Cách quản lý dịch vụ pháp lý Pro Boo

Hiểu được sự vi phạm của lời tuyên dương

Quản lý dự luật cho các dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp là một nhiệm vụ sắc thái ngồi ở giao điểm của đạo đức chuyên nghiệp, hiệu quả hoạt động và dịch vụ cộng đồng. nhiều chuyên gia pháp lý tham gia vào công việc làm ăn với sự cống hiến rõ ràng để cung cấp quyền truy cập vào công lý, nhưng mặt hành chính trị đặc biệt là tiền và thời gian theo dõi - có thể nhanh chóng trở nên vượt quá nếu không xử lý một cách có hệ thống. hóa đơn chính xác cho các vấn đề không phải chỉ là một bài tập kế toán; nó là một nền tảng của sự tuân thủ, minh bạch và trách nhiệm rộng rãi.

Dù tổ chức của bạn là một công ty lớn với một ủy ban chuyên nghiệp hoặc một người chỉ huy đơn độc thực hiện các vụ thỉnh thoảng, thiết lập các dự luật mạnh mẽ đảm bảo rằng mỗi giờ tình nguyện được ghi lại, báo cáo đạo đức, và có thể sử dụng cho cả việc xem xét nội bộ và bên ngoài cần thiết bởi các liên kết thanh hoặc các cơ quan tài trợ. hướng dẫn này cung cấp một đào sâu vào cách quản lý các dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp, từ việc thiết lập chính sách để điều khiển công nghệ và đào tạo của bạn.

Đặt những chính sách cơ bản cho việc dự đoán

Trước khi một thời gian được theo dõi hoặc nhận hóa đơn được tạo ra, công ty hoặc tổ chức của bạn phải xác định chính sách rõ ràng quản lý công việc không công việc. Những chính sách này được dùng như là sách quy tắc cho những gì có khả năng là không chính xác, bao nhiêu giờ được tính và những tài liệu hướng dẫn cần thiết. không có hướng dẫn như vậy, không nhất quán trong dự luật có thể dẫn sự tuân thủ rủi ro, xung đột trong công ty, và báo cáo chính xác cho cơ quan giám sát.

Định đoạt chứng bệnh tật không thể chữa được

Không phải mọi vấn đề ít hơn hoặc không được trả lương đều được xem là những vấn đề được cấp bậc trong các luật lệ của hầu hết các bang. Ví dụ, Luật lệ kiểu mẫu của Hiệp hội luật sư Hoa Kỳ khuyến khích luật sư cung cấp ít nhất 50 giờ cho các dịch vụ pháp lý chuyên môn mỗi năm, nhưng nó chỉ rõ ràng là dịch vụ phải được giao dịch ra "không có mong đợi bồi thường"

Dịch vụ bảo vệ ): cung cấp miễn phí cho những cá nhân hoặc tổ chức có tài chính hạn chế hoặc cho những vấn đề lợi ích cộng đồng để giúp người khác có thể tiếp cận với công lý.
Dịch vụ tinh khiết hoặc giảm ): thường được tính theo tỷ lệ giảm đáng kể và có thể không tính đến mục tiêu làm việc của công ty.
Thành công của người dùng chính thống ): việc làm dựa trên cơ sở dự phòng nhưng nơi khách là khó tiêu và thành công sẽ không mang lại mức phí đáng kể.

Bằng cách xác định tính dễ bị ảnh hưởng, bạn và đội của bạn có thể tránh nhầm lẫn về những gì bị theo dõi trong sổ cái pro bono so với các loại khác.

Đặt giới hạn trong giờ có thể tính được

Nhiều công ty chiếm số giờ làm việc nhà có thể được báo cáo trong một khoảng thời gian nhất định, hoặc để ngăn chặn sự kiệt sức hoặc để liên kết với giới hạn tín dụng chung. Hãy xác định xem giờ nào nằm ngoài một ngưỡng nào đó cần sự chấp thuận đặc biệt. Cũng quyết định xem các nhân viên không phải là người quản lý thận (không phải là người bán hàng), có thể đăng nhập vào thời gian không hợp lệ và làm thế nào để bù đắp nội bộ.

Yêu cầu tài liệu

Tài liệu hướng dẫn vô tội là cột sống của dự luật đáng tin cậy. Chính sách của bạn nên ủy nhiệm rằng mỗi mục nhập nhập vào pro bao gồm:

Tên ứng dụng khách và số vật chất (hoặc bộ nhận diện bí mật nếu cần ẩn danh).
Câu chuyện kể chi tiết về công việc được thực hiện, không chỉ đơn giản là "họp khách hàng" hay "truyên tránh".
Ngày, giờ bắt đầu và chấm dứt (hoặc tổng số giờ tăng lên như 1.99 giờ).
Vấn đề pháp lý hoặc loại trường hợp cụ thể (v. d., phòng vệ, đơn xin tị nạn, giải phóng).

Mức độ chi tiết này không chỉ thỏa mãn các yêu cầu thanh báo, mà còn cho phép công ty của bạn hiển thị tác động của công việc pro bono trong báo cáo thường niên hoặc giải thưởng pro bono.

Theo dõi thời gian Prono với sự chính xác và nhất quán

Theo dõi thời gian chính xác là thành phần quan trọng nhất trong việc quản lý các hóa đơn chính xác. Không có dữ liệu đáng tin cậy, bạn không thể biểu thị sự tuân thủ, yêu cầu quyền lợi thuế (nơi nào thích hợp) hoặc phân bổ đúng tài nguyên nhân viên. Di chuyển hơn cả các bảng thời gian bằng tay và các ghi chú dính là một điều cần thiết.

Nhận dạng công cụ theo dõi số thời gian thực

Phần mềm quản lý luật pháp hiện đại thường bao gồm việc tích hợp các mô- đun theo dõi thời gian mà hỗ trợ cả các loại có thể tính toán và không thể dịch. Đối với công việc pro bono, bạn muốn một hệ thống cho phép bạn đánh dấu mục nhập như là "pro bono" để chúng có thể được lọc và báo cáo riêng ra từ giờ khách hàng. Tính năng chìa khóa cần tìm:

Các chức năng đồng hồ hẹn giờ bắt đầu và dừng thời gian bằng một cú nhấp chuột.
Ứng dụng di động để luật sư có thể đăng nhập giờ làm việc, sau khi khám bệnh hoặc phiên tòa xét xử.
Mã hoạt động được xác định sẵn, tương đương với các nhiệm vụ chuyên nghiệp (được đưa vào, nghiên cứu pháp lý, soạn thảo, xuất hiện tại tòa án).
Sự hòa hợp với phần mềm hóa đơn của công ty bạn để dễ dàng tạo ra và quản lý con số vật chất không khớp.

Ví dụ, của Hiệp hội luật sư Hoa Kỳ cung cấp hướng dẫn về công cụ công nghệ và thậm chí là đối tác với các công ty phần mềm cung cấp giấy phép miễn phí cho các công ty phục vụ khách hàng thu nhập thấp.

Những thực hành tốt nhất để ghi chép mỗi ngày

Dù có phần mềm lớn, con người vẫn phải có kỷ luật, huấn luyện mọi người làm việc chuyên nghiệp và chuyên nghiệp,

Thời gian ghi lưu ) sau khi hoàn thành một nhiệm vụ để tránh khoảng trống bộ nhớ.
Sử dụng ngôn ngữ cụ thể, mô tả. thay vì "làm việc trong trường hợp," viết "sự đối lập với khách hàng về các mẫu nhập cư; xem xét những hướng dẫn I-589."
Ghi lại mọi việc tầm thường, như email, điện thoại, và đánh giá tài liệu ngắn gọn. 5 phút ở đây và thêm vào.
Xem lại các mục hàng tuần cho sự nhất quán và hoàn hảo như một phần của đội đăng ký.

Cũng có ích để chỉ định một điều phối viên chuyên nghiệp (hoặc nhóm nhỏ) chịu trách nhiệm kiểm toán mục nhập thời gian hàng tháng. Người này có thể nắm bắt các chi tiết còn thiếu, chính xác phân loại, và đảm bảo không có công việc làm công ty cực kỳ ngẫu nhiên được tính cho một khách hàng trả tiền hoặc ngược lại.

Chọn và cấu hình một hệ thống tính tiền cho công việc Pro Boo

Việc thanh toán tiền không đòi hỏi hệ thống hoàn toàn tách biệt với hệ thống hóa đơn chính của công ty, nhưng thực tế, việc sử dụng hệ thống tích hợp thường sạch sẽ hơn và giảm sự tính toán.

Chọn nền tảng đúng

Nếu công ty của bạn đã sử dụng phần mềm như Clio Quản lý, PrayPather, hoặc MyCase, bạn thường có thể tạo một tỷ lệ hóa đơn $$ cho các vấn đề pro bono. Hoặc, một số nền tảng cung cấp một dự luật "pro bono" mà sẽ hiển thị số tiền không trên hóa đơn tạo ra nhưng vẫn còn ghi lại giá trị của giờ báo cáo. Khi đánh giá phần mềm mới cho công việc proo, hãy xem xét:

Làm thế nào bạn có thể dễ dàng tạo ra các loại vật chất hoặc thẻ cho các vụ án không công?
Hệ thống này có cho phép bạn tạo ra những báo cáo giá trị thời gian cho thấy giá trị của giờ được đặt theo mức tiêu chuẩn của công ty không?
Anh có thể chạy báo cáo rằng giờ cao điểm riêng tư bằng cách tập luyện hay địa điểm văn phòng không?
Có một nhóm ADI hay sự kết hợp với các nền tảng trợ giúp pháp luật như Law Help interport hay Pro Bono Net?

Đối với các công ty quản lý công việc cao cấp (như thông qua một phòng khám hợp pháp), các công cụ quản lý tình nguyện kết hợp với một mô- đun hợp pháp có thể phù hợp hơn. Không lợi nhuận cũng nên khám phá Tập đoàn Dịch vụ LP , tài nguyên hỗ trợ cho các thực hành hóa đơn có thể hỗ trợ.

Thiết lập tài khoản và quyền hạn của người dùng

Bảo đảm rằng mọi luật sư, trợ lý pháp lý và thư ký luật có một tài khoản người dùng trong hệ thống hóa đơn. Đối với thực tập viên hoặc tình nguyện viên chỉ làm việc trong các vấn đề chuyên nghiệp, hạn chế quyền truy cập của họ chỉ là những vấn đề không thể giải quyết được để tránh sự ngẫu nhiên lẫn nhau với công việc khách hàng- dễ dàng. đào tạo họ cách tạo các vấn đề pro bono mới bằng cách sử dụng một quy ước tên chuẩn hóa, như "ProBonient Clast Lase"

Định trước các loại phân loại và mã

Cần thiết phải nhất quán trong việc lập trình để có thể đáng tin cậy. Tạo một bộ mã hoạt động đặc biệt cho công việc chính. Ví dụ:

PRO-CON [FLT: 1]: đối tượng tư vấn
PRO-RES ): nghiên cứu pháp lý
PRO-PLE ):
PRO-CT):
PRO-ADM : quản trị hoặc quản lý trường hợp

Những mã này có thể được lập bản đồ tới hệ thống quản lý đặc biệt UTBMS chuẩn (Uniform-Based Management System) dùng trong kiện tụng, đảm bảo rằng giờ làm việc không chính xác được ghi lại trong một khuôn khổ quen thuộc nếu công ty của bạn sử dụng chúng cho công việc có thể tính toán.

Báo cáo và thỏa thuận: Biến dữ liệu thành tác động

Một khi thời gian được theo dõi và mã hóa, báo cáo thường xuyên thêm vào tính minh bạch và thể hiện giá trị của chương trình công ty mình. Cả hai bên đều là người quản lý (những người cộng sự, ủy ban công ty hỗ trợ) và các thực thể bên ngoài (các công ty, trợ cấp, đối tác công ty) đều dựa vào các báo cáo này để đánh giá hiệu quả và đảm bảo tính trách nhiệm.

Thế hệ báo cáo tự động

Phần mềm hóa đơn hợp pháp cho phép bạn lên lịch và tự động báo cáo gửi qua email. Đặt báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý bao gồm:

Toàn bộ giờ làm việc chuyên nghiệp được ghi nhận bởi luật sư, văn phòng, và công ty rộng rãi.
Trung bình mỗi luật sư trung bình và so sánh với mục tiêu hàng năm.
Sự suy giảm giờ theo kiểu án (v.g., nhà cửa, gia đình, di trú, vấn đề cựu chiến binh).
Giá trị dịch vụ được ghi nhận (giờ nhân với tỷ lệ tính theo chuẩn của công ty).

Tự động hóa những báo cáo này tiết kiệm thời gian hành chính và đảm bảo rằng không ai quên chạy trước khi có báo cáo cuối hạn, chẳng hạn như Luật Mô hình 6.1 tự nguyện báo cáo hoặc báo cáo công khai đặc biệt của bang (v.v., yêu cầu 50 giờ để nhập học hoặc báo cáo hàng năm của Florida).

Mô tả chi tiết và đoạn phát âm

Trong báo cáo của bạn, bao gồm tóm tắt những vấn đề quan trọng nhất thay vì chỉ là những giờ sống. ví dụ, "200 giờ dành để đại diện 15 gia đình trong việc ngăn chặn việc đuổi việc, dẫn đến 12 gia đình giữ nhà cửa" thông tin về định tính này biến dữ liệu thành một câu chuyện tác động đầy thuyết phục.

Giữ hồ sơ và giấy phép của mọi thời gian. thực hiện một chính sách mà hồ sơ công ty sản xuất được lưu giữ ít nhất 5 năm so với các tập tin khách hàng. lưu trữ kỹ thuật số trong đám mây với các dự phòng bảo mật được khuyến khích.

Những sự suy xét thực tế trong lời tuyên bố

Dự luật công nghệ không chỉ là một nhiệm vụ quản trị mà nó còn có những tiêu chuẩn đạo đức mà mọi chuyên gia pháp lý phải định hướng cẩn thận.

Tránh những sự xung đột đáng quan tâm

Trước khi mở một vấn đề pro bono, chạy kiểm tra xung đột cũng giống như bạn muốn cho một ứng dụng khách trả tiền. Nhiều hệ thống hoá đơn đã xây dựng trong môđun kiểm tra xung đột. Các trường hợp không khớp có thể tạo xung đột lợi ích, ví dụ, nếu bạn đang đại diện một người thuê nhà cũng là một khách hàng trong một vấn đề khác. Tài liệu tiến trình từ chối nếu một xung đột được xác định và từ chối.

Để lộ sự kín đáo và giấu giếm

Trong một số vấn đề chuyên nghiệp (v. d. bạo lực gia đình hoặc trường hợp nhập cư), bạn có thể cần phải giảm thiểu chi tiết trong các mục nhập hoá đơn để bảo vệ tính chất khách hàng. Chính sách của bạn nên cho phép tên vật chất chung mà không mất khả năng theo dõi trường hợp kiểu. Để xem xét nội bộ, một danh sách tham chiếu mật có thể lập bản đồ chung cho ứng dụng khách, được lưu trữ riêng lẻ.

Sửa chữa lỗi lầm một cách nhanh chóng

Nếu các mục nhập không chính xác được phát hiện như là giờ ghi nhầm theo vấn đề sai hoặc đếm lại - điều chỉnh chúng ngay lập tức trong hệ thống và lưu ý sự sửa chữa. trong suốt với khách hàng, thậm chí khách hàng, thậm chí là khách hàng cực kỳ thân thiết, xây dựng lòng tin. để báo cáo mục đích, đảm bảo rằng việc sửa chữa mục xuất hiện siêu những người cũ để cho sự kết hợp vẫn chính xác.

Quản lý chi phí và ngân quỹ cho các vấn đề Pro Boo

Dù khách hàng không trả phí, nhưng những vấn đề về công việc nhà nghề gây ra tốn kém nội bộ: phí tổn nhân viên, phí tổn, chi phí làm chứng, du lịch và bản sao.

Chính sách ngoại khóa

Quyết định trước xem công ty của bạn có hấp thụ tất cả chi phí khó khăn cho các vấn đề tiền công hoặc cho dù bạn sẽ tìm kiếm tiền bồi thường từ một giải thưởng tòa án (nếu có) hoặc một quỹ tiền công. Nhiều công ty tạo một ngân sách riêng biệt cho các chi phí ngoài- túi, thường bị đóng gói mỗi vấn đề hoặc mỗi năm. Hãy sử dụng một mã hóa đơn cho "Pro Bono Expense" để theo dõi các chi phí này riêng lẻ từ thời gian luật sư.

Bộ sửa đổi chi phí nội bộ

Hãy xem xét cách phân phối chi phí cố định (không gian riêng, công nghệ) cho công việc cao. Trong khi đa số các công ty không phân bổ chi phí này trên cơ sở vật chất, có một nhận thức tổng quát tổng chi phí của chương trình pro bono có thể giúp trong kế hoạch hàng năm và khi áp dụng cho giải thưởng công ty cao hoặc tài trợ. Một số công ty sử dụng một số công ty đơn giản nhân tổng số giờ tổng hợp để ước tính phí chương trình.

Huấn luyện và xây dựng nền văn hóa thượng lưu

Quản lý dự luật chỉ có thể được khi mọi thành viên trong đội hiểu cả "làm thế nào" và "tại sao." Đầu tư vào huấn luyện đang diễn ra:

Làm thế nào để ghi lại thời gian cho các vấn đề chuyên nghiệp (kể cả việc ghi nhật ký di động).
Những gì tạo nên một mô tả thích đáng cho báo cáo quán bar.
Cách giải quyết xung đột và bí mật trong các mục đăng ký dự luật.
Mục tiêu của công ty là làm việc không chính thức và cách mỗi cá nhân tham gia góp phần vào những mục tiêu đó.

Hãy làm một phần của bài phê bình hiệu suất hàng năm và xem xét sự công khai (các bản tin công khai hoặc các cuộc họp toàn tập thể) cho các luật sư và nhân viên những người luôn gặp gỡ hoặc vượt quá nhiệm vụ ghi chép của họ. khi mọi người thấy rằng thời gian làm việc của họ là giá trị và sử dụng để kể một câu chuyện về tác động cộng đồng, họ có khả năng ưu tiên thời gian theo dõi.

Những thách thức thông thường và cách vượt qua chúng

Đây là giải pháp cho những vấn đề thường gặp trong việc quản lý dự luật chuyên nghiệp:

Thử thách # 1:

[FLT: 0] Giải quyết: , thực hiện một lời nhắc nhở hàng ngày (mail hoặc thông báo) để ghi lại thời gian vào mỗi ngày. Hãy thực hiện điều này với một "pro bono reciter time" nơi một mục kiểm tra điều phối viên và theo sau các khối bị mất. Một số công ty sử dụng một chính sách mà không được vào trong vòng một tháng phải được chấp thuận bởi một giám sát viên.

Thử thách 2: phân loại vật chất lai

Giải quyết thành công: ) Một số vấn đề bắt đầu như pro bono nhưng sau đó tạo ra thu nhập phí (v. d., một số yêu cầu thành công dẫn đến phí tổn của luật sư bởi SSA). Hãy tạo một chính sách rõ ràng là những vấn đề như thế được phân loại lại từ pro bono đến phụ, và các mục thời gian nên được đánh dấu phù hợp. Các số giờ đầu tiên vẫn có thể được báo cáo là số giờ làm công việc tốt, nhưng phải phân chia các khía cạnh khác nhau.

Thử thách # 3: Vượt quá yêu cầu của nhiều cơ quan giám sát

Giải quyết: Chuẩn hoá định dạng báo cáo nội bộ của bạn để bao gồm tất cả các trường thông thường. Hãy sử dụng một xuất khẩu đơn có thể được thao tác thành các định dạng khác nhau (v. d., PDF cho hiệp hội thanh, Kế hoạch quản lý công ty luật). Hãy xem xét sử dụng ) prono [FLT:] proL:3] để biết cách tốt nhất để báo cáo cho các thực hiện các thực hành như dự án Pro Bono Pro Challenge hoặc Prono Prono.

Thử thách thứ 4: Hợp nhất Pro Bono Billing với Ban Quản Lý Tình nguyện

Nếu công ty của bạn điều hành một phòng khám hợp pháp, tách biệt giờ làm việc của phòng luật sư.

Công nghệ cập nhật thông tin về thành công lâu dài

Tương lai của dự luật chuyên nghiệp nằm trong tự động hóa và sự hợp nhất. Các công cụ hỗ trợ giờ như mục nhập AI- hỗ trợ bởi AI (mà cho thấy mô tả dựa trên sự kiện lịch hay các chỉ thư điện tử) có thể giảm gánh nặng trên các luật sư trong khi cải tiến chi tiết. Tìm kiếm các nền tảng có thể nhập khẩu các trường hợp phức tạp mở từ các trang mạng viện trợ hợp pháp, đồng bộ với CRM của bạn, và tạo ra bảng điều khiển thực tế cho các đối tác.

Các giải pháp dựa trên mây cũng giúp ích cho công việc từ xa và lai, điều cần thiết cho các phòng khám chuyên dụng có thể xảy ra ngoài giờ. Bảo đảm rằng hệ thống hoá đơn của bạn có tính năng bảo mật mạnh mẽ (sự xác thực có khả năng mã hóa, có giá trị tổng hợp) để bảo vệ dữ liệu khách hàng, bất kể thời gian được ghi vào ở đâu.

Kết luận: Xây dựng một thực hành dự phòng bền vững

Quản lý dự luật pháp không phải là một ý tưởng cơ bản về quản lý cốt lõi làm nền tảng cho sự đáng tin cậy, sự tuân thủ và ảnh hưởng đến công việc từ thiện của công ty. bằng cách thiết lập các chính sách rõ ràng, tiếp nhận mục đích công nghệ, đào tạo nhóm của bạn một cách kỹ thuật, và duy trì các thói quen báo cáo siêng năng, bạn biến hóa các hóa đơn pro bono từ một gánh nặng thành một tài sản chiến lược.

Những giờ bạn ghi lại không chỉ là con số mà còn là bằng chứng cho thấy sự cam kết của công ty đối với công lý. và cải tiến cao độ mà sẽ trả cả thời gian và sự tin tưởng được.