Table of Contents

Tại sao việc thanh toán tiền bạc quan trọng hơn bao giờ hết cho việc làm theo luật pháp?

Trong một kỷ nguyên của việc tăng chi phí khách hàng, sự kỳ vọng tăng lên, và áp lực cạnh tranh, tính toán không rõ ràng trực tiếp đe dọa sự lợi nhuận và tăng trưởng. khi các hóa đơn bị trì hoãn, không chính xác, hoặc không rõ ràng, dòng tiền bị chảy, việc ghi chép và sự suy giảm tín nhiệm khách hàng. Ngược lại, một cuộc tranh cử nhanh chóng tạo ra một vòng tuần hoàn đạo đức: thanh toán, ít hơn, nhiều hơn các cuộc tranh cãi về việc tăng lương, và các mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ hơn được xây dựng trên sự minh bạch.

Dữ liệu từ Hiệp hội thanh pháp luật Hoa Kỳ ’ khảo sát công nghệ hàng năm nhấn mạnh tác động. Những công ty đảm bảo tổ chức hoá đơn báo cáo 20–30% nhanh hơn và ít hơn đáng kể các cuộc tranh cãi. Các công ty lợi nhuận nhất coi hóa đơn như một chức năng chiến lược, chứ không phải một ý tưởng. Họ đầu tư vào các hệ thống, đào tạo các nhóm của họ, và liên tục tinh luyện các chính sách của họ. Bài này cung cấp một bản đồ toàn diện, có thể hoạt động để chuyển đổi công ty của bạn &quo; hóa các dự luật từ một nguồn của sự xung đột thành một ưu điểm cạnh tranh.

Xây dựng một nền tảng theo dõi thời gian cách không giờ

Mỗi hóa đơn chính xác bắt đầu với ghi chú chính xác thời gian. Nếu không có hồ sơ đáng tin cậy, bạn đang đoán tại hiệu suất của chính mình và khuyến khích khách hàng quay lại. Tuy nhiên, nhiều luật sư vẫn còn dựa vào bộ nhớ, ghi chú lỗi lỗi hoặc cuối ngày bắt lỗi, thiếu sót, và không kiểm tra; (được một khối riêng lẻ cho các công việc không được phân giải). Công cụ số hiện đại loại bỏ những rủi ro này và tạo ra một nguồn gốc sự thật cho dự luật.

Công cụ bắt giữ phương tiện nhận nuôi và Bóng đám mây

Giải pháp tốt nhất theo dõi thời gian là một ở khắp mọi nơi. Ứng dụng di động cho phép các luật sư ghi nhật ký giờ ngay từ hành lang, phòng lời khai, hoặc một cuộc họp khách. Tìm kiếm các công cụ cung cấp một- thẻ đồng hồ hẹn giờ, mục nhập giọng nói và văn bản, và tự động đồng bộ với nền tảng quản lý thực hành của bạn. Các tùy chọn dẫn đầu [FLT: 0] Tính năng [FL: 0], Timelv, và Tggl, nhưng sự lựa chọn đúng phụ thuộc vào các công ty & kích cỡ, và các khu vực sẵn có. Mục tiêu là giảm bớt công nghệ.

Bắt đầu mục nhập thời gian thực như tiêu chuẩn vững chắc

Chính sách quan trọng như phần mềm. Học viện một quy tắc rộng công ty mà mọi thời gian cần phải được nhập trong vòng vài giờ để hoàn thành một nhiệm vụ. Nó loại bỏ “ I’ sẽ nhớ nó sau này ” bẫy và cung cấp chi tiết cho khách hàng hạt mong đợi. Thực sự ghi chép cũng sản xuất dữ liệu phong phú hơn cho phân tích sau này bạn có thể thấy chính xác những hoạt động nào tạo ra giá trị và khi rò rỉ ra nhiều giờ. Nhiều công cụ hiện đại có thể được cấu hình để thúc người dùng sau một thời &rdquo không hoạt động hoặc yêu cầu đóng tập tin.

Name

Các hệ thống riêng biệt tạo ra sự sao chép và lỗi. Các công ty hiệu quả nhất sử dụng một nền tảng thống nhất nơi mà theo dõi, hóa đơn, quản lý trường hợp, lịch và quản lý tài liệu sống trong một hệ sinh thái. Khi một cuộc hẹn trở thành một mục nhập thời gian tự động đặt ra một bản sao lưu, bạn tiết kiệm giờ làm việc thủ công trong tay mỗi tuần. Tính năng cũng đảm bảo rằng ứng dụng và mã vật chất vẫn ổn định trên tất cả hệ thống, giảm đau đầu giải trí vào cuối tháng. Các nền tảng như Chỉ đạo có khả năng tạo ra các công ty tùy chỉnh, tích hợp các giải pháp di sản kết nối và công cụ di chuyển trong một giao diện duy nhất, đơn độc nhất.

Hiện đại hóa dự luật của bạn với phần mềm đã hiến dâng

Công cụ kế toán chung như QuickBooks chưa bao giờ được thiết kế cho các yêu cầu đặc biệt của hóa đơn pháp luật: tính toán, mã công việc, cấu trúc tỷ lệ phức tạp, quy tắc tuân thủ đạo đức, và mô tả chi tiết hóa đơn phí. Đã hiến dâng phần mềm hợp pháp tự động hóa các phần tái lập của hóa đơn và thực thi tự động.

Thế hệ và việc chuyển phát tự động

Những ngày của hóa đơn gõ tay nên nằm trong công ty &rsquasquas;sold. Tiền hoá đơn hiện đại kéo mục nhập và chi phí thời gian trực tiếp vào hóa đơn, áp dụng chương trình inpport (theo giờ, phí phẳng, dự phòng), và kiểm tra tài khoản tín dụng (tất cả trong phút). Việc gửi tự động qua email đã mã hóa hoặc một cổng khách hàng bảo mật sẽ được in hoá hoá hoá đơn vào khách hàng & mật khẩu; tay. Tính nhanh hơn các cổng thanh toán như [FL0] Tw: trả [FL: 1] cho phép trả một số khách hàng duy nhất, nhấn nút công ty một cách đáng kể, giảm thời gian thanh toán trung bình từ 15 ngày sau khi giao dịch trực tuyến.

Giữ sự tương xứng với sự tin cậy trong kế toán

Lỗi kế toán là một trong những con đường nhanh nhất cho một yêu cầu sai trái hay sửa phạt thanh. Dành riêng hoá đơn hợp pháp phần mềm tự động hóa giải cứu phần mềm ba chiều, theo dõi sự cân bằng trong thời gian thực, và ngăn chặn sự phân giải ngân sách không được phát âm. Tính năng như sự cân bằng tín dụng và các yêu cầu bổ sung tự động giúp bạn giữ vững sự ổn định bằng tay. Đây không phải là một nhiệm vụ dễ dàng- nó là một phần mềm yếu tố không có khả năng mà bạn có thể thực hiện liên tục.

Báo cáo sai lầm về việc tìm ra nguồn gốc ẩn giấu

Bạn không thể cải thiện những gì bạn không thể đo. Một hệ thống hoá đơn mạnh mẽ cung cấp bảng điều khiển và báo cáo về các loại ghi, các tỷ lệ nhận thức, thời gian được công bố bởi luật sư và khu vực thực hành, lịch sử khách hàng, và các thiết bị trả tiền phí cũ. Những thước đo này cho thấy các mẫu: một khách hàng luôn luôn tranh cãi một số loại mục nhập, một khu vực thực tế với sự nhận thức thấp, hoặc một đối tác có độ cao nhất định, có độ ghi chữ đang tăng lên. Xem xét thường xuyên các báo cáo chúng tôi đề nghị bạn tình nguyện tham gia xem xét các dự các dự báo KPIs - có thể trực tiếp cải thiện tính năng sử dụng dữ liệu.

Tạo ra những chính sách thanh lọc tinh thể từ ngày thứ nhất

Giải pháp là xác định tất cả mọi thứ bằng văn bản trước khi bắt đầu làm việc và liên lạc với nhau một cách rõ ràng và lặp đi lặp lại.

Định nghĩa sự cấu trúc chân với độ chính xác

Dù bạn tính phí một giờ, mức phí phẳng, tính toán ngẫu nhiên, hay một kiểu lai, thư đính hôn của bạn phải không có chỗ để giải thích. Để tính toán ngày tháng, hãy ghi rõ tỷ lệ tính theo giờ (sáu phút là tiêu chuẩn, nhưng mười phút tăng dần cũng phổ biến) và dù phần nào trong tiến trình tăng dần được tăng lên. Đối với mức phí phẳng, danh sách những gì được bao gồm và những gì cấu thành công thêm nữa. Và nhấn mạnh tỷ lệ giờ sẽ áp dụng nếu phạm vi mở rộng. Mô hình « Hiệp hội & sty of ition ition ition orders » (Các quy tắc chuyên gia) đòi hỏi phải nhanh chóng thông báo phí thanh toán; đối với trần nhà, không phải là mức tối thiểu.

Tiêu chuẩn hóa các luật lệ gia tăng và quy định vòng quanh

Thống nhất trên công ty của bạn ngăn chặn sự nhầm lẫn và nhận thức của sự không công bằng. Quyết định nếu email dưới một phút được tính toán ở mức tối thiểu hoặc bị xóa. Tài liệu quy tắc và cung cấp ví dụ trong chính sách của bạn: &ldquao; mọi thời gian được ghi lại trong sáu phút tăng dần. Một cuộc gọi điện thoại hai phút được tính toán tại 1 giờ.&thquao; khi mỗi luật sư theo cùng một quy tắc, khách hàng nhận được những dự đoán trước, và các cuộc tranh luận nội bộ về các dự luật biến mất đi.

Giao tiếp với người khác những điều khoản và hậu quả

Chỉ định khi nào các hóa đơn được gửi đến (net 15, mạng 30), hình phạt thanh toán hoặc lợi ích cuối cùng được áp dụng, và cách trả lại. Nhiều công ty bây giờ cần phải có người giữ tiền trước khi công việc bắt đầu và có một chính sách bổ sung khi sự cân bằng rơi xuống dưới ngưỡng đã xác định. Những điều khoản này nên được ghi trong thư đính hôn, được tăng cường trong lần tham khảo ý đầu tiên, và tóm tắt trên mỗi tờ hoá đơn. Trong suốt ở đây xây dựng và giảm số cuộc đối thoại khó xử.

Cách thường xuyên nghe thử để biết cách giải quyết vấn đề sớm

Tính năng không rõ ràng thường xuyên tăng dần lên ít mục bỏ sót ở đây, một ít ghi chép nhỏ ở đó cho đến khi dòng tiền bị thắt chặt. kiểm tra định kỳ giúp bạn nhận ra và sửa chữa vấn đề trước khi hợp chất. lên lịch một bài phê bình chính thức ít nhất là một phần tư, với một tờ séc nhẹ hơn hàng tháng.

Phân tích và thực hiện các tỷ lệ

Mỗi việc ghi ra đại diện cho lợi nhuận bị mất. Phân loại các loại bởi lý do: lỗi văn phòng, ngân sách khách hàng, công việc không thể ghi được ghi lại bởi lỗi, hoặc giảm giá trị thận trọng. Theo dõi các mẫu này cho thấy vấn đề là đào tạo, chính sách, hoặc phần mềm. Sự nhận thức của bạn - tỷ lệ thời gian có thể được tính toán - là một trong những giá trị lợi nhuận quan trọng nhất. Mục tiêu 90% hoặc cao hơn; nếu bạn dưới 85%, xem xét các mục nhập thời gian và thời gian trước khi có hiệu lực làm việc.

Cần phải có sự điều chỉnh để làm chứng về các đòi hỏi của đạo đức và luật lệ

Mỗi thẩm quyền có những quy định cụ thể về những gì hóa đơn phải chứa, cách quản lý tài khoản tin cậy, và cách quản lý các khoản phí cao cấp. Các cuộc kiểm tra thường xuyên nên kiểm tra xem hóa đơn bao gồm ngôn ngữ cần thiết, tin cậy rằng sự hòa giải là hiện thời, và không có quỹ nào được giao tiếp. Hãy dùng danh sách các mục [FLT: 0] của Trung tâm [FLT: 0] để đảm bảo trách nhiệm [FL: 1] như điểm đầu tiên, và tham khảo ý kiến về các nguyên tắc đạo đức của nhà nước.

Hỏi thẳng khách hàng về kinh nghiệm tính tiền

Phản hồi khách hàng là một mỏ vàng để cải thiện. Gửi một cuộc thăm dò ngắn sau ba hóa đơn đầu tiên, hoặc sau khi đóng vấn đề, hỏi liệu các hóa đơn đã rõ ràng, cho dù quá trình thanh toán là dễ dàng, và cho dù họ có gợi ý. Ứng dụng khách cảm thấy dễ dàng hơn và tham khảo người khác. Hãy sử dụng thông tin này để tinh chỉnh định dạng mục nhập, tùy chọn thanh toán, và cách thông tin liên lạc.

Hãy huấn luyện và xây dựng văn hóa của sự sửa dạy

Dự luật về mặt pháp lý không phải là công việc của một bộ phận mà là trách nhiệm của mọi người, từ cộng sự đến trợ lý luật pháp để mua hàng, tiếp tục đào tạo và mong đợi rõ ràng tạo ra sự nhất quán và giảm thiểu những sai lầm đắt tiền.

Dạy vai trò đặc biệt

Các công tố viên cần phải được huấn luyện về mục nhập thời gian chính xác, tránh xếp chồng, viết các câu chuyện về đạo đức, và hiểu các quy tắc đạo đức. trợ lý pháp lý và các trợ lý pháp lý cần biết làm thế nào để ghi lại thời gian của họ chính xác, những gì có thể so sánh với không có thể xảy ra, và làm thế nào để liên lạc về việc thanh toán với khách hàng. Billing và kế toán nhân viên cần đào tạo sâu sắc trên phần mềm, quản lý kế toán, các thủ tục hòa giải, và các vấn đề. Hãy sử dụng ví dụ thực tế từ công ty & syso; để minh họa những lỗi phổ biến nhất và các thực hành tốt nhất.

Tạo và duy trì những thủ tục hoạt động chuẩn

Tài liệu mỗi bước trong chu kỳ hoá đơn của bạn trong một mục nhập sP rõ ràng, dễ truy cập. Tính toán và chấp nhận mục nhập, thế hệ hóa đơn, giấy phép ghi, hóa đơn, việc thanh toán, quản lý thanh toán, kế toán tin cậy và bộ sưu tập. SOP giảm thời gian đào tạo cho những người làm thuê mới, đảm bảo tính nhất quán khi nhân viên chuyển đổi, và phục vụ như một tài liệu tham khảo trong quá trình kiểm tra. Cập nhật chúng khi phần mềm hay chính sách thay đổi.

Dùng động lực và tính phải khai trình để củng cố thói quen tốt

Những gì được đo sẽ được thực hiện. Đặt một tiêu chuẩn mà tất cả thời gian phải được nhập vào vào vào vào vào vào vào vào hàng ngày theo dõi và bao gồm nó trong đánh giá hiệu suất. Một số công ty cung cấp tiền thưởng nhỏ cho các luật sư những người gặp mục tiêu đúng lúc cho một quý, hoặc cho các nhóm giảm phần trăm ghi của họ. một nền văn hóa mà ca ngợi chính xác và hiệu quả tự nhiên tạo ra kết quả tốt hơn.

Tránh những cạm bẫy thường gặp nhất

Ngay cả với hệ thống tuyệt vời, một số lỗi tái phát. Nhận thức là bước đầu tiên để phòng ngừa.

  • Đang kiểm tra các tác vụ nhỏ thường xuyên: emails, hộp thư thoại và cuộc gọi nhanh thì dễ dàng quên nhưng có thể đại diện giá trị đáng kể theo thời gian. Hãy dùng đồng hồ hẹn giờ để tự động ghi lại các hoạt động này, vì vậy không có gì thoát qua.
  • Viết mục nhập phức tạp cho các thành viên trong nhóm: [FLT: 1] Hai luật sư làm việc trên cùng một tài liệu không nên cả hai hóa đơn cho cùng một đánh giá. Hãy dùng tính năng phát hiện xung đột trong phần mềm của bạn và thiết lập các quy tắc rõ ràng về những người chi phí cho các công việc.
  • [FLT: 0] Mô tả chung hoặc giả sử: [FLT: 1] “ làm việc về trường hợp & ” hoặc &dquao; xem tài liệu ” mời khách bị đẩy lùi và tranh cãi. Dạy mọi người viết, mục nhập đặc trưng: & qui tắc và duyệt lại đoạn 12–18 của sự chống đối để tổng quát. & mật khẩu; tính chất cụ thể cho thấy giá trị thời gian.
  • Việc gửi hóa đơn cho người khác sau khi công việc được thực hiện làm giảm sự kết nối giữa giá trị và tiền. Mục tiêu trong vòng ba ngày kinh doanh cuối tháng, hoặc thường xuyên hơn cho những vấn đề lớn hơn.
  • Thực hiện sưu tập: ) Chờ đợi 60 hoặc 90 ngày để theo dõi một tín hiệu hóa đơn quá hạn là tùy chọn.

Biến giao tiếp khách hàng thành lợi thế chiến đấu

Khách hàng trả nhanh hơn và sẵn sàng hơn khi họ hiểu được giá trị mà họ nhận được. và phân biệt công ty của bạn.

Viết những hóa đơn bằng ngôn ngữ bình thường

Trong khi thuật ngữ pháp lý có vị trí riêng, thì cơ thể của hóa đơn nên được hiểu dễ hiểu đối với một người không phải là luật sư. các hoạt động nhóm thành những nhóm hợp lý phân loại - đang tìm kiếm, soạn thảo, tham dự tòa án, họp mặt khách hàng - và tóm tắt ngắn gọn những gì đã được thực hiện. nếu một tháng nào đó có những cáo buộc cao hơn do một hồ sơ cấp hoặc bất ngờ, giải thích trực tiếp văn cảnh đó trực tiếp trên hóa.

Đưa ra những lựa chọn có giá trị phù hợp với những điều mong đợi hiện đại

Thời đại & lặt vặt; kiểm tra trong thư &ndquo; đang giảm dần. Khách hàng mong muốn trả bằng thẻ tín dụng, chuyển nhượng ACH, hoặc ví số. Tính toán xử lý thanh toán trong hóa đơn của bạn cho phép ứng dụng khách nhấn vào một liên kết và trả tiền ngay. Bảo đảm rằng tiền trả được sẽ đi vào tài khoản hoạt động của bạn và bạn sẽ tuân theo các quy tắc của nhà nước về việc tăng giá thẻ tín dụng và tài khoản tín dụng. Một số công ty hiện thời cung cấp tự động thanh toán lại cho các khoản hỗ trợ hỗ trợ hỗ trợ trợ trợ trợ trợ trợ trợ trợ trợ trợ trợ trợ trợ trợ tài chính phẳng hoặc lưu trữ, mà hầu như loại bỏ các khoản thanh toán trễ.

Cung cấp ngân sách chống lại sự trong suốt thật cho các vật chất lớn

Để kiện tụng, giao dịch, hoặc những vấn đề chính khác, gửi cho khách hàng một báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý cho thấy phí tổn bị hạn chế đối với ước tính hoặc ngân sách ban đầu. Tính minh bạch chủ động này giúp đỡ các ứng dụng khách lên kế hoạch tài chính và ngăn chặn kết thúc & lặt vặt; cú sốc đũa. & lặt vặt; nó cũng cho bạn cơ hội thảo luận bất kỳ thay đổi phạm vi nào trước khi họ trở thành dự luật. Nhiều nền tảng quản lý thực hành có thể tự động tạo ra những báo cáo này, tiết kiệm thời gian làm việc thủ công việc thủ công.

Theo dõi các chỉ thị hiển thị phím đúng để lái xe tăng cường liên tục

Các công ty có dữ liệu có khả năng vượt trội hơn những công ty dựa trên trực giác. Xác định một số hoá đơn KPIs và xem xét chúng một cách nhất định. Những số đo theo đây cung cấp một nền tảng vững chắc.

  • Giờ Billable cho mỗi luật sư:) so sánh tháng qua tháng và năm.
  • Thời gian giữa thời gian tính toán và hóa đơn.
  • Những ngày để thanh toán: ) Từ ngày nhận hóa đơn đến hóa đơn. Mục tiêu dưới 30 ngày; công ty với các tùy chọn thanh toán trực tuyến thường đạt dưới 20.
  • Phần trăm xóa bỏ: Tổng số việc ghi chép chia cho tổng thời gian có thể tính. Giữ điều này dưới 5% bằng cách kiểm tra mục trước khi gửi và thực hiện trước khi giảm giá.
  • Tỷ lệ nhận dạng đối chiếu: tỷ lệ phần trăm của các số lượng đã được liệt kê thực sự được thu thập. Mục tiêu 95% hoặc cao hơn. Tốc độ dưới 90% vấn đề tín hiệu với quá trình chọn ứng dụng khách hoặc bộ sưu tập.
  • Tỷ lệ:) tỷ lệ phần trăm các hóa đơn tạo ra cuộc tranh cãi cho ứng dụng khách hàng. Theo dõi các lý do để xác định mẫu hình - là một số vùng thực hành hoặc các luật sư trình bày gây ra nhiều tranh cãi hơn?

Xem lại các số liệu này hàng tháng tại các cuộc họp đối tác. Đặt các mục tiêu cụ thể, xác định cụ thể, ví dụ, “ sắp xếp những ngày trung bình để thanh toán từ 38 đến 28 trong vòng sáu tháng và kỷ niệm sự tiến bộ.

Tiếp nhận công nghệ như là một lực lượng chiến lược

Các công ty thành công nhất coi công nghệ không phải là một trung tâm chi phí nhưng là một trung tâm đầu tư chiến lược. Một chồng công nghệ hiện đại, tích hợp, được cung cấp bởi nền tảng như [FLT: 0] ) [FT:]--có thể làm cho các công ty xây dựng các dự luật tự chọn, kết nối các hệ thống phân tách, và tạo ra một kinh nghiệm liền mạch cho cả hai nhân viên và khách hàng. Dù bạn chọn một bộ phận quản lý thực hành nào hay một kiến trúc có thể kết nối tốt nhất, chìa khóa là giảm bớt các bước pha trộn của mỗi chu kỳ. Eva, công cụ hiện tại của bạn, công cụ hàng năm, yêu cầu họ, những gì bạn sẵn sàng thay thế chúng, và không cần thay thế chúng nữa.

Kết luận: Những thay đổi nhỏ, gấp đôi những sự trở lại

Ứng dụng hóa đơn không phải là một dự án một lần mà là một kỷ luật liên tục. đầu tư vào việc thu thời gian thực, chấp nhận phần mềm pháp luật, thiết lập chính sách trong suốt, điều khiển kiểm tra thường xuyên, đào tạo đội ngũ, và theo dõi các số đo lường đúng, bạn có thể chuyển hóa từ một gánh nặng hàng ngày thành một lợi thế chiến lược. kết quả là tăng khả năng sinh lợi, dòng tiền cao hơn, ít tranh chấp hơn, và nhiều thời gian dành cho công việc pháp lý mà thúc đẩy bạn thực hành. bắt đầu với cùng một lĩnh vực hoặc thêm các liên kết trực tuyến từ đó. và các công ty tăng lực và doanh nghiệp, các khách hàng và sức khỏe và tất cả các bạn, và các bạn sẽ được thỏa mãn hơn, và tất cả các người có lương tâm và tất cả các bạn sẽ được tăng lên.