Giới thiệu: Tại sao hợp đồng hóa vấn đề

Mỗi giao dịch thương mại, từ một mua cà phê đơn giản cho đến một sự hợp tác hàng triệu đô la, dựa trên một nền tảng của thỏa thuận. Hợp đồng — cho dù nói hay viết — xác định quyền, nhiệm vụ và kỳ vọng của mỗi bên. tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp và quản lý bỏ qua sự khác biệt quan trọng giữa hợp đồng truyền miệng và viết cho đến khi có tranh chấp. Chọn sai hình thức thỏa thuận có thể dẫn đến những cuộc kiện tụng tốn kém, mất cơ hội và những mối quan hệ bị phá vỡ.

Hướng dẫn toàn diện này khám phá các sắc thái của hợp đồng kinh doanh được viết ra, giúp bạn đưa ra những quyết định có hiểu biết bảo vệ lợi ích của bạn. chúng tôi sẽ xem xét vị trí pháp lý của mỗi loại, lợi thế và giới hạn thực tiễn của họ, và cung cấp hướng dẫn hành động cho mỗi khi sử dụng. bằng cách hiểu những sự phân biệt này, bạn có thể giảm rủi ro, cải thiện rõ ràng, và củng cố hoạt động kinh doanh của bạn. chúng tôi cũng bao gồm những phát triển hiện đại, như là những sự phát triển và phần mềm quản lý hợp đồng điện tử, đó là cách chia sẻ lại các thỏa thuận chính thức kinh doanh.

Các yếu tố của hợp đồng hợp lệ: Các tổ chức áp dụng cho cả hai loại

Trước khi lao vào cuộc tranh luận bằng miệng, điều quan trọng là phải hiểu điều gì khiến cho bất cứ thỏa thuận nào có thể thực hiện được.

  • – Một bên đề nghị một điều khoản cụ thể cho người khác.
  • Phụ đề – Đảng khác đồng ý với những từ đó, thường không sửa đổi.
  • Sự suy xét – một cái gì đó có giá trị trao đổi tay (tiền, hàng hóa, dịch vụ, hoặc một lời hứa hành động hoặc không hành động).
  • Người đồng thuận ) – cả hai bên đều có ý định tạo một mối quan hệ hợp pháp.
  • Cơ quan quản lý ) – mỗi bên có khả năng hợp pháp để ký một hợp đồng (v. d., độ tuổi hợp pháp, trí tuệ tỉnh táo).
  • Tính hợp lý ) – Mục đích của hợp đồng phải được hợp pháp.

Các hợp đồng bằng miệng và viết phải thỏa mãn những điều kiện này cần được áp dụng. Sự khác biệt then chốt nằm ở mức dễ dàng của một bên có thể chứng minh những yếu tố này tồn tại. Các hợp đồng viết này cung cấp bằng chứng khách quan, tạm thời. Các hợp đồng phụ thuộc vào trí nhớ, tín nhiệm, và đôi khi chứng minh hành động.

Hợp đồng kinh doanh qua đường miệng chi tiết

Hợp đồng truyền khẩu (hay lời nói) là một thỏa thuận được tạo ra qua lời nói, thường không có tài liệu hướng dẫn, và những hợp đồng này được thành lập khi hai bên trao đổi lời hứa, và cả hai đều có ý định bị ràng buộc hợp pháp. Ví dụ thông thường bao gồm việc bắt tay với một nhà thầu, một thỏa thuận nói chuyện với một người tự do qua điện thoại, hoặc một lời cam kết bằng lời nói để cung cấp hàng hóa với một giá nào đó.

Lợi thế của hợp đồng miệng

  • Các thỏa thuận và tiện lợi:) có thể được hình thành ngay lập tức mà không cần soạn thảo hay xem lại tài liệu.
  • Chi phí thấp: Không có phí pháp lý hoặc chi phí in ấn.
  • Khả năng: Các thuật ngữ có thể được thương lượng và thay đổi một cách năng động trong cuộc trò chuyện.
  • Một thỏa thuận bằng lời nói có thể cảm thấy cá nhân hơn và tin tưởng hơn, mà một số người giữ nó thích hơn một tài liệu chính thức.

Lợi thế của hợp đồng làm miệng

  • Những vấn đề: ) Không có ghi chép, chứng minh những điều kiện chính xác là khó.
  • Tính đa dạng: có thể dễ hiểu sai.
  • Thử thách cưỡng chế: ) nhiều thẩm quyền bắt buộc [FLT:] [FLT: 0], mà đòi hỏi một số loại hợp đồng nhất để có thể được thi hành. Các hợp đồng cơ bản rơi vào những điều luật này là không thể thực hiện được, có nghĩa là tòa án sẽ không thi hành họ dù cả hai bên đều đồng ý với nhau về các điều kiện.
  • Nguy cơ gian lận cao hơn:) một bên từ chối sự tồn tại hoặc điều kiện của một thỏa thuận bằng lời nói thì dễ hơn.
  • Dù một hợp đồng truyền miệng có thể thực hiện được, sự thiếu những từ rõ ràng thường giảm thiểu thiệt hại một tòa án. Những thiệt hại trở nên suy đoán khi những điều khoản ban đầu được tranh luận.

Những thí dụ nơi mà các hợp đồng truyền miệng là thông thường

Trong những trường hợp này, thời gian và chi phí soạn thảo một hợp đồng viết tay sẽ không tương xứng với giá trị của giao dịch này. Tuy nhiên, ở đây, rủi ro vẫn còn — lời hứa là trả 50 đô la cho dịch vụ bán đất vẫn có thể dẫn đến tranh cãi nếu công việc không được cân bằng. Một minh họa thực sự: một người chủ nhà thầu đồng ý với một nhà thầu sửa chữa 500 đô la.

Hợp đồng kinh doanh được viết ra chi tiết

Một hợp đồng được ký kết hợp pháp là một hợp đồng kết hợp với nhau trong một tài liệu vật lý hay điện tử. Nó phác họa tất cả các từ và điều kiện trong ngôn ngữ rõ ràng, không thể hiểu được. Viết ra các hợp đồng có thể bao gồm các thư đơn giản một trang hợp đồng với các tài liệu đa ngôn ngữ phức tạp được dùng để liên kết, mua bất động sản, hoặc các hợp tác lâu dài. Với các công cụ số tăng, hợp đồng điện tử (v. d. PDFs được gửi qua e-Grees) hiện nay có thể thực hiện một cách hợp pháp và hợp pháp dưới các luật như U. [FL: 0] Act [FL] [FI] [FL] và EB]

Lợi thế của hợp đồng viết

  • bằng chứng rõ ràng: Văn bản này là bằng chứng cho thấy mục đích và những điều khoản chính xác của các đảng phái.
  • Những chi tiết không thể hiểu được: nghĩa vụ phức tạp, sự đồng thuận và sự bảo vệ pháp lý (v. d., sự phân giải, sự tranh chấp, quyền bảo mật, quyền hạn) có thể được đánh vần một cách chính xác. Không có giới hạn cụ thể về cách các từ này có thể được nêu ra.
  • Tòa án thực thi: Tòa án có thể xem lại văn bản hợp đồng để xác định vi phạm và sửa chữa, làm cho thi hành thực thi dễ đoán hơn và thường nhanh hơn. Từ được viết có trọng lượng đáng kể trong kiện tụng.
  • Hoàn thành các điều kiện pháp lý: Một số hợp đồng phải được viết dưới định luật của kẻ lừa đảo (v. d., hợp đồng để bán đất, thỏa thuận lâu dài hơn một năm, bảo đảm).
  • Điểm rút ra từ sách này: Cả hai bên có thể nhắc lại tài liệu để nhắc nhở bản thân về thời hạn, các khoản thanh toán và trách nhiệm.
  • Ghi chép và ghi chép lưu lại: ) hợp đồng viết thành một phần của hồ sơ vĩnh viễn của công ty, hữu ích cho việc kiểm tra tài chính, mục đích thuế và tính siêng năng trong các giao dịch trong tương lai.

Lợi thế của hợp đồng viết

  • Thời gian và chi phí:) việc tuyển chọn một hợp đồng đã viết kỹ thường đòi hỏi sự trợ giúp hợp pháp và có thể đắt tiền cho các doanh nghiệp nhỏ. Các mẫu đơn giản có thể đủ để có các thỏa thuận ít rủi ro, nhưng các thỏa thuận phức tạp đòi hỏi sự xem xét chuyên nghiệp.
  • Độ linh hoạt ) Một khi đã ký, thay đổi các điều khoản thường đòi hỏi một sự sửa đổi chính thức hoặc một thỏa thuận mới. Trong một số trường hợp, những sửa đổi bằng miệng có thể xảy ra, nguy cơ gây ra sự bấp bênh trừ khi được ghi chép bằng văn bản.
  • Tính xác thực: [FLT: 1] Các hợp đồng viết có thể bao gồm ngôn ngữ nóng nảy không hoàn toàn phù hợp với mọi tình huống, dẫn đến kết quả không mong đợi. Quá chú trọng các điều khoản chuẩn có thể gây ra xung đột nếu hợp đồng không giải quyết được trường hợp cụ thể.
  • Sự quá khích trên đoạn văn: Các đảng phái có thể bỏ qua tinh thần của sự thỏa thuận nếu họ chỉ tập trung vào các từ nghĩa đen.
  • Gánh nặng quản trị: ) quản lý một danh mục đầu tư các hợp đồng đã được viết - chỉnh sửa, theo dõi thời hạn, đảm bảo sự tuân thủ - sự sửa phạt về tổ chức, đặc biệt đối với các công ty với hàng trăm hoặc hàng ngàn thỏa thuận.

Những thí dụ nơi nào hợp đồng viết là cần thiết

Hợp đồng viết là chỉ yếu cho các thỏa thuận giá trị cao hay dài hạn như hợp đồng thương mại, hợp đồng làm việc, hợp đồng làm việc, doanh thu tài sản trên một ngưỡng nhất định, và các hợp đồng dịch vụ đa năm. Chúng cũng cần thiết cho các giao dịch bao gồm bất động sản, cho vay trên một số lượng nhất định, hoặc khi một bên đồng ý trả nợ của người khác. Ví dụ, một công ty nhập vào một phần mềm nhất định, thỏa thuận với một nhà cung cấp giá trị năm trăm đô la sẽ khó khăn để dựa vào một cái bắt tay. Một hợp đồng viết tay đảm bảo rằng lịch thanh toán thanh toán, cấp tài sản, và tương tự, điều kiện hợp pháp là rõ ràng. Việc bắt đầu công ty tài chính phải bắt đầu hợp đồng với các luật nhân viên trước tiên phải được viết ra để tránh các sự kiện bảo về quyền sở hữu và các quyền sở hữu.

Những điểm khác biệt then chốt: Phân tích so sánh

Dù cả hai loại hợp đồng đều có thể được hợp pháp đóng (cho tất cả các yếu tố của một hợp đồng), nhưng sự khác biệt thực tế rất quan trọng.

  • Cho biết sự tồn tại:) Các hợp đồng viết ra là một ghi chép khách quan, bền vững. Các hợp đồng miệng phụ thuộc vào trí nhớ và uy tín của con người. Trong tòa án, một hợp đồng viết được xác thực trước tiên; một giao kèo bằng miệng đòi hỏi nguyên đơn phải chứng minh sự thỏa thuận đã có và thường là một thanh cao.
  • Số từ [FLT: 1] viết tắt là [FLT:] ít mơ hồ qua bản nháp, định nghĩa và phần trình diễn. Các thỏa thuận có tính cách giải thích sai và những hồi ức mâu thuẫn, đặc biệt khi chi tiết phức tạp hoặc nhiều chi tiết.
  • Viết các hợp đồng dễ dàng hơn vì các điều khoản được ghi lại. Trước tiên, nguyên đơn phải chứng minh sự thỏa thuận đã tồn tại và thường là một thanh cao. Ngay cả khi hợp đồng răng miệng được chứng minh, khả năng giải phóng có ý nghĩa của tòa có thể hạn chế khả năng.
  • [FLT: 0] Áp dụng luật gian lận: ) Nhiều quyền đòi hỏi một số thỏa thuận nhất định để có thể được ghi. Các hợp đồng cung cho bất động sản, các hợp đồng không thể thực hiện trong vòng một năm, hoặc bảo đảm là không có hiệu lực dưới điều luật này. Viết ra các hợp đồng tự động thỏa mãn những điều kiện này.
  • Để tạo: ) Các thỏa thuận miệng có giá trị tự do và tức khắc; các hợp đồng viết thường bao gồm thời gian, chuyên môn pháp lý và in. Tuy nhiên, chi phí của một vụ kiện tụng qua một thỏa thuận mơ hồ có thể vượt xa chi phí trước khi ký kết hợp đồng.
  • Một tài liệu đã được ký tên với nhân chứng hoặc ký hiệu số tạo ra chuỗi chứng cứ đáng tin cậy. Các hợp đồng miệng dễ bị phủ nhận, trí nhớ chọn hoặc giả tạo.
  • Độ dễ thay đổi: ) Các giao thức miệng có thể bị sửa đổi bằng cách nói, nhưng điều này có thể gây ra sự không chắc chắn về cách phiên bản nào áp dụng. Viết các hợp đồng thường cần sửa đổi chính thức, cung cấp sự rõ ràng nhưng có thể làm chậm lại sự thích nghi.
  • Chương trình và sự tinh vi:) Viết hợp đồng có thể bao gồm những điều khoản phức tạp như sự chuẩn bị, không phân biệt, hạn chế trách nhiệm, hạn chế chi phí và thiệt hại lỏng. Các hợp đồng O lành mạnh không thể kết hợp những điều khoản như thế, hạn chế khả năng quản lý rủi ro của các bên.

Luật pháp và quy định của những kẻ lừa đảo

Cả hợp đồng truyền miệng lẫn văn bản đều có thể hợp lệ dưới luật hợp đồng, nhưng việc thực thi pháp luật tùy thuộc vào khả năng chứng minh các điều khoản của thỏa thuận và tất cả các yếu tố của một hợp đồng đã có.

  • Hợp đồng bán bất động sản (xứ, tòa nhà).
  • Những hợp đồng không thể thực hiện trong vòng một năm kể từ ngày thành lập.
  • Hợp đồng để trả nợ cho người khác (guarantes hay bảo đảm).
  • Hợp đồng được thực hiện khi xem xét về hôn nhân (những thỏa thuận trước khi đưa ra hôn nhân).
  • Hợp đồng bán hàng trên một giá trị nhất định (thường là 500 đô la, như mỗi hợp đồng thương mại ở Hoa Kỳ, mặc dù một số tiểu bang đã nâng ngưỡng).

Nếu một trong những loại giao dịch thương mại này rơi vào một trong những loại này, một hợp đồng truyền miệng sẽ không được thực hiện bởi một tòa án, ngay cả khi cả hai bên đều đồng ý với những điều khoản của nó. Điều quan trọng là ghi chú rằng có ngoại lệ trong việc thông tin gian lận, chẳng hạn như một phần trong trường Luật pháp, hoặc một phần trong trường hợp bất động sản hoặc một bản tuyên ngôn tạm dừng.

Vai trò của các chữ ký điện tử

Các hợp đồng kinh doanh hiện đại ngày càng được sử dụng chữ ký điện tử, được công nhận theo luật pháp Hoa Kỳ và các luật tương tự trên toàn thế giới. Một ký hiệu điện tử (trích một cái tên, ấn nút, hoặc sử dụng dịch vụ như DocuSign) thỏa mãn yêu cầu "trong văn bản" cho hầu hết các hợp đồng, bao gồm cả những điều luật được bao gồm bởi Statute of Cheids. Tuy nhiên, một số tài liệu như di chúc, tín dụng, và một số hợp đồng pháp gia đình có thể vẫn cần phải có chữ ký. Các doanh nghiệp nên đảm bảo hệ thống e-Gre của họ cung cấp dấu vết và lưu trữ bảo an toàn.

Trường hợp thực tế: Khi mỗi hình thức là thích hợp nhất

Khi nào nên dùng hợp đồng bằng miệng

Hợp đồng miệng có thể thích hợp trong những tình huống ít tốn kém, tức thời, hoặc có uy tín cao.

  • Giá trị của giao dịch là nhỏ (v. d., dưới 500 đô).
  • Thỏa thuận là ngắn hạn và có thể thực hiện nhanh chóng (v.v., một cuộc gọi dịch vụ một off).
  • Cả hai bên đều có mối quan hệ lâu dài với niềm tin, và nguy cơ tranh cãi thì rất thấp.
  • Tài liệu về hình thức sẽ không thực tế hoặc quá nặng nề vào thời điểm hiện có.
  • Không có yêu cầu nào về quy định cho một hợp đồng viết ra luôn luôn kiểm tra quy luật của những kẻ lừa đảo trước.

Ngay cả trong những trường hợp này, điều khôn ngoan là tiếp tục với một email ngắn để xác nhận các điều khoản và bất cứ thay đổi nào, tạo ra một dạng yếu của bằng chứng có thể ủng hộ một thỏa thuận bằng miệng nếu cần.

Khi nào cần dùng hợp đồng viết

Hợp đồng viết được khuyến khích mạnh mẽ cho hầu hết các giao dịch kinh doanh ngoài việc trao đổi thông thường, giá trị thấp. Hãy dùng một hợp đồng viết khi:

  • Giao dịch bao gồm tiền bạc, tài sản, hay cam kết dài hạn.
  • Thỏa thuận hơn một năm.
  • Có những trách nhiệm phức tạp, quyền sở hữu trí tuệ, hay mối quan tâm về sự kín đáo.
  • Một bên là cung cấp tín dụng hoặc tài chính.
  • Anh cần phải bảo vệ quyền pháp lý của mình một cách chính thức, có thể áp đặt để chống lại khả năng không có hiệu lực hay vi phạm.
  • Thỏa thuận liên quan đến nhiều đảng hoặc là đã phân chia trách nhiệm.
  • Bạn đang bước vào một mối quan hệ kinh doanh đang tiếp diễn, chẳng hạn như một mối quan hệ đối tác hoặc một mối quan hệ cung cấp.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ không có luật sư trong nhà, sử dụng mẫu chuẩn hóa và tham khảo ý kiến luật sư cho các giao dịch lớn là một chiến lược có hiệu quả chi phí. Hơn nữa, hãy xem xét sử dụng các nền tảng quản lý hợp đồng để lưu trữ và theo dõi các thỏa thuận của bạn.

Cách tiếp cận lai: Viết lời xác nhận về các thỏa thuận miệng

Một phương pháp thực tiễn là thỏa thuận bằng miệng và sau đó lập tức ghi lại bằng văn bản.

Nguy cơ quản lý: Những thực hành tốt nhất cho mọi ngành

Đối với những thỏa thuận về phương diện truyền miệng

  • Luôn luôn xác nhận các thỏa thuận bằng miệng bằng cách viết ngay sau đó ( địa chỉ email là đủ, nhưng một chữ ký thì tốt hơn).
  • Các điều khoản quan trọng trong tài liệu: giá cả, hạn chót, đảng phái, phạm vi làm việc và bất cứ điều kiện đặc biệt nào.
  • Hãy ghi chú lại những cuộc trò chuyện của bạn, kể cả ngày tháng và tên của những nhân chứng đã nghe lời thỏa thuận.
  • Hãy tránh những thỏa thuận bằng miệng về bất cứ điều gì được bao phủ bởi những kẻ lừa đảo.
  • Hãy xem sự thỏa thuận bằng miệng như là tạm thời cho đến khi được xác nhận bằng văn bản.

Để ghi những điều kiện

  • Bảo đảm tất cả các bên ký và xác định niên đại của hợp đồng, cho các hợp đồng điện tử, sử dụng một hệ thống e-Gre đáng tin cậy để cung cấp một đường dẫn kiểm tra.
  • Nên lưu giữ những bản sao bảo mật (để giữ lại những bản sao có khả năng kiểm soát bản dịch). Hãy giữ một kho hợp đồng với siêu dữ liệu như ngày tháng, ngày tháng và tiệc tùng hữu hiệu.
  • Xem lại và cập nhật các hợp đồng thường xuyên, đặc biệt nếu hoàn cảnh kinh doanh thay đổi, các hợp đồng đã được ký kết có thể tạo ra sự phơi nhiễm pháp lý.
  • Trong số đó có một điều khoản rõ ràng về sự tranh chấp, chẳng hạn như sự dàn xếp theo sau là sự kiện kiện kiện hoặc kiện tụng tại một địa điểm được chỉ định.
  • Dùng một cuốn sách hợp đồng cho tổ chức của bạn: xác định các từ chuẩn, các dòng công việc và các hướng dẫn gạch dưới để đảm bảo tính nhất quán.

Mẹo chung cho mọi hợp đồng

  • Đừng bao giờ cho rằng lời hứa bằng lời hứa là đủ cho một vụ làm ăn quan trọng, nhưng chi phí cho một hợp đồng viết lách thì không đủ so với cái giá của một vụ kiện tụng về một thỏa thuận bằng miệng.
  • Hãy phân bổ nhân viên và cộng sự về tầm quan trọng của hợp đồng, đặc biệt là các đội bán hàng, nên biết rằng không nên cam kết bằng lời nói để gắn kết công ty.
  • Hãy xem xét việc sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng (v. d., hợp đồng quản lý, Ironclad, hoặc đơn giản là những ổ đĩa chia sẻ với tên gọi các hội nghị) để theo dõi thời hạn, nghĩa vụ và nguyên nhân tái tạo.
  • Khi soạn thảo một hợp đồng, hãy tránh dùng ngôn ngữ mơ hồ. Xác định rõ những từ khóa. Nếu bạn dùng bảng điều khiển hơi, hãy điều chỉnh chúng theo giao dịch cụ thể.
  • Đối với các doanh nghiệp quốc tế, hãy xem xét Công ước Quốc tế về các hợp đồng thương mại [FLT: 1], trong đó có nói về việc bán hàng hóa giữa các đảng ở các nước ký hiệu khác nhau, trừ phi được loại trừ rõ ràng.

Để đọc thêm về các nguyên tắc cơ bản của hợp đồng, hãy đến thăm sách hướng dẫn hợp đồng của Nolo [FLT: 1] hoặc hỏi ý kiến một luật sư có khả năng trong thẩm quyền của bạn.

Kết thúc

Hợp đồng thương mại bằng miệng và viết đóng vai trò trong thương mại, nhưng lại có mức độ an toàn và rõ ràng khác nhau. Các hợp đồng miệng cung cấp tốc độ và đơn giản cho các giao dịch nhỏ, nhưng họ đưa các doanh nghiệp vào rủi ro đáng kể khi điều khoản tranh luận hoặc khi luật pháp đòi hỏi phải ghi. Viết ra các hợp đồng, trong khi tốn nhiều thời gian và tốn kém để tạo ra, cung cấp sự bảo vệ tốt nhất chống lại sự hiểu biết, gian lận và kiện kiện tụng. Chúng cũng cho phép rủi ro phức tạp hóa thông qua các điều khoản chi tiết mà thỏa thuận bằng miệng không thể chứa.

Mỗi doanh nghiệp nên chấp nhận một cách tiếp cận rủi ro: sử dụng các hợp đồng răng giả chỉ cho những vấn đề thực sự thấp hoặc tầm thường, và tài liệu tất cả mọi thứ khác. kết hợp giữa thương lượng bằng miệng theo sau thường là tốt nhất của cả hai thế giới, nhưng chỉ khi văn bản là nhanh chóng và chính xác. bằng cách hiểu các ưu điểm và yếu kém của mỗi hợp đồng, bạn có thể đưa ra những quyết định chiến lược để bảo vệ lợi ích của bạn và khuyến khích sự tin tưởng với các đối tác, khách hàng và nhà cung cấp. trong một thế giới ngày càng tăng và đạo đức, trong hợp đồng rõ ràng, viết ra là một trong những cách hiệu quả nhất để ngăn chặn các mối quan hệ kinh doanh lành mạnh.