Tại sao sách cẩm nang làm việc lại quan trọng cho những công việc nhỏ

Mỗi người chủ thương mại nhỏ tung ra hàng chục ưu tiên cạnh tranh, nhưng chỉ có vài tài liệu cơ bản tiết kiệm được thời gian, căng thẳng và rủi ro pháp lý như một cuốn sổ tay nhân viên có kỹ thuật tốt. một cuốn sổ tay của nhân viên không phải là một thứ xa xỉ dành cho các tập đoàn lớn; nó là một công cụ thực tế đặt ra những mong đợi rõ ràng, thông tin về giá trị của công ty bạn, và cung cấp một cơ sở pháp lý để xử lý các tình huống chung nơi làm việc. không có một, các nhà lãnh đạo thường thấy mình đưa ra những quyết định không nhất quán, trả lời cùng một câu hỏi, và phơi bày các vấn đề khi có sự hiểu lầm nảy sinh ra.

Một cuốn sách hướng dẫn hoạt động như một nguồn chân lý cho các chính sách về tham dự, bồi thường, an toàn và hiệu quả, đồng thời giúp những người mới hiểu được văn hóa mà họ đang tham gia và những gì được mong đợi. đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ, sách tay có thể san bằng lĩnh vực chơi, đảm bảo mỗi thành viên trong đội hoạt động từ cùng một tập hợp các quy tắc.

Nghiên cứu từ Hội quản lý nhân sự cho thấy rằng các tổ chức với chính sách chính thức và sách tay của nhân viên ít xung đột hơn và sự thỏa mãn nhân viên hơn.

Thành phần lõi của một sách nhỏ về kinh doanh

Sách cẩm nang bao gồm những điều thiết yếu mà không trở thành một sách hướng dẫn pháp lý dày đặc, mỗi phần đều có kích thước kinh doanh, công nghiệp và văn hóa độc đáo.

Công ty văn hóa và giá trị

Mở sổ tay với lời tuyên bố nồng ấm, chân thực về sứ mạng, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty.

Ví dụ, một cửa hàng bán lẻ gia đình có thể nhấn mạnh đến cộng đồng và lòng tin, trong khi một công nghệ khởi nghiệp có thể nhấn mạnh sự nhanh nhẹn và tiếp tục học tập. hãy dùng phần này để mời nhân viên trở thành một phần của một thứ gì đó lớn hơn. tránh thuật ngữ và giữ cho cuộc trò chuyện ngôn ngữ được chuyên nghiệp.

Chính sách nhân viên

Rõ ràng là mối quan hệ công việc. Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ ở Hoa Kỳ, điều này bao gồm một [FLT: 0] tại ý chí công việc [[FLT: 1]] (với những người không chấp nhận cần thiết cho tình trạng của bạn). Dành cho công việc, sắp xếp các hoạt động chính sách làm việc từ xa, quy tắc làm thêm giờ và mong đợi thời gian theo dõi. Hãy đặc biệt về sự tham dự, chậm trễ và thông báo cho sự vắng mặt.

Bao gồm chính sách về giờ nghỉ và giờ ăn, đặc biệt nếu nhà nước yêu cầu chúng. Nếu bạn cung cấp thời gian biểu linh hoạt, hãy miêu tả cách nhân viên có thể yêu cầu thay đổi. Phần này cũng nên giải thích phân loại công việc: toàn thời gian, phần còn lại, miễn phí, và không rỗng, với lời giải thích ngắn gọn về cách mỗi phân loại ảnh hưởng đến lương và lợi ích.

Luật về hạnh kiểm và hành vi nơi làm việc

Mỗi doanh nghiệp nhỏ cần một mật mã hành vi để thiết lập tiêu chuẩn tối thiểu cho hành vi chuyên nghiệp. Phần này nên bao gồm những mong đợi về giao tiếp tôn trọng, sự bảo mật, xung đột của quan tâm, xã hội và các phương tiện truyền thông. bao gồm một rõ ràng [FLT: 0] Không có sự kiện và chính sách không có sự hiểu biết mà chỉ ra các lớp học được bảo vệ dưới chính quyền liên bang, bang, tiểu bang và luật địa phương.

Giải thích quá trình quấy rối, kỳ thị hoặc trả thù. Cung cấp nhiều cách để báo cáo (v. d., giám sát trực tiếp, liên lạc trực tiếp, đường dây nóng vô danh) để nhân viên cảm thấy an toàn khi tiến hành công việc, và nhấn mạnh rằng công ty cấm trả đũa bất cứ ai có đức tin tốt.

Rời khỏi đây và nghỉ ngơi

Chi tiết về mọi loại đề nghị làm ăn của bạn: nghỉ phép, nghỉ phép, nghỉ phép, nghỉ phép, nghỉ phép, nghỉ phép, nghỉ phép, nghỉ phép, trách nhiệm hội thẩm và nghỉ phép quân sự.

Hãy xem xét thêm một số lời ghi chú về triết lý của công ty về thời gian nghỉ, chẳng hạn như khuyến khích nhân viên nạp lại để tránh bị kiệt quệ.

Bù đắp và lợi ích

Hãy cho biết tổng quát về các thực hành trả lương: mức lương cao, mức độ tính toán và các cấu trúc tiền thưởng hoặc tiền hoa hồng.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, lợi ích có thể đơn giản hơn những công ty lớn, nhưng chúng vẫn quan trọng để tài liệu. ngay cả những đặc quyền như cà phê miễn phí, bãi đậu xe, hoặc những giờ linh hoạt trong khu vực này. nhân viên giá trị minh bạch về những gì họ nhận được và những gì nó chi phí cho họ.

An toàn và an toàn

Hãy tóm tắt lại các thủ tục khẩn cấp, khoan chữa cháy, giao thức thời tiết nghiêm ngặt và các trạm cứu hộ đầu tiên.

Nhiều bang cũng cần thông báo rõ ràng về quyền bồi thường của công nhân, một đường dẫn đến toàn bộ tài nguyên an toàn hoặc hệ thống điều hành cơ quan mật vụ.

Thủ tục và hiệu suất kỷ luật

Hãy miêu tả cách bạn áp dụng kỷ luật tiến bộ. Hãy giải thích rằng trong khi công ty có thể dùng lời cảnh báo, lời cảnh báo bằng văn bản, sự đình chỉ hoặc chấm dứt như một cách thích hợp, phương pháp này không phải là một hợp đồng, và công ty giữ quyền hành động ngay khi được xác nhận.

Khuyến khích người quản lý ghi chép các vấn đề về hiệu suất, và chính sách kỷ luật viết ra bảo vệ công ty trong trường hợp có những thách thức pháp lý và cho nhân viên cơ hội để cải thiện.

Nhận biết và được trả lại

Kết thúc sổ tay của bạn với một đơn thừa nhận mỗi nhân viên phải ký và trở lại. Tài liệu này nên cho biết nhân viên đã nhận được sổ tay, hiểu rằng nó không phải là một hợp đồng công việc, và đồng ý tuân theo chính sách của nó. Giữ ký tên vào mỗi tập tin nhân viên. Bước này là quan trọng để biện hộ hợp pháp: không có, một sổ tay có thể không có quyền chống lại một yêu cầu thiếu hiểu biết.

Những sự xem xét hợp pháp cho các doanh nghiệp nhỏ

Một sai lầm có thể khiến công việc của bạn bị kiện, phạt hoặc bị phạt, hoặc bị phạt, hoặc làm việc với luật sư hoặc cố vấn nhân sự đáng tin cậy trong quá trình soạn thảo.

Việc làm có ý chí

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ bên ngoài Montana hoạt động dưới công việc có nghĩa là hoặc bên có thể kết thúc mối quan hệ bất kỳ lúc nào cho bất kỳ lý do hợp pháp. bao gồm một tuyên bố có ý chí sẵn sàng trong sổ tay của bạn, nhưng cẩn thận không mâu thuẫn nó ở nơi khác. tránh ngôn ngữ có thể được giải thích là việc làm hứa hẹn cho một thuật ngữ cố định hoặc yêu cầu nguyên nhân cho việc chấm dứt.

Bộ Lao Động có thể khác nhau đáng kể. Một luật sư quen thuộc với thẩm quyền của bạn là cần thiết.

Chống lại sự kết án và sự tổn hại

Chính sách của bạn phải tuân theo Đạo luật Công dân (Guftry VII of the Civil Rights Act), người Mỹ với Đạo luật Bất khả xâm phạm (ADA), Hội Kỷ luật Kỷ luật Kỷ luật Kỷ luật về nhân quyền, và bất cứ tình trạng nào áp dụng hay luật pháp địa phương. Hãy xác định rằng công ty cấm sự phân biệt đối xử, quấy rối dựa trên chủng tộc, màu sắc, tôn giáo, giới tính, định hướng giới tính, nguồn gốc quốc gia, tuổi tác, thông tin di truyền, hay bất cứ đặc điểm nào khác được bảo vệ.

Hãy miêu tả rõ thủ tục khiếu nại và khuyến khích báo cáo ngay lập tức cho các doanh nghiệp nhỏ mà không có một bộ phận nhân sự tận tụy, chỉ định một quản lý hoặc chủ sở hữu được đào tạo là người khiếu nại.

Sự hòa thuận giữa quốc gia và địa phương

Chẳng hạn, các luật của bang thường thêm vào những điều luật ngoài luật liên bang, chẳng hạn như California, New York và nhiều bang khác cho phép nghỉ phép bệnh tật, nới rộng quyền cho gia đình, chỗ ở, và các quy định rõ ràng về việc thanh minh, và bây giờ nhiều bang đòi hỏi phải có sách hướng dẫn để thông báo về quyền của nhân viên để truy cập các chính sách hoặc báo cáo vi phạm việc thu nhập.

Hãy kiểm tra thành phố địa phương của bạn để biết thêm các điều luật, chẳng hạn như tầng lương tối thiểu trên cấp bang, các luật dự đoán, hoặc các hạn chế cấm hộp. [FLT: 0] [FLT: 0] trang web [FLT: 1] bảo trì một bản đồ pháp luật có ích, nhưng khuyên bạn nên tham khảo ý kiến luật sư.

Những bước để viết và làm đẹp sổ tay

Tạo ra một cuốn sổ tay từ đầu có thể cảm thấy choáng ngợp, nhưng phá vỡ quá trình thành những bước có thể kiểm soát được giữ mọi thứ trên đường ray. nhắm vào khoảng 2200–500 từ trong tài liệu cuối cùng - đủ để hiểu đủ để bao gồm các vùng quan trọng nhưng đủ ngắn gọn để nhân viên thực sự đọc nó.

1. tập hợp các cuộc xâm nhập từ Ban lãnh đạo và nhân sự.

Điều khiển một cuộc gặp mặt với chủ, quản lý và bất cứ ai xử lý hoạt động của người khác. Xem lại những điểm đau hiện có: những câu hỏi chính sách chung, những xung đột thường xuyên hoặc mơ hồ gây ra sự nhầm lẫn. Liệt kê những chính sách bạn hoàn toàn cần so với những người tốt đẹp. Xác định mục tiêu kinh doanh của bạn cho sổ tay: nó chủ yếu là để bảo vệ chống lại rủi ro pháp lý, để nhanh chóng lên tàu hay củng cố văn hóa?

2. Hãy thận trọng và cương quyết

Hãy viết bằng tiếng Anh đơn giản, tránh dùng các điểm, bảng và đoạn ngắn dễ quét.

3. Hãy xem lại

Ngay cả một cuốn sách tay có vẻ đơn giản cũng có thể tạo ra những nghĩa vụ không mong muốn nếu không cẩn thận từ ngữ. gửi bản thảo cho một luật sư chuyên về việc làm, người có khả năng kinh doanh nhỏ. yêu cầu họ xác nhận bằng ngôn ngữ có ý chí, kiểm tra những người không nhận, và xác nhận tuân thủ với tất cả các luật lệ áp dụng trong bang và địa phương. Bud nhận chi phí này, nó rẻ hơn nhiều so với việc bảo vệ một vụ kiện.

4 Phân phối và làm công nhân

Sau khi được chấp thuận, hãy cung cấp cho mỗi nhân viên một bản sao về vật lý hay kỹ thuật số. xem xét một cuộc họp toàn bộ để đi qua các chính sách quan trọng và câu hỏi trả lời. đào tạo đặc biệt quan trọng cho các quy trình hành vi, quấy rối và an toàn. sau khi đào tạo, thu thập các giấy phép đã ký tên. lưu trữ chúng trong các tập tin nhân viên hoặc hệ thống thông tin nhân sự.

Xem lại và cập nhật thường niên

Định nghĩa về việc thay đổi luật pháp và doanh nghiệp của bạn tiến triển. Lên lịch một bản xem lại sách tay của nhân viên hàng năm, tốt nhất là vào đầu năm hoặc bất cứ khi nào các quy định mới có hiệu quả. Cập nhật chính sách về công việc ở xa, việc để lại, trả tiền minh bạch, và bất cứ lĩnh vực nào khác đã thay đổi. Hãy phân phối lại toàn bộ sách (với số phiên bản và ngày tháng) và yêu cầu nhân viên công nhận phiên bản đã cập nhật.

6. Công cụ số thông tin

Hãy cân nhắc sử dụng một nền tảng số để hiển thị sổ tay của bạn. Nhiều doanh nghiệp nhỏ giờ sử dụng phần mềm nhân sự dựa trên mây như Gusto, BmbooHR, hoặc Rippling, bao gồm các mẫu sách tay có thể tùy chỉnh và các khả năng điện tử. Một sổ tay điện tử dễ dàng hơn để cập nhật và đảm bảo rằng nhân viên luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất. Hơn nữa, nó làm giảm chất thải giấy.

Những lỗi thường gặp nên tránh

Ngay cả những người chủ kinh doanh kinh nghiệm cũng có thể mắc lỗi khi soạn thảo sổ tay. Đây là một số cạm bẫy để tránh:

  • Đang xác định mẫu mà không tùy chỉnh.
  • Những lời hứa mà bạn không thể giữ được.
  • Đang thực thi chính sách riêng. ) Một cuốn sách tay bị bỏ qua, bị quản lý làm suy yếu uy tín và có thể làm suy yếu khả năng phòng thủ pháp lý. Tính hợp pháp là chìa khóa.
  • Quá trình yêu cầu đặc trưng của nhà nước. Một cuốn sổ tay chỉ được viết để tuân thủ liên bang có thể để lại khoảng cách trong các bang với các quy tắc chặt chẽ hơn.
  • Đang cố gắng để được ký giấy chấp nhận.
  • Đang đọc ngôn ngữ không rõ ràng hay mâu thuẫn. định nghĩa tất cả các từ khóa quan trọng và kiểm tra chéo các chính sách để thống nhất.

Kết thúc

Một cuốn sổ tay nhân viên hữu hiệu là một trong những khoản đầu tư thông minh nhất mà một doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện, làm sáng tỏ những mong đợi về pháp lý, giảm thiểu sự tiếp cận pháp lý, và giúp xây dựng một nền văn hóa nơi làm việc nơi mà nhân viên cảm thấy mình được hiểu biết và quý trọng.

Nếu chưa viết sổ tay nhân viên, hãy bắt đầu làm việc ngày hôm nay, bắt đầu với một bài viết đơn giản, liên quan đến nhóm của bạn và tìm kiếm sự hướng dẫn chuyên môn nơi cần thiết, thì thời gian bạn dành ra sẽ giúp bạn tránh được vô số giờ hoang mang và những phí tổn về pháp lý sau.