Uzak Bir Peyzajda Yasal Billing Evrimi

Uzak çalışma hızlı geçişi, hukuk firmalarının nasıl çalıştığını ve birkaç alanı bu dönüşümü yasal olarak faturalandırmak için hissetti. Geleneksel faturalama yöntemleri - kağıt zaman çizelgesine, yerinde onaylara ve yüzen müşteri etkileşimlerine uyum sağlamadan - artık yeterli yasal profesyoneller, şimdiye kadar yasal bir şekilde dağıtılmalıdır.

Amerikan Barosu'nun 2021'deki salgın raporuna göre [Döneticileri 1 ), neredeyse% 70'i, acil durumlarda veya kısmen uzak müşterilerle mücadele edebilir.Bu kalıcı değişim, esnek, güvenli ve aynı seviyedeki hassaslıkları teslim etme yeteneğine sahiptir.

Uzaktan Yasal Faturanın Özel Zorlukları

Uzaktan faturalama, hukuk firması finansal yönetiminin tipik acı puanlarının ötesine geçen engelleri ortaya koyar. Bu zorlukların anlaşılması, dirençli bir sistem inşa etmeye yönelik ilk adımdır.

Zaman İzleme ve Kayıp Gelir

Avukatlar evden çalışırken, iş ve kişisel zaman arasındaki çizgi belirsizdir.Bir ofis ortamının yapısı olmadan, faturalı aktiviteler - web siteleri hakkında kısa müşteri çağrıları, e-postaları gözden geçirme veya küçük hareketleri taslaklama - unutulabilir veya aşağıda belirtilen. AurFLT:02023 Anketi Thomson Reuters) bulundu ki, uzaktan avukatlar ayda ortalama 30 daha az faturalı saatler, büyük ölçüde fakir zaman yakalama alışkanlıkları nedeniyle.

Kesilmiş Sistemler ve Data Silos

Birçok firma zaman izleme, ikna edici, maliyet yönetimi ve uygulama yönetimi için ayrı araçlara güveniyor. Uzak bir ortamda, yanlış kodlanmış sistemler kullanarak, tekrar giriş veya eksik senkronizasyon riski artırır. Örneğin, bir paralegalu, fatura koordinatörü farklı bir platformda zaman alabilir, faturalama ve müşterileri karıştırmaya yol açar.

Müşterilerle iletişim kurmak

Uzaktan çalışma, müşteri etkileşimlerinin frekansı ve kalitesini azaltabilir. Avukatlar paylaşılan bir ofiste fiziksel olarak mevcut değildir, fatura soruları hakkında resmi olmayan kontroller nadir hale gelebilir. Müşteriler bir konuşma olmadan e-posta yoluyla fatura alabilir, anlaşmazlıkların olasılığını artırabilir. Ek olarak, müşterileri uzaktan çalışan kendi ödeme gecikmeleri veya karışıklıkları olabilir.

Data Security ve Uyumluluk Riskleri

Ev ağlarında hassas müşteri finansal verileri, kişisel cihazlar ve bulut platformları uygun protokolleri olmadan, firmalar uygun protokolleri ihlal ediyorlar:0) Yasadışı veri güvenliği standartları) gibi ABA Model kuralı 1.6 olarak, bu da müşteri bilgilerini korumak için makul çabalar gerektirir.

Billing Practices için Foundational Strategies

Bu zorlukların üstesinden gelmek için, firmalar, faturalama verimsizliğinin kök nedenlerini ele alan temel stratejileri uygulamalıdır.Bu temel uygulamalar uzaktan operasyonlar için güçlü bir çerçeve oluşturur.

Implement Amaç-Built Time İzleme Araçları

Gitti kağıt zaman çizelgesi veya manuel Excel logları günleridir. Güvenilir dijital zaman takip yazılımı – Clio, TimeSolv veya Toggl – her gün veya hafta sonunda zaman kaydetme ve e-posta ve takvim ile entegrasyonlar. Encourage avukatlar her konuda zaman takip eder, iş günü için bir alışkanlık haline getirmeleri için zaman ayırın.Her gün veya hafta sonu kayıt yaptırmayı sağlar.

Şirkette Billing Prosedürleri Standartlaştırın

Konsolosluk, karışıklık için antidotedir. Zaman girişleri için yazılı bir fatura politikası geliştirir (örneğin, tüm müşteri iletişimi, araştırma, taslak, mahkeme görünümü, seyahat), uzaktan çalışma dinamikleri içinde değişiklikleri yansıtacak şekilde. Standartlaştırma anlaşmazlıkları da açık bir şekilde ifade eder.

Geliştirilmiş Müşteri İletişim ve Şeffaflık

Uzak bir ortamda, niyetsel iletişim önemlidir.Müşterileri her görevi açık bir açıklama ile kırmak, tarih, zaman harcandı ve uygulanabilir bir oran. Fatura veya politikalarda herhangi bir değişiklik hakkında bir açıklama yapın.Eğer gerekliyse faturalama düzenlemesini kullanın.

Clear Payment Şartlar Oluşturun ve Takip Etme Süreci

Uzaktan ödeme koleksiyonu, müşterilere hatırlatılmıyorsa daha yavaş olabilir. Ödeme koşullarını (örneğin, makbuz nedeniyle) ve bunları taahhüt mektubunda iletmeleri için ön ödeme işlemine gönderebilirsiniz.[Dönderilen ödeme işlemleri, kredi kartı kabul eden online ödeme portalları kullanın, ACHT veya e-cheques.) gibi birçok yasal fatura platformu, örneğin [[0LawPay, hukuka güven için tasarlanmış entegre ödeme işleme sunar.

Verimlilik ve doğruluk için Teknolojiyi Kaldırın

Teknoloji modern uzaktan faturanın linchpin. Bulut tabanlı platformlar zaman izleme, ikna edici, maliyet yönetimi ve tek bir sisteme rapor edebilir, manuel iş ve hataları azaltır.

Bulut Tabanlı Billing Platforms

Clio Yönet, MyCase veya PracticePanther gibi platformlar son derece pahalıya mal oluyor.Bir platformdan zaman girişme izin veriyor, birkaç tıklama ile faturalar oluşturun ve HızlıBooks gibi muhasebe yazılımları ile senkronize edin. Cloud solutions, faturalama verilerinin konumsuz kullanıcılara erişilebilir olmasını sağlıyor ve otomatik olarak bir platform seçmelerini engellemeye izin veriyor.

Uygulama Yönetimi ve CRM Araçları ile entegrasyonlar

Uygulamanızın geri kalanından izole edilmiş bir fatura sistemi, fatura platformunuzu tek bir paniğe, çoğaltma ve gözetime ilişkin bir konuyla birlikte takip etmenizi sağlar. Örneğin, bir durumda kapalı olduğunda, fatura sistemi otomatik olarak son derece güncellenmeli ve faturalandırma işlemine olanak sağlar.

Görevleri Yeniden Değerlendirme Otomasyonu

Otomasyon, idari yükü dramatik bir şekilde azaltabilir. Düz-fee meseleleri veya aylık koruyucular için tekrarlanan faturaları ayarlayabilir. Önümüzdeki fatura tarihleri için otomatik e-posta hatırlatmalarını kullanın ve son ödemelerinizi otomatik olarak otomatik olarak otomatik olarak otomatik olarak otomatik olarak otomatik olarak otomatik olarak indirin. Automate zaman yakalamanız için e-posta ve takvim - 0 gibi - 0 (Dönetici)

Uyum ve Güven Muhasebesi

Uzaktan faturalama hala güven muhasebesi, ICOLA/IOLTA kuralları ve veri gizliliği düzenlemeleri için devlet bar gerekliliklerine uymalıdır. Güven hesabı takip eden üç yönlü uzlaşma ve denetim izlerini denetim altına almak için faturalandırma yazılımı kullanın. Birçok platform şimdi negatif dengeler veya bu uyumluluk özellikleri üzerinde eğitim personeli gibi otomatik olarak güven muhasebe hataları sunar.

Eğitim ve Sürekli İyileştirme

En iyi teknoloji bile uygun bir kabul olmadan başarısız olacaktır. Doğru bir fatura kültürü inşa etmek devam eden eğitim ve geri bildirim döngülerini gerektirir.

Düzenli Eğitim Seanları

Tüm avukatlar için çeyrek eğitim, paralegals ve yazılım güncelleştirmeleri üzerinde idari personel. Zaman girişlerini doğru şekilde tarif etmek gibi konular (örneğin, “Müşteriyle birlikte interaktif bir şekilde yeniden yapın: keşif yanıtları” vs. belirsiz girişler “Dönetmelik işlemleri, faturalama prosedürleri ve yazılım güncelleştirmeleri nasıl kullanılır.

Performans Metrikleri ve Hesapability

Anahtar performans göstergeleri (KPIs) fatura ile ilgili: Gerçekleme oranı (toplanmış vs. miktarı toplanan) yazmak ve zaman giriş oranı (profesyonel konuşmalar hakkında olumlu konuşmaları yapmak için zaman aralığına uygun olarak) uygun bir şekilde paylaşmak.Örneğin, bir ortağın gerçekleştirme oranı azalırsa, kapsamı değişiklikleri hakkında daha iyi bir müşteri iletişimine ihtiyaç gösterebilir.

Periyodik Süreç Yorumları ve Denetimleri

Fatura prosedürlerinizin yarı zamanlı bir incelemesi yapın. Avukatlardan, personelden geri bildirim ve hatta ağrı puanları hakkında müşteriler. Belirli bir giriş türünde sık sık anlaşmazlıklar var mı? Fatura formatlarında yapılan değişikliklerle ilgili zaman girişlerinizi rastgele denetimler yapın. Fatura politika standartlarını güncellemek için bulguları kullanın, yazılım yapılandırmalarını yapın veya yeni fatura eğitim modülleri ekleyin. Sürekli iyileştirmeler uzaktan çalışma teknoloji ve müşteri beklentilerinin yanı sıra gelişen değişikliklerinizi sağlar.

Transparency ve Trust Kültürü Yapın

Uzaktan çalışma, geleneksel olarak fatura sorunları üzerinde yumuşatılan kişisel ilişkileri ortadan kaldırabilir. Güvenilir bir şekilde şeffaflık yoluyla güven inşa etmek artık rekabetçi bir avantajdır.

Güvenilir Faturalar Bir Güven-Yapma Aracı Olarak

Örneğin, "Yasal hizmetler" gibi satır öğelerin ötesine geçin. Müşterilere işlerinizin değerini anlamalarına yardımcı olan anlatılar sağlayın. Örneğin: "Reviewed 45 sayfalar karşıt danışman raporunun uzman raporu, 12 sayfalık yeniden ancaktal analizini hazırla ve 5 indirim soruları hazırladı -2.5 saat.

Başlangıç Ücretleri Başlangıçtan Açıklamalar

Fatura oranları, saatli vs. düz ücret yapıları, maliyet politikaları ve kapsamındaki değişiklikler ele alınacaktır. İlk danışma sırasında, fatura beklentileri tartışılabilir.Eğer bir müşteri fiyattan endişe duyuyorsa, ücret veya ödeme planları gibi alternatif ücret düzenlemeleri sunar.

Anlaşmazlık Çözümü Protokolü

Bir fatura anlaşmazlığı ortaya çıktığında -ve onlar hızlı ve profesyonel bir şekilde bir tartışma kurmak. Müşteriler için kaygıları yükseltmek için resmi bir süreç oluşturun, belirli bir ortak veya fatura yöneticisinin karar vermeden sorumlu olması. 24 saat içinde yanıt verin ve garanti altına alınıp, bir anlaşmazlığı yapıcı bir konuşmaya dönüştürmek, müşteri ilişkisini güçlendirebilir.

Başarıyı Ölçme: Uzaktan Fatura için Anahtar Performans Göstergeleri

Gelişiminizin çalışmasını sağlamak için, belirli ölçümleri izleyin. Aşağıdaki KPIs, fatura uygulamalarınızın durumunu uzaktan bir ortamda ölçmek için yardımcı olabilir:

  • [FONT=0)Realization Rate[[Dönetici:0)[Dönderlik ücreti[Dönder)[değiştir | kaynağı değiştir]; Doğrulanmış ücretlerin yüzdesi aslında% 85'in altında bir oran aşırı, kötü iletişim veya koleksiyon sorunları gösterebilir.
  • [FONT=0)Collection Rate[[Dönetici:0)[Dönetici:0)[Köyüş Oranı[[Dönetici: 1) - Ödemelerin yüzdesi ödeme süresi içinde alınan ödeme süresinde (örneğin, 30 gün içinde). Low oranları daha iyi takip veya ödeme altyapısı için bir ihtiyaç gösterir.
  • [FONT=0)Time Giriş Uyumu[[[Dönetici: 1)) - Firmanın son tarih içinde teslim edilen zaman girişlerinin yüzdesi (örneğin, 48 saat içinde). Low uygunluk, kayıp faturalı saat risklerini artırır.
  • [FONT:0]Average Days to Payment) - Fatura tarihi ve ödeme makbuzları arasında ortalama birkaç gün.
  • [FONT=0)Client Anlaşmazlık Puanı[Dönetici:0)[Döneticiler)[Dönergeler)[Dönersiz Anlaşmalar) - 100 faturada faturalama anlaşmazlıklarının sayısı.

Bu ölçümleri düzenli olarak gözden geçirmek – aylık veya dörtte bir şekilde – trendleri tanımlamak ve proaktif olarak ayarlamanız için. Birçok fatura platformu bu verileri görselleştirmek için yerleşik panjurlar sunuyor.

Sonuç: Uzaktan okumalı bir Billing Mindset

Uzak bir çalışma ortamında yasal fatura uygulamaları geliştirmek sadece yeni yazılım benimsemekle ilgili değildir; bu uygulamaların yalnızca gelirlerini ve zaman yakalama, sistem parçalanmasını ve müşteri iletişimini ele almak için bir değişim gerektirir.Bu uygulamalarda yatırım yapan firmalar, yalnızca müşteri iletişimlerini ve sağlam bir eğitimle, hukuk firmalarını esnek bir şekilde geri yüklemeli ve yasal iş yük işlemlerini güçlendiremezler.