Hiểu đạo luật và ảnh hưởng đến việc thanh toán

Chu kỳ hóa đơn pháp lý là động cơ điều khiển dòng thu nhập của một công ty luật, bao gồm mỗi bước từ thời gian thu ngân đến việc gửi tiền, và sức khỏe trực tiếp ảnh hưởng đến dòng chảy tiền mặt, mối quan hệ khách hàng, và lợi nhuận lâu dài. những người nắm bắt các sắc thái của chu kỳ này có thể giảm thiểu sự chậm trễ, giảm thiểu việc ghi chép, và xây dựng một thực hành hoạt động với khả năng dự đoán tài chính. khách hàng, cũng, hưởng lợi ích từ những hóa đơn rõ ràng, đúng giờ tránh sự nhầm lẫn và ngạc nhiên. trong một thời đại mà khách hàng ngày càng đòi hỏi giá trị và hiệu quả, hóa hóa hóa hóa đơn không còn là một ưu tiên nữa - nó là một ưu tiên.

Nghi thức pháp lý là gì?

Chu trình hóa đơn pháp lý là quá trình tái diễn theo đó các công ty pháp luật làm việc, chuẩn bị hóa đơn, giao cho khách hàng, và thu tiền. hầu hết các công ty làm một chu trình hàng tháng, mặc dù một số sử dụng hai tuần, hàng quý, hoặc vật chất dựa trên chu kỳ thực tế, tùy thuộc vào các ưu tiên khách hàng, và các điều khoản đính hôn. Bất kể tần số, một chu kỳ, một chu kỳ xác định rõ ràng bao gồm bốn giai đoạn: bắt giữ, hóa đơn, chuẩn bị, phát biểu, và xử lý. Mỗi giai đoạn trình cho phép tiết lộ hiệu quả của các cơ hội rò rỉ đó làm xói mòn lợi nhuận.

Tại sao chu kỳ này là vấn đề

Những người khách biết khi nào nên chờ đợi một hóa đơn giúp họ chi tiêu cho các chi phí pháp lý, và họ có được hình ảnh đáng tin cậy về thu nhập hàng tháng, cho phép quản lý tiền mặt tốt hơn.

Thành phần chính của chu kỳ tính tiền

Theo dõi thời gian

Việc ghi chép lại không chỉ toàn bộ thời gian, mà còn làm việc cụ thể và vấn đề khách hàng. Công cụ quản lý thực hành hiện thời gian hiện đại cho phép truy cập vào máy tính, ứng dụng di động, hay tích hợp với lịch và email. Không có khả năng ghi chép thời gian đáng tin cậy, công ty mất thu nhập từ công việc không được bảo trì và giảm khả năng thanh toán các cáo buộc.

Chuẩn bị hóa đơn

Một khi bắt được, các biên dịch viên biên dịch thuật ngữ, giai đoạn này bao gồm việc áp dụng các hóa đơn đúng (theo giờ, phí phẳng, tiền phí, tiền phí, tiền sử nhân viên bất ngờ hoặc người lai), thêm vào những lời giải thích, và viết một câu chuyện về mỗi mục nhập, những câu chuyện về chất lượng là thiết yếu: mục nhập mơ hồ như “đang nghiên cứu hoặc“ tính toán gọi là “sự tìm kiếm của máy tính có khả năng bị hỏi nhiều hơn là “những sự khám phá và chuyển động được thu thập để bảo vệ.

Giao hàng hóa

Phải gửi hóa đơn vừa đúng lúc vừa dễ dàng. [BLT: 1) Gọi điện thoại bằng giấy có túi (FLT: 1] [FLT: 1] Trích dẫn ) [FT:2] [FLT:] [FT:] [do sự cân bằng ngày tháng] [FLT] [do các ứng dụng khách hàng đã trả trước và thực hành phần mềm quản lý]. Các hóa đơn nên rõ ràng quy định thời gian thanh toán, ngày tháng, thời gian thanh toán, và các chi phí bị hủy bỏ. Bao gồm cả một hộp tiền tố và chi phí tổng hợp tại hộp trên cùng] Vì sự cân bằng trước đây, do sự hỗ trợ ngày tháng và khả năng chi phí của các khách hàng nhanh chóng giảm bớt.

Xử lý chi trả

Chi trả đóng vòng quay. Chắc chắn phải xác định cách ứng dụng khách hàng có thể trả: bằng ngân phiếu, thẻ tín dụng, chuyển nhượng ACH, hoặc qua cổng thanh công cụ trực tuyến. Theo quy tắc kế toán [FLT: 0] [FL: 1] Luật pháp [FL2] [FL2] [phụ đề:] [BL2], công ty nhận thẻ tín dụng và thu tiền công bằng các thẻ nhanh hơn 24 ngày.

Các chu trình tính tiền ảnh hưởng thế nào đến việc thanh toán

Sự hiểu biết về những hiệu ứng này giúp các công ty thiết kế một chu trình giảm thiểu những tài khoản nổi bật và giữ tiền mặt được lưu thông.

Name

Xác nhận với một hóa đơn cố định - trong cùng ngày tháng - tạo ra một mô hình có thể đoán trước được của các dòng tiền mặt. Khách hàng học cách chờ đợi hóa đơn và thường thanh toán tương ứng. Tính năng dự đoán này cho phép các chủ sở hữu công ty dự đoán thu nhập hàng tháng với độ chính xác hợp lý. Ngược lại, các công ty mà di chúc thường bị mắc phải do dòng tiền cục cục: một số hóa đơn đi ra cùng một lúc, nhưng sau đó nhiều tuần không có gì cần thiết. đặc biệt là những thực hành nhỏ và đơn lẻ có thể gây ra khủng hoảng tiền mặt.

Số lượng tiền trong vòng một tuần lễ

Ngày bán hàng xuất sắc (DSO) đo số ngày trung bình giữa việc gửi và trả. Một dự luật hàng tháng thường có một sự suy giảm kinh tế 30 đến 45 ngày nếu khách hàng trả trong phạm vi mạng 30 điều khoản. nhưng nếu các hóa đơn được gửi trung bình một phần tư ngày, DSO có thể dễ dàng kéo dài trong 90 ngày. chu kỳ tăng nguy cơ không trả, đặc biệt nếu khách hàng gặp một trở ngại tài chính trong vòng một tháng. ngắn hóa đơn chuyển đổi tiền từ hai tuần sang hai tuần cho vấn đề cao - DSO - giảm thiểu tính chất lỏng.

Ứng xử của khách hàng về tâm lý và trả lương

Bill shock là có thật. Khi một khách hàng nhận được một hóa đơn lớn, bất ngờ, họ có thể chậm trả tiền khi bị cáo buộc hoặc tìm kiếm sự làm sáng tỏ. Một chu kỳ thường xuyên, có thể đoán trước giảm khả năng gây ngạc nhiên. Hơn nữa, khách hàng nhận thường xuyên, những hóa đơn nhỏ hơn có xu hướng trả nhanh hơn những hóa đơn bị đánh bởi một hóa đơn khổng lồ sau một thời gian dài im lặng. Đây là một lý do tại sao nhiều công ty định trước gia đình và bất động sản yêu cầu hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần hóa đơn cho các vấn đề hoạt động. Đặt ngày tháng cùng lúc, chẳng hạn, 15 tháng tăng cường một tính năng thanh toán thường xuyên.

Những thách thức thông thường trong chu trình tính toán pháp lý

Thời gian không nhất quán

Theo dõi thời gian vẫn là trở ngại lớn nhất cho một chu kỳ tính toán tốt. những luật sư chờ đợi ngày hay tuần để ghi lại các chi tiết thường quên đi, dẫn đến việc giảm số giờ trong ngành công nghiệp gọi là “sự chậm trễ. nghiên cứu cho thấy rằng các luật sư sử dụng thời gian thực nhiều hơn những người dựa vào trí nhớ.

Hóa đơn và Văn bản bị trễ

Nếu hóa đơn bị giảm sau khi thời gian thanh toán kết thúc, bạn có thể dùng những “luật 90 ngày ” để xem xét những nút cổ chai, số giờ còn thiếu, hoặc số lần trì hoãn quản trị, công ty có hiệu quả mở rộng tín dụng cho khách hàng.

Đường dẫn hoá đơn khách

Ứng dụng khách hàng, cơ quan chính phủ, và các công ty bảo hiểm thường áp đặt các hướng dẫn hoá đơn chi tiết mà có thể quy định định định định dạng, kiểu tường thuật, và các công việc chấp nhận được. Không tương ứng có thể dẫn đến việc từ chối hoặc giảm hóa đơn. Các công ty luật phải xây dựng các ngân phiếu theo đúng quy định của họ, thường sử dụng phần mềm e-billing tự động hiệu lực các mục hàng dòng chống lại yêu cầu khách hàng. Không thể làm như vậy để có thể trì hoãn việc thanh toán trong nhiều tuần trong khi các công ty sửa đổi và các hóa đơn truy vấn.

Lỗi kế toán tin cậy

Chi phí tổng hợp, tiền cọc và phí phụ thuộc vào thời gian đòi hỏi kế toán tín dụng kỹ lưỡng. quy tắc nhìn qua IOLTA là không thể hòa hợp các tài khoản tin tưởng hàng tháng có thể dẫn đến những vi phạm đạo đức nghiêm trọng. một vòng tuần hoàn sai lệch mà quản lý quỹ của khách hàng không chỉ trì hoãn thanh toán mà còn đưa công ty đến hành động sửa phạt.

Vai trò của công nghệ trong việc làm báp têm chu kỳ thanh toán

Công nghệ đã biến hóa hóa đơn pháp lý từ một quá trình hướng dẫn, chứng minh sai thành một hoạt động có đường dây, giàu dữ liệu. những công ty đầu tư vào những công cụ đúng để thấy những khoản thanh toán nhanh hơn, ít tranh chấp hơn, và tài chính tốt hơn.

Phần mềm Quản lý Thực tập

Nền tảng như Clio, Pranther, và Smokeball tích hợp thời gian theo dõi, hóa đơn và thanh toán trong một hệ thống. Họ tự động hoá đơn tại cuối mỗi chu kỳ hoá đơn, hỗ trợ tái tạo các hóa đơn để bổ sung thêm, và cung cấp các cổng khách hàng nơi các danh sách khách hàng có thể xem và trả tiền trực tuyến. Các công cụ tốt nhất cũng tạo bản thảo sẵn và cho phép sự chấp thuận rộng rãi, giảm giờ xem xét lại bạn bè từ giờ này sang phút khác.

E- Billing và LEDES

Đối với các công ty phục vụ khách hàng hợp pháp, tuân thủ với tiêu chuẩn Cơ Quan Thuyết điện tử [LT:2] [BLT] [BLT:] [BLT: 0] [BLT:2] [BLT:] [NT:] [SP:3] và phần mềm riêng biệt như Bill 4 hay Tab3 chuyển đổi thành các dạng điện tử cần thiết và gửi chúng qua các cổng khách hàng như TyMtrix hoặc Secregi. Những nền tảng này cũng vi phạm cờ, hầu như loại bỏ.

Cổng thanh toán trực tuyến

Chấp nhận thẻ tín dụng, ACH và ví tiền mặt số thông qua một cổng an toàn tăng tốc độ trả tiền. Nhiều hệ thống thanh toán hợp nhất có thể được đặt tự động để nạp thẻ thanh toán của khách hàng vào ngày gửi hóa đơn. Tính năng như kế hoạch thanh toán và thanh toán một phần cũng giúp đỡ khách hàng có thể hoãn trả tiền. Theo một cuộc thăm dò [FLT: 0] [FL: 1] [FL: 1] Trung tâm Bảo trì [FL:] [FL],], công ty có thể cung cấp các tùy chọn thanh toán trực tuyến giảm 30% trong quá trình lão hóa.

Phân tích và giải tích chìa khóa

Dữ liệu từ chu kỳ hoá đơn cung cấp thông tin tài chính thiết yếu: tốc độ sử dụng (đồng hồ có thể chạy bằng giờ có sẵn), nhận thức (số lượng được ghi chép lại theo tỉ lệ chuẩn), và tỷ lệ thu thập (amount vs. invoicated). Các dữ liệu theo dõi các số giờ mỗi tháng có thể phát hiện các vấn đề sớm hơn. Ví dụ, tỷ lệ giảm nhận thức có thể ngụ ý ghi xuống quá nhiều, nhắc xem lại mục nhập hay tỷ lệ đàm phán khách hàng. Công nghệ làm cho phân tích dữ liệu tự động này trở thành dữ liệu có thể hoạt động.

Những thực hành tốt nhất để quản lý chu trình tính toán các hóa đơn pháp lý

Đặt kỳ vọng rõ ràng từ đầu

Mỗi thư đính hôn nên xác định chu kỳ thanh toán, điều khoản thanh toán và chấp nhận phương pháp thanh toán. Ứng dụng khách nên biết cho dù bạn thanh toán hàng tháng, trên một bước quan trọng, hoặc khi hoàn thành. Nếu bạn yêu cầu thêm tiền thêm, giải thích ngưỡng và cách tự động trên màn hình sẽ hoạt động. Trong suốt cuộc trò chuyện ban đầu, càng ít hoá đơn bất ngờ sau này.

Dùng tiền Bill để kiểm soát chất lượng

Trước khi hóa đơn cuối cùng được đưa ra, chạy các luật sư có trách nhiệm hoặc một hóa đơn xem xét chúng. Bước này bắt gặp lỗi - mục nhập kép, tỷ lệ không chính xác, không thể ghi chú các câu chuyện để thêm bối cảnh. Xem xét tiền phiếu đặc biệt quan trọng đối với kiện tụng phức tạp hoặc giao dịch nơi mà nhiều luật sư đóng góp cho một vấn đề.

Theo sát một chương trình nhất quán

Dù bạn nhận hóa đơn vào mỗi ngày 1 tháng hay ngày kinh doanh cuối cùng, sự nhất quán là chìa khóa. Hãy dùng phần mềm để lên kế hoạch tự động hóa đơn. Nếu bạn cần điều chỉnh thời gian biểu (v. d., để thông báo cho khách hàng trước. Một công ty mà các hóa đơn không thất bại tạo tiếng tốt cho chủ nghĩa chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Cung cấp nhiều kênh thanh toán

Bỏ ma sát ra khỏi thanh toán. Chấp nhận thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, chuyển nhượng ACH, và ngân phiếu. Cung cấp liên kết trong email hóa đơn tới trang trả tiền trực tuyến bảo mật. Để có hóa đơn giá trị cao, hãy xem xét việc giảm giá (v. d., 2%) để trả tiền trong vòng 10 ngày. Một khuyến khích cổ điển giúp tăng tốc dòng tiền mặt.

Hãy tích cực theo đuổi

Đừng đợi hóa đơn để quá hạn. Hãy gửi một lời nhắc nhở lịch sự vài ngày trước ngày giờ. Nếu thanh toán trễ, hãy theo dõi ngay với cuộc điện thoại hay thư điện thoại. Nhiều công ty sử dụng một số bước thang leo thang: một lời nhắc nhở đầu tiên vào ngày 31, một giây vào ngày 45, và thông báo cuối cùng vào ngày 60 với thông báo giữ lại. Đối với người gửi tiền, hãy tự động cảnh báo để kích hoạt lại yêu cầu tăng cường độ cân bằng thấp trước khi người giữ lại kiệt sức.

Xem lại và đều đặn

Hãy xem xét kỹ hơn các bảng liệt kê của bạn về hiệu suất hóa đơn. So sánh DSO, tỷ lệ thu thập và viết giảm tỷ lệ phần trăm cho các điểm chuẩn trong ngành công nghiệp (được tìm thấy trong các báo cáo như Báo cáo pháp lý Clio). Các khách hàng thăm dò về các hóa đơn của họ. Có dễ hiểu không? Các hóa đơn có phải là các công cụ thanh toán? Các thay đổi nhỏ như một hộp tóm tắt hoặc thay đổi ngày từ ngày 15 đến 30 có tác động lớn hơn.

Kết thúc

Chu kỳ hóa đơn pháp lý không chỉ là một thói quen quản lý mà còn là một đòn bẩy chiến lược tạo nên sức khỏe tài chính và mối quan hệ khách hàng. Khi được thiết kế và quản lý tốt, chu trình bảo đảm dòng tiền mặt có thể dự đoán trước được, giảm các hóa đơn tiền mặt, và củng cố lòng tin giữa luật sư và khách hàng. hành động then chốt bao gồm việc tiếp nhận thời gian thực, tự động hóa đơn và giao dịch, cung cấp các lựa chọn trả tiền trực tuyến, và sử dụng dữ liệu để theo dõi sự lão hóa. Tính toán với các quy tắc đạo đức - đặc biệt là các khoản chi phí quản lý và tín dụng các khoản tiền bảo hiểm đó để giữ nguyên tắc trung tâm trong quá trình tính trung tâm.

Các công ty luật coi hóa đơn như một chức năng chiến lược thay vì một việc làm có lợi thế cạnh tranh. họ được trả nhanh hơn, mất ít thời gian hơn vào các cuộc tranh cãi, và có thể tập trung năng lượng vào việc thực hành luật pháp. Xem xét lại các hóa đơn hiện tại của bạn ngày hôm nay. xác định các nút bấm chậm của thời gian vào, một quá trình xem xét chậm, hoặc một sự thiếu lựa chọn trả tiền trực tuyến và chỉ ra chúng bằng một. với kỷ luật và công cụ đúng, bạn có thể chuyển đổi vòng tròn từ một nguồn của căng thẳng thành một công ty điều khiển.