Giới thiệu

Việc lập tờ hợp pháp chính xác không chỉ là một nhiệm vụ quản trị chi tiết mà còn là một phần cơ sở chính của sự tin cậy khách hàng, lợi nhuận của khách hàng và sự tuân thủ đạo đức. Mỗi lần vào, việc gửi hóa đơn, hóa đơn và câu chuyện ghi phí phản ánh sự chuyên môn và chú ý của công ty. Tuy nhiên, việc thanh toán lỗi vẫn là một trong những nguồn thông thường nhất của sự tranh chấp khách hàng và việc rò rỉ doanh thu. Việc huấn luyện đúng về các thủ tục hóa đơn giúp ngăn ngừa lỗi, giảm các sự tranh chấp và cải tiến tổng thể. Một đội ngũ được đào tạo tốt có thể bắt lấy những sự khác nhau, theo hướng dẫn khách hàng, và sản xuất các bước thanh toán nhanh nhất. Bài này cung cấp các bước thực tế để làm việc luyện các công việc thực tế trên các dự luật pháp của bạn về các thủ tục kiểm soát và các khái niệm công nghệ.

Chi phí tính tiền

Trước khi lao vào các phương pháp huấn luyện, điều thiết yếu là phải hiểu những gì đang bị đe dọa, không chính xác ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống của công ty luật và danh tiếng.

  • Những khách hàng nhận hóa đơn khó hiểu hoặc nhiều người có thể thách thức họ, trả tiền trễ hoặc làm ăn ở nơi khác.
  • Viết và giảm khả năng kiếm lời ) – Công ty thường ghi ra hoặc ghi ra giờ không thể được biện minh đầy đủ, giảm tỷ lệ nhận thức.
  • Việc vi phạm pháp luật có thể dẫn đến việc trừng phạt, giảm phí tổn hoặc giảm phí tổn.
  • Thời gian quản trị ) — Sửa chữa lỗi lầm sẽ mất nhiều giờ để có thể dùng cho công việc khách hàng hoặc phát triển kinh doanh.

Để hiểu sâu hơn về ý nghĩa đạo đức của việc rút tiền, hãy nhắc đến Luật [FLT: 0] của ABA quy tắc 1.5 trên Fees [FLT: 1] và những lời bình luận liên quan đến tính phải lẽ và giao tiếp.

Nhận ra lỗi thường gặp

Các vấn đề sau đây là những vấn đề có tính toán trong các hóa đơn pháp lý:

  • Bills ) — phối hợp nhiều công việc vào một mục không có chi tiết (v. d., “làm việc trong trường hợp có thể xảy ra thay vì chi tiết mỗi hoạt động).
  • Những lời miêu tả ) — dùng thuật ngữ, từ ngữ hoặc từ ngữ không đầy đủ để không chuyển đạt được công việc.
  • Những lỗi đáng kinh ngạc ) – Thời gian liên tục tăng dần lên nhiều hơn chính sách của công ty (v. d., xoay 6 phút đến 15 phút).
  • ứng dụng chính xác – áp dụng tỷ lệ hóa đơn sai cho một vấn đề, đặc biệt khi đối phó với tỷ lệ pha trộn, mức tiền hoa hồng, hoặc giảm giá khách hàng.
  • Thời gian – không ghi lại thời gian cho các cuộc gọi điện thoại, email, hoặc công việc nhanh chóng mà thêm vào trong quá trình của một vấn đề.
  • Mục xuất ) – Bill cùng một nhiệm vụ hai lần, thường là do nhiều nhân viên đầu vào thời gian chồng chéo.
  • Không kèm theo các hướng dẫn khách hàng ) – nhiều khách hàng có các quy tắc nghiêm ngặt về khi nhiệm vụ có thể được tính, định dạng câu chuyện, và tối đa tăng.
  • Việc định vị chi phí ) – giảm nhẹ các khoản phân giải nên được hấp thụ như trên cao hoặc không có được sự đồng ý viết trước cho chi phí lớn.

Hãy dùng những mẫu thật (không rõ danh từ) của công ty để làm cho việc học trở nên thích hợp.

Xây dựng một nền tảng: Các biện pháp cảm nhận nhân viên

Giữ những thực hành tốt nhất

Những người ghi lại thời gian phải hiểu tầm quan trọng của việc nhập vào tạm thời — đợi đến cuối ngày hoặc tuần mời người ta đoán mò và bỏ qua những thực hành then chốt:

  • Thu lại thời gian ngay sau khi hoàn tất một công việc, dùng phần mềm thời gian đã được chỉ định của công ty để ghi lại.
  • Hãy miêu tả công việc bằng ngôn ngữ thông thường mà một người ngoài phạm vi pháp luật có thể hiểu.
  • Dùng mã tác vụ nhất quán, được chấp nhận (v. d., mã UTBMS) để yêu cầu của khách hàng hoặc chính sách công ty.
  • Phá vỡ những khối thời gian lớn thành những mục riêng biệt cho mỗi hoạt động riêng biệt (v. d., “xem xét 25 phản ứng của người khám phá không phải là“ phát hiện cả ngày ”.
  • Hiểu được sự gia tăng chi phí tối thiểu và khi kết thúc được chấp nhận - nhiều công ty sử dụng tăng 6 phút, nhưng một số khách hàng đòi hỏi tăng thêm 1 phút.

Một tài nguyên hữu ích về việc giữ thời gian hiện đại là [FLT: 0] Hướng dẫn theo dõi thời gian , cung cấp các mẹo nhất quán và chính xác.

Khách hàng biểu quyết các thỏa thuận

Nhân viên phải hiểu các khoản phí khác nhau mà công ty sử dụng và cách mỗi công ty ảnh hưởng đến hóa đơn.

  • Tính toán ) — đòi hỏi phải có những mục nhập chính xác thời gian và cách áp dụng đúng số lượng cho mỗi luật sư/người ủy quyền. Các nhân viên phải kiểm tra bảng tính của khách trước khi vào thời điểm.
  • Giá – Thời gian có thể cần phải được theo dõi để phân tích lợi nhuận, nhưng không có hóa đơn hàng giờ nào xảy ra. Nhân viên phải biết không nên gửi các vấn đề bằng phẳng trên một giờ.
  • phí trả ) – Tính tiền bị hoãn lại cho đến khi giải quyết hoặc phán quyết; nhân viên nên ghi lại thời gian và chi phí nhưng không gửi hóa đơn thường xuyên.
  • Những người phục vụ ) – Các nhân viên phải phân biệt giữa những người trả tiền thuê (người dùng có tiền trong tương lai) và những người giữ tiền không giấy (giữ lại cho đến khi đạt được). Việc tính toán sự tin tưởng đúng là quan trọng.
  • Sắp xếp phí/tải phí [AFAs] ) – tháng bao gồm ngân sách, hóa đơn dựa trên tác vụ, hoặc tiền thưởng thành công. Nhân viên cần hiểu ngưỡng ngân sách và khi cảnh báo luật sư về sự gia tăng.

Sự huấn luyện nên bao gồm việc xem lại các lá thư và hợp đồng bảo lãnh của công ty để biết nơi nào để tìm ra các điều khoản thanh toán.

Các đường chỉ dẫn và quy tắc đạo đức

Những quy tắc chuyên môn ảnh hưởng trực tiếp đến việc thanh toán các quy tắc của Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ, như đa số các bang chấp nhận, đòi hỏi tiền phí phải hợp lý và rõ ràng liên lạc với nhiều khách hàng — đặc biệt là các công ty bảo hiểm và các ban luật — cung cấp những chỉ dẫn chi tiết mà nhân viên phải tuân theo thư.

  • Thời gian tối đa tăng dần mỗi mục (v. d., 1. 2. 0 giờ mỗi nhiệm vụ)
  • Những nhiệm vụ bị cấm (v. d., công việc hành chính, các cuộc họp nội bộ)
  • Các cấu trúc tường thuật cần thiết (v. d., “verb + đối tượng + lý do định dạng cho phép)
  • Gửi thông báo thời gian và định dạng hoá hoá hoá thư (PDF, LEDES, eBilling cities)

Nhân viên nên được huấn luyện để luôn luôn kiểm tra các hướng dẫn thích hợp trước khi nhập thời gian hoặc chuẩn bị hóa đơn. Không tương ứng có thể dẫn đến việc từ chối hóa đơn và trả tiền trễ. Để đọc thêm, [FLT: 0] NALA (Hội nghị quốc gia gồm các trợ lý pháp luật) cung cấp các tóm tắt tuyệt vời về các thực hành đạo đức.

Phát triển một chương trình huấn luyện đầy đủ

Cấp quản lý nhân viên

Một phương pháp huấn luyện chỉ cỡ 1 và 1 cách tập luyện hiếm khi thành công. những người làm thuê mới có thể không có kinh nghiệm hóa đơn, trong khi những nhân viên dày dạn dĩ có thể cần được cập nhật về các hướng dẫn phần mềm hay khách hàng. bắt đầu bằng cách tiến hành một đánh giá kỹ năng — khảo sát, kiểm tra câu đố, hoặc xem lại các dữ liệu chính xác hóa đơn gần đây. giúp sắp xếp chương trình giảng dạy để giải quyết các khoảng cách kiến thức phổ biến nhất.

Những cách tiếp cận để học tập được phối hợp

Người lớn học tốt nhất khi thông tin được trình bày theo nhiều dạng. Kết hợp những phương pháp sau để tạo ra một trải nghiệm huấn luyện mạnh mẽ:

  • Các xưởng hoạt động ) – Trực tiếp, trực tiếp hoặc ảo các phiên chạy nơi nhân viên thực hành thời gian, tạo ra các bản báo cáo trước khi có hoạt động. Hãy dùng phần mềm thật trong môi trường hộp cát.
  • Mô- đun học tập ) – Ghi chép các hướng dẫn về các đề tài cụ thể (v. d., “Làm thế nào để nhập thời gian cho một động tác nghe được hay“ đứng vững trong mã UTBMS).
  • Sổ tay hướng dẫn và các hướng dẫn nhanh – phát triển một cuốn sách hướng dẫn bằng bước từng bước một cho công việc thông thường, hướng dẫn khách hàng tóm tắt, và danh sách các mã tác vụ đã chấp nhận. Giữ nó cập nhật và truy cập vào mạng nội bộ công ty.
  • ] một-trên một huấn luyện ) – tham gia mới hoặc đấu tranh nhân viên với một người cố vấn hoá đơn có thể cung cấp phản hồi cá nhân về các mục nhập thời gian và các hóa đơn.
  • Học tập và kịch bản nhập vai – trình bày vấn đề khách hàng ảo (hoặc ẩn danh) và yêu cầu nhân viên tạo mục nhập, sau đó xem xét chúng như một nhóm. Thảo luận những gì mỗi mục có thể được thách thức.
  • Những câu đố và đánh giá ) – Những bài kiểm tra ngắn sau mỗi mô-đun để tăng cường việc học và xác định ai cần thêm sự giúp đỡ.

Để được chứng minh là kỹ thuật đào tạo chuyên nghiệp, hãy xem khung khung được nêu ra trong [FLT: 0] Cơ quan Giáo dụcLman về việc tuân thủ pháp luật .

Những bài tập thực tiễn và sự mô phỏng

Chỉ lý thuyết không đảm bảo chính xác. Tạo ra các bài tập mô phỏng kịch bản thế giới thực:

  • Phân phát một bộ 20 bản miêu tả công việc — một số chi tiết, một số mơ hồ — và yêu cầu nhân viên viết lại những điều mơ hồ.
  • Cung cấp một bảng tính mẫu của các mục thời gian chứa lỗi (cả hai hóa đơn, tỷ lệ sai, v.v...) và có kiểm toán nhân viên và sửa chữa chúng.
  • Mô phỏng việc tuân theo tờ ghi rõ ràng trong tờ ghi chú của ứng dụng khách: cho các nhân viên một ghi nhớ với các quy tắc cụ thể và sau đó một loạt mục nhập để chấp nhận hay từ chối.
  • Điều khiển một cuộc kiểm toán trong một tuần, nơi mà mỗi thành viên được huấn luyện viên xem xét lại các mục của mỗi thành viên, với phản hồi trong vòng 24 giờ.

Những bài tập này xây dựng lòng tự tin và làm cho hậu quả của những lỗi lầm trở nên rõ ràng.

Huấn luyện phần mềm và kỹ thuật hoá

Những đặc điểm then chốt cho người làm chủ

Ngay cả những nhân viên có ý tốt nhất cũng có thể phạm sai lầm nếu họ không biết sử dụng hệ thống hóa đơn một cách hiệu quả.

  • Mục nhập thời gian – Timer start/top, mục nhập bằng tay, sao chép mục từ những ngày trước (với sự thận trọng), liên kết thời gian với các vấn đề cụ thể và mã tác vụ.
  • Xem lại ) – Chạy các biểu thức tiền biểu, đọc chúng cho lỗi, và dùng tính năng phần mềm để đánh dấu thiếu mô tả hoặc nhập trùng.
  • Dòng dõi trong ) – Hiểu sự khác biệt giữa trước khi sinh và hóa đơn cuối cùng, và cách thực hiện sửa đổi trước khi gửi.
  • và các định dạng Billing – Nhiều khách hàng cần phải có hóa đơn điện tử trong LEDES 1998B, UTBMS, hoặc thông qua các trung tâm tính toán như Serengtini, Tymetrix, hoặc DataCert. Nhân viên phải biết cách xuất tập tin compliant.
  • Thông báo – Đang phát triển báo cáo ngân sách, mức độ nhận thức và thời gian chưa được xác định để bắt vấn đề sớm hơn.

Kiểm tra tính tự động về tính bất tương xứng

Các hóa đơn hiện đại có thể tự động hóa nhiều kiểm tra.

  • Cần thiết độ dài mô tả tối thiểu
  • Cảnh báo tăng thời gian tối đa
  • Các quy tắc tương ứng với tốc độ đã được cảnh báo nếu tỷ lệ nhập khác với tỷ lệ khách đồng ý
  • Phát hiện trùng mục nhập

Trong khi việc tự động hóa làm giảm tỷ lệ lỗi, nhân viên vẫn phải hiểu tại sao có một quy tắc để họ không ghi đè lên một cách mù quáng. Nhấn mạnh rằng cờ phần mềm là một mạng bảo mật, chứ không phải một sự thay thế để xem xét cẩn thận.

Dùng bản báo cáo tự kỷ

Khuyến khích nhân viên điều hành phiên bản riêng mỗi tuần để kiểm tra các khoảng trống hoặc các trường hợp không nhất quán, chẳng hạn so sánh giờ thanh toán với ngân sách của vấn đề hoặc trung bình lịch sử của họ có thể cho thấy các mẫu hình của việc thông báo chưa được thông báo hoặc quá trình thông báo.

Tiếp tục huấn luyện và theo dõi

Name

Thay đổi hướng dẫn hoá đơn, cập nhật phần mềm, và nhân viên mới tham gia.

  • Cập nhật các hướng dẫn hoặc chính sách của trạm khách
  • Tính năng phần mềm mới (đặc biệt nếu bạn chuyển sang một hệ thống mới như Clio, Pranther, hoặc Aderant)
  • Thuyết sai lầm được nhận diện từ các cuộc kiểm tra nội bộ
  • Cập nhật hình thức (v. d., thay đổi trong các quy tắc kế toán tin tưởng)

Làm cho các buổi họp ngắn và tập trung -- một buổi học dài 30 phút với Q&A hiệu quả hơn một khóa huấn luyện hàng ngày mà nhân viên sợ hãi.

Trình đo và thử giọng biểu diễn

Những gì được đo lường được quản lý. Thiết lập chỉ thị hiệu suất chính xác về độ chính xác hoá và theo dõi thường xuyên:

  • Tỷ lệ trả đũa – tỷ lệ thời gian đã được tính toán. Sự nhận thức thấp thường tương quan với các lỗi thanh toán hoặc khách hàng không hài lòng.
  • Viết- xuống [FLT: 1] – Theo dõi các thành viên có tỷ lệ điều chỉnh cao nhất. Cung cấp thêm đào tạo cho những người trên trung bình công ty.
  • Tỷ lệ từ chối trong hóa đơn – Theo dõi xem khách hàng thường từ chối các hóa đơn do không đối chứng với hướng dẫn. Đặt mục tiêu từ chối zero.
  • Thời gian ) – tính toán thời gian trung bình giữa việc hoàn thành nhiệm vụ và việc nhập thời gian.
  • Các cuộc kiểm tra ) – ngẫu nhiên chọn 10–20% các hóa đơn mỗi tháng để xem xét chi tiết. Báo cáo kết quả về các nhóm.

Công bố các số điện thoại vô danh để nhân viên có thể thấy cách so sánh.

Vòng lặp phản hồi và cải thiện

Huấn luyện không phải là đường một chiều. Tạo các kênh có cấu trúc cho nhân viên để báo cáo các chính sách mơ hồ, lỗi phần mềm hoặc các thông tin khách hàng. Dùng hộp đề nghị, hóa đơn tuần tự vòng hoặc khảo sát nặc danh. Hành động trên phản hồi — nếu nhân viên liên tục đấu tranh với trung tâm tính toán của một khách hàng, cung cấp một hướng dẫn chuyên gia hoặc tạo ra một tờ gian lận.

Chương trình nhận diện

Sự củng cố tích cực thúc đẩy hành vi thay đổi.

  • Một “một giải thưởng về mặt hóa đơn của tháng cho nhân viên không có hóa đơn từ chối và vào đúng giờ.
  • Phần thưởng nhỏ hoặc thẻ quà tặng để đạt điểm số chính xác cao trong suốt các cuộc kiểm toán.
  • Công khai công nhận trong các cuộc họp toàn tập hay các bản tin.

Nhận biết không những thúc đẩy người nhận mà còn cho cả công ty biết rằng tính chính xác là một kỹ năng quý giá.

Tạo ra văn hóa có tính chính xác

Lời cam kết về nhà

Khi các nhà lãnh đạo làm những bài viết vào thời gian và với những câu chuyện chi tiết, họ sẽ đặt tiêu chuẩn. khuyến khích các đối tác tránh ngăn chặn việc thanh toán và tiếp nhận cùng một buổi huấn luyện như nhân viên. những người lãnh đạo cũng nên minh bạch về ảnh hưởng tài chính của việc tính toán sai sót — chia sẻ số lượng viết ra trong các cuộc họp cộng sự có thể nhấn mạnh sự nghiêm trọng.

Mở rộng giao tiếp

Nhân viên phải cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi về việc thanh toán mà không sợ trả thù.

Hợp tác giữa các công tố viên và các ủy viên công tố

Tính toán thường được tăng viện, nhưng độ chính xác cải thiện khi các chuyên gia quản lý và các chuyên gia pháp lý làm việc cùng nhau. Hãy xem xét qua đào tạo: cho các nhân viên dự luật tham dự một phiên tòa ngắn hoặc lời khai để hiểu bối cảnh của mục nhập, và cho luật sư theo dõi các dự luật để xem kết quả xuống dưới của các mục nhập mơ hồ thời gian. kiến thức lẫn nhau giảm ma sát và cải thiện chất lượng của các câu chuyện.

Kết thúc

Việc huấn luyện về các thủ tục thanh toán hợp pháp đảm bảo rằng nhân viên có kiến thức, tự tin và vững vàng, nó chuyển hóa dự luật từ việc làm việc lặt vặt thành một chức năng chiến lược xây dựng niềm tin khách hàng và bảo vệ lợi nhuận vững chắc. bằng cách đầu tư vào giáo dục toàn diện và đang tiếp diễn -- bao gồm các khái niệm cơ sở, thực tập thực tế, quản lý công nghệ, và liên tục giám sát — các công ty luật có thể cải thiện tính chính xác, tăng cường sự hài lòng khách hàng, và tăng cường sự ổn định tài chính của họ.