Ключові юридичні розгляди при проектуванні вашої робочої книги

Ключові юридичні висновки при проектуванні вашої робочої книги

Підручник працівника набагато більше, ніж простого збору політик; він служить в якості кутового стразу культури вашої компанії, керівництво для очікування співробітників, і критичний інструмент для зниження правового ризику. ретельно підготовлений посібник захищає як організацію, так і її трудовий колектив, забезпечуючи всі розуміння своїх прав, обов'язків, і правила, які регулюють робоче місце. Зовні, застарілий або слабо письмовийручник може піддаватися вашому бізнесу до юридичних позовів, нормативних штрафів, і широкого кола працівника незадоволеності. Ця стаття досліджує важливі юридичні розгляди, які ви повинні звернутися при розробці або оновленні свого працівника, з сильною увагою до дотримання законодавства про конфіденційність, місцевого самоврядування, як місцевого приватного життя, так і місцевого самоврядування, так і місцевого самоврядування, так і місцевого самоврядування, як місцевого самоврядування, так і місцевого самоврядування, так і місцевого самоврядування, як

Законодавство про юридичні зобов'язання та справедливі трудові права

Ваша ручна книга повинна вирівняти з щільним і постійно змінним вебом трудових законів, які широко залежать від юрисдикції. На федеральному рівні, фундаментальні статути, такі як Назва VII з цивільних прав Акт 1964 року, американці з правомірністю (ADA), вік дискримінації в органі зайнятості (ADEA), а також Закон про справедливу трудову діяльність (FLSA) встановлює мінімальні стандарти, які повинні дотримуватися кожного роботодавця. Однак, державні та місцеві закони часто мають право на додаткові вимоги, включаючи платні хворі залишають мандати, платні сімейні програми, а більш широкі антидискримінаційні засоби. Регулярне аудит вашого ручного компламенту проти чинного законодавства не є неоптимними, наприклад, що за умови, що захистили кілька конфіденційності.

Встановити формальний цикл огляду — мінімальний рік — внести законодавчі зміни, ухвали та керівництво агентства. Крім того, робота з юридичним радником, який спеціалізується на трудовому праві в кожній юрисдикції, де працюють ваші співробітники. З підвищенням віддаленої роботи, маючи штат у декількох штатах означає, що ваш посібник повинен звернутися до найбільш захисних стандартів, що застосовуються до кожного місця. Наприклад, роботодавець, заснований в Техасі з віддаленими працівниками в Каліфорнії, повинен відповідати суворим правилам заробітної плати, залишити закони, а також антидискримінаційні статути. Підхід «повільне федеральне право» залишить вас під впливом.

Антидискримінація та загартування поліцій

Ясно, комплексна антидискримінація та політика загартування не просто правова вимога за Назва VII та аналогічним державним законодавством; це проактивний захід, який сприяє респектабельному, включно з робочим місцем. Ваша політика повинна явно заборонити дискримінацію та загартування на основі рас, кольору, релігії, сексу (включаючи вагітність, сексуальну спрямованість, гендерну ідентичність), національного походження, віку (40 та більше), інвалідність, генетична інформація та будь-які інші захищені характерні для чинного законодавства. Багато держави тепер також захищають маринальний статус, політичне приналежування та військовий або ветеранський статус.

Основні елементи ефективної політики

Коре визначення: Дефін, що являє собою загартування, включаючи дієслово, фізична та візуальна поведінка. Забезпечити конкретні приклади заборонених поведінки, таких як шлами, жарти, небажані дотику, відображення образів образів, або виготовлення дерогаційних коментарів про характерний характер людини.
Multiple звітності каналів: Пропонуйте кілька способів для співробітників звітувати про проблеми — проектування представників HR, конфіденційний гарячий, онлайн-портал або прямий звіт до будь-якого менеджера. Важко, що працівники можуть підходити до будь-якого з цих каналів без побоювання відміни.
Проведення та реагування процесу: Опишіть, як компанія ручить скарги, включаючи своєчасні строки для ініціювання розслідування, заходи конфіденційності (наскільки можливо), а також діапазон дисциплінарних дій — до та у тому числі припинення. Запобігти співробітникам, які всі звіти будуть вжиті серйозно і адресовані оперативно.
Антиреалізаційний пункт: Очікується стан, який відреагує проти будь-якого, хто повідомляє про загартування, бере участь у розслідуванні, або протиправної дискримінації суворо забороняється. Запобігання скарг часто неналежне, що основні вимоги загартування, тому це пункт є критичним.

Залежно від вашої галузі та держави, вам також потрібно включити політику щодо обов'язкового навчання з профілактики сексуальних загарбувань. Наприклад, Каліфорнія, Нью-Йорк, Іллінойс, Connecticut і Delaware всі вимагають щорічного інтерактивного навчання для всіх співробітників, з додатковими вимогами до наглядів. Ваше ручне видання повинно вказувати ці зобов'язання і визначити, як компанія відповідає їм - включаючи формат, частоту і теми, що охоплюються.

Політика зайнятості та торгування

У більшості штатів США працевлаштування є «до-вигром», тобто або роботодавець або працівник може закінчити відносини в будь-який час, за будь-яку правову причину, з або без попередження. У тому числі чітку заяву-виписку у вашій рідній книзі є важливим для збереження цього презумпції і уникнення створення непристойних контрактів, які можуть обмежити ваші права припинення. Суди іноді знаходять цю мову вручних книгах, наприклад, «зайняті будуть тільки припиняти для причин» або прогресивних дисциплін обіцяє— відтворює договірні зобов'язання. Добре монтується в заяві допоможе запобігти цьому.

Проектування заяви на проведення робіт

Помістіть заяву, що виявиться на першій сторінці або введенні книги. Використовуйте пряму мову: «Отримка з [Офіс компанії] знаходиться в-will. Це означає, що ви або компанія може припинити відносини зайнятості в будь-який час, з або без попередження або попереднього повідомлення». Додайте визнання, що ручник не створює контракт на зайняття, висловлює або не накладає. Наприклад: «Не дивлячись на це рідне робоче слово або будь-який інший документ компанії створює договір про зайнятість. Компанія залишає за собою право змінювати політику на свій розсуд без попереднього повідомлення».

дисциплінарні та термічні процедури

Хоча на волі працевлаштування дає вам гнучкість, багато роботодавців, які отримують користь від вилучення прогресивного процесу дисципліни для виконання або проведення питань. Однак будьте обережні: якщо ручна книга стверджує, що дисципліна завжди буде дотримуватися певної послідовності (наприклад, вербальне попередження, письмове попередження, призупинення, припинення), це може бути інтерпретований як договірна обіцянка. Щоб пом'якшити цей ризик, включають в себе невідповідність, що процес є направлячем і що компанія зберігає право припинити будь-яку точку без наступних кроків. Також, окреслити адміністративний процес для мимовільних розірвання, включаючи інтерв'ю виходу, повернення майна компанії, і остаточний термін оплати, який змінюється за негайною (замовою державою).

Закони про заробітну плату та час

The Fair Labor Standards Act (FLSA) та державні аналоги регулюють мінімальну заробітну плату, перезапуск, розбиття їжі, перерв та облік. Ваше ручне видання має чітко спілкуватися ваші практики оплати, щоб забезпечити відповідність та зменшити ризик претензій до заробітної плати, які є одним з найбільш поширених трудових спорів. Єдина помилка класифікації може призвести до того, щоб економічно класно-акцизійних позовів під FLSA або державним законодавством.

Основні правила включати

Overtime: Чітко визначити, які позиції є звільненням (наприклад, виконавчий, адміністративний, професійний, поза продажами) і невипуск під як федеральний, так і державне право. Суть на те, як розраховується час, як протягом 1,5 разів регулярний курс за години, що працювали понад 40 в робочій частині. Зверніть увагу, що деякі держави, такі як Каліфорнія, вимагають щоденного перенарахування (на 8 годин в день) і подвійний час для більш ніж 12 годин. Також адреса "off-the-clock" робота: підкреслити, що весь час роботи необхідно записувати і що несанкціонований час необхідно схвалений нагляд.
Меал і відпочинок перерви: Стан часу і тривалість терміну їжі (типово 30 хвилин для зміщень більше 5 або 6 годин) і решта перерви (зазвичай 10 хвилин на 4 години). У штатах, як Каліфорнія, перервні перерви повинні бути безперешкодними і забезпеченими в конкретних вікнах; не забезпечити своєчасну перерву їжі, що викликає преміальну плату. Відпочинок перерви в деяких штатах повинні бути оплачені і не можна поєднувати з розбиттями їжі.
Сучасне та записне провадження:Пояснення вимоги точно записувати всі години роботи, включаючи заборони на роботу, розгортання, круглі практики (якщо це), а також важливість своєчасного подання часових таблиць. Встановити, що засвідчення часових записів є підставами для дисципліни, до припинення.
Оплатити і остаточний платіж: Вказати частоту оплати (наприклад, bi-weekly, напівмісячно), способи оплати доставки (прямий депозит, Paycard, перевірка в режимі реального часу), а також часовий ряд для отримання кінцевих зарплат після відставки або припинення. Державні закони сильно різняться, і вимагають негайного платежу при припиненні, а інші дозволяють до наступного регулярного терміну оплати. Включаючи посилання на державні вимоги.

Для практичного керівництва див. інформацію про У.С. Відділ огляду FLSA Labor та сайт робочого відділу держави. Розглянемо консалтинг Bureau регіональних офісів Labor Статистика для локальних даних заробітної плати.

Сімейні та медичні політики

Поєднання політики залишає за собою одне з найскладніших напрямків трудового права через переплеск федеральних, державних та місцевих законів. Ваше ручне видання має звернутися до Федерального сімейного та медичного права (FMLA), американці з Актом з інвалідністю (ADA) розумних зобов'язань за проживання, а також державних спеціалізованих платних сімей, які залишають програми (наприклад, в Каліфорнії, Нью-Джерсі, Нью-Джерсі, Нью-Джерсі, Нью-Йорк, Вашингтон, Массачусетс, Колорадо, Роз'єм, Орегон та інші). Недотримання цих законів може призвести до перекриття залишків, невідповідних політик та відповідальності.

FMLA Обкладинка

FMLA надає право працівникам до 12 тижнів непропорції, запроваджених вакансій, які запрошують на 12 місяців, для зазначених сімейних та медичних причин (поважне або прийняття дитини, серйозне здоров’я працівника або безпосереднього члена сім’ї, військового опікунку, а також відбір від обов’язкового повідомлення та медичної сертифікації. Також уточнюйте критерії довіри (12 місяців служби та 1,250 годин, які працювали у передових 12 місяців), визначення «серйозного стану здоров’я», а також процес звернення до виїзду, включаючи обов’язкове повідомлення та медичне сертифікацію. Також уточнюйте, що FMLA працює з іншими нотаріусами, такими як компанія залишає короткі умови, що несні дані, що несні, залишають, несні, несні, несні, несні, несні, несні, несні, несні, несні, несні, несні умови, несуть, несуть, несуть, несуть, несуть, несуть, несні умови, несуть, не

Закони про державне та місцеве право

Багато штатів тепер мандат оплачував лікарняний виїзд, або платний медичний лист. Ваша книга повинна інтегрувати ці вимоги і уточнити, як вони взаємодіють з FMLA. Наприклад, в Нью-Йорку працівники можуть отримувати платні сім'ї залишають кошти через зняття заробітної плати, а в Вашингтоні, Програма Paid Family і Medical Залишити надає часткову заміна заробітної плати. Ваша політика повинна вказати тривалість, рівень оплати (відсоток заробітної плати або статуту максимум), процес застосування і узгодження з іншими перевагами. Крім того, розглянути політики для військового залишку, обов'язки журі, голосування залишити, перезбереження, і домашнього насильства залишити, якщо не судячи, пов'язані з аморти, що пропонують щедрі випадки, щоб залишити після того, що не затримувати внутрішні стани, і не затримувати, так само, як мінімум, так і не затримувати, так і не затримувати, так само, так само, може бути сплачені люди, як люди, так само, як люди, що не затримувати, так і затримувати, можуть бути, можуть бути, що не затримувати, як люди, як люди, як люди, що за

Чудовий ресурс для відповідності FMLA сторінка DOL's FMLA]. Для сучасних оновлень, зверніться до Національної конференції державних Legislatures або юридичного радника. Крім того, розглянемо між собою право залишити закони і ADA: якщо співробітник вичерпає FMLA, але все ж потребує часу через нездатність, ви можете надати додаткові непрограші, залишають як розумне місце, якщо воно накладає неналежне труднощі.

Конфіденційність та захист даних

У сучасному робочому місці, захист конфіденційної інформації є як юридичною, так і практичною необхідністю. Ваша книга повинна намітити очікування компанії щодо інформації про власність, секрети торгівлі, дані клієнтів та персональної інформації працівника. Ця політика також допомагає вам дотримуватися законів про конфіденційність даних, таких як Закон про конфіденційність споживачів Каліфорнія (CCPA), Генеральний регламент захисту даних (GDPR) якщо у вас є співробітники ЄС, а також закони про порушення стану повідомлень. Навіть без конкретного статуту, захист комерційних секретів є важливим для Закону про захист торгівлі (DTSA) та державних законів.

Основні компоненти

Визначення конфіденційної інформації: Включає фінансові дані, стратегічні плани, інтелектуальна власність, списки клієнтів, торгові таємниці, програмний код, інформація про заробітну плату, а також будь-які негромадські відомості про бізнес.
Проібовані заходи:Заборонити несанкціоноване розкриття, копіювання або використання конфіденційної інформації під час і після зайнятості. Включаючи певні правила про соціальні медіа-замовлення, не повинні розміщувати секрети торгівлі, внутрішні комунікації або дані клієнтів публічно, навіть на приватних рахунках. Також звертайтесь до використання персональних пристроїв (BYOD) і необхідність забезпечення даних при роботі дистанційно.
Data Security практики: Запитайте сильні паролі, багатофакторну автентифікацію, шифрування для портативних пристроїв, використання VPN при доступі до мереж компанії віддалено, а також безпосередній звітності про будь-які підозровані порушення даних або несанкціонований доступ. Згадка, що компанія може контролювати свої системи і співробітники не мають очікувань конфіденційності в пристроях компанії або мережах.
Прокури за порушення: Держава, яка порушує може призвести до дисциплінарної дії до припинення, цивільної відповідальності або кримінального провадження. У тому числі нагадка, що компанія також може переслідувати правові засоби під DTSA, що забезпечує захоплення вкрадених торгових секретів і збитків.

У тому числі окрема угода про захист даних або нерозголошення (NDA), яка підписує співробітники, але політика ручного запису повинна підпорядковати ці зобов’язання. Для отримання додаткової інформації про найкращі практики захисту даних див. Накази ФТС щодо безпеки даних. Крім того, якщо ви ручите конфіденційну інформацію про здоров’я, забезпечити дотримання HIPAA; якщо у вас є співробітники в Європі, укордонні принципи GDPR.

Інші основні юридичні політики

За межами основних напрямків, ваш співробітник має звернутися до декількох інших юридичних тем, щоб створити комплексний документ відповідності.

Заява про роботу в сфері зайнятості (EEO)

У тому числі заява, що підтверджує вашу прихильність до рівних можливостей та недискримінації. Це обов’язкове для федеральних підрядників (виконавчий наказ 11246) та настійно рекомендується для всіх роботодавців. Також, зауважити, що дискримінація на підставі арешту або контрабіційних записів може бути обмежена законами «бан-бокс» у багатьох штатах та містах, що означає, що ви не можете вимагати від кримінальної історії до більш пізнього процесу.

Проживання в сім'ї

Виходячи з процесу запиту обґрунтованих розміщення під ДА та державним законодавством. Схожі, що працівники повинні звернутися до HR для обговорення своїх потреб і компанії будуть залучені до інтерактивного процесу — діалог між роботодавцем та працівником для виявлення ефективних місць. Аналогічно, адресні релігійні розміщення за Назва VII, такі як гнучкі планування для дотримання Сабать, модифікація кодів одягу або дозволяють час молитви. УС. Верховний суд вимагає міні-вартості ]Гроффміс в. ДеДжой] уточнено, що роботодавці повинні вміст релігійних практик, якщо розміщення буде викликати "сучасні витрати на міні-процентний бізнес"