Müşteri Güveni Vakfı: Neden Faturalı Maddeler

Yasal meslekte, güven her müşteri ilişkisinin para birimidir. Müşteriler için ödeme yapan ve neden yasal temsillerini adil ve profesyonel olarak görmeleri çok daha olasıdır.Tam olarak, belirsiz veya sürpriz suçlamaların sadece bir nezaket değildir; bu, müşteri memnuniyeti ve saklamanın önemli bir yoludur.

Amerikan Bar Birliği'nin Profesyonel Davranış Kuralları açıkça ücret ve masraflar hakkında iletişim gerektirir. Kural 1.5 görev, bir avukatın genellikle ücretlendirme veya ücret oranı konusunda makul bir iletişim kuracağını varsaymaktadır. Transparency, sadece bir saat boyunca nasıl takip edildiğini, çünkü birliğinin nasıl ortaya çıktığını ve taahhüt edilen bir avukatın genellikle şeffaflığı kucaklayacağını garanti eder.

[[Düzg:0)"Sürek ve faturalama ile ilgili iletişim sadece iyi bir iş değildir - etik bir zorunluluktur. Müşteriler, bu tür bir güvenden faydalandıklarını ve avukatlara fayda sağlamalarını hak ederler. - ABA etik rehberlikten uyarılır.

Bugünün rekabetçi yasal piyasasında, müşteriler giderek daha fazla profesyonel hizmet sağlayıcılarından aldıkları aynı açıklıkları bekliyorlar. Hastaneler, muhasebeciler ve danışmanlar her zaman bu beklentiyi kaybetme riskiyle karşı karşıya kalan firmalara daha güçlü, daha şeffaf bir faturalama sürecine dahil edilebilmesi için izin veremezler.

Core Bileşenler of Mix Yasal Billing

Clear Engagement ve Fee Anlaşmaları

Transparency ilk faturanın oluşturulmasından önce başlar. Katılım mektubu veya ücret sözleşmesi, tüm avukat-klient ilişkisi için beklentileri belirleyen temel belgedir.Açıkça ifade kapsamını açık bir şekilde açık bir şekilde ifade etmelidir, ücret yapısı (saat, düz ücret, kontingency, or maintainer), fatura döngüsü (e.g., aylık), ve yapılabilecek özel maliyetler (filim ücretleri, uzman tanık maliyetleri, kopyalama ücretleri vs.).

En iyi uygulama, zaman girişlerinin nasıl kaydedildiğini açıklayan bir bölüm içerecektir (örneğin, bir saat onuncusu), ve müşterilere imza yapmadan önce sorular sormaları için teşvik eder.

Detaylı ve Ölmüş In Faturalar

Gerçekten şeffaf bir fatura, toplam miktardan daha fazladır. Bu, her türlü eylemin değerini ve “araştırma” veya “araştırma” gibi bir açıklamayı içerir.

Firmalar ayrıca ayrı liste tutarsızlıkları ve maliyetleri, onları genel satır eşyalarına sokmak yerine, $402'in bir mahkemeye ödeme ücreti, “mükemmel maliyetler” kategorisine kadar gizli olmamalıdır.Eğer firma yasal bir faturalama yazılımı kullanırsa (bakınız Teknoloji bölümü), sistem genellikle bu öğeyi otomatik olarak üretir, ölçümlerken idari yükü azaltır. Bazı firmalar ayrıca faturaları otomatik olarak veya faturaları resmi olarak değiştirmeden önce müşterilere göndermek için taslak gönderir.

Consistent Communication and Proaktif Updates

Transparency sadece faturalarla ilgili değil; bu ay önemli bir keşif görevinin muhtemelen bir sonraki faturayı artırması veya ekipe yeni bir partneri sunmaması gerektiği gibi, faturalarında daha yüksek bir saat boyunca iletişim kurmaları gerektiği konusunda bilgi sahibi olmak.

Birçok firma, bu ay yapılan işi özetleyen kısa bir aylık e-posta gönderme politikasına sahiptir, faturada bulunan kişi veya doğrudan telefon numarasının her fatura sinyallerine kadar gönderilmez. Bu “ön milyar dolarlık iletişim beklentilerine yardımcı olur ve anlaşmazlıkların şansını azaltır. Ek olarak, müşterilere sorularla faturalandırmak için kolay hale getirir.

Düzenli ve Tahmin edilebilir Billing Cycles

Fatura programları için tutarlılık, müşterilerini karıştırıp, öngörülebilir bir döngü inşa etmesi gerektiği konusunda bilgi sahibi olmalıdır - aylık, bi haftalık veya diğer her ay, faturalar ne kadar depolanır ve bu, kritik bir aşamadaki ortak bir sürprizi nasıl ortadan kaldırır.

Billing Transparency için Teknolojiyi Çıkarmak

Zaman İzleme Yazılım ve Otomasyon

Modern yasal uygulama yönetimi yazılımı, gerçek zamanlı olarak faturalı zaman takip eden bütünleşik zaman takiplerini içerir, genellikle o avukatlar işe başlar ve çalışmayı bırakırlar.Bu, faturalarının gerçek çalışma başında hafızaya güvenmektedir: Müşteriler her dakika doğru kaydedilmesini sağlar. Birçok araç aynı zamanda avukatlara zaman girişlerine önemli ölçüde, görev türü ve hatta müşteri tarafından, ayrıntılı raporlar üretmekte kolaylık sağlar.

Gelişmiş platformlar ayrıca bayrak potansiyel hatalarının, tekrarlanan girişler, alışılmadık yüksek veya düşük zaman suçlamaları veya açıklamaların eksik olması gibi otomatik fatura kuralları sunar.Bu korumalar fatura kalitesini geliştirir ve aşırılık veya kazara riskini azaltır. Teknoloji şeffaf olarak kullanıldığında, müşteriler genellikle hassaslığı takdir eder ve tutarlılığı getirir.

Gerçek Zamanlı Erişim için Müşteri Portalları

Belki de en güçlü şeffaflık aracı, gerçek zamanlı erişimin faturalama bilgilerini sağlayan bir müşteri portalıdır. Müşteriler mevcut bakiyelerini, son suçlamaları ve hatta müşterilerin davalarını daha yüksek müşteri portallarını sunmaları için ihtiyaç duyuyorlar.Bu, müşterilerin aylık bir açıklama için beklemeleri ve müşterilerin accrue. Portals'in de güvenli iletişim, belge paylaşımı ve ödeme işlemesini sağlar, sorunsuz bir deneyim yaratır.

Birçok bulut tabanlı uygulama yönetimi sistemleri yerleşik müşteri portalları içerir. Birini uygulamak büyük bir BT yatırımı gerektirmez. Tüm portal sunamaz, faturanın güvenli bir PDF'sini online ödeme işlemcisine bir bağlantı ile birlikte sunmak makul bir alternatiftir. anahtar müşterilere uygun bir şekilde erişim sağlamak için, güncel erişim finansal bilgilere erişmektir.

E-Billing ve Otomatik Invoicing

Elektronik faturalama (e-milli) sistemleri şirket yasal departmanlarında yaygındır, ancak herhangi bir firma fatura nesli ve teslimatını otomatik hale getirebilir. Otomatik faturalar faturaların her gün aynı gün gönderilir ve gecikmeleri azaltır.Birçok e-millet sistemleri de faturaları online olarak görmelerine ve kredi kartı veya ACH transferine daha fazla ödeme sağlar.

Farklı Ücret Yapılarının Yönetimi için En İyi Uygulamalar

Saatli Billing

Saatlik fatura en yaygın ücret yapısı olmaya devam ediyor, ancak aynı zamanda en titiz fatura altında şeffaflık sağlamak için, firmalar şunları yapmalıdır:

  • [FONT=0)Açıkçası, [Dönder: 1 )) ve onları katılım mektubunda açıklayın.
  • [FONT:0)Komiçe zaman girişleri - görev tamamlandıktan hemen sonra kaydedilen zaman, yeniden inşa edilmedi.
  • [FONT:0]Provide anlatı açıklamalarını[[Dönetici görevi açıklayan, bağlam ve neden gerekliydi.
  • [FONT:0) “block billing” hakkında bilgi sahibi olmak (Dönder: 0) – tek bir zaman girişine birden fazla görev koymak. Birçok etik otorite, her görevde harcanan gerçek zamanı gizlemektedir, açıkça ifade edilen ve toplam kez.
  • [FONT:0]Offer dönemsel bütçe güncellemeleri[[Dönemli: 1), özellikle bütçe bir kapa veya yeraltı egzozuna yaklaştığında.

Saatli faturada transparency, bir görevin beklenenden daha uzun süre gerektirdiğinde de dürüst olmak anlamına gelir. Bir araştırma projesinin on saat boyunca tükettiği, kapsamın neden sadece saatlerini faturalandırmak yerine genişletildiğini açıklayın. Müşteriler proaktif olarak bilgilendirdiklerinde daha fazla anlayıştır.

Düzceler

Düz ücretler popülerlik kazanıyor çünkü müşteriler için maliyet kesinliği sağlıyorlar. Ancak, şeffaflık hala önemlidir.Kontrol mektubu, yeni suçlamalara dahil edilenleri açık bir şekilde tanımlamalı ve her görevin dahil edilmesi gerekenleri açık bir şekilde ifade etmelidir.Örneğin, düz-fee boşanma, ilk dilekçe ve yanıt dahil edebilir, ancak dışlama veya denemeyi açıklayabilir.

Eşitlik Ücretleri

Yeterlik ücretleri benzersiz şeffaflık sorunları mevcut çünkü müşteri sadece bir kurtarma olup olmadığını öder. Katılım mektubu, firmanın masraflarının önceden veya sonrasında geçerli olup olmadığını ve masrafların nasıl ele alınabileceğini açıkça ifade eder (örneğin, müşteri, son derece net bir şekilde, kontingent ücretin nasıl hesaplandığını ve müşterinin ödeme masraflarının nasıl hesaplandığının ayrıntılı bir şekilde açıklanması gerekir.

Retainers

Retainers, “gerçek koruyucular” (tavatanlar, tüm ücretlerin uygulanması ve kalan miktarların işletme hesaplarıyla ilgili olarak garanti edilmesi gerekir) veya “güvenlik korumaları” (bu ek olarak, şirket ek iş yapmadan önce düzenli ifadeler sunarsa ve başka bir faturayı yerine getirme izni almamalıdır.

Müşterileri Yasal Billing

Birçok müşteri yasal faturalamanın nasıl işlediğinden habersizdir, özellikle de daha önce bir avukat işe yaramayanlar karışıklıkları azaltır ve güven teşvik eder. Anahtar eğitim faaliyetleri şunları içerir:

  • [FONT:0) Hoşgeldiniz paketler[Dönemli: 1) Bu, fatura terminolojisini açıklayan (örneğin, “yaralı saat”, “bir saatin sonu”, “büzler”).
  • [FONT:0)Billing FAQs [Dönetici:0] firmanın web sitesinde veya müşteri portalında.
  • [FONT:0]Bir-on-bir yönelim[[Dönetici], avukat veya bir fatura uzmanının bir örnek fatura ve cevaplar aracılığıyla yürüdüğü ilk toplantıda.
  • [FONT:0)Periodic hatırlatmalar[[Dönder: 1 ), faturayı nasıl okuyacağımız ve her bölümün ne anlama geldiği hakkında.

Eğitim ayrıca müşterinin fatura soruları ile nasıl ulaşabileceğini de kapsar. Tarihsel verilere dayanarak “Bu tür bir öğe ne anlama geliyor?” diye sormaya devam eden bir müşteri, daha sonra ücretle ilgili daha az muhtemel olduğundan, bazı firmalar da her bir aşama için tahmin edilen bütçeler sunar (örneğin, keşif, hareket uygulama, deneme)

Ortak Pitfalls ve Them'dan Nasıl Kaçırmak

En iyi niyetlerle bile, firmalar şeffaflığı zayıflatan tuzaklara düşebilir. Ortak tuzaklar şunları içerir:

  • [FONT:0]Vague veya eksik açıklamalar[[Dönetici: “yasal araştırma” veya “klient toplantı” gibi girişlerden kaçının. "Yakalada anlaşmazlığında (2.5 saat) veya “Met with client to tartışma stratejisi (1 saat) hakkında yorum yapmak için.
  • [FONT:0]Block, açıklama yapmadan faturalandırma[Dönetici: Grup görevleri, her görevin girişte ayrı ayrı olarak listeler veya bunları bireysel girişlere ayırarak, çoğu yasal fatura yazılımın zaman ayrı satır eşyalarına bölünmesine izin verir.
  • [FONT:0]Hidden maliyetleri[Dönemli: Her zaman potansiyel maliyetleri (örneğin, üçüncü taraf satıcı ücretleri, seyahat masrafları) taahhüt mektubunda asla bir faturaya sürpriz bir ücret ekleme.
  • [FONT:0]Infrequent faturalama[Dönemli: Aylar için taksiler kiralanırsa, son derece büyük bir fatura yaratır.
  • [[Döneticileri hakkında bilgi sahibi olmak için:[Döneticileri yükseltip, önceden bildirimde bulunsanız – genellikle 30 gün – ve müşterilerin soru veya pazarlık etmelerine izin verin. Bazı firmalar fark gerektiren taahhüt mektubunda bir oran değişikliği şartı içerir.
  • [FONT:0]İnsan gözetimi olmadan teknoloji üzerinde aşırılık ([Dönetici: Otomatik faturalama harika, ancak gönderilenden önce her bir faturayı gözden geçirebilir veya yanlış bir oranı uygulayabilir.

Bu sorunlardan kaçınmak için, bir ortağın veya fatura yöneticisinin her ay açık ve doğruluk için bir fatura kontrol ettiği bir fatura inceleme süreci uygulayın. Ek olarak, memnun anketler yoluyla faturalama konusunda çözümleyici müşteri geri bildirimlerini sağlayın.Bu proaktif yaklaşım, anlaşmazlıkları yapmadan önce sorunlar yakalar.

Güvenin Faydaları: İş ve Etik Çıktılar

Sayda faturalama sadece müşterileri mutlu etmiyor; ayrıca başkalarını ifade etmek ve gelecekteki yasal ihtiyaçları geri almak için daha az zaman harcıyor.

Etik bir bakış açısıyla, şeffaf bir faturalama, ABA Model Kuralları altında iletişimin temel görevi ile uyum sağlar ve çoğu devlet bar kurallarının uygulanmasına yardımcı olur.Bu, pahalı ve zararlı olabilir. Açık bir fatura modeli gösterebilen bir firma, bir müşteri bir anlaşmazlığı yükseltse daha güvenilirdir. Bazı sigorta taşıyıcıları bile fatura şeffaflığı protokolleri uygulayan firmalar için daha düşük primli primleri azaltır, bu açık faturalama riskini daha düşük hale getirir.

Son olarak, şeffaf bir fatura, sağlıklı bir hukuk firması kültürünü destekler. Zaman dürüstçe ve faturayı takip eden avukatlar, işlerinde daha fazla güven hissediyor ve müşteri konuşmaları hakkında daha az stresli hissediyorlar. Personel daha az zaman çalışma faturalarını veya öfkeli telefon çağrılarını işlemeyi harcıyorlar. Tüm firma açık ve sorumlu olduğunda daha sorunsuz çalışır.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Net faturalama soyut bir ideal değildir; güven için bir platform haline getirmek için pratik, uygulanabilir bir stratejidir.Açık bir nişan mektubu ile başlayın, faturaları kullanarak, düzenli iletişim, teknolojiyi akıllıca kullanarak ve müşterileri eğiterek, hukuk firmalarını güvenen bir danışmana dönüştürebilir.

En iyi uygulamalar ve etik gereksinimler hakkında daha fazla okuma için, [[Dönetici:0)ABA Model Kuralı 1.5) ile müşteri portalları üzerinde ABA kaynaklarına göre ) ve inceleme kılavuzları [FLT: 4).