Tại sao sách cẩm nang nhân viên cần có chính sách truyền thông xã hội

Truyền thông xã hội đã trở thành một sự cố định vĩnh viễn trong cách mọi người giao tiếp, chia sẻ các thông tin, chia sẻ ý kiến, và xây dựng thương hiệu cá nhân. đối với nhân viên, ranh giới giữa hoạt động mạng cá nhân và chuyên nghiệp ngày càng mỏng manh hơn. một bài báo không được cân nhắc kỹ càng có thể lan truyền rộng trong phút chốc, phơi bày dữ liệu nhạy cảm, danh tiếng công ty bị tổn hại, hoặc tạo ra các trách nhiệm pháp lý. không có các chỉ dẫn rõ ràng, tổ chức của bạn dễ bị đe dọa những rủi ro này. bao gồm một chính sách truyền thông xã hội mạnh mẽ trong sổ tay của bạn không chỉ là một thực hiện tốt nhất - nó là một công cụ nguy cơ bản về quản lý xã hội.

Tại sao chính sách xã hội là thiết yếu

Những người làm công thường không nhận ra cách hành vi trực tuyến của họ phản ánh thế nào trên công ty, đặc biệt khi họ dùng tài khoản cá nhân trong giờ làm việc không phải của họ. Nếu không có chính sách, bạn không có dấu hiệu xác để giải quyết hành vi sai trái, và sự thực thi mâu thuẫn có thể dẫn đến việc tuyên bố phân biệt đối xử hoặc trả đũa. Nghiên cứu từ Hội quản lý nhân lực (SHRM) cho thấy rằng gần hai phần ba nhân viên đã được sửa trị để lạm dụng phương tiện truyền thông xã hội, và khoảng 30% đã cắt giảm nhân viên vì vi phạm ([FL: 0] chính sách xã hội [FRM] [FL: 1]. Bên cạnh đó, một chính sách nhân viên giúp phân biệt giữa các điều kiện được bảo vệ hay điều kiện để làm việc văn phòng thương mại xã hội, và hành động (A) có thể dẫn đến các kết quả pháp lý và giảm thiểu các hậu quả của các hậu quả có thể gây ra bởi các công ty.

Các phần tử chính sách xã hội hữu hiệu

Chính sách của mỗi tổ chức sẽ khác nhau dựa trên nền công nghiệp, kích thước và văn hóa, nhưng những thành phần sau là nền tảng của một bộ luật có thể áp dụng được.

Đại diện và đại sứ thương hiệu

Nhiều chính sách đòi hỏi bất cứ ai đề cập đến chủ nhân trực tuyến của họ để bao gồm những người không đồng ý như “Xem là của riêng tôi, chứ không phải của [công ty].

Bí mật thương mại và sự kín nhiệm

Bảo vệ thông tin cá nhân là mục tiêu chính của bất kỳ phương tiện truyền thông xã hội. Việc cấm chia sẻ dữ liệu không phải là công ty. Cung cấp những ví dụ cụ thể về các bài bị cấm: ảnh chụp trên bảng điều khiển nội bộ, chi tiết liên lạc, hoặc ảnh của văn phòng. Nhắc nhở nhân viên đối xử với các phương tiện truyền thông xã hội như gặp gỡ công chúng, họ không nên nói trước một nhà báo chí hoặc báo cáo về quá trình báo cáo rõ ràng cho người khác biết.

Hạnh kiểm tôn trọng và sự ngược đãi

Chính sách này phải nói rằng những luật chống chính trị và đối lập với các phương tiện truyền thông xã hội, dù dùng trong giờ làm việc hay giờ làm việc. Sự giám sát “có thể gây tổn hại cho đồng nghiệp, khách hàng, người bán hàng, hoặc đối thủ cạnh tranh.

Hợp pháp: Bản quyền, dấu hiệu thương mại và quy định

Các nhân viên thường vi phạm bản quyền bằng cách sử dụng hình ảnh, nhạc hay phim ảnh không có sự cho phép. Chính sách này nên cấm sử dụng và làm sáng tỏ rằng các logo và nhãn hiệu của công ty không thể được sử dụng mà không được phép. Địa chỉ: nhân viên không được tạo ra tài khoản giả trong tên công ty hoặc đồng nghiệp đóng giả. Đối với các công ty có những yêu cầu hợp pháp đặc biệt như thế. Chẳng hạn, HPAA trong việc bảo vệ y tế, không được chia sẻ bất cứ thông tin nào của bệnh nhân, thậm chí bị tước quyền hạn; Hiến pháp hóa Hiến pháp: quản lý tài chính quy định nghiêm ngặt việc ghi chép tài chính và giám sát thông tin xã hội; và hạn chế việc tài chính của sinh viên.

Tài khoản cá nhân và thiết lập riêng tư

Ngay cả trong các tài khoản cá nhân, người làm công tác xã hội cũng phải chịu trách nhiệm về những nội dung có thể làm hại danh tiếng hoặc chính sách của công ty.

Dùng sổ ghi lưu công ty và dấu đóng

Không được phép sử dụng logo công ty, khẩu hiệu, hay nhãn hiệu có thể làm giảm hiệu danh tính thương hiệu hoặc gợi ý sự xác nhận. Việc sử dụng cho các nhân viên có quyền chính thức để nói cho công ty. Cung cấp một tiến trình chấp thuận đơn giản: ví dụ, nhân viên có thể yêu cầu các tập tin logo chính thức từ marketing và phải bao gồm một bộ nhận diện. Bao gồm lệnh cấm thay đổi logo hoặc sử dụng chúng theo cách ngụ ý xác nhận các sản phẩm của đảng ba bên trong hoặc nguyên nhân chính trị.

Phần tử phụ thêm: Tài khoản truyền thông xã hội

Chính sách này nên cho biết các tài khoản được duy trì dựa trên công ty (v. d., một hồ sơ liên kết được tạo ra để bán hàng) thuộc về tổ chức, chứ không phải nhân viên. Điều này ngăn cản sự tranh chấp khi nhân viên rời khỏi và cố gắng theo dõi.

Những thực hành tốt nhất để làm đẹp lòng và huấn luyện

Sự thỏa mãn đòi hỏi sự giao tiếp cởi mở, sự huấn luyện thực tiễn và cập nhật đều đặn.

Viết bằng ngôn ngữ bình thường

Hãy tránh dùng những từ ngữ pháp lý và viết ra những từ ngữ chuyên môn, dùng các điểm đạn, các đề tài và các ví dụ thực tế của thế giới để minh họa những hành vi được chấp nhận và không thể chấp nhận.

Cập nhật chính sách hàng năm

Nền tảng truyền thông xã hội, luật pháp và quy tắc nơi làm việc thay đổi nhanh chóng. Xem lại chính sách của bạn ít nhất một lần mỗi năm. Chú ý đến các luật bảo mật cá nhân mới (như Luật tiêu dùng ở California), cập nhật cho NLRA, và những vấn đề đang nổi lên như bí mật, nội dung của AIDrakes, và các phương tiện truyền thông xã hội. Một chính sách lỗi thời có thể vô tình hạn chế hoạt động bảo vệ hoạt động hoặc không thể giải quyết các rủi ro mới. Hãy chỉ định người giữ quan hệ (HR, pháp lý) hoặc tuân thủ các vấn đề này.

Huấn luyện và đi trên boong

Kết hợp chính sách truyền thông xã hội thành những người mới thuê trên tàu và điều khiển những người cập nhật hàng năm. Dùng phương pháp tương tác: kịch bản thảo luận dựa trên kịch bản dựa trên các câu đố, bài kiểm tra, hoặc cách nhập vai, hoặc tập nhập vai để hiểu bài kiểm tra đó. Chẳng hạn, hãy yêu cầu nhân viên đánh giá một bài viết giả định và quyết định xem nó có vi phạm chính sách hay không. Huấn luyện cũng bao gồm cách báo cáo vi phạm và cách bảo vệ cho người không tham dự.

Hộp thoại Mở mở tự do

Hãy xem một địa chỉ email nặc danh, một đơn trên mạng nội bộ, hoặc định kỳ “đồng hồ tính giờ cho nhân sự ”.

Những sự xem xét nghiêm trọng về pháp lý

Các chính sách xã hội phải cân bằng việc bảo vệ nhân quyền, và những khu vực pháp lý sau cần được cẩn thận chú ý.

Luật liên quan đến lao động quốc gia (NLRA)

Mục 7 của cơ quan truyền thông quốc gia bảo vệ quyền của nhân viên để tham gia vào hoạt động hòa giải (các cuộc họp mặt) về lương, giờ làm việc, điều kiện làm việc và sự hợp tác (ngay cả trên phương tiện truyền thông xã hội).

Luật quốc gia về hành vi bất chính

Nhiều công ty bảo vệ quyền hạn của nhân viên khỏi các hoạt động xã hội như ở California, Colorado, Bắc Dakota, và những nước khác hạn chế kỷ luật nhân viên dựa trên những hành vi của chính trị như biểu hiện chính trị, việc dùng cần sa hợp pháp, hoặc việc gia nhập các tổ chức.

Riêng tư và theo dõi

Nếu bạn theo dõi hoạt động xã hội của nhân viên, hãy tiết lộ điều này trong chính sách: Nói chung, theo dõi những bài xã hội công khai nơi mà nhân viên nhận diện là đại diện công ty, chứ không phải tin nhắn cá nhân. Tránh truy cập tài khoản cá nhân dưới sự giả tạo (v. d. yêu cầu nhân viên “bạn bè với cấp cao) vì điều này có thể vi phạm luật pháp quốc gia và luật riêng tư liên bang.

Chống lại sự kết án và khả năng bị cáo buộc

Các bài xã hội có những thông tin có chứa những tính chất phân biệt chủng tộc, quấy rối, hoặc trả đũa có thể khiến công ty phải chịu trách nhiệm tài chính. Chính sách này phải củng cố rằng mọi tiêu chuẩn chống phân biệt nơi làm việc áp dụng cho không gian số. Cẩn thận không để tách biệt những tính chất được bảo vệ theo cách có thể xem là phân biệt đối xử với một số quan điểm nào đó. Bắt buộc phải nhất quán với một chức năng tương tự của một người quản lý có thể yêu cầu điều trị bị phân xử lý.

Hậu quả của việc không tương xứng với nhau

Đặt các hành động kỷ luật rõ ràng, tiến bộ và nhất quán. vi phạm nhỏ-như đăng một ảnh công ty không được chấp nhận nhưng vô hại có thể đảm bảo một lời nhắc nhở và huấn luyện. lặp đi lặp lại hoặc vi phạm vừa phải, như sử dụng ảnh có bản quyền hoặc phàn nàn về một đồng nghiệp không cụ thể, có thể dẫn đến cảnh báo văn bản. vi phạm nghiêm trọng - vi phạm bí mật thương mại, đăng ký lệnh ghi rõ ngôn ngữ, giả mạo người khác, hoặc tạo tài khoản giả - có ích cho việc hủy bỏ ngay lập tức và có thể hành động hợp pháp. Gồm một tuyên bố rằng công ty sẽ hợp tác với hành động hành động bất hợp pháp. Các thực thi là tránh sự sửa phạt có tính chất hoặc không công bằng cách chọn lọc hoặc không công bằng.

Theo dõi và thực hiện tác động

Làm thế nào bạn phát hiện được sự vi phạm? Nhiều tổ chức thực hiện kiểm tra thông tin xã hội tuần hoàn về tài khoản công cộng, đặc biệt đối với nhân viên trong các vai trò thương hiệu. Chính sách này nên giải thích rằng công ty có thể xem xét lại các bài đăng công khai và công ty có sẵn. Hãy xem xét việc sử dụng công cụ kiểm tra thông tin xã hội thứ ba có thể gây rủi ro (v. d., đăng tải tên công ty với cảm xúc tiêu cực), nhưng có thể minh minh về phạm vi. Việc chọn một đội đơn lẻ để xử lý tất cả các sự kiện liên quan đến phương tiện truyền thông xã hội. Việc này đảm bảo sự điều tra, tài liệu hướng dẫn và giải quyết nhất quán tính toán. Hãy giữ các hồ sơ, các lời than phiền, và các kết quả của các kết quả kiểm tra và chứng minh đồng nhất quán.

Quyền nhân viên: Hoạt động bảo vệ và thổi kèn

Trong một số điều khoản, người ta có thể nói rằng các nhân viên của họ không có quyền được bảo vệ, nhưng họ không có quyền miễn cưỡng trong chính sách này.

Công việc ở xa và đường điện số mờ

Việc chuyển sang công việc từ xa đã xóa nhiều ranh giới giữa công việc và nhà. Có thể gửi từ nhà trong giờ nghỉ hoặc giờ, tin rằng những thông tin này nằm ngoài tầm tay của chính sách. Chính sách này phải áp dụng rõ ràng cho tất cả nhân viên bất kể địa điểm nào và làm rõ ràng là nhân viên từ xa phải phục vụ cùng tiêu chuẩn. Viết về việc sử dụng thiết bị điện thoại di động: nhắc nhở công ty từ xa rằng dữ liệu về máy tính công ty hoặc tài khoản đám mây vẫn còn nằm trong các quy định bảo mật, ngay cả khi truy cập từ nhà. Cẩn thận không đăng bài than phiền liên quan đến việc in ra trong giờ làm (ngay cả khi bị ngắt công ty) có thể gây ra trách nhiệm cho công ty. Cũng khuyến khích các công ty khác nhau để giảm thiểu rủi ro về việc tiết lộ thông tin cá nhân và các thiết bị từ xa, cũng khuyến khích các thiết bị có thể gây ra rủi ro.

Name

Trong khi một chính sách mẫu đầy đủ nằm ngoài phạm vi của bài này, một số nguồn đáng tin cậy cung cấp mẫu mà bạn có thể thích nghi. Sách chép tay nhỏ Nolo đưa ra ngôn ngữ thực tiễn ([FLT: 0] [[FLT: 0]] không có nhân viên công ty nhân viên chủ chốt , và nhiều [công ty tư vấn pháp [FLT] [FLT:] [FLT:]] [FLT: 3] xuất bản các chính sách mẫu được chỉnh sửa sang cho riêng. Tuy nhiên, luôn luôn luôn có chính sách cuối cùng do luật sư chuyên về công ty luật và hiểu rõ luật pháp và luật pháp mới nhất của nhà nước. Có thể sao chép lại từ Internet nếu bạn không có khả năng cải tiến về văn hóa hoặc không có khả năng sử dụng văn hóa pháp.

Kết thúc

Một chính sách xã hội được thiết kế một cách cẩn thận trong sổ tay nhân viên của bạn không chỉ là một biện pháp phòng thủ - đó là một khuôn khổ cho phép nhân viên đại diện cho thương hiệu có trách nhiệm trong khi bảo vệ quyền riêng của họ. Bằng cách che giấu sự biểu lộ, bảo vệ, hành vi tôn trọng, trách nhiệm tài khoản cá nhân, và thực tế làm việc từ xa, bạn xây dựng một chính sách vừa bảo vệ vừa công bằng.