Table of Contents

Hiểu biết và sự tán thành tùy thích của khách hàng không còn là một sự lựa chọn tốt đẹp nữa - nó là một thành phần quan trọng của một thực hành chuyên nghiệp thành công. cho dù bạn có điều hành một công ty pháp luật, một cơ quan sáng tạo, một cơ quan chăm sóc y tế, hoặc một doanh nghiệp tư vấn, cách bạn xử lý hàng hóa và thanh toán trực tiếp ảnh hưởng đến khách hàng tin tưởng, dòng chảy tiền mặt, và lòng trung thành lâu dài. khi khách hàng cảm thấy rằng các hóa đơn cụ thể của họ được tôn trọng, họ có khả năng trả tiền nhanh chóng hơn, tham khảo người khác, và tiếp tục tham gia kinh doanh hơn. Ngược lại, một dự luật cứng nhắc nhở hoặc một kích thước khách hàng có thể tiếp cận đến ma sát, và thậm chí mất cả các bài báo để thực hiện các dự án có tính chất, và cả một cách thức tăng lương tâm, và cả hai mức độ cân bằng lợi nhuận chính trị, và cả một cách thức tăng lương cao hơn nữa để thực hiện các khách hàng, và cả một dự án có thể kiểm soát lợi nhuận.

Tại sao khách hàng thích nộp đơn vị khách

Trong thị trường cạnh tranh ngày nay, kinh nghiệm khách hàng mở rộng ngoài mức dịch vụ chính của bạn. Bill thường là điểm cuối cùng trong giao dịch, và nó để lại ấn tượng lâu dài. Theo một [FLT: 0], 2023 cuộc khảo sát của Bill.com , 48% các doanh nghiệp nhỏ cho biết việc cải thiện kinh nghiệm thanh toán trực tiếp tăng cường sự chú ý của khách hàng. Những khách hàng muốn tiện nghi, độ trong suốt, và linh hoạt. Họ có thể thích các phương pháp thanh toán khác nhau - ACH, A Payal, thậm chí còn giải mã khác nhau trong các chu kỳ (trước khi hoàn thành, hoặc bỏ qua những tùy thích này).

Hơn nữa, việc chọn lựa những ưu tiên giúp giảm chi phí quản trị, giảm chi phí quản trị, khi khách chọn phương pháp thanh toán và tần số thích hợp với họ, họ ít có khả năng tranh cãi về phí tổn hoặc hạn chót. Điều này dẫn đến việc có nhiều tiền mặt hơn và ít nỗ lực thu thập hơn. Nói tóm lại, việc gửi hóa đơn là một sự đầu tư cho cả sự hài lòng lẫn hiệu quả hoạt động của khách hàng.

Tùy thích định định giới tính

Trong khi mỗi khách hàng đều độc đáo, một số sở thích xuất hiện thường xuyên trong các ngành công nghiệp, hiểu được những quy luật phổ biến này giúp bạn thiết kế một hóa đơn linh hoạt từ đầu.

Phương pháp thanh toán

  • Thẻ chung [FLT: 1]: vẫn còn là phương pháp phổ biến nhất cho tiện ích và tốc độ. Bảo đảm bộ xử lý thanh toán của bạn hỗ trợ thẻ chính (Visa, Mastercard, American Express).
  • Việc chuyển nhượng (ACH) ): được nhiều doanh nghiệp đề nghị để nhận hóa đơn lớn hơn vì phí thấp hơn. Việc tự động chuyển nhà đặc biệt phổ biến cho việc tiếp tục trả tiền lại.
  • Trên mạng nền tảng thanh toán : PayPal, Strice, Square, và Venmo là phổ biến giữa những người tự do và thực hành nhỏ. Một số khách hàng muốn trả tiền qua một liên kết mà không cần đăng nhập vào cổng.
  • Apple Pay, Google Pay, và dịch vụ như Klarna hoặc Sau khi trả tiền đang thu hút sự chú ý, đặc biệt là trong các thực hành tiêu dùng.
  • Dù có thể giảm, một số khách hàng hoặc ngành công nghiệp truyền thống vẫn thích kiểm tra giấy tờ hơn.

Tần số và thời gian

  • Trả trước ): thường dùng cho công việc, tiền gửi, hoặc các thỏa thuận trả trước. Khách đánh giá cao việc biết tổng chi phí trước khi bắt đầu làm việc.
  • Tờ di chúc hoặc hóa đơn tiến hành ): lý tưởng cho các dự án dài nơi mà việc thanh toán phần nào tương ứng với các có thể được giải quyết. Điều này giảm rủi ro tài chính cho cả hai bên.
  • Đang đệ trình lại hóa đơn (thường/phần tư) ): chuẩn cho dịch vụ đăng ký, hợp đồng bảo trì, hoặc cố vấn tiếp tục. Việc tự động hoá đơn tiết kiệm thời gian.
  • từ Webst (Net 15, Net 30, Net 60) ): nhiều khách hàng của công ty hoạt động trên mạng 30 hoặc Net 60. Cung cấp những điều khoản này có thể là một nhà phân biệt chủng tộc, nhưng bạn phải có quá trình theo dõi ngày tháng.

Chi tiết hoá đơn và trong suốt

  • Một số khách hàng muốn xem mọi thứ hàng - vật liệu, thuế, giảm giá.
  • Hóa đơn ): những người khác thích một tổng số riêng lẻ với một mô tả ngắn, đặc biệt nếu họ có hệ thống kế toán nội bộ yêu cầu chi tiết tối thiểu.
  • TrườngCustom ):: ứng dụng khách có thể cần mua số thứ tự, mã hóa bộ phận, hoặc dự án tham khảo trên hóa đơn để được chấp thuận riêng.

Tùy thích cá nhân khách hàng

Việc thu thập hóa đơn là một phần của quá trình vận hành của khách hàng.

Cũng có những câu hỏi để trả lời

Dù bạn có sử dụng một công cụ đóng tàu số như Directus hay PDF đơn giản, hãy thêm một phần cho ưu tiên hóa đơn. Hãy hỏi:

  • Phương pháp thanh toán ưa thích
  • Tần số hoá đơn được mong muốn
  • Điều khoản thanh toán chấp nhận được (v. d., phía trước, mạng 30)
  • Bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào (PO số, liên lạc chấp thuận)
  • múi giờ và thời gian tốt nhất để nhắc nhở thanh công

Bàn luận trong các buổi họp đầu tiên

Một cuộc trò chuyện bằng lời nói trong lần đầu tiên hoặc khi bạn đến thăm hoặc phê bình hợp đồng là điều vô giá, giải thích những thực hành chuẩn của bạn và rồi hỏi: “Điều gì khiến cho quá trình thanh toán dễ dàng hơn?

Dùng cổng khách hoặc CM

Công nghệ Leveract Technology để lưu trữ và cập nhật ưu tiên trung tâm. Một nền tảng như [FLT: 0] Dirctus [FLT: 1] cho phép bạn tạo mô hình dữ liệu riêng cho hồ sơ khách hàng, bao gồm các lĩnh vực để tính toán. Điều này đảm bảo rằng mỗi thành viên nhóm từ kế toán cho người quản lý dự án - đã truy cập thông tin mới nhất.

Hệ thống tính toán dễ thay đổi

Một khi bạn hiểu được sở thích của khách hàng, bạn cần một cơ sở hạ tầng có thể thích nghi, phần mềm kế toán cứng nhắc chỉ hỗ trợ kiểu thanh toán hoặc định dạng hóa đơn cố định sẽ làm bạn và khách hàng thất vọng.

Chọn phần mềm inconicone

Công cụ hiện đại như Furbooks, QuickBooks Online, Xero, hoặc Wave cung cấp tính linh hoạt trong phương pháp thanh toán, các mẫu hóa đơn, và tái lập hóa đơn. Tìm kiếm những tính năng như:

  • Nhiều cửa ra vào thanh toán hợp nhất thành hoá đơn
  • Các trường và mẫu hóa đơn tùy chỉnh
  • Những lời nhắc nhở tự động và những lần thanh toán sau
  • Báo cáo về cách sử dụng phương pháp thanh toán và xu hướng khách hàng

Hợp nhất với một người xử lý tiền bạc

Phần mềm khuyến khích bạn gửi thư nên kết nối đến một bộ xử lý thanh toán mà khách hàng bạn thích. Lấy thí dụ, hãy chia sẻ thẻ tín dụng, ACH và ví điện tử. Lương thực cung cấp khả năng gửi và liên kết thanh toán. Cũng xem xét bằng cách dành riêng cho cổng thanh toán như Square cho các giao dịch mặt đối mặt.

Thiết lập dòng công việc tự động nhưng có thể tuỳ biến

Việc tự động hóa tiết kiệm thời gian, nhưng nó phải tôn trọng những sở thích cá nhân. Chẳng hạn, bạn có thể tự động gửi hóa đơn tái phát, nhưng cho phép các tần số khác nhau trên mỗi khách hàng. Đặt những lời nhắc nhở thanh toán tùy chỉnh trong khoảng thời gian khách chọn - một số người có thể muốn một cú sốc nhẹ nhàng ba ngày trước khi đến ngày, những người khác muốn một lời nhắc nhở đơn giản về ngày thích hợp.

Những bước để kết hợp với sự thích nghi hữu hiệu

Từ đánh giá sang thực hiện yêu cầu một phương pháp có cấu trúc. Những bước sau sẽ giúp bạn tích hợp các ưu tiên khách hàng mà không làm gián đoạn các thao tác đang làm.

1. Tùy thích tài liệu trong bộ thu hồi trung tâm

Tạo một hồ sơ hoá đơn khách hàng trong hệ thống quản lý thực hành hay CRM. Bao gồm các trường để thanh toán, yêu cầu mẫu trong danh sách (tried v. tóm tắt), điều khoản thanh toán và ghi chú đặc biệt. Hãy làm cho dữ liệu này hiển thị cho bất cứ ai tham gia trong việc tính tiền.

Cấu hình phần mềm Billing Do đó

Thiết lập các mẫu hoá đơn khác nhau cho khách hàng muốn biết chi tiết hàng với những người thích đặt giá phẳng. Để tái lập hóa đơn, hãy đặt tần số cho mỗi khách hàng hàng hàng hàng tuần, hàng tháng, hàng quý-và liên kết nó với phương pháp thanh toán đúng. Nếu khách hàng trả qua ACH, bảo đảm các hoá đơn bao gồm các chi tiết cần thiết hoặc liên kết bảo mật.

3 Những thay đổi rõ ràng

Khi bạn điều chỉnh thiết lập hóa đơn của khách hàng, gửi một email xác nhận ngắn tóm tắt những gì bạn đã thực hiện, chẳng hạn như: “Như đã yêu cầu, chúng tôi đã tự động gửi hóa đơn mỗi tháng, với số tiền trả bằng cách liên kết tín dụng.

4 Thử thách với giai đoạn thử thách

Để có được những ưu tiên phức tạp như là một dự luật quan trọng với các giai đoạn phê duyệt tùy chỉnh - chạy một bài kiểm tra nhỏ trước khi hoàn tất. gửi một hóa đơn mẫu và yêu cầu khách hàng xác nhận rằng họ cần phải đáp ứng yêu cầu của họ.

5 Xem lại và cập nhật định kỳ

Khách hàng cần thay đổi. Một người khởi động đầu tiên được trả tiền bằng thẻ tín dụng sau này có thể yêu cầu Net 60 điều khoản khi họ phát triển. Lên lịch hoặc hai năm để xem lại yêu cầu hoá đơn. Bạn có thể bao gồm một câu hỏi đơn giản trong cuộc khảo sát khách hàng cuối năm hoặc chạm cơ sở trong khi ký hợp đồng tái lập lại.

Xử lý ngoại lệ và sỉ nhục

Ngay cả với những hệ thống tốt nhất, vấn đề hóa đơn sẽ xảy ra, cách bạn xử lý chúng có thể củng cố hoặc gây tổn hại cho khách hàng.

Tạo một tiến trình rõ ràng để không bị xúc phạm

Xuất bản một thủ tục đơn giản cho khách hàng để tăng số lần mắc lỗi hoặc lo ngại. Có thể là địa chỉ thư điện tử (được yêu cầu@ thư@ thư bạn thực tập.com) hoặc đơn trên cổng khách hàng của bạn. Hãy trả lời trong vòng 24–48 giờ, và tăng lên người đã chọn nếu cần.

Hãy dễ uốn nắn khi cần thiết

Nếu không hỗ trợ phương pháp thanh toán của khách hàng, hãy đề nghị tìm một phương pháp khác.

Ngoại lệ tài liệu để tránh lặp lại

Nếu bạn cung cấp một kế hoạch trả tiền dài hạn hay một lần tùy chỉnh, hãy ghi chú vào hồ sơ của khách hàng.

Rõ ràng là việc thanh toán các số phiếu

Dù linh động là điều quan trọng, bạn cũng cần giới hạn, nhưng việc trò chuyện cởi mở sẽ ngăn ngừa sự hiểu lầm và đặt ra những mong đợi ngay từ lúc đầu.

Gồm chính sách thanh toán trong sự thỏa thuận của khách hàng

Hợp đồng hoặc điều kiện dịch vụ của bạn nên nêu ra những thực hành chuẩn của bạn: chấp nhận phương pháp thanh toán, tính theo giờ thanh toán tiêu chuẩn, tiền phạt và bất cứ phí thanh toán nào để trả lại.

Gửi thư điện tử cho đơn vị quản lý tài khoản

Sau khi lên tàu, hãy gửi một email chào mừng tóm tắt cách tính toán sẽ hoạt động cho khách hàng đặc biệt đó. Bao gồm liên kết đến cổng thanh toán hoặc hướng dẫn để thiết lập trả tự động. Bước này chủ động giảm vé hỗ trợ sau.

Dùng thông báo dạng ứng dụng hay các thư mục nhắc nhở lịch

Nếu bạn sử dụng một cổng khách hàng, hãy nhấn mạnh về các hóa đơn hóa đơn lên hoặc thanh toán thành công. thay vào đó, gửi lịch mời cho ngày thanh toán khách hàng để có thể lên kế hoạch phù hợp. tôn trọng sự ưu tiên giao tiếp của họ - một số người thích email, một số khác thì thích tin nhắn, và một số người chỉ muốn cảnh báo cổng.

Quan tâm đến luật pháp và sự thỏa thuận

Tính linh hoạt không thể đi đến sự mất mát của việc tuân thủ pháp luật hay quy định pháp luật.

An ninh và quyền riêng tư về dữ liệu

Nếu bạn thu thập số thẻ tín dụng hay chi tiết ngân hàng, bảo đảm rằng bộ xử lý thanh toán của bạn là PCI-DSS phụ thuộc vào máy chủ riêng. Không bao giờ cất giữ dữ liệu nhạy trên máy chủ riêng. Thay vào đó, hãy dùng liên kết kiểu giám sát hay thứ ba của đảng. Cũng hãy tuân thủ với luật riêng tư dữ liệu như GDPR hay CPA khi quản lý thông tin khách hàng hoá hoá đơn.

Yêu cầu nộp thuế và kế toán

Có thể có những phương pháp thanh toán khác nhau liên quan đến thuế hoặc báo cáo các yêu cầu khác nhau. Chẳng hạn, một số thẩm quyền đòi hỏi bạn phải phát hành biên lai để thanh toán tiền mặt, nhưng không phải để giao dịch thẻ tín dụng.

Đạo đức nghề nghiệp

Trong những lĩnh vực như luật pháp, chăm sóc sức khỏe hoặc kế hoạch tài chính, những luật lệ đạo đức có thể hạn chế một số sắp đặt về hóa đơn, chẳng hạn như việc tính lãi suất vào tài khoản quá hạn hoặc những tài khoản quá hạn có thể bị cấm đoán.

Làm giảm hiệu quả trong việc thực hành

Để biết nếu nỗ lực của bạn đang được trả công, theo dõi các số liệu chủ chốt liên quan đến hóa đơn và sự hài lòng khách hàng.

Chỉ thị hiệu suất khoá (KPIs)

  • Ngày bán hàng xuất sắc [DSO] ): giá thấp cho thấy thanh toán nhanh hơn. So sánh DSO trước và sau khi thực hiện dự luật linh hoạt.
  • Hãy theo dõi phương pháp mà các khách hàng chọn. Nếu hiếm khi dùng phương pháp mới, hãy xem xét xem phương pháp này có đáng giữ nguyên hay không.
  • Ghi điểm tích cực ): bao gồm các câu hỏi liên quan đến hóa đơn trong các cuộc khảo sát sau khi đưa ra đề xuất.
  • Việc giảm các cuộc tranh chấp trong hóa đơn là một chỉ thị mạnh mẽ mà sự ưu tiên đang được đáp ứng.
  • Tốc độ sử dụng từ máy khách lưu hành ): hạnh phúc hóa đơn góp phần vào từ ngữ tích cực-of-mouth. Theo dõi các nguồn tham chiếu để xem nếu hóa đơn tương quan với kinh doanh mới.

Đều đặn thu thập phản hồi

Thỉnh thoảng hỏi khách hàng về quá trình thanh toán của bạn, có thể đơn giản như một email hỏi: “Làm sao chúng tôi có thể cải thiện kinh nghiệm tính toán của bạn?

Kết thúc

Việc lập trình yêu thích khách hàng vào thực tế không phải là một sự thay đổi nhanh chóng - nó đòi hỏi đánh giá chu đáo, hệ thống linh hoạt và giao tiếp. tuy nhiên, đầu tư trả tiền lợi ích trong sự tin tưởng khách hàng, thanh toán nhanh hơn, và danh tiếng mạnh hơn. bằng cách tích cực học những gì mỗi khách hàng trong quá trình tính toán và cấu trúc công cụ của bạn để cung cấp trên những kỳ vọng đó, bạn chuyển đổi chức năng quản lý thường xuyên thành một lợi thế cạnh tranh. nhớ rằng có thể phát triển theo thời gian, vì vậy hãy duy trì sự cân bằng và xu hướng công nghiệp. với sự cân bằng của cấu trúc bên phải và tính linh hoạt của bạn có thể cung cấp một kinh nghiệm mà các khách hàng có thể thực sự đánh giá cao hơn và giữ cho dòng chảy tiền của bạn.

Để biết thêm về hệ thống hóa đơn của khách hàng, hãy tìm kiếm nền tảng quản lý dữ liệu linh hoạt hoặc kiểm tra ) hướng dẫn [FreshBooks] cho khách hàng tính toán .