Table of Contents

Tại sao tính tiền làm mất uy tín của người thân và sự phục vụ

Việc kiện tụng là một trong những điểm đau dai dẳng nhất cho các công ty luật, làm giảm lòng tin trước khi một người thay đổi tay. Khi một khách hàng thách thức một hóa đơn hợp pháp, kết quả là tiền công chậm, nhưng hậu quả là thiệt hại thường lớn hơn: mối quan hệ bị tổn hại, bị hủy bỏ tham chiếu, và vô số giờ hành chính đã bỏ ra để giải quyết sự bất đồng. Theo như thỏa thuận [FT: 0] của Hiệp hội Pháp lý Hoa Kỳ [FL1] [FL1], báo cáo công nghệ [FL1], hóa đơn và bộ sưu tập vẫn là một thách thức cho một luật sư cao cấp và nhỏ. Tuy nhiên, nhiều vấn đề này có thể ngăn chặn hoàn toàn các mối bất đồng ý kiến. Bằng cách bạn có thể suy nghĩ về cách bạn có thể liên hệ với cấu trúc, và áp lực, bạn có thể giảm đáng kể các sự kiện, và sự kiện về mức độ ảnh hưởng của các xung đột và mức độ nghiêm trọng.

Ngoài chi phí trực tiếp, những cuộc tranh cãi khiến cho luật sư hướng sự chú ý từ công việc dự luật, tinh thần nhân viên thoát nước, và đưa sự căng thẳng vào mối quan hệ chuyên nghiệp nên hợp tác. một cuộc tranh cãi không được giải quyết có thể làm giảm quan điểm của khách hàng về toàn bộ công ty, dẫn đến những phê bình trực tuyến tiêu cực và không muốn tham khảo người khác. Ngược lại, các công ty chủ động quản lý các mối quan hệ trong việc quản lý hóa đơn thường có các chu kỳ thanh toán nhanh hơn, sự hài lòng khách hàng cao hơn, và sự trung thành lâu dài hơn. Bài này cung cấp một khuôn khổ toàn diện cho sự tranh cãi về mức độ giảm thiểu các cuộc sống từ thư đính hôn nhân đầu tiên của khách hàng qua các lá thư đầu tiên thông qua các giao kèo cuối cùng.

Thiết lập những dự luật chính trị rõ ràng, có thể áp dụng ngay từ đầu

Nháp những lá thư không dùng được

Nền tảng của việc thanh toán miễn phí là một lá thư đính hôn được soạn thảo tỉ mỉ hoặc thỏa thuận phí. tài liệu này nên rõ ràng trạng thái mỗi từ có thể trở thành một điểm tranh luận. yếu tố then chốt bao gồm:

  • Tỷ lệ cho mỗi luật sư, trợ lý pháp lý và nhân viên, bao gồm bất kỳ sự gia tăng hoặc điều chỉnh định kỳ hàng năm.
  • Việc [FLT: 1] với ranh giới xác định — bao gồm những gì và, cũng quan trọng như vậy, không phải là những gì không.
  • Các điều khoản trả nợ ]: ngày tháng (v. d., mạng 15 hay mạng 30), phí cuối (thường được cho phép theo quy tắc trạng thái), tiền lời trên các khoản tiền quá hạn và phương pháp thanh toán chấp nhận được.
  • tần số Billing (theo tháng, hai tuần, hoặc quan trọng) và mức độ chi tiết được cung cấp hóa đơn (v., mô tả tường thuật, mã UTBMS).
  • Những giả định cho việc phản đối ]: khung thời gian (v. d., 14 ngày trước biên nhận), cần thiết định dạng (mail vs. chính thức chữ cái), và đường dẫn leo thang (trước tiên để tính tiền bộ quản lý, rồi đến người đối tác).
  • Cung cấp ): số lượng, số lượng, số điều khoản bổ sung và điều kiện mà người gửi không thể hoàn trả hoặc có thể hoàn trả lại khi kết thúc.

[FLT: 0] Người leo [FLT: 1] vẫn còn nguyên nhân hàng đầu gây ra sự tranh cãi. Khi một khách hàng yêu cầu thêm các việc không được thỏa thuận ban đầu, cả hai bên có thể bất đồng về việc làm thêm có được ủy quyền hay không. Việc này với một tiến trình biên soạn thay đổi lệnh: bất kỳ sự mở rộng vật chất nào gây ra một sự ước lượng khách hàng mới và sự đồng ý bằng văn bản. Chẳng hạn, nếu một vấn đề giao dịch mở rộng từ một bản phê chuẩn toàn bộ để thương lượng, hãy gửi một email ngắn ra và yêu cầu thêm chi phí và yêu cầu được chấp thuận. Ngay cả trong vòng 24 giờ, người khách nên được xác nhận trong việc viết.

Dùng sự sắp đặt khác của chân khi thích hợp

Chi phí cố định, mức phí tiền phí bị hạn chế, hoặc mức độ hòa trộn có thể loại bỏ khả năng dự đoán của cả hai bên. Để tiếp tục làm việc, hãy xem xét những người giữ lại hàng tháng với lời tuyên bố rõ ràng về những gì người giữ lại bao gồm và những gì còn lại có thể tính toán. Những mô hình Hybrid, như một tỷ lệ ly nhỏ cộng với một thành công, cũng tăng tiền lệ lợi nhuận và giảm tiền lệ phí xung đột. Khi tùy chọn thay thế, tính toán tiền lãi suất tăng lên, bao gồm một số tiền lệ phí tiền sẽ được tăng lên nếu bạn trả thêm, hơn 20 giờ, được xác định là hơn số giờ.

Một cách khác hữu hiệu là phí bao phủ: đặt trần nhà trên các cáo buộc cho một giai đoạn nhất định của vấn đề. Ví dụ, khám phá giá trị đỉnh của một vụ kiện tụng thương mại là $15,000. Bất cứ công việc nào ngoài việc đòi hỏi khách hàng chấp nhận trước. Tính minh bạch này cho phép khách hàng tự tin và loại bỏ sự ngạc nhiên sau khi một ngưỡng chưa được thông báo.

Đều đặn trò chuyện và tích cực về những chi phí

Đừng đợi phiếu mời người nhận nói về tiền bạc

Nhiều cuộc tranh cãi được đưa ra bởi vì khách hàng bị che mắt. Thông thường giao tiếp về tiến trình và dự đoán các bước kế tiếp — bao gồm những tác động gây ra mất mát — xây dựng lòng tin và tạo cơ hội điều chỉnh sớm. Một thực hành tốt nhất là cung cấp một ước lượng sơ bộ công việc của bạn vào tháng tới trong cuộc gọi thường xuyên của bạn. Hãy dùng một mẫu đơn giản: [FLT: 0] Khách hàng có thể nâng cao mối quan tâm trước khi làm việc, không đợi thời gian cập nhật và cập nhật chi phí.

Khi thảo luận về chi phí, hãy tránh những câu mập mờ như “chỉ vài giờ, thay vì thế, hãy cung cấp một khoảng thời gian:“ Tôi dự tính 8 đến 12 tiếng đồng hồ để soạn thảo tóm tắt bản án, và điều này sẽ khiến khách hàng không cảm thấy bị lừa.

Giải quyết một cổng khách hàng cho truy cập thời gian thực

Hệ thống quản lý hiện đại cho phép các khách hàng đăng nhập và xem các bảng kiểm tra, hóa đơn và tiền công của họ vào bất cứ lúc nào. Khi khách hàng có thể theo dõi các cáo buộc gần thời gian thực, họ hiếm khi gặp “sự sốc.

Khi thực hiện một cổng, đảm bảo nó bao gồm một bảng điều khiển rõ ràng hiển thị các bảng cân bằng hiện thời, các hóa đơn đặc biệt, và một sự hỏng hóc của mục nhập thời gian gần đây. Gửi một email chào mừng với hướng dẫn đăng nhập và một ngắn hướng dẫn xem và đặt câu hỏi. Một số cổng thậm chí cho phép khách hàng đánh dấu các mục cụ thể cho các mục điều tra, mà luồng lại quá trình phản đối.

Truyền đi những tờ hóa đơn chi tiết và trong sạch

Ghi chú bằng văn bản, không chỉ mục thời gian

Một người khách thường than phiền rằng các hóa đơn chứa những lời ghi chép bí mật như “Hãy xem lại 50 trang từ Smith v. Jones để xác định những điểm mâu thuẫn trong việc xâm nhập qua đường dây / 2 giờ.

Để ngăn chặn việc tính toán (tách nhiều việc dưới một mục riêng lẻ), hãy phân loại nó thành mục riêng. Nếu bạn cần phải dùng một khối, hãy phân loại rõ ràng tổng thời gian và danh sách các công việc với phần gần nhau. Chẳng hạn: “Các thư mục thẩm vấn (1.2 hr), xem xét tài liệu khách hàng (0.8 hrs), tương ứng với lời khuyên đối (0.5 hrs) – Tổng cộng 2.5 hrs.

Phá vỡ những cây tiên phong một cách tách biệt và trong suốt

Chi phí khó khăn (tiền phí điện tử, phí làm chứng chuyên nghiệp, giấy tờ, phóng viên tòa án) nên được liệt kê và có thể được gửi đi với chi phí hỗ trợ hóa đơn kèm theo hóa đơn. Việc đánh dấu chi phí — như thêm 10% phí hành chính vào chi phí sao chép — là nguồn thường xuyên của sự nghi ngờ. Nếu công ty của bạn thêm bất kỳ phí hành chính nào, hãy cho biết rõ trong thư đính hôn và cho thấy nó là một hàng riêng biệt trên tờ giấy phiếu có mô tả đơn giản.

Gửi hóa đơn lên lịch và sớm

Nếu bạn hứa gửi hóa đơn hàng tháng, gửi hóa đơn trong tuần đầu tháng sau, không thất bại. Những hóa đơn cuối cùng tạo ra sự nhầm lẫn, sự tin cậy bị xói mòn, và tín hiệu bị phá hoại. Một số công ty tìm thấy thành công trong việc gửi một tờ hóa đơn “trước khi dự thảo một vài ngày trước khi nhận hóa đơn cuối cùng, cho khách hàng cơ hội đặt câu hỏi trong khi cả hai bên vẫn còn mới.

Kỹ thuật khắc phục những lỗi lầm và gia tăng sự trong trắng

Thời gian tự động bắt và những luồng công việc được chấp nhận

Việc theo dõi thời gian thủ công sẽ kết quả trong mục bị bỏ lỡ, xoay các lỗi chính xác và các tranh chấp. Dùng phần mềm tích hợp với lịch, email và tài liệu để tự động ghi lại thời gian. Nhiều nền tảng (v. d., Pranther, Clio Quản lý, Smokeball) cho phép bạn soạn thảo các danh sách invos, xem xét chúng, và gửi chúng đi qua mạng. Tự động dòng lệnh thực hiện hoá đơn: Lấy thí dụ, việc tạo ra các mục nhập có số lượng lớn hơn một ngưỡng trên mỗi địa chỉ máy khách hoặc thiếu câu chuyện. Bởi các lỗi này có khả năng bạn đã gửi thông tin về lỗi, bạn giảm thiểu khả năng tranh luận.

ECraining for cribes

Nếu công ty đại diện cho các khách hàng cần định dạng LED hay UTBMS, đầu tư vào phần mềm eGLLLLLL, hiệu lực hoá các hóa hoá đơn vi xử lý các lỗi chung của khách hàng trước khi nộp đơn. Việc này loại bỏ các hệ thống dây chuyền sau và các giá trị khác dẫn đến tranh chấp. Hệ thống như BillBlast, CosmoLex, hoặc đơn giản là các mô- đun trong các công cụ quản lý thực tế có thể tự động phát hiện các lỗi chung, như mã nhiệm vụ không đúng, bộ quản lý thời gian, hoặc các mức độ quá cao để giảm án, và thúc đẩy sự sửa đổi. Bằng cách quản lý thời gian đầu tiên, bạn bảo tồn sự trì sự trễ của khách hàng và sự quản trị.

Khách hàng chia sẻ bảng và liên kết trả tiền

Một công cụ khuyến khích điện tử hiện đại nên bao gồm một cổng thanh toán bằng thẻ tín dụng, ACH và các tùy chọn ví điện tử. Khi một khách hàng nhận được một hóa đơn thư điện tử có kèm theo “Cái nút trả tiền, sự khác biệt biến mất.

Đề nghị trả lời dễ dàng, khách hàng các tùy chọn thanh toán

Các dự án chi trả và cài đặt các thỏa thuận

Không phải mỗi khách hàng có thể trả đầy đủ hóa đơn trong vòng 30 ngày. Cung cấp một kế hoạch cài đặt chính thức - Ví dụ, ba khoản thanh toán hàng tháng tương đương cho một khoản tiền bảo kê lớn - madrates linh hoạt và giảm khả năng của một cuộc tranh chấp thanh toán chuyển thành một từ chối thẳng thừng không trả. Đối với kế hoạch này trong một thỏa thuận ngắn bao gồm cài đặt, hậu quả trả tiền trễ, và một sự sắp đặt mà công ty có thể tạm dừng làm việc nếu thiếu. Ngay cả đối với khách hàng có khả năng đóng góp tiền. Ngay cả đối với các tùy chọn tổng thể cung cấp sự đồng cảm và tăng tốc: một số khách thích trả tiền nhỏ hơn một hóa đơn tiền tệ hơn một.

Chấp nhận nhiều phương pháp thanh toán

Thẻ tín dụng, thẻ tín dụng giảm giá, chuyển nhượng ACH, và thậm chí tiền tệ điện tử (nơi nào có thể chấp nhận) cung cấp tiện ích cho khách hàng. Trong khi xử lý phí là xem xét, chi phí thường được bù đắp bằng tiền thanh toán nhanh hơn và ít hơn tranh chấp. Nhiều khách hàng chỉ thích các điểm thưởng hoặc tiền mặt chảy qua thẻ tín dụng. Bảo đảm tài khoản thương mại của bạn được thiết lập đúng cho các hóa đơn hợp pháp - một số bộ xử lý chung có thể không tuân theo quy tắc ILTA. Các nhà cung cấp đặc biệt như Luật Hình thức hoặc luật pháp của LexChargeacleliclelic bảo vệ các giải pháp bảo vệ quỹ và các công ty vi phạm đạo đức của bạn.

Huấn luyện cả đội về những thực hành tốt nhất

Luật sư và trợ lý thường xem việc thanh toán hóa đơn như một việc làm của người quản trị, nhưng tác động trực tiếp đến mối quan hệ và lợi nhuận của khách hàng.

Nhiều khách hàng cho rằng những khoản chi phí cao hơn có giá trị cao hơn, nhưng chỉ khi họ nhận ra giá trị của nó, họ mới có thể liên tục trình bày giá trị của công việc trong vấn đề, chứ không phải chỉ khi một hóa đơn được gửi đi, chẳng hạn như sau khi có một chuyển động thành công, nói: “ 12 giờ tôi đã bỏ ra để soạn thảo một quyết định thuận lợi giúp chúng ta tránh được những khó khăn trong nhiều tháng thử thách.

Lập một tiến trình phân giải không được công nhận

Xem lại nội bộ và sách mỏng Clause

Mặc dù các cố gắng tốt nhất sẽ thỉnh thoảng có tranh cãi. Thiết lập một tiến trình đơn giản, trong suốt: Ứng dụng khách trước tiên đệ trình một sự phản đối bằng văn bản trong một khoảng thời gian xác định (v. d. một luật sư hoặc bộ quản lý khác (không phải là luật sư gốc) xem xét lại sự phản đối và phản ứng trong vòng 5 ngày kinh doanh. Nếu cần thiết, hãy lịch sự công nhận một sự quan tâm hay chiết khấu hợp pháp (có nhiều lúc chỉ để giải quyết tranh chấp. Nếu cuộc tranh cãi không được giải nội bộ, bao gồm một điều khoản liên quan trong việc liên kết. Sự giải trí có thể nhanh hơn, giảm bớt, giảm ngân sách, và bảo tồn mối quan hệ với người khác, và bảo tồn một cách tốt hơn nhiều thư từ xa mà họ có thể nghe thấy rõ ràng hơn một số khách hàng có thể giảm bớt sự kiện về sự kiện có thể gây ra.

Tài liệu mỗi bước của tiến trình giải quyết tranh chấp. Giữ một bản ghi tất cả các phản đối nhận được, làm thế nào họ đã được giải quyết, và bất kỳ mẫu nào xuất hiện. Hãy dùng bản ghi này để tinh chỉnh chính sách thanh toán theo thời gian.

Dùng dữ liệu để nhận diện các mẫu và ngăn ngừa sự bất bình thường trong tương lai

Hãy theo dõi những loại hóa đơn tạo ra tranh cãi: chúng có tập trung vào những lĩnh vực thực tế không? với khách hàng? với một số cấp ngân sách? Hãy dùng tính năng của phần mềm quản lý để xác định các xu hướng. Chẳng hạn, nếu các cuộc tranh cãi thường xảy ra khi tổng số hóa đơn vượt quá 10.000 đô la, bạn có thể giới thiệu những cuộc xem xét ngân sách trong vòng một số giờ nhất định để đạt đến ngưỡng đó.

Cũng theo dõi kết quả phân giải tranh luận. Nếu bạn kiên quyết từ chối phí hơn 200 đô la cho khách hàng, mẫu có thể khuyến khích các cuộc tranh cãi phù phiếm. Thay vào đó, thiết lập một công ty nhưng tiêu chuẩn công bằng: cung cấp những điều chỉnh thiện ý chỉ khi một lỗi thực sự xảy ra, và truyền đạt giá trị của công việc khi không có lỗi. Theo thời gian, dữ liệu của bạn sẽ hướng dẫn các cấu trúc và chiến lược thông minh hơn của phí và giao tiếp.

Kết luận: Hệ thống chủ động xây dựng lòng tin và khả năng lợi dụng

Việc tạo ra những cuộc tranh cãi pháp lý không phải là về việc nghiêm ngặt hơn hay khoan dung hơn mà là về việc thiết kế những hệ thống rõ ràng, nhất quán, và thấu cảm với khách hàng. và cũng củng cố danh tiếng của họ là đáng tin cậy, những người bạn thân của họ tập trung vào công ty.

Mục tiêu chính là chuyển cuộc trò chuyện từ “tiền phạt này sang giá trị - cảm ơn bạn, nhờ thực hiện những chiến lược nêu trên, bạn có thể chuyển hóa từ một nguồn pha trộn thành nền tảng của sự tin cậy.