Giá trị chiến lược của vai trò người làm việc trong sổ tay

Một cuốn sổ tay nhân viên không chỉ là một bộ sưu tập các chính sách và những người từ chối hợp pháp. mà còn là nguồn tin chắc chắn cho việc hiểu được những mong đợi công việc, các giá trị tổ chức và các tiêu chuẩn hành vi. đối với nhiều công ty, sách hướng dẫn vẫn là một bộ tư duy sau đó - một hộp đánh dấu mà nhân viên không bao giờ xem xét lại. phương pháp này bỏ lỡ một cơ hội mạnh mẽ để loại bỏ sự mơ hồ, các đội thẳng hàng, và xây dựng một nền văn hóa trách nhiệm.

Rõ ràng vai trò ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất, đính hôn và chú ý lại. Theo [FLT: 0] [Scinter for Human power Management (SHRM) [FLT: 1], các tổ chức với những sự trông đợi rõ ràng hơn, ít gặp phải sự xung đột nơi làm việc hơn và thỏa mãn nhân viên cao hơn. Sách hướng dẫn này là neo - đặc biệt trong khi người mới lập sự hiểu biết về nhiệm vụ, báo cáo về các công việc, và các tiêu chuẩn. Khi nhân viên biết chính xác điều gì cần thiết, họ có thể tập trung vào việc cung cấp năng lượng của họ để giải quyết kết quả thay vì đoán những ưu tiên.

Một [FLT: 0] Nghiên cứu về việc mất hiệu suất ) ghi nhận rằng các công ty không rõ giá trị của việc làm giảm. Một sổ tay nhân viên có bản đồ rõ ràng, dấu băng ghế dự phòng và thẩm quyền quyết định giúp đóng khoảng trống đó. Nó bảo vệ cả người chủ lẫn nhân viên bằng cách đặt một nền tảng rõ ràng cho mọi tương tác.

Tại sao vai trò của người bị suy nhược là nơi làm việc?

Khi một nhân viên không chắc chắn về trách nhiệm chính của mình, họ có xu hướng chỉ đơn giản là quá hạn chế các công việc đòi hỏi dưới quyền ưu tiên hoặc tránh hoàn toàn quyền sở hữu, hoặc gây ra xung đột với những đồng nghiệp phụ thuộc vào họ và những người quản lý ép buộc phải dành quá nhiều thời gian để làm sáng tỏ những mong đợi dựa trên cơ sở của mình.

Ngoài việc trình diễn, sự mơ hồ có thể dẫn đến cảm giác bất công. Nếu hai người trong vai trò tương tự giải thích nhiệm vụ của họ khác nhau, sự oán giận có thể xây dựng. Sách này tạo sự nhất quán, bảo đảm rằng mọi người hoạt động từ cùng một đường, đồng thời ủng hộ sự tuân thủ pháp luật. Ủy ban nhân viên [EOC] [ELT: 1] nhấn mạnh rằng chính sách có nhiều sự phân biệt đối xử và quấy nhiễu, giúp ngăn chặn sự phân biệt đối xử và tuyên bố bằng cách trình bày những sự trông đợi được áp dụng đồng nhất trong tổ chức.

Thiết kế một sách mỏng làm cho công việc được sáng tỏ

Để biến một cuốn sách chung thành một công cụ chính thức, mỗi mục phải được viết với tính cụ thể.

1. Ghi chi tiết về tổng số mục tiêu

Một phần dành riêng cho mỗi tựa đề công việc sẽ biến sách tay thành một tài liệu tham khảo cá nhân.

  • Mục đích cao cấp của vai trò (v. d., “D. Tài khoản cuối cùng để hoàn thành để đảm bảo các nhà cung cấp được trả trong phạm vi t-30 từ.
  • [FLT: 0] Nghề nghiệp và Tác vụ: [FLT: 1) Ưu tiên danh sách các ngày, hàng tuần và các trách nhiệm định kỳ.
  • Tiêu chuẩn hóa: tiêu chuẩn có thể nâng cao như thời gian chu kỳ, ngưỡng chất lượng, hoặc điểm thỏa mãn khách hàng.
  • Thông báo và Hợp tác: [FLT: 1] Liệt kê người giám sát trực tiếp, quan hệ bên trong, và bất kỳ người giữ quan hệ bên ngoài nào tương tác với.
  • [FLT:] Tính toán kỹ lưỡng [FLT: 1] xác định hiệu suất thường xuyên được xem xét và số đo lường được dùng.

Một người mới có thể mở sổ tay vào ngày đầu tiên và thấy không những những họ cần làm gì mà còn cách họ kết nối với mục tiêu chung, chẳng hạn như làm công việc tiếp thị có thể đọc mục tiêu chính của họ là hỗ trợ các chiến dịch dẫn đầu bằng cách sắp xếp các bài xã hội, theo dõi các bài phân tích và phối với đội thiết kế.

Các tổ chức chính trị có vai trò mong đợi

Mỗi chính sách trong sổ tay nên củng cố các hành vi và tiêu chuẩn cần thiết cho mỗi vai trò. ví dụ, nếu vai trò bán hàng đòi hỏi khách hàng có sẵn trong giờ cụ thể, chính sách phải xác định rõ ràng giờ và quy trình cho sự vắng mặt. Ngược lại, nếu một vai trò được thiết kế cho công việc từ xa linh hoạt, chính sách nên cho thấy thời gian hợp tác và thời gian đáp ứng thông tin liên lạc.

Những khu vực chính sách trực tiếp hỗ trợ mong đợi công việc bao gồm:

  • Giờ làm việc và Buổi tham dự: định nghĩa thời gian biểu chuẩn, hướng dẫn làm việc từ xa, và làm thế nào để báo cáo thời gian.
  • Cách thức và cách cư xử: diễn tả những mong đợi về sự hợp tác, trách nhiệm và hành vi chuyên nghiệp.
  • Bảo mật và dữ liệu: ) đặc biệt quan trọng cho việc đảm bảo các vai trò của khách hàng nhạy cảm hoặc dữ liệu tài chính.
  • Dùng tài nguyên của công ty: Mở rộng ranh giới cho việc sử dụng Internet cá nhân, truyền thông xã hội và thiết bị.

Sự đồng thuận là quan trọng. Nếu một chính sách được ghi chép nhưng không được thi hành đồng thời, nhân viên sẽ nhận thấy sách hướng dẫn không thích hợp. [FLT: 0] [EOC] hướng dẫn về việc ngăn chặn sự quấy nhiễu [FLT: 1) ghi chú rằng thực thi không nhất quán phá hoại lòng tin và có thể tạo ra sự phơi bày hợp pháp. Các nhà quản lý phải mô hình hành vi được nêu ra trong sách và áp dụng khá nhiều quy tắc trên các chức năng và các bộ.

3. Bỏ sách vào các cuộc trò chuyện tiếp tục

Sách hướng dẫn không nên biến mất sau khi lên tàu, mà nên tham chiếu thường xuyên trong các buổi huấn luyện, xem xét hiệu suất và họp nhóm.

  • Trong phần tư ôn lại, người quản lý có thể chỉ ra tiêu chuẩn về vai trò của người làm công là cơ sở để phản hồi.
  • Khi có mâu thuẫn về quyền sở hữu công việc, người quản lý có thể mở những phần thích hợp cho mỗi vai trò và giải quyết cuộc tranh chấp một cách khách quan.
  • Trong suốt các cuộc họp mặt, một nhà lãnh đạo có thể nêu bật một chính sách liên quan đến một sáng kiến hiện tại, như là quy tắc hành xử trong lúc bị thúc ép.

Thực hành này củng cố rằng sách hướng dẫn là một thẩm quyền sống chứ không phải một vật trang trí bàn giấy, cũng làm giảm nhận thức thiên vị vì những kỳ vọng được ghi lại và trao đổi trước.

4 Hãy giữ sổ tay hiện tại như là vai trò của bạn

Sự mong đợi của công việc thay đổi khi các tổ chức phát triển, công nghệ thay đổi, và các yêu cầu thị trường tiến triển. Một cuốn sổ tay lỗi thời có thể gây ra sự nhầm lẫn bằng cách mô tả những trách nhiệm không còn áp dụng được nữa.

Khi một vai trò được cấu trúc lại, cập nhật một phần thích hợp và truyền đạt sự thay đổi cho nhân viên bị ảnh hưởng và nhóm của họ. Chẳng hạn, nếu vai trò hỗ trợ khách hàng thêm trách nhiệm cho trò chuyện trực tiếp, thì sách hướng dẫn nên được cập nhật để bao gồm các mục tiêu trả lời và các thủ tục leo thang. Nếu không có điều đó, người quản lý có thể dựa vào những kỳ vọng cũ trong khi người quản lý giữ họ vào tiêu chuẩn mới - một công thức để làm cho sự thất vọng.

Bộ Lao động Hoa Kỳ (FLT: 0) nhấn mạnh rằng việc giữ sổ tay là một thực hành hợp pháp tốt nhất để giảm thiểu trách nhiệm.

5. Cần phải có sự hiểu biết rõ ràng

Ngay cả sách hướng dẫn chi tiết nhất cũng không có hiệu quả nếu nhân viên không bao giờ xác nhận họ đã đọc và hiểu nó.

Nền tảng nhận dạng kỹ thuật số (như mô- đun HRIS được xây dựng hay công cụ e- identifyre) giúp dễ dàng theo dõi những ai đã ký và cần theo dõi. Họ cũng cho phép những sự công nhận mới khi sổ tay được cập nhật, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều đang được thông báo về những kỳ vọng mới nhất.

Những cạm bẫy thông thường làm giảm hiệu quả sách tay

Nhiều tổ chức đầu tư thời gian vào việc viết một cuốn sổ tay, chỉ để thấy nó không làm sáng tỏ sự mong đợi bởi những lỗi thông thường này:

  • Những từ ngữ có tính cách quá đáng về ngôn ngữ Vague: như “làm những nhiệm vụ khác như được giao cho người khác để linh hoạt, nhưng không nên thay thế danh sách nhiệm vụ cụ thể.
  • Không có mục đặc trưng: [FLT: 1] Một cuốn sách chuyên đề chỉ bao gồm các chính sách rộng rãi của công ty (sự bảo vệ, mã hóa trang phục, PTO) không làm rõ những mong đợi công việc cá nhân. Mỗi vai trò cần một phần dành riêng với trách nhiệm chi tiết.
  • Trình tải quá mức:), ngôn ngữ pháp lý có vẻ làm cho nhân viên lo ngại và làm lu mờ ý nghĩa. Viết chính sách trong tiếng Anh đơn giản, dễ truy cập. Hãy dùng câu ngắn, điểm gạch, và tiêu đề rõ ràng.
  • Không có tiến trình ghi nhớ nào: [FLT: 0] mà không có sự công nhận đã ký tên, chứng tỏ một nhân viên được thông báo về kỳ vọng sẽ trở nên khó khăn.
  • Cho các quản lý tàu hỏa: ) Nếu quản lý không hiểu hoặc không áp dụng sổ tay, nhân viên sẽ thấy nó không thích hợp. Vì vậy, huấn luyện hành vi để giám sát có thể tự tin tham khảo sổ tay trong việc huấn luyện và xem xét các phiên chạy.
  • Một-fits-Alls Mô tả kích thước: ) dùng cùng những kỳ vọng chung cho vai trò khác nhau (v. d., “thông tin hữu hiệu) không cung cấp sự rõ ràng thật sự. Tùy chỉnh nội dung cho mỗi vị trí, bao gồm cả các vòng lặp và danh sách công việc độc đáo.

Tránh những cạm bẫy này đảm bảo sách tay sẽ trở thành nguồn lực đáng tin cậy thay vì yêu cầu mà nhân viên phải lờ đi.

Hơn cả hợp đồng: lợi ích của một cuốn sách giới thiệu vai trò

Khi sách hướng dẫn được thiết kế để làm rõ sự mong đợi của công việc, những lợi ích sẽ được lan rộng ra khắp tổ chức:

  • Khả năng tài khoản máy tính: người làm không thể đòi hỏi sự thiếu hiểu biết về trách nhiệm then chốt nếu nó được ghi chép trong sổ tay. Điều này tạo điều kiện cho việc đánh giá hiệu suất công bằng và giảm sự mơ hồ trong quá trình sửa phạt.
  • Đang lên bảng: Những người làm thuê mới tăng nhanh hơn khi họ có một phần đặc trưng cho việc tham khảo. Họ có thể tự phục vụ mình trên nhiều câu hỏi, người quản lý tự do và nhân sự tập trung vào phát triển sâu hơn.
  • Bật/tắt:) Theo nghiên cứu của ) Viện [FLT:] , 77% lượt quay là có thể ngăn chặn, và thiếu rõ ràng về sự mong đợi là nguyên nhân hàng đầu. Một cuốn sách rõ ràng là một sự can thiệp giá thấp cho vấn đề này.
  • Bảo vệ:), tài liệu về những kỳ vọng và chính sách luôn luôn giúp bảo vệ chống lại những lời tuyên bố sai lầm hoặc kỳ thị.
  • Nhóm Cộng tác được bảo vệ: ) Khi mọi người hiểu vai trò của mình và của đồng nghiệp, sự tôn trọng và hợp tác tăng lên.
  • Trình duyệt từ xa và nhóm người lai: ) Trong môi trường phân phát, giao tiếp bán chính thức bị hạn chế. Một sổ tay chi tiết cầu nối khoảng cách bằng cách cung cấp sự hướng dẫn bằng văn bản đến từ bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào.

Giữ cho sách mỏng sống động: Tiếp tục cải thiện vai trò

Những cuốn sách tay hữu hiệu nhất không bao giờ tĩnh, chúng tiến hóa theo tổ chức, duy trì sự trong sáng qua thời gian, tiếp nhận những thực hành này:

  • Lên lịch kiểm toán hàng năm của tất cả các mô tả vai trò trong sổ tay. Hãy so sánh chúng với nhiệm vụ thực hiện. Bỏ các công việc lỗi thời và thêm những việc mới dựa trên các thay đổi trong quá trình hoặc cập nhật công nghệ.
  • Nhân viên khảo sát xem sách có phản ánh chính xác công việc hằng ngày của họ không.
  • Chẳng hạn, một phần tư sách “Những điểm nổi bật trong sách mỏng có thể bao gồm một lĩnh vực chính sách và cách áp dụng trong một vai trò cụ thể.
  • Duy trì một phiên bản số (được tìm kiếm PDF, trang mạng nội bộ, hoặc tài liệu liên kết HRIS) có thể được cập nhật ngay lập tức. Ghi chú các nhân viên của các thay đổi bằng một tóm tắt ngắn về những gì đã thay đổi và tại sao.
  • Chỉ định một người sở hữu sổ tay - thường là HR -- để quản lý phiên bản kiểm soát, giao tiếp cập nhật, và đảm bảo tất cả nhân viên có quyền truy cập vào phiên bản hiện tại.

Xem xét việc bổ sung toàn bộ sổ tay với các hướng dẫn tham chiếu nhanh cho mỗi vai trò. Một bản tóm tắt một trang về những kỳ vọng quan trọng nhất có thể được đăng trong vùng làm việc hoặc chia sẻ bằng kỹ thuật số. Nó giúp người công nhân nội bộ hoá điểm khóa mà không cần lướt qua toàn bộ tài liệu.

Kết luận: Sách mỏng là công cụ giúp chia sẻ sự hiểu biết

Một cuốn sổ tay nhân viên có thể xác định rõ ràng những mong đợi công việc sẽ biến một tài liệu bình thường thành tài sản chiến lược, loại bỏ sự bối rối, xây dựng trách nhiệm, và tạo ra một sự hiểu biết chia sẻ về thành công ở mọi cấp độ của tổ chức. bằng cách viết những phần đặc trưng, kết hợp sách tay thành quản lý, giữ cho nó hoạt động, và yêu cầu sự công nhận, công ty có thể chuyển sách tay thành một chiếc la bàn hướng dẫn làm việc hàng ngày.

Đầu tư vào rõ ràng vai trò thông qua cuốn sổ tay không phải là một dự án một lần nó là một sự cam kết đang được tiếp diễn. tổ chức mà thường xuyên xem xét và tinh luyện sách của họ dựa trên phản hồi của nhân viên và cập nhật pháp luật đảm bảo rằng tài liệu vẫn đáng tin cậy và phù hợp. khi thực hiện tốt, một cuốn sách tay đóng vai trò trở thành một yêu cầu tuân thủ; nó trở thành một nền tảng để thu hút, lưu trữ, lưu trữ và phát triển tài năng hàng đầu.