Вступ

Затемні події, що виділяють тривожні дзвінки в відділах HR та фінансів, як повідомлення про відділ лабораторії (DOL) перевірки на певний час. Перспектива слідчих перевірок, що переглядають роки заробітних записів, класифікації співробітників, а також практики часового прибирання може відчувати перекриття — але не доведеться. За допомогою систематичного приготування, ретельної документації та чіткого розуміння Закону про феєрвермагу (FLSA), роботодавці можуть не тільки вижити перевірку, але виходити з більш сильними процесами комплаєнсу. У відділі відеоспостереження та часового обслуговування (WHD) відповідає за за дотримання законів про викиди, а також контроль, як правило, не відповідає за трьома основними напрямами:

Розуміння регулювання часу

Фонд будь-якого аудиту оборони є твердим захопленням правил. FLSA вимагає роботодавців, щоб оплатити невизначні співробітники один і половину разів їх регулярний курс оплати за всі години, що працювали понад 40 в одному робочому пункті. Хоча це здається прямопередня, нюанси яких кількість разів, як «робля,» як розрахувати регулярний рівень, і хто кваліфікує як звільнення створити багато приміщення для помилки. Федеральне право встановлює базову, але багато держав мають додаткові вимоги, такі як щоденно, обов'язкове харчування і інші перерви, або більш високий рівень заробітної плати. Будучи повністю переконливим засобом, знаючи як федеральні і державні правила, які застосовуються до ваших локація.

Ключові вимоги FLSA Overtime

  • Робоча визначення: Робототехніка - фіксований, термін окупності 168 годин (січень послідовний 24-годинний період). Овертайм розрахований на робочий час, не за період оплати. Ви не можете середньо годин через два тижні, щоб уникнути оплати за час.
  • Податкова ставка платежу:. Це включає в себе більшість компенсацій, отриманих працівником, таких як часові заробітні плати, комісії, невідповідні бонуси, а також виплату шматочок. Деякі виключення застосовуються (наприклад, на розсудові бонуси, подарунки, відшкодування коштів). Звичайний курс повинен бути перерахуваний кожен раз, додатковий платіж надається під час цього робочого часу.
  • Компенсований час: Не всі час роботи, але DOL має широкі визначення. Час очікування, час прибуття, подорожі під час робочого дня, тренінги та навіть час, що надягають і знімають необхідні редуктори, можуть бути компенсовані. DOL's Fact Sheet on Hours Worked забезпечує детальне керівництво.

Виховате проти. Невизначні працівники

Мислення є одним з найбільш поширених і дорогих порушень, які були виявлені в перевірці. FLSA надає звільнення від виконавчої, адміністративної, професійної, зовнішньої торгівлі, і комп'ютерних працівників, які забезпечують їх відповідність як порогу заробітної плати, так і перевірці обов'язків. Назва вакансії не визначає звільнення. Наприклад, співробітник назвав «менеджер», який витрачає 60% свого часу, що виконує рутинні, неуважливі завдання, ймовірно, не є кваліфікацією для звільнення від виконавчого органу. Регулярний огляд кожного з можливих обов'язків від вивільнення.

Чому DOL проводить аудити

Знаючи, що викликається перевіркою, можна допомогти вам звернутися до слабких сторін перед поміткою прибути. WHD розслідує з декількох причин, і деякі роботодавців, швидше за все, будуть вибрані, ніж інші.

Загальні тригери для DOL аудиту

  • Employee Скарги: Найпоширеніший тригер. Поточний або колишній співробітник файлів скарги, що випромінюють непрограшний час, необґрунтування, або ж утилізація. DOL може розслідувати навіть якщо скарга анонімна або подана третьою особою.
  • Industry Targeting: Деякі галузі мають історично високі показники порушень FLSA, включаючи будівництво, гостинність, медичне забезпечення, роздрібне та сільське господарство. Якщо ваш бізнес знаходиться в одному з цих секторів, ви зіткнулися з більш високою шансом на випадковий або цілеспрямований аудит.
  • Приорні порушення: Одержувачі з історією порушень FLSA зафіксовані для проведення перевірок, іноді років після початкового поселення.
  • Random Перевірка відповідності: The WHD також проводить випадкові розслідування, щоб вимірювати загальний комплаєнс по географічній області або промисловості, без конкретної скарги.

Отримання документації

Документація – це Ваш найсильніший щит. ПАДА вимагає роботодавців, щоб зберегти заробітну плату та часові записи протягом принаймні трьох років, а також супровід документів, таких як розрахунки заробітної плати та колективні договори, що набирає щонайменше два роки. Якщо ви не можете виробляти запитані записи, DOL буде використовуватися оцінки від співробітників, які рідко працюють на користь роботодавця. Організувати наступні матеріали, добре перед початком аудиту.

Основні записи для читання

  1. Time and Attendance Records: щоденні журнали, що показують початок і закінчення часу, періоди перерви їжі, і загальний час роботи. Електронні системи краще, тому що вони зменшують ручні помилки і забезпечують аудит причепи.
  2. Payroll Records: Платити торги, суми тимчасового картування, розрахунки, що демонструють регулярні тарифи, одноразові платежі та будь-які спеціальні платежі (бонуси, різні диференціали зсуву). Включаючи дати оплати та дати оплати.
  3. Списки класифікації роботодавців: Рустер всіх співробітників, їх статус звільнення, а також конкретна категорія звільнення (наприклад, виконавча, адміністративна, професійна). Документація бази для кожного звільнення.
  4. Job Описи: Детальні описи положень для всіх ролей, особливо виключених. Вони повинні наміти первинних обов'язків і приблизний відсоток часу, проведеного на кожному. Забезпечити описи відповідають фактичним обов'язкам.
  5. ]Оптойє книги та поліції: Письмові політики, що охоплюють контроль за часом, часові процедури, трапеції їжі та правила антиретитацій.
  6. Випуск записів визначення: Для кожного звільнення працівника, тримайте документацію, що показує вам перевірку пороги заробітної плати та обов'язки. Це включає записи здачі заробітної плати, якщо це можливо.
  7. Доповіді про проведення перевірок: Якщо у вас були попередні перевірки DOL або самоаудити, зберігають звіти разом з документацією правильного дій, прийнятих.

Найкращі практики бухгалтерського обліку

Ніколи не чергуються оригінальні записи часу. Якщо корекції необхідні, зробити їх чітко в окремому полі або з заміткою, пояснюючи причину і дату зміни. Використовуйте платну та часову програму, яка ввіщає всі редагуваннь з часовими темпами. Для віддалених і годинних співробітників реалізовані системи, які зловживають на роботі з годинниками, збираючи електронні листи після годин, збираючи дзвінки, або закінчуючи паперовою роботою з дому. DOL часто просить журнали подорожі, записи про підготовку та журнали зв'язку, щоб визначити, чи було записано весь компенсований час.

Огляд класифікації співробітників

Помилки класифікації є провідним джерелом відповідальності за за роботу. Проактивний огляд стану кожного працівника може виявити проблеми, перш ніж вони з'являються в перевірці. Це не одноразове завдання; зміни положень та обов'язки в роботі.

Як провести Аудит класифікації

  • Пошук зарплати: Станом на 1 липня 2024, мінімальна заробітна плата за найбільш білітерні звільнення становить $ 844 на тиждень ($ 43,888 щорічно). DOL періодично оновлюється цей показник. Використовуйте поточний обсяг. Деякі держави, як Каліфорнія і Нью-Йорк, мають більш високі пороги.
  • Evaluate Duties: Порівняйте всі обов’язки кожного звільнення від роботи на стандартних критеріямах DOL. Наприклад, адміністративне звільнення вимагає працівника виконувати офісну або невідповідну роботу безпосередньо пов’язана з управлінням або загальними бізнес-операцій, а також здійснювати власний розсуд та самостійне рішення з суттєвих питань. Просто маючи «адміністрацію» у назві не є кваліфікацією.
  • Рекласифікувати Де Необхідний: Якщо працівник не відповідає всім критеріям, перекласифікуйте їх як невідповідність і негайно починайте відстеження і негайно сплачуючи. Зверніть причини зміни, щоб показати належну відповідність.
  • Consider State Laws: Багато штатів мають свої правила перенапруги та класифікації. У Каліфорнії, наприклад, тест обов'язки суворіше, а поріг заробітної плати вище. Ви повинні дотримуватися закону найбільш вигідним для працівника.

Проведення внутрішнього аудиту

Самохід – це найкращий спосіб зловити і виправити помилки перед тим, як прибути DOL. Запланувати один мінімум щорічно, або після великих подій, таких як злиття, зміна власності або значне регулювання.

Етапи внутрішнього аудиту

  1. Огляд представника зразка: Пультові записи з принаймні минулого два роки, зосередження на періодах оплати, які включені бонуси, комісії або інші нерегулярні платежі. Здійснити перенарахування для зразка невідповідних співробітників і порівняти з чим було фактично платно. Дивитися системне необґрунтування регулярного курсу, особливо в тижні з нерозривними бонусами.
  2. Верифікувати точність обробки часу: Перевірте, що всі години, які працювали записані, включаючи ранні старти, пізні фінішні та короткі зсуви. Якщо ви використовуєте політики округлення, переконайтеся, що вони нейтральні (наприклад, округлення до найближчих 15 хвилин з обох вгору і внизу підривів). Консистентний округлення вниз є червоним прапором.
  3. Чека для Off‐the-Clock Work: Менеджери інтерв'ю та огляд журналів електронної пошти, щоб побачити, чи очікується працівники працювати до годинників або після годинників. Загальні приклади включають відповідь на електронні листи з дому, відвідування добровільних тренувань або подорожі між сайтами без оплати.
  4. Audit Meal і Rest Break Policies: Незважаючи на те, що федеральне право не мандатує перерву для більшості співробітників (крім певних державних законів або колективних угод про барирування), багато станів роблять. Забезпечити перерви приймаються, документуються, і не працювали. Підсилювачі, які дозволяють «робочі обіди» можуть бути омиті протягом цього часу.
  5. Поправки документів: Якщо ви знайдете погадки, розрахуйте задні заробітні плати, які були похилені і оплачуйте їх добровільно. DOL лікує добровільну погашення як фактор пом'якшення, часто знижуючи штрафи. Тримайте записи цих платежів як докази хорошої віри.

Навчання та спілкування

Навіть найкращі політики не розуміють, чи не розуміються менеджери та співробітники, які не розуміють чи слідують їм. Навчання знижує неперевершені порушення та готує вашу команду, щоб відповідати відповідним чином під час проведення перевірок.

Теми, які можна знайти в тренінгу

  • ФФЛСА Основи: Наглядові основи: що відповідає часу, як розрахуватися за часом, а різниця між відключенням і невідповідними ролями. Використовуйте реальні приклади світу з вашого робочого місця.
  • Послідовування часу: Поїзд всіх співробітників для запису кожного хвилини роботи. Суть, що округлення політики є нейтральними і які вони не повинні округлити свій час. Встановити, що off‐the‐clock робота не дозволяється і необхідно повідомити.
  • Пропоновані практики: Чітко стан, який працює несанкціонований перезапуск, як і раніше повинен бути оплаченим. Ніколи не дисциплінуйте працівника для звітності за час або для подачі скарги на заробітну плату, - реталітація є незаконним під ФЛАС.
  • Проведення: Менеджери з інструктології ніколи не відповідають питанням DOL. Всі запити повинні пройтися через позначену точку особи (зазвичай HR або юридичний радник). Забезпечити скрипт для того, що сказати, якщо слідчий показує неанонс: «Я буду направляти вас з особою, яка керує цими питаннями».
  • Забезпечити оплату праці та кадровий персонал зрозуміти періоди збереження та як швидко отримати документи. Практика запиту на манку для тестування вашої системи.

Відповідаючи аудиторську діяльність

Коли ДОЛ відправляє повідомлення про розслідування, час є суть. Заспокоїти, організовану відповідь може скорочувати процес і зменшити негативні наслідки.

Під час аудиту

  • Проектувати один пункт контакту: Ця особа (директор, керівник з комплаєнсу, або поза адвокатом) буде скоординувати слідчі, збирати документи та розкладати інтерв'ю. Обмеження контакту знизить повідомлення.
  • Кооперат Повністю і Промплі: Заявляйте запитані документи у форматі і часовому кадрі, запитаний. Визначте підозру і може призвести до підпоени. Не знищуйте або змініть будь-які записи після проведення перевірок.
  • Maintain Confidentiality: Уникайте обговорення аудиту з працівниками, якщо це необхідно. Виключіть доступ до DOL повідомлень до команди реагування.
  • Involve Legal Advisor: Мати адвоката зайнятості, присутніх під час інтерв’ю. Вони можуть захистити ваші права і допомогти кадру відповідей точно. Ваш адвокат повинен переглянути всі документи перед подачею.
  • Документ кожен запит: Увійти кожен запит від слідчого, дата його була зроблена, і дата, яку ви надали відповідь. Це створює чіткий час співпраці.
  • Не Волонтер Додаткова інформація: Відповідь тільки на запитання, які запитують. Якщо слідчий запит просить про конкретний співробітник, не пропонуйте думки про інші класифікаційні характеристики. Уникайте спекуляції.

Що таке DOL Looks для

Слідчі перевірять записи часу, записи оплати та письмові політики. Зазвичай вони інтерв'ю зразок поточних і колишніх співробітників, як на місці, так і на телефоні. Вони перевіряють, що звільняють співробітників фактично виконують звільнення обов'язків і які невідповідні працівники оплачується протягом всіх годин. Червоні прапори включають зазори в записи, невідповідні округлення, звіти про роботи офтером, а працівники, які кажуть, що вони працювали через перерви. Слідчий може також вивчити налаштування вашого платного програмного забезпечення та будь-які автоматизовані правила таймера.

Пост-Аудит

Після перевірки DOL буде видано письмове визначення. Це може включати попит на заробітну плату, ліквідовані пошкодження та цивільні грошові штрафи за вчинені або повторні порушення. Як ви керуєте післяматологом, впливає на ваш довгостроковий звіт про відповідність.

Етапи прийому після аудиту

  1. Результати Значки: Переглянути кожне порушення, яке цитувало. Запитайте про роз’яснення, якщо це необхідно. Ви маєте право на пошук, вказавши додаткові докази або аргументуючи, що DOL неперевершено ваш досвід. Багато незгодні рішення вирішуються через неготування.
  2. Pay Back Wages Помилки: Якщо DOL визначає передоплату, сплачуйте подані заробітні плати якомога швидше. Поважна оплата часто знижує або усуває ліквідовані пошкодження та штрафні санкції. Забезпечити співробітників отримувати свої зворотні заробітні плати та що ви документоооодержувач.
  3. Оновлення політик і практики: Впровадження змін для вирішення причин порушень кореневих причин. Наприклад, якщо обідні перерви не були належним чином відстежені, інститут нової політики розбиття і оновлення вашої книги. Якщо виявлені помилки класифікації, то переоцінюють уражені працівники і коригують оплатити відповідно.
  4. Re‐train: Проведення обов’язкового навчання для всіх менеджерів та співробітників заробітної плати на переглянуті політики. Використовуйте аудит, як приклади реального життя, щоб посилити важливість відповідності.
  5. Спланувати само‐Audit: протягом шести місяців, виконувати інший внутрішній аудит, щоб підтвердити правильні дії, які відбуваються в місці, і не були розроблені нові питання. Постійне вдосконалення зменшує шанс повторного аудиту.

Висновок

Підготовка до перевірки DOL передчасної перевірки не про проблеми ховання. Це про те, що вони вперше і їх фіксації. Підсилювачі, які інвестують в точний часлікування, належну класифікацію, ретельне ведення бухгалтерського обліку, а регулярне навчання не тільки вижити перевірку, але також буде виконувати справедливість, більш ефективне бізнес. Мета DOL є дотриманням, не покарання; демонструючи хороші зусилля для дотримання часто призводить до більш легких штрафів і більш швидкого вирішення. Почати свій препарат сьогодні, оглядаючи поточні записи і ведення самоаудиту. Час і ресурси, витрачені зараз, набагато менше, ніж вартість цитування, задні заробітної плати і законні збори пізніше.

Для офіційних інструкцій, консультуйтеся з DOL's Overtime Pay page та Fact Sheet on Overtime Pay. Для галузевої консультації див. керівництво ШРМ на аутентижних аудитах та перевірте сайт трудового відділу держави для додаткових вимог.