Table of Contents

Чому Доступність та чіткість уручників

Кілька працівників ручного видання є основою внутрішнього зв'язку Вашої компанії, що встановлює тон для культури, комплаєнсу та щоденних операцій. Коли важко читати або навігувати, працівники можуть легко розшукати політику, з огляду на важливі права або відчувати себе виключено. Доступність гарантує, що кожна людина — нездатність інвалідності, володіння мовою або рівень читання — може отримати доступ і зрозуміти інформацію. Кристал гарантує, що політики є неоднозначними, зменшуючи ризик проблемних спорів, судових та втрачених продуктивності. З огляду на U.S. Еквалітет зайнятості

Юридичний та етичний фонд

Федеральні та державні закони, такі як американці з інвалідністю Акт (ADA) вимагають роботодавцям забезпечити доступні комунікації співробітникам з обмеженими фізичними можливостями. Довідники часто розглядаються «офіційне повідомлення» політики, включаючи анти-гараси або правила повернення коштів. Якщо працівник не може прочитати або отримати доступ до ручної книги, вони можуть бути не пов'язані з цими політиками, або вони можуть використовувати цю прогалину як підстави для скарги. Забезпечення доступності є не просто хорошою практикою; це юридичне зобов'язання. Да дієвий запит зв'язку охоплює всі письмові матеріали, включаючи робочі книги. За межами федерального законодавства, що мають багато вимоги Каліфорнія, що мають право, багато Каліфорнія, що мають право власності, багато Каліфорнія, що мають право.

За межами комплаєнсу: отримання прибутку та затримання

Ми можемо швидко знайти відповіді на питання про платний час, політики віддалених робіт або код поведінки, вони витрачають менше часу, вгадуючи і більше часу виконання. Дослідження від Товариства для управління персоналом (SHRM) показує, що організації з добреструктурованими ручними книгами досвід менше непорозуміння і більш високий рівень задоволеності працівника. Передбачаючи чіткість, ви також зменшити кількість HR- запитів, пов'язаних з політикою інтерпретації - звільняючи вашу команду більш стратегічною роботою. Доступні ручні знаки, які ваша організація є, ймовірно, є прихильністю до ваших співробітників і більш різноманітним співробітників компанії.

Стратегії підвищення доступності

Доступність починається з формату та дизайну, не просто контенту. Співробітники з порушенням зору, когнітивними обмеженими можливостями або обмеженими володіння англійською мовою повинні мати однаковий доступ до інформації у вашій рідній книзі. Нижче доступні стратегії, щоб зробити вашу книгу дійсно доступним.

Використовуйте прозорий, плазма

Напишіть кожну секцію на вісім-градусному рівні читання або нижній. Уникайте правової, бангону та пасивного голосу. Наприклад, замість « працівника повинен на повідомлення про травму робочого місця, подайте форму W-2K протягом семидесяти (72) годин, пишіть «Якщо ви травмуєте на роботі, розкажіть нагляд і заповніть форму W-2K протягом трьох робочих днів». U.S. Plain мовні вказівки] пропонують безкоштовні ресурси, щоб допомогти вам відірвати зайву складність з вашого письма. Простіше слово також вигідно відрізняє не рідні мови та співробітники з когнічними обмеженими. Використовуйте короткі фрази, активні слова, що забезпечують їх.

Забезпечити кілька форматів

Не всі співробітники навчаються краще з статичного PDF. Пропонуйте ручну книгу в декількох форматах для розміщення різних потреб і вподобань:

  • Доступна версія HTML, яка працює з зчитувачем екранів та мобільних браузерів. Це має бути початкова версія, оскільки вона дозволяє динамічно перенапружувати та текст-до-сепка.
  • A позначений PDF, який включає в себе належну заголовку ієрархії, alt text для зображень, і логічне замовлення читання. Незаперечне PDF-файли часто недоступні для зчитувачів екрана.
  • Аудіо версія записаний професійним голосом, особливо корисним для співробітників зору або тих, хто віддає перевагу слуханню під час спільнот. Забезпечити завантаження MP3 файл.
  • Великоформатний або Брайл версія за запитом. Ви можете партнера з послугами, такими як Національний Брайл Прес, щоб виробляти ці версії.
  • A text-only version (TXT або Word), які працівники можуть конвертувати у свій кращий формат за допомогою допоміжної технології.

Якщо ви не можете використовувати декілька форматів, переконайтеся, що кожна версія відповідає вмісту та до дати. У тому числі замітка у ручній книзі, яка пояснює, як запитати інший формат, якщо надані не відповідають потребам працівника.

Забезпечення цифрової сумісності з асистентними технологіями

Якщо ваш посібник живе на внутрішньомережі або платформі спільного доступу до документів, перевірте його з загальними зчитувачами екрана (JAWS, NVDA, VoiceOver), програмне забезпечення розпізнавання голосу та клавіатурно-навігацією. Використовуйте еммантичні теги HTML (], , ) і не покладаючи виключно на колір, щоб передати значення. Кожен гіперпосилання має дескриптивний текст (не "клацніть тут"), щоб користувачі сканера екрана могли зрозуміти призначення. Дотримуйтесь Веб-контролюванність доступу до змісту (WCAG) 2.1 A[F:] Технічний етативний інтерфейс:][F:]

Використовуйте докладні заголовки та навігацію на консистентному переході

Структура вашої книги з чіткою, логічною ієрархією. Основні розділи (наприклад, Поліцейські товари, переваги, поведінки) повинні бути H2, підрозділи (наприклад, Політика анти-гарасу, Плата часу Off) H3 і незначні деталі H4. Ця структура вигідна для користувачів, які сканують глави, а також користувачів з екраном, які стрибають з голови до заголовка. Завжди паріть свій стіл вмісту з анкерними посиланнямами, тому читачі можуть стрибати безпосередньо до розділу, які вони потребують. Переконайтеся, що навігація послідовна по всіх цифрових версіях—HTML, PDF, і внутрішньомережі. Промовірна структура швидко знижує пізнавальні навантаження.

Стратегії для підвищення Clarity

Яскравість – це те, як відбувається і презентується інформація. Навіть проста мова може стати переконливою, якщо структура є брудним або документом занадто довго. Ці стратегії допоможуть вашій рідній політиці спілкування з прецизією та впевненістю.

Контент Логічно

У випадку, якщо у вас є питання, що стосуються груп, які можуть бути використані:

  1. Місія компанії
  2. Еквалітет зайнятості та антидискримінація
  3. Кодекс поведінки та етики
  4. Компенсація та переваги
  5. Час від і листя абсента
  6. Безпека та здоров’я
  7. Технології та використання соціальних медіа
  8. Вирішення спорів та скарги

Кожен розділ повинен почати з коротким «що це означає для вас» резюме, який підкреслює найважливіше здачі. Уникайте заглиблення критичної політики — як обов'язкові арбітражні або конфіденційності угоди, які виводяться всередині списку кульок. Використовуйте послідовну систему, щоб посилання легко знайти. Розглянемо додавання «Повідомлення про запити» на початку, що посилання на найбільш часто проконсультовані політики (наприклад, розклад відпочинку, правила віддаленої роботи).

Без сідла без сідла

Короткі абзаци (три до п'яти рядків) і короткі вироки (до 20 слів) покращують читабельність. Якщо політика вимагає правових або технічних деталей (наприклад, FMLA Eligibility), включають повний текст в Додаток або пов'язаний довідковий документ, але зберегти основний ефектний. Використовуйте пункти кулі для розбиття щільних даних, але не переборщити його - багато списків можуть відчувати фрагментовані. Аим для балансу: використовуйте абзаци для оповіді, списки для кроків або критеріїв. Перевірте книгу з невеликою групою і попросіть їх, щоб парафразувати кожну політику. Якщо вони не можуть, спростити далі.

Включити візуальні походи

Зображення, іконки, інфографіка, і витратні матеріали можуть різко поліпшити компресію, особливо для візуальних вчителів. Наприклад, витратний матеріал показує кроки, щоб звітувати травму робочого місця часто очищається, ніж пункт інструкції. Використовуйте прості ілюстрації для пояснення складних процесів, таких як переваги зарахування або огляд продуктивності. Кожен візуальний повинен включати дескриптивний альт текст, який передає однакову інформацію. Якщо ви використовуєте кольорові кодування, включають текстові етикетки або візерунки, щоб забезпечити його зрозумілий при друку в сірому або виді кольорової сліпої людини. Уникайте використання зображень, які є чисто декоративними; замість того, використовуйте значущі візуальні зображення, які посилюють записаний вміст.

Забезпечити визначення та глянцевий

Юридичні умови, такі як «EEO», «ADA», «FLSA», «COBRA» є ненасильними для багатьох нових наймінь. Визначте їх як в контексті (наприклад, «FLSA – федеральне право, яке встановлює мінімальний заробітний та перезаряджний правила»), а в виділеному глянцевому кінці книги. Розглядайте, додаючи інструкції з вимови для акронімів (наприклад, «F-L-S-A» або «floss-ah»). Словник повинен бути абетичною та гіперпосиланням на перше місце вручній книзі. Такий підхід допомагає читачам швидко переглядати документ без умов.

Приклади використання та сценарії

Анотація політики стають конкретними, коли парі з реалістичними прикладами. Наприклад, після створення політики конфліктів, включають короткий сценарій: «Ви заряджтеся вибором постачальників. Ваш коусин володіє поліграфологічною компанією, яка торгує за контрактом. Ви повинні розкрити відносини і відкликати себе від рішення. Ці міні-кейси допомагають співробітникам бачити, як політика стосується їх повсякденної роботи. Варі приклади охоплюють різні відділи і рівні — від початкового рівня до управління. Використовуйте повсякденну мову і уникнути правильних фразицій. Скенори також служать навчальними інструментами для менеджерів, які необхідно пояснити політики під час одно-одинних зустрічей.

Тестування та накладання на вашу книгу

Навіть у найкращому рукописі, можливо, є сліпі плями. Тестування з представницькою групою працівників є важливим до остаточного видання, і знову після оновлення.

Проведення тестів з корисною працездатністю

Виберіть п'ять десятих співробітників з різних ролей, відділів і фонів. Запитайте їх знайти конкретну інформацію (наприклад, «Що таке процес запитуваного повернення?») і зауважити, як довго він бере. Дивитися на розчарування або помилки. Також зберіть зворотний зв'язок на мові: «Чисті частини відчували плутанини? Які слова вам доведеться перечитати?» Використовуйте цей вхід, щоб спростити незнімні розділи. Запис сеансів (з дозволом) для захоплення мови тіла і тону. Запустити окремі тести для кожного формату—PDF, HTML, аудіо — наскільки це питання, часто відрізнялися форматом. Повторити тест після внесення змін, щоб забезпечити фіксації роботи.

Солівець відгуки від Diverse співробітників групи

У тому числі співробітники з обмеженими можливостями, не рідними англійськими динаміками, і працівники, які представляють різні покоління і рівень грамотності. Розглянемо створення невеликої групи відгуків доступності, яка перевіряє книгу щороку. Вони можуть виявити питання, як невеликі розміри шрифтів, низький контраст кольору, або відсутній альт-текст, який ваша команда не може помітити. Використовуйте анонімні опитування для збору більш широкого зворотного зв'язку; запитати такі питання, як «Як легко знайти інформацію про переваги?» і «Чи є будь-яка політика, яку ви знайдете конфесію?» Акт на зворотному зв'язку і зв'язувати зміни співробітникам, щоб показати, що їх введення є цінним.

Регулярно переглядаю юридичного комплаєнсу

Зміни законів, і так роблять внутрішні політики. Заплануйте формальний огляд книги принаймні один раз на рік і коли-небудь є основний оновлення регулювання (наприклад, зміни до Закону про сім'ю та медичне право Залишити, новий стан виплачено законами про залишок). Використовуйте юридичний радник для перевірки того, що мова політики залишається обов'язковою і поточною. Тримайте історію ревізійної роботи, щоб співробітники могли бачити, що змінилося. Включаючи номер версії та дату на першій сторінці або нижній колонтитул кожного формату. Якщо ви вносите значні зміни, помітите всіх співробітників і надаєте резюме оновлень, щоб спонукати їх до перечитання книги.

Менеджери з підготовки та HR для посилення роботи з книгою

Якщо менеджери розуміють, що це може точно передати політику своїм командам. Забезпечити навчальні сесії для всіх лідерів, які:

  • Прогулянка по структурі книги і висвітлити ключові політики.
  • Дискусії поширені питання і як відповісти на них без перезапуску.
  • Вкажіть важливість безпосереднього працівника на книгу як офіційне джерело.
  • Адреса, як підтримувати співробітників, які потребують розміщення або розуміння матеріалу.
  • У тому числі, які ролі виконують вправи, де менеджери практикують роз’яснення політики за допомогою мови книги.

Заохочуйте культуру, де працівники відчувають себе комфортно, просять «Чи ви вказали, що вручнику?», а не покладаючи на дієсловий парафрезинг, який може ввести помилки. Забезпечте менеджерам швидку довідкову картку, яка списує найбільш важливі політики та де їх знайти. Заплануйте тренувальні роботи, коли ручна книга оновлюється. Вкладаючи в тренінгу менеджера, ви гарантуєте, що чіткість та доступність ручного посібника перекладається в послідовну, повсякденну практику.

Висновок

Виготовляючи свій робочий стіл доступні і легко зрозуміти, це не один-разовий проект - це постійне зобов'язання прозорості, рівності і оперативної ефективності. Використовуючи звичайну мову, пропонуючи кілька форматів, проектування для цифрової доступності, і активно тестування з вашим робочим силам, ви перетворите статичний документ в потужний інструмент, який довіри співробітників. Результат менше непорозуміння, більш міцна відповідність, і більш включне місце, де кожен має інформацію, яку потрібно досягти успіху. Почати з одного розділу: переписати його в звичайну мову, перевірити її, а потім розширити всю книгу. Малі, послідовні вдосконалення будують фундамент довіри, який переваги як співробітників, так і організації.