Một cuốn sổ tay nhân viên toàn diện là một nền tảng của giao tiếp rõ ràng giữa một tổ chức và lao động. nó đặt những mong đợi, vạch ra quyền lợi, và đảm bảo sự tuân thủ pháp luật. Trong số các chính sách quan trọng nhất bao gồm chính sách Gia đình và Y học, cung cấp quyền công việc để có đủ điều kiện cho các lý do gia đình và sức khỏe. Đặt đúng mục đích, xác định chính sách này vào sổ tay của bạn, không chỉ thực hiện các nghĩa vụ pháp lý dưới luật liên bang và nhà nước mà còn cho thấy sự cam kết hỗ trợ nhân viên trong các sự kiện quan trọng nhất. Nhân viên hiểu rằng quyền của họ có khả năng được ủy thác, hỗ trợ và tự tin tưởng vào hiệu suất của họ, và trở lại với sự tự tin tưởng. Điều này sẽ hướng dẫn bạn đi qua các thành phần thiết yếu và cả các chính sách y tế và cả gia đình và nhân viên hợp pháp lý là cả hai âm thanh tra và nhân viên có thể hợp pháp lý.

Hiểu rõ luật pháp gia đình và y học

Trước khi soạn thảo ngôn ngữ chính sách, trước hết bạn phải hiểu cảnh quan pháp lý chi phối gia đình và việc nghỉ phép y tế tại Hoa Kỳ.

Luật cho phép gia đình và y khoa (FMLA)

Được thành lập vào năm 1993, FMLA yêu cầu nhân viên có trách nhiệm cung cấp cho nhân viên đủ điều kiện với 12 tuần nghỉ việc không lương và bảo vệ công việc mỗi năm vì lý do cụ thể. Các công ty bao gồm tất cả các cơ quan công cộng, tiểu học cá nhân và trung học cá nhân, và các nhân viên có 50 hoặc nhiều nhân viên trong bán kính 75 dặm. Để có đủ điều kiện, một nhân viên phải làm việc cho chủ ít nhất 12 tháng (không cần phải liên tục), có ít nhất 1, 250 giờ trong 12 tháng trước khi rời khỏi, và một công việc tại nơi mà người chủ có ít nhất 50 dặm trong vòng 75 nhân công nhân.

Lý do thích đáng để FMLA nghỉ phép bao gồm:

  • Sinh con và gắn bó với trẻ sơ sinh trong vòng 12 tháng đầu tiên.
  • Vị trí của một đứa trẻ để nhận nuôi hoặc nhận nuôi.
  • Một tình trạng sức khỏe nghiêm trọng khiến người làm công không thể làm việc của họ.
  • Chăm sóc người hôn phối, con cái hoặc cha mẹ với một tình trạng sức khỏe nghiêm trọng.
  • Khả năng phân biệt chủng tộc xuất phát từ một dịch vụ quân sự của một thành viên trong gia đình.
  • Chăm sóc một người được che phủ trong khi người đó bị thương nặng hoặc bị bệnh (đến 26 tuần).

Bộ Lao động Hoa Kỳ cung cấp sự hướng dẫn chi tiết, kể cả hình mẫu và áp phích, mà người chủ nên tham khảo.

Gia đình và y học rời bỏ luật

Hơn một tá bang, bao gồm California, New York, Massachusetts, Washington và New Jersey đã ban hành chương trình cho gia đình và y tế. những luật này thường cung cấp lợi ích được tài trợ thông qua việc suy luận lương nhân, và họ có thể bao gồm nhân viên ở những người thuê nhỏ hơn (v.v., 5 hoặc nhiều nhân viên) và cho phép thời gian nghỉ vì những lý do ngoài FMLA, như chăm sóc đối với bạn tình hay anh em trong nước.

Khi phối hợp chính sách vào sổ tay, bạn phải tuân theo mọi luật quốc gia thích hợp. Trong một số trường hợp, bạn có thể cần phải rời khỏi nơi FMLA và trạng thái chạy đồng thời. Lỗi tính toán các yêu cầu riêng biệt có thể dẫn đến việc không tuân thủ các luật pháp. Hãy xem xét trang [FLT: 0] để xem xét toàn diện.

Giao tiếp với kiểu bỏ khác

Chính sách để lại gia đình và y tế không tồn tại trong khoảng trống. Người lao động có thể cũng có quyền đi nghỉ ốm, nghỉ phép, ngày nghỉ cá nhân, khuyết tật ngắn hạn (STD), hoặc bồi thường công nhân. Sách của bạn nên làm rõ cách nào tương tác. Lấy thí dụ, người chủ có thể cần nhân viên sử dụng các quyền rời khỏi cùng lúc với FMLA không lương. Ngược lại, việc cho phép cha mẹ có thể chạy riêng ra khỏi FMLA để cung cấp thêm thời gian không trả tiền. Việc kết hợp để ngăn chặn và giảm gánh nặng quản trị.

Những bước để kết hợp chính sách vào sổ tay của bạn

Việc nắm bắt một chính sách rõ ràng và hợp pháp đòi hỏi một quá trình cố ý. Hãy theo những bước này để đảm bảo phần sách của bạn bao gồm tất cả các mặt đất cần thiết.

Xem lại những đòi hỏi pháp lý

Hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra lại các luật áp dụng cho tổ chức của bạn. Nhận diện nghĩa vụ liên bang dưới giao thức FMLA, rồi bao gồm các yêu cầu quốc gia và địa phương. Hãy xem xét các thẩm quyền nơi bạn có nhân viên, như một số thành phố (v. d., San Francisco, Seattle) có những lệnh cho riêng mình. Hãy làm việc với tư vấn pháp lý để xác nhận các ngưỡng bảo vệ và các quy tắc tính khả dĩ. Xem xét kỹ các chính sách của bạn không vi phạm bất kỳ luật lệ nào.

Định nghĩa bệnh tật do tính bất chính

Dùng ngôn ngữ chính xác để nói ai đủ điều kiện để rời khỏi nhà. Ví dụ: [FLT: 0]" Bạn đủ điều kiện để rời gia đình và y học theo chính sách này nếu bạn đã được sử dụng [ danh sách máy tính] ít nhất 12 tháng, đã làm việc ít nhất 1,50 giờ trong 12 tháng trước khi bạn khởi hành, và được chỉ định đến một địa điểm nơi mà công ty thuê 50 hoặc nhiều nhân viên trong vòng 75 dặm." [FL: 1] Cũng nói về bất kỳ quy tắc cụ thể cụ thể cụ thể nào, như quy tắc này áp dụng cho nhân viên ít giờ hoặc ít giờ hơn.

Những nghi thức được bố trí

Đặt tiến trình nhân viên phải theo yêu cầu để yêu cầu rời đi. Cần thiết thông báo xác định: để lại có thể thấy trước (v. d., phẫu thuật hoặc sinh đẻ), nhân viên nên cung cấp thông báo ít nhất 30 ngày. Nếu không thể, cần phải thông báo ngay khi thực tế. Đối với trường hợp khẩn cấp hoặc không có sự kiện bất ngờ, thông báo bằng văn bản xác nhận trong khung thời gian hợp lý sẽ được chấp nhận.

Hãy miêu tả những tài liệu cần thiết như chứng thực y khoa từ một nhà cung cấp y tế, bằng chứng về mối quan hệ gia đình hoặc quân sự. Bao gồm những hạn chót cho việc gửi đơn và hậu quả của việc không cung cấp đủ chứng nhận. Cũng giải thích cách nhân viên phải tiếp tục hoặc tiếp tục rời khỏi nhà. Cung cấp thông tin rõ ràng để nhân viên có thể gửi tài liệu và đặt câu hỏi.

Hãy giải thích sự che chở và lợi ích của công việc

Nhân viên cần biết vị trí của họ là an toàn trong lúc nghỉ phép. và các lợi ích khác được thực hiện trước khi bắt đầu nghỉ phép.

Lợi ích địa chỉ tiếp tục: người chủ phải bảo quản bảo hiểm sức khỏe trong điều kiện nghỉ phép như thể nhân viên đang làm việc. Để có những lợi ích khác như bảo hiểm nhân mạng hay bảo hiểm khuyết tật, hãy giải thích cho dù họ tiếp tục và mức độ bảo hiểm được xử lý (v. d., tiền lương của người chủ, nhân viên hoặc bị đình chỉ). Nếu người chủ không trở lại làm việc sau khi ra đi, người chủ có thể phục hồi phí bảo hiểm sức khỏe trong lúc rời khỏi, như luật pháp cho phép.

Bao gồm thông tin và tài nguyên liên lạc

Thiết kế đại diện quan chức hoặc để lại quản trị người có thể liên lạc với người có quyền sử dụng. Cung cấp số điện thoại, địa chỉ email, và giờ văn phòng. Thêm vào đó, có tham khảo tài nguyên bên ngoài như poster của DOL và trang web công nhân nhà nước. Hãy xem xét đề nghị một chương trình hỗ trợ nhân viên (EP) cho những người cần tư vấn hoặc hỗ trợ trong thời điểm thử thách.

Ngôn ngữ chính sách mẫu

Những chính sách mẫu sau có thể được chỉnh sửa và chèn vào sổ tay nhân viên. Thay thế những người giữ chỗ có dấu ngoặc bằng chi tiết cụ thể của tổ chức bạn.

[Việc liên quan đến Tên tuổi của gia đình và y học liên bang] và các bang và luật cho phép áp dụng và các luật địa phương. nhân viên có thể mất đến 12 tuần không trả lương, được bảo vệ trong vòng 12 tháng cho một hoặc nhiều lý do sau: )

  • Tháng Tư, nhận nuôi, hoặc nhận nuôi một đứa trẻ.
  • Một tình trạng sức khỏe nghiêm trọng ngăn cản nhân viên thực hiện công việc của họ.
  • Trích dẫn cho người hôn phối, con cái, hoặc cha mẹ có một tình trạng sức khỏe nghiêm trọng.
  • Đánh giá quân đội, như là tham gia vào các hoạt động gia đình khi một thành viên quân đội được gọi làm nhiệm vụ.
  • Đang đón một người phục vụ đầy đủ bị thương hoặc bệnh nặng (đến 26 tuần).

Tính khả năng tính năng đòi hỏi bạn phải làm việc cho [danh sách nhân viên] ít nhất 12 tháng (không cần liên tục), làm việc ít nhất 1.250 giờ trong 12 tháng trước khi đi, và làm việc tại một địa điểm với 50 hoặc nhiều nhân viên trong vòng 75 dặm. Bạn phải cung cấp ít nhất 30 ngày thông báo để có thể rời khỏi. Trong trường hợp khẩn cấp hoặc bất ngờ, thông báo cho quản lý hoặc trong số nhiều ngày. Cần thiết phải có sự cấp y tế để lại một điều kiện sức khỏe nghiêm trọng. [L: 1]

Bảo hiểm FMLA rời khỏi, [danh sách sức khỏe của bạn] sẽ bảo trì bảo hiểm y tế theo cùng điều kiện. Bạn có thể dùng thời gian trả tiền (cho phép, nghỉ ốm, nghỉ ốm, ngày nghỉ) để chạy đồng thời với việc nghỉ phép, như luật pháp đòi hỏi. Khi trở về từ vị trí ban đầu hoặc một vai trò tương đương với tiền lương tương đương, và điều kiện làm việc. Nếu không trở lại làm việc ít nhất 30 ngày sau khi rời khỏi, bạn có thể phải trả tiền bảo hiểm bảo hiểm, trừ trường hợp không có lý do sức khỏe hoặc điều kiện khác: [F]

Để trả lời các câu hỏi hoặc yêu cầu để lại, liên lạc với các nguồn nhân lực tại [địa chỉ điện thoại]. Thông tin thêm sẵn sàng từ Bộ Lao động Hoa Kỳ và [dòng] liên kết lao động nhà nước].

Xem xét chính sách thêm

Ngoài những điều cơ bản, bạn nên xem xét những tình huống đặc biệt thường xảy ra khi gia đình và y tế nghỉ phép.

Name

FMLA cho phép phép phép phép phép phép phép tạm thời (được dùng trong các khối thời gian riêng biệt) hoặc ít nhất là cho phép đăng ký (v. d., làm việc bán thời gian) khi cần thiết y học. Chính sách của bạn nên giải thích rằng nhân viên phải cố gắng để thời gian rời đi như vậy để không phá vỡ hoạt động quá đáng. Cần thiết nhân viên để cung cấp một thời gian rời khỏi kế hoạch khi có thể. Để có thể theo dõi mục đích, người chủ có thể yêu cầu người công nhân báo cáo mỗi lần vắng mặt liên quan đến FMLA. Có nghĩa là một ghi chú rằng các tuần 12 giờ được tính toán dựa trên số giờ của nhân viên sẽ làm việc; ví dụ, một phần thời gian sử dụng một phép tính toán.

Gia đình quân đội rời khỏi

Những người chăm sóc đặc biệt là những người chăm sóc gia đình có trách nhiệm trong quân đội, nhưng họ phải rời khỏi nhà trong 12 tuần để chăm sóc cho các thành viên trong một thời gian ngắn, trong một thời gian dài 12 tháng để chăm sóc cho các công việc được trang bị bị thương tật hoặc bệnh tật nghiêm trọng.

Bỏ qua những việc chưa được trả lương

Nhiều người chủ đề nghị cho phép cha mẹ được trả lương hoặc trợ cấp ngắn hạn để bổ sung hoặc bảo đảm không trả tiền của FMLA. Rõ ràng, giải thích cách mà công ty của bạn xử lý tiền lương khi rời khỏi. Chẳng hạn: [FLT: 0]" Nếu bạn đang nhận quyền từ bỏ cha mẹ hoặc là một chức vụ vượt quá quyền hạn [danh sách], thì việc rời khỏi nhà nước sẽ chạy đồng thời với quyền lợi của bạn. Để lại nhà nước. Để lại, xin phép cha mẹ trả tiền đầy đủ. Sau đó, tiếp tục không trả lương cho đến khi bạn làm việc trả phí bảo hiểm. [L1]; [B1] cũng để lại các chương trình nhà nước yêu cầu các công ty khác trả tiền, và giảm bớt các yêu cầu trợ cấp cho các công ty khác nhau.

Giữ sổ sách và sự thỏa thuận

Bảo quản các yêu cầu của FMLA, chứng nhận và phê chuẩn chính xác. Bộ Tư pháp yêu cầu người chủ giữ những hồ sơ này ít nhất ba năm và đăng những áp phích FMLA tại nơi làm việc. Bảo mật bảo mật y tế: tài liệu y tế phải được giữ riêng biệt, bí mật. Chính sách của bạn nên bao gồm một tuyên bố về bảo vệ quyền riêng tư, chẳng hạn như: [FL: 0] Tất cả thông tin y khoa liên quan đến gia đình và việc rời khỏi y tế sẽ được giữ bí mật và chia sẻ chỉ với những người có lý do cần biết, như nhân viên cấp cao và nhân viên cấp thông tin cần thiết để lại. [T] [FT: 1]

Những thực hành tốt nhất để làm vui lòng

Kết hợp một chính sách vào sổ tay của bạn chỉ là bước đầu tiên. Việc thực hiện hiệu quả đảm bảo nhân viên và quản lý hiểu vai trò và trách nhiệm của họ.

Quản lý tàu hỏa và nhân viên quan chức

Các nhân viên cao cấp thường là nhân viên đầu tiên khi nhân viên cần phải rời khỏi đây. và sự tương tác giữa liên bang và luật pháp. huấn luyện thường xuyên để ngăn chặn các lỗi có thể dẫn đến các vụ kiện tụng hoặc các cuộc kiểm toán.

Thông báo chính sách rõ ràng

Phân phối sổ tay cho tất cả nhân viên trong khi lên tàu và cung cấp cập nhật khi có bất kỳ chính sách thay đổi. Hãy xem việc giữ một phiên họp thông tin ngắn hoặc gửi một điểm thư điện tử tổng quát của công ty về các chính sách chính sách rời khỏi gia đình và y tế. Nhân viên cũng nên nhận một bản sao của poster DOL (và bất kỳ trạng thái tương tự) về mặt thể chất trong các vùng thông thường hoặc số. Làm cho chính sách dễ truy cập xây dựng tin và giảm sự nhầm lẫn trong thời gian căng thẳng.

Xem lại đều đặn và cập nhật

Luật pháp thay đổi thường xuyên. Chương trình nghỉ phép trả lương mới được ban hành, và các quy định liên bang được sửa đổi định kỳ. Lên lịch một cuộc kiểm tra chính sách hàng năm với luật sư pháp để đảm bảo ngôn ngữ sách của bạn vẫn còn tồn tại. Ngoài ra, nếu công ty mở rộng ra các bang mới, kết hợp các luật để lại vào chính sách của chính phủ của bạn. Một chính sách trì hoãn có thể tạo ra những khoảng cách tuân thủ và sự tự tin của nhân viên bị suy giảm.

Bằng cách kết hợp một chính sách gia đình và y tế để lại cho nhân viên của bạn, bạn tạo ra một khuôn khổ trong sáng, hỗ trợ mà có lợi cho tổ chức của bạn và nhân viên của bạn. một chính sách được viết tốt không chỉ đáp ứng các yêu cầu pháp lý mà còn truyền đạt cam kết của bạn cho sự cân bằng cuộc sống và tôn trọng các thách thức cá nhân mà chắc chắn sẽ xảy ra. dành thời gian để tạo ra một chính sách rõ ràng, toàn diện, và liên kết với các giá trị công ty của bạn, và lực lượng lao động của bạn sẽ đáp ứng với lòng trung thành và tin tưởng.