Điều khiển nhân viên giờ làm việc là rất quan trọng để duy trì sự tuân thủ pháp lý, kiểm soát chi phí lao động và khuyến khích một nền văn hóa công bằng. đối với nhiều tổ chức, sự tuân thủ quá giờ là một thách thức dai dẳng: phân loại sai lầm, vòng lặp, và theo dõi thủ công có thể dẫn đến các vụ kiện phí tổn và tiền công tốn kém hoặc phạt chính phủ. phần mềm thời gian hiện đại cung cấp một hệ thống, tự động để tiếp cận các hoạt động, tính toán phí bảo hiểm làm việc, và đảm rằng mỗi thời gian gặp gỡ, nhà nước và tiêu chuẩn liên bang. hướng dẫn này giải thích cách hiệu quả để tăng cường các công cụ để đạt được sự phục vụ làm việc làm thêm giờ trong quá trình quản lý trong quá trình quản lý lao động.

Hiểu rõ quy tắc của thời gian

Trước khi chọn hoặc cấu hình bất kỳ phần mềm nào, cần thiết phải nắm rõ những luật lệ cụ thể áp dụng cho tổ chức của bạn. Các quy định về thời gian thay đổi về thẩm quyền, công nghiệp và ngay cả phân loại nhân viên. Tại Hoa Kỳ, Đạo luật Lao động Công bằng (FSSA) đặt ra những quy định cơ bản: những nhân viên không phải là người ngoài cuộc phải nhận tiền làm thêm tại một lần rưỡi số giờ tính theo thời gian của họ trong mỗi tuần làm việc. Một số tiểu bang như California, có thêm những yêu cầu làm thêm giờ mỗi ngày (v. d., làm thêm giờ sau 8 giờ, hai giờ sau 12 giờ). [F: 0] Bộ Lao động [L] Cho phép quản trị nhân [L]

Ngoài nước Mỹ, các luật lệ khác nhau: Ủy ban Điều khiển Thời gian Châu Âu dành cho các công ty (kể cả làm thêm giờ), với những người khác nghỉ ngơi và các trách nhiệm ghi chép đặc biệt. các công ty như Anh, Đức, và Pháp có những công việc thực hiện quốc gia riêng. Ví dụ, ở Anh, công nhân có thể tối ưu trong 48 giờ làm việc, nhưng người chủ vẫn phải theo dõi chính xác giờ để chứng minh sự tuân thủ. tương tự, Đạo luật Công bằng của Úc áp dụng tỉ lệ làm việc ngoài giờ và các chi tiết.

Các khái niệm then chốt mà bạn phải hiểu bao gồm:

  • Không có gì chống lại nhân viên không có khả năng ) — không phải tất cả các công nhân đều có quyền làm thêm giờ; sự hiểu biết phân loại là quan trọng.
  • Định nghĩa – FLSA định nghĩa một giai đoạn nhất định, lặp lại 158 giờ, nhưng các công ty có thể tự đặt khởi đầu ngày và giờ riêng.
  • Tỷ lệ lương ) — bao gồm tiền lương cơ bản, tiền thưởng phi nhận được, hoa hồng và các khoản bồi thường khác; tiền bảo hiểm làm thêm giờ được tính từ mức độ này.
  • Ghi chú ) – đa số quyền hạn đòi hỏi người chủ phải giữ hồ sơ thời gian ít nhất ba năm.

Nếu không có hệ thống định giờ đáng tin cậy, ngay cả những người chủ có mục tiêu tốt cũng có thể vô tình vi phạm những quy định này. Phần mềm bạn chọn nên được phép hợp lệ để phù hợp với các quy định cụ thể của thẩm quyền, từ quy định vòng tròn đến ngưỡng làm thêm giờ hàng ngày/ tuần.

Vai trò của phần mềm đánh bắt thời gian trong thời gian qua

Phần mềm theo dõi thời gian phục vụ như là nguồn tin duy nhất của sự thật trong nhiều giờ hoạt động, phá vỡ mất và vắng mặt.

  • Tính toán tự động làm thêm giờ dựa trên tuần làm việc định nghĩa của bạn và trả các quy tắc.
  • Cờ hiệu khi một nhân viên đến gần hoặc vượt quá ngưỡng làm thêm giờ.
  • Ngăn chặn việc làm thêm giờ trái phép bằng cách yêu cầu sự chấp thuận của quản lý thêm giờ.
  • Tạo ra các báo cáo kiểm toán sẵn sàng cho thấy tuân thủ luật lao động.
  • Mỗi lần lương được phản ánh đúng cách, mỗi lần thanh toán, người ta phải tăng lương.

Bên cạnh sự tuân thủ, theo dõi chính xác khuyến khích sự tin tưởng và minh bạch. nhân viên thấy chính xác giờ của họ chuyển đổi thành tiền lương, giảm các vấn đề về tinh thần. đối với các nhà quản lý, bảng điều khiển thời gian thực sự giúp đỡ trong việc nhân viên quyết định và quản lý ngân sách. cuối cùng, việc theo dõi phần mềm làm thêm giờ từ một phản ứng, giấy dựa trên đau đầu tích cực, thành một quá trình điều khiển dữ liệu chủ động, hoạt động.

Chọn giải pháp đúng lúc để săn đuổi

Không phải mọi công cụ theo dõi thời gian được tạo bằng. Khi đánh giá tùy chọn, tập trung vào các tính năng trực tiếp hỗ trợ sự tuân thủ thêm giờ. Nền tảng phổ biến như Track ), ), ), khoá [FLT:], và [FL:4] Thời gian [FL:] [FL:5] [FL:5] [tập tin] Tất cả các khả năng theo dõi, nhưng sự khác biệt trong cấu hình, báo cáo và thông báo vấn đề.

Các tiêu chuẩn then chốt cần xem xét:

  • Tính linh hoạt – Phần mềm có thể xử lý ngày làm thêm giờ (v., CA quy tắc), làm thêm giờ hàng tuần, và tỷ lệ hòa hợp? bạn có thể đặt tuần làm việc tùy chỉnh (v. d., Thứ hai–Sunday hay Thứ Tư–Tuesday) không?
  • Cảnh báo tự động ) – Nó có thông báo cho nhân viên và quản lý khi các ngưỡng làm thêm giờ được kích hoạt không? Cảnh báo chủ động ngăn chặn sự vi phạm không ngừng nghỉ.
  • Truy cập tắt ) – Nhân viên cánh đồng, nhân viên từ xa, và những người không có internet ổn định cần những cách đáng tin cậy để đồng hồ vào và ra.
  • Sự kết hợp giữa gói trả – Đồng bộ không có biển với nhà cung cấp bảng lương (v. d., ADP, Gusto, Paychex) loại bỏ mục nhập dữ liệu thủ công và giảm lỗi.
  • Thông báo và kiểm tra – Tìm báo cáo có thể tải về được cho thấy tổng số hàng ngày, tóm tắt thêm giờ và số dư dư toán thời gian. Hệ thống tốt nhất cho phép bạn xuất dữ liệu theo định dạng của bộ điều chỉnh hoặc bộ phận lao động.
  • Sự xác nhận ) – Một số nền tảng là SOC 2 con tàu hoặc đáp ứng các tiêu chuẩn riêng tư của dữ liệu cụ thể, có thể là quan trọng cho các ngành công nghiệp có kiểm soát.

Để so sánh chi tiết các tính năng và giá trị, các trang web xem xét như [FLT: 0] thư mục theo dõi thời gian có thể giúp thu hẹp phạm vi. Luôn luôn thử nghiệm phần mềm với các quy tắc thêm giờ trước khi đưa ra một hợp đồng.

Những đặc điểm thiết yếu để quản lý quá khứ

Ngoài những điều căn bản, một số đặc điểm đặc biệt có giá trị để làm thêm giờ:

  • thu thời gian tự động – lần thời gian qua các đồng hồ chạy bàn làm việc, ứng dụng di động, hoặc máy sinh trắc học kiosks để ngăn chặn bạn bè Sổ tay và lỗi hướng dẫn.
  • Thông báo và thông báo quá giờ – đẩy thông báo khi nhân viên đạt đến 8, 10, hoặc 12 giờ trong một ngày (hoặc 40 giờ trong tuần). Một số hệ thống cho phép thang bộ để quản lý qua email hoặc tin nhắn tin nhắn tin nhắn.
  • Thiết lập tuần làm việc [FLT: 1] – và cấu hình các quy tắc riêng cho các ban khác nhau.
  • Công cụ thông báo và phân tích – Những báo cáo được xây dựng trước cho thấy xu hướng tăng giờ, tác động và cờ tuân theo. Khả năng nghiên cứu giúp điều tra sự bất thường.
  • Sự kết hợp với hệ thống lương ) – Bảo đảm tính toán giờ làm thêm và tỷ lệ trực tiếp vào bảng lương, giảm thiểu các điều chỉnh bằng tay.
  • Theo dõi thời gian ăn ) – Nhiều quốc gia đòi hỏi ăn hoặc nghỉ ngơi; không phải là nghỉ ngơi có thể gây ra trả phí bảo hiểm. Phần mềm nào thi hành thực hiện mục bảo vệ chống lại những lời tuyên bố trên.
  • Những luật lệ tuyệt vời – Chữ FLSA cho phép vòng quanh / / / / / / / / / thời gian miễn là không nhất quán chậm lại.

Hợp nhất với hệ thống lương và nhân sự

Hợp nhất là nơi mà việc theo dõi thời gian sẽ trả phí. Một bộ phận quản lý hệ thống bị ngắt kết nối đến việc nhập khẩu hay phím lại, tăng nguy cơ lỗi chuyển đổi và bỏ qua giờ làm việc. Tìm kiếm những công cụ cung cấp khả năng tích hợp bản địa với nền lương của bạn hoặc hệ thống ADI mở mà đội phát triển của bạn có thể kết nối. Nhiều hệ thống thông tin tài nguyên hiện đại (HRIS), như BambooR, Rippling, hoặc Thứ Hai.com bao gồm việc xây dựng bộ theo dõi hay cộng tác với ứng dụng đặc biệt. Bảo đảm rằng sự kết hợp nhất xử lý các tính toán cao, phân tách và nhiều mức lương (v. d. cho các nhân viên khác nhau, công việc).

Khi thử nghiệm sự tích hợp, xác nhận rằng dữ liệu thời gian đồng bộ trong thời gian thực hoặc ít nhất mỗi ngày, được đánh dấu trước khi lương đóng lại, và nhân viên có thể xem lại giờ của mình trước khi được chấp thuận cuối cùng.

Thời gian trôi qua đã chấm dứt

Chọn phần mềm chỉ là bước đầu tiên. Thực hiện đúng đắn xác định mục tiêu đã được thỏa thuận. Theo những giai đoạn này để cấu hình hệ thống một cách hiệu quả:

Đặt ra luật lệ trong tuần và những hạn chế về thời gian

Bắt đầu bằng cách xác định tuần làm việc của công ty trong phần mềm. Đa số công cụ cho phép bạn chọn ngày và giờ mỗi tuần bắt đầu (v. d. Chủ nhật vào 12 giờ sáng). Sau đó, đặt ngưỡng phụ thuộc vào thẩm quyền của bạn. Đối với một công ty Hoa Kỳ với nhân viên ở nhiều tiểu bang, bạn có thể cần phải có những quy tắc khác nhau cho mỗi nơi. Chẳng hạn, nhân viên California có thể có những nguyên nhân làm thêm giờ mỗi ngày (hơn 8 giờ) trong khi nhân viên Texas chỉ có kích hoạt hàng tuần (hơn 40 giờ).

Cấu hình cẩn thận các chính sách xoay vòng. Phần mềm này nên mặc định là “luật lệ vòng quanh trung tâm (v. d. 7 phút) theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp Bộ Tư pháp, thử nghiệm các quy tắc thử không dựa trên mục mẫu để đảm bảo nó không bị thiếu đếm một cách có hệ thống. Ghi lại chính sách tròn trong sổ tay nhân viên.

Huấn luyện nhân viên và quản lý

Ngay cả phần mềm tốt nhất cũng không sử dụng đúng cách. Cung cấp những hướng dẫn rõ ràng về cách canh giờ và giờ, yêu cầu thời gian và lỗi chính xác. Nhấn mạnh rằng mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về độ chính xác của hồ sơ thời gian của họ. Đối với người quản lý, hãy huấn luyện họ cách xem lại ngoại lệ (bị đánh giá, hoặc đánh dấu chậm, hoặc thông qua đồng hồ) và xác định giờ. Tính năng của người lao động là những trường hợp mà người làm việc muốn làm thêm giờ trước đó — phần mềm nên thực thi chính sách đòi hỏi phải có thẩm quyền làm thêm giờ.

Hãy tạo một hướng dẫn tham khảo ngắn hoặc video bao gồm các công việc thông thường. Người tạo thời khóa biểu huấn luyện hàng năm hoặc khi nào quy định thay đổi.

Cảnh báo và phê chuẩn tự động

Hãy đặt những thông báo tự động để thông báo cho các quản lý khi một nhân viên đạt đến mức 90% của ngưỡng làm thêm (v. d. 36 giờ trong tuần). Điều này tạo thời gian điều chỉnh thời gian hoặc chấp nhận giờ phụ. Một số công cụ cho phép bạn chặn các đồng hồ phụ khi làm thêm giờ quá giờ, nhưng hãy sử dụng tính năng này một cách cẩn thận — không muốn ngăn cản một nhân viên ghi âm thực tế làm việc nếu họ ở lại trễ để có việc khẩn cấp. Thay vì thế, bạn cần phải có sự chấp thuận của người quản lý ghi đè lên bảng ghi chú lý lý lý lý lý lý lý lý do đó.

Thiết lập một dòng công việc được chấp thuận rõ ràng: nhân viên nộp giờ, người quản lý xem lại và phê duyệt, rồi dữ liệu được gửi đến bảng lương.

Những thực hành tốt nhất để tiếp tục hòa thuận

Thói quen nhất quán tiếp tục đi đúng đường, kết hợp những thói quen này vào những thói quen hàng ngày và hàng tháng của bạn:

  • Đặt các chính sách rõ ràng về giờ làm việc và giờ làm việc [FLT: 1] – Tài liệu mong đợi trong sổ tay nhân viên.
  • Hãy dùng những thông báo tự động để đánh dấu quá nhiều giờ – Đừng dựa vào việc xem xét thủ công.
  • Xem bản ghi giờ thường xuyên cho các bản ghi thay đổi [FLT: 1] – Ít nhất hàng tuần chạy một báo cáo của mọi mục nhập với sự khác thường: thiếu đồng hồ, chuyển đổi, hoặc thay đổi các mẫu khác thường. Đầu tư và chính xác trước khi tiến trình thanh toán.
  • [FLT: 0] Giữ liên lạc trong suốt với nhân viên – khuyến khích họ báo cáo bất cứ mối quan tâm nào. Khi họ thấy các tính toán chính xác làm thêm giờ, sự tin cậy gia tăng. Hãy biên tập lại chính sách làm thêm giờ và liên lạc với thông tin về các câu hỏi trả lời.
  • Hãy thử dùng hệ thống vòng ) – lấy mẫu thẻ nhân viên trong một tháng và so sánh kết quả tròn với phút chính xác. Đừng có khuynh hướng nhất quán với nhân viên.
  • Giữ sổ ghi chép cho giai đoạn [FLT: 1) – Phần lớn các luật lệ đòi hỏi lưu giữ lại ba năm. Lưu trữ dữ liệu cũ và đảm bảo phần mềm của bạn giữ lại các hồ sơ lịch sử (nhiều công cụ đám mây giữ dữ liệu vô hạn, nhưng xác thực).
  • Hãy cập nhật các thay đổi điều lệ – Luật Lao động thay đổi. Đặt sự cập nhật từ bộ công ty lao động cục bộ hoặc liên kết HR. Khi quy tắc thay đổi, cập nhật ngay cấu hình phần mềm.

Những cạm bẫy thông thường và cách tránh chúng

Ngay cả với phần mềm đúng, sự tuân thủ những cạm bẫy có thể xảy ra.

  • Những nhân viên được miễn trừ ) – Một số phần mềm cho phép bạn gán cho nhân viên như là “tiện pháp miễn phí.
  • Chỉ dựa vào mục nhập thủ công [FLT: 1] – Nếu người làm việc quên đi đồng hồ ra hay vào, dữ liệu có thể không chính xác. Hãy dùng khởi động tự động/ dừng/ người hẹn giờ, vị trí dựa trên geofencing, hoặc phù hiệu giảm sự phụ thuộc vào bộ nhớ. Cho phép người làm công chịu sửa lỗi dễ dàng, nhưng hãy ghi lại mọi sửa đổi.
  • Đang làm việc ngoài giờ ) – những nhân viên kiểm tra email hoặc nhận cuộc gọi từ nhà có thể làm việc giờ không được theo dõi. Một cách rõ ràng là cấm làm việc từ kênh cao cấp [FLT: 1. d. 1. 0 giờ). Phần mềm này nên có một ứng dụng di động cho mục nhập nhanh.
  • Nếu bạn cho phép làm thêm giờ cho một nhóm nhưng không có luật rõ ràng khác, bạn sẽ có nguy cơ bị phân biệt đối xử.
  • Thử nghiệm tích hợp ) – Khi kết nối thời gian theo dõi để trả lương, kiểm tra với một thời gian trả giả trước. Bảo đảm tính toán thêm giờ phù hợp với yêu cầu pháp lý của bạn, gồm tỷ lệ làm thêm giờ khác nhau trong cùng tuần.

Kết thúc

Việc theo dõi thời gian không phải là một viên đạn ma thuật — nó là một công cụ phải được chọn cẩn thận, cấu hình và duy trì để hỗ trợ sự tuân thủ giờ giấc. Bằng cách hiểu các quy định áp dụng cho lực lượng lao động của bạn, chọn một giải pháp với các tính năng đúng đắn và sự tích hợp, và thực hiện nó với các chính sách rõ ràng và đào tạo, bạn có thể giảm đáng kể nguy cơ vi phạm lương và giờ làm việc vi phạm trong giờ làm việc. Phần mềm cung cấp dữ liệu và tự động cần thiết để duy trì tính toán, nhưng việc giám sát con người đảm bảo dữ liệu là chính xác và các quy tắc được áp dụng khá chính xác. Hãy xem xét thời gian để có thể thiết lập, bạn sẽ tạo ra một hệ thống bảo cả hai công ty và các lỗi đáng kể của bạn.