Tại sao luật pháp rõ ràng hơn bao giờ hết

Trong một thị trường pháp lý cạnh tranh, niềm tin là một loại tiền tệ có giá trị nhất. một chính sách trong suốt là nền tảng của sự tin tưởng đó. khi khách hàng mới hiểu chính xác những gì họ đang trả tiền và cách tính phí tích lũy, họ sẽ ít có khả năng đặt câu hỏi hóa đơn hoặc cảm thấy lợi thế. nghiên cứu cho thấy các cuộc tranh chấp hóa đơn là một trong những nguồn gốc của sự bất mãn và sai lệch khách hàng. một chính sách rõ ràng, lên mặt trước loại bỏ sự mơ hồ và đặt sân khấu cho một mối quan hệ hợp tác lâu dài.

Tờ trong suốt cũng có lợi cho việc hoạt động của bạn. Ứng dụng khách nào hiểu dự luật của bạn có khả năng trả đúng giờ, giảm các khoản nợ có thể tái định tuyến. Hơn nữa, các khách hàng được thỏa mãn trở thành nguồn tham chiếu. Theo Hiệp hội Bar [FLT: 0] của Mỹ [FLT: 1], các công ty với các dự luật trong sạch sẽ thấy khách hàng cao hơn, lưu ý và ít phàn nàn về đạo đức hơn. Trong một thời đại mà người tiêu dùng mong đợi rõ ràng trong mỗi giao dịch, các công ty không thể để cho người ta biết về tiền.

Thành phần chính sách thanh toán pháp lý trong sạch

Một chính sách minh bạch thực sự vượt xa việc liệt kê các tỷ lệ giờ, bao gồm toàn bộ mối quan hệ tài chính với khách hàng, từ tham khảo ý kiến ban đầu đến hóa đơn cuối cùng.

1. chi tiết hiệp định Fee

Mỗi lần đính hôn phải bắt đầu với một thỏa thuận bằng văn bản, phù hợp với các quy định đạo đức của thẩm quyền.

  • Cấu trúc ]: theo giờ, phí phẳng, bất ngờ, hoặc tiền bảo kê. Nếu sử dụng một người trả tiền, giải thích cho việc nó không thể bỏ vào hay kiếm được khi nhận biên lai.
  • Trình duyệt dịch vụ ): danh sách những gì được bao gồm. Mở rộng bất cứ điều gì tạo ra thêm phí (v. d., du lịch thời gian, chi phí làm thêm, phần ba).
  • Sửa đổi ): thời gian được tính trong sáu phút, mười phút, hoặc mười phút, hoặc mười lăm phút tăng dần. Hãy minh bạch về chính sách xoay vòng.
  • Các đối chiếu và chi phí [FLT: 1]]: chi phí thông thường ra khỏi ổ cắm như nộp phí, phóng viên tòa án phí, chi phí làm chứng chuyên nghiệp, và sao chép chi phí.

Không phụ thuộc vào luật pháp. Dùng ngôn ngữ thường. Nếu ứng dụng khách không hiểu được thỏa thuận, nó không thực sự trong suốt. Xem xét việc thêm phần tóm tắt hoặc hộp "kè khóa".

2. Dọn sạch các khoản thanh toán và các khoản thanh toán

Thiết lập một vòng tuần hoàn có thể dự đoán trước. Hầu hết các công ty dự luật hàng tháng, nhưng một số vấn đề có thể đòi hỏi phải tính tiền hai tuần hoặc bốn tuần. Hãy xác định rõ ngày tháng (v. d., mạng 15 hay mạng 30). Cũng đánh dấu:

  • phương pháp thanh toán ): thẻ tín dụng, séc, chuyển tiếp điện tử, v.v...
  • Hình phạt trả ): lãi suất, phí cuối hoặc hạn chế dịch vụ.
  • Tiến trình DIspute ): giải thích làm thế nào khách hàng có thể nâng cao các câu hỏi và làm thế nào bạn sẽ xử lý họ. Cũng bao gồm một dòng thời gian để giải quyết các cuộc tranh chấp.

Một chính sách mẫu có thể nói: " Các dịch vụ được gửi vào lần đầu tiên mỗi tháng cho việc thực hiện tháng trước. Trả tiền là hạn nộp trong vòng 15 ngày. Nếu bạn có câu hỏi nào, vui lòng liên lạc với bộ phận thanh toán của chúng tôi trong vòng 30 ngày. Số tiền chưa được giải quyết có thể tăng lãi lên 1.5% mỗi tháng.

3 Những lời miêu tả đầy ý nghĩa trong các bản in ấn

Một tờ hô hào đơn giản nói rằng " dịch vụ pháp lý được vẽ" không phải là rõ ràng. Mỗi mục nên bao gồm ngày tháng, một mô tả ngắn về công việc, thời gian dành (nếu giờ), và luật sư hoặc trợ lý thực hiện công việc. Đối với các vấn đề khuôn khổ, hiển thị cách mà phí đã được kiếm (v. d., tham khảo ý kiến lúc đầu, bản nháp tài liệu, xuất hiện tòa án). Hãy dùng ngôn ngữ không phải luật sư có thể hiểu được. Thay vì [FL: 0] xem xét và sửa đổi [FL: 1] [FL], sửa đổi], dùng [FL] [FL] để cập nhật văn bản và bác bỏ các văn bản.

Nhiều khách hàng thích nhìn thấy một sự cân bằng đang chạy gồm việc sử dụng tiền còn lại, một số công ty cung cấp một cổng để khách hàng có thể xem các mục nhập tạm trước khi hóa đơn được hoàn tất.

4. Giá trị thực tế và giá trị tài chính

Khách hàng mới thường lo lắng về chi phí. Cung cấp một ước tính đã ghi rõ về toàn bộ vấn đề hoặc mỗi giai đoạn. Bao gồm một mức thấp, trung bình và phạm vi cao để khách hiểu các biến. Nếu bạn sử dụng nắp ngân sách, hãy giải thích rằng công việc sẽ dừng lại khi nào máy chủ đạt được số tiền thêm. Cập nhật thường xuyên ước tính như trường hợp tiến triển. Minh bạch nghĩa là chia sẻ tin xấu sớm hơn, nếu chi phí tăng, thông báo cho ứng dụng khách trước khi đạt được mục nhập vào danh sách kế tiếp.

Thi hành chính sách thanh toán của bạn trong khách trên bảng

Chính sách tốt nhất là vô ích nếu nó không được giao tiếp và thực hiện ngay từ đầu, hợp nhất các cuộc thảo luận vào quá trình lên tàu của bạn.

Bước 1: Giới thiệu hóa đơn tại cuộc tham vấn ban đầu

Trong cuộc họp đầu tiên, đừng đợi sau khi có dấu hiệu khách hàng. Hãy giải thích ngắn gọn cấu trúc phí tổn của bạn và hỏi xem họ có mối quan tâm nào không. Điều này đặt giọng điệu cho cuộc trò chuyện cởi mở. Nhiều khách hàng bị đe dọa bởi chi phí pháp lý; bạn sẵn sàng thảo luận về tiền bạc một cách cởi mở và tôn trọng.

Bước 2: Cùng nhau ôn lại hiệp ước của chân

Không chỉ email các thỏa thuận. Viết một cuộc gọi hoặc cuộc họp 15 phút để đi qua mỗi điều khoản. Yêu cầu ứng dụng khách xác nhận họ hiểu. Điều này giảm khả năng cho rằng họ không đọc hoặc đồng ý với điều khoản. Tài liệu tóm tắt (v. d., một bản tóm tắt email sau. Một số công ty dùng danh sách liệt kê nơi cả hai bên ban đầu.

Bước 3: Đặt bảng áp dụng cho hàng hóa hay cổng

Công nghệ làm cho sự minh bạch dễ dàng. Dùng phần mềm quản lý thực tập để cho ứng dụng khách 24/7 truy cập vào hóa đơn, tiền tố và lịch sử thanh toán. Ít nhất, gửi lời nhắc nhở tự động trước khi nhận hóa đơn. Một cổng khách hàng cũng cho phép chia sẻ tài liệu bảo mật, giảm chi phí quản trị. Để kiểm tra danh sách tùy chọn [FLT: 0] Công nghệ [FLT: 0] Hôm nay, hãy kiểm tra [FL: 0] so sánh cổng [FL: 1].].

Những cạm bẫy thông thường làm suy giảm sự trong suốt

Ngay cả những công ty có mục đích tốt cũng có thể rơi vào những bẫy làm xói mòn lòng tin tránh những sai lầm này.

Những sự thất vọng và sự che khuất

Ứng dụng khách ghét các cáo buộc bất ngờ. Đừng thêm "tiền bảo trì" hay "tiền hỗ trợ tái sử dụng" mà không cần phải công bố trước. Nếu bạn tính tiền sao chép, hãy ghi rõ chi phí mỗi trang trong thỏa thuận phí. Tương tự như vậy áp dụng cho việc ghi đè bằng hồ sơ điện tử, cuộc gọi và bưu điện xa. Khi bạn nghi ngờ, hãy thêm vào.

Đi du lịch thời gian

Mục nhập như « tìm kiếm » hay « Đối số » là vô nghĩa. Nếu khách hàng không thể hiểu những gì bạn đã làm, họ sẽ đặt câu hỏi. Huấn luyện đội của bạn để ghi mục mà khách hàng sẽ tìm thấy hợp lý, v. d., « Bỏ qua ba đoạn đối lập với đơn để xem xét bản tóm tắt ». Tránh xoá bỏ hoá đơn (t bỏ nhiều công việc dưới một mục nhập đơn thời gian). Phần lớn các mối tương ứng thanh xem xét việc tính toán hoá một lá cờ đỏ trong mỗi cuộc tranh cãi.

Không nhất thiết phải có chính sách

Nếu bạn có một chính sách, hãy làm theo. Nếu bạn từ chối phí cuối cho một khách hàng, hãy chuẩn bị để làm thế cho tất cả, hoặc sự phân biệt đối xử với người khác. Tính hợp lý tạo sự tín nhiệm. Tương tự, đừng hứa kèm theo hóa đơn chi tiết, rồi gửi hóa đơn tóm tắt. Hãy giữ mình chịu trách nhiệm.

Không trả được phí tổn kỹ thuật

Nhiều công ty hiện nay dự luật chi phí liên quan đến việc lưu trữ các chi phí, lưu trữ mây, hoặc nghiên cứu pháp lý đăng ký. minh bạch về những chi phí dịch vụ này và liệu khách hàng có được mong đợi để trả lại chúng không.

Những thực hành tốt nhất để tiếp tục trong suốt

Minh bạch không phải là một sự kiện một lần, mà phải được duy trì trong suốt buổi trình diễn.

  • Gửi cập nhật ngân sách tuần hoàn ): ngay cả khi bạn không tính tiền hàng tháng, gửi một email ngắn cho thấy cách người gửi tiền đứng và dự tính chi phí. Điều này cho phép người khách lên kế hoạch tài chính.
  • Trình khách thường hỏi một loại mục nhập cụ thể? Hãy dùng dữ liệu này để tinh chỉnh chính sách của bạn.
  • Sau khi vấn đề kết thúc, hãy hỏi khách hàng về kinh nghiệm tính tiền của họ.
  • Mỗi người tương tác với khách hàng, cộng sự, trợ lý luật sư, nhân viên hỗ trợ nên hiểu chính sách hóa đơn và cách giải thích nó. cung cấp các tập lệnh cho các câu hỏi chung như "Tại sao lại mất một giờ?"
  • Hãy giữ những ý kiến đạo đức [FLT: 1]]: Nhà nước và các hiệp hội thanh thiếu niên địa phương đưa ra sự hướng dẫn định kỳ về tính trong suốt, đặc biệt liên quan đến chi phí e-discovery và phí phẳng. Gọi từ các tổ chức ).

Dùng tiền bạc để trả trong sạch

Dù chính sách của bạn rõ ràng đến đâu, những tranh cãi có thể nảy sinh.

  • Dù tin lời buộc tội là đúng, nhưng cảm ơn khách đã nhắc nhở bạn.
  • Bảo tồn một lời giải thích chi tiết [FLT: 1]. Tạo lại mục nhập hay giải thích chi phí. Nếu có lỗi nào đã được thực hiện, hãy thừa nhận, sửa đổi nó, và điều chỉnh hóa hóa hóa đơn. Theo báo cáo [FLT] của luật [FLT:], các công ty luật giải quyết các cuộc tranh chấp trong vòng 24 giờ giữ lại 85% các khách hàng đó.
  • Nếu mối quan tâm của người khách có giá trị, đừng ngần ngại viết ra một số tiền để tranh cãi.
  • Viết tắt độ phân giải [FLT: 1]. Hãy gửi thư nối tiếp hoặc gửi email tóm tắt những gì đã được thảo luận và kết quả. Nó bảo vệ bạn nếu khách hàng sau này tranh cãi vấn đề.

Những sự sắp đặt đặc biệt về các con cái chân đồng

Tính theo giờ

Tính tiền hàng giờ đòi hỏi mức độ minh bạch cao nhất vì khách hàng thường cảm thấy lo lắng về việc đồng hồ chạy. Cung cấp một ước tính rõ ràng tổng số giờ cho mỗi giai đoạn. Dùng phần mềm đánh dấu thời gian để cho phép khách hàng xem mục nhập thời gian thực nếu có thể. Một số công ty cung cấp một " tóm tắt hàng tháng" mà hiển thị các phân loại (đang tìm kiếm, soạn thảo, xuất hiện tòa án) để khách hàng có thể xem nơi tiền của họ sẽ đi.

Chân phẳng

Chi phí phẳng có thể rất tốt để minh bạch vì khách hàng biết chính xác chi phí trước. Tuy nhiên, bạn phải xác định rõ phạm vi. Nếu phạm vi mở rộng, giải thích nhu cầu phí căn hộ mới hoặc tiền lẻ. Cung cấp danh sách văn bản của những gì được bao gồm và những gì không phải. Lấy thí dụ, phí ly dị không được kiểm tra có thể bao gồm việc chuẩn bị và xuất hiện của tòa án, nhưng không phải là việc thương lượng nếu trường hợp này bị tranh luận. Hãy ghi vào sổ.

Các phần chọn

Những người giữ lại thường bị hiểu lầm. Sự phân biệt giữa "người giữ cửa thật" (được trả để đảm bảo có sẵn) và "người giữ bảo an ninh" (một khoản tiền đặt cọc cho tiền trong tương lai). Đối với người giữ tiền bảo hiểm, cung cấp những lời tuyên bố hàng tháng cho thấy số tiền được rút ra và số tiền được rút ra. Đừng coi quỹ không giấy như tiền riêng của bạn; trong hầu hết các thẩm quyền, họ phải được giữ trong tài khoản tín thác cho đến khi có tiền được. Hãy gửi một tuyên bố hòa giải quyết vào cuối tháng.

Những người có tinh thần thỏa mãn

Sắp xếp phí cố định cần thiết độ trong suốt đặc biệt vì khách hàng có thể không thấy một dự luật cho đến khi giải quyết. Làm giảm tỷ lệ phần trăm, dù tính trước hay sau chi phí, và chi phí sẽ được khấu trừ. Cung cấp cập nhật định kỳ trên chi phí được thu thập. Nếu trường hợp này phức tạp, cung cấp một kế toán chi tiết về thời gian dành cho nhiệm vụ, mặc dù bạn không tính giờ theo giờ. Tính toán trợ giúp ứng dụng khách thấy nỗ lực đằng sau phí.

Công nghệ chuyển đổi để tăng độ trong suốt

Phần mềm pháp lý hiện đại có thể tự động hóa nhiều nỗ lực trong suốt giảm công việc thủ công và lỗi của con người.

  • Không còn bảng tính lần lượt vào hóa đơn.
  • Cổng thanh toán trực tuyến [FLT: 1]: cho phép khách hàng trả hóa đơn ngay lập tức, xem lịch sử và tải về biên nhận. Việc này giảm sự thất vọng hoá đơn.
  • Một số hệ thống cho phép xem các lời cáo buộc chờ trước khi hóa đơn được hoàn tất, cho họ cơ hội đặt câu hỏi.
  • Bảo vệ sự cân bằng thực ): một bảng điều khiển cập nhật theo thời gian sẽ giúp ứng dụng khách quản lý ngân sách của họ.
  • Chi phí dân số ước tính dựa trên các vấn đề trước [FLT: 1]: dùng dữ liệu lịch sử, bạn có thể cung cấp các ước tính chính xác hơn, một thành phần quan trọng của tính minh bạch.

Khi chọn phần mềm, ưu tiên những người có tính năng khách hàng mạnh mẽ. một công cụ tuyệt vời cho công ty nhưng mờ nhạt cho khách hàng thất bại mục đích. tìm kiếm những nền tảng nhấn mạnh giao tiếp và tầm nhìn tài chính của khách hàng.

Kết thúc

Xây dựng một chính sách pháp lý trong suốt không chỉ là về sự tuân thủ - nó là một lợi thế chiến lược. khi khách hàng mới thấy rằng bạn đang mở cửa về chi phí, họ có khả năng tin tưởng bạn với những vấn đề phức tạp, nhạy cảm. mà lòng tin được dịch ra trung thành, tham khảo và một thực hành tốt hơn. nỗ lực bạn đưa ra các thỏa thuận rõ ràng, cung cấp các hóa đơn chi tiết, và duy trì giao tiếp mở trả hậu quả trong những mối quan hệ ít tranh chấp và mạnh mẽ hơn.

Chúng ta có thể thay đổi những thành phần được nêu trên không? hãy sửa đổi những gì cần thiết và huấn luyện đội của bạn sau đó, làm cho sự minh bạch một phần cốt lõi của văn hóa công ty bạn khách hàng của bạn và đường dây dưới của bạn sẽ cảm ơn bạn