Düzenlemeler ve denetimler, işinizin yasalara, endüstri standartlarına uygun olmasını sağlayan kritik süreçlerdir ve içsel politikalar.Sadece formalitelerden uzak durmaktan, bu değerlendirmeler güvenlikleri ortaya çıkarabilir ve kuruluşunuzu en sonunda ciddi cezalardan, itibarlı hasarlardan, hatta operasyonel kapatmalardan korur. Proper hazırlığınız sadece bir teste izin vermekle ilgilidir - stresin azaltılması, düzenleyici güvenin yaratılması ve yasal ve etik işlemlere olan bağlılığınızı ortaya çıkarabilir.

Düzenleme ve Denetimleri Anlamak

Düzenlemeler resmidir, çoğu zaman hükümet ajansları veya yetkili endüstri organları tarafından yapılan yorumların iş güvenliği veya çevresel gereksinimlerin belirli yasal, güvenlik veya çevresel gereksinimlerin doğrulanmasını sağlamak için ABD Gıda ve İlaç Yönetimi (FDA) denetimsiz tesislerinizin, iyi üretim uygulamaları (GMP) veya dışsal güvenlik ve Sağlık Yönetimi (OSHA) diğer taraftan denetimli alanlarının, diğer yandan denetimlere ve güvenlik ihlallerine ilişkin denetimleri incelerken, denetim altına alınması için sistematik olarak, belgelenmiş ve uygunluk önlemlerinin incelenmesi.

Anahtar farkı niyet ve zamanlamalarında yatıyor.Denetlemeler genellikle düzenleyici bedenler tarafından tetiklenir, genellikle kısa bir bildirimle çalışır ve belirli yasalara uygun bir şekilde uyum sağlar.Demirler daha geniş çaplı süreçler ve doğrulayıcı eylemlerinizi zamanında gözden geçirebilirsiniz.

Rekabetsiz Maliyeti

DÖRT:0) düzenleyici denetimlere hazırlanmak ve denetimlere hazırlanmak, korkunç sonuçlar doğurabilir.[DÜT:1] Finansal cezalar yalnızca yıkıcı olabilir: OSHA iyileri, GDPR gibi düzenlemelere ulaşabilir ve iyi durumdaki zararlar, cezaların% 4'üne kadar sürebilir.

İşinizi Teftişler ve Denetimler için Hazırlayabilmenin Temel Adımları

1. Kapsamlı bir Düzenleme İncelemesini Yap

Endüstrinize, konumlarınıza ve operasyonel faaliyetlerinize uygulanan her düzenlemeyi ve kodu tanımlamakla başlayın. Bu, federal, eyalet ve yerel yasalar, ISO 9001 (kalite yönetimi) gibi endüstriye özgü çerçeveler de tanımlamakla başlayın, ISO 27001 (bilgi güvenliği), veya HIPAA (sağlık gizliliği) bir düzenleyici matris oluşturun. Örneğin, ABD Çevre Ajansı (EP) ve prosedürlerine her bir gereksinimi olan bir uygunluk değişikliğini gözden geçirin - veya daha sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık sık ziyaret edebilirsiniz.

2. Rigorous Internal Audits

İç denetimler savunmanın ilk satırıdır. Dış inceleme sürecini taklit eder ve bir denetçi daha önce boşlukları ortaya koyarlar.En az dörtte bir şekilde ve daha sık yüksek riskli alanlardan alınan standart bir kontrol listesi kullanın. Her bulgunuzdan alınan herhangi bir şey, son zamanlarda yapılan düzeltme eylemlerin kanıtlanması ve derhal doğrulayıcı eylemlerinizi yapın.) Bu belge, iç denetimleri bir geçiş / başarısızlık sınav olarak tedavi etmez;) yerine, onları kontrol listenizdeki fırsatları kullanarak ayrıntılı olarak kullanın.

3. Dokümantasyon ve Ortalaştırma

Müfettişler ve denetçiler, belgelerin tamamını talep edecek - çabucak. Onları bulmak için yalvarırsanız, belge toplama ve potansiyele uygun olmayan bir belge yönetimi sistemi (DMS) uygular ve tüm uyumlulukla ilgili kayıtları merkezlenir: politikalar, prosedürler, eğitim kayıtları, izinler, denetim raporları, bakım kayıtları ve önceki denetim bulguları.Belirli bir belgenin herhangi bir saniye içinde herhangi bir denetim kurma yeteneğinin doğru şekilde kullanılmasını sağlayın.

4. Personelinizin Thoroughly

Çalışanlar, bir inceleme sırasında uyum programınızın yüzüdür. Sadece iş sorumluluklarının değil aynı zamanda eylemlerin düzenleyici uyumu nasıl etkilediğini anlamalılar.Farklı rollere uygun olarak düzenli eğitim seansları yapın: ön çalışanlar güvenlik prosedürlerini anlamalılar, yöneticiler sorumluluklarını anlamalılar ve yöneticilere ilişkin sorular sormaları gerekir.

5. Bir Uyum Ekibi ve Temiz Rolleri Tasarlamak

İnceleme hazırlığından sorumlu özel bir uyumluluk görevlisi veya ekip olarak, bu takım, operasyonların temsilcilerini, yasal, kaliteli güvenceyi ve veri güvenliği ile ilgili olup olmadığınız konusunda bilgi sahibi olmalıdır: Bu ekiple yapılan incelemeler sırasında, denetim işlemlerinize kim yardımcı olur?Kime teknik sorular cevap verir?

6. Sezon Öncesinde Yürüyüş

Fiziksel denetimler genellikle tesislerinizi koşulları gözlemlemeye dahil eder. Aynı kriterleri kullanarak kendi yürüyüşlerinizi yapın (örneğin, soğutulma depolama için sıcaklık logları gibi) mevcut ve doğru.Herhangi bir soruna dayalı bir kontrol listesi kullanın.Herhangi bir düzeltme, kesintiye uğratın ve belgeleyin. Temiz, düzgün bir şekilde muhafaza edilen bir tesis kontrol altına alın ve iyi bir şekilde muhafaza edilen bir şekilde.

7. Bir İletişim Protokolü Oluştur

Bir çalışanın yanıt vermediğini, “Bu bilgiyi asla kontrol altına almalarını veya dürüstlüğün her zaman en iyi politikaların olduğunu tahmin etme veya cevaplamayı denemelerini sağlayın.

Bir Uyum Kültürü Yaratmak

İncelemeler ve denetimler için hazırlık her birkaç ay boyunca çılgınca bir felci olmamalıdır. Bunun yerine, şirket kültürünüze uygun bir şekilde ayarlamayı anlar.Her çalışan, herkesin sorumluluğu olduğunu anlar - CEO'dan özür dile getirmeden (sağlık politikası) - ihlaller nadir ve denetimler rutin hale gelir.(Seks) Güçlü bir uyum sağlama ) Kabul programları veya teşvikler yoluyla.

Muayene okuması için Teknolojiyi Kaldırın

Modern teknoloji, yasal hazırlığınızı dramatik bir şekilde basitleştirebilir. Doküman yönetimi platformları, doğru eylemleri takip etmek ve raporlarınızı uygulamak için birçok endüstri kullanır (Cumartlama belgelerinizi merkezileştirmenize ve sürüm kontrol etmenize izin verir) - bu sistemler sizi gerçek zamanlı olarak sapmalar sırasında geri alabilir.

Muayene sırasında ne yapmalı

Denetim veya denetçi geldiğinde, onları profesyonel olarak hoş geldiniz. Özel bir çalışma alanı sağlayın, mümkünse ve onların kimlik ve yetkilerini isteyin.Temizleme ve gündemi yukarı doğru bırakın. denetim sırasında, kapalı ve işbirliği içinde.Sürücü sorular doğrudan ve gerçek olarak; eğer bir cevap bilmiyorsanız, bu yüzden gerekli olup olmadığınız her şeyden önce ekstra bilgi isteyin.

Post-Inspection Takip-Up

İnceleme veya denetim sona erdikten sonra, hemen uygun kaynaklar verirken, inceleme ve kök sebeplerini dikkatlice okuyun.Her bir ön inceleme için, herhangi bir ihlal veya gözlem için ayrıntılı bir yanıt planı oluşturun: sahipleri, tarihlerinizi belirleyin ve tüm kaynaklarınız için yapılan herhangi bir bildirimde bulunun.

Sürekli İyileştirme: Mükemmellikten Mükemmelliğe

Düzenlemeler ve denetimler son nokta değildir - denetime doğru yolculukta kontrol noktalarıdır.Rektör işlemlerinize bulgularınızı kullanın, eğitim materyallerinizi güncelleyin ve belgelerinizi genişletin. Tüm paydaşlarınızla ilgili bir yazı toplantısından haberdar olmak için bir araya getirin.Rektör matrisinizi denetim sırasında keşfettiğiniz herhangi bir yeni gereklilikle güncelleyin.

Common Pitfalls Kaçmak için

Deneyimli işletmeler bile tuzaklara girerler. Bu yaygın hatalardan kaçının:

  • [FONT:0)Son dakika cramming: Bir incelemeden önce günlerini belgelemeye çalışmak nadiren başarılı olur. Kayıtları sürekli olarak koruyun.
  • [[D:0) Küçük bulguları görmezden gelin:[Dönetici: 1) Küçük ihlaller bir araya gelebilir ve sinyal sistemik başarısızlıklar. Adresler hemen küçük sorunlarla ilgili.
  • [FONT:0)Bir kişiye göre:[Dönetici:0) Eğer uyumluluk görevlisi her şeyin nerede olduğunu bilen tek kişi, hasta bir gün takımda korkunç olabilir.
  • [FONT:0) Üçüncü taraf risklerini dikkate alın: Eğer kaynak süreçleri varsa, satıcılara uyum sağlamaktan hala sorumlusunuz ve hazırlığınızda bunları da dahil ediyorsunuz.
  • [FONT:0] Politikaları güncellemeye dikkat edin:[Dönetici:[Dönetici:0)[Döneticileri değiştir]; Politikalarınız hala eski bir yasaya atıfta bulunursa, her yıl tüm politikaları gözden kaçırıyorsunuz.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Düzenlemeler ve denetimler, uyum verilerinin kaynağı olmamalıdır - düzenleyici manzaranızı anlamak, iç denetimleri organize etmek, belgelendirmek, eğitim personeli, net roller vermek ve teknoloji kullanmak:0)Directus) Bu değerlendirmelere olan yaklaşımınızı sadece incelemeler sırasında değil, geliştirmede ve aynı zamanda gelişmiş operasyonel verimlilik şeklinde de optimize etmek için de uygun bir şekilde kullanmak.

Daha fazla okuma için, a) gibi kaynakları keşfedin:0)OSHA Uyum Yardımı) İş güvenliği yönergeleri için sayfa veya [[ŞUDÜ:2) FDA Denetim Referansları) farmasötik ve gıda endüstrileri için bilgilendirilir.