Table of Contents

Sự tiến hóa của luật pháp trong một vùng hẻo lánh

Các phương pháp chuyển đổi nhanh sang làm việc từ xa đã cơ bản thay đổi cách thức các công ty luật hoạt động, và một số lĩnh vực đã cảm thấy sự thay đổi này một cách nhanh chóng như dự luật. phương pháp hóa đơn truyền thống - thường xuyên phụ thuộc vào các tờ giấy thời gian, các chấp thuận trên giấy, và sự đồng ý của các ứng dụng khách hàng trực tiếp, và các mối tương tác trực tiếp với nhau - là không đủ. Các chuyên gia pháp lý bây giờ phải đi qua một môi trường phân phối nơi có thể theo dõi hóa đơn vị hóa, bảo đảm tính trung thực, và duy trì thông tin liên lạc minh minh yêu cầu cố ý và hiện thời các thực hiện thời. không có các dự án, các mối quan hệ dự luật, rủi ro về lợi nhuận, các khách hàng và sự giảm bớt tin tưởng. Bài này khám phá các vấn đề đặc biệt về mặt tiền từ xa và hiệu quả của các chiến lược pháp lý và hành động có thể cải thiện, và hiệu quả của khách hàng ảo.

Theo báo cáo của Hiệp hội Thanh tra Mỹ (FLT: 0] báo cáo đại dịch ), gần 70% các công ty luật chuyển đổi sang công việc từ xa trong thời gian COVID-19, với nhiều phần còn lại hoàn toàn hoặc từ xa. Điều này đòi hỏi các tiến trình chuyển đổi kiên trì mà dễ uốn nắn, bảo mật, và có khả năng cung cấp cùng mức độ chính xác như hệ thống trong trường hợp. Những công ty không cập nhật thực hành của họ có thể gặp khó khăn với các mục nhập chính xác, và các ứng dụng khách bị nản lòng.

Những thử thách cụ thể của việc thanh toán pháp lý từ xa

Dự luật từ xa đưa ra những trở ngại vượt ra ngoài những điểm đau điển hình của công ty luật quản lý tài chính. hiểu được những thách thức này là bước đầu tiên để xây dựng một hệ thống kiên cường.

Không chính xác khi theo dõi và đánh mất sự thờ phượng

Khi các luật sư làm việc từ nhà, ranh giới giữa công việc và sự mờ mờ thời gian cá nhân. Không có cấu trúc của môi trường văn phòng, hoạt động tính toán (như cuộc gọi ngắn của khách hàng, xem lại email, hoặc phác thảo các chuyển động nhỏ - có thể bị lãng quên hoặc bị báo cáo lại. Một [FLT: 0]2023, do máy tính xách tay của Hội Tháp Canh ) ghi nhận một số giờ từ xa so với số giờ có thể tính toán trong tháng so với tỷ lệ bị hạn chế, phần lớn là do thói quen không đúng thời gian. Khoảng cách này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và làm cho việc dự báo tính.

Hệ thống phân mảnh và dữ liệu Silos

Trong một thiết lập ở xa, sử dụng hệ thống tách rời sẽ tăng nguy cơ bị lỗi nhập dữ liệu, nhập trùng mục nhập hoặc bỏ qua đồng bộ hóa. Ví dụ, một trợ lý có thể ghi lại thời gian trong bảng tính trong khi tờ hoá đơn sử dụng một nền tảng khác, dẫn đến khả năng tương ứng sai trái, làm trì hoãn các danh sách và khách hàng lẫn lộn.

Name

Công việc từ xa có thể giảm tần số và chất lượng của các ứng dụng khách hàng. Khi luật sư không có mặt vật lý trong văn phòng chung, kiểm tra không chính thức về các hóa đơn trở nên hiếm. Khách hàng có thể nhận các hóa đơn bằng email mà không có ngữ cảnh của một cuộc đối thoại, tăng khả năng của các cuộc tranh chấp. Hơn nữa, các khách hàng làm việc từ xa có thể có sự chậm trễ hoặc sự nhầm lẫn về những gì cấu hình hoạt động dự luật.

Sự bảo đảm và rủi ro về tính hợp tác

Trình khách nhạy cảm xử lý dữ liệu tài chính [FLT: 1] như Luật Mô hìnhBA 1. 6 đòi hỏi nỗ lực hợp lý để bảo vệ thông tin của ứng dụng khách. Nếu không có giao thức thích hợp, các công ty có thể vi phạm tiêu chuẩn bảo mật [FLT: 1] như Luật Mô hình 1. 6, cần nỗ lực để bảo vệ thông tin khách hàng. Một sự vi phạm trong dự luật có thể dẫn đến việc mất tín nhiệm và hành động sửa đổi tiềm năng của ứng dụng khách.

Chiến thuật căn bản để thực hành các hóa đơn hiện đại

Để vượt qua những thách thức này, các công ty phải thực hiện những chiến lược cốt lõi nhằm giải quyết những nguyên nhân gốc của việc dự luật vô hiệu. những hoạt động cơ bản này tạo ra một khuôn khổ vững chắc cho các hoạt động từ xa.

Công cụ theo dõi thời gian đã hoàn thành

Đã mất đi những ngày của tờ giấy hay nhật ký thời gian sử dụng thủ công. Khuyến khích luật sư bắt đầu và dừng các công ty thời gian cho mỗi vấn đề khách hàng, tạo thời gian riêng một phần của ngày làm việc. Đặt số nhắc nhở để ghi lại thời gian vào cuối mỗi tuần, và thực thi một việc cắt giảm nghiêm ngặt (v. d. 48 giờ) để ngăn chặn bộ nhớ bị lỗi. Để ngăn chặn trí nhớ bị mất đi nhiều vùng, xem xét các công cụ cho phép thực hành các tính chất và độ chính xác của các công cụ.

Tiêu chuẩn hóa các quy định trên cả công ty

Tính đồng nhất là giải pháp cho sự nhầm lẫn. Phát triển một chính sách soạn thảo đã xác định rõ thời gian có thể tính toán (v. d., tất cả giao tiếp khách hàng, nghiên cứu, phác thảo, xuất hiện trước tòa án, di chuyển), làm thế nào để tài liệu (kể cả mức chi tiết cần thiết), và thời hạn thời hạn để gửi mục nhập thời gian. Chính sách nên cũng cung cấp các thủ tục chi phí, giảm giá, giảm giá và xóa bỏ. Hãy thăm dò chính sách trong khi lên tàu và cập nhật hàng năm, để phản ánh các hoạt động từ xa. Việc phân loại chuẩn giảm cả hai sự tranh chấp trong công ty và đối tác dụng khách hàng.

Tăng cường giao tiếp và tính trong suốt của khách

Trong môi trường xa, việc liên lạc có chủ đích là thiết yếu. Gửi các hóa đơn chi tiết cho ứng dụng khách để cho phép khách hàng xem các hóa đơn, trả tiền trên mạng, và đặt câu hỏi trong thời gian thực. Tính theo thời gian. Tính theo định kỳ hóa hoá hoá phiếu / tỷ lệ tiền tệ hoặc chính sách. Dùng các cổng khách (v. d. qua phần mềm quản lý) để cho phép các ứng dụng khách xem hóa đơn, trả tiền và đặt câu hỏi trong thời gian thực. Hơn nữa, hóa đơn lập tuần hoàn tuần hoàn / Sau khi vấn đề chính quy định. Để thảo luận về bất cứ mối quan tâm nào và điều chỉnh hoá bộ sửa nào. Theo mô tả công việc của họ. Theo một [F: 0] Theo một [F: 0], theo luật [F22], theo luật sư [F2], kiểm tra thị trường [FL], 1], theo như lời miêu tả rõ ràng hơn, thì các khách hàng sẽ hài lòng với các công ty khác.

Thiết lập những khoản thanh toán và tiến trình tiếp tục

Việc gửi từ xa có thể chậm hơn nếu ứng dụng khách không được nhắc nhở. Hãy dùng các từ thanh toán an toàn để chấp nhận thẻ tín dụng, ACH chuyển nhượng, hoặc e-cheques. Nhiều hóa đơn pháp lý, như [FL: 0] Trình trả tiền [FL1], đề nghị thực hiện việc trả tiền trễ. Có tự động chuyển đổi thẻ tín dụng, hoặc e-cheques. Nhiều hoá đơn hợp pháp, như [FL: 0] Trình thanh toán [FLT1], cung cấp cách hợp lệ hoá hợp lệ được thiết kế để kiểm tra kiểm tra sự tin cậy công ty. Sau đó, tự động giảm bớt tiền mặt và tăng tiền mặt.

Công nghệ xử lý nhanh chóng để đạt hiệu quả và chính xác

Công nghệ là một cái trụ của dự luật từ xa hiện đại. và báo cáo vào một hệ thống duy nhất, giảm công việc và lỗi sử dụng sách tay.

Nền tảng biểu diễn che mờ đám mây

Nền tảng như Clio Quản lý, MyCase, hay Prather cung cấp khả năng hoá đơn cuối cùng. Họ cho phép luật sư ghi lưu thời gian từ bất cứ nơi nào, tạo hóa đơn bằng vài cú nhấn chuột, đồng bộ với phần mềm kế toán như QuickBooks. Giải pháp đám mây đảm bảo rằng dữ liệu hoá đơn có thể truy cập được cho người dùng có thẩm quyền, và họ tự động gửi dữ liệu về để ngăn chặn mất. Khi chọn một nền tảng, tìm kiếm các tính năng như hàng loạt, kế toán tin tưởng, giữ lại và tùy chỉnh trong mẫu của công ty gồm thương hiệu của bạn.

Hợp nhất với Công cụ Quản lý Thực tập và CM

Một hệ thống hoá đơn được tách biệt khỏi phần còn lại của việc thực hiện tạo ra sự vô hiệu hoá. Hãy đối chiếu nền tảng hoá hoá đơn với hệ thống quản lý trường hợp, phần mềm quản lý tài liệu, và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Ví dụ, khi một trường hợp bị đóng, hệ thống tính toán nên tự động hoàn tất mục nhập thời gian xuất sắc và tạo ra bản hoá đơn cuối cùng. Tính năng tích hợp cũng cho phép bạn theo dõi mọi thời gian và chi phí liên quan đến một vấn đề từ bảng điều khiển, giảm tính toán và giám sát.

Tự động đệ quy công việc

Việc tự động hoá có thể giảm đáng kể phí hành chính. Đặt các hóa đơn tái sử dụng cho các vấn đề phẳng- fe hay tiền bảo hành hàng tháng. Hãy dùng bộ nhắc nhở thư điện tử tự động cho ngày tháng tăng số tiền sắp tới, hóa đơn ngày tháng, và các khoản thanh toán quá khứ. Thời gian tự động ghi lưu bằng cách liên kết thư từ và lịch như [FLT: 0] Thời gian [FL: 1) có thể phát hiện khi bạn gửi thư điện tử và nhắc bạn đăng nhập. Tự động ghi các công ty tự động thu hồi các tác vụ cao hơn như dịch vụ và chiến lược của ứng dụng khách hàng.

Tính bất tuân và kế toán tín nhiệm

Việc dự luật từ xa vẫn phải tuân thủ các yêu cầu thanh tiểu bang cho kế toán tin tưởng, IsCOLA/IOLTA quy tắc và quy định cá nhân dữ liệu. Dùng phần mềm hỗ trợ theo dõi tài khoản tin tưởng, dàn xếp ba chiều, và tìm kiếm các đường dẫn kiểm tra. Nhiều nền tảng bây giờ cung cấp tính năng mà tự động có khả năng bị lỗi kế toán tin tưởng, như cân bằng tiêu cực hoặc chuyển giao quỹ. nhân viên huấn luyện về các tính năng này là cần thiết để tránh vi phạm đạo đức.

Sự huấn luyện và cải thiện liên tục

Ngay cả công nghệ tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu không được nhận nuôi đúng cách, xây dựng một nền văn hóa của việc dự luật đúng đòi hỏi sự học vấn và phản hồi liên tục.

Phiên họp đều đặn

Điều khiển sự huấn luyện hàng quý cho tất cả luật sư, trợ lý pháp lý và nhân viên quản trị về các thủ tục hóa đơn và cập nhật phần mềm.

Công cụ hiệu suất và khả năng tài khoản

Theo dõi chỉ thị hiệu suất chính (KPIs) liên quan đến Billing: tăng giá trị thực tế (một hóa đơn đã thu thập), tỉ lệ viết ra tỉ lệ phần trăm ngày tháng, ngày tháng trung bình để thanh toán, và áp dụng thời gian (phần trăm thời gian được ghi lại trong thời hạn cuối cùng của công ty). Chia sẻ những thước đo này với công ty thường xuyên để xác định những người không biết thông tin và phần thưởng cho những người xuất sắc. Hãy dùng dữ liệu để có những cuộc trò chuyện xây dựng về thói quen cải thiện. Chẳng hạn, nếu tỷ lệ nhận thức của người bạn tình cờ giảm, có thể cho thấy cần phải có một số biến đổi tốt hơn hoặc rõ hơn về phạm vi liên lạc của người khách.

Xem lại và thử nghiệm định kỳ

Đặt một bản tóm tắt bán năm về các thủ tục hóa đơn của bạn. Phản hồi tính năng tính toán ngẫu nhiên từ luật sư, nhân viên, và thậm chí các ứng dụng khách về các điểm đau đau. Có thường xuyên bất đồng về một loại mục nhập nào đó không? Có phải định dạng hoá thư từ gây nhầm lẫn? Điều khiển kiểm toán ngẫu nhiên mục nhập thời gian để đảm bảo họ đáp ứng tiêu chuẩn chính sách của bạn. Hãy dùng những phát hiện để cập nhật chính sách hoá hoá hoá hoá hoá hoá hoá hoá hoá hoá hoá đơn, cấu hình phần mềm điều chỉnh. tăng cường liên tục đảm bảo các tính năng cải tiến tiến tiến tiến cùng với công việc và mong đợi của khách hàng từ xa.

Xây dựng văn hóa trong sáng và lòng tin cậy

Công việc từ xa có thể làm xói mòn mối quan hệ cá nhân theo truyền thống làm dịu đi vấn đề trong hóa đơn, xây dựng lòng tin qua sự minh bạch giờ đây là một lợi thế cạnh tranh.

Những hóa đơn chi tiết như công cụ xây dựng lòng tin

Ngoài những mục như “các dịch vụ hàng đầu ”, hãy đưa ra những câu chuyện giúp khách hàng hiểu giá trị của công việc, chẳng hạn như:“ Xem lại 45 trang báo cáo chuyên môn của luật sư đối lập, soạn thảo 12 trang, và soạn thảo 5 câu hỏi cung cấp lời khai, và những người khách hàng thấy nỗ lực của việc gửi hóa đơn ít khó khăn hơn, kể cả việc tóm tắt hoạt động (v.g, bản tóm tắt, bản sao, việc tìm ra bản sao) cũng giúp bạn tiến bộ.

Những sắp đặt trong suốt về chân từ ban đầu

Bắt đầu mối quan hệ với một lá thư đính hôn rõ ràng đưa ra các mức thanh toán, hàng giờ so với cấu trúc phí tổn phẳng, chính sách chi phí và cách thay đổi phạm vi sẽ được xử lý. Trong lúc tham khảo ý kiến ban đầu, hãy thảo luận thẳng thắn về dự tính của hóa đơn. Nếu khách hàng quan tâm đến chi phí, hãy cung cấp các sắp xếp phí khác như phí phí phí phí phí phí phí phụ phí hoặc tiền tệ. Tờ trong suốt đầu tiên, việc giảm sự ngạc nhiên và xây dựng nền tảng tin cậy.

Giao thức phân giải không được phép

Khi một cuộc tranh cãi hoá đơn xảy ra và họ sẽ xử lý nhanh chóng và chuyên nghiệp. Tạo ra một tiến trình chính thức cho khách hàng để gây ra lo lắng, với một đối tác đã chọn hoặc bộ quản lý chịu trách nhiệm cho giải quyết. trả lời trong vòng 24 giờ, và cung cấp một lời giải thích chi tiết hoặc điều chỉnh nếu bảo đảm. biến cuộc tranh chấp thành một cuộc trò chuyện xây dựng có thể củng cố mối quan hệ khách hàng. Xem xét thực hiện một quyền ghi nhỏ cho số lượng nhỏ để tránh gây hại về sự bất đồng nhỏ hơn so với các sự lựa chọn nhỏ.

Thành công được cấu hình: Chỉ thị hiệu lực phím cho việc tính từ xa

Để đảm bảo bạn cải tiến, hãy giám sát các số đo cụ thể. Những điều sau đây KPIs có thể giúp đánh giá sức khỏe của các thực hành hoá đơn trong môi trường ở xa:

  • Tốc độ trả đũa – tỷ lệ phí đã tính toán. Một tỷ lệ dưới 85% có thể cho thấy sự quá trễ, giao tiếp kém, hoặc vấn đề thu thập.
  • Tốc độ – tỷ lệ thanh toán được nhận trong thời hạn thanh toán (v. d., trong vòng 30 ngày). Tốc độ thấp cho thấy cần phải có cơ sở hạ tầng tốt hơn hoặc thanh toán.
  • Phụ đề tiếng Việt được dịch bởi: “Sự kiện người ta có thể làm cho một người bị mất mạng ”.
  • Ngày tháng để trả ) – số ngày trung bình giữa ngày thanh toán và hóa đơn. Các công ty từ xa nên nhắm mục tiêu sử dụng cao các cổng trả tiền trực tuyến để giảm số này.
  • Tốc độ Bất lợi cao ) – Số cuộc tranh chấp trong hóa đơn trên 100 hóa đơn. Tốc độ tăng có thể báo hiệu nhu cầu về các dự luật rõ ràng hơn hoặc tốt hơn trong phạm vi công việc.

Thường xuyên xem lại những thước đo này hàng tháng hoặc hàng quý cho phép bạn nhận diện các xu hướng và điều chỉnh chiến lược chủ động.

Kết luận: Đang ôm một bộ trí óc dự phòng từ xa

Việc cải tiến các dự luật pháp lý trong một môi trường làm việc ở xa không đơn giản là chấp nhận phần mềm mới; nó đòi hỏi sự thay đổi tư duy hướng về sự cố ý, minh bạch, và sự cải tiến liên tục. bằng cách giải quyết những thách thức độc đáo về việc nắm bắt thời gian, phân chia hệ thống, và giao tiếp khách hàng, và bằng cách áp dụng công nghệ dựa trên mây và đào tạo, các công ty luật có thể chuyển hóa đơn từ một hậu cần trở thành một tài sản chiến lược. các công ty đầu tư trong những thực hành này sẽ không chỉ bảo vệ lợi nhuận và cũng giảm sự tranh cãi, tăng thêm sự tin tưởng hơn, tin tưởng hơn với khách hàng của họ, và tương lai của người và công việc hợp pháp, các dự luật phải linh hoạt tương tự như vậy.