ایک بلڈنگ کے مسئلے کو حل کرنے کے لیے پالیسی کیسے بنائیں ؟

مسئلہ‌خیز بحث‌وتکرار کیوں

ایک عام غلط‌فہمی ، نظامِ‌ زندگی یا حقیقی خدمت ناکام ہونے سے ایک مسئلہ پیدا ہو سکتا ہے ۔

[Legal conference: [fir Creat Billing Act (FLT:2]] ریاستہائے متحدہ امریکا میں فیف کریڈٹ بلڈنگ ایکٹ (FLT:3] کے تحت مخصوص وقت کی ادائیگی اور طریقہ کار کے لیے مخصوص وقت کی سہولتیں موجود ہیں
[حوالہ درکار کارکردگی : ایک پریفیکچرنگ کام Add ⁇ hocy فیصلہ سازی، حل وقت کو ختم کرتا ہے اور اپنی فنی ٹیم کو فائرنگ کو روکنے کی بجائے جھگڑے کو حل کرنے دیتا ہے۔
Custmer [Coustorss:] ایک انصاف، قاعدہ عمل ایک منفی تجربہ کو ایک ایسے میں تبدیل کرتا ہے جہاں مشتری کو محسوس ہوتا ہے اور قدر ہوتی ہے۔ کے مطابق کاروباری بیورو تحقیقی کاروبار، جو فوری طور پر دیر تک گاہکوں کو برقرار رکھتا ہے۔
Risk mitigation: تفصیلی دستاویز بحث کے ذریعے آپ کو جوابات یا قانونی مشکلات کے دوران میں اچھی کارکردگی اور پالیسیوں کے ضمنی اطلاق سے تحفظ فراہم کرتی ہے۔

ایک مؤثر پالیسی کے کلیدی ای میل

ہر ایک غلط‌فہمی کی پالیسی کو تفصیل سے حل کرنا چاہئے ۔

بحث‌وتکرار کی وجوہات

آپ کی پالیسی کے مطابق مسائل کو حل کرنے کے لئے تاریخی بحث‌وتکرار کے اعدادوشمار کو کم کریں ۔

خدمات کیلئے ذمہ‌داریاں نہ تو ادا کی گئیں اور نہ ہی بیان کی گئی ہیں ۔
( ب ) ہم کن طریقوں سے خدا کی خدمت کر سکتے ہیں ؟
ڈبل بِلنگ یا فریب کاری کے الزامات۔
لیکن اِس کے بعد اُس نے اِس بات پر زور دیا کہ اُس کی تنخواہ صرف پیسے ہی نہیں دے سکتی ۔
قیمتوں اور حساب‌کتابوں کے درمیان فرق ۔
غیرقانونی بیانات یا غیرقانونی ادائیگی کے اشارے سے غیر شرعی الزامات ۔
منسوخ شدہ یا خدمات کے لیے بلڈنگ۔

ان اوصاف کو سمجھنے سے آپ اپنی پالیسی کو حل کر سکتے ہیں تاکہ سب سے زیادہ دیر تک جاری رہنے والی پرفارمنس کو حل کیا جا سکے اور اس طرح کے غیر مستحکم اقدامات بھی متعارف کروائے جیسے کہ پہلے سے شروع ہونے والی حرکت۔

صاف‌وصاف چینل اور وقت کی بابت معلومات

واضع کریں کہ کس طرح گاہکوں کو ایک جھگڑے میں اٹھا سکتے ہیں۔ متعدد چینلوں کو ترجیحات کے لیے استعمال کریں مگر ہر چینل کو ایک ہی حسابی نظام میں شامل کریں۔

Email: ایک مخصوص خطاب جیسا کہ مباحثہ (Thicompany)۔com کہ آپ کی CRM میں آٹو کرنٹ ایک ٹکٹ۔
Phone: کاروباری گھنٹوں کے دوران گرم لین اسکرپٹ جس میں نمائندے کو بحث و مباحثہ کرنے کی ترغیب دی جاتی ہے۔
Online portal: آپ کے مشتری اکاؤنٹ کے اندر ایک خود مختار شکل، آسانی سے تعمیر کردہ سی ایم ایس جیسے دائرۃ المعارف کے ساتھ بنایا گیا فارم کو حساب میں شمارے، مقدار اور تفصیل کے لیے میدانوں کی ضرورت ہے۔
ای میل : رسمی طور پر پیشگی شناخت کے لیے ایک جسمانی خطاب، خاص طور پر ان قوانین میں مطابقت پیدا کرنے کے لیے جو اس کے لیے ضروری ہیں۔

اس سے ظاہر ہوتا ہے کہ یہ جھگڑے اور عام کارڈ نیٹ ورک کے ساتھ ساتھ رائج ہے جیسے کہ ۱۲ دن کے چارج بیک وقت اور ماسٹر کارڈ کی ۴۵ دن کھڑکیاں

دوبارہ شروع ہونے والے درد اور دوبارہ حل

ایک وقت ایسا بھی بنائیں جو رفتار سے توازن قائم رکھے ۔

[1 کاروباری دن .
مکمل ابتدائی تحقیقات [10] کاروباری دن. اس مرحلے کے دوران متعلقہ دستاویزات جمع کرنا: دستخط، استعمال شدہ دستاویزات، ادائیگی کی ادائیگی، ادائیگی ریکارڈز۔
ایک حتمی حل فراہم کرنا (جس میں علاج یا وضاحت شامل ہے)15 کاروباری دنوں]۔ اگر زیادہ وقت درکار ہو تو مشتری کو فی مدتی کی تکمیل اور تاخیر کی وجہ سے حل کیا جائے۔

ہر قدم کا ذمہ دار — مشتری کی خدمت کا نمائندہ ، بیلنگ تجزیہ کرنے والا اور ایک ایس آر ایم کے مینیجر ۔

اختیارات اور تقسیم

یہ فہرست ممکنہ نتائج اتنے زیادہ جانتے ہیں کہ کس چیز کی توقع کی جا سکتی ہے ۔

Full یا Onterent کریڈٹ میں اگلے حصے میں ادائیگی کے طریقہ کار کو اپلوڈ کیا جاتا ہے۔
دیر پاكوں کی وکالت] اگر جھگڑا بلڈنگ غلطی یا نظامی مسئلہ کی وجہ سے ہوا۔
مستقبل میں مستقبل کی کنور آف دی والس دوبارہ سے بازؤں کو روکنے، اصلاحات کی ایک تحریری وضاحت کے ساتھ مل کر۔
[fLT] نیکی اجرت (جیسے، ایک وفاقی یا سروس کریڈٹ) بھی جب غلطی آپ کی جانب نہیں تھی، مشتری کی قدردانی اور رشتے کو محفوظ رکھنے کے لیے ایک آلے کے طور پر۔

اگر آپ اِس بات کے بارے میں مزید جاننا چاہتے ہیں کہ آپ کس طرح کی رقم پر دوبارہ سے نقش‌کاری کر رہے ہیں — ایک ہی ادائیگی طریقہ ، چیک یا دکان‌دار — اور گاہک تک پہنچنے کے لئے ادائیگی کے لئے وقت مختص کریں گے ۔

اصلاح اور اپیل

سب مباحثوں کو پہلے سطح پر حل نہیں کیا جائے گا. ایک اچھی طرح سے ایک ایسا طریقہ جو بے انتہا اندرونی تناظر کو روک دیتا ہے اور گاہکوں کو ان کی فکروں کو سنجیدہ انداز میں دکھایا جاتا ہے:

[Supervisor تجزیے اگر مشتری ابتدائی تلاش سے اختلاف کرے تو ناظر ثبوت دوبارہ حاصل کرے گا اور مزید دستاویزات طلب کر سکتا ہے۔
Formal reaction ایک مخصوص شکل کے ساتھ [1] جس میں مشتری کو یہ معلوم کرنے کے لیے درکار ہے کہ ابتدائی فیصلے کیوں غیر منظم تھے اور نئے تعاون کے اسباب کو تسلیم کیا جاتا ہے۔
[Exental University or settlection کے لیے اعلیٰ قیمت یا غیر مستحکم صورت حال کے لیے کے لیے دیکھیے: American Arbiration Association یا JAMS.

ہر ایک ایسوسی ایشن سطح کے پاس ایک مقررہ جواب وقت اور مقررہ فیصلہ کرنے والا ہونا چاہیے۔ ایسی صورتوں سے گریز کریں جہاں ابتدائی فیصلے کرنے والے شخص نے اس اپیل کو حل کر دیا تھا — جس سے انصاف کو کمزور کر دیا گیا۔

اپنی پالیسی بنانے کے لئے steby ⁇ by ⁇ Stip Guide -

یہ قدم آپ کو ایک عملی دستاویز بنانے میں مدد دیتے ہیں جس پر آپ ہمیشہ عمل کر سکتے ہیں ۔

1۔ ایک گیپ ایناالیس کا عمل کریں۔

حالیہ جھگڑے دست یاب سرگرمیوں کا جائزہ۔ انٹرویو مشتری سروس اور بلڈنگ سٹاف، حالیہ جھگڑے کے نتائج کا جائزہ لیں اور کسی بھی مضمون کا جائزہ لیں: کیا کچھ اختلافی اقسام حل کرنے کے لیے وقت سے دو گنا زیادہ وقت لیتی ہیں؟ کیا کچھ کچھ چینلوں نے کام اور کہاں جا رہا ہے؟ یہ تجزیہ آپ کی پالیسی کے لیے بنیاد بن جاتا ہے؟

۲ ۔

صاف زبان میں پالیسی لکھیں ۔ قانونی طور پر مہروں سے گریز کیجئے ۔جس جگہ ممکن ہو، اس میں ضروری شرائط شامل کریں مگر آپ کے کاروبار کی حفاظت کے لیے اسکو واضح طور پر جاری کریں: مقصد ، اسکو نصب کرنا ، دفاعی تقسیم کرنا ، بحالی کے انتظامات ، بحالی کے انتظامات ، تنصیبی نظام اور دیگر شامل کرنا۔ گول نکات اور معلومات کے علاوہ ، صفحہ نمبر کے لیے مخصوص کریں. اندرونی اسٹاف اور مؤثر نسخے شامل کریں۔

3۔ دعوت اور ٹرین سٹاف۔

تربیت کے بغیر پالیسی کو بروئے کار لانا ایک غیر یقینی عمل ہے.

اِس میں غصہ‌انگیز مشتری کے رابطے بھی شامل ہیں ۔
اپنے ٹکٹوں کے نظام یا سی آر ایم کو کیسے استعمال کریں تاکہ جھگڑے کو لاگو کیا جا سکے اور ثبوت ملانے کے لیے
جب ہم کسی کے ساتھ بات‌چیت کرتے ہیں تو ہم ای‌میل اور فون کے لئے اِسے کیسے استعمال کر سکتے ہیں ؟
جب ہم کسی کی بیماری میں مبتلا ہوتے ہیں تو ہم اُس کی مدد کیسے کر سکتے ہیں ؟
حساس اعداد (PI) کو کیسے کنٹرول کیا جائے جب بحث کے دوران میں جی ڈی پی آر یا سی پی اے کے ساتھ مطابقت پیدا کرنے کے لیے تحقیقات کی جا رہی ہیں۔

دن‌اُردو استعمال کے لئے تیز حوالہ‌جات ہدایت فراہم کریں ( ایک صفحے پر نقل‌مکانی شیٹ ) ۔

۴ : لوگوں کو سزا دینے کے لئے سیاست کو تیز کریں

آپ کی پالیسی صرف مؤثر ہے اگر گاہکوں کو اس کے بارے میں معلوم ہو تو آپ ہر ایک کے پاؤں میں ایک رابطہ ڈالیں، آپ کی خدمت میں اسے شامل کریں، اور موجودہ گاہکوں کو ایک بار پھر سے پیغام بھیجیں.

۵ : نگرانی اور اِس کے لئے احترام

فرض کریں کہ ایک نئی پیداوار آپ کی پالیسی کو اپ‌بیتی میں شامل کرتی ہے ۔ اگر ایک خاص چیز کے بارے میں کسی مضمون میں کسی مضمون کا حوالہ دے تو آپ اِسے اپنے مسئلے کے حل کے لئے لکھ لیں ۔

قانونی اور اقتصادی معاملات پر غور کریں

اپنی صنعت اور جغرافیائی رسائی کے مطابق آپکو مخصوص قوانین پر عمل کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے ۔

[Fair Creat Billing Act (USA): کریڈٹ اکاؤنٹ پر غلطیوں کی اصلاح کے لیے قانون قائم کریں، بشمول 30 دن کے اندر جواب دینے اور حل کرنے کے لیے لازمی ہے. FTC سے مختصر پڑھیں.
وفاقی حقوق (EU) اور ادائیگی خدمات براہ راست (PPD2): بہت سی خدمات کے لیے 14 ⁇ دن کی مدت فراہم کرتا ہے اور اس میں واضح طور پر انتہائی غیر فعال اور حل پزیر طریقہ کاروں کو شامل کیا جاتا ہے۔
Payment کارڈ نیٹ ورک دستور : Visa، ماسٹر کارڈ اور امریکی ایکسپریس میں مخصوص چارج اوقات اور دستاویزات کے تقاضوں کو پورا کرنے کے لیے مخصوص پالیسی اختیار کی جاتی ہے.
] عطاٹا نجی: [1] اپنے جھگڑے کو GDPR کے ساتھ ساتھ حل کرنے کے عمل (جس میں فاصلے اور ڈیٹا کی ترسیل کا حق شامل ہے) یا سی پی اے میں جب مشتری کی معلومات کو کسی تعارف سے متعلق جمع کرکے ذخیرہ کیا جاتا ہے۔

اپنے پالیسی کو اپنے دائرہ کار اور کاروباری ماڈل تک پہنچانے کے لیے ان سے رابطہ کریں اگر آپ کئی ممالک میں گاہکوں کی خدمت کرتے ہیں تو آپ کو ایسے اختیارات شامل کر سکتے ہیں جو مقامی تقاضوں کو نمایاں کرتے ہیں۔

بحث‌وتکرار کے لئے مختلف ٹیکنالوجیاں

ایک ڈیجیٹل کام کے پلیٹ‌فارم پر بنائی جانے والی ایک پلیٹ‌فارم پر بہت زیادہ کام کرنے اور قیمتی اینالک‌اُلعین فراہم کرنے پر غور کریں :

ایک مرکزی تعارفی ڈیٹا بیس: تمام تفصیلات (ایستومر آئی ڈی، غیر واضح نمبر، حیثیت، حیثیت اور نوٹ) ایک جگہ پر ایک مستحکم ڈیٹا سکیم کے ساتھ۔
[Automated Exclips: ایک مقدمہ نمبر کے ساتھ تصدیق جب کسی تعارف کو پورٹل کے ذریعے پیش کیا جاتا ہے۔
[Role ⁇ s/fol ⁇ s:] بلڈنگ تجزیہ کاروں کو ایک مقالہ فراہم کرتا ہے جس میں زیادہ تر چیزوں کے حصول کے لیے اور ان کے حل کے اوقات کے بارے میں آگاہی کے ساتھ ساتھ
حسابی سافٹ ویئر سے Integration: جب کوئی جھگڑا حل ہو تو اپنے آر پی میں کریڈٹ میمو یا پھر ریختہ کی تعلیم خودبخود پیدا کر دیتے ہیں (مثلاً تیز رفتار کتابچے، ایکسرو یا نیٹوسٹی)۔
GUEC Community area: گاہکوں کو ایک محفوظ پورٹل کے ذریعے اپنے جھگڑے کی حیثیت کا جائزہ لینے دیں، معاونت کے لیے

ایک بے قاعدہ سی ایم ایس جیسے استعمال کرتے ہوئے آپ کو دستوری مباحثے کو بھاری کوڈ کے بغیر تعمیر کرنے کی اجازت دیتا ہے، جب کہ ڈیٹا اسکیم اور اجازہ پر مکمل کنٹرول سنبھالے رکھتا ہے. آپ اسے بھی استعمال کر سکتے ہیں آپ کی پالیسی کا مشتری Embor Ecode انتظام کرنے اور اسے مرکزی طور پر اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں۔

اِس لئے ہمیں اُن سے کنارہ کرنا چاہئے ۔

اچھی طرح سے تیار کردہ پالیسی بھی ناکام ہو سکتی ہے اگر آپ ان پھندے میں پھنس جائیں:

ٹو کافی قانونیس: [1] FLT] کسی قسم کی موٹی پالیسی نہیں پڑھیے گی. مشتری کے کمپیوٹر ورژن کو مختصر اور سادہ زبان میں استعمال میں رکھنے. اندرونی استعمال کے لیے تفصیلی قانونی نسخہ کو دوبارہ استعمال کرنے کے لیے.
غیر حقیقی وقتی ائیرلائنز : [Prmising حلف 24 گھنٹوں میں جب آپ ٹیم کو سنبھالنے کا فیصلہ نہیں کر سکتی تو اعتماد کو بے پناہ نقصان پہنچا سکتی ہے۔
[interative اطلاقیہ: اگر ہر اختلاف کے لیے ٹیم کا ممبر ویٹوز ادا کرے جبکہ ایک دوسرے سخت رد عمل کرنے والی پالیسیوں کا موازنہ کرے تو گاہک تجربات اور شکایت کا موازنہ کریں گے۔
ITION ouncil وجوہات : انفرادی جھگڑوں کو حل کرنا نظامی مسائل (مثلاً آپ کے بلڈنگ سسٹم میں بگ بگ بار بار جھگڑے کا ایک طوفان کی ضمانت دیتا ہے.
پالیسی کو اپ ڈیٹ کرنے کے لیے Faling: رجسٹریشن، ادائیگی نیٹ ورک اور آپ کی خدمات میں تبدیلی. سالانہ جائزہ کم از کم، اور جب آپ نئی مصنوعات لانچ کرتے ہیں یا نئے بازاروں میں داخل ہوتے ہیں تو پالیسی کو اپ لوڈ کریں۔

نقل‌مکانی کیلئے سائیکل پر جانے والے میٹرک

ایک اختلافی پالیسی صرف اسی طرح ہے جس طرح ڈیٹا پیدا کرتا ہے۔

[1] ہر ماہ کے اختلافات کے نام سے تبدیل ہو گئے — وجوہات کوڈ اور چینل کے ذریعے ٹوٹ گئے۔
[Average زمانے کو تسلیم کرنے کے لیے اور کو حل کرنے کے لیے وقت نکالنا
First ⁇ coution settlement rate: [1] جھگڑے کا فیصد بغیر کسی ایسکلیشن کے حل پر حل کرتا ہے۔ایک بلند شرح واضح طریقہ کار اور بہترین متحرک سٹاف کی نشاندہی کرتی ہے۔
Customer Crefeal sct (CSAT) پوسٹ کرپٹ: بحث بند ہونے کے بعد تحقیقی گاہکوں کو حاصل ہے۔
— اگر آپ کی مقبولیت میں اختلافات حل نہ ہو جائیں تو پالیسی کو تقویت کی ضرورت ہو سکتی ہے۔
روت وجہ تقسیم: جو اقسام سب سے زیادہ جھگڑوں کے لیے اکاؤنٹنگ کرتی ہیں، اس کو بلڈنگ سسٹمز، رابطہ یا سروس ادائیگی میں بہتری لانے کے لیے استعمال کریں.

سپائی پالیسی آؤٹ لائن (Expanded)

نیچے ایک بنیادی کتاب کے علاوہ مزید وضاحتیں بھی دی گئی ہیں ۔

1۔ مقصد

ایک معیاری ، منصفانہ اور غیرضروری طور پر جھگڑے کو حل کرنے کے لئے ضروری اقدام اُٹھانے ، وقت اور مطابقت‌پذیر جوابات کو یقینی بنانے اور مشتری پر اعتماد برقرار رکھنے کے لئے یہ پالیسی تمام سابقہ ابلاغی جھگڑوں کو ختم کرنے والی کارروائیوں کی جگہ لے سکتی ہے ۔

۲ ۔

یہ پالیسی گاہکوں کی طرف سے پیدا ہونے والی تمام بِل‌وقتی جھگڑوں کا احاطہ کرتی ہے جن میں صرف جائدادوں میں ہی نہیں بلکہ انتہائی پُرکشش الزامات ، ایک بار ٹیکس اور اصلاحات شامل ہیں ۔

3۔ پریڈرز (Customer ⁇ Facing)۔

Time limit: میں ہونے والی تاریخ میں ہونے والی 45 کیلنڈر دنوں کے اندر تک جھگڑے پیش کیے جانے چاہئیں.
شرطی معلومات: [fomer Name, number number, number number number, and scrory of the غلطی کی تفصیل. دستاویز (recepts, اسکرینhots, عہدے) کی سفارش کی جاتی ہے مگر اسلام کے لیے لازمی نہیں ہے۔
C Wars: [El Sports] Email Springs company.com, online 1 ⁇ 800 ⁇ XXXX، آن لائن پورٹل اکاؤنٹ.company.com/disputes, یا ڈاک ڈاک ٹکٹ (دیکھیے معلومات کے لیے صفحہ دیکھیں)۔

۴ : ۲۲ — کیا یہ واقعی سچ ہے ؟

ایک شخص کو ایک کاروباری دن کے اندر ایک آٹو‌کاڈ‌کی‌ڈی‌شن حاصل ہوتی ہے جس میں ایک نمبر ہوتا ہے ۔
اس کے علاوہ ، اس معاملے کو ۲ کاروباری دنوں میں جائز قرار دیا گیا ہے ۔
اس دوران تجزیہ‌نگاروں نے بلڈنگ ریکارڈ ، عہدوں ، استعمال کے لاگس اور رابطے کی تاریخ کو جمع کِیا ۔
اگر 10 دن سے زیادہ ضرورت ہو تو مشتری کو ایک انٹرمیڈیٹ اپ ڈیٹ کرنے کے ساتھ ساتھ تاخیر کی میعاد اور وجہ (مثلاً، "ہم اپنے ادائیگی کے حساب سے تفصیلات کا انتظار کر رہے ہیں")۔

5۔ دوبارہ حل کریں گے۔

Valid جھگڑے : کسی اصلاحی عمل کو حل کرنے اور/یا فیصلہ کے 5 کاروباری دنوں میں مناسب مقدار کو دوبارہ شامل کرنے کے بعد ریمنڈ اصل ادائیگی کے طریقہ کار کے ذریعے ترتیب دیا جاتا ہے۔
[1] میں بحث کرنا : ایک تحریری وضاحت فراہم کرتا ہے جس میں ثبوت (مثلاً دستخط شدہ، استعمال شدہ لاگس، سابقہ)، کسی بھی شک کی وضاحت کے نکات کو واضح کیا گیا ہے۔
Partial غلطی: [1] صحیح مقدار کو منعکس کرنے اور درست حصوں کو درست کرنے کے لئے انتہائی درست وضاحت میں تبدیلی. ایک چھوٹی رضامندی کریڈٹ (مثلاً 5% بحث کرنے والوں کی ایک مقدار) بطور اظہارِ اظہار (access) پیش کرنا، خواہ کچھ بھی مطلوب ہو۔

۶ : ۶

اگر مشتری کو ابتدائی حلف سے مطمئن نہ کیا جائے تو وہ فیصلہ کے 10 کاروباری دنوں میں ایک نگہبان کی طرف سے ایک جائزہ طلب کر سکتے ہیں. ناظر اس معاملے کا دوبارہ جائزہ لے گا، اگر تجزیہ کرنے والے کو 7 کاروباری دنوں میں دوبارہ شروع کر دے گا تو مشتری بیرونی کے ساتھ انتخاب کر سکتا ہے جیسے ہمارے وقت میں سروس کے حساب سے طے کیا جا رہا ہے.

7۔ سیاست کا جائزہ لیتے ہیں۔

اس پالیسی کا ہر سال Q4 میں جائزہ لیا جائے گا، جس میں تجدید شدہ ایڈیشنز شائع کیے جائیں گے 1۔ انٹرمیڈیٹ اپریشن یا آپریشنل ضروریات کے نمودار ہونے پر اس کا انعقاد کیا جا سکتا ہے۔تمام سٹاف 5 کاروباری دنوں میں تبدیلیوں کی اطلاع نہیں دی جائے گی اور مشتری کے حساب سے 2 کاروباری دنوں میں ویب سائٹ پر اپ ڈیٹ کی جائے گی۔

کُنَّا

بِلِنگ حلول پالیسی نہیں ہے — یہ آپ کے کاروبار کے ساتھ مل کر وقت نکال دینا چاہئے. واضح، بہتر طور پر، بہتر طریقے سے، رقم، بہتر طور پر بہتر طور پر استعمال کرنا، اور اپنی پہچان کو بہتری کے لیے مسلسل بہتری لانے کے لئے ٹیکنالوجی استعمال کریں.