Tạo ra một cách rõ ràng, toàn diện và hợp pháp chính sách rời khỏi nơi làm việc là một trách nhiệm cơ bản cho bất kỳ tổ chức nào. một chính sách để lại hiệu quả không chỉ đơn giản là phác thảo khi nhân viên có thể bỏ thời gian ra khỏi văn hóa nơi làm việc, cho thấy sự tôn trọng sự cân bằng trong đời sống làm việc, và bảo vệ cả nhân viên từ hiểu lầm và tranh chấp pháp lý. bài báo này hướng dẫn bạn qua quá trình soạn thảo các chính sách mà không chỉ đơn giản là hỗ trợ cho một lực lượng lao động lành mạnh, hữu ích. chúng tôi sẽ bao gồm các yếu tố thiết yếu, từng bước một, các thủ tục soạn thảo, thủ tục giao tiếp, và các công khai thông tin tốt nhất để tránh những lỗi thông tin và những lỗi chung.

Chiến lược của các chính sách chính trị gia được bố trí tốt

Để lại các chính sách thường được xem là những thứ cần thiết quản lý, nhưng chúng giữ giá trị chiến lược. Một chính sách được chia sẻ tốt phục vụ nhiều mục đích: đảm bảo sự tuân thủ hợp pháp với liên bang, bang và luật địa phương; nó giảm sự mơ hồ cho cả người quản lý lẫn nhân viên; nó giúp quản lý nhân viên và hoạt động không ổn định; và nó góp phần làm tăng sự hài lòng và lưu giữ lại của nhân viên. Khi nhân viên hiểu rõ quyền hạn của họ và quá trình yêu cầu phép ra về quyền lợi của họ, họ ít có khả năng trải qua lo âu hoặc xung đột xung đột. Ngược lại, chính sách viết sai lệch có thể dẫn đến việc áp dụng phân biệt đối xử phân biệt đối xử, và đòi hỏi bồi thường.

Hơn nữa, để lại chính sách trực tiếp tác động đến khả năng thu hút và giữ lại tài năng của một tổ chức trong thị trường lao động cạnh tranh, hào phóng và rõ ràng truyền đạt lợi ích để lại như là quyền được cha mẹ cho phép, thời gian bệnh tật linh hoạt, và chăm sóc từ bi để lại có thể phân biệt một người chủ một chính sách cảm thấy công bằng và trong sạch cũng khuyến khích sự tin tưởng, đó là nền tảng của sự gắn bó giữa nhân viên.

Các yếu tố then chốt của chính sách rời khỏi nhà

Mỗi chính sách rời đi phải được điều chỉnh theo kích thước, công nghiệp và lao động của tổ chức, nhưng tất cả các chính sách hiệu quả chia sẻ các thành phần cốt lõi.

  • Những kiểu lá phép: ) Hãy phân loại tất cả các loại mà tổ chức của bạn cung cấp, kể cả kỳ nghỉ phép, kỳ nghỉ ốm, ngày nghỉ ốm, ngày nghỉ phép cá nhân, trách nhiệm hội thẩm, nghỉ phép trong quân đội, gia đình và y tế (dưới FMLA hoặc trạng thái tương đương), để lại cha mẹ và bất cứ thời gian nào được trả công (PTO). Hãy nói rõ cụ thể về mục đích và thời gian của mỗi loại.
  • Định nghĩa xác định ai đủ tiêu chuẩn cho mỗi kiểu. Chẳng hạn, nhiều chính sách đòi hỏi thời gian thử nghiệm (v. g. 90 ngày) trước khi kỳ nghỉ bắt đầu. FMLA eligity là dựa trên giờ làm việc và độ dài dịch vụ. Bảo đảm chính sách của bạn tránh sự kỳ thị bằng cách áp dụng các tiêu chuẩn nhất định.
  • [FLT: 0] Luật pháp được lập và sử dụng: [FLT: 1] Giải thích làm thế nào để rời khỏi có thể được thực hiện (v. d., mỗi lần trả lương, hoặc một đống vào đầu năm), bao nhiêu có thể được mang qua cho đến năm tới, và bất kỳ nắp cacrual. Cũng xác định cho dù để lại phải được sử dụng trong tăng gia nhỏ nhất (v. d., nửa ngày hoặc nửa ngày hoặc trọn phần) hoặc phần khác nếu được cho phép sử dụng.
  • Hãy ghi nhớ và chấp nhận tiến trình sắp xếp: [FLT: 1) Hãy phác họa các bước mà nhân viên phải theo để yêu cầu. Điều này bao gồm những giai đoạn (v. d., hai tuần cho kỳ nghỉ đã định, càng sớm càng tốt cho trường hợp khẩn cấp, phương pháp phục tùng (v., một cổng trực tuyến, giấy, và chuỗi chấp thuận (người quản lý, hoặc cả hai). Có nghĩa là không làm theo thủ tục.
  • Yêu cầu thống nhất: Để có một số lá (v. d., nghỉ ốm, FMLA, khuyết tật), bạn có thể cần có ghi chú, chứng minh, hoặc các bằng chứng khác. Hãy xác định những gì được chấp nhận, thời gian để phục tùng và giữ bí mật.
  • Sự liên tục về mật và lợi ích: [FLT: 1] Hãy phân tích xem việc để lại có được trả hoặc không, và nếu trả lương, thì tại mức nào. Hãy cung cấp chi tiết về lợi ích (sự đóng góp bảo hiểm thứ tư, về hưu) được xử lý trong lúc rời đi, đặc biệt là để cho lá mở rộng.
  • , những người Mỹ có Đạo luật Bất khả xâm phạm (ADA), nhà nước trả tiền chương trình để lại, và công nhân bồi thường. Tình trạng có thể chạy song song với những bảo vệ này.
  • Sự trả thù và không tiết lộ: ) bao gồm một tuyên bố rõ ràng rằng yêu cầu hoặc nghỉ phép sẽ không đưa đến sự trả đũa, và các chính sách để lại sẽ được áp dụng một cách nhất quán bất kể chủng tộc, giới tính, khuyết tật hoặc những đặc điểm khác được bảo vệ.

Loại bỏ: Một lặn sâu hơn

Để soạn thảo một chính sách thật hiệu quả, hãy vượt qua những nhãn đơn giản. Để có thể gõ, cần xác định thời gian tối đa (v. d., 10 ngày nghỉ phép bệnh mỗi năm, 12 tuần FMLA rời khỏi), dù nó có được tái tạo mỗi năm, và bất kỳ điều kiện đặc biệt nào. Hãy xem xét cả những loại thường:

  • Nghỉ phép / nghỉ phép thường niên: [FLT: 1] Giải thích tỷ lệ tích hợp, mũ, và bất kỳ chính sách "t-t-t-t-t-t-t-t- (được quy định ở một số tiểu bang). Phân tích xem tiền công nghỉ có được trả khi kết thúc hay không.
  • Rời khỏi: định nghĩa điều gì là có thể sử dụng một cách hợp lệ (bệnh chính, bổ nhiệm y tế, chăm sóc gia đình).
  • Ngày tác động:) được dùng cho các sự kiện khác, chẳng hạn như di chuyển hoặc dự đám cưới.
  • Rời khỏi nơi ẩn náu: ) thường là 1 ngày, phụ thuộc vào mối quan hệ với người đã khuất.
  • Giấy phép y tế và yếu tố sinh học: Khả năng cao chi tiết (v., 12 tháng làm việc, 1.250 giờ làm việc). Hãy giải thích rằng việc này chạy song song với việc gia đình được trả lương để lại nơi thích hợp.
  • Rời khỏi nhà tù:) Nhiều tổ chức cung cấp giấy phép cho cha mẹ khác với quyền hạn nhà nước hay liên bang. Xác định khả năng sinh con, nhận con nuôi, hoặc giám sát, và bất kỳ giai đoạn chờ đợi nào.
  • Công việc và Việc rời khỏi đạo: Nhà nước cho dù nhân viên được trả công cho thời gian xa (thường là sự khác biệt giữa lương cấp cao và lương bình thường) và tài liệu cần thiết.
  • Rời khỏi chức năng: tương ứng với USERRA; giải thích quyền lợi tái doanh nghiệp và mức lương vi phân nếu được cung cấp.

Đối với mỗi loại, đối chiếu chéo các thủ tục yêu cầu và lưu ý rằng nhân viên phải làm theo cùng một quá trình phục tùng trừ khi điều kiện khẩn cấp là không theo quy định khác.

Hướng dẫn & từng bước để tuyển dụng chính sách về phép để rời khỏi

Tạo ra chính sách để rời đi cần phải nghiên cứu cẩn thận và đầu vào của người giữ cửa. Hãy theo những bước này để xây dựng một chính sách vừa khắt khe vừa thân thiện với nhân viên.

Bước 1: Nghiên cứu những đòi hỏi pháp lý thích đáng

Bắt đầu bằng cách xác định tất cả các luật liên bang, tiểu bang và địa phương ảnh hưởng đến quyền hạn của bạn. Tại cấp liên bang, [FLT: 0] Đạo luật (FMLA) [FLT: 1] [FLT: 1] [luật pháp liên bang, bang, và luật địa phương ảnh hưởng đến việc rời khỏi quyền hạn của bạn. Ở cấp độ liên bang, điều này có thể đòi hỏi sự tạm thời hoặc mất thời hạn định.

Bước 2: Đáp ứng nhu cầu của tổ chức

Chính sách nghỉ phép của bạn phải phản ánh văn hóa và thực tế hoạt động của công ty.

  • Kích thước công ty và nhân viên có thể bao gồm sự vắng mặt.
  • Các tiêu chuẩn kỹ thuật (v. d., bán lẻ có thể có đỉnh cao theo mùa; công nghệ có thể cung cấp nhiều chức năng PTO hơn.
  • Công việc tạo điều kiện cho việc nhân khẩu học (age, family status, computing entage).
  • Lợi ích tồn tại của gói hàng và cách để lại tương tác với bảo hiểm sức khỏe, nghỉ hưu và các đặc quyền khác.
  • Ngân sách hạn chế các khoản được trả lương.

Điều này cho thấy cần phải linh động hơn, rời khỏi cha mẹ tốt hơn, hoặc thông tin rõ ràng hơn về thời gian cho phép.

Bước 3: Chọn rõ, đối xứng ngôn ngữ

Tránh pháp luật và thuật ngữ. Dùng tiếng Anh đơn giản có thể được các nhân viên hiểu bởi các cấp độ giáo dục khác nhau. Định nghĩa tất cả các thuật ngữ quan trọng (v. d., "gia đình lập pháp", "gia đình có sức khỏe tốt" "được phép nhưng không sử dụng". Dùng tiếng Anh có thể được hiểu bởi các nhân viên với các tiêu đề, đánh số hoặc các danh sách đạn khác nhau. Ví dụ, thay vì nói "Acrual xảy ra prota" dựa trên giờ làm việc, hãy nói "Bạn kiếm được 8835 giờ cho mỗi giờ nghỉ phép mỗi giờ, bằng một giờ mỗi hai tuần cho một lịch trình đầy đủ." Hãy xem biểu đồ biểu đồ đơn giản hoặc tỷ lệ công tác khác nhau hoặc thời gian.

Bước 4: Tra khảo những người giữ con

Chia sẻ bản nháp với các tổ chức quan trọng trước khi hoàn tất. Điều này bao gồm: đội nhân sự, cố vấn pháp lý, quản lý ban (những người sẽ thực thi chính sách), và lý tưởng một đại diện từ cơ sở nhân viên (v. d., một nhóm nhân viên hoặc ủy ban). Việc nhập có thể nhấn mạnh những mối quan tâm thực tế - như thế nào một yêu cầu hai tuần cho các cuộc xung đột với dự án của bộ phận và xác định khoảng trống bạn bỏ lỡ. Các chủ sở hữu chi nhánh đầu cũng xây dựng và giảm sự kháng cự trong khi cuộn gói.

Bước 5: Xem lại và sửa đổi đều đặn

Định dạng các luật thay đổi, và các yêu cầu của tổ chức bạn được cải tiến. Đặt lịch nhắc nhở xem lại chính sách để rời bỏ của bạn hàng năm. Hơn nữa, bất cứ khi nào một luật mới được ban hành hoặc một thay đổi hoạt động quan trọng xảy ra (v. d., việc nhập khẩu, dòng kinh doanh mới), đánh giá lại chính sách của bạn. Việc điều khiển phiên bản là quan trọng: theo dõi các thay đổi và giao tiếp cập nhật rõ ràng cho nhân viên. Một chính sách lỗi thời có thể không phụ thuộc vào mục đích hợp pháp và xói mòn lòng tin tưởng.

Những thực hành tốt nhất để thông tri với nhau là để lại những chính sách chính trị

Ngay cả chính sách tốt nhất cũng vô ích nếu nhân viên không hiểu nó hay biết nơi để tìm nó. giao tiếp hiệu quả là cần thiết. Đây là những thực hành tốt nhất để đảm bảo chính sách nghỉ phép của bạn là có thể tiếp cận và hiểu:

  • [FLT: 0] Incde trong sổ tay nhân công: [FLT: 1] Đây nên là tham chiếu chính. Cung cấp một bảng nội dung và chỉ mục để xem nhanh. Bảo đảm sách có dạng số (v. d. PDF trên mạng) và như là một bản sao vật lý cho những người thích nó.
  • Huấn luyện Onboarding: ) Trong hướng người thuê mới, dành một phiên chạy để giải thích cách để bỏ đi, cách yêu cầu thời gian, và phải liên lạc với ai. Hãy sử dụng kịch bản thực (v. g., "Bạn bắt một cái lạnh vào sáng thứ hai- bạn làm gì?" để làm cho nó bê tông.
  • Dùng nhiều kênh để cập nhật: Khi chính sách thay đổi, thông báo qua email, nhóm họp, thông báo nội bộ, và thậm chí một video nhanh từ HR. Việc lặp lại giúp tái lưu ý. Hãy xem phần "Những gì là mới" trên cổng HR của bạn.
  • Hãy gửi một tờ Le Ask Job Aid: [FLT: 1] Một hướng dẫn trực quan với bước và một dòng chữ có thể được đăng gần thời gian hoặc chia sẻ trong kênh Slack. Nó làm giảm sự nhầm lẫn và giảm số câu hỏi quan chức cấp cao lặp lại.
  • Những câu hỏi để giải đáp tiềm ẩn và cung cấp tài nguyên riêng: Hãy làm rõ rằng nhân viên có thể yêu cầu HR làm sáng tỏ mà không phải lo sợ trả thù. Đối với lá nhạy cảm (v. g., y học, khủng hoảng gia đình), chỉ định một chuyên gia rời khỏi hoặc cung cấp một đường dây nóng bí mật. Một chính sách mở xây dựng sự tin tưởng rằng chính sách đang được áp dụng khá.
  • Huấn luyện viên: Trưởng ban huấn luyện về cách xử lý yêu cầu để lại theo chính sách và luật pháp. Nhiều tuyên bố pháp luật phát sinh từ một phản ứng tốt nhưng không chính xác (v. d. từ chối bỏ FMLA gián đoạn hoặc ép buộc một nhân viên trở lại sớm. Cung cấp các kịch bản và thủ tục leo thang.

Những cạm bẫy thông thường cần tránh

Ngay cả những chuyên gia cấp cao kinh nghiệm cũng có thể vấp ngã khi soạn thảo các chính sách.

  • Ngôn ngữ phức tạp thái quá:) Nếu nhân viên cần một luật sư để hiểu chính sách này, nó sẽ thất bại.
  • Nếu các nhà quản lý thường chấp nhận kỳ nghỉ với ít thông báo hơn chính sách, hoặc để cho nhân viên thực hiện nhiều hơn là được phép, chính sách sẽ mất thẩm quyền. Hoặc thay đổi chính sách phản ánh thực tế hoặc áp dụng nó một cách nhất quán.
  • Luật liên bang và địa phương: Cách tiếp cận liên bang chỉ là một trách nhiệm nếu bạn hoạt động trong nhiều thẩm quyền. Chính sách của bạn phải chỉ ra những luật lệ áp dụng chặt chẽ nhất. Hãy xem xét việc tạo ra các addendum riêng biệt đặc trưng cho nhà nước nếu cần thiết.
  • : Không có ý kiến: ) Bảo đảm chính sách không có tác động không cân đối đến các nhóm được bảo vệ.
  • Lck của Hợp nhất với các tiến trình quan chức cấp cao khác: ) Để lại chính sách cần được sắp xếp với việc theo dõi, bảng lương, quản lý hiệu suất, và trở lại làm việc. Một hệ thống không hoạt động tạo ra hỗn loạn quản trị.
  • Không có hướng dẫn về việc rời khỏi nơi có nhu cầu: [FLT: 1] Nhiều nhân viên cần để lại những đoạn nhỏ hơn (v. d. để điều trị y khoa). Chính sách nên chú ý đến cách thức mà người ta theo dõi, chấp thuận và tính ngược lại với tổng số tiền trợ cấp.

Công nghệ lưu trữ để quản lý việc rời bỏ

Công nghệ nhân tạo hiện đại có thể đơn giản hóa việc quản lý các chính sách. một nền tảng nhân sự tích hợp (như một hệ thống thông tin về nhân lực hoặc HRIS) cho phép nhân viên yêu cầu để lại một cách kỹ thuật số, các nhà quản lý có thể chấp nhận bằng một cái click, và HR để theo dõi các hệ thống tính toán và tuân thủ.

  • Tính toán tự động dựa trên quy tắc chính sách.
  • Cung cấp tầm nhìn vào cân bằng để lại cho nhân viên và quản lý.
  • Hỗ trợ nhiều loại "phổ" và các quy tắc phức tạp (v. d., đồng thời với FMLA).
  • Tạo ra báo cáo về việc tuân thủ kiểm toán và kế hoạch đếm đầu người.
  • Hợp nhất với bảng lương để đảm bảo chi trả chính xác cho thời gian nghỉ phép.

Khi chọn một hệ thống, bao gồm những người sẽ sử dụng nó hàng ngày - quản lý, lương và quản lý - trong quá trình đánh giá. đào tạo trên công cụ cũng là quan trọng; một chính sách được thiết kế tốt có thể bị phá hoại bởi một giao diện khó sử dụng. Nhiều tổ chức nhận thấy rằng một cổng tự phục vụ tập trung giảm gánh nặng quản lý và trao quyền cho nhân viên.

Kết luận: Xây dựng nền văn hóa tin cậy qua các chính sách trong sạch

Một chính sách rời bỏ hiệu quả là một tài liệu sống động tiến triển với tổ chức của bạn và môi trường quy định. nó không chỉ là một danh sách các quy tắc, mà còn là một danh sách các giá trị của công ty bạn - tôn trọng cuộc sống của nhân viên bên ngoài công việc, cam kết công bằng, và sẵn sàng tuân thủ với luật pháp của bạn. Bằng cách theo các bước được nêu ra trên - đang tìm kiếm các yêu cầu pháp luật, đánh giá các nhu cầu cụ thể của bạn, soạn thảo rõ ràng, tham khảo các giá trị của công ty, liên lạc kỹ lưỡng, và thường xuyên xem xét - bạn có thể tạo một chính sách mà cả hoạt động kinh doanh và nhân viên tốt chính sách giảm thiểu rủi ro tinh thần, và xây dựng một nền văn hóa nơi mà bạn có giá trị và cảm thấy có giá trị công ty bên phải và cảm thấy nó sẽ được trao đổi và cảm ơn bạn sẽ có được dòng tác nhân viên của bạn.