Những cuộc thanh tra và kiểm tra tính chính thức là những tiến trình quan trọng đảm bảo công việc kinh doanh của bạn hợp tác với luật pháp, tiêu chuẩn kỹ nghệ và chính sách nội bộ. Thay vì chỉ là thủ tục, những sự đánh giá này có thể phơi bày sự bất lực, xác định tính trung thực hoạt động của bạn, và cuối cùng bảo vệ tổ chức của bạn khỏi những bước bị trừng phạt nghiêm trọng, thiệt hại về uy tín, hoặc ngay cả việc tắt máy, hoặc ngay cả việc hoạt động.

Hiểu các phép kiểm tra và thử giọng

Các cuộc kiểm tra chính thức, thường không báo trước được các cơ quan chính phủ hoặc cơ quan công nghiệp cho phép kiểm tra để xác minh rằng doanh nghiệp của bạn tuân thủ các yêu cầu pháp lý, an toàn, hoặc môi trường. Ví dụ, Bộ Quản lý Thực phẩm và ma túy Hoa Kỳ (FA) kiểm tra các cơ sở sản xuất để đảm bảo các thực hành tốt (GMP), trong khi Ban quản lý sức khỏe (Oculupmentational Securitys) kiểm tra nơi làm việc và an toàn. mặt khác, là những cuộc kiểm tra có hệ thống, kiểm tra các tiến trình kinh doanh, và các biện pháp, các biện pháp có thể được xác nhận bên trong (bên ngoài hoặc bên ngoài (các cơ quan điều hành), hoặc bên ngoài (các cơ quan điều hành), cả hai bên trong cơ quan điều khiển, hoặc bên trong cơ quan điều khiển, hoặc bên hội ý kiến: cả hai tiêu chuẩn kiểm tra và kiểm tra viên kiểm tra các tiêu chuẩn chung.

Sự khác biệt then chốt nằm trong ý định và thời điểm của họ: Kiểm tra thường được kích hoạt bởi cơ quan điều hành, thường là thông báo ngắn, và tập trung vào việc tuân thủ ngay lập tức các luật lệ rõ rệt. Buổi thử giọng có thể được sắp xếp rộng rãi hơn và có thể được sắp xếp tốt trước, xem xét không chỉ hiệu quả của hệ thống quản lý của bạn. Hiểu được những sắc thái này giúp bạn điều chỉnh cách tiếp cận — để kiểm tra nhanh chóng các phép kiểm tra để có thể áp dụng; để kiểm tra các tiến trình kiểm tra, sắp xếp lại các tiến trình và hành các hành động đúng đắn trong thời gian.

Cái giá của sự không tương xứng

Việc chuẩn bị để chuẩn bị cho việc kiểm tra và kiểm tra có thể có hậu quả nghiêm trọng. Chỉ riêng hình phạt tài chính có thể gây thiệt hại: tiền phạt cá nhân có thể đạt đến 700.000 đô la cho mỗi vụ vi phạm, và theo quy định như GDPR, phạt có thể chiếm 4% số lần chuyển đổi toàn cầu. Hơn nữa, việc phạt không phân phối có thể dẫn đến sản phẩm, giấy phép tái sử dụng, chứng nhận mất lòng tin, và tăng cường độ tin của khách hàng. Danh tiếng thường thường bị thiệt hại lâu hơn chính hình phạt. Ngược lại, việc làm ăn chia sẻ với các doanh nghiệp, và các nhà quản lý, khi có lợi thế hơn, các tỷ lệ cạnh tranh và lợi ích hơn.

Những bước quan trọng để chuẩn bị cho công việc kiểm tra và thử giọng

1. điều khiển một cuộc nghiên cứu đầy đủ về cách điều chỉnh

Bắt đầu bằng việc xác định mọi quy định, tiêu chuẩn và mã hóa áp dụng cho ngành công nghiệp, địa điểm và hoạt động. Điều này bao gồm liên bang, tiểu bang, tiểu bang và địa phương, cũng như các khuôn khổ công nghiệp như ISO 9001 (quản lý chất lượng), ISO 27001 (sự bảo mật thông tin), hoặc sự bảo mật chính thức (sự riêng tư về chăm sóc sức khỏe). Việc này tạo ra một ma trận điều tiết mà mỗi đòi hỏi về chính sách nội bộ và thủ tục quy định. Xem xét lại những quy định này thường xuyên — hoặc nhiều hơn nếu ngành công nghiệp của bạn đang thất thường xuyên thay đổi — để tiếp tục thay đổi tin tức chính thức, chúng tôi xem xét và xem xét các chuyên gia tư vấn.

2. Thực hiện việc thử giọng nội bộ nghiêm trọng

Kiểm tra nội bộ là dòng đầu tiên của bạn phòng thủ. Họ mô phỏng các khoảng trống bên ngoài và phát hiện ra các lỗ hổng trước thanh tra. Danh sách kiểm tra nội bộ ít nhất 4 lần, và thường xuyên hơn cho các vùng rủi ro cao hơn. Dùng danh sách chuẩn được vẽ từ ma trận điều hành của bạn. Tài liệu cho biết mọi việc tìm kiếm, bất kể nhỏ đến mức nào, và ngay lập tức giao cho các hành động sửa đổi với thời hạn đã có. [L: 0] không coi việc kiểm tra nội bộ là kiểm tra/fail;[FL: 1], thay vào đó hãy dùng chúng như cơ hội để củng cố hệ thống. Giữ ghi chép các hoạt động thanh tra chi tiết, bao gồm các bằng chứng đã lấy. Tính năng này là bằng chứng có khả năng kiểm tra bên ngoài xác thực hiện các thông tin xác thực.

3. Tổ chức và Trung tâm tài liệu

Thanh tra và thính giả sẽ yêu cầu các tài liệu liên quan đến nhau. Nếu bạn tìm thấy chúng, bạn báo hiệu sự kiện, hủy bỏ và kiểm tra lại và có khả năng không tương ứng. Thêm vào một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) mà tập trung tất cả các hồ sơ liên quan đến: chính sách, thủ tục, đào tạo bản ghi lưu, giấy phép, thông báo cáo, báo cáo, báo cáo sự cố, báo cáo và kiểm tra trước. Tài liệu bảo mật được điều khiển phiên bản, có ngày tháng và dễ dàng tìm kiếm. Ghi chú rõ ràng và giữ chúng trong địa điểm đã chọn. Để giữ chúng trong các tài liệu bảo mật, hãy lưu trữ trong đám mây hoặc trong bản ghi chú hoặc chỉ mục đơn giản hoặc trong bảng kiểm tra tài liệu có thể sử dụng để xác định vị trí của thanh tra tài liệu, trong quá trình kiểm tra và tạo ngay lập tức, để tạo một tài liệu dễ dàng xác định vị trí và tạo một tài liệu.

4 Hãy huấn luyện các nhân viên của bạn một cách kỹ lưỡng

Nhân viên của bạn là bộ mặt của chương trình tuân theo trong quá trình kiểm tra. họ phải hiểu không chỉ trách nhiệm công việc của họ mà còn những hành động của họ ảnh hưởng đến sự tuân thủ quy định. điều khiển thường xuyên các phiên điều trị phù hợp với các vai trò khác nhau: nhân viên trực tuyến cần biết các thủ tục an toàn, quản lý cần phải hiểu các yêu cầu báo cáo, và các nhà quản trị nên nhận thức trách nhiệm của họ. bao gồm việc đào tạo dựa trên kịch bản nơi nhân viên thực hành tương tác với thanh tra, trả lời chính xác, và biết khi nào tăng cường sự tôn trọng với sĩ quan cấp trên. tài liệu hướng dẫn, kết quả và phản hồi được đào tạo bởi các nhân viên có thể ngăn ngừa các vấn đề nhỏ để trở thành những vấn đề nghiêm trọng.

5. Thiết kế một đội hợp tác và vai trò rõ ràng

Chỉ định một sĩ quan hoặc đội ngũ đã tận tụy chịu trách nhiệm kiểm tra. Nhóm này nên bao gồm đại diện từ hoạt động, bảo đảm chất lượng, hợp pháp, và IT nếu an ninh dữ liệu là thích hợp. Xác định một lệnh rõ ràng: trong một thanh tra, ai đi kèm thanh tra? Ai lấy tài liệu? Ai trả lời các câu hỏi kỹ thuật? Ai liên lạc với luật sư nếu cần? Một liên lạc được chỉ định nên là điểm chính của liên lạc với thanh tra, đảm bảo liên lạc và ngăn chặn các lời khai không nhất quán. Giữ kiểm tra mỉa mai với người này sẽ giúp phơi bày các yếu tố trong các thủ tục của bạn.

6 Hạnh kiểm trước khi xảy ra

Kiểm tra vật lý thường bao gồm đi bộ qua cơ sở của bạn để quan sát điều kiện. Hãy thực hiện cách đi bộ của bạn với cùng tiêu chuẩn mà thanh tra có thể sử dụng. Tìm kiếm những nguy hiểm rõ ràng: hóa chất chưa dán, lối thoát bị chặn, bình chữa cháy quá hạn, lối thoát cháy, dấu hiệu an toàn bị mất. Kiểm tra xem thiết bị này được bảo trì và điều chỉnh đúng. Kiểm tra những bản ghi (giống như bản ghi cho kho chứa) hiện thời và chính xác. Hãy sử dụng danh sách kiểm tra dựa trên các vấn đề liên quan. Sửa chữa lỗi đúng ngay lập tức và tài liệu. Một giấy tờ có trật tự, và tốt để lại một cơ sở tích cực và giảm khả năng tìm kiếm.

7 Tạo một giao thức liên lạc

Nếu một thanh tra hỏi một câu hỏi mà nhân viên không thể trả lời, họ nên nói: “Hãy để tôi tìm người có thể cung cấp thông tin đó, đừng bao giờ tranh luận với thanh tra hoặc cố gắng che giấu vấn đề, hãy nêu ra những vấn đề không có vấn đề nằm ngoài chuyên môn của họ.

Tạo một nền văn hóa hòa thuận

Thay vì thế, mỗi khi các nhân viên hiểu rằng sự tuân theo là trách nhiệm của mọi người — từ giám đốc điều hành đến người lao động — vi phạm luật pháp trở nên hiếm và kiểm tra trở thành thường xuyên. [FLT: 0] Các đội phản đối lại mạnh mẽ [FLT: 1] qua các chương trình nhận diện hoặc khuyến khích người khác.

Công nghệ kiểm tra kỹ thuật thụ động

Công nghệ hiện đại có thể đơn giản hóa rất nhiều quy tắc điều chỉnh. Nền tảng quản lý tài liệu như [FLT: 0] Dirctus cho phép bạn tập trung và điều khiển phiên bản để chuẩn bị các tài liệu tuân thủ, ngay lập tức trong một cuộc kiểm tra. Dùng phần mềm quản lý để theo dõi các quy định, kiểm tra nội bộ, giao thức điều khiển nội bộ, và tạo báo cáo. Nhiều ngành công nghiệp hiện nay sử dụng cảm biến bộ và tự động giám sát để duy trì sự đồng bộ trong môi trường (các điều kiện môi trường, độ ẩm, độ ẩm, độ ẩm này có thể giảm thời gian bị hạn chế, ngăn chặn các sự vi phạm thời gian thực, ngăn chặn kiểm tra. Để tìm kiếm thông tin về các thiết bị kiểm tra kỹ thuật, hãy tìm kiếm thông tin về các thiết bị kiểm tra và hành động cơ quan sát kỹ thuật, cũng như các hệ thống tự động xử lý dữ liệu có thể xác định: để duy trì tính năng của hệ thống xác định thời gian và xác định hệ thống.

Làm gì trong thời gian điều tra?

Khi thanh tra hay thính giả đến, hãy chào đón họ một cách chuyên nghiệp. Cung cấp một không gian làm việc riêng, và yêu cầu xác định và xác thực. Hãy mở rộng phạm vi và thông tin bổ sung. Trong khi thanh tra hoặc thanh tra, hãy tạo thông tin chung. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói và đề nghị tìm ra. Đừng tình nguyện thêm thông tin có thể không liên quan. Ghi chú về mọi điều thanh tra nói hoặc hỏi — những ghi chú này sẽ rất quan trọng trong suốt thời gian mở. Nếu thanh tra không phải là đối chiếu, hãy thừa nhận sự quan sát, cần thiết, hãy hỏi họ để biết và tránh bị bảo vệ. Thường thì hãy xem thanh tra có thể giúp đỡ và đưa ra thông tin không cần thiết. Có thể giúp đỡ đỡ về các vấn đề nhỏ, cách sửa chữa các vấn đề liên lạc và thông tin liên lạc, có thể được nêu ra sau cùng.

Sau khi khởi động chạy

Sau khi thanh tra hoặc kiểm tra xong, lập tức thẩm vấn lại đội theo dõi của bạn khi còn mới. Xem lại lời bình luận của thanh tra và bất kỳ phát hiện sơ bộ nào. Tạo một kế hoạch phản ứng chi tiết cho bất kỳ hành động nào hoặc quan sát: xác định người chủ, đặt thời hạn, và phân bổ tài nguyên trong thời gian (khoảng 10- 30 ngày). Nếu thanh tra cung cấp một báo cáo chính thức, hãy cẩn thận đọc các bản báo cáo này, và hiểu nguyên nhân gốc. Để có thể kiểm tra và gửi cho thanh tra các bản sao của bạn một bản sao chép lại, gồm các bản ghi chú, gồm các hình ảnh, biên lai, hoặc các hồ sơ huấn luyện. Việc gửi thông tin về cơ hội cần thiết cho cơ hội trong thời gian cần thiết để chuẩn bị điều gì trong quá trình điều khiển (khoảng 15-30 ngày). Ngay cả khi chưa tìm thấy sự vi phạm, bạn cần thiết để gửi thư, cảm ơn, bạn đã kiểm tra và sử dụng các bản sao chép lại cho các bản ghi chú thích hợp cuối cùng của bạn.

Sự cải thiện liên tục: Từ sự hòa thuận đến sự tinh tế

Kiểm tra và kiểm tra lại điều khiển không phải là điểm cuối, mà là điểm kiểm tra về hành trình của bạn. Hãy dùng những phát hiện để cải tiến tiến tiến quá trình của bạn, cập nhật tài liệu đào tạo, và tăng cường tài liệu. Dành cho cuộc họp sau khi gặp gỡ với mọi giám đốc để chia sẻ bài học. Cập nhật ma trận điều hành với bất kỳ yêu cầu mới được phát hiện. Thiết lập chỉ thị hiệu suất chính (KPI) để tuân thủ, như số lượng kiểm tra nội bộ kết thúc vào thời gian, huấn luyện nhân viên hoàn tất, hoặc thời gian để trả lời các yêu cầu. Xem lại những điều chỉnh KPI và tương ứng với sự cam kết của bạn. Để tiếp tục cải tiến chương trình này, hãy phản ứng với các mối quan hệ thương mại và hỗ trợ lợi ích tương tự, cũng như đối với các đối với các đối tác nhân viên khác.

Những cạm bẫy thông thường cần tránh

Ngay cả những doanh nghiệp kinh nghiệm cũng rơi vào bẫy.

  • Cố gắng tổ chức những tài liệu hướng dẫn vào ngày trước khi một cuộc thanh tra hiếm khi thành công.
  • Những vi phạm nhỏ có thể tích lũy và báo cáo lỗi hệ thống. Địa chỉ địa chỉ thậm chí là những vấn đề nhỏ ngay lập tức.
  • Nếu sĩ quan của bạn là người duy nhất biết nơi tất cả mọi thứ, một ngày bệnh hoạn có thể là thảm họa.
  • Đang phân tích các rủi ro thứ ba: ) Nếu bạn ra ngoài mã nguồn, bạn vẫn có trách nhiệm tuân theo. Hãy thử những người cung cấp của bạn và chuẩn bị sẵn sàng.
  • Đang chờ đợi các chính sách cập nhật: Các quy định thay đổi; nếu các chính sách của bạn vẫn còn tham khảo một luật cũ, bạn sẽ không còn liên lạc được. Xem lại và cập nhật tất cả các chính sách ít nhất hàng năm.

Kết thúc

Với sự chuẩn bị có hệ thống — hiểu được cảnh quan chính thức, kiểm tra nội bộ, tổ chức tài liệu, nhân viên huấn luyện, phân bổ vai trò rõ ràng như [FLT: 0], không nhất thiết phải là một nguồn đáng sợ.

Để đọc thêm, hãy khám phá tài nguyên như [FLT: 0] Cơ quan hỗ trợ khả năng [FLT: 1] trang [FLT:] để chỉ dẫn về nơi làm việc, hoặc ) N Tổng thống nghiên cứu [FLT:] cho ngành dược phẩm và lương thực.