Pro Bono Billing'in Kapsamnı Anlayın

Pro bono yasal hizmetleri için faturalandırmayı yönetmek, profesyonel etik, operasyonel verimlilik ve topluluk hizmetinin kesiştiği bir görevdir. Birçok yasal profesyonel adalete erişmek için açık bir özveriyle çalışır, ancak idari taraf - özellikle fatura ve zaman takip - sadece bir şekilde ele alınmazsa hızla ezici hale gelir; bu, sadece bir muhasebe egzersizi değildir; bu, uyumluluk, şeffaflık ve şirket içi bir sorumluluk temeldir.

Organizasyonunuzun resmi bir pro bono komitesi veya pro bono yasal hizmetler için faturalandırma işlemlerinin her saat gönüllü olarak kaydedilmesini sağlar ve hem iç inceleme hem de dış raporlama için gerekli olan her iki iç inceleme için kullanılabilir.Bu kılavuz, pro bono yasal hizmetler için nasıl yönetileceğini etkin bir şekilde yönetmeyi sağlar, ekibinize yönelik politikalar oluşturmak için politikalar oluşturmak için.

Pro Bono Billing için Temel Politikalar

Herhangi bir süre izlendi veya faturalar oluşturulduktan önce, firmanız veya kuruluş, pro bono çalışmalarını yöneten açık politikalar tanımlamak zorundadır. Bu politikalar, pro bono olarak ne kadar süre kabul edilir ve bu tür kurallar olmadan, faturalamadaki tutarsızlıklar uygun risklere yol açabilir ve vücuttaki anlaşmazlıklara yol açabilir.

Eligability Kriterleri Tanımlamak

Her azaltılmış veya ödenmemiş madde çoğu devlet barlarının kuralları altında bono olarak ifade edilmez. Örneğin, Amerikan Bar Birliği'nin Model Kural 6.1, avukatlara yılda en az 50 saat pro bono yasal hizmetleri sağlamalarını teşvik eder, ancak bu hizmetlerin "tarafsız ödenmesi" gerektiğini belirtir: Politikanız açıkça ifade etmelidir:

  • [FONT:0)Pro bono hizmetleri[Dönetici: sınırlı finansal kaynaklarla veya adalete erişim sağlayan kamu ilgi alanlarına ücretsiz olarak hizmet vermektedir.
  • [FONT:0) Düşük bono veya azaltıcı hizmetler): genellikle önemli ölçüde azaltılmış bir oranda faturalanmış ve firmanın pro bono hedeflerine doğru sayamayabilir veya olmayabilir.
  • [FONT:0)Kontingent pro bono[[Dönetici: İş bir kontingency temelinde yapılır, ancak müşterinin indigent ve başarı önemli ücretleri vermez.

Sorumluluklarını ön planda belirterek, siz ve ekibiniz, diğer kategorilere karşı pro bono fatoda takip edilenleri hakkında karışıklıktan kaçınabilirsiniz.

Billable Hours üzerinde Boundaries

Birçok firma belirli bir eşiğin ötesinde saatlerin sayısını kaplar, ya da destek limitleriyle uyumlu hale getirebilmek için belirli bir süre içinde rapor edilebilir. Ayrıca, izin verilen personel (paralegals, hukuk clerks) tarafından bildirilen süreyi ve nasıl telafi edileceğine karar verir.

Dokümantasyon Gereksinimleri

Robust belgeleri güvenilir faturalamanın arka kemiğidir. Politikanız her pro bono girişinin içerdiği yetkiye sahip olmalıdır:

  • Müşteri adı ve madde numarası (veya anonimlik gerekliyse gizli bir tanımlayıcı).
  • Yapılan çalışmanın ayrıntılı anlatısı, sadece "klient toplantı" veya "drafting" değil.
  • Tarih, zaman başlayın ve son kez (veya toplam saat 0.1 saat gibi artmakta olan artışlar).
  • Özel yasal sorun veya durum tipi (örneğin, evlendirme savunma, sığınma başvurusu, expungement).

Bu detay seviyesi sadece beisfies bar raporlama gereksinimleri değil, aynı zamanda firmanızın yıllık raporlarda veya pro bono ödül tekliflerinde pro bono çalışmalarının etkisini göstermesine olanak sağlar.

Pro Bono Saatlerini Hassasiyet ve Consistency ile Takip Etmek

Doğru zaman izlemesi muhtemelen pro bono faturasını yönetmek için en kritik bileşenidir. Güvenilir veriler olmadan, uyumluluk gösteremezsiniz, vergi avantajları (ta uygulanabilir), veya uygun tüm kaynak kaynaklarına sahip olun. manuel zaman tablolarının ve yapışkan notların ötesine geçmek gerekir.

Gerçek Zamanlı Dijital İzleme Araçlarının Kabul Edilmesi

Modern yasal uygulama yönetimi yazılımı genellikle faturalı ve öngörülemeyen kategorileri destekleyen bütünleşik zaman takip modülleri içerir. Pro bono çalışması için, girişlerinizi "pro bono" olarak etiketlemenize izin veren bir sistem istersiniz, böylece filtrelenebilir ve ayrı olarak müşteri-millenebilir saatlere göre raporlanabilir.

  • Zamanlayıcı, bu rekorun başlaması ve tek bir tıklama ile zamanları durdurur.
  • Mobile uygulaması erişim böylece avukatlar, bir klinik veya mahkeme duruşmasından sonra giriş zamanlarını yapabilirler.
  • Yaygın pro bono görevleri ile uyumlu olan predefined activity kodları (intake, yasal araştırma, taslaklama, mahkeme görünüşleri).
  • Firmanızın fatura yazılımı ile entegrasyon, bu yüzden pro bono matter numaraları kolayca oluşturulup yönetilmektedir.

Birçok satıcı, pro bono konularında ücretsiz veya indirimli tiers sunuyor. Örneğin, [[ENFLT:0) Amerikan Bar Birliği Pro Bono Resource Center[Döneticileri 1 ) düşük gelirli müşterilere ücretsiz lisanslar sunmak için teknoloji araçları ve hatta ortaklar için rehberlik sağlar.

Günlük Logging için en iyi uygulamalar

Büyük yazılımlarla bile, insan disiplini gereklidir. Pro bono çalışmasına katılan herkes:

  • Log timeFL:0)) Sürekli hafıza boşluklarından kaçınmak için bir görevi tamamladıktan sonra.
  • Belirli, tanımlayıcı dil kullanın. "uygunda çalış", "yaralama formlarına ilişkin müşteri ile ilgili olarak" yaz; I-589 talimatları inceledim."
  • E-postalar, telefon görüşmeleri ve kısa belge yorumları dahil olmak üzere her mütevazı görevi kayıt edin.Burada beş dakika ve ekliyor.
  • Hafta içi girişleri tutarlı ve tamlık için gözden geçirin - bir takım kontrolü parçası olarak.

Ayrıca, aylık girişleri denetlemekten sorumlu bir pro bono koordinatörü (veya küçük takım) atamaktan sorumlu bir pro bono koordinatörü (veya küçük bir takım) atamak için de faydalıdır.Bu kişi eksik ayrıntıları yakalayabilir, doğru murant kedileriorizasyonunu yakalayabilir ve pro bono çalışmasını sağlamak yanlışlıkla ödeme yapmak için faturalandırılır.

Pro Bono Work için Billing System'i seçmek ve yapılandırın

Pro bono faturalama, firmanızın ana fatura platformundan tamamen ayrı bir sistem gerektirmez. Aslında, entegre bir sistem kullanılarak genel olarak temizlenir ve çoğaltmayı azaltır. Ancak, rakipsiz hizmetlerin eşsiz yönlerini ele almak için uygun bir şekilde yapılandırmalısınız.

Doğru Platform'u seçmek

Eğer firmanız Clio Yönet, UygulamaPanther veya MyCase gibi yazılımları zaten kullanıyorsa, genellikle pro bono konuları için $0.00 $0.00'lık bir fatura oranı oluşturabilirsiniz. Alternatif olarak, bazı platformlar, sıfır ücretlerin faturalara görüntülenmesini sağlayacak bir "pro bono" fatura kategorisi sunar, ancak yine de raporlama için yeni yazılımları değerlendirebilirsiniz.

  • Pro bono vakaları için önemli tür veya etiketler oluşturabilirsiniz?
  • Sistem, firmanın standart oranlarında "önemli" değeri gösteren zaman değerli raporları oluşturmanıza izin veriyor mu?
  • Uygulama alanı veya ofis yeri tarafından ayrı pro bono saatlerini rapor edebilir misiniz?
  • Hukuk Yardım Etkileşimli veya Pro Bono Net gibi yasal yardım platformları ile API veya entegrasyon var mı?

Yüksek miktarda pro bono çalışmasına sahip olan firmalar için (örneğin yasal bir klinikte olduğu gibi), yasal bir fatura modülü ile birlikte özel gönüllü yönetim araçları daha uygun olabilir. kâr amacı gütmeyenlar da incelenmelidir.

Kullanıcı Hesapları ve İzinleri Ayarlayın

Her avukat, paralegal ve hukuk clerk, fatura sistemindeki bir kullanıcı hesabına sahiptir. Sadece pro bono konularında çalışan gönüllüler için, yalnızca müşteri-muhteşem işleriyle karıştırılması için erişimlerini sınırlayın.

Billing Kategoriler ve Kodlarını Tanımlama

kodlamadaki tutarlılık güvenilir raporlama için gereklidir. Özellikle pro bono çalışması için belirli bir faaliyet kodu oluşturun. Örnekler şunları içerir:

  • [FONT=0)PRO-CON[[DÜT 1: 1 ): Müşteri danışmanlığı
  • [FONT:0)PRO-RES[[DÜT:1]: Yasal araştırma
  • [FONT=0)PRO-PLE[[DÜT:1]: Pön veya belge taslağı
  • [FONT=0)PRO-CRT[[DÜT 1: 1 ): Mahkeme görünümü veya işitme
  • [FONT:0)PRO-ADM[DÜT:1]: Yönetim veya vaka yönetimi

Bu kodlar standart UTBMS (Uniform Task-Based Management System) kodlarına göre haritalanabilir, pro bono saatlerinin fatura edilebilir bir iş için bunları kullandığına dair bilgi sahibi olur.

Raporlama ve Uyum: Verileri Etkileyin

Saatler takip edildiğinde ve kodlanmış, düzenli raporlama şeffaflığı ekliyor ve pro bono programının değerini gösteriyor. Hem iç paydaşlarınız (çaklışma ortakları, pro bono komiteleri) hem de dış varlıklar (bar dernekleri, hibeciler, şirket ortakları) bu raporların göstergesine güveniyor ve hesap verebilir.

Automating Report Generation

Çoğu yasal fatura yazılımı, e-posta yoluyla ödeme ve otomatik rapor teslimatını planlamanıza olanak sağlar. şunları içerir:

  • Avukat tarafından girişilen toplam pro bono saat, ofis tarafından ve şirket çapında.
  • Avukat başına ortalama saatler ve yıllık hedeflere kıyasla.
  • Vaka türü (örneğin, konut, aile, göçmen, gazi sorunları) tarafından saatlerce çöküntü.
  • Hizmetin değerini (saatler firmanın standart fatura oranıyla çarpılır).

Bu raporların otomatik olarak zaman tasarruf etmesi ve bir kişinin bir bar raporlaması için son bir süre önce onları yönetmesini garanti altına almamasını sağlar, örneğin ABA'nın Model Kural 6.1 gönüllü raporlama veya devlet özel zorunlu pro bono raporlaması veya raporlanması (örneğin New York'un yıllık raporlama veya Florida'nın yıllık raporlaması için 50 saatlik bir şart)

Detaylı Açıklamalar ve Denetim Trails

Bar dernekleri ve foncular, pro bono çalışmaları için ayrıntılı anlatılar bekliyorlar. Raporlarınızda, sadece ham saatler yerine en önemli konuların sumları içerir. Örneğin, "Evlenme önleme işlemlerinde 15 aileyi temsil etmeye adanmış 200 saat, 12 ailede konut tutmanın önemli bir hikayesi vardır."

Tüm zamanların giriş ve onaylarının kalıcı bir kaydı tutun. denetim hazırlığı için, pro bono kayıtlarının en az beş yıl boyunca tutulması gereken bir politika uygulayın - istemci dosyalarına benzer. Güvenli yedeklemelerle bulutta dijital depolama önerilir.

Pro Bono Billing'de Etik Bakışlar

Pro bono faturası sadece bir idari görev değildir - her yasal profesyonelin dikkatle gitmesi gereken etik boyutları vardır.

İlgi Alanlarının Zorlanması

Bir pro bono meselesi açmadan önce, çatışmaları bir ödeme müşterisi için kontrol eder. Birçok fatura sistemi yerleşik çatışma kontrol modülleri inşa etti. Pro bono vakaları ilgi çatışmaları yaratabilir, örneğin, bir başka konuda da bir müşteriyi temsil ediyorsanız.

Ensuring Gizlilik ve Anonimlik

Bazı pro bono konularında (örneğin, ev içi şiddet veya göçmen vakaları), müşteri gizliliğini korumak için fatura girişlerinde ayrıntıları en aza indirmeniz gerekebilir. Politikanız, dava türlerini kaybetme yeteneği olmadan genel bir mesele adı için izin vermeli.

Hataları Doğrulaştırıyor

Eğer fatura girişleri keşfedildiyse - yanlış madde veya çift hesaplanmış olan saatler gibi - hemen sistemde onları düzeltin ve düzeltmeyi not edin.Müşterilerle Transparency, hatta pro bono müşterileri, raporlama amaçlı olarak inşa edin, bu kadar düzeltme girişleri doğru kalır.

Pro Bono Maddeleri için Maliyetleri ve Bütçeleri Yönetin

Müşteriye ücret alınmazken, pro bono konuları iç maliyetlere sahiptir: personel zamanı, dosyalama ücretleri, uzman tanık maliyetleri, seyahat ve fotokopilama. Uygun bütçeleme ve takip olmadan, bu maliyetler beklenmedik bir şekilde sağlam kaynak kaynakları olabilir.

Out-of-Pocket Expense Politikaları

Firmanızın tüm zor maliyetleri pro bono meseleleri için empoze etmesi veya bir mahkeme kararından geri ödeme talep edeceğine karar verin (eğer mevcutsa) veya pro bono fonu.Birçok firma, uzun süreli masraflar için özel bir bütçe yaratır, genellikle her yıl bir fatura kodu kullanın.

İç Maliyet Allocation

Sabit bir üst (santım alanı, teknoloji) bono çalışmalarını teşvik etmek için nasıl tahsis edilir düşünün. Çoğu firma bu maliyetleri önemli düzeyde tahsis etmiyor, pro bono programının toplam maliyetinin genel farkındalığına sahip olmak yıllık planlamada yardımcı olabilir ve pro bono ödülleri veya hibeler için başvuru yaparken.Bazı firmalar program maliyeti tahmin etmek için sabit bir yüksek oranda sabit bir maliyet kullanır.

Eğitim Personeli ve Pro Bono Kültürü

Faturayı etkin bir şekilde yönetmek, her takım üyesinin hem "nasıl" hem de "why"yi anladığı zaman mümkündür:

  • Sistemde bono sorunları için nasıl kayıt olunur ( mobil oturum dahil).
  • Bar raporlaması için uygun bir açıklama nedir.
  • Kayıtları faturalandırmada çatışma ve mahremiyet nasıl idare edilir.
  • Firmanın pro bono hedefleri ve bireysel katılımın onlara nasıl katkıda bulunduğunu.

Yıllık performans değerlendirmelerinin bir parçası haline getirmek ve halk tanımasını (için haber veya şirket çapında toplantılar) sürekli olarak karşılayan veya oturum açma görevlerini aşmış olan avukatlar ve personel için teşvik etmek. İnsanlar pro bono saatlerinin değerli olduğunu ve topluluk etkisinin bir hikayesini anlatmak için kullanıldığını gördüklerinde, zaman izlemelerine öncelik vermeleri daha olasıdır.

Ortak meydan okumalar ve Nasıl Overcome Them

En iyi sistemlerle bile, sorunlar ortaya çıkıyor. Burada pro bono billing yönetiminde sık karşılaşılan sorunlarla karşı karşıya kalıyor:

Challenge #1: Avukatlar Zamanı Geçmeyi Unutuyor

[FONT:0) Solution:[[Dönetici:[Dönetici:0) Bir günlük hatırlatmayı uygulayın (email veya bildirim) her gün bir danışman tarafından onaylanmayan bir politikayı kullanır.

Challenge #2: Hibrit Maddeleri kategorize etmek

[FONT:0) Solution:[[Dönetici: 1 ) Bazı konular pro bono olarak başlar, ancak daha sonra ücret geliri (örneğin, avukatın ücretlerinin SSA tarafından verilen başarılı bir engellilik iddia edilir). Bu tür konulardan mezun olmak için, bono'dan yeniden sınıflandırılması gereken net bir politika oluşturmak gerekir ve zaman girişleri buna göre bayraklandırılmalıdır.

3. Hafta: Overwhelming Raporlama Gereksinimleri Multi Oversight Bodies

[FONT:0)Solution:[Dönetici:[Dönetici:0) Standartlaştırma:[Döneticileri dahil etmek için iç raporlama formatını standartlaştırır.Pro Bono Challenge veya Law Firm Pro Bono Project gibi varlıklara rapor etmek için tek bir ihracat kullanın.

Challenge #4: Gönüllü Yönetimle Pro Bono Billing

[FONT:0) Solution:[Dönetici:[Dönetici:0) Eğer firmanız yasal bir kliniğe çalışırsa, avukat vaka çalışma saatlerinden ayrı klinik gönüllü saatlerini kullanarak her gönüllünün saatlerini bir klinik madde numarası altında giriş yapmasına izin veren bir zaman izleme uygulaması kullanın.

Uzun Süreli Başarı için Teknolojiyi Yararla

Pro bono faturalama geleceği otomasyon ve entegrasyon konusunda yatıyor. AI-assisted zaman girişi gibi gelişmiş araçlar (bu, takvim olayları veya e-posta ipliklerine dayanan açıklamaları gösterir) ayrıntılı olarak geliştirirken avukatlara yük azaltılabilir.Rehlikeli olarak, pro bono vaka açmalarını yasal yardım web sitelerinden ithal edebilecek platformlar için bakın, CRM ile senkronize etmek ve ortaklarınızı yönetmek için gerçek zamanlı panolar üretebilir.

Bulut tabanlı çözümler ayrıca uzaktan ve hibrit çalışmayı da kolaylaştırmaktadır, bu da zaman girişin ne olursa olsun müşteri verilerini korumak için sağlam güvenlik özelliklerine sahip olduğundan emin olun.

Sonuç: Sürdürülebilir Bir Pro Bono Billing Practice

Pro bono yasal hizmetleri için faturalandırmayı yönetmek, bir sonraki değil - bir yükün altında stratejik bir varlık haline gelen temel bir yönetim işlevidir.Açık politikalar yaratarak, amaç-fit teknolojisi satın almak, ekibinizi kapsamlı bir şekilde uygulamak ve özendirmek.

Kayıt ettiğiniz saatler sayılardan daha fazlasıdır; firmanın adalete olan bağlılığının kanıtlarıdır. İyi yönetilen bir fatura sistemi ile, bara olan bu taahhüdü gururla ve doğru bir şekilde gösterebilirsiniz, halk ve kendi paydaşlarınız.Mevcut sürecinizi burada belirtilen uygulamalara göre değerlendirerek başlayın ve her iki zamanda kâr sağlayacak ve elde edecek artışlar elde edebilirsiniz.