Phần mềm pháp lý thời nay có thể đánh dấu mục nhập đáng ngờ trong thời gian thực: nếu hai luật sư dự luật cho cùng một khóa chặn thời gian, hệ thống cảnh báo bạn. Các công cụ có sức mạnh có thể so sánh giờ nhất định với những điều tương tự, làm nổi bật hơn. Việc cập nhật tốc độ tự động dựa trên các chữ cái đính hôn giảm lỗi bằng tay. Một số nền tảng hiện nay đưa ra cách xử lý ngôn ngữ tự nhiên để xem lại bản invoice và gợi ý chính xác hơn. Chẳng hạn, nếu một luật sư viết “làm việc tương tự, AI có thể nhắc nhở:“ Hãy xác định công việc cụ thể: (v. d. việc soạn thảo để xem xét bản tóm tắt). Điều này không chỉ giúp ích cho khách hàng.

Các nhân viên huấn luyện kiên trì và không ngừng

Chỉ có sự huấn luyện ban đầu thôi là chưa đủ. Chỉ cần điều khiển các phiên họp cập nhật phần mềm mới, thay đổi các quy tắc đạo đức và bài học về thời gian tính. Trường hợp của người chủ thì không đủ. Trường hợp này có thể được phát biểu khi gặp khó khăn trong việc ghi chép, hoặc trong việc dạy người khác cách điều tra và đáp ứng các điểm chuyên môn. Việc lập trình viên pháp lý và các trợ lý cho các điểm tương ứng trong thời gian tính toán. Hãy xem xét việc sử dụng các mô- đun nhỏ có tính toán — ngắn, tương tác, tức nhấn mạnh một dự luật rõ rệt nhất mỗi tuần.

Đặt kỳ vọng rõ ràng với ứng dụng khách khi khởi động

Trong cuộc tham khảo ý kiến ban đầu, việc tính sai phạm thường nảy sinh từ việc thông tin sai phạm về phạm vi, định nghĩa “sự hiểu biết về chân trời ” — bạn sẽ tính tiền mỗi tháng không?, mỗi tuần, cung cấp một thỏa thuận ghi rõ ràng, giảm dần, giảm dần, và bao gồm những gì được (v.g. quản lý tập tin, giao tiếp).

Những thực hành tốt nhất để tính tiền trong suốt

Trong suốt là thuốc giải cho sự nghi ngờ. những cuộc tranh cãi giá quá cao giảm và lòng tin sâu sắc hơn. những thực hành sau đây xây dựng một nền văn hóa trong suốt.

Cung cấp các hóa đơn chi tiết với những mô tả rõ ràng

Thay vì thế, hãy ghi rõ: “Hãy tìm kiếm trong vòng quanh sự phân chia các điều khoản chọn lựa của diễn đàn; 3.2 giờ.

L110 – Cơ quan Điều tra Sự thật (.0 hrs) L210 – việc tuyển chọn để giải tán (5.5 hrs) L510 – Court Lookness (4. 0 hrs)

Mức độ chi tiết này giúp khách hàng xác minh mức độ công việc mà không cần quản lý vi mô, đồng thời giúp công ty có hiệu quả bên trong: khi mục nhập thời gian là hạt, dễ phân tích lợi nhuận theo kiểu công việc, dùng phân loại nhất quán trên công ty để so sánh giữa các vấn đề với nhau, trong một dạng sạch, có thể đọc được — tránh những khối đặc của văn bản.

Giao tiếp với các chính sách chính trị trước mặt

Trong lúc tham khảo ý kiến và thư đính hôn đầu tiên, hãy giải thích cách tính toán: tần số hóa đơn (theo tháng hoặc hai tuần), định dạng (được chọn trong tập tin PDF), định dạng (được chọn điện tử), tối thiểu PDF, và điều gì hợp thành thời gian du lịch có thể tính toán. Cung cấp một bản tóm tắt tỉ lệ cho mỗi luật sư và các nhân viên hỗ trợ. Điều này đặt ra những kỳ vọng và giảm bất ngờ. Đối với khách hàng nhạy cảm với chi phí thay thế, cung cấp những giá trị thay thế như tỷ lệ hòa hợp hoặc giá trị phụ thuộc vào tiền điện tử.

Cung cấp kết luận tiến bộ định kỳ

Thay vì đợi hóa đơn cuối cùng, hãy gửi bản tóm tắt giờ và chi phí cho khách, cho phép họ điều chỉnh phạm vi làm việc hoặc ngân sách trước khi chi phí tăng. Để sắp xếp các vấn đề, hãy cho họ xem một cổng an toàn với hóa đơn thời gian thực, giảm đáng kể các dự luật.

Khuyến khích người ta đặt câu hỏi và giữ cho cửa mở

Hãy liên lạc với ban hóa đơn tại [ Điện thoại], và gửi thư điện tử, chúng tôi vui lòng xem lại bất cứ mục nhập nào.

Dùng cổng khách để gửi và thanh toán

Các cổng trực tuyến cho phép xem các hóa đơn, trả điện tử và gửi các câu hỏi trực tiếp. Điều này giảm gánh nặng quản trị gửi các hóa đơn giấy và tăng tốc độ các chu kỳ thanh toán. Các cổng cũng cung cấp một đường dẫn kiểm toán — mỗi lần khách hàng xem một hóa đơn hoặc đệ trình một yêu cầu, hệ thống đăng nhập nó. Hãy chọn một cổng chứa các phần mềm quản lý tập tin để tự động ghi lại các khoản thanh toán. Nhiều công ty báo cáo giảm số lần tranh chấp trong hóa đơn của khách hàng, đơn giản vì khách hàng có thể truy cập thông tin chi tiết hơn.

Những điểm đặc biệt để xem xét việc tu hành hàng giờ bằng phẳng

Tính toán các lỗi khác nhau giữa cấu trúc hoá đơn. Gặp lỗi tùy chọn phẳng, lỗi thường bao gồm việc leo hoặc đánh giá thấp các việc cần thiết. Bảo vệ chống lại phạm vi này bằng cách xác định rõ ràng phạm vi trong thư đính hôn, liệt kê các giá trị và loại bỏ. Lấy thí dụ, phí phí cố định phẳng để soạn thảo một việc soạn thảo sẽ rõ ràng loại bỏ việc làm tiền giả. Nếu khách hàng đòi hỏi sửa đổi tín dụng, việc này sẽ rơi ra ngoài phí tổn và nên được tính riêng. Hãy dùng một tiến trình thay đổi « lệnh « đơn giản » và « ký » để cả luật sư lẫn ký tự » đều thay đổi trong phạm vi tài liệu. Để tính toán, việc tính toán giờ, nguy cơ bị quá trình ghi thông tin tăng hoặc ngân sách cho mỗi lần, hãy dùng ngân sách để so sánh với các chương trình với các giá trị thường xuyên của mỗi chương trình khách, và các giá trị liên lạc và các chi phí liên lạc. Hãy xem xét lại các chi phí liên lạc thường xuyên. Trong mỗi lần liên lạc với các chi phí liên lạc với nhau.

Công nghệ và công cụ để tính toán chính xác

Chọn phần mềm đúng dựa trên việc giảm lỗi. Các nền tảng phân tích dựa trên:

  • Thời gian ghi lưu tự động: Hợp nhất với lịch và email cho các mục thời gian tự động hiển thị.
  • Kiểm tra tin nhắn:) Bảo đảm tính toán hai hóa đơn hoặc tỷ lệ sai.
  • Cổng sổ đa phương tiện: Cho phép khách hàng xem hóa đơn, trả tiền trực tuyến và gửi câu hỏi trực tiếp.
  • Các bảng điều khiển thông báo: Hiển thị các mét thời gian thực trên các hóa đơn và viết tắt của bảng tính.

Tùy chọn phổ biến bao gồm Law trả [FLT: 1] để xử lý trả tiền, PractPate cho việc tích hợp hóa hóa đơn và quản lý thực hành, và Smokeball cho các công ty nhỏ. Bảo đảm nền tảng hỗ trợ LEDES (Biểu thức chuyển đổi dữ liệu điện tử [FLT: 1] cho mục đích điện tử nếu khách hàng yêu cầu. Các công ty lớn có thể hưởng lợi từ giải pháp doanh nghiệp như Aderant hoặc Elite cung cấp biện pháp phân tích tiên tiến. Khi xem xét các nhà cung cấp, yêu cầu trình phân tích lỗi, tập trung vào các tính năng giải thích: tỷ lệ hợp lệ hợp lệ, nhân đôi, và mã thời gian phát hiện, cũng xem xét các giải pháp tự động để truy cập và các phương pháp tự động từ xa.

Huấn luyện về việc nhận nuôi kỹ thuật

Ngay cả phần mềm tốt nhất cũng không thể sử dụng nó. Hãy sắp xếp một ‘ nhà vô địch của nhà vô địch luôn cung cấp sự hỗ trợ và chia sẻ các thông tin trong bản tin hàng tuần. Chạy các cuộc thi cho những thông tin chính xác nhất về thời gian nộp. Tính toán số lần ký tự đại diện cho người bán hàng năm khuyến khích việc sử dụng nhất. Hãy cung cấp một thông tin cho những luật sư luôn luôn phục vụ cho hệ thống. Tính toán hóa đơn để xem xét việc huấn luyện phần mềm trong quá trình lên tàu của công ty.

Những lời nói phạm thượng và những lời phát âm trong nội bộ

Dù có những thực hành tốt nhất, nhưng có thể nảy sinh những bất đồng, một phương pháp có tổ chức bảo vệ mối quan hệ giữa khách hàng và tài chính của công ty.

Thiết lập một tiến trình phân giải rõ ràng không có bằng chứng

Khi một khách hàng hỏi hóa đơn, hãy ghi chú trong vòng 24 giờ nhận biên nhận. Chỉ định một người bạn đời đã được chỉ định (không phải luật sư đã được yêu cầu) để xem lại mục nhập tranh luận. Người duyệt xem xét bản ghi lưu thời gian, thông tin khách hàng và ghi chú vấn đề. Nếu có lỗi nào được xác nhận trong vòng 24 giờ, hãy gửi một hóa đơn đúng bằng lời xin lỗi và giải thích. Nếu không có lỗi, cung cấp một thông tin hợp lý hợp lý bằng tài liệu. Tính năng này thường giải quyết các cuộc tranh luận không chính thức. Escalate chỉ khi khách hàng không thỏa mãn — xem xét việc giảm giá hay công trạng nhỏ nếu có một cử chỉ có lợi. Tài liệu mỗi bước trong tập tin của tập tin có tiến trình này. Để đảm bảo các lời khuyên về các nguyên, hãy đảm bảo về các nguyên tắc chuyên gia về các nguyên tắc.

Diễn viên nội bộ hoạt động

Bên cạnh các cuộc kiểm tra phản ứng, chương trình kiểm tra bán chi tiết về tất cả các vấn đề mở. Tìm kiếm các mẫu dưới tiểu dụng quá – thất bại ghi lưu thời gian làm phí phạm doanh thu. Dùng kết quả kiểm tra để cập nhật vật liệu huấn luyện và tinh chỉnh. Việc kiểm tra các thủ tục tự động. Việc thu thập các bản tóm tắt cho toàn bộ công ty để mọi người thấy lỗi phổ biến và cách tránh chúng. Hãy xem xét việc sử dụng các phòng tuyến bên ngoài mỗi hai năm để có được một quan điểm không có bi quan. Khả năng cũng nên kiểm tra quá trình thanh toán: Có phải được gửi ngay không? giảm giá được áp dụng đúng? Có phải các tài khoản thanh toán cẩn thận toàn bộ tiền mặt? Tính toán toàn bộ các hóa đơn bao gồm toàn bộ cuộc sống.

Tạo một vai trò người đàn ông tỉ lệ

Trong các công ty lớn hơn, chỉ ra một luật sư hoặc một trợ lý cao cấp như là hóa đơn mbudsman. Người này hoạt động như một điểm trung lập liên lạc cho cả khách hàng và luật sư để tăng mức độ quan tâm. Các trung lập người đàn ông tham gia tranh chấp, gợi ý cải tiến tiến tiến tiến tiến tiến tiến tiến, và báo cáo tiến trình, và báo cáo về sự lãnh đạo vững chắc. Chức năng này cho thấy các công ty xem là chính xác hoá đơn nghiêm trọng. Trong các công ty nhỏ hơn, đối tác quản lý có thể thực hiện vai trò này, nhưng nên tự bào chữa từ các cuộc tranh chấp liên quan đến tính chất của mình để duy trì tính chất.

Những sự suy xét về mặt pháp lý

Luật ABA quy tắc, đặc biệt là quy tắc 1.5 đòi hỏi chi phí phải hợp lý. Việc áp dụng luật này vi phạm quy tắc này và có thể dẫn đến hành động kỷ luật. Hơn nữa, quy tắc 1. 4 đòi hỏi các luật sư phải biết rõ tình trạng của các vấn đề, kể cả chi phí. Việc thanh toán chính xác là một thành phần quan trọng của nhiệm vụ đó. Việc không giữ các hóa đơn rõ ràng cũng có thể cản trở việc biện hộ trong việc xác định chính xác.

Khi một luật sư làm việc về hai vấn đề cùng một lúc (v. d., đi đến một lời khai trong khi chuẩn bị một chuyển động cho một khách hàng khác), họ phải phân phát thời gian một cách công bằng. Một số bang đòi hỏi mỗi khách hàng phải chi trả tiền cho vấn đề của họ, chứ không phải toàn bộ khối.

Xây dựng một nền văn hóa thanh tú

Một luật sư đơn không thể tự sửa chữa lỗi thanh toán. Toàn bộ công ty phải chấp nhận tính chính xác như giá trị chính: bắt đầu bằng cách mô hình ứng xử: người bạn đời nên vào thời gian hàng ngày và gửi hóa đơn thanh toán. Nhận biết nhân viên bắt lỗi trước khi nhận hóa đơn đi ra. Xem xét tính chính xác trong hiệu suất hàng năm. Khi văn hóa có giá trị chính xác, lỗi lỗi giảm tự nhiên. Thành công — chẳng hạn, một tháng với những cuộc tranh luận không hóa đơn. Trong công ty, hãy khuyến khích đối thoại mở về các dự luật; một số luật sư có thể ngần ngại không muốn công bố thời gian họ phải tranh chấp. Hãy tạo ra một khoảng trống an toàn để học hỏi, như là một luật sư, một sự xâm nhập vào các buổi trưa, trong một số tiền tệ, bao gồm cả việc tham gia vào giáo dục, và tham gia vào một số tiền lời khuyên bảo về việc quản lý pháp lý.

Kết thúc

Việc tránh những lỗi và áp đặt quá trình tính toán không chỉ là một nhiệm vụ quản trị — đó là một điều căn bản cho sự thực hành đạo đức và sự trung thành của khách hàng. Bằng cách hiểu những cạm bẫy thông thường, thực hiện chiến lược phòng ngừa nghiêm ngặt, áp dụng công nghệ và tạo ra sự giao tiếp minh bạch, luật sư có thể bảo vệ công ty khỏi sự mất thu nhập và thiệt hại về danh tiếng. Việc kiểm tra thường xuyên, và một công ty bảo đảm rằng mọi sự cam kết toàn diện về tính chính xác, sẽ phản ánh giá trị thật của các dịch vụ pháp lý. Hãy bắt đầu ngày hôm nay, bằng cách xem xét lại các thủ tục thanh toán hiện tại và nhận diện một vùng để cải thiện ngay lập tức.