Hiểu phương pháp ôn lại luật

Phiên họp duyệt pháp luật không chỉ là kiểm tra thường lệ hóa đơn - đó là một bài tập quan trọng trong minh bạch tài chính, sự tin tưởng khách hàng và trách nhiệm chuyên nghiệp. Dù bạn là một đối tác hợp tác với hợp tác xem xét các mục nhập thời gian, một khách hàng kiểm tra chi phí bên ngoài, hoặc một thực tập viên đơn chuẩn bị cho một kế toán phần ba, quá trình duyệt lại bảo đảm rằng mỗi giờ hóa đơn và mỗi chi phí được yêu cầu là hợp lý, chính xác, và liên kết với các thỏa thuận phí. Phiên tòa thường bao gồm một chi tiết kiểm tra chi tiết các bài phát biểu, bản ghi và tài liệu hướng dẫn tài liệu, và cuối cùng là xác xác nhận dịch vụ có thể giải thích đúng, và không có chi tiết hoặc sai.

Bản phê bình pháp lý có thể có các hình thức khác nhau: kiểm tra nội bộ theo quản lý công ty luật, phê bình khách hàng dưới các thỏa thuận bảo mật, hoặc các cuộc kiểm tra bên thứ ba yêu cầu bởi các công ty bảo hiểm hoặc các hợp đồng chính phủ. mỗi loại yêu cầu một mức độ khác nhau một chút, nhưng các nguyên tắc cốt lõi vẫn như nhau: thu thập bằng chứng, hỏi mục tiêu, và liên lạc rõ ràng. Bỏ qua hoặc vội vàng quá trình này có thể dẫn đến các cuộc tranh chấp tốn kém, các mối quan hệ bị phá vỡ, và thậm chí bị lộ. Bằng cách hiểu mục đích và xem xét phạm vi, cả các luật sư và khách hàng có thể tiếp cận với sự tự tin tưởng và sự thành thật.

Tại sao việc thử nghiệm lại quan trọng đối với các công ty luật và khách hàng

Đối với các công ty luật, một bản đánh giá tỉ mỉ về mặt đạo đức là một bước ngoặt trong việc thực hành đạo đức. Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ quy định quy định về cách cư xử chuyên nghiệp đòi hỏi luật sư phải thông qua cơ sở hoặc tỷ lệ phí tổn và chi phí trong văn bản, và họ cung cấp một kế toán cho khách hàng dựa trên yêu cầu. Những bản đánh giá nội bộ thường xuyên giúp đỡ các công ty xử lý lỗi trước khi kết hợp lệ, duy trì các dự luật nhất định trên toàn đội, và bảo vệ chống lại khách hàng bất mãn. Đối với các cơ sở pháp lý và các nhà cung cấp bảo hiểm, xem xét lại các tiêu chuẩn đạo đức: [FT] đối tác trên trang web [T] và công ty:

Những tài liệu cần thiết để thu thập trước khi ôn lại

Chất lượng của bản kiểm tra hoá đơn phụ lục về độ hoàn chỉnh của tài liệu bạn mang tới bảng. Tính năng tìm các biên soạn còn thiếu hay mục nhập thời gian trong phiên chạy bị lãng phí và làm xói mòn niềm tin. Chuẩn bị ít nhất một tuần trước bằng cách thu thập mỗi tờ giấy hoặc hồ sơ số hỗ trợ hoá đơn dưới đánh giá. Tổ chức là chìa khóa - tạo một thư mục đã đóng góp (phụ thuộc vật lý hay mây) và nhãn tất cả các tập tin rõ ràng. Nếu bạn là khách hàng, hãy yêu cầu luật sư của bạn đặt thành danh sách đầy đủ và bản ghi giờ; nếu bạn là dự hoá đơn, bảo đảm tài liệu được kiểm tra và sẵn sàng để kiểm tra.

Danh sách tài liệu khóa

Những tài liệu sau nên được thu thập và ôn lại trước phiên họp:

  • Các hóa đơn Billing và Invos ) – Số hóa đơn cuối cùng cho giai đoạn này, bao gồm bất kỳ hóa đơn tạm thời nào.
  • Ghi nhật ký mục đích – hồ sơ chi tiết cho thấy ngày, giờ, giờ hóa đơn và mô tả mỗi việc. Lý tưởng, những điều này nên khớp với các dòng trong.
  • Bản sao lưu và tài liệu hỗ trợ ) – Bản sao cho việc điền vào đơn kiện, phí đi lại, phí tổn cá nhân, việc sao chép, và những khoản khác. Hãy kiểm tra xem mỗi chi phí có biên nhận tương ứng hoặc giải thích bằng văn bản.
  • Viết thư tán thành hoặc đính hôn – Hợp đồng ban đầu đánh dấu cấu trúc hóa đơn (theo giờ, phí cố định, tiền phí phẳng), tính toán gia tăng, và bất kỳ cap hoặc sắp xếp giảm giá.
  • Ghi chép giao thông ) – Thư điện tử hoặc thư mục thảo luận về các thay đổi hoá đơn, quyền tác vụ, hoặc điều chỉnh phí. Những cách này có thể làm rõ các tính năng khác nhau.
  • Ngân sách được cấp phép ).. - Nếu ngân sách được thiết lập cho vấn đề nào đó, hãy so sánh hóa đơn thực tế chống lại nó để xác định sự tràn ngập.

Tổ chức hồ sơ điện tử và giấy

Nếu công ty của bạn sử dụng nền tảng quản lý thực hiện như Directus hoặc một mục hợp pháp hóa đơn dành riêng, xuất khẩu các báo cáo và chi phí tóm tắt trong một định dạng có thể đọc được (CSV hoặc PDF với văn bản tìm kiếm). Tạo một bảng tổng hợp gồm các mục tham khảo chéo dòng lệnh với bản ghi thời gian và hóa đơn. Đối với các bản ghi chép giấy, sử dụng bounders được dán nhãn theo tháng hay trong trường hợp. Mục tiêu là bật một hậu cần tìm kiếm nhanh chóng sau và trong suốt buổi xem xét. Không ai muốn lật qua 20 trang để tìm một thẻ truy vấn riêng lẻ. Hãy xem xét qua một hộp chọn « i hành vi dịch vụ cục bộ hoặc tài liệu thả xuống bằng tài liệu Google » để chia sẻ tài liệu cho mọi người khác, cũng cho phép xem thử và trình duyệt thử và chứng minh các tài liệu có khả năng ban đầu.

Làm sao khắc ghi những lời tuyên bố của bạn

Một khi bạn có tài liệu theo thứ tự, bước kế tiếp là xem xét cẩn thận, có hệ thống các lời phát biểu trong hóa đơn. Đừng quét tổng số ở dưới. Thay vào đó, hãy kiểm tra mỗi mục có mắt chỉ trích. Tìm kiếm các mẫu, sự mâu thuẫn và các lỗi không tương ứng. Một phương pháp giảm nguy cơ xem một số lượng quan trọng hoặc một mẫu thời gian cẩu thả.

Cờ đỏ chung trong hóa đơn pháp lý

Những người có kinh nghiệm xem xét biết rằng một số mẫu thường cho thấy những vấn đề sâu xa hơn.

  • Billing ) – Khi một lối vào thời gian chồng chất với nhau nhiều việc (v. d., “sự chuyển động, xem xét lại, cuộc gọi điện thoại với khách hàng trong một dãy nhà ba giờ).
  • Những lời miêu tả ) – Mục tiêu như “làm việc trong trường hợp của người khác hoặc“ xem tài liệu về người khác thiếu sự xác định rõ ràng.
  • Thực hiện giả thuyết ) – Có thể là do người giữ thời gian ghi lại thời gian cho cùng một hoạt động (v. d., cả luật sư lẫn trợ lý đều tham dự cùng một phiên họp). Có thể là do thiếu ý thức hoặc dấu hiệu của sự thất bại phối hợp.
  • Thời hạn quản trị mở rộng ) – Bill cao-loming cho các công việc có thể thực hiện bởi nhân viên thấp hoặc tự động hóa (v., sao chép, sắp xếp tập tin, mục nhập lịch)
  • Rate Misbenes ) – Một người bạn trẻ trả tiền theo mức độ người hôn phối cao tuổi, hoặc một mức lệ phí vượt quá mức lệ phí mà không được chấp thuận trước đó.
  • Unnesary Travel or overtime ) – Nếu một khách hàng có thể đã tham dự một buổi thẩm vấn từ xa nhưng được tính từ mặt tiền cho chuyến bay hạng nhất và khách sạn, chi phí có thể là vô lý.

Kiểm tra thời gian và tốc độ

Sau khi đánh dấu mục nhập khả nghi, hãy thực hiện một bản sao lưu chính xác. Lấy một mẫu ngẫu nhiên của mục nhập (v. d., mỗi mục thứ mười) và kiểm tra chéo ngày, người giữ thời gian, và mô tả chống lại bản ghi thời gian gốc. Bảo đảm tổng số giờ mỗi ngày là hợp lý. Lấy thí dụ, tính toán 24 giờ trong một ngày là không thể. Hãy dùng máy tính để xác nhận rằng tỷ lệ số đơn vị tăng theo số các đơn vị trùng khớp với tổng số dòng. Nhiều công cụ hoá đơn (như [FT: 0] [FL: 0] [FL: 1] hoặc [T] để kiểm tra lại thời gian riêng [L] có thể] cho thấy thời gian xác định thời gian cần sửa đổi. Nếu bạn có thể sửa đổi, hãy xem lại thời gian sau khi bạn đã ghi chú đúng, hãy xem lại thông tin về thời gian và tìm kiếm thông tin thêm. Nếu bạn đã ghi rõ hơn, hãy xem lại các lỗi này.

Chuẩn bị những câu hỏi và những sự làm sáng tỏ

Phiên họp xem xét hóa đơn là một cuộc đối thoại, chứ không phải một cuộc thẩm vấn. Những bài phê bình hữu ích nhất xảy ra khi cả hai bên đều có những câu hỏi chuẩn bị để tập trung vào sự hiểu biết thay vì lời buộc tội. Hãy đặt câu hỏi vào mục nhập hay mẫu cụ thể, rồi hỏi ý kiến giải thích bằng giọng trung lập. Cách này khuyến khích đối thoại mở và giảm khả năng phòng thủ.

Câu hỏi mẫu cho buổi họp ôn lại

Dựa trên phân tích sơ bộ của bạn, bạn có thể hỏi:

  • Tại sao một dịch vụ đặc biệt được dự báo với một mức độ nhất định? ) Thí dụ, “Vào ngày 18 tháng 3, người bạn đời có thể xem xét tài liệu cao cấp.
  • Có cần phải chi phí và ghi chép lại không? [FLT: 1] “Trích từ hóa đơn này bao gồm $75 cho một người đưa thư qua đêm đến Los Angeles.
  • Có lời buộc tội nào được giảm bớt hay bãi bỏ không? [FLT: 1] “Tôi để ý thấy có nhiều mục trong các cuộc gọi đến việc thẩm vấn để xác nhận lại lịch trình.
  • Làm thế nào thời gian được phân phát qua các công việc? [FLT: 1] “ Tổng số giờ để soạn thảo đơn khiếu nại xuất hiện cao so với sự phức tạp của vụ kiện.
  • Có giảm giá hay giảm giá nào không? )

Ghi câu hỏi trước và ưu tiên chúng. Một phiên chạy xem thử thông thường kéo dài 60 đến 90 phút, vì vậy bạn có thể không nhận được tới mọi mục. Bắt đầu với số tiền quan trọng nhất hoặc mục nhập mơ hồ nhất. Để lại những tính năng nhỏ cho một email mở rộng nếu thời gian chạy ngắn.

Những thực hành tốt nhất cho phiên họp ôn lại kết quả

Âm thanh và cấu trúc của cuộc gặp có thể tạo ra hoặc phá vỡ kết quả. đối xử với bản đánh giá như một bài tập hợp tác-giải quyết vấn đề, chứ không phải đối đầu. cả hai bên đều có cùng một niềm quan tâm trong hóa đơn chính xác và một mối quan hệ chuyên nghiệp lành mạnh. đây là chiến lược được chứng minh cho một phiên họp êm đẹp.

Giao tiếp hữu hiệu với đội pháp lý

Nếu bạn là khách hàng, hãy bắt đầu buổi học bằng cách công nhận chất lượng công việc và bày tỏ lòng biết ơn về nỗ lực của công ty, rồi trình bày những nhận xét của bạn như là những câu hỏi thay vì những lời buộc tội.

Xử lý những sự thiếu thận trọng và bất công

Khi không thể giải quyết ngay lập tức, hãy thiết lập một tiến trình rõ ràng để tiếp tục.

  • Hãy ghi chú chi tiết trong phiên họp ghi lại mục nhập hóa đơn, lời giải thích được đưa ra, và bất kỳ sự điều chỉnh nào.
  • Thay vì thế, hãy nói: “Tôi quý trọng văn cảnh, muốn xem lại câu chuyện này với đồng nghiệp (hoặc bộ phận tài chính).
  • Nếu cuộc tranh cãi liên quan đến một số tiền lớn hoặc một mẫu hình của việc dự luật đáng ngờ, hãy xem xét liên quan đến một người trung gian bên thứ ba hoặc một người kiểm tra hợp pháp với chuyên môn trong thẩm quyền.
  • Hãy nhớ rằng không phải mọi sự mâu thuẫn đều cần phải là một cuộc chiến. Nếu sự khác biệt nhỏ nhặt (v. d., 5 đô la) bạn có thể chọn cách để nó đi để bảo toàn mối quan hệ, nhưng nên chính thức giải quyết bất cứ lỗi lầm nào nhằm ngăn ngừa tái diễn.

Hãy cho biết mỗi sự nhượng bộ hoặc điều chỉnh thời gian thực.

Xem lại sau và tài liệu

Phiên chạy xem xét không kết thúc khi cuộc họp kết thúc. Việc theo dõi đúng đắn đảm bảo các thay đổi được thực hiện và chu kỳ hóa đơn tiếp theo là sạch hơn. Cả hai bên nên ghi lại kết quả và thực hiện hành động cụ thể.

Tạo một bản tóm tắt

Ngay sau phiên họp, hãy soạn thảo một bản tóm tắt ngắn gọn gồm:

  • Ngày và giờ của buổi ôn lại
  • Danh sách mục nhập đã được đặt câu hỏi và độ phân giải cho mỗi (bị chỉ thị, từ chối hoặc được ủng hộ)
  • Bất kỳ tài liệu mới nào đã được yêu cầu (v. d., biên nhận còn thiếu)
  • Những lời kết luận để thực hiện những thay đổi (v. d. “Được bảo đảm gửi đi trong vòng 10 ngày kinh doanh)
  • Đồng ý thay đổi các hóa đơn trong tương lai (v. d., “Tất cả chi phí du lịch đòi hỏi tiền khai báo từ đội ngũ pháp lý của khách hàng)

Gửi báo cáo cho tất cả người tham dự trong vòng 24 giờ. Dùng nó làm tham chiếu cho phiên chạy xem xét tiếp theo để theo dõi xem có tiến triển gì đã được duy trì hay không. Đối với những vấn đề phức tạp, hãy xem xét thêm cột trong hệ thống thanh toán của bạn mà đánh dấu mục để bạn có thể dễ dàng kéo lịch sử lên.

Điều chỉnh tiến trình tính toán trong tương lai

Một bản đánh giá dự luật là một cơ hội để tinh chỉnh dòng chảy công việc của bạn. nếu bản đánh giá tiết lộ các vấn đề tái diễn như mô tả mơ hồ, tỷ lệ sai hoặc các thủ tục mới bị thiếu

  • Giới thiệu một bước tiền thưởng cho chi phí trên một ngưỡng nhất định.
  • Người giữ thời gian viết những mục cụ thể, hướng dẫn hành động.
  • Dùng phần mềm áp dụng tối thiểu mục nhập thời gian (v. d., không có mục nào ngắn hơn sáu phút) và cần mô tả ít nhất 15 ký tự.
  • Gửi hóa đơn cho một đối tác cao cấp hoặc khách hàng để xem xét nhanh trước khi đưa ra dự luật cuối cùng.

Những tiến trình cải thiện chi phí trong mỗi hóa đơn sau đó, giảm gánh nặng của việc xem xét và tăng độ chính xác hoá đơn. Đối với nhiều ý tưởng về việc tối ưu hóa hóa hóa đơn công việc pháp lý, xem hướng dẫn [FLT: 0] bộ luật hoá đơn tốt nhất từ Directus .

Công nghệ cập nhật thông tin về các bài ôn lại mịn

Nền tảng quản lý pháp lý hiện đại có thể đơn giản hóa việc chuẩn bị và thực hiện các bản phê bình hóa đơn. Thay vì sắp xếp các hóa đơn giấy và bản ghi giờ bằng tay, bạn có thể tạo ra báo cáo toàn diện bằng vài cú nhấn. Hãy tìm phần mềm cung cấp các tính năng sau:

  • **Những dấu vết của sự nghi ngờ** cho thấy mọi thay đổi đã được thực hiện đến thời điểm, kể cả ai đã làm được và khi nào.
  • **I tích hợp chi phí đánh dấu** mà tự động liên kết hoá đơn với hóa đơn.
  • ** Tự động xác nhận các mục đánh dấu** khi tỷ lệ tiền không khớp với thỏa thuận phí.
  • **Công cụ duyệt kỹ thuật] cho phép cả hai bên ghi chú những lời chúc tụng và ghi chú thương lượng.
  • **Dashboard aalytics** mà làm nổi bật các mục thời gian hay tiêu tốn xu hướng.

Khi chọn hoặc nâng cấp hệ thống hóa đơn hợp pháp của bạn, ưu tiên các công cụ hỗ trợ hệ thống quản lý công việc của UTBMS (Uniform-Bast Management System) mã hóa cho mô tả nhiệm vụ tiêu chuẩn. Tính chuẩn hóa này sẽ dễ dàng hơn so sánh hoá đơn hoá trên các công ty và các vấn đề khác nhau. Nhiều nền tảng dựa trên mây, như thực tập viênPther, Smokeball, và hệ thống quản lý đặc biệt là Clio và LEP, cung cấp các thử nghiệm miễn phí để bạn có thể đánh giá giao diện nào tốt nhất cho đội của bạn. Việc áp dụng một phương pháp tiếp ngược không chỉ nâng cao hóa đơn giản mà còn nâng cao sự hài lòng khách hàng, trong sạch sẽ, công ty.

Kết thúc

Chuẩn bị cho một phiên họp xét duyệt pháp lý không phải là một việc nhàm chán - đó là một kỷ luật chiến lược bảo vệ danh tiếng của công ty, ngân sách của khách hàng, và sự toàn vẹn của mối quan hệ hợp pháp với khách hàng. bằng cách thu thập các tài liệu đúng, xem xét kỹ lưỡng các lời khuyên cho các điểm màu đỏ thông thường, chuẩn bị các câu hỏi chu đáo, và khuyến khích một môi trường họp mặt có tính hợp tác, bạn có thể biến một cuộc xung đột tiềm năng thành cơ hội để cải thiện và hiệu quả. Tài liệu kết quả và cải tiến các tiến các tiến hóa đơn tiền của bạn sau khi xem xét các lợi ích này sẽ tăng lên, dẫn đến những cuộc tranh chấp ít hơn và mạnh mẽ hơn.