Tại sao mọi người làm công cần được rõ ràng, có thể cưỡng lại các chính sách chính trị

Một cuốn sổ tay nhân viên không chỉ là một gói quà hay một danh sách các quy tắc mà còn là tài liệu cơ bản để truyền đạt văn hóa, kỳ vọng và trách nhiệm pháp lý. một cuốn sổ tay được biên soạn tốt bảo vệ tổ chức của bạn khỏi những trách nhiệm gây ra, đảm bảo rằng mọi người sẽ được đối xử không ngừng, và đặt giọng điệu cho một nơi làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng. không có chính sách cần thiết ở nơi làm việc, thậm chí những đội có khả năng được chú ý có thể bị rối loạn, thiếu khả năng và rủi ro.

Bài này đưa ra những chính sách quan trọng mà mỗi sách hướng dẫn nhân viên nên bao gồm, giải thích tại sao mỗi vấn đề, và đưa ra sự hướng dẫn thực tế cho ngôn ngữ soạn thảo vừa hợp lý vừa rõ ràng.

Chính sách pháp lý: Tổ chức không thể chối cãi

Sách hướng dẫn của bạn phải phản ánh những yêu cầu này để bảo vệ công ty và người dân.

Cơ hội làm việc đồng (EO) Chính sách

Chính sách EAO khẳng định rằng công ty của bạn không phân biệt chủng tộc, màu sắc, tôn giáo, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tuổi tác, khuyết tật, thông tin di truyền hoặc bất cứ đặc điểm nào khác được bảo vệ.

Hãy chắc chắn bao gồm cả những cơ quan liên bang liên bang liên quan — chẳng hạn như Ủy ban [FLT: 0] [FLT: 1] ) và một tuyên bố rõ ràng là trả thù bất cứ ai khiếu nại hoặc tham gia vào một cuộc điều tra cũng bị cấm.

Bị quấy nhiễu và bị quản chế

Chính sách chống khủng bố đi đôi với EAO. Một chính sách vững chắc định nghĩa sự quấy nhiễu (v. d., lời nói, hình ảnh) và cung cấp nhiều kênh để báo cáo.

Nhiều nhà nước hiện nay đòi hỏi người chủ phải có những thủ tục cụ thể để giải quyết những lời than phiền về quấy nhiễu tình dục.

Chính sách về đạo đức và giờ

Sự phân loại sai phạm của nhân viên và các lỗi làm thêm là một trong những cách thông thường nhất để vi phạm giờ làm việc và phê chuẩn trong giờ hành chính. Sách hướng dẫn nên giải thích cách mà các nhân viên phân loại các công ty (không có người làm việc) và bất cứ luật cụ thể nào của bang California, bữa ăn và các yêu cầu nghỉ phép.

Cũng xác định thời gian giữ thời gian: nhân viên phải ghi lại chính xác tất cả các giờ làm việc, và không được phép làm thêm giờ phải được cấp phép trước. Chính sách này giúp ngăn chặn sự vi phạm tình cờ và cho nhân viên những mong đợi rõ ràng về việc trả lương.

Luật cho phép gia đình và y học (FMLA)

Nếu công ty của bạn có 50 nhân viên hoặc hơn, thì FMLA yêu cầu bạn phải cung cấp 12 tuần phép chưa trả lương mỗi năm để hội đủ điều kiện về y tế hoặc gia đình.

Hãy nói rõ về những điều kiện có thể là sức khỏe nghiêm trọng, và bao gồm một điều kiện mà nhân viên phải làm cho đến khi họ bị bệnh hoặc đi nghỉ nơi mà luật pháp bang đòi hỏi.

Người Mỹ có hành động bất lực (ADA) Chính sách

Dưới sự quản lý của ADA, người chủ phải cung cấp chỗ ở hợp lý cho những người có khả năng bị khuyết tật, trừ khi làm thế sẽ gây ra khó khăn quá đáng.

Nơi ở hợp lý có thể bao gồm thời gian biểu làm việc, dụng cụ làm việc chỉnh sửa, việc tái lập công việc, hoặc công việc truyền thông. Chính sách này cũng nên củng cố việc cấm sự phân biệt đối xử và trả đũa liên quan đến tàn tật.

Chính sách nơi làm việc: Đặt tiêu chuẩn cho chuyên nghiệp

Ngoài việc tuân thủ pháp luật, bạn phải hình thành ngày hành vi ngày thứ tư của mình.

Bộ luật tư pháp

Một bộ luật đạo đức là la bàn đạo đức của công ty bạn, trình bày các giá trị cốt lõi - tính hợp lý, sự tôn trọng, trách nhiệm và chuyển đổi chúng thành hành vi cụ thể.

Trong một đoàn tàu buôn bán hàng hải có thể được sử dụng để vận chuyển xe cộ và máy móc, một bộ phận hành động cũng bao gồm việc mong đợi có thể lái xe, bảo trì và làm theo luật vận chuyển.

Chính sách đúng giờ và đúng giờ

Số người tham dự là rất quan trọng cho hiệu suất hoạt động. Chính sách này nên xác định giờ làm việc chuẩn, giờ nghỉ làm và thủ tục báo cáo sự vắng mặt hay chậm trễ. Bao gồm mong đợi đồng hồ/ ngoài giờ hoặc theo dõi thời gian, và giải thích cách thức mà những người vắng mặt không được phép được gửi (v. d., tiến trình kỷ luật).

Cũng xin phép được nghỉ phép và nghỉ phép, và việc xin nghỉ phép và xin phép đi nghỉ hè như thế nào.

Chính sách về mã ăn mặc

Tiêu chuẩn ngoại diện khác nhau tùy theo ngành công nghiệp. Một công ty liên quan đến hạm đội có thể cần đồng phục, áo chống đạn hoặc giày bọc thép. Trong một văn phòng công ty, chính sách có thể nói về trang phục và ngoại diện cá nhân tùy hứng.

Hãy cẩn thận tránh ngôn ngữ dựa trên giới tính, tôn giáo hoặc khuyết tật.

Chính sách phân giải xung đột

Sự bất đồng giữa các thành viên trong đội là không thể tránh khỏi, nhưng họ không cần phải leo thang. một chính sách giải quyết xung đột cung cấp một quá trình có cấu trúc để giải quyết các bất đồng trước khi họ phá hoại các mối quan hệ hoặc hiệu quả. nêu rõ các bước: không chính thức thảo luận với bên kia, tham gia vào một giám đốc hoặc quan chức cao cấp, sự thông qua và - thủ tục bất bình thường.

Nhấn mạnh sự tôn trọng, lắng nghe tích cực và mong đợi rằng xung đột sẽ được xử lý một cách chuyên nghiệp. Chính sách này giảm bớt và xây dựng nền văn hóa tin cậy.

Bảo vệ con người, tài trợ và dữ liệu

Luật pháp thường yêu cầu các chính sách an toàn không chỉ là thực hành tốt mà còn là luật pháp, các quy định về an toàn và sức khỏe (SOSHA) cho phép người chủ cung cấp một nơi làm việc không có rủi ro.

Chính sách bảo vệ nơi làm việc

Chính sách này bao gồm việc nhận diện nguy hiểm, báo cáo tai nạn, sử dụng thiết bị bảo vệ cá nhân (T.E) và trách nhiệm của nhân viên để bảo vệ môi trường làm việc an toàn.

Hãy nhắc đến ủy ban an toàn của công ty hoặc nhân viên an toàn của bạn, đồng thời cung cấp đường dẫn đến các thủ tục an toàn hoặc tiêu chuẩn hoạt động của công ty.

Chính sách thủ tục khẩn cấp

Mỗi nhân viên nên biết phải làm gì trong một vụ hỏa hoạn, trường hợp khẩn cấp y tế, thiên tai hoặc tình huống đe dọa. Chính sách này nên vạch đường di tản, điểm lắp ráp, địa điểm dập tắt lửa và bộ cứu hỏa. Cũng bao gồm những giao thức thời tiết khắc nghiệt (v.g., nơi trú ẩn cơn lốc xoáy) và hướng dẫn cho các trường hợp trú ẩn tại nơi ở.

Nên tập luyện thường xuyên, và sách hướng dẫn nên lưu ý rằng cần phải làm theo thủ tục khẩn cấp.

Chính sách bảo mật dữ liệu

Với các mối đe dọa mạng tăng, một chính sách bảo mật dữ liệu không phải là đàm phán. Chính sách này nên bao gồm các yêu cầu mật khẩu, xử lý thông tin nhạy (dữ liệu cá nhân, hồ sơ tài chính, mật vụ thương mại), chấp nhận sử dụng mạng và các quy tắc cá nhân để sử dụng thiết bị riêng cho công việc (YOD). Bao gồm việc báo cáo các giao thức cho các lỗ hổng an ninh hoặc những việc cố gắng đánh dấu nghi ngờ.

Đối với các công ty sử dụng phần mềm quản lý hạm đội như Directus, chỉ rõ rằng nhân viên không được chia sẻ giấy phép đăng nhập, phải sử dụng nhiều chức năng xác thực, và phải đăng nhập khi không hoạt động tích cực.

Chính sách về ma túy và rượu

Chính sách về việc sử dụng thuốc không dùng thuốc là cần thiết cho các nhà thầu liên bang và đề nghị tất cả các nhân viên. Chính sách này nên cho thấy phương pháp không khoan nhượng nào để chịu ảnh hưởng trong giờ làm việc, kể cả trong thời gian gọi điện thoại hoặc thời gian chờ đợi.

Khi việc thử nghiệm ma túy xảy ra (trước đây là việc khám phá, sau khi bị cáo buộc, nghi ngờ hợp lý và ngẫu nhiên) và làm rõ rằng việc từ chối thử nghiệm có thể đưa đến kỷ luật.

Các chính sách chính trị khác nữa mà mọi sách hướng dẫn hiện đại đều cần

Công việc tiến triển, và chính sách chi phối nó cũng vậy. công việc từ xa, truyền thông xã hội, du lịch kinh doanh và quản lý hiệu suất tất cả đều cần những hướng dẫn rõ ràng để giữ cho các hoạt động được sắp xếp một cách trơn tru và mong đợi.

Chính sách làm việc từ xa

Ngay cả khi công ty của bạn hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực này, một chính sách làm việc từ xa hay lai ngày càng quan trọng. Chính sách này nên xác định ai đủ điều kiện cho công việc truyền hình, thiết bị nào được cung cấp, năng suất nào được đo lường, và kỳ vọng cho việc có sẵn và giao tiếp. Cũng chỉ định an ninh dữ liệu (v. d., bảo đảm WiG.

Trong bối cảnh của hạm đội, “có thể bao gồm nhân viên làm việc tại những nơi có xe hơi hoặc những người điều vận tại nhà, cho thấy rằng tất cả nhân viên đều tin cậy và chịu chung một hành vi, an toàn và tuân thủ chính sách, một chính sách làm việc từ xa được cải thiện.

Chính sách truyền thông xã hội

Các nhân viên là đại diện của thương hiệu của bạn trên mạng và ngoài ra.

Chính sách này cũng nên chỉ ra những tài khoản truyền thông xã hội của chính công ty (người đăng bài, cách chấp thuận nào, và cách đáp ứng những lời phê bình tiêu cực như thế nào, và đó là sự cân bằng giữa việc bảo vệ công ty và việc tôn trọng quyền tự do ngôn luận của nhân viên dưới Luật Liên Hiệp Quốc (NLRA), nên tham khảo lời khuyên pháp khi soạn thảo.

Chính sách du lịch

Nếu nhân viên của bạn đi làm - cho dù là cho các trang web khách hàng, hội nghị, hoặc các bài tập thực địa - một chính sách du lịch tiết kiệm tiền và giảm sự nhầm lẫn. bao gồm: làm thế nào du lịch được ủy quyền, yêu cầu phương pháp đặt câu hỏi, tiền hoàn trả cho các khoản chi tiêu, các hạn chế về chỗ ở, tỷ lệ tiết kiệm (đi theo hướng dẫn của IRS) và các thủ tục để gửi báo cáo chi phí.

Đối với các tài xế của hạm đội, việc kết hợp chính sách này với các quy tắc xe cộ, thủ tục nạp nhiên liệu và yêu cầu lái xe (bằng lái xe, giấy phép lái xe được chấp nhận).

Chính sách quản lý hiệu suất và quản lý

Người làm công nên hiểu làm thế nào họ có thể đánh giá được khả năng của mình và điều gì xảy ra khi không đạt được sự mong đợi. Chính sách này nên vạch ra tiến trình duyệt lại hiệu quả, bao gồm tần số, tiêu chuẩn và cách điều khiển khả năng đánh giá. Nó cũng nên mô tả các bước tiến của kỷ luật dần dần (sự cảnh báo bằng lời nói, cảnh báo bằng văn bản, đình chỉ, ngưng hoạt động) và lưu ý rằng công ty dành quyền bỏ qua các bước phạm vi nghiêm trọng.

Cũng có tuyên bố rằng sách hướng dẫn không phải là một hợp đồng và việc làm là tại địa phương (nếu bạn không có một sự sắp đặt pháp lý khác). Chính sách này tạo sự minh bạch và bảo vệ công ty khỏi những tuyên bố bị đối xử bất công hoặc bị hủy bỏ một cách sai trái.

Giữ cho sách mỏng sống động: Xem lại, cập nhật và trò chuyện

Một tập tin tĩnh là một trách nhiệm. và các quyết định của tòa án tái diễn chính sách. Đặt một lịch trình để xem lại sổ tay của bạn hàng năm hoặc bất cứ khi nào một sự phát triển quan trọng về pháp luật xảy ra.

Khi bạn cập nhật chính sách, hãy liên lạc rõ ràng những thay đổi. Cung cấp tóm tắt những gì đã bị sửa đổi, và yêu cầu nhân viên công bố hóa biên nhận biên nhận điện tử hoặc bằng văn bản. Giữ phiên bản đã có ngày tháng của tất cả các sổ tay trước cho tài liệu của bạn. Thực hành này cho thấy tính siêng năng đúng đắn và cung cấp dấu vết rõ ràng trong trường hợp kiểm toán hoặc kiện cáo.

Kết luận: Một cuốn sách mỏng với tư cách một tài trợ chiến lược

Sách tay nhân viên của bạn không phải là một sự cần thiết của quan liêu nó là một công cụ chiến lược giúp thành lập nhóm của bạn, bảo vệ công ty của bạn, và xây dựng văn hóa của bạn. bao gồm cả những chính sách thiết yếu được nêu ra ở trên - tuân thủ pháp luật, hành vi làm việc, an toàn và an ninh, và hướng dẫn hiện đại về công việc bạn tạo ra một nền tảng cho niềm tin, sự nhất quán và sự xuất sắc.

Hãy dành thời gian để soạn thảo ngôn ngữ rõ ràng, có thể áp dụng để phản ánh hoạt động của hạm đội hoặc mô hình kinh doanh độc đáo của bạn. cập nhật thường xuyên và xem sách như một tài liệu sống phát triển cùng với tổ chức của bạn.