Chuyển sang làm việc từ xa không còn là một thí nghiệm tạm thời nữa nó là một thực tế vĩnh viễn cho vô số tổ chức khi các đội lai và phân phối đầy đủ trở thành quy tắc, cuốn sổ tay nhân viên phải tiến hóa từ một tài liệu tĩnh, trung tâm văn phòng thành một tài liệu năng động để giải quyết những thách thức độc đáo của việc làm từ bất cứ nơi đâu. không có chính sách rõ ràng, các công ty rủi ro không đồng ý, sự phơi bày pháp lý, và một nền văn hóa bị vỡ.

Hướng dẫn mở rộng này đi qua tất cả các khu vực chính sách quan trọng từ tính cao cấp và an ninh mạng cho đến quản lý văn hóa và hiệu quả thực hiện - và cung cấp các thực hành hiệu quả nhất để thực hiện. Dù bạn đang cập nhật một cuốn sách hướng dẫn sẵn có hoặc bắt đầu từ đầu, những thành phần này sẽ giúp bạn tạo ra một khuôn khổ toàn diện, tính hiệu quả, và thân thiện với nhân viên cho công việc từ xa.

Sự quan tâm chiến lược của các chính sách từ xa

Một cuốn sổ tay nhân viên được biên soạn đầy đủ đặt ra những mong đợi đồng nhất trong tổ chức, ngăn chặn sự hiểu lầm và tranh cãi trước khi họ nổi lên. nó cũng phục vụ như một lá chắn pháp luật quan trọng, tuân thủ theo luật lương và giờ quy định cá nhân, và tiêu chuẩn an toàn của công sở, ngay cả khi nhân viên không ở trong văn phòng truyền thống. Không có chính sách rõ ràng, quản lý và nhân viên dựa vào một quy tắc nhất định rằng sinh sản không hòa hợp, thù hận và trách nhiệm. Ví dụ, một nhân viên có thể cho rằng họ có thể tự đặt thời gian trong khi một nhân viên khác cảm thấy bị áp lực để thư điện tử tại 11 giờ. Một cuốn sách bị xóa bỏ bởi sự mơ hồ và không chấp nhận.

Ngoài việc tuân thủ, một cuốn sổ tay từ xa đã sẵn sàng cho thấy sự cam kết của công ty với sự công bằng lao động. khi chính sách nói về sự an toàn của văn phòng ở nhà, an ninh mạng, và sức khỏe tinh thần, nhân viên cảm thấy được quý trọng và được bảo vệ. điều này, điều này thúc đẩy sự tham gia và sự chú ý trong thị trường lao động cạnh tranh nơi mà linh hoạt là một sự khác biệt chủ chốt.

Thành phần lõi của chính sách làm việc từ xa

Chính sách làm việc từ xa của mỗi công ty sẽ khác nhau một chút, nhưng một số yếu tố nào đó rất quan trọng đối với toàn cầu.

Khả năng bị cấm và sự phân biệt giai cấp

Không phải mọi vai trò hay nhân viên có thể phù hợp với công việc từ xa. Định nghĩa tiêu chuẩn rõ ràng cho những ai đủ điều kiện - chức năng công việc có thể thực hiện ra, lịch sử hiệu suất, biên tập hay giấy phép bảo mật. Chỉ định kiểu công việc từ xa có quyền: từ xa, lịch trình lai tạo (v. d., hai ngày trong văn phòng), hoặc thỉnh thoảng công việc từ nhà. Cũng cho phép tiến trình chấp thuận: có cần ký tên quản lý, phê duyệt hay yêu cầu chính thức? Bao gồm một phần phụ thuộc vào việc in từ xa (v. d. để thay đổi hiệu suất công ty hoặc cần thiết để bảo vệ công ty.

Những nhân viên cấp cao cũng có những vấn đề khác biệt. những người không có mong đợi gì đến văn phòng và nhân viên lai những người phải có mặt trong một số ngày. những công nhân từ xa quốc tế, thêm một chính sách khác nhau về visa, thuế vụ, và tham gia luật lao động. tham gia luật pháp trong quá trình phân loại này là đề nghị mạnh mẽ.

Lên tàu và rời tàu cho nhân viên từ xa

Các nhân viên từ xa cần một tiến trình lên tàu để hợp nhất thành công. Sách hướng dẫn của bạn nên cho biết cách người mới được tuyển dụng, hoàn toàn tuân thủ huấn luyện, và hầu như gặp đội của họ. Tương tự, các thủ tục rời bảng phải trả lại thiết bị công ty, chuyển giao tiếp bằng tay, và trao đổi dữ liệu. Bao gồm dòng thời gian và điểm liên lạc (T, HR, quản lý) để đảm bảo sự chuyển đổi êm đẹp.

Giờ làm việc, khả năng làm việc và thời gian theo dõi

Các nhân viên từ xa thường phải đấu tranh với ranh giới mờ giữa công việc và đời sống cá nhân. Sách hướng dẫn nên đặt kỳ vọng về giờ làm việc chính (v. d., cửa sổ đáp ứng email hay chat) và sắp xếp thời gian linh hoạt. Đối với không nhân viên nào, theo dõi thời gian là cần thiết để tuân thủ Đạo luật Công ty Lao động chuẩn (FSSA) và luật lương. Hãy xác định công cụ đánh dấu thời gian nào cần được chấp nhận, và tiến trình ghi chép rõ ràng. Có nghĩa là không có người nghỉ, như những đòi hỏi khi làm việc ở nhà.

Sự khác biệt múi giờ thêm vào độ phức tạp. Nếu công ty của bạn trải qua nhiều múi giờ, xác định giai đoạn chồng chéo cốt lõi (v. d., 10 giờ sáng đến 2 giờ chiều Đông) khi tất cả thành viên trong đội cần phải có sẵn. Bên ngoài cửa sổ đó, khuyến khích công việc aynoon để giảm bớt mệt mỏi và tôn trọng thời gian biểu riêng.

Tiêu chuẩn thông tri và hợp tác

Không có văn phòng vật lý, cần phải liên lạc lại với nhau. Định nghĩa các công cụ chính (Slack, Microsoft Team, email, phần mềm quản lý dự án) và khi nào cần dùng. Đặt kỳ vọng cho mỗi lần đáp ứng: tin nhắn khẩn cấp trong vòng một giờ trong giờ lõi, không phải là thời gian hoạt động trong vòng 24 giờ. Địa chỉ: máy ảnh bật hay tắt, phản hồi khi không nói, và tầm quan trọng của việc cập nhật tiện ích cho các nhóm qua vùng. Nếu công ty của bạn sử dụng “thời gian riêng tư, hãy ghi rõ các chính sách này để bảo vệ nhân viên khỏi bị mệt mỏi.

Khuyến khích văn hóa của tiện lợi trước: tài liệu quyết định trong khoảng không chung, họp thu âm, và mặc định để viết cập nhật trước khi lên lịch cuộc họp. Điều này tôn trọng thời gian của mọi người và giảm sự phụ thuộc vào tính hữu hạn thời gian thực.

Cần trang bị, sửa soạn và làm việc

Hãy liệt kê những gì công ty cung cấp (trên, dưới màn hình, tai nghe v. v.) và những gì nhân viên phải cung cấp (desk, ghế, trang mạng đáng tin cậy). Hãy sắp xếp tiến trình để yêu cầu thêm thiết bị trợ cấp văn phòng hoặc tiền trong nhà, chi phí Internet hoặc kế hoạch điện thoại. Một số công ty cung cấp hóa đơn hàng tháng, và những thứ khác cần thiết hóa đơn. Rõ ràng, hãy nêu rõ mô hình và bất cứ nắp đậy nào.

Bao gồm bảng kiểm tra an toàn không gian để đáp ứng hướng dẫn cơ quan nội bộ ), như bàn làm việc đúng, đường lối rõ ràng, và ánh sáng đầy đủ. Cần thiết nhân viên kiểm tra không gian làm việc của họ là không có rủi ro và báo cáo bất kỳ thương tích liên quan đến công việc ngay lập tức. Hãy xem xét việc bổ sung tính năng hỗ trợ tính năng hiệu chỉnh để ngăn ngừa các vết thương.

Bảo mật mạng và sự riêng tư của dữ liệu

Công việc ở xa tăng đáng kể bề mặt tấn công cho các lỗ hổng dữ liệu. Chính sách mạnh mẽ là thiết yếu để bảo vệ công ty và thông tin khách hàng. Bao gồm hướng dẫn sử dụng mạng ảo (VPN) cho mọi dữ liệu truy cập dữ liệu của công ty, thực hiện mật khẩu mạnh (có khả năng với bộ quản lý mật khẩu), và xác thực hai mục đích. Prohibit sử dụng Wi-Fi công cộng mà không có hư, và xác định thiết bị nhạy có thể truy cập tập tin nhạy. Thiết lập tiến trình để thông báo lỗi hay thiết bị bị bị bị bị bị ăn cắp.

Đối với các công ty xử lý dữ liệu đã được điều chỉnh (v. d. chăm sóc sức khỏe, dịch vụ tài chính), thêm những yêu cầu như HIPAA hay PCI DSS. Các khung tham chiếu như [FLT: 0] [FLT: 0] SBS [FLT:] SBEP] [FLT: 1] như là một hướng dẫn thực hành tốt nhất. Nhắc nhở nhân viên rằng dữ liệu công ty không bao giờ được lưu vào thiết bị cá nhân, không mã hóa. Bao gồm mong đợi về an ninh mạng gia đình, như sử dụng thiết bị WiFi mạnh và tránh thiết bị IT trên mạng như là công cụ làm việc. Cung cấp về việc, hỗ trợ về phương pháp quản lý và kỹ thuật xã hội, tăng đáng kể sự bắt buộc phải có những mối đe dọa nhập từ xa.

Tính toán và tính toán hiệu quả

Công việc ở xa đòi hỏi sự thay đổi từ dữ liệu nhập vào sang quản lý hiệu suất dựa trên kết quả. Sách của bạn nên giải thích hiệu suất sẽ được đánh giá như thế nào, như qua các chỉ số hiệu suất chính (KPIs), dự án các bước quan trọng, hoặc kiểm tra thường xuyên. Nhấn mạnh rằng công ty tập trung vào kết quả thay vì ghi chép giờ, nhưng cũng làm rõ rằng nhân viên phải tiếp cận và tham gia trong thời gian làm việc. Bao gồm mong đợi làm việc tài liệu, tham dự nhóm, và tham gia các buổi họp và tham gia các buổi ôn.

Thay vì thế, hãy xem trách nhiệm như một sự tin tưởng lẫn nhau: người quản lý trang bị cho nhân viên những mục tiêu rõ ràng, và nhân viên quản lý thời gian để cung cấp công việc chất lượng.

Quan tâm đến luật pháp và sự thỏa thuận

Công việc ở xa giới thiệu một loạt các trách nhiệm pháp lý lan rộng khắp bang và đôi khi biên giới quốc tế. Nếu công ty của bạn có nhân viên ở nhiều tiểu bang, bạn phải tuân thủ lương, thuế và để lại luật lệ cho mỗi thẩm quyền. Cũng bao gồm một phần địa chỉ công việc và bồi thường của công nhân, làm rõ ràng rằng những chấn thương liên quan đến công việc tại nhà được bảo vệ và phải được báo cáo. Địa chỉ dữ liệu dưới các luật như CCPA (CPA) hay GDPR (giáo vụ) nếu được ứng dụng.

Đối với các chủ nhân ở Mỹ, hướng dẫn công việc dịch thuật [FLT: 0] [FLT: 0] của Ban hướng dẫn công việc dịch vụ điện thoại [FLT: 1] là một tham khảo hữu ích. Cũng bảo đảm rằng sự hướng dẫn chống chống lại chế độ phân biệt đối xử và phân biệt đối xử được áp dụng cho mọi thư điện tử [v. d. Việc gọi video - không chỉ là hành vi không hiệu quả. Tính hợp lý cho công việc từ xa là một lĩnh vực quan trọng khác: [FL: 2] Hướng dẫn của [FT: 2] trên truyền hình [FL: quản lý] nên được tham khảo. Cuối cùng, việc tìm kiếm nhà quản lý tham khảo ý kiến về các chính sách pháp lý có thẩm quyền khác nhau.

Sức khỏe, sự an toàn và sức khỏe tâm thần tại nhà

Sách cẩm nang của bạn nên bao gồm cam kết về sức khỏe tâm thần: khuyến khích nghỉ ngơi thường xuyên, dùng giờ thanh toán và các chương trình trợ giúp nhân viên (EPs). Thêm vào các chính sách cho biết rõ ràng “giờ làm việc và sự nản lòng về việc liên lạc sau giờ làm để ngăn chặn sự kiệt sức. Để có thể tự vệ, xem lại các bảng kiểm tra và báo cáo các thủ tục về các công việc.

Những thực hành tốt nhất để cập nhật sổ tay nhân viên

Cập nhật một cuốn sách không chỉ là một bài tập viết; nó đòi hỏi một quá trình có cấu trúc để đảm bảo độ chính xác, mua và tuân thủ.

Diễn thử chính sách một cách hoàn toàn

Xem lại sổ tay đã có và xác định mọi chính sách cho rằng có môi trường không hợp lệ. Những điều này có thể bao gồm tham dự, trả lại chi phí, sử dụng thiết bị và bảo mật. Đối với mỗi chính sách, hãy hỏi: nó có áp dụng trong một thiết lập xa xôi không? Nó có cần sửa đổi hay mở rộng? bao gồm quan chức cấp cao, công nghệ cao, và bộ quản lý trong bộ quản lý này để bao gồm tất cả các góc. Tạo ra một ma trận phân tích khoảng cách và cập nhật ưu tiên dựa trên rủi ro và ảnh hưởng.

Nháp và ôn lại với các người giữ cửa

Viết bản phác thảo các chính sách làm việc từ xa mới sử dụng các thành phần được nêu ra ở trên. có một nhóm làm việc chéo chức năng bao gồm đại diện từ pháp luật, nhân viên nhân viên, và các nhóm nhân viên xem xét các vấn đề rõ ràng, công bằng và hợp pháp. chú ý đặc biệt đến các khu vực như theo dõi và làm thêm giờ, nơi mà sai sót có thể dẫn đến các tuyên bố trả lương và giờ. một bài phê bình pháp lý bên ngoài được khuyến cáo mạnh mẽ, đặc biệt nếu công ty của bạn hoạt động ở nhiều quốc gia hoặc quốc gia.

Trò chuyện và huấn luyện

Một khi sách hướng dẫn đã được chấp thuận, đừng chỉ gửi thư cho PDF. Các phiên họp tập huấn (sống hay được ghi chép) mà hướng dẫn nhân viên qua các chính sách mới, nhấn mạnh các thay đổi chính sách quan trọng. Cung cấp một cơ hội cho các câu hỏi và phản hồi. Như được ghi nhận bởi [FLT: 0] Cơ chế quản lý tài nguyên con người [FLT: 1], giao tiếp hiệu quả và thực thi hành nghiêm trọng là thành công chính sách. Cần thiết tất cả nhân viên phải ký tên vào sổ sách mới mà họ đọc và hiểu cập nhật.

Thu thập phản hồi để cải thiện liên tục

Sau khi thực hiện, xin thông báo phản hồi từ nhân viên và quản lý. có chính sách nào khó hiểu không? Có những khoảng trống trong tin tức? hãy sử dụng các cuộc khảo sát ẩn danh hoặc nhóm tập trung để xác định điểm đau. vòng phản hồi này không chỉ cải thiện sổ tay mà còn xây dựng lòng tin. Cập nhật sổ tay một phần tư cho các thay đổi nhỏ, và làm một bài phê bình đầy đủ hằng năm.

Giữ nền văn hóa xa xôi qua các chính sách

Một cuốn sách hướng dẫn nhân viên cũng là một tài liệu văn hóa. Cách bạn viết chính sách gửi tín hiệu về giá trị của bạn. bao gồm ngôn ngữ thúc đẩy sức khỏe tinh thần, và cân bằng cuộc sống. khuyến khích nhân viên đặt ra ranh giới, nghỉ giải lao thường xuyên, và sử dụng thời gian thanh toán. Thêm vào các chính sách hỗ trợ sự điều trị công bằng của những công nhân từ xa, chẳng hạn như đảm bảo họ được xem là nâng cao và cơ hội phát triển chuyên nghiệp như ở địa chỉ địa chỉ nơi làm việc.

Nếu công ty của bạn cung cấp chi phí cho việc thiết lập văn phòng chính hay phúc lợi cho gia đình, chi tiết những điều trong sổ tay để củng cố cam kết của bạn với nhân viên tốt hơn. bao gồm một phần về cách các đội từ xa có thể xây dựng kết nối thông qua các sự kiện xây dựng nhóm ảo, chương trình nhận dạng và thực hành họp riêng lẻ.

Định kỳ ôn lại và dự đoán tương lai sách của bạn

Chính sách làm việc từ xa không nên tĩnh. Cảnh quan của luật lao động, công nghệ và kỳ vọng nhân viên thay đổi nhanh chóng. Lên lịch một bản xem xét thường niên của sổ tay nhân viên, và cập nhật nó bất cứ khi nào có sự thay đổi có quy định quan trọng (v. d., nhà nước mới được trả tiền để luật lệ, thay đổi hướng dẫn FLSA). Cũng vậy, xem lại chính sách sau khi tổ chức lớn thay đổi như việc nhập ngũ, mở rộng sang tiểu bang mới. Khuyến khích các nhóm nhân sự cải tiến để quản lý công việc tốt nhất và các vấn đề luật mới nổi về việc làm điện thoại.

Kiểm tra sổ tay tương lai bằng cách bao gồm cả một điều khoản linh hoạt cho phép công ty điều chỉnh chính sách khi cần thiết, trong khi giao tiếp rõ ràng với nhân viên. dự đoán những xu hướng như bốn tuần làm việc, hai tuần nghỉ hưu từ xa, hoặc chính sách "người du mục số", và xem xét liệu khuôn khổ của bạn có thể thích hợp với họ hay không.

Kết thúc

Tùy chỉnh sổ tay nhân viên của bạn cho công việc từ xa là một quá trình liên tục để trả tiền lợi nhuận trong sự rõ ràng, tuân thủ và văn hóa. bằng cách giải quyết sự khéo léo, giao tiếp, an ninh mạng, hiệu quả, yêu cầu hợp pháp, và nhân viên tốt, bạn tạo ra một tài liệu mà cho phép đội của bạn làm việc hiệu quả từ bất cứ đâu. quan trọng hơn, bạn ra hiệu rằng tổ chức của bạn xem xét những thách thức độc đáo của công việc từ xa nghiêm túc. một cuốn sổ tay có kết nối tốt, có thể kết nối tốt là nền tảng của một lực lượng lao động hữu ích và đáng tin cậy.