Як забезпечити Ваше робоче робоче ручне сховище з Федеральними та державними законами

Державні закони Додати комплексність та ризик

Державне право часто надає більші захисні засоби, ніж федеральне право. Довідник, який охоплює тільки федеральні вимоги, може бути невідповідним у Вашому стані. Відмінності можуть бути драматичними, зокрема, в зонах, зазначених нижче. Якщо ви працюєте в декількох штатах, вам може знадобитися окремі книги або доповнення для кожного місця.

Мінімальні зміни в повному обсязі

Багато штатів встановити мінімальну заробітну плату вище федеральної ставки $7.25 за годину. Наприклад, станом на 2025, мінімальний Каліфорнія становить 16,50 доларів США (і вище для швидкого харчування або працівників охорони здоров'я), тоді як Вашингтон був $ 16,66. Деякі держави, як Нью-Йорк має регіональні ставки (Нью-Йорка проти передміхурової залози). Ваше ручне книг повинно мати право на правильне мінімальне заробітне плати за кожне місце роботи. Правила повернення також різняться: Каліфорнія вимагає більшого часу в 1,5 рази регулярний курс протягом 8 годин в день (і подвійний час для більш ніж 12), плюс за перший 8 годин на сьомий день поспіль. Аляская і Невада щодня мають щоденно протягом певних обставин. Перевірте свій державний відділ.

Плетені Sick Залишити і Paid Сім'я Залишити

За десятки штатів і багатьох міст тепер мандат виплачується лікарняний лист. Точні тарифи і правила використання відрізняються: деякі держави вимагають однієї години залишити на кожні 30 годин (наприклад, Oregon), а інші капсули загальний нарахування на рік. Ваша ручна книга повинна пояснити нарахування, перевозити і допустити використання (включаючи для сімейного учасника). Також розширюються і сімейні програми. Справді, такі як Вашингтон, Массачусетс, Connecticut, Колорадо, і Oregon мають державні програми, що фінансуються платними податкими. Ці заходи подаються поруч з FMLA, часто забезпечують часткову заміну заробітної плати за батьківські справи, догляд за батьківським залишки, догляд за та серйозні захворювання.

Розширені антидискримінації Категорії

Закони про антидискримінацію часто включають захищені категорії, які федеральне право не є, такі як сексуальна спрямованість, гендерна ідентичність, маринований статус, статус військових розрядів, політичну належність та медичну стан (включаючи каннабіс використання в деяких штатах). Каліфорнія Fair зайнятість та житловий акт (FEHA) охоплює всі ці та більше. Закон про право людини Нью-Йорка також захищає від дискримінації на основі імміграційної статусу. Політика ЕЕО повинна містити всі застосовні захисні класи для кожного стану, де ви є працівниками. Недокладна включає в себе захищений клас, який охоплює державний закон може вигнозувати вас примусити дискримінацію навіть якщо працівник не фактично дискримінантний проти.

Інші державні політики для перегляду

• Посилання: Багато штатів вимагають оплати або не оплаченого часу від голосування, часто з заздалегідь поміткою вимог.
• Брресфед розміщення: В той час як федеральне право вимагає часу перерви і приватного простору (не ванна кімната) для годуючих матерів, державних законів може додати конкретні вимоги до конфіденційності, близькістю або обладнання.
• ]Перевірки та заборона-бокс: Багато штатів та міст забороняють роботодавцям запитувати про кримінальну історію до моменту виконання умовної пропозиції, або обмежити використання кримінальних записів.
• Оплата: Кілька штатів, які зараз вимагають роботодавцям розкривати зарплатні діапазони в посадкових посадках (наприклад, Нью-Йорк, Каліфорнія, Колорадо, Вашингтон). Довідник повинен довідникнути, що такі розкриття поширюються на всі рекламні оголошення.
• Некомпетні угоди: Деякі держави сильно обмежують або забороняють некомпетентні пункти, особливо для малозабезпечених працівників. Політика ручного посібника з обмежених ковенантів повинна вирівняти з державним законом.

Наслідки невідповідності: Більше ніж Fine

Вичерпний або неповний ручник може призвести до серйозних наслідків. Найпоширеніший ризик виникнення несприятливого судового рішення в судовому порядку. Якщо ваш ручник обіцяє прогресивну дисципліну, але ви припиняєте працівник без наступних кроків, ви можете зіткнутися з неправомірною позовною заявою. Якщо ваша антигараційна політика не має звітної процедури, EEOC може знайти, що ви не змогли вжити розумних кроків, щоб запобігти загартування. Державні регулятори також перевіряють ручні книги. Позаконний бірник, наприклад, може видати штрафи за відсутні потрібні політики (наприклад, платні хворі позбави, платні сімейні позбави або антипереважні розрахунки).

Кращі практики для складання компліантної книги

Створення компліантної книги вимагає методичної, проактивного підходу. Дотримуйтесь цих кращих практик, щоб побудувати документ, який стоїть на правовому скринені і підтримує вашу робочу силу.

1. Почати з юридичним оглядом місцевим радником

Генетичні шаблони з інтернету небезпечні. Закон про зайнятість високо локалізовано. Адвокат, який не практикує в Вашому стані може пропустити ключову нагородження, наприклад, вимогу Каліфорнія, щоб включити політику «відновлення» від загального коду поведінки. Завжди є ваш посібник, який розглядає ліцензований адвокат зайнятості, знайомий з певними нормативними актами держави перед поширенням.

2. Включіть прозорий аут-Will відхилення

У сторонньому штаті зайнятості (всі крім Монтани), ваш посібник має чітко державі, що працевлаштування є на рівні волі і що ручна книга не є договором про зайнятість. Цей відмова має бути помітно, часто на першій сторінці або в запровадженні. Багато штатів вимагають, щоб бути в сміливих і капіталових буквах. Ефективний відмова читає: «Ніч в цьому посібнику створює експрес або неукладений контракт зайнятості. Працевлаштування з [Назва компанії] є на рівні волі, що або компанія може припинити відносини в будь-який час, з або без причин або повідомлення». Включає аналогічний відмову про переваги (вакція, не залишає за собою) для створення прав.

3. Використовуйте передумови, конкретну мову

Уникайте висловлення, як «заробітники будуть оброблятися повагою» або «дисциплінарна дія буде доречною». Замість описуються відчутні процеси: «Репорти заробітку повинні бути зроблені протягом 30 днів інциденту до вашого супервайзера, HR або анонімної гарячої лінії в [нумер]. Компанія визнає надходження протягом 5 робочих днів і ініціювати розслідування протягом 10 робочих днів». Особливість знижує неоднозначність і показує прихильність до справедливості. Однак, незважаючи на жорсткі мови, які можуть тлумачитися як запорука певного результату (наприклад, «після трьох вербальних попередження, письмове попередження може бути видана у договорі».

4. Адреса Залишити коментар та Конвалют

Часто потрібно використовувати декілька типів залишку одночасно. Наприклад, працівник по материнській платі може бути право на FMLA (непереда), державний оплачується сімейний виїзд (заміна парі), а політика короткострокової інвалідності компанії (повна заміна заробітної плати). Ваше ручне видання повинно пояснити, чи може це запуститися вкрай. Варто також уточнити, що є первинним позначенням (наприклад, FMLA ведеться по-перше з державним залишком) і як працівники застосовуються для державних пільг. Надайте приклади, щоб уникнути злиття: «Якщо ви віддаєте перевагу як FMLA, так і Вашингтону, що Paid Family Залишити з тієї ж причини, час відлікається до ваших державних сертифікатів, і може надати програму».

5. Графік щорічних оновлень (і Ad Hoc як потрібно)

Закони швидко змінюються. Нагадуємо про повторне календарне нагадування про перегляд всієї книги принаймні одного року. Приєднуйтеся до оновлень з відділу праці США, відділом праці та авторитетними організаціями, такими як ШРМ. Коли новий закон бере дію – так як платна лікарняна відставка або вимога про прозорість оплати.

6. Затриманий знак

Розгортання книги всім працівникам (нові наймання та існуючі працівники) та вимагають підписаного або електронного визнання. Нагорода повинна бути державою, що працівник отримав ручну книгу, погоджується дотримуватися політики та зрозуміти, що ручна книга не створює трудового договору. Затримувати форми в кожному кадровому файлі працівника за тривалість роботи та строк після припинення (наприклад, 3–5 років). У разі судового розгляду підписаний відмова може допомогти встановити, що працівник усвідомився про ваші політики.

Загальні положення, які створюють відповідальність

Навіть з кращими намірами, ручники можуть містити помилки, які викладають компанію на юридичний ризик. Дивитися ці часті помилки:

• Making unintended обіцяє – Фрази, як “Ми прагнемо забезпечити безпеку праці” або “Ви отримуєте огляд продуктивності щорічно” може бути інтерпретований як обов’язкові зобов’язання. Використовуйте відхилення, де необхідно, і не допускати абсолютних зусиль.
• ]Здійснення ручного посібника конкурента – Політика їх може бути адаптована до різних країн, галузевих або компаній. Які роботи для них можуть порушувати закон юрисдикції.
• Використання необхідних державних політик – Наприклад, якщо ваш державний мандат, сплачений хворий залишок, а Ваш ручний посібник не згадується, ви невідповідні з дня.
• Продовжити оновлення після додавання нового місця – Відкриття офісу в новому стані без перевищення ручної книги може призвести до негайного невідповідності до цього місця.
• Усування термінології – Замінити слова, як «ручник», «ментальне рецидування», «нелегально-відчуження» з поточними, поважними умовами (наприклад, «індивідуальні з обмеженими можливостями», «підознімні працівники»). Також оновлення посилань на захищені класи, якщо закон розширюється (наприклад, додавання «гендерної ідентичності» до політики ЕЕО).
• Contradicting company практики[] – Якщо ваш посібник говорить про відпустку необхідно заздалегідь, але ви вкрай можете дозволити неперервний час, працівник може сперечатися, що політика є ілюзіями. Вирівняти політики з реальними практиками.

Основні правила кожної книги повинні включати

Якщо точний перелік залежить від вашої галузі, розміру та розташування, такі політики формують твердий фундамент:

1. Еквалітет зайнятості та Анти-гарасимент] – Комплексна заява з процедурами скарг, процесом розслідування та забезпеченням неретитацій.
2. Код поведінки та етики – Стандарти професійної поведінки, конфлікти інтересів, конфіденційність та використання ресурсів компанії.
3. Затримка та Листя Абсенція – Включаючи FMLA, держате, оплачується лікарняний лист, відпочинок, відпочинок та інші переваги.
4. Заборонити безпеку та здоров’я] – відповідність OSHA, плани з надзвичайних ситуацій, процедури звітності про травми та запобігання насильства на робочому місці.
5. Pay and Time Cleaning] – Правила, трапеції та перерв, частота оплати та вимоги до часового очищення.
6. Інформаційна технологія та соціальна медіа – Доступне використання систем, конфіденційності, соціальних медіа-настановок та правил кібербезпеки.
7. Employee Classifications – Визначення звільнення проти не‐exempt, повною мірою проти. part‐time, тимчасові працівники та незалежні політики підрядника.
8. Discipline і Termination – Прогресивна дисципліна, якщо використовується, підстави для негайного припинення та остаточного виконання платежів.
9. => Рекорди та конфіденційність – Як працює компанія, використовує та захищає дані співробітників, включаючи інформацію про здоров’я та соціальні номери безпеки.
10. Ремоте та гібридна робота – Виявлення для дистанційної роботи, обладнання, звітних годин, безпеки даних та відшкодування витрат, якщо це можливо.