Nguyên nhân thông thường gây ra sự trả đũa

Những người tham dự có thể từ chối trả tiền vì họ không đáp ứng các chi tiết cụ thể, giao hàng trễ hoặc những lời khuyên khác có những sự bất đồng về các dự án liên quan đến phạm vi, sự hỗ trợ sau khi chia sẻ, hoặc những khó khăn tài chính bên cạnh khách hàng.

Chẳng hạn, khi tham khảo ý kiến hoặc phát triển phần mềm, việc thu thập phạm vi thường dẫn đến việc thanh toán các cuộc tranh chấp khi không có giấy tờ và công việc bổ sung, tương tự, trong việc bán hàng, thiệt hại trong việc vận chuyển hoặc thiếu hàng hóa có thể khiến khách hàng từ chối thanh toán.

Dữ liệu kỹ thuật cho thấy gần 40% các cuộc tranh chấp về việc thanh toán doanh nghiệp nhỏ ít nhất một lần mỗi năm, với số tiền tương đương 3.000 đô la. Lý do thông thường nhất được viện dẫn là không rõ dự án có thể giải quyết, giao hàng muộn và tính toán lỗi. Trong trường hợp B2B, sự tranh chấp thường được gắn liền với sự khác biệt hợp tác với nhau - đặc biệt khi thỏa thuận bằng lời nói được ghi. Trong bối cảnh văn bản ghi. Trong bối cảnh B2C, khách hàng có thể tranh luận về các vấn đề chất lượng hoặc giao dịch trái phép. Nhận ra những mẫu này giúp bạn điều chỉnh các nỗ lực phòng ngừa.

Những biện pháp ngăn ngừa để bảo vệ công việc

Việc hoạch định tích cực sẽ giảm đáng kể khả năng trả thù. Những biện pháp sau tạo thành một nền tảng vững chắc để ngăn ngừa tranh cãi.

Xoá hợp đồng

Mỗi lần bắt đầu với một hợp đồng viết tay định nghĩa phạm vi của việc làm, thời gian chuyển nhượng, thời gian biểu thanh toán, các thủ tục thanh toán và các biện pháp giải quyết muộn, và cách nói đơn giản để giảm sự mơ hồ và bao gồm các thước đo cụ thể để được chấp nhận tiêu chuẩn.

[FLT: 0] Tip: [FLT: 1] bao gồm một điều khoản đòi hỏi khách hàng phải có bất cứ mối quan tâm nào trong thời gian nhất định (v. d., bảy ngày) để nhận hóa đơn. Điều này ngăn ngừa việc tăng dần tháng sau. Cũng cần thiết hóa đơn sẽ được gửi như thế nào - mail, cổng ra hay thư điện tử, và yêu cầu khách hàng nhận mỗi hóa đơn trong vòng 48 giờ.

Hãy xem xét việc thêm vào một sự gia tăng tranh chấp trong hợp đồng của bạn: trước tiên, hãy thảo luận, sau đó thảo luận, rồi kiện cáo hoặc kiện cáo.

Gọi trong suốt

Gửi hóa đơn nhanh chóng và bao gồm mọi yếu tố khách hàng cần phải xác minh tính phí: mục danh sách hàng hóa hay dịch vụ, tỷ lệ, thuế, giảm thuế, khoản thanh toán và ngày tháng. Hãy dùng các dòng lệnh thanh toán thường xuyên. Dùng các tờ hoá đơn để đảm bảo tính thống nhất. Một cuộc nghiên cứu của Viện Quản Lý Tài Chính phát hiện rằng hóa đơn không rõ là nguyên nhân hàng đầu của sự chậm trễ thanh toán. Hãy xem xét việc sử dụng các công cụ gửi kèm theo hoá đơn trực tuyến để tự động nhắc nhở và cổng trả tiền để giảm ma sát.

Ngắt hóa đơn phức tạp thành phần dễ tiêu nhất. Đối với tác vụ dựa trên dự án, tham khảo mục hợp đồng và các điểm mốc cụ thể hoàn tất. Đính kèm tài liệu hỗ trợ như bản ghi, biên nhận, hoặc xác nhận giao hàng. Một thực hành tốt nhất là bao gồm một liên kết trực tiếp đến một cổng trực tuyến nơi khách hàng có thể xem công việc thực hiện và tải về tập tin.

Chiến thuật thông tri

Mở, thông thường giao tiếp với khách hàng xây dựng sự tin tưởng và các vấn đề bề mặt trước khi họ trở thành bất đồng. lên lịch các cuộc gọi hay email trong các dự án dài. Nếu khách hàng biểu lộ sự không hài lòng, trả lời nhanh chóng và ghi lại cuộc trò chuyện. huấn luyện đội của bạn nhận ra các dấu hiệu cảnh báo sớm như là những câu trả lời chậm trễ hoặc những lời than phiền mơ hồ - và tăng cường chúng bên trong. Một khách hàng cảm thấy nghe thấy có khả năng thương lượng về một thỏa thuận thanh toán hơn một người bị bỏ qua.

Sau khi đưa ra một dấu hiệu, gửi một cuộc khảo sát ngắn thỏa mãn và cung cấp một đường trực tiếp cho mối quan tâm. Bước chủ động này có thể giải quyết sự hiểu lầm nhỏ trước khi thanh toán. Cũng thiết lập một điểm liên lạc cho các yêu cầu hoá đơn để khách hàng không bao giờ phải lặp lại câu chuyện của họ cho nhiều người.

Dùng hệ thống CM để theo dõi mọi tương tác và đặt bộ nhắc nhở cần theo dõi. Tài liệu chứa tất cả thỏa thuận bằng lời nói với email xác nhận. Tùy chọn này không chỉ giúp đỡ trong xung đột mà còn củng cố mối quan hệ khách hàng.

Tiền và tiền công

Yêu cầu tiền gửi (thường là 25–50%) cho các lệnh lớn, công việc tùy chỉnh, hoặc lần đầu tiên khách hàng. Những khoản tiền đó chứng minh cam kết và bao gồm các phí trước của bạn nếu khách hàng mặc định sau này. Để dịch vụ tiếp tục, hãy xem xét các điều khoản thanh toán mạng 15 thay vì mạng- 30 để khuyến khích thanh toán nhanh hơn. Bạn cũng có thể cung cấp những khoản chiết khấu nhỏ cho việc thanh toán sớm để thúc đẩy sự nhanh chóng. Rõ ràng trong hợp đồng sẽ không bắt đầu cho đến khi nhận được tiền gởi.

Để có những hợp đồng giá trị cao, hãy xem xét việc dự luật dựa trên thời gian quan trọng nơi mỗi giai đoạn được khuyến mãi sau khi hoàn tất.

Những thực hành tài liệu

Giữ kho lưu trữ trung tâm cho tất cả các hợp đồng, thay đổi đơn đặt hàng, hóa đơn, biên nhận thanh toán và thư từ. Dùng những tài liệu dựa trên mây để lấy bất kỳ tài liệu nào trong cuộc tranh chấp. Ghi lại tất cả các cuộc trò chuyện điện thoại và cuộc họp với email tổng quát gửi cho khách hàng (nhật sửa những gì chúng ta đã thảo luận...). Việc này tạo một dấu vết giấy có thể là vô giá nếu cuộc tranh chấp được gửi đến thông tin hay tòa án.

Nhận một hội nghị tên nhất định cho tập tin: bao gồm số hóa đơn, tên khách hàng và ngày tháng. Dùng công cụ như Dropbox, Google Drive, hoặc hệ thống quản lý tài liệu tận tụy. Để có các dự án quan trọng, hãy giữ một bản ghi chép theo thứ tự thời gian của tất cả các sự kiện quan trọng, chấp thuận và thông tin liên lạc. Bộ quản lý kinh doanh [FLT: 0] cung cấp một hướng dẫn toàn diện [FLT: 1] về các thực hành ghi chép tốt nhất. Họ khuyên ghi chép ít nhất ba đến bảy năm tùy theo kiểu.

Đáp lại lời sỉ nhục của người được trả lương

Mục tiêu là bảo vệ mối quan hệ giữa khách hàng và bảo vệ dòng chảy tiền mặt.

Đầu tiên liên lạc và điều tra

Hãy liên lạc với khách hàng trong vòng 24 giờ sau khi nhận được số tiền không trả hoặc khiếu nại, hãy dùng giọng trung lập: “Chúng tôi thấy rằng hóa đơn #123 đã quá hạn.

Trong cuộc gọi đầu tiên, lắng nghe nhiều hơn bạn nói. Yêu cầu các câu hỏi mở để khám phá gốc thật của vấn đề. là khách hàng không hài lòng với chất lượng, hoặc họ đang phải đối mặt với vấn đề dòng chảy tiền mặt mình? thường thì lý do được nêu ra mặt nạ một mối quan tâm sâu sắc hơn. Tài liệu tất cả mọi thứ và gửi một email mở sau đó tóm tắt cuộc trò chuyện và các bước tiếp theo.

Thương lượng và chuyển nhượng

Nếu có thể giải quyết được các cuộc tranh cãi trực tiếp, hãy đề nghị các tùy chọn như kế hoạch thanh toán, giảm một phần để đổi lấy tiền công ngay lập tức, hoặc một sự sửa đổi hàng hóa để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Khi thương lượng, hãy nhớ mục tiêu cuối cùng trong đầu: được trả lương trong khi duy trì mối quan hệ. đôi khi đề nghị một sự nhượng bộ nhỏ như chi phí cuối có thể phá vỡ một kết thúc bất lợi. đối với những tranh chấp lớn, mang vào một luật sư hoặc một nhà đàm phán chuyên nghiệp để đại diện cho lợi ích của bạn. tránh nói năng xúc động hoặc đe dọa, tiếp tục chuyên nghiệp và giải quyết vấn đề.

Thư yêu cầu đơn

Nếu cuộc thương lượng thất bại, gửi thư yêu cầu chính thức qua thư được chứng nhận. Thư nên nói số tiền nợ, căn bản nợ, bất cứ sự cố gắng nào trước đây để giải quyết vấn đề, và thời hạn rõ ràng để thanh toán (v. d., 10 ngày). Đề nghị bạn theo đuổi việc sửa đổi hợp pháp nếu chưa nhận được. Thư này thường nhắc nhở trả tiền vì khách hàng nhận ra bạn đang nghiêm túc. Hãy giữ bản sao cho sổ ghi chú.

Những người có quyền đòi hỏi phải có những sự đòi hỏi chính thức trước khi nộp đơn kiện, đừng bỏ qua bước này.

Tham vấn pháp lý

Trước khi ra tòa, hãy tham khảo ý kiến của một luật sư chuyên về việc quyên góp nợ hoặc hợp đồng, đồng thời có thể đánh giá sức mạnh của vụ kiện, khuyên bạn nên giữ lại những khoản tiền trong luật pháp hoặc tiền thu phí, và giúp bạn quyết định xem có phải là luật sư bị tịch thu (nếu bạn yêu cầu hợp đồng) hay kiện tụng hợp đồng không.

Hãy chuẩn bị tóm tắt cuộc tranh chấp với tất cả các tài liệu quan trọng. luật sư của bạn sẽ đánh giá khả năng thành công và chi phí ước tính. trong một số trường hợp, gửi thư từ luật sư là đủ để giải quyết cuộc tranh chấp mà không cần nộp đơn kiện. cân nhắc chi phí pháp lý để chống lại số tiền tranh cãi - nếu nợ nhỏ, tòa án nhỏ có thể là con đường hiệu quả nhất.

Sự cai trị như là sự phục hồi cuối cùng

Việc khách hàng đến tòa án nên là lựa chọn cuối cùng của bạn. Hành động pháp lý chiếm thời gian, tiền bạc và thiện chí. Tuy nhiên, nếu số tiền này quan trọng và khách hàng không sẵn sàng trả bất chấp bằng chứng rõ ràng, việc kiện cáo hoặc khởi tố có thể là cần thiết. Việc đảm bảo bạn đã theo mọi bước giải quyết thỏa thuận theo nghi thức trước (như là phương tiện thông tin) để tránh trường hợp của bạn bị bác bỏ.

Trước khi nộp đơn, hãy kiểm tra các quy định của các thỏa thuận trong bang bạn. Những điều này thường xảy ra trong phạm vi từ ba đến sáu năm. Cũng xem xét liệu khách hàng có tài sản bạn có thể gắn kết. Một phán quyết chỉ có giá trị nếu có thể thu thập được. Đôi khi một giải pháp thích thích thích thích hợp lý hơn.

Sự che chở và thực hành tốt nhất về pháp lý

Ngoài việc tranh cãi, bạn có thể đưa những biện pháp bảo vệ hợp pháp vào hoạt động kinh doanh để giảm thiểu nguy cơ lộ mặt.

Những ông già Nô - en hợp đồng

Ngoài ra, hãy xem một điều khoản buộc phải bàn bạc với các luật lệ về việc giải quyết các vấn đề như việc kiện tụng hoặc giải quyết các vụ kiện tụng, chẳng hạn như việc kiện tụng hoặc giải quyết các vụ kiện tụng, để tránh những cuộc tranh chấp về giá trị cao, đồng thời xem xét một điều khoản buộc phải giải quyết các sự kiện ngoài tầm kiểm soát của một bên.

Một điều khoản quan trọng khác là sự bảo đảm về thanh toán của công ty cha mẹ của khách hàng hoặc một người bán lẻ, bạn có thể yêu cầu một lá thư tín dụng từ ngân hàng của khách hàng.

Luật bảo vệ người tiêu dùng

Nếu bạn bán cho người tiêu dùng (B2C), hãy ý thức về Đạo luật Công bằng về Hóa đơn Tín dụng và các quy tắc tương tự của bang mà có thể chi phối các cáo buộc tranh luận. Tính hợp đồng là thiết yếu để tránh những cáo buộc hay phạt đối với B2B giao dịch, các giao dịch đồng đồng nhất (UCC) cung cấp các quy tắc mặc định cho việc bán hàng hàng hóa - hợp đồng của bạn có thể áp đặt một số trong số này, nhưng bạn phải làm như vậy một cách rõ ràng.

Khi giao dịch với người tiêu dùng, bạn phải tiết lộ rõ ràng về các điều khoản thanh toán, quyền tranh chấp và các chính sách hoàn trả lại. tránh những điều khoản tự động tái lập mà không có sự đồng ý trước đó.

Điều lệ về tín ngưỡng và bộ sưu tập

Khi tham gia một cơ quan quyên góp hoặc theo đuổi một phán quyết, hãy theo sát Luật Hội Nghị về các Lý do Lý tưởng (FDCPA) và tình trạng tương đương với vấn đề này. Tránh quấy rối khách hàng, xuyên tạc khoản nợ, hoặc liên lạc với bên thứ ba một cách không cần thiết.

Nếu bạn sử dụng một công ty thu tiền của đảng thứ ba, hãy chọn một công ty có bằng cấp và gắn kết với nhau.

Bảo hiểm và trái phiếu

Hãy cân nhắc việc mua bảo hiểm tín dụng, bao gồm hóa đơn không thanh toán do khách hàng không giữ ổn định hoặc mặc định tiền tệ. Để có những dự án rủi ro cao, khách hàng cần phải có trái phiếu thanh toán qua ngân hàng của họ.

Chính sách bảo hiểm tín dụng thay đổi tùy theo mức độ bảo hiểm tín dụng. dựa trên mức lương trung bình, công nghiệp rủi ro, và mức tín dụng khách hàng. một số người bảo hiểm cũng cung cấp dịch vụ kiểm tra tín dụng để cảnh báo bạn về sức khỏe tài chính của khách hàng làm suy yếu. đối với các dự án xây dựng hoặc các dự án lớn, hiệu suất và trái phiếu thanh toán là tiêu chuẩn và bảo vệ thêm.

Kết thúc

Khi có sự tranh chấp về việc thanh toán, bạn cần chuẩn bị, thông tin rõ ràng và lập kế hoạch đáp ứng có cấu trúc. Bằng cách soạn thảo những hợp đồng vững chắc, lưu trữ các chi tiết, và giải quyết nhanh chóng các vấn đề xung đột mà không gây tổn hại cho các mối quan hệ khách hàng.

Hãy nhớ rằng mỗi cuộc tranh cãi cũng là cơ hội để học hỏi. sau khi giải quyết, hãy xem xét những gì đã sai và cập nhật các tiến trình của bạn theo cách đó.