Giới thiệu

Rất ít sự kiện đã thiết lập chuông báo động trong cơ quan nhân sự và tài chính như thông báo về một cuộc kiểm tra thêm giờ làm việc ngoài giờ. triển vọng của các điều tra viên xem lại năm thanh toán, phân loại nhân viên, và thực hành ghi nhận thời gian có thể cảm thấy quá nhiều - nhưng không cần phải có sự chuẩn bị có hệ thống, tài liệu chi tiết kỹ lưỡng, và sự hiểu biết rõ ràng về Đạo luật Công bằng tiêu chuẩn (FSASA), người chủ không chỉ có thể sống sót trong một cuộc kiểm tra mà còn có những tiến trình thống kê mạnh mẽ hơn. Việc quản lý thời gian và giờ làm việc của Bộ và Văn phòng (WD) chịu trách nhiệm về việc tăng lương liên bang, và việc đăng ký ngân sách cho phép người lao động, và quản lý chi phí dịch vụ thêm chi phí, bạn cũng như việc tăng tiền và sửa đổi tiền công cụ, theo dõi đường và sửa đổi theo dấu chân, bạn sẽ áp dụng cho một bước và sửa đổi theo dấu chân và sửa đổi theo dấu chân và áp dụng cho con đường và áp dụng cho con đường chính xác.

Hiểu rõ quy tắc của thời gian

Nền tảng của bất cứ sự phòng thủ nào trong một tuần lễ làm việc là một sự hiểu biết vững chắc về các quy tắc. Ủy ban FLSA đòi hỏi người chủ phải trả một và nửa số tiền cho nhân viên không phải là tiền công, và người có đủ điều kiện để tạo ra nhiều phòng cho những sai lầm.

Yêu cầu các loại hoa khóa trong thời gian qua

  • Tuần làm việc là một tuần lễ cố định, lặp đi lặp lại từ năm 168 (7 giờ liên tục 24 giờ mỗi tuần).
  • Tốc độ trả lại: ) Điều này bao gồm phần lớn bồi thường nhân viên nhận được, như tiền lương hàng giờ, ủy thác, không phân vùng, và một phần tiền thưởng. Một số khoản tiền bị loại bỏ áp dụng (v., tiền thưởng thận trọng, quà tặng, trợ cấp chi phí). Giá trị thường phải được tính lại mỗi lần thêm vào tuần được cung cấp trong khi làm việc.
  • Thời gian có thể đáp ứng: ) Không phải lúc nào cũng “làm việc, mà là làm việc hàng giờ.

Các nhân viên không có quyền hạn

Việc phân loại là một trong những hành vi vi phạm thường thấy nhất và tốn kém nhất trong các cuộc kiểm tra, chẳng hạn như cơ quan FLSA cung cấp những khoản miễn phí cho quản trị, quản trị, chuyên nghiệp, bán hàng và nhân viên máy tính, nếu họ hội đủ điều kiện cả mức lương lẫn việc làm, thì việc làm không bao giờ được miễn.

Tại sao các nhà phát ngôn DL lại có hành vi trong quá khứ

Biết nguyên nhân gây ra một cuộc kiểm toán có thể giúp bạn giải quyết những yếu kém trước khi có thông báo.

Gây ra thông thường cho một buổi thử giọng DOL

  • Amployee Prientts: Nguyên nhân thường gặp nhất. Một tập tin hiện thời hoặc cũ của nhân viên có lời than phiền cho biết làm thêm giờ, phân loại không thanh toán, hoặc bị bắt cóc. DOL có thể điều tra ngay cả nếu đơn khiếu nại là vô danh hay gửi cho bên thứ ba.
  • Mục tiêu về mặt y tế: ) Một số ngành công nghiệp đã vi phạm tỉ lệ cao hơn về lịch sử của FLSA, bao gồm xây dựng, hiếu khách, tính hiếu khách, bán lẻ và nông nghiệp.
  • Những người làm công có tiền sử vi phạm FLSA được đánh dấu để theo dõi kiểm toán toán kế toán, đôi khi nhiều năm sau khi giải quyết đầu tiên.
  • Kiểm tra Tính tương thích Random: WHD cũng tiến hành các cuộc điều tra ngẫu nhiên để đo lường sự tuân thủ tổng thể trong một khu vực địa lý hoặc ngành công nghiệp, mà không cần bất kỳ khiếu nại cụ thể nào.

Thu thập tài liệu thiết yếu

Tài liệu là lá chắn mạnh nhất của bạn. Ủy ban FLSA đòi hỏi người chủ phải giữ sổ sách và giờ trong ít nhất ba năm, hỗ trợ tài liệu như tính toán và thỏa thuận thương lượng chung trong ít nhất hai năm.

Các bản ghi chép chính xác cần sẵn sàng

  1. Ghi chép và lưu trữ:) Bản ghi chép mỗi ngày hiển thị bắt đầu và kết thúc thời gian, giờ nghỉ giải lao và tổng số giờ hoạt động. Các hệ thống điện tử được ưu tiên vì chúng giảm lỗi thủ công và cung cấp các đường dẫn kiểm tra.
  2. Ghi chép trả tiền:) Chi trả s s stps, card thời gian và tính toán hiển thị tỷ lệ thường xuyên, tiền bảo hiểm thêm giờ và bất kỳ khoản thanh toán đặc biệt nào (bonuses, dicencys) bao gồm ngày tháng và ngày thanh toán.
  3. Danh sách phân loại: Một danh sách của tất cả nhân viên, tình trạng miễn dịch và loại miễn dịch riêng (v. d., quản trị, quản trị, chuyên nghiệp). Hãy cho biết cơ sở của mỗi người được miễn.
  4. Mô tả Giô - sép: mô tả vị trí được chi tiết cho mọi vai trò, đặc biệt là cho những vai trò khác. Những điều này nên phân loại những nhiệm vụ chính và phần trăm thời gian dành cho mỗi người.
  5. Viết những chính sách cho phép làm thêm giờ, thủ tục tính giờ, nghỉ ăn và các quy tắc chống trả.
  6. [FLT: 0] Ghi chép trừ (FLT: 1] cho mỗi công nhân miễn phí, giữ tài liệu cho bạn thấy kiểm tra mức lương và nhiệm vụ. Tính năng này bao gồm hồ sơ suy luận nếu ứng dụng.
  7. Báo cáo của bộ tư pháp: Nếu bạn đã có các bản kiểm tra DOS trước đây hoặc tự khởi động, hãy lưu giữ những báo cáo này cùng với tài liệu hướng dẫn về hành động sửa chữa bị lấy.

Giữ sổ sách thực hành tốt nhất

Không bao giờ thay đổi bản ghi thời gian gốc. Nếu cần sửa chữa, hãy làm cho chúng rõ ràng trong trường riêng biệt hoặc với một ghi chú giải thích lý do và ngày tháng của sự thay đổi. Hãy dùng phần mềm thanh toán và ghi lưu thời gian tất cả các bản ghi bằng nhãn thời gian. Đối với những nhân viên từ xa và giờ, thực hiện hệ thống ghi chép lại công việc của người dùng (Craft) - kiểm tra email sau giờ, gọi điện thoại, hoặc hoàn tất giấy tờ từ nhà. Bộ Trưởng Bộ xử lý thông tin thường yêu cầu bản ghi lưu, đào tạo và ghi chú để xác định xem thời gian có thể hợp lệ không.

Comment

Việc xem xét tích cực tình trạng của mỗi nhân viên có thể xác định được vấn đề trước khi họ xuất hiện trong cuộc kiểm toán.

Cách ứng cử lớp

  • Kiểm tra các Treshold Saluary: Vào ngày 1 tháng 7 năm 2024, mức lương tối thiểu cho hầu hết các công ty công ty cho phép miễn dịch là 844 đô la mỗi tuần (43.888 lần). Giá trị này được cập nhật định kỳ. Hãy dùng số hiện tại. Một số tiểu bang như California và New York, có ngưỡng cao hơn.
  • Hãy so sánh các nhiệm vụ của mỗi người với tiêu chuẩn tiêu chuẩn của DOL: 0 [FLT: 0] với mỗi công việc miễn phí, chẳng hạn như việc miễn dịch đòi hỏi người quản lý phải trực tiếp thi hành văn phòng hoặc không phải là người quản lý hoặc các hoạt động chung, và thực hiện sự thận trọng và phán đoán độc lập về những vấn đề quan trọng.
  • Hãy phân loại nơi cần thiết: ) Nếu một nhân viên không đáp ứng mọi tiêu chuẩn, hãy phân loại chúng như không có tính chất riêng lẻ và bắt đầu theo dõi và trả tiền làm thêm ngay lập tức. Tài liệu lý do để thay đổi để thể hiện sự tuân thủ đức tin tốt.
  • Định luật Nhà nước: Nhiều quốc gia có luật lệ về giờ giấc và phân loại riêng.

Điều khiển một buổi thử giọng trước khi lên đường

Bản thân mình là cách tốt nhất để bắt và sửa chữa lỗi trước khi Bộ Tư pháp đến.

Bước để thử nghiệm nội bộ

  1. Xem lại một mẫu đại diện:) Lấy hồ sơ thanh toán từ ít nhất hai năm qua, tập trung vào những thời gian thanh toán bao gồm tiền thưởng, ủy thác, hoặc những khoản tiền không đều. Tính toán thêm giờ để lấy mẫu của những nhân viên không phải là người được trả. Tìm kiếm những khoản tiền không cân bằng về mức độ thường xuyên, đặc biệt trong vòng vài tuần với các khoản tiền thưởng không được phân loại.
  2. Hãy xác định chính xác giờ: [FLT: 1] Hãy kiểm tra xem mọi giờ làm việc được ghi chép — kể cả lúc đầu bắt đầu, hoàn tất trễ, và các thay đổi ngắn. Nếu bạn dùng chính sách vòng tròn, đảm bảo chúng trung lập (v. g., vòng tới 15 phút gần nhất với cả hai độ tăng lên và giảm xuống). Độ liên tục là một lá cờ đỏ.
  3. Xem xét về công việc OffClock Work: ) bộ quản lý phỏng vấn và xem lại bản ghi email để xem nếu nhân viên có phải làm việc trước khi đi làm hay sau khi ra về không. Ví dụ chung bao gồm trả lời email từ nhà, tham dự khóa đào tạo tự nguyện, hoặc đi lại giữa các nơi làm mà không trả lương.
  4. Bữa Tiệc Thánh và Sự Giải Nghỉ Chính Thống: ) mặc dù luật liên bang không cho phép hầu hết nhân viên nghỉ ăn (trừ khi theo một luật pháp hay thỏa thuận thương lượng nào đó của bang nào đó).
  5. Sửa đổi: ) Nếu bạn thấy tiền lương dưới lương, tính toán nợ và trả lại. DOL coi việc trả nợ là yếu tố bù trừ tự nguyện, thường giảm hình phạt. Giữ sổ sách ghi chép những khoản thanh toán này làm bằng chứng về đức tin tốt.

Huấn luyện và thông tri

Ngay cả những chính sách tốt nhất cũng thất bại nếu các quản lý và nhân viên không hiểu hoặc không làm theo họ.

Những đề tài để che đậy sự huấn luyện

  • Các cơ bản:) Giám sát dạy những điều cơ bản: điều tính toán thời gian có thể bù đắp, làm thế nào tính toán thêm giờ, và sự khác biệt giữa các vai trò miễn dịch và không có mục đích. Hãy dùng ví dụ thế giới thực từ nơi làm việc riêng của bạn.
  • Quy tắc về giờ giấc: huấn luyện tất cả nhân viên ghi lại từng phút của công việc.
  • Những thực hành được chứng thực:) rõ ràng là làm thêm giờ trái phép vẫn phải được trả.
  • Trình soạn thảo lời đề nghị: [FLT: 1] Trình quản lý không bao giờ trả lời các câu hỏi của DOL riêng mình.
  • Ghi chú:) Ghi chú lại: ) Ủy ban quản trị và nhân viên nhân sự hiểu thời gian lưu trữ và cách lấy tài liệu nhanh chóng. Thực hiện một yêu cầu giả sử để thử nghiệm hệ thống của bạn.

Đáp ứng lời diễn viên

Khi Bộ Quốc phòng gửi thông báo điều tra, thời gian là cốt lõi.

Trong buổi thử giọng

  • Hãy ký một điểm duy nhất liên lạc: Người này (HR director, sĩ quan tuân lệnh, hoặc bên ngoài luật sư) sẽ phối hợp với các điều tra viên, thu thập tài liệu và phỏng vấn thời gian biểu. Giới hạn liên lạc này giảm sự thông tin sai.
  • Hợp tác hoàn toàn và nhanh chóng: [FLT: 1] Cung cấp tài liệu đã yêu cầu theo định dạng và khung thời gian yêu cầu. hoãn lại nghi ngờ và có thể dẫn tới trát đòi. Đừng hủy hoặc thay đổi bất kỳ hồ sơ nào sau khi kiểm tra đã được thông báo.
  • [FLT: 0] Sự bí mật: tránh bàn luận về việc kiểm toán với nhân viên trừ khi cần thiết.
  • Luật sư pháp vô ý:) có luật sư công việc trình bày trong lúc phỏng vấn.
  • Mỗi yêu cầu: Ghi lại mỗi yêu cầu từ điều tra viên, ngày tháng nó đã được thực hiện, và ngày tháng bạn cung cấp câu trả lời. Điều này tạo một dòng thời gian rõ ràng về sự hợp tác.
  • Đừng có nói thêm thông tin tình nguyện: chỉ trả lời những câu hỏi.

Bộ quốc phòng tìm kiếm điều gì?

Các nhà nghiên cứu sẽ xem xét hồ sơ thời gian, hồ sơ thanh toán và chính sách, thường phỏng vấn một mẫu của nhân viên hiện tại và cũ, cả về địa chỉ và điện thoại.

PostCuudAudit theo dõi sổ tay

Sau khi kiểm toán, Bộ Tư pháp sẽ đưa ra một quyết định viết, bao gồm yêu cầu trả lại tiền lương, thanh toán thiệt hại, và hình phạt dân sự cho những hành vi cố ý hoặc vi phạm liên tục.

Những bước để thực hiện sau khi thi đấu

  1. Xem lại cách cẩn thận: [FLT: 1] Hãy đọc mọi vi phạm được dẫn chứng. Hãy hỏi rõ ràng nếu cần thiết. Bạn có quyền tranh cãi bằng cách đưa ra thêm bằng chứng hoặc tranh luận rằng lệnh DL đã hiểu sai các thực hành của bạn. Nhiều sự bất đồng được giải quyết qua việc thương lượng.
  2. Trả lại sớm: [FLT: 1] Nếu lệnh đáp ứng ứng ứng ứng ứng thấp, trả nợ càng nhanh càng tốt. Trả tiền tự nguyện thường giảm hoặc loại bỏ thiệt hại và phạt bị thanh lý. Bảo đảm nhân viên nhận được lương sau lưng và nhận hóa đơn tài liệu.
  3. Cập nhật Chính sách và Thực tập: Thay đổi để xác định nguyên nhân gây ra sự vi phạm. Lấy thí dụ, nếu không theo dõi đúng cách, hãy lập một chính sách thay đổi mới và cập nhật sổ tay. Nếu tìm lỗi phân loại, hãy phân loại lại tác động và điều chỉnh lại các nhân viên.
  4. Bộ Tham mưu Phục hồi: Tập huấn bắt buộc cho tất cả các nhà quản lý và nhân viên lương về chính sách hiệu chỉnh. Hãy dùng các phát hiện kiểm tra như là những ví dụ thực sự trong đời để củng cố tầm quan trọng của việc tuân thủ.
  5. Lấy một cuốn sách theo dõi SelfAudit: ) Trong vòng sáu tháng, thực hiện một cuộc kiểm tra nội bộ để xác nhận rằng các hành động sửa đổi đã có sẵn và không có vấn đề mới phát triển. cải tiến không ngừng làm giảm khả năng kiểm tra lại lần nữa.

Kết thúc

Việc chuẩn bị cho một cuộc kiểm toán thêm giờ không chỉ là tìm ra những vấn đề trong việc che giấu và sửa chữa chúng trước mà còn là những người đầu tư vào việc giữ đúng giờ, phân loại đúng giờ, ghi chép kỹ lưỡng và thường xuyên, và sự huấn luyện sẽ không chỉ tồn tại trong một cuộc kiểm toán và cũng sẽ chạy một việc làm ăn công bằng hơn, hiệu quả hơn nhiều. Mục tiêu của Bộ Tư pháp là tuân thủ, chứ không phải trừng phạt; cho thấy những nỗ lực tốt trong việc áp dụng những hành vi sai trái và giải quyết nhanh hơn.

Để được hướng dẫn chính thức, hãy tham khảo ý kiến Dones Pay page ) và [FLT:] Phụ đề thực hiện trên trang [FLT: 0]; Đối với ngành công nghiệp , xem hướng dẫn về kiểm tra thêm [FLT:] và kiểm tra bộ công ty lao động của nhà nước để biết thêm chi tiết.