Table of Contents

Чому потрібна соціальна політика

Соціальні медіа стали постійними фіксацією, як люди спілкуються, поділяють думки та будують свої особисті бренди. Для співробітників лінія між професійними та особистою онлайн-активністю зростає худшеню щодня. Єдиний безпереузловий пост може піти вірус за хвилину, викриваючи конфіденційні дані компанії, пошкоджуючи репутацію бренду або створення юридичної відповідальності. Без чітких рекомендацій, ваша організація вразлива до цих ризиків. Включаючи надійну соціальну політику у вашій робочій книзі не тільки найкраща практика - це критичний інструмент управління ризиками. Впровадження політики налаштовує чіткі очікування, захищає інтелектуальну власність та комерційні секрети, знижує вплив на вимоги до інтернету та поштові працівники.

Чому соціальна політика є основною

Працівники часто не розуміють, як їх онлайн поведінка відображаються на підприємстві, особливо коли вони використовують особисті рахунки під час непрацювань годин. Без політики ви не маєте бенчмарку для вирішення непродуктивних, а неспроможне виконання може призвести до претензій дискримінації або реталії. Дослідження Товариства для управління людськими ресурсами (ШРМ) показує, що майже дві третини роботодавців мають дисципліновані співробітники для використання соціальних медіа, а приблизно 30% припинили працівників для порушень (]ШРМ Соціальна медіа політика ). За дисципліною, політика допомагає співробітникам зменшити межі захищених мов, зокрема обговорити порушення правових відносин або трудових відносин.

Основні елементи ефективної соціальної політики

Кожна політика організації буде відрізнятися виходячи з галузі, розміру та культури, але наступні компоненти утворюються заднібки ґрунтовного та обмеженого набору правил.

Представництво та бренд-амбасадори

По-перше, працівники яких уповноважені говорити від імені компанії. Багато політик вимагають, хто згадує свого роботодавця онлайн, щоб включити відповідальності, такі як «Перегляди є власними, не ті [Компанія]. Однак, відмова мають обмеження—заробітки у виконавчій, маркетинговій, або громадській організації, можуть сприйматися як офіційні письмові особи незалежно від відмов. Політика повинна містити посади, які вимагають попередньої затвердження перед подачею на теми, пов'язані з компанією. Наприклад, менеджер з підтримки клієнтів може бути уповноваженим відповісти на питання про продукт на LinkedIn, а інженер не повинен прокоментувати майбутні релізи без маркетингового підпису. Включіть, як запит, щоб звернутися до керівництва, щоб запитань, щоб запитань, щоб відповідати на те, щоб запит.

Конфіденційність та секрети торгівлі

Захист інформації про майнових прав є основною метою будь-якої соціальної політики. Прохібуйте поширення недержавних даних, включаючи фінансові результати, карти продуктів, списки клієнтів, внутрішні комунікації та працівник особисто ідентифікаційної інформації (PII). Вкажіть, що зобов'язання конфіденційності продовжуються після закінчення працевлаштування. Забезпечте конкретні приклади заборонених постів: скріншоти внутрішніх панелей, деталі задніх зливників або фотографії, що показують безпечні райони офісу. Змінні працівники для лікування соціальних медіа, як громадська зустріч, які не скажуть перед репортером або конкурентом, не повинні бути опубліковані. Сформувати чіткий процес для звітності випадкових розкриття.

Поважна поведінка та антивірусна допомога

Захоплення, дискримінація, і бульбування є просто шкідливим онлайн, як на фізичному місці. Політика повинна бути державою, яка існуючі анти-гарасимент і анти-дискримінації правила застосовуються до всіх соціальних мереж платформ, чи використовуються під час роботи або off‐duty. Дискурування «кіберіглилінг» колег, клієнтів, постачальників або конкурентів. Включаючи приклади: розміщення дерогаційних коментарів про расу співробітника, релігії або інвалідність; обмін ембаррасами фотографій без згоди; або створення підроблених рахунків для імперіат або mock інші. Доміновані співробітники, які онлайн-провід можуть створити вороже середовище під час федеральних порушень, може бути федеральні, локальні, локальні порушення, локальні, локальні та державні правила, локальні порушення, локальні, локальні, локальні та державні правила, локальні, локальні порушення, локальні, локальні порушення, локальні, локальні та державні, локальні, локальні та приватні особи, локальні правила, локальні, локальні, локальні, локальні та приватні особи, локальні, локальні правила, локальні, локальні та приватні

Правові умови: авторські права, торгові марки та правила

Працівники часто немовляються порушувати авторські права за допомогою зображень, музики або відеороликів без дозволу. Політика повинна заборонити таке використання і уточнювати, що логотипи компанії та торгові марки не можуть використовуватися без дозволу. Звернення уваги адреса: працівники не повинні створювати підроблені рахунки в назві компанії або непідконтрольних колег. Для регульованих галузей, включають специфічні вимоги відповідності - наприклад, HIPAA в охороні заборони обміну будь-якої інформації пацієнта, навіть деоматифіковано; правила FINRA для фінансових послуг, що накладають суворий облік та нагляд повідомлень соціальних мереж; і FERPA обмежує розкриття даних студента. Забезпечити невизначеність ресурсів (легалізація або дотримання вимог, якщо може звернутися до відповідальних працівників) після того, якщо юридичні особи, якщо нездатність.

Особисті акаунти та налаштування конфіденційності

Навіть на особистих сторінках, встановлених для співробітників «приват», є обліковим записом для змісту, який може завдати шкоди репутації компанії або порушення політики. Суть, що повідомлення про приватні профілі можуть бути загальними, знятими або виявлені третіми особами. Заохочувати співробітників періодично переглядати налаштування конфіденційності та уникнути «подруг» запитів клієнтів, підлеглих або постачальників на особистих облікових записах. Для рахунків, які визначають роботодавця в біо або профілі, вимагають чіткого розкриття, яке думки є особистими. Політика повинна поважати особисту конфіденційність при прийнятті чітких, що загальнодоступні пости, як правило, зроблені безповоротно, підлягають очікуванням компанії.

Використання логотипів та брендингу компанії

Несанкціоноване використання логотипів компанії, слоганів або торгових марок може розвести фірмову ідентичність або запропонувати кінцеві досягнення. Обмеження використання співробітникам, які офіційно уповноважені говорити про компанію. Забезпечити простий процес затвердження: наприклад, працівники можуть запитати офіційні файли логотипу з маркетингу і повинні включати в себе відповідальності. Включаючи заборону на зміну логотипів або використання їх в спосіб, що передбачає закінчення сторонніх продуктів або політичних причин.

Додатковий елемент: Власникство облікового запису соціальних мереж

Усвідомити про право власності на соціальні медіа-рахунки, створені для цілей бізнесу. Політика повинна бути державною, яка зберігає рахунки від імені компанії (наприклад, профіль LinkedIn, створений для ролі продажу), належать організації, а не працівнику. Це перешкоджає спори, коли працівник залишає і намагається приймати послідовники або контент. У тому числі мова, яка може отримати доступ, змінювати або видаляти рахунки, пов'язані з бізнесом в будь-який час.

Кращі практики впровадження та навчання

Політика є тільки ефективним, якщо співробітники розуміють і приймають її. Реалізація вимагає чіткого спілкування, практичного навчання, а також регулярних оновлень.

Пишіть на Плінтусі

Уникайте правової банго і напишіть в розмовному, але професійні умови. Використовуйте кулькові точки, заголовки та реальні приклади світу, щоб ілюструвати прийнятну і неприпустимою поведінку. Наприклад, показати бічні порівняння зв'язку з невідповідним повідомленням. Співробітники більш ймовірно слідувати політиці, коли вони бачать її мету і можуть використовувати, як це стосується їх повсякденного життя.

Оновлення політики Щорічно

Соціальні медіа-платформи, закони та норми робочого місця змінюються швидко. Огляд вашої політики принаймні один раз на рік. Зверніть увагу на нові закони про конфіденційність держави (наприклад, Закон про конфіденційність споживачів Каліфорнія), оновлення до НКР, і виникають питання, як глибокі змії, AI‐генерований контент, і дискримінація соціальних мереж. Зовнішня політика може незворотно обмежувати захищену активність або не вирішувати нові ризики. Призначають зацікавленість (HR, законність або відповідність) на власний цикл огляду.

Обов'язкові навчальні та навісні

Увімкніть політику соціальних медіа на новий прокат на борту та проводимо щорічні освіжувачі. Використовуйте інтерактивні методи: сценаріїв, дискусії, вікторини або рольові вправи, які свідчать про розуміння. Наприклад, запитайте співробітників, щоб оцінити гіпотетичний пост і вирішувати, чи є вона порушує політику. Навчання також повинен обкладитися як звітувати порушення та які засоби захисту існують для зловживаючих. Відстеження та дотримання тих, хто не відвідує.

Фостер Відкритий діалог

Створення каналів, де працівники можуть запитати питання про політику без побоювання відповідей. Розглянемо анонімну адресу електронної пошти, форму на внутрішньомережі, або періодичні «офісні години» з HRом. Керівники з заохоченням обговорювати політику під час проведення командних зустрічей. Відкритий діалог допомагає поверхневим непорозумінням і дозволяє рефінансувати політику, що проактивно.

Критичні правові розгляди

Політика соціального середовища повинна бути захищена від дотримання прав працівника. Для отримання детальної інформації необхідно звернути увагу наступні правові напрямки.

Закон про національні трудові відносини (NLRA)

Розділ 7 НКРАРА захищає право співробітників брати участь у узгодженій діяльності — невідповідності про заробітну плату, години, умови праці та спілкацію — нав. на соцмережах. Політика, яка широко заборона «розпис» або «негативних» коментарів про компанію, може бути незаконно заправлена Національною радою зв’язків з трудовими органами (НЛРБ). НРБ послідовно застрягає правила, які можуть охолонути захищене мовлення. Наприклад, політики, які забороняють «знеповідні звіти про компанію» або «розпушувати конфіденційну інформацію» без чітких визначень, недійснені ([[[[FLT:]NLRB Guidance on Social Media[FLT: 1:1)

Закони про проведення позашляховиків

Багато штатів захищають правозахисні заходи, включаючи соціальні медіа-пошти. Каліфорнія, Колорадо, Нью-Йорк, Північна Дакота та інші обмеження на роботодавця дисципліни, засновані на позашляховиків, що здійснюють такі як політичну експресію, правозначне використання марюани, або членство в організаціях. Політика не повинна керувати працівників для розміщення контенту, який є іншим правовим і не безпосередньо шкідливим для компанії. Якщо ви працюєте в декількох штатах, зверніться до місцевого радника, щоб забезпечити дотримання. Єдине значення – це абсолютно політика може знадобитися для державного використання.

Конфіденційність та моніторинг

Якщо ви контролюєте діяльність публічних соціальних мереж працівників, розголошуйте це в політиці. Суть: загалом, моніторинг фокусується на публічних постах, де працівник визначає як представник компанії, не приватні повідомлення або рахунки. Уникайте доступу до приватних рахунків під помилковими претензіями (наприклад, запитуючи співробітників до «други» підроблений профіль HR), оскільки це може порушувати державні та федеральні закони про конфіденційність. Деякі держави вимагають письмової згоди перед запитом доступу до особистих облікових записів. Політика повинна бути репутація працівників, які компанія поважає їх особисту конфіденційність, зберігаючи право переглядати публічно доступні дані, які можуть вплинути на бізнес.

Антидискримінація та затвердження

Постами соціальних медіа, які містять дискримінаційну, загартоване або реталіївуючу інформацію, може піддаватися компанії до в'язкої відповідальності. Політика повинна посилювати, що всі стандарти антидискримінації на робочому місці застосовуються до цифрових просторів. Будьте обережні, щоб не нести захисні характеристики, так що можна побачити як дискримінація з певних точок зору. Виконання повинна бути послідовно, що обробка аналогічного повідомлення менеджером більш частим, ніж співробітником лінії може запросити претензії щодо депарації.

Наслідки невідповідності

Виконувати дисциплінарні дії в чіткому, прогресивному і послідовному режимі. Гірничі вогнетривкі дії — так як постування непрогодженого, але нешкідливого компанії фото — майт гарантує дієсловий нагадування і тренерство. Повторні або помірні порушення, як використання авторських зображень або скарги на коворкінг без специфіки, можуть призвести до письмових попередження. Серйозні порушення — розкриття секретів торгівлі, постуючої дискримінаційної мови, імперіалізуючого іншого, або створення підроблених рахунків — це призведе до негайного припинення і можливого правового дії. Включає до того, що позови, що компанія буде співпрацювати з правоохоронним виконавцем для незаконного поводження з не є неправлінням або жи, щоб неправильною дисципліною.

Стратегії моніторингу та посилення

Як ви виявите порушення? Багато організацій проводять періодичні соціальні медіааудити публічних рахунків, особливо для співробітників в ролі бренд-фактингу. Політика повинна пояснити, що компанія може переглядати публічно доступні пости та пристрої компанії, які визначаються. Розглядайте за допомогою інструмента моніторингу сторонніх осіб, який посилює потенційні ризики (наприклад, повідомлення згадки про ім'я компанії з негативним відвантаженням), але будьте прозорі про сферу. Спроектуйте одну команду—типово HR, поєднану з правовою— для обробки всіх соціальних медіа інцидентів. Це забезпечує послідовне дослідження, документацію та постанову. Тримайте записи всіх скарг, розслідувань та результатів, щоб показати, що політика застосовна форма повинна бути виконана уні.

Права на співробітників: захист і припинення діяльності

Помітити, що політика не перевищує правові права співробітників. У тому числі ощадне пункт: «Не дивлячись на цю політику забороняє працівникам від залучення до захищеної узгодженої діяльності при НКР, порушення законодавства до державних органів, або здійснення знеболюючих прав.» Забезпечити співробітників, як повідомляти про порушення законодавства, або передавати інформацію про соціальні медіа, без реталії. Наприклад, якщо працівник покладає про небезпечні умови праці, які можуть бути захищені, дисципліна для такої публікації може порушити закон. Забезпечити контактну інформацію для Етики Hotline або відповідного нормативного органу.

Дистанційне обслуговування та цифрова лінія Blurred

Перехід на віддалену роботу стирає багато меж між роботою і домашнім. Співробітники можуть розміщуватися з дому під час перерви або після годин, полегшуючи їх за межами досягнутої політики. Політика повинна явно застосувати до всіх співробітників незалежно від місця розташування і уточнити, що віддалені працівники підлягають однаковим стандартам. Звертайтеся до використання пристроїв компанії, що надаються пристрої: нагадувати віддалених працівників, які дані на комп'ютерах або хмарних облікових записах залишаються підпорядкованими правилами конфіденційності, навіть якщо доступ до дому. Заборонити від розміщення робочих годин (навіть на розрив), оскільки ті можуть бути приписані компанії і створити відповідальність. Також заохочуйте віддалених працівників до окремих робіт і особистих пристроїв, де можливо зменшити ризик виникнення випадкового розкриття.

Прикладна мова та ресурси політики

Хоча повна політика зразка є за межі цієї статті, кілька достовірних джерел дають шаблони, які ви можете адаптувати. The Nolo small business Handbook пропонує практичну мову (]Nolo працівник Handbook Глава), і багато ]], опрацьовування юридичних фірм] публікувати політики зразків, які пристосовані до конкретних галузей. Однак завжди є ваша остаточна політика, яка спеціалізується на трудовому праві і розуміє останні закони NLRB і державної конфіденційності. Копіювати котелборди з інтернету може призвести до правового ризику, якщо це не оновлюється або не оновлюється.

Висновок

Соціальні ЗМІ продовжать розвиватися, представляючи нові можливості та ризики для роботодавців. Подумано проведена соціальна політика медіа у вашій робочій книзі не просто оборонний захід — це рамка, яка надає працівникам можливість представляти бренд відповідально під час захисту власних прав. Закриваючи представництво, конфіденційність, поважна поведінка, дотримання законодавства, особиста облікова відповідальність, а також віддалені робочі реалії, ви будуєте політику, яка є як захисною, так і справедливою. Регулярне навчання, відкритий діалог, і щорічні відгуки зберігають політику відповідної та посилають культуру довіри та підзвітності. Вартість створення твердої політики набагато менше шкоди однієї вірусної репутації.