Đối với nhiều người, sự lo lắng về mùa thuế không liên quan đến việc hiểu các mã thuế phức tạp và nhiều hơn nữa liên quan đến việc tìm kiếm sai tài liệu. Một hộp giày đầy hóa đơn và hàng tá báo cáo ngân hàng chưa mở rộng không phải là một hệ thống lưu trữ - đó là một hệ thống lưu trữ trách nhiệm. Việc vô tổ chức dẫn đến suy luận bỏ qua, tăng nguy cơ lỗi, và sự không chắc chắn kéo dài khi bạn nhấn "kật" vào trở lại. Chi phí của sự hỗn loạn này vượt quá sức ép, nó trực tiếp tác động đến ví của bạn.

Tin tốt là việc hoàn toàn có được một tổ chức tài chính đơn giản hơn tưởng tượng. Nó đòi hỏi một chiến lược có chủ tâm: một nơi tập trung cho tài liệu của bạn, một cấu trúc đặt tên và điền liên tục và một lịch trình bảo trì đều đặn. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua mỗi bước của việc xây dựng một hệ thống ghi chép chuyên nghiệp mà sẽ không chỉ làm cho việc điền thuế không cần cố gắng mà còn cung cấp cho bạn một hình ảnh rõ ràng hơn về cuộc sống tài chính của bạn trong suốt năm.

Tại sao các sách ghi chép có tổ chức là phòng vệ tốt nhất chống lại áp lực về thuế

Một hệ thống ghi chép có tổ chức hoạt động như lá chắn chính chống lại những cạm bẫy thuế thông thường nhất. Nếu không có tài liệu chính xác, bạn có thể mất đi những kết luận hợp pháp để có quyền hoặc tệ hơn, không thể tự bảo vệ trong quá trình kiểm toán.

Ngoài việc tuân thủ, hồ sơ có tổ chức mang lại lợi thế chiến lược, chúng cho phép bạn theo dõi sự tiến bộ tài chính trong thời gian thực bạn có thể thấy chính xác bạn đã chi tiêu bao nhiêu cho chi phí y tế, tiền quyên góp từ thiện, hoặc các khoản trợ cấp kinh doanh trong suốt năm. điều này giúp bạn đưa ra những quyết định thông minh hơn như thời gian để mua hàng hóa hoặc tối đa hóa các khoản đóng góp hưu trí - giảm thuế của bạn -- một hệ thống tổ chức cũng tiết kiệm được nhiều giờ lao động. thay vì dành một tuần cuối tuần cho sự hỗn loạn, bạn có thể chuẩn bị trở lại trong một phiên họp tập trung, tự tin rằng mỗi con số được hỗ trợ bởi bằng chứng vững chắc.

Thiết kế trung tâm chỉ huy tài chính tập thể

Nền tảng của một mùa thuế không căng thẳng là một hệ thống tập trung nơi mà mọi tài liệu có một ngôi nhà chỉ định. hệ thống tốt nhất là hệ thống bạn sẽ sử dụng một cách nhất quán, vì vậy hãy chọn một phương pháp phù hợp với lối sống của bạn.

Vụ án cho việc tiếp cận đầu tiên bằng kỹ thuật số

Kho lưu kỹ thuật số là lựa chọn hiệu quả nhất cho phần lớn người nộp thuế. Nó có thể tìm kiếm, dễ dàng hỗ trợ từ bất cứ nơi nào. Dịch vụ như Google Drive, Dropbox, và Microsoft OneDrive cung cấp các dự án có giá trị hợp lệ với nhiều dữ liệu quét. Để bảo mật, bảo đảm nhà cung cấp sự mã hóa mạnh mẽ và xác thực hai giá trị. Ủy ban thương mại khuyên [FL: 0] [FL: 0] Dùng mật khẩu mạnh mẽ, độc đáo và mã hoá tập tin mật khẩu để ngăn chặn sự trộm cắp.

Đầu tư vào máy quét di động hoặc ứng dụng quét như Adobe scan hoặc CamScanner. Những công cụ này cho phép bạn ghi lại ngay lập tức, chuyển đổi chúng sang PDF, và lưu trực tiếp vào ổ đám mây của bạn. Ứng dụng ghi biên nhận như Expenseify hoặc Shotbox thêm bằng cách trích xuất dữ liệu khóa - hay ngày tháng, và phân loại hóa đơn tự động.

Khi cơ thể lưu trữ vẫn còn ý thức

Ngay cả trong thế giới số, một số tài liệu gốc là tốt nhất để giữ trong dạng vật lý. Di chúc, tài sản, giấy khai sinh, giấy phép kết hôn và hộ chiếu là thiết yếu để có như bản sao cứng. Các hợp đồng và thỏa thuận khó thay thế cũng nên được cất giữ bảo mật. Hãy dùng cách bảo mật chống lửa cho những mục không thay thế này. Đối với mọi thứ khác, số tài liệu và lưu trữ gốc trong một thư mục hoặc tủ có tổ chức tốt, nhãn theo phân loại và năm.

Công trình kiến trúc thư mục và hội nghị Nam

Một khi bạn chọn phương pháp lưu trữ của mình, bước tiếp theo là tạo ra một cấu trúc thư mục hợp lý. một hệ thống đã chứng minh sử dụng năm thuế hiện tại như là thư mục cấp cao. bên trong nó, tạo thư mục con cho các loại chính: thu nhập, dữ liệu, tín dụng, đầu tư, và tài liệu cá nhân. bên trong Dedvitions, bạn có thể có thêm các thư mục phụ cho y tế, từ thiện, quản lý và các cơ sở kinh doanh.

Một hội nghị tên nhất định cho tập tin kỹ thuật số tìm kiếm ngay lập tức. Hãy dùng định dạng như [FLT: 0] [FLT: 0] YY [FY- D Description [FLT: 1]. Chẳng hạn, ], dùng định dạng [FLT:] [FLT:] [FLT-3- 15- Autowill-Donef 150.pf.]. Định dạng này bảo đảm rằng tập tin sắp xếp theo thứ tự thời gian và lập tức có thể nhận diện. Bạn có thể tìm bất cứ tài liệu nào trong giây tìm kiếm tên, hoặc loại.

Tài liệu kiểm tra thuế tối đa

Biết chính xác những tài liệu nào để thu thập loại bỏ sự không chắc chắn.

Dòng thu nhập

  • Mẫu số W-2: cung cấp bởi người chủ của bạn. Kiểm tra số an sinh xã hội và tiền lương là chính xác.
  • 1099-NEC và 1099-MISC: ) Để tự do, làm việc, và tự lập thu nhập.
  • 1099-INT và 1099-DIV: lợi tức và lợi nhuận từ tài khoản ngân hàng và môi giới.
  • Đối tượng thứ nhất: Từ các đối tác, tập đoàn S, bất động sản và sự tin tưởng.
  • Tính năng giả mạo và doanh thu: ) Đối với các cuộc trao đổi như Coinse, Robinhood, hay Stockness.
  • Số tiền thu nhập REM: thỏa thuận, tiền gửi và báo cáo thuê nhà hàng tháng.
  • Nếu bạn liệt kê các suy luận vào năm ngoái, bạn có thể phải nộp lại tiền thuế.
  • Nguồn lợi an ninh xã hội: ) Form SSA-1099.
  • Người nhận tiền trợ cấp: ) Chỉ có cho các thỏa thuận ly dị được thực hiện trước năm 2019.

Rút ra và lấy tín dụng

  • Chủ sở hữu nhà: ) Đối chiếu 1098 (Chính quyền tư vấn quyền lợi), biên lai thuế nhà đất và ghi chép các điểm được trả lại.
  • Đóng góp cho người dùng: ) Biên nhận tiền mặt (được viết ra cho sự đóng góp hơn 250 đô la). Không đóng góp thì cần mô tả và ước lượng giá trị tín ngưỡng tốt. Để đóng góp, các phương tiện phải cung cấp Form 1098-C.
  • , biên lai cho toa, tiền trợ cấp và chi phí vận chuyển cho y tế. Bảo hiểm được khấu trừ nếu bạn tự làm việc.
  • Nguồn tư liệu: ) Đối chiếu 1098-T (t kinh doanh), biên nhận sách và vật tư cần thiết, và lời tuyên bố lãi suất sinh viên (Rem 1098-E).
  • Sách mỏng và sách Cha mẹ còn phụ thuộc: Nhà cung cấp tên, địa chỉ, giấy chứng minh thuế (EIN hoặc SSN) và biên lai cho thấy số tiền được trả.
  • Nguồn tư liệu thuần túy: Sự xác nhận của người sản xuất máy để tìm các tấm pin mặt trời, máy bơm nhiệt, hoặc cách cách nhiệt.
  • Nguồn điện của nhà sản xuất Elctric: Form 8936, xe hơi là VIN, và nhà sản xuất xác nhận rằng xe này đủ tiêu chuẩn.

Sự kiện đời và nhận diện cá nhân

  • Thẻ Bảo mật Quốc gia: Đối với bạn, người hôn phối của bạn, và bất kỳ người thân nào.
  • Giấy phép lái xe hoặc ID nhà nước
  • Chứng nhận kết hôn (nếu điền chung vào dưới một họ mới).
  • Diviorce Decree: ) Cho thấy nghĩa vụ cấp dưỡng và sự phân chia tài sản.
  • Công việc giấy tùy chọn: Yêu cầu hóa đơn và lệnh tòa án cho tín dụng nhận nuôi.

Hoàn thành một công trình bảo trì năm

Chờ đến tháng 4 để sắp xếp các giao dịch đáng giá trong năm thì có những sai sót và bỏ lỡ cơ hội.

Thói quen 15 tuần

Đặt qua 15 phút mỗi tuần để xử lý tài liệu tài liệu của bạn. Quét bất kỳ biên nhận giấy nào bạn đã thu thập, tải về các bản ghi số từ ngân hàng và tài khoản đầu tư, và gửi chúng vào thư mục đúng. Thói quen nhỏ này ngăn chặn sự sụp đổ và đảm bảo rằng các hồ sơ của bạn luôn luôn hiện thời. Trong suốt phiên chạy này, cũng kiểm tra xem có giao dịch không hợp lệ nào. Nhận ra gian lận sớm là một lợi ích quan trọng của việc duyệt lại nhất quán.

Hợp nhất hàng tháng với các bài trong tờ Ngân hàng và Tín dụng

Mỗi tháng một lần, hãy so sánh chi phí ghi chép và thu nhập với tài khoản thẻ tín dụng, được gọi là hòa giải, bắt chước bản sao, bỏ qua giao dịch và các chi phí bị phân loại sai. Phần lớn các phần mềm kế toán như Mint, YNAB, hoặc Quicken có thể tự động hóa tiến trình này bằng cách kéo các giao dịch từ tài khoản tài chính của bạn. Xem lại các hàng tự động phân loại để đảm bảo chúng đúng. Lấy thí dụ, một khoản tiền mặt bán lẻ có thể cần phải được chia giữa các chi phí cá nhân và doanh nghiệp.

Những bài ôn lại hàng chục cho những người tự kinh doanh

Nếu bạn đang tự kinh doanh hoặc có một doanh nghiệp phụ, hãy xem xét hàng quý. Hãy dùng thời gian này để tính toán khoản thuế một phần tư để tránh hình phạt. Cập nhật nhật nhật nhật nhật nhật nhật nhật nhật nhật nhật dặm, xem xét các tính toán của văn phòng tại nhà, và đảm bảo bạn có biên nhận cho tất cả các doanh nghiệp liên quan. Xem xét một phần tư cho bạn cũng cho bạn cơ hội để đánh giá lợi nhuận của bạn và điều chỉnh chi tiêu của bạn trước khi hết năm.

Kỹ thuật tìm kiếm thông tin về các vùng không có biển

Công cụ hiện đại có thể tự động ghi chép, giải phóng bạn để tập trung vào chiến lược tài chính hơn là dữ liệu nhập vào.

Ứng dụng lấy dữ liệu và quét và lấy dữ liệu

Ứng dụng như Expensify, Shoeboxed, và Recipt Bank sử dụng nhận diện ký tự quang học (OCR) để lấy dữ liệu từ hoá đơn. Họ có thể tự động lấy ra các nhà cung cấp, ngày, tổng thể, và loại, đồng bộ hóa dữ liệu này với phần mềm kế toán của bạn. Việc này loại bỏ nhu cầu giữ biên nhận giấy cho hầu hết các chi phí. Những công cụ này cũng cho bạn khả năng đặt các quy tắc tùy chỉnh, như tự động phân loại tất cả các hoá đơn từ một nhà cung cấp cụ thể như "Gage & Meal" (Sự giải trí Mê - meals & Table"

Các dấu vết và công cụ tạo bằng ngân sách tự động

Nền tảng như Mint, YNAB (bạn cần một ngân hàng), và tờ Bank Capital kết nối trực tiếp tới tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng và tài khoản đầu tư. Họ nhập khẩu tự động và phân loại các giao dịch. Để tạo ra một báo cáo thuế cuối năm, khả năng hiển thị tổng số chi tiêu trong phân loại như y học, từ thiện, và quan tâm là vô cùng có giá trị. Bạn có thể xuất dữ liệu này trực tiếp vào phần mềm chuẩn bị thuế của bạn.

Bảo vệ các kho lưu trữ và các hệ thống dự trữ mây

Tài liệu tài chính của bạn nên luôn luôn được sao lưu. Dùng dịch vụ lưu mây cung cấp lịch sử phiên bản và phục hồi tập tin. Cho phép xác thực hai mặt để bảo vệ chống truy cập trái phép. Để bảo mật thêm, hãy duy trì bản sao lưu cục bộ trên ổ cứng được mã hóa bên ngoài. Một chiến lược sao lưu toàn diện bảo vệ bạn khỏi sự mất dữ liệu do phần cứng, phần cứng bị lỗi, trộm cắp hay phần mềm giá chuộc.

Hiểu được sự ghi chép có giá trị và không thích hợp

Biết được việc giữ sổ sách của mình quan trọng bao lâu cũng như việc biết cách sắp xếp chúng. giữ những tài liệu quá lâu làm xáo trộn hệ thống của bạn và tăng nguy cơ ăn cắp danh tính của bạn.

Phát âm Cửa sổ IRS

Luật lệ về hạn chế tính toán thuế là ba năm kể từ ngày bạn nộp lại. Tuy nhiên, nếu bạn không nộp thu nhập của bạn dưới 25%, IRS có sáu năm để đánh giá thuế thêm. Nếu bạn đăng ký trả lại hoặc không làm gì, thì không có luật lệ hạn chế. Như luật lệ an toàn, hãy giữ lại tất cả tài liệu trong ít nhất [FL: 0] bảy năm [FL:] [FL: 1] từ ngày nộp đơn. Thời gian này cộng với năm an toàn. [L: 55] Theo quy tắc công cộng [FL] [FT], Bản hướng dẫn ghi chú công cộng [FT] cho mỗi cá nhân.

Yêu cầu thu thuế bang

Chính quyền thuế bang có những quy định hạn chế riêng của họ, thường dài hơn luật liên bang nhiều năm trước khi kiểm tra.

Làm thế nào để xoá và xoá bỏ các tập tin số an toàn

Khi đã đến lúc để hủy bỏ các hồ sơ cũ, hãy đảm bảo điều đó. Tài liệu vật lý chứa thông tin cá nhân hay tài liệu nên bị cắt chéo. Đối với tài liệu số, đơn giản xóa một tập tin không bị gỡ bỏ nó vĩnh viễn. Hãy dùng tính năng « Xoá » bảo mật hoặc « gạch bỏ » để ghi đè lên dữ liệu nhiều lần. Sau khi xóa, thùng rác hay thùng rác tái tạo của bạn để bảo đảm không thể dễ dàng phục hồi.

Kế hoạch làm mùa trước

Khi năm mới bắt đầu, hãy theo những bước này để xác nhận bạn đã chuẩn bị đầy đủ để làm hồ sơ.

  1. Hãy kiểm tra sự toàn vẹn: ) so sánh danh sách tài liệu của bạn với việc trả thuế năm trước.
  2. Đánh dấu các mẫu mất: Hầu hết W-2 và 1099s là do tháng 1. Nếu bạn chưa nhận được một mẫu vào giữa tháng 1, hãy liên lạc với nhà xuất bản. Bạn cũng có thể tạo một tài khoản trên trang web IRS để xem các bản sao thuế, mà có thể điền vào các mẫu.
  3. Cập nhật thông tin cá nhân: xác nhận rằng tên, địa chỉ, số an sinh xã hội và phụ thuộc là đúng. Một lỗi đánh máy nhỏ có thể gây ra sự chậm đáng kể.
  4. soạn thảo một gói tóm tắt: tạo một bản tóm tắt một trang về nguồn thu nhập, tổng số suy luận và bất kỳ mục nào khác thường. Gói này vô giá nếu bạn làm việc với một CPA. Nó cho thấy giá trị chính xác và làm cho công việc của họ dễ dàng hơn.
  5. Tùy theo phương pháp điền: [FLT: 1] bạn sẽ sử dụng phần mềm thuế DIY, một CPA, hoặc một tác nhân đăng ký? Mỗi người có những hạn chót và các tài liệu khác nhau. Nếu sử dụng chuyên nghiệp, lên lịch hẹn sớm vào mùa.
  6. Lùi lại tất cả: trước khi bạn giao lại tài liệu hoặc tập tin về bạn, tạo một bản sao lưu hoàn toàn của thư mục thuế của bạn. Lưu nó vào vị trí riêng từ tập tin chính.

Những lỗi lầm thường gặp nên tránh

Dù có ghi chép tuyệt vời, những sai lầm vẫn có thể xảy ra, và việc thường xuyên nhận ra những cạm bẫy sẽ giúp bạn thu hồi chính xác.

  • Tên có dấu chéo và mật khẩu SSN: ) Bảo đảm tên trùng khớp chính xác với thẻ an ninh xã hội.
  • Nếu bạn đời phải ký tên chung với nhau. Nếu điền vào tài liệu điện tử, bạn phải dùng chữ ký điện tử đã được kiểm tra.
  • Số tài khoản ngân hàng không đúng: Hãy kiểm tra lại hai lần số lượng và tài khoản để gửi trả lại khoản đã gửi. Một lỗi có thể gởi trả lại vào tài khoản sai.
  • Những suy luận quá đáng: ) Những suy luận thiếu hụt thông thường bao gồm thuế bán hàng (ít thuế thu nhập), chi phí tình nguyện không giảm, và nguồn tư liệu của người giữ trẻ về hưu.
  • Để báo cáo tất cả thu nhập: [FLT: 1], ngay cả khi bạn không nhận được 1099, bạn phải báo cáo tất cả thu nhập, kể cả công việc, tiền boa và lợi ích dưới $10.

Làm việc hiệu quả với người chuyên về thuế

Nếu bạn sử dụng một công ty CPA, biên tập viên ghi danh, hay một người chuẩn bị thuế khác, hệ thống sẽ làm cho công việc của bạn nhanh hơn và chính xác hơn. Chuẩn bị thư mục với tài liệu tổng quát của bạn, tất cả các đơn thu nhập (W-2s, 1099s), biên nhận suy luận, và các biên lai thuế khác được hoàn trả lại năm ngoái. Hãy gửi những tài liệu này sớm hơn hoặc sớm tháng Ba- đầu tháng ba- non để tránh sự vội vã cuối cùng. Một trình khách hàng chuẩn bị tốt thường nhận ưu tiên ưu tiên, và người chuẩn bị có thời gian để hỏi những câu hỏi rõ ràng và tối ưu tiên trả lời. Nhiều công ty cung cấp các cổng an toàn để tải tài liệu lên mạng, mà có thể an toàn hơn email và an toàn hơn.

Kết luận: Xây dựng thói quen, gặt phần thưởng

Tổ chức hồ sơ tài chính của bạn không chỉ là một công việc một lần, mà là một kỹ năng chi trả cho việc tổng hợp lại. Thiết lập ban đầu mất vài giờ, nhưng việc bảo trì vẫn tiếp tục đòi hỏi chỉ vài phút mỗi tuần. lợi ích này vượt quá thời gian thuế: bạn sẽ hiểu rõ hơn về chi tiêu của mình, kiểm soát ngân sách của bạn, và sự tự tin đến từ việc biết về cuộc sống tài chính của bạn đang được kiểm soát.

Bằng cách thực hiện các hệ thống được nêu ra trong hướng dẫn này- tập trung lưu trữ kỹ thuật số, một cấu trúc thư mục hợp lý, các công cụ theo dõi tự động, và một lịch duyệt lại nhất định - bạn loại bỏ sự hỗn loạn làm cho thời gian thuế căng thẳng. bạn bảo vệ suy luận của bạn, giảm nguy cơ kiểm tra, và giải phóng năng lượng tinh thần cho những điều thực sự quan trọng. Bắt đầu hôm nay. Mở một thư mục mới được đánh dấu với năm tới.