Table of Contents

Розуміння законів про перезапуск

До того ж ви можете відстежити за часом, ви повинні розуміти правову основу, яка керує нею. Безстрокові закони захищають працівників від зайвих робочих годин і забезпечити справедливу компенсацію за додатковий час. Ці правила варіюються в залежності від юрисдикції, але більшість країн мають національні або федеральні закони як базовий, часто доповнюється державою, провінційними або місцевими правилами. Перебування компетентних засобів, що знають, які закони застосовуються до вашого трудового законодавства і як вони взаємодіють.

The Fair Labor Standards Act (FLSA) та Державні Варіації

У Сполучених Штатах, первинне право є Фарра Лаборатор Стандарти Акт (FLSA)]. Під ФЛАСОЮ більшість співробітників повинні отримувати більше часу оплати за курсом принаймні один і в пів рази їх регулярний рівень оплати за години, що працювали за 40 годин в одному робочому моменті. Однак державні закони можуть бути більш щедрими. Наприклад, Каліфорнія вимагає перенарахування годин, що працювали понад 8 в день і більше 40 в тиждень, з подвійною оплатою за години за 12 годин в день. Підсилювачі повинні дотримуватися, що правило є більш вигідним для працівника-федера або державного відділу [[FLT] [L. [LLT[F]

Державні варіації виходять за межі перерв. Деякі держави, як Колорадо і Вашингтон вимагають щоденного перервування після 12 годин незалежно від тижневих сум. Інші мандатні страви і перервні платежі при пропущенні пропускаються. Багатодержавні роботодавцяи стикаються з особливою складністю. Ви повинні відстежувати робочі місця кожного працівника і застосувати правильну юрисдикцію. Використовуючи централізовану систему відстеження часу, яка може застосовуватися місцезнаходженням, зокрема, правила перенаправлення знижує ризик застосування неправильного стандарту.

Виховате проти. Невизначні працівники

Не всі співробітники мають право на перезапуск. FLSA категорує працівників як або exempt або он-ексемппт]. Невибагливі працівники покриті захистами від перезавантаження; звільняють працівників не є. Загальні категорії звільнення включають виконавчі, адміністративні, професійні та поза ролями продажів, що забезпечують їх відповідність конкретної заробітної плати та обов'язки тестів. Визначаючи співробітника, як звільнення, коли вони повинні бути не-випробуються, є часті та економічно відповідають помилковим. Ревізити фактів DOL[F5]

Порога заробітної плати за звільнення співробітників періодично змінюється. Станом на 2024, рівень стандартної заробітної плати становить $684 на тиждень (35,568 щорічно). Однак деякі держави, такі як Каліфорнія та Нью-Йорк, мають більш високі пороги. Якщо зарплата працівника падає нижче відповідного порога, вони автоматично не розходяться незалежно від своїх обов’язків. Виконувати проведення позачергового аудиту принаймні раз на рік, а коли роль працівника або зміна компенсації значно істотно зміниться. Дозволіть свій раціональний для кожної класифікації звільнення в кадровому файлі працівника.

Оплатити рахунки за послугу

Стандартний курс за часом становить 1,5 рази, що регулярний рівень працівника платежу. Однак, деякі ситуації вимагають різних розрахунків:

  • Подвійний час] – обов’язковий в деяких штатах (наприклад, Каліфорнія за години понад 12 в день, або на сім’ю в день поспіль) або для роботи на певних святах.
  • Компенсаційний час ("часний час")] – У приватному секторі роботодавці зазвичай не можуть запропонувати комп’ютеру замість розрахунків за рахунками. Працевлаштування державного сектору можуть мати різні правила за конкретними обставинами.
  • Бонусс і комісій] – Деякі бонуси (наприклад, нерозвивні бонуси, різні диференціали, а також підвищення реактивної плати) повинні бути включені при розрахунку регулярної ставки оплати, яка може вплинути на швидкість перенарахування. Цей перерахунок може бути складним, коли існують декілька бонусних типів в той же період оплати.
  • Piece rate and day rate staff] – Ці співробітники мають спеціальні методи розрахунку. Регулярний курс одержується шляхом поділу загальної заробітку за загальними годинами, з переплатою за половину регулярного курсу за кожну годину за 40.

Розрахунок регулярного курсу, невірно є одним з найбільш поширених порушень FLSA. Будь-яка компенсація, яка явно не виключена FLSA повинна бути включена. Виключені предмети включають подарунки, погодження, відшкодування витрат і певні пільги планові внески. При сумніві, проконсультуйтеся з адвокатом або використовувати програмне забезпечення для оплати, яке автоматично керує регулярними підрахунками ставок.

Наслідки невідповідності

Зняття з відстеження та оплати за час роботи можна отримати за допомогою важкої репертузії для організації. Розуміння можливих штрафних санкцій за твердження, що точний контроль не просто адміністративна зручність, але правова необхідність. Ризики, що випливають далеко за простою корекцією заробітної плати.

Юридичні послуги та повернення коштів

Порушення законів про працю може призвести до утворення Відділу трудового права, що подає позов від імені співробітників. Підсилювачі можуть бути замовлені для оплати , безробітні заробітні плати для непрограшної перенапруги, а також рівну кількість ], ліквідовані пошкодження]. Процент також може припускати. Якщо порушення виявлена бути повноправним, то статут обмежень поширюється від двох до трьох років, а також підвищення штрафів. У деяких штатах додаткові цивільні штрафи за порушення — Каліфорнія, наприклад, накладає початковий період, де відбувається післяплата $100200 за наступну .

Уроки дії є зростаючим ризиком. При системних порушеннях відпрацьованих осіб часто зазнають колективні дії під ФЛАСОЮ. Ці випадки можуть призвести до врегулювання або суджень, які варті мільйони доларів. Витрати на захист, поодинці, можуть підштовхувати невеликий бізнес. Кращий захист є проактивним дотриманням, що підтримується точними записами часу.

Зменшення шкоди та працівника Морале

За межами фінансових штрафів, невідповідність шкоди вашому бренду роботодавця. Співробітники, які відчували, швидше за все, залишаються, скарги на файли або відповідно до вимог законодавства про роботу. Негативне медіа покриття може завдати шкоди довіри клієнтів. Попередження для справедливих практик оплати допомагає залучити і зберегти високий талант. У галузях з трудовими дефіцитами, дотримання може бути конкурентною перевагою. Робота шукачів, які все частіше приймають огляди роботодавців на платформах, таких як Glassdoor, і судові спори є загальною темою в негативних відгуках.

Підвищений ризик аудиту

Після того, як скарга подається, ваша організація може бути позначена для випадкових перевірок. Дисцигатори DOL перевірять всі записи про заробітну плату, не тільки для скаржаючого працівника. Погана записка або системні помилки можуть призвести до змикання зворотних розрахунків по всій робочій сили. Аудит може зайняти місяці і порушити нормальні операції. Крім перевірок DOL, державні трудові органи можуть проводити власні розслідування. Багатодержавні роботодавці можуть зіткнутися одночасно перевіряючи з декількох юрисдикцій, кожен з різними вимогами до ведення бухгалтерського обліку і штрафних структур.

Вибір способу відстеження часу

Вибір правої системи є основою для дотримання термінів. Метод повинен точно записувати години роботи, запобігти шахрайським процесам і інтегруватися з процесом оплати. Нижче зустрічаються загальні варіанти, що посідає надійність і точність. Правильний вибір залежить від розміру робочої сили, галузі і бюджету.

Ручні часові таблиці

Папір або аркуші аркушів є недорогими, але помилки-проне. Співробітники можуть заходити години, забути записувати стартові / часі зупинки або внести навмисне час крадіжки. Наглядові особи також роблять помилки в записі даних. Методи ручного догляду вимагають постійної перевірки і не рекомендується для будь-якої організації з більш ніж кількома співробітниками. Якщо ви повинні використовувати їх, впровадити суворі політики, що вимагають щоденного входу як співробітник, так і менеджера. Використовуйте попередньо зведені форми для відстеження, виданих і повернуті аркуші. Відповідні ручні листи проти інших записів, як значки безпеки або логін / логування.

Біометричні системи

Відбиток пальців, розпізнавання обличчя або сітківки сканери усунення buddy punching і забезпечення правої особи є годинниковою. Ці системи є дуже точними, але вимагають передових інвестицій. Пороги конфіденційності та правила (наприклад, Закон про біометричну конфіденційність Іллінойса) повинні бути адресовані чіткою згодою працівника і політиками обробки даних. Деякі держави вимагають специфічних розкриття про те, як зберігаються біометричні дані, використовуються і знищуються. Зберігайте письмову згоду перед тим, як запроваджувати будь-якого працівника в біометричній системі. Тримайте шифрування і контроль доступу до дати, щоб запобігти порушенню даних.

Інтегровані цифрові платформи

Сучасні програми відстеження часу хмарних ресурсів автоматично закруглює записи, прапори відсутні пудри, а також розраховує більше часу в режимі реального часу. Багато платформ також керувати PTO, розкладом зсувів, і інтегрувати безпосередньо з постачальниками Payroll, як ADP, Gusto, або QuickBooks. Приклади включають Депутати, TSheets і Clockify. Для доданої відповідності дивляться функції, які зафіксують часові листи після узгодження і підтримують непередбачуваний контрольний причіп. Система повинна підтримувати декілька правил оплати для різних груп співробітників і локаціях. Автоматичні сповіщення пропущені пудри або поблизу перенаходових пороги допоможуть менеджерам, перш ніж виникати питання.

Мобільний та дистанційний трекінг

З дистанційними та польовими працівниками, мобільні додатки з GPS геофекції можуть записувати точний годинник в / вихід час на робочі місця. Це запобігає роботі співробітників з годинами, які не працювали і допомагає відстежувати час подорожі між місцями. Забезпечити записи додатків всі редагування та часові заказки, так що не оригінальні дані можуть перезаписуватися без сліду. Для співробітників, які працюють в декількох часових зонах, система повинна записувати час у локальній зоні працівника і перетворити на часову зону роботодавця для оплати праці. Деякі держави вимагають, що віддалені працівники будуть компенсовані протягом усього часу, що відповідають на електронні листи або приймати робочі дзвінки поза нормальними годинами - мобільні відстеження може захопити це іншим чином.

Кращі практики для відстеження часу

У разі виникнення системи лише половина бою. Ви також повинні здійснювати політики та процедури, які відповідають диску щодня. Консистентне виконання – це те, що окремі органи відповідають організаціям, які стикаються штрафами.

Очистити поліси та навчання співробітників

Написати детальну інформацію про час роботи, яка входить до складу робочої книги. Вона повинна бути обкладинка:

  • Як визначається час від часу (наприклад, понад 40 годин на тиждень, більше 8 годин на добу в певних штатах).
  • Вимоги до отримання попередньої затвердження для виконання робіт.
  • Наслідки роботи несанкціонованого перезапуску (платно все ще потрібно, але дисциплінарна дія допускається).
  • Як повідомити помилки в розкладах і термінах для виправлення.
  • Протидія з роботи з вимкненим блокуванням та процедурою звітності будь-яких запитів для роботи з годинником.

В основному, виходячи з цих політик. Вкажіть, що , весь час працював необхідно записувати, навіть якщо це не було попередньо затверджено. Недотримання запису може бути ще зобов'язувати роботодавця платити, якщо вони знали або повинні знати роботу. Забезпечити навчання в декількох мовах, якщо ваш трудовий колектив різноманітний. Тестування компретензія з коротким вікториною і зберігати записи навчання принаймні на три роки.

Регулярні перевірки та захворювальні роботи

Наприкінці кожного періоду оплати, порівнюйте часові записи з графіками, журналами проектів та іншими записами. Подивіться на аномалії: співробітники, які послідовно за годинником, точно за час початку, відсутні перерви на обід або великі стрибки за годину. Використовуйте інструменти звітності для створення звітів про виключення для перевірки. SHRM рекомендує проводити формальні перевірки, щоквартально на мінімальному рівні. Під час аудиту перевірте, що перезамовлення правильні, звільнення належним чином задокументовані, а вимоги до утримання записів. Зробіть замовлення кожного ревізента знайдуть і коригують дії. Поділитися з вищим керівництвом, щоб демонструвати зусилля.

Автоматичні вставки для підходу

Встановити систему відстеження часу, щоб повідомити менеджерів і співробітників, коли працівник підійде до перенаправлення. Це дозволяє проактивні налаштування – так як перевизначення завдань або нагадувати працівника припинити роботу. Деякі системи навіть дозволяють вам вимагати узгодження керівника до системи дозволять годині за певну годину. В режимі реального часу панелі демонструють години роботи менеджерів допомагають менеджерам приймати поінформовані кадрові рішення. У галузях з коливанням робочих вантажів, ці оповіщення особливо цінні для контролінгу трудових витрат при збереженні дотримання.

Потрібні руки несанкціоновані

Під ФЛАСою, роботодавці повинні платити за всі години роботи, навіть якщо робота була несанкціонованою. Засіб не має оплатити, але для дисципліни працівника або регулювання майбутніх розкладів. Ваша політика повинна зробити це чітким. Незайміть співробітника працювати "з годинником"] - це прямий порушення і запрошує позовів. Якщо ви виявите несанкціонований перезапуск, оплачуйте його в наступному регулярному режимі. Потім виникають розмови з працівником про ваші очікування. Здійсніть обговорення і будь-який дисциплінарний дія. Консистентне виконання політики по всьому працівникам є важливим - з використанням певних співробітників може призвести до дискримінації.

Юридичні умови та запис

Правильна документація – це найкращий захист у разі розслідування DOL або судового рішення. Знайте, що тримати і за скільки часу. Неадекватне ведення бухгалтерського обліку може створити презумпцію на користь заявленого працівника.

Як довго зберігати записи

FLSA вимагає роботодавців, щоб зберегти заробітну плату і часові записи принаймні ], що існують роки. Записи, пов'язані з розрахунку заробітної плати (наприклад, часові картки, робочі графіки, скорочення) повинні бути збережені принаймні два роки. Деякі держави мають більш тривалий термін зберігання, звірте свої локальні правила. Це безпечніше для збереження записів протягом п'яти років у разі скасування претензій або інших юридичних дій з більшими статутами обмежень. Якщо ваша організація підлягає державному контракту, вимоги до утримання записів можуть продовжитися протягом семи років. Розробити графік зберігання записів, який охоплює всі застосовні закони і дотримуватися його. При порушенні політики.

Що записів для затримання

Для кожного невизнаного працівника, що обслуговує:

  • Повне найменування, адреса, робота, соціальна безпека номер.
  • Дата народження (за 19).
  • Усього часу роботи над кожним днем і кожною роботою
  • Регулярний часовий курс і загальний щоденний/переважний прямий дохід.
  • Загальний дохід заробітку за роботу
  • Всі доповнення до або відхилення від зарплат.
  • Усього за умови оплати за оплату заробітної плати, що сплачуються за рахунок оплати.
  • Будь-які письмові угоди щодо методів розрахунку альтернативних розрахунків.

Ці записи повинні зберігатися в порядку, що не можна змінювати. Цифрові системи з слуховими причепками найкраще. Якщо використовувати папір, зберігати їх в шафі-фіксаторі і створювати скановані резервні копії з таймерами. Для віддалених співробітників, зберігати записи їх позначених робочих місць і будь-який час поїздки, який може бути компенсований.

Юридичні спори

Коли співробітник видає свої листи, слід негайно вивчити. У співробітника та менеджера кожен перегляд суперечить час і надаємо докази (безпека, електронні журнали, GPS дані). Якщо потрібна корекція, підлаштовується коляска і документ причина. Never retaliate]] проти працівника для підвищення концентраційності - закон захищає від знеболюючих речовин. Запобігання претензій може призвести до додаткових штрафів і збитків, відокремлених від основного претензії. Сформувати чіткий процес вирішення спорів і спілкуватися його всім співробітникам. Заохочувати співробітників, щоб повідомити про невідповідності рано, тому вони можуть бути вирішені періоди.

Технології та автоматизації комплаєнсу

Вдосконалення технології відстеження часу, що дозволяє легко контролюватися, ніж будь-коли. Автоматизація знижує похибку людини і звільняє персоналу HR і виплати заробітної плати за більш високі завдання. При оцінці технологічних рішень, пріоритетні функції, які безпосередньо підтримують нормативні вимоги.

Розрахунок часу реального часу

Сучасні системи відстеження часу розраховують в режимі реального часу, як працівники, так і з-за кордону. Це дає менеджерам безпосередню видимість на витрати праці і статус відповідності. Замість виявлення порушень в режимі очікування можна перевтрачатися в період оплати. Розрахунки в режимі реального часу також обробляються складні сценарії автоматично — так як щоденно в Каліфорнії або розщеплення зсувів в Нью-Йорку. Подивіться на систему, яка може застосовувати декілька правил оплати одночасно при роботі співробітників в різних юрисдикціях протягом того ж періоду оплати.

Інтеграція з платіжними системами та HR

Керівний передачу даних між таймерами відстеження та платіжними системами вводить помилки та затримки. Інтегровані платформи автоматично відштовхуються затвердженими годинами для оплати заробітної плати, зменшуючи ризик виникнення негабаритності. Інтеграція також потокового запису — весь час і сплачують залишки даних в одній, аудиторській системі. При оцінці інтеграцій, підтверджують, що система може обробляти ваші конкретні правила оплати, включаючи різне перемикання, бонуси та скорочення. Тестувати інтеграцію з невеликою групою перед розгортанням її в всю організацію.

Автоматизовані аліменти та сповіщення

Система-генеровані оповіщення допоможуть вам перебувати наперед питання відповідності. Настроювання оповіщення для:

  • Працівники, що підлягають перерванню пороги.
  • Змішані годинникові оловіки або годинникові маршрути.
  • Неповторні листи в кінці терміну оплати.
  • Незвичайні візерунки, які можуть вказувати час крадіжки або округлення помилок.
  • Вимірювання сертифікації або ліцензій, необхідні для певних ролей.

Ці повідомлення повинні перейти до співробітника і їх менеджера. Деякі системи дозволяють менеджерам реагувати на повідомлення безпосередньо з мобільного пристрою, що дозволяє здійснювати оперативне вирішення. Рекомендаційні журнали періодично відображають проблеми, які вимагають зміни процесу.

Управління режимами виконання робіт з різних рівнів

Умови роботи застосовуються в залежності від характеру трудових відносин. Розуміння цих нюансів дозволяє уникнути роз'яснень і невідповідності.

Час та Тимчасові працівники

Співробітники компанії беруть участь у перезамовленні, зокрема, в повному обсязі, працюючих співробітників, які працюють за 40 років (або інших діючих порогів). Тимчасові та сезонні працівники, які надаються кадровими агентствами, представляють унікальні виклики. У багатьох юрисдикціях, кадровому агентстві та клієнтообігу, які мають відповідальність за дотримання перенаправленості. Ваш договір з кадровим агентством має чітко визначати обов’язки, ставки, відповідальність за порушення в перенаправленні. При тимчасових працівників розміщуються на декількох сайтах клієнтів в тому ж тижні, що координують години по всіх призначень є важливим.

Приватні контрактори

Ми пропонуємо послуги з розробки та контролю за власними планами. Для визначення належної класифікації, ми використовуємо багатофакторні тести, які дозволяють визначити належну класифікацію. Якщо ви залучаєте незалежних підрядників, вони дійсно працюють незалежно від бізнесу та контролюють власні графіки. Вимагати підписані договори, рахунки та докази ліцензій бізнесу. Якщо самостійному підряднику працює виключно для вас і слідуйте за графіком, вони можуть бути переоцінені як співробітник, який є потенційним постійним відповідальностім.

Зарплата працівникам

Деякі заспокійливі працівники не розкопуються і мають право на перезапуск. Їх регулярний курс розрахований на поділ їх щотижневої заробітної плати за кількістю годин, зарплата призначена для покриття (типово 40). Будь-які години вище 40 повинні бути оплачені в 1,5 рази це регулярне співвідношення. Відстеження годин для сарафанних нерозбірних працівників є настільки важливим, як для годинних співробітників. Багато роботодавців помилково припускають, що плата автоматично забезпечує звільнення, - відмовляється від вартості зворотних зобов'язань.

Розвиток культури комплаєнсу

Відповідність не є одноразовим проектом, який є постійним зобов'язанням. Побудова культури, яка цінує точний час відстеження і справедливість, захищає вашу організацію і зміцнює довіру співробітників.

Лідерство купівля

Відповідність починається вгорі. Коли виконавчі органи демонструють прихильність до точного відстеження часу та переплатити, менеджери та співробітники слідують за костюмом. Включаючи дотримання метрики в регулярних звітах керівництва. Дискуси затрати та статус відповідності в бізнес-оглядах. При цьому лідери лікують відповідність як пріоритет, а не адміністративне навантаження, каскади повідомлень через організацію.

Безперервне поліпшення

Огляд ваших політик відстеження часу і перезапуску часу щорічно. Оновити їх для відображення змін в законі, робочій силі та технології. Солівець відгуки від співробітників і менеджерів про те, що працює і що не є. Використовуйте протоколи виключення і перевірки, щоб визначити області для поліпшення. Постійне вдосконалення зберігає свої практики струму і зменшує ризик системних помилок, які призводять до масштабних порушень.

DOL пропонує ресурси підтримки комплаєнсу , які можуть керувати своїм щорічним оглядом. Для вимог державної специфіки, консультувати локальний відділ праці або адвоката зайнятості. З перевіркою та правими інструментами, дотриманням перенапруги може бути безшовно — і ваші співробітники довірять, що ви платите їх досить протягом години, вони працюють.