Table of Contents

Khó khăn trong việc tính toán tỉ lệ

Các công ty pháp lý có nhiều hoạt động như vậy không chỉ đơn thuần là một công ty hành chính, phòng khám di trú, các cơ quan thu nợ, hay các văn phòng bảo vệ công cộng, chịu áp lực lớn lao để di chuyển các vụ án một cách nhanh chóng trong khi duy trì sức khỏe tài chính. Bill trong môi trường như thế không chỉ đơn thuần là một nhiệm vụ hành chính; mà còn là xương sống của dòng chảy tiền mặt, sự tin tưởng, và hiệu quả hoạt động. không có một hệ thống hành động có chủ tâm, thậm chí sự thành công nhất có thể chịu đựng sự rò rỉ doanh thu, tranh chấp khách hàng và sự ủng hộ đau đầu. bài báo này đưa ra các chiến lược đã chứng minh để xây dựng một khuôn khổ có thể xử lý hàng ngàn trong khi không có sự hy sinh hoặc tốc độ nhanh chóng hoặc giảm tốc độ.

Phần mềm Hóa đơn Pháp lý đặc biệt

Chung chung các công cụ hoá đơn hiếm khi đáp ứng các yêu cầu của dự luật pháp cao. Phần mềm pháp lý hoá đơn là mục đích để xử lý các yêu cầu đặc biệt như kế toán tin tưởng, nhiều tỷ lệ, các câu chuyện trong các tài khoản, và sự kết hợp với các nền tảng quản lý trường hợp. Phần mềm bên phải có thể tự động tái lập các công việc, giảm lỗi hướng dẫn sử dụng tay, và cung cấp tầm nhìn thực tế thời gian vào các tài khoản có thể tái sử dụng.

Những đặc điểm then chốt cần tìm kiếm

  • Ghi giữ thời gian ) – Hợp nhất với lịch và thực hành công cụ quản lý để ghi lại giờ có thể tính toán mà không cần mục nhập bằng tay.
  • Các bảng tỷ lệ tương thích ) – Hỗ trợ phí hàng giờ, mức phí phẳng, bất ngờ và tỷ lệ trộn, áp dụng cho mỗi khách hàng hay vật chất.
  • Gọi tắt là: ) – khả năng tạo ra hàng trăm hóa đơn trong một thao tác, với mẫu đã được xây dựng sẵn và các trường tùy chỉnh.
  • -- theo dõi quỹ của khách hàng dựa trên Ledger, với IOLTA báo cáo và kiểm toán.
  • Sự kết hợp xử lý trả trả nợ – Cổng cho thẻ tín dụng, ACH, và kiểm tra e-checks tự động hòa giải các khoản thanh toán.

Theo Hiệp hội luật Hoa Kỳ, 82% các công ty luật hiện đang sử dụng các dự luật dựa trên mây, cải tiến tính chính xác và nhanh hơn các tập hợp như lợi ích chính. đối với các thực hành cao chức năng của đám mây, giải pháp đám mây cũng cung cấp khả năng tăng, truy cập từ xa, và tự động cập nhật - đặc biệt khi xử lý hàng ngàn vấn đề cùng một lúc.

Suy xét và huấn luyện

Việc thiết lập một đội ngũ đối tác thực hiện các luật sư, trợ lý pháp lý, nhân viên hóa đơn, và IT để giám sát sự chuyển đổi. Chạy hệ thống song song cho ít nhất một chu kỳ để xác thực dữ liệu. đầu tư trong các buổi huấn luyện đặc biệt tính tính - những gì hoạt động cho thư ký có thể không phù hợp với một công việc của một đối tác. Nhiều nhà cung cấp cung cấp cho các chuyên gia thực hiện; tăng chuyên môn của họ để tạo ra các tiến trình mới.

Tiêu chuẩn hóa các thủ tục và chính sách

Sự nhất quán là kẻ thù của sự hỗn loạn. và đảm bảo mọi khách hàng nhận được hóa đơn chuyên nghiệp, có thể dự đoán trước bắt đầu bằng việc ghi lại tất cả các chính sách trong một nguồn tin sự thật duy nhất một bản thảo nội bộ mà mỗi thành viên trong đội có thể truy cập và tham khảo.

Các yếu tố của một cuốn sách hướng dẫn tính toán

  • Định nghĩa giờ tính theo giờ (v. d., tăng tối thiểu 6 phút so với 1 phần 10 của giờ).
  • Hướng dẫn cho những gì tạo nên một hoạt động có thể dự tính (v. d., nghiên cứu, các cuộc gọi khách hàng, sự xuất hiện của tòa án, du lịch).
  • Các chương trình dành cho trình độ luật sư, trợ lý pháp lý và nhân viên hỗ trợ khác nhau.
  • Thủ tục cho việc thu tiền và giảm giá, giảm giá, giảm thuế, hoặc thu phí đặc biệt.
  • Hóa đơn định dạng và thời gian (v. d., tháng, hai tuần, hoặc trên các ca bệnh khẩn cấp).
  • Giao thức giải quyết bất hợp pháp cho việc xử lý các yêu cầu của khách hàng.

Kiểm toán thường xuyên các dự luật - phần lớn hoặc sau mỗi vụ án lớn - giúp xác định sự lệch hướng từ chính sách và cho phép để cập nhật khi công ty tiến triển. bao gồm các luật sư cấp cao trong các đánh giá tuần hoàn để củng cố văn hóa của các dự luật chính xác.

Nhận thời gian thực hành tốt nhất cho các nhóm cao đẳng

Thời gian là bản kiểm kê chính của luật sư. thậm chí những khoảng cách nhỏ trong việc nhập thời gian có thể giảm đáng kể.

Mục hoạt động lại từ thời gian thực và đấu với mục

Khuyến khích luật sư và trợ lý lập pháp ghi lại thời gian như nó xảy ra, hoặc ít nhất là vào cuối mỗi ngày. mục nhập thời gian hoạt động lại thường dẫn đến việc xuất khẩu chưa được cập nhật hoặc tường thuật mơ hồ, cả hai đều mời khách hàng thử thách. ứng dụng di động với đồng hồ hẹn giờ và lời chỉ trích có thể thực hiện trên go đơn giản.

Những điều kỳ diệu bổ sung giá trị

Các nhà khoa học nên đủ cụ thể để biện minh cho việc chặn thời gian nhưng đủ ngắn để tránh nhầm lẫn. Thay vì "R vinh dự tập tin" hãy viết " Xem lại 25 trang phản hồi từ luật sư đối lập." Thay vì "Phone call with khách hàng," viết "Telephone with amentation – 0.4 giờ." Những câu chuyện được kể chi tiết cũng là bằng chứng trong các cuộc tranh cãi về phí và hỗ trợ phân tích nội bộ của hiệu suất.

Đặt thời gian tăng dần tối thiểu

Hầu hết các thực hành hoạt động có số lượng lớn sử dụng tăng dần trong 6 phút. Tuy nhiên, cho các công việc rất nhiều hoạt động như việc duyệt đồ thị hàng loạt hoặc xem lại tài liệu, hãy xem xét phí phẳng cho mỗi nhiệm vụ thay vì theo dõi phút. Một số phần mềm cho phép tự động định vị thời gian cho các hoạt động lặp lại, như "Dily xem xét tập tin – 0.2 giờ."

Thi hành tiền và chiến lược của đạo Tiên

Thực hành nhiều công việc khác nhau thường phục vụ cho các cơ sở khách hàng: cá nhân, tập đoàn, công ty bảo hiểm, và các cơ quan chính phủ một cách tiếp cận với các hóa đơn cỡ lớn dẫn đến sự thiếu hiệu quả và mất cơ hội. mô hình dự luật cho phép bạn sắp xếp lại giá trị và sự phức tạp của mỗi vật chất.

Sự sắp đặt chung về chân

  • Đặt tờ ) – tốt nhất cho phạm vi làm việc không thể đoán trước; yêu cầu phải theo dõi thời gian một cách nghiêm ngặt.
  • Giá – Lý tưởng cho dịch vụ chuẩn hóa (v. d., di chúc đơn giản, đại diện vé giao thông). Cung cấp khả năng dự đoán cho khách hàng và đơn giản hóa việc gửi phiếu.
  • phí trả ) – Thông thường trong thương tích cá nhân và hành động giai cấp; quản lý chi phí cẩn thận là thiết yếu vì việc thanh toán tùy thuộc vào kết quả trường hợp.
  • Tỷ lệ giờ ) – tăng một tỷ lệ giờ phẳng cho tất cả nhân viên công ty làm việc về một vấn đề, mà đơn giản hóa việc chi tiêu cho khách hàng.
  • Mô hình trợ giúp hoặc mô hình tiền gửi ) – số tiền cố định hàng tháng cho công việc cố vấn. Bảo đảm rằng bộ nhớ là đủ để che chắn các gai khối lượng.

Số người bị mất đi và được tập trung

Đối với khách hàng doanh nghiệp cao hoặc các hợp đồng chính phủ, cung cấp giảm giá ràng buộc dựa trên khối lượng trường hợp có thể củng cố mối quan hệ. ví dụ, giảm giá 5% cho 50+ mỗi quý, hoặc giảm giá 10% cho tiền thù lao trước khi trả. tài liệu tất cả các hợp đồng trong một lá thư nộp phí được ký bởi cả hai đảng để tránh tranh chấp.

Phát ngôn viên đều đặn và sự hòa giải để ngăn chặn nạn bạo hành

Trong các thực hành vô số lỗi nhân nhanh chóng. một tính năng sai lầm hoặc chưa xác định thời gian có thể tràn vào hàng ngàn đô la trong một năm thu nhập bị mất. hành vi kiểm tra hệ thống ở ba cấp độ: đánh giá thời gian, độ chính xác trong lời mời, và sự hòa giải lịch sử.

Diễn thử vào giờ hàng tuần

Chỉ định trình quản lý hoá đơn hoặc trợ lý cao cấp để chạy báo cáo hàng tuần về mọi mục nhập thời gian chưa được thanh toán. Cờ thiếu các câu chuyện, thời gian chưa được xác định quá nhiều, hoặc mục xuất hiện quá cao hay thấp so với các công việc tương tự. Sau đó trong vòng một tuần tăng khả năng sửa đổi hành động.

Xem lại hóa đơn trước khi phân phát

Mỗi hóa đơn nên đi qua một kiểm tra chất lượng trước khi được gửi cho ứng dụng khách. Các quy tắc tự động có thể bắt lỗi chung: trùng số tiền, tỷ lệ sai áp dụng, hoặc mục nhập vượt quá ngưỡng có thể cấu hình. Sau khi tự động hoá, một thẩm tra nhân sự hiệu chỉnh ngữ cảnh, như là thời gian đi lại được phát âm đúng hoặc nếu phí căn hộ bị hỏng đúng.

Định kỳ sự hòa giải lịch sử

Một nửa hoặc bán năm, tính toán các hóa đơn hợp lý chống lại các hồ sơ vụ án, các hồ sơ thanh toán và hồ sơ thanh toán. nhiều công ty luật phát hiện ra rằng họ không bao giờ thanh toán cho một số công việc nào đó thực hiện trước đó nhiều tháng. phần mềm với báo cáo mạnh mẽ có thể tạo ra báo cáo lão hóa bởi vật chất, khách hàng, và luật sư, nhấn mạnh nơi mà việc rò rỉ doanh thu đang xảy ra.

Theo báo cáo ABA 2023 TechReport , các công ty thường xuyên thực hiện dự luật kiểm tra 15-% ít hơn và 30% thu thập nhanh hơn. Tính toán thói quen kiểm tra vào vòng tuần hoàn hàng tháng, thay vì làm cho chúng bị cấm, là dấu hiệu của các hoạt động tính toán thành thục hoá đơn.

Quản lý kế toán tín nhiệm trong các thực hành cao đẳng

Những người đảm bảo rằng quản lý quỹ của khách hàng như tiền gửi, tiền bồi thường, hoặc khoản tiền bồi thường của bên thứ ba đối mặt với các yêu cầu quản lý nghiêm ngặt. sai sót trong kế toán tin tưởng có thể dẫn đến việc bãi bỏ hoặc trừng phạt nghiêm trọng. trong các thực tế có nhiều chi phí lớn, số lượng giao dịch tăng nguy cơ.

3-Way tái hòa giải

Trust accounts must be reconciled at least monthly: the bank statement, the trust ledger, and the client matter records should all match exactly. Many legal billing platforms now automate this process by linking to bank feeds and flagging discrepancies.

Sự phân chia các quỹ

Không bao giờ giao dịch quỹ của khách hàng với quỹ hoạt động công ty. tạo tài khoản IOLTA riêng biệt cho mỗi tín nhiệm, và tránh sử dụng tài khoản tín thác tạm thời giữ cho các khoản tiền lãi suất phẳng được thu ngay lập tức. cho các thực hành có nhiều tính toán phụ tin tưởng bằng cách thực tế có thể đơn giản hóa việc hòa giải.

Trình theo dõi vết tự động của trình khách

Phần mềm tạo ra những biên lai tín cẩn và báo cáo về việc giảm bớt các ngân phiếu bằng tay trong mỗi ngày.

Tăng cường sự liên lạc của khách hàng xung quanh Billing

Tính tiền không chỉ là một giao dịch tài chính mà còn là một điểm giao dịch để xây dựng hay làm xói mòn lòng tin của các khách hàng có nhiều hoạt động đòi hỏi sự minh bạch, tốc độ và sự rõ ràng.

& Xoá thiết kế hoá đơn

Giải quyết các hóa đơn để người ta có thể hiểu chúng, tạm thời ngừng dịch vụ theo ngày tháng, hoạt động và thời gian, tránh theo kiểu luật pháp.

Dự đoán và ngân sách

Để có những vấn đề không phải là hoàn toàn bất ngờ, hãy đưa ra một ước tính bằng văn bản về phí tổn ở đầu bài. Cập nhật thường xuyên khách hàng nếu chi phí đang tăng lên.

Cổng thanh toán trực tuyến

Làm cho các khách hàng dễ trả. Nhiếp ảnh để liên kết trong email, hỗ trợ thẻ tín dụng và ACH, và xem kế hoạch thanh toán cho các công ty luật lớn. Các công ty luật có nhiều chức năng nhận dạng cổng khách hàng xem các chu kỳ thanh toán nhanh hơn đáng kể, như được báo cáo trong [FLT: 0] [FLT: 0] Tiếp [FLT: 1]. Việc tự động nhắc nhở về các hoạt động tới hoặc các nhãn số quá hạn có thể gửi qua email hoặc tin nhắn bằng chứng bằng cách dùng email, giảm bớt gánh nặng của nhân viên thanh tra.

Name

Trí thông minh nhân tạo và quá trình tự động hóa đang tái phân phối hóa đơn pháp lý trong môi trường có nhiều hoạt động tự động có thể xử lý những nhiệm vụ lặp đi lặp lại dựa trên luật lệ mà tiêu tốn hàng giờ nỗ lực của con người

Thế hệ và sự phân phối tự động

Đặt luật lệ để kích hoạt việc tạo ra hóa đơn khi vấn đề đạt đến dấu hiệu quan trọng (v. d., đóng, đóng, đóng, bảo trì kiệt sức, hết tháng). Hệ thống này có thể biên dịch mục nhập thời gian, áp dụng đúng tỉ lệ, tăng thuế nếu thích hợp, và gửi email hóa đơn cho ứng dụng khách hàng, tất cả các tính năng không có sự can thiệp của con người. Tính năng này giảm thời gian trễ trong ngày này sang phút khác.

Dự đoán trước về việc thanh toán và dự báo dòng chảy tiền

Một số nền tảng bây giờ sử dụng máy học để dự đoán khi một khách hàng có khả năng trả tiền, cờ tài khoản có nguy cơ phạm pháp, hoặc đề nghị giảm giá tối ưu cung cấp cho thanh toán đầu. những cái nhìn này giúp các thực hành ưu tiên tập hợp ưu tiên cao.

Phát hiện sự giả mạo và báo động không động

Hệ thống tự động có thể quét các mẫu bất thường: trùng mục thời gian, tỷ lệ đi ngược lại chính sách, hoặc hóa đơn gửi đến địa chỉ sai. Bằng cách bắt những điều bất thường này trước khi hóa đơn được đưa ra, các công ty tránh tiến trình đáng xấu hổ và tốn kém của việc tái phát âm.

Xây dựng một nền văn hóa thanh tú

Cuối cùng, không công cụ hay chiến lược nào hoạt động mà không cần mua hàng từ những người sử dụng nó. thực hiện pháp luật cao phải vun trồng một nền văn hóa nơi mà việc thanh toán chính xác được tôn trọng, chứ không phải phẫn nộ.

Làm tăng sự hòa thuận

Hãy xem xét các cấu trúc bồi thường thưởng cho việc nhập thời gian đúng giờ, mức thu nhập cao và tỷ lệ giảm số phần trăm việc viết. một số công ty gắn kết một phần của các khoản thưởng với các hóa đơn, đảm bảo rằng kỷ luật tài chính được đánh giá cùng với kỹ năng pháp lý.

Đều đặn huấn luyện và làm người khác tươi tỉnh

Giữ những người ăn trưa và học tập tập tập trung vào việc tính toán các hoạt động tốt nhất. cập nhật các tính năng phần mềm, yêu cầu điều chỉnh và bài học được học từ các kiểm toán gần đây. mời khách hàng chia sẻ phản hồi về các hóa đơn - điều này nhân đạo hóa quá trình và tiết lộ các điểm đau.

Thắng

Khi đội dự luật thành công kết thúc một tháng với không lỗi hoặc thu thập một số tiền thanh toán, công nhận thành quả, một tiếng hét đơn giản trong một cuộc họp nhóm hoặc một phần thưởng nhỏ sẽ đi một chặng đường dài trong việc duy trì tinh thần.

Kết luận: Tỷ lệ nhất quán

Thực hành pháp luật cao phát triển mạnh mẽ theo sự nhất quán, và dự luật không phải là ngoại lệ. bằng cách áp dụng phần mềm đặc biệt, các thủ tục tiêu chuẩn hóa các thủ tục thời gian, theo dõi thực, thiết kế các cấu trúc phí linh hoạt, và thực hiện kiểm toán thường xuyên, các công ty luật có thể chuyển hóa từ một gánh nặng thành một lợi thế cạnh tranh. chiến lược được nêu ra ở đây không phải là một lần sửa chữa mà là những cam kết tiếp tục được ưu tiên. bắt đầu bằng việc đánh giá quá trình tính toán hóa đơn hiện tại của bạn chống lại những cột trụ này, xác định khoảng cách, và thực hiện các thay đổi trong giai đoạn. với kỷ luật và công cụ đúng đắn nhất có thể thực hiện chính xác, thậm chí các công cụ pháp nhất có thể duy trì, và đúng thời gian, và các hóa đơn hợp pháp.