Giriş Giriş Giriş

Doğru yasal fatura sadece bir idari görev değildir - fatura prosedürleri üzerinde çalışanların temel hataları önlemeye yardımcı olur ve genel verimlilik geliştirir. İyi eğitimli bir ekip, müşteri yönergelerine uymak ve daha hızlı ödeme yapmak için en yaygın fatura kaynaklarından biri olarak kalır.Bu makale, bu hataların önlenmesine yardımcı olur, anlaşmazlıkları azaltır ve genel olarak verimlilik sağlar.

Billing Hatalarının Maliyetleri

Eğitim yöntemlerine girmeden önce, ne olduğunu anlamak önemlidir. Yanlış faturalama doğrudan bir kanun firmasının alt hattını ve şöhretini etkiler. Ortak sonuçlar şunları içerir:

  • [FONT:0]Client dissatisfaksiyon ve güven kaybı[[DÜT:1) – Kafa karıştırıcı veya şişmiş faturaları alan müşteriler, ödemelerini geri almak veya başka yerlerde işlerini almak daha olasıdır.
  • [FONT:0]Yazdır ve kârlılığı azaltın[Dönetici: 1) Şirketler genellikle yeterince haklı, eroding oranlarına uygun olmayan saatler yaz veya yazamazlar.
  • [FONT:0]Ethical ve uyumluluk riskleri[Dönetici: 1) Birçok yargı, profesyonel davranış kuralları altında açık, doğru faturalamalar, yaptırımlara yol açabilir, yanlışlık veya kötüleştirici iddialar için ücret.
  • [FONT:0]En Azed idari zaman[Dönemli: 1) Doğrulanmış hatalar müşteri çalışması veya iş gelişimi için harcanan saatler harcıyor.

Daha derin bir şekilde faturanın etik etkilerine göz atın, [[ABA Model Kuralı 1.5 Ücretler[Dönemli ve iletişim üzerine ilgili yorumlar.

Yaygın Billing Hatalarını Tanımlamak

Etkili eğitim, gerçek hataları ele almak için en sık sık ele alınmalıdır. Her firmanın kendi acı noktaları var, aşağıdaki sorunlar yasal faturada ubiquitous:

  • [FONT:0]Block faturalandırma[[Dönetici:0)[Dönetici:0))[Block billing[Döneticiler için neredeyse imkansız hale getirir.
  • [FONT:0]Vague veya şifreli açıklamalar[[Dönetici: 1 ) – jargon, acronyms veya iş yerine getiremeyen eksik cümleleri kullanarak.
  • [FONT:0]Rounding errors[Dönlendirme hataları[Dönlendirme): Şirket politikasından daha büyük bir artışlar yapılır (örneğin, 6 dakika boyunca 15 dakika) şişirme faturaları.
  • [FONT=0)Incorrect rate application[[Dönetici:0)[Dönetici:0)[Dönekli oran uygulama[[Dönetici:0))[[Dönetici:0))))))))))) - Bir konu için yanlış fatura oranı uygulayın, özellikle de iç içe geçmiş oranları, üst düzey tiers veya müşteri özel indirimlerle uğraşırken.
  • [FONT:0]Unrecorded time[[Dönemli saat[[Dönetici:0)[Döntilmiş zaman[[Dönemli saatler)[[[Dönemli saatler) - Telefon aramaları, e-postaları veya bir konu üzerine ekleyen hızlı görevleri yakalamaya başarısız olun.
  • [FONT:0)Duplicate entries[[[Dönetici: 1))[[[Döneticileri) – Birden fazla personel tarafından iki kez aynı görevi Billing the same task twice, often because to multiple personel inputting time.
  • [FONT:0]Müşteri fatura yönergelerine göre hiçbir şey yoktur[[Dönetici: 1) Birçok şirket müşteri, görevlerin faturalandırılabileceği, gerekli anlatı formatları ve maksimum artacaktır.
  • [FONT:0) Maliyetlerin Ortalığı[Dönetici: 1)[Dönetici:0)[Döneticiler)[Dönemli maliyetler için önceden yazılı izni almamalıdır.

Eğitim, her hata türü ve pratik egzersiz örneklerinin onları tespit etmesi ve doğrulayabilmeleri gerekir. Gerçek (anonymized) örneği kendi firmanızdan öğrenmesini sağlamak için.

Bir Vakıf Yapın: Personel için Temel Kavramlar

Zaman Koruma En İyi Uygulamaları

Doğru faturalama doğru zaman yakalama ile başlar. Kayıt eden her personel, kontemporane girişin önemini anlamalıdır - günün sonuna kadar veya hafta çağrışım ve omission. Key uygulamaları içerir:

  • Bir görevi tamamladıktan hemen sonra, firmanın belirli zaman koruma yazılımı veya zamanlayıcısını kullanarak.
  • Yasal alanın dışındaki birinin anlayabileceği açık dilde çalışma. İç kısa elten kaçının.
  • tutarlı, onaylanmış görev kodları (örneğin, UTBMS kodları) müşteri veya şirket politikası tarafından gerekli olan.
  • Her ayrı aktivite için ayrı girişlere izin verin (örneğin, “her gün keşif üzerine yapılan 25 keşif yanıtı” değil.
  • Minimum fatura artışlarını anlamak ve yuvarlanma kabul edilebilir olduğunda - birçok firma 6 dakikalık artışlar kullanıyor, ancak bazı müşteriler 1 dakika artmasını gerektirir.

Modern zaman koruma uygulaması üzerinde faydalı bir kaynak, Avukatlar için Clio Time İzleme Kılavuzu)'dir ve bu da tutarlılık ve doğruluk konusunda ipuçları sunar.

Müşteri Fatura Anlaşmaları

Personel, firmanın kullandığı farklı ücret düzenlemeleri ve her birinin faturayı nasıl etkilediğini anlamalıdır: Common structures şunları içerir:

  • [FONT:0) Saatli Fatura[Dönemli:0][Dönemli:0) Sürekli faturalandırma[Dönemli:0)[Dönemli:0))))))))))))))) - Avukat/paralegalunda kabul edilen oranın doğru zaman girişleri ve uygun bir şekilde uygulanması gerekir. Personel müşterinin fatura oranını zamanında girmeden önce kontrol etmelidir.
  • [FONT:0]Flat ücretleri[[DÜT:1) - Zaman hala kârlılık analizi için takip edilmeli, ancak saatli fatura oluşturmamalıdır. Personel, bir saat boyunca düz-fee meselelerini bilmemelidir.
  • [FONT=0]İsveç ücretleri[[Dönetici: 1)[Döneticiler)[Döneticiler)[Döneticiler)[Döneticiler) ve yasal olarak teslim olana kadar ertelenir; personel zaman ve maliyetler kaydetmeli, ancak düzenli fatura göndermemelidir.
  • [FONT:0]Retainers[[[Döneticiler) – Personel, kazanılan koruyucular arasında ayrım yapmalıdırlar (gelecek faturalara uygulananlar) ve rakipsiz korumacılar (yaraya kadar güvenilenlere güven hesabı kritik ölçüde kabul edildi).
  • [FONT:0)Doğrulanmış ücret/alternatif ücret düzenlemeleri (AFAs)) - Bütçeler, görev bazlı faturalama veya başarı bonusları dahil edebilir. Personelin bütçe eşlerini anlaması ve aşırı yürütme avukatları uyarması gerekir.

Eğitim, firmanın standart ücret mektuplarının bir incelemesini ve bu nedenle personel fatura koşullarını nerede bulacağınızı bilmelidir.

Billing Guidelines and Ethics Kuralları

Profesyonel davranış kuralları doğrudan faturayı etkilemez. Amerikan Barosu'nun Model Kuralları, çoğu eyalette kabul edildiği gibi, makul ve net iletişim kurma ücretleri gerektirir. Ek olarak, birçok müşteri - özellikle sigorta şirketleri ve şirket yasal bölümler - personele uyması gereken ayrıntılı faturalama yönergeleri sunar.

  • Giriş başına maksimum zaman artışı (örneğin, görev başına 0.1 saat)
  • Prohibited tasks (e.g., idari çalışma, iç konferanslar)
  • Gerekli anlatı yapıları (örneğin, “söz + nesne + sebep” format)
  • Submission dates and in bill format (PDF, LEDES, eBilling hub)

Personel, zaman girmeden önce geçerli yönergeleri her zaman kontrol etmek veya fatura hazırlamak için eğitilmelidir. Faturalar ve gecikmiş ödemeler için.For more reading, theETHFLT:0)NALA (Ulusal Hukuk Asistanları Birliği) kaynakları).

Kapsamlı Bir Eğitim Programı Geliştirmek

Personel Beceri Seviyeleri

Bir boyutlu-fits-tüm eğitim yaklaşımı nadiren çalışır. Yeni kiralamalar fatura deneyimine sahip olmayabilir, sezonlanmış personel, bir değerlendirme yaparak yeni bir programa veya müşteri yönergelerine ihtiyaç duyabilir.Bir değerlendirme yaparak başlayın - anketler, kısa sınavlar, veya son faturalama verilerinin bir incelemesine yardımcı olur. Bu, müfredatın en yaygın bilgi boşluklarını ele almalarına yardımcı olur.

Doğdu Öğrenme Yaklaşımları

Yetişkinler, bilgi birden çok formatta sunulduğunda en iyisini öğrenir. sağlam bir eğitim deneyimi oluşturmak için aşağıdaki yöntemleri birleştirin:

  • [FONT:0] Interaktif atölyeler[Döneticiler[Döneticiler)[Döneticiler, Kişi veya sanal seanslar, personel zamanında giriş, önceden milyarlar yaratarak ve çalışan raporlar oluşturun.
  • [FONT=0]E-öğrenme modülleri[Döneticileri)[Döneticileri)[değiştir | kaynağı değiştir] veya “Bir Hareket Duygulama Zamanı Nasıl Girilir” veya “UTBMS Kodları Hakkında”). Personel kendi hızlarında yorum yapabilirler.
  • [FONT:0)Reference kılavuzlar ve hızlı kılavuzlar - Ortak görevler için adım adım at talimatları içeren bir el kitabı geliştirin, müşteri yönergeleri sumary ve onaylanmış görev kodları listeler.Geçmiş ve erişilebilir tutmak.
  • [FONT:0]Bir-on-bir antrenörlük[Dönetici: 1 ) – Pair yeni veya mücadele personeli, zaman girişleri ve faturaları konusunda kişisel bir geri bildirim sağlayabilir.
  • [FONT:0]Case çalışmaları ve rol oynama senaryoları[Dönetici:0) - Bir kurgusal (veya anonim) müşteri meselesini sunmak ve personele giriş yapmak için sormak, sonra her girişin ne üzerine meydan okuyabileceğini tartışmak.
  • [FONT:0)Yönergeler ve değerlendirmeler[Dönler: 1)) - Her modülün öğrenilmesi ve kimlerin daha fazla yardıma ihtiyacı olduğunu tespit etmesi için kısa testler.

Profesyonel hizmetlerde kanıtlanmış eğitim teknikleri için, ESFLT'de belirtilen çerçeveyi düşünün:0)Lorman Eğitim Hizmetlerinin yasal faturalandırmaya yönelik kaynakları).

Pratik Egzersizler ve Simülasyonlar

Teorik olarak yalnızca doğruluk sağlamaz. Gerçek dünya senaryolarını taklit eden egzersizler yaratın:

  • 20 görev açıklamasının bir setini Dağıtın - bazı ayrıntılı, bazı belirsiz - ve personel belirsiz olanları yeniden yazmasını isteyin.
  • Hataları içeren zaman girişleri örnek bir tablo sağlayın (blok fatura, yanlış fiyatlar vs.) ve personel denetim ve onları düzeltin.
  • Bir müşteri faturalama kılavuzluk kontrolünü sağlayın: belirli kurallarla bir müşteri banamo verir ve sonra onay veya reddetme için girişler bir topluluk.
  • Her personel üyesinin girişlerinin bir eğitmen tarafından gözden geçirildiği bir “milli denetim için bir hafta boyunca” bir denetim yapın, 24 saat içinde verilen geri bildirimlerle.

Bu egzersizler güven yaratır ve hataların sonuçlarını somutlaştırır.

Billing Software ve Technology hakkında eğitim

Master için Anahtar Özellikler

En iyi niyetli personel bile fatura sistemi nasıl etkili bir şekilde kullanılacağını bilmiyorlarsa hataları yapabilir.Her çalışanın rahat olmasını sağlayın:

  • [FONT:0) Zaman girişi[Dönem: 1) Zamanlayıcı başlangıç / duraklama, önceki günlerde girişleri kopyalayın (önemli), belirli konulara ve görev kodlarına bağlantı kurma zamanı.
  • [FONT:0)Öyle Olmayan İnceleme[[[Dönemli: 1)) - Ön milyarlar çalıştırın, hataları oku ve yazılım özelliklerini kullanarak açıklama veya tekrar girişleri gösteren yazılım özelliklerini kullanın.
  • [FONT=0]In bill nesli[Dönemli:0][Dönemli ve son bir fatura arasındaki farkı anlamak ve göndermeden önce nasıl düzenlemeler yapmak.
  • [FONT=0] ve eBilling formatları[[Döntgen: 0 )[[Dönetici: 0 ); Birçok müşteri LEDES 1998B, UTBMS veya Serengeti gibi eBilling hubs aracılığıyla, Tymetrix veya DataCert. Personel, nasıl uygun dosyaları ihraç edeceğini bilmelidir.
  • [FONT:0)Reporting[[Dönetici: 1)) – Müşteri bütçeleri, gerçekleştirme oranları ve erken sorunları yakalamak için zaman raporlarını rapor etmek.

Uyum Kontrolleri Uyum için

Modern faturalama yazılımı, birçok uyumluluk kontrollerini otomatikleştirebilir ve yerleşik geçerliliği sağlamak ve kullanmak için tren personeli:

  • Minimum açıklama uzunluğu gereksinimleri
  • Maksimum zaman artış uyarıları
  • Giriş oranı müşterinin kabul edilen oranın farklılık gösterip fark ettiği konusunda uyarılayan kurallar
  • Duplicate entry detect algılama algılama

Otomasyon hata oranlarını azaltırken, personel bir kuralın neden var olduğunu anlamalı, böylece körüne aşırı geçerli değildir. Yazılım bayraklarının bir güvenlik ağı olduğunu varsayar, dikkatli bir inceleme için bir yedek değildir.

Kendi kendine Güvenen için raporlama

Örneğin, faturalı saatlerini veya kendi tarihi ortalamalarına karşı karşılaştırarak, yaz-sonralama / yazma raporlarının nasıl kullanılacağını gösteren satırları ortaya çıkarabilir.

Devamlı Eğitim ve İzleme

Düzenli Yenileme Kursları

Billing yönergeleri değişir, yazılım güncellemeler yuvarlanır ve yeni personel en az dörtte bir şekilde yeni program yenileme eğitimi alır:

  • Müşteri yönergelerine veya firma politikalarına Güncellemeler
  • Yeni yazılım özellikleri (özellikle Clio, PracticePanther veya Aderant gibi yeni bir sisteme geçiş yaparsanız)
  • İç denetimlerden belirlenen hata eğilimleri
  • Etik güncellemeler (örneğin, güven muhasebe kurallarında değişiklikler)

Bu seansları kısa ve odaklanmış yapın - Q&A seansı ile 30 dakikalık bir webinar, personel korku dolu günlük bir eğitimden daha etkilidir.

Performans Metrikleri ve Denetimleri

Ölçülen şey, anahtar performans göstergeleri (KPIs) faturalama doğruluk ve onları düzenli olarak izlemek için yönetilmektedir:

  • [FONT=0)Gerçekleştirme oranı[[Dönetici:0)[[Dönetici:0)[değiştir | kaynağı değiştir] - Doğrulanmış zamanın yüzdesi. Low Creation genellikle fatura hataları veya müşteri memnuniyetsizliği ile ilişkilendirilir.
  • [FONT:0]Yazdır / yazma-off oranı[[Dönetici:0) Hangi personel en yüksek ayarlama oranlarına sahip. firma ortalamanın üzerinde olanlar için ekstra eğitim sağlayın.
  • [FONT:0]In fatura reddedilme oranı[[[Dönemli: 1)[Dönemli)[[FONT=0))[[[FONT=0))[[[[FONT=0)))))))[[[[FONT=FONT=FONT=FONT=FONT=0)))))))))))))))))))))
  • [FONT:0) Giriş Zamanları[[[Dönler: 1 ) – Bir görevin tamamlanması ve zamana girilmesi arasındaki ortalama zamanı ölçül. Contemporaneous giriş 24 saat içinde olmalıdır.
  • [FONT:0) Adaylık denetimleri[[Dönetici: 1 ) – Rastgele olarak her ay ayrıntılı bir uyum incelemesi için faturaların% 10-20'sini seçin. Rapor sonuçları takımlara geri döner.

Bu yüzden personel, yüksek doğruluk için tanınmasının başkalarını motive edebileceğini görebilir.

Feedback Loops and improve

Eğitim tek yönlü bir sokak değildir. Personelin kafa karıştırıcı politikaları, yazılım böcekleri veya müşteri rehberi belirsizliği rapor etmek için yapılandırılmış kanallar oluşturun. öneri kutuları kullanın, aylık fatura turları kullanın veya anonim anketler.Rekreasyonlar hakkında Kanun - personel sürekli olarak bir müşteri eBilling merkezi ile mücadele ederse, özel bir müşterinin eBilling seti sunar.

Tanımlama Programları

Olumlu güçlendirme, davranış değişikliğini göz önünde bulundurun:

  • Ay'ın "Billing Star" ödülü, sıfır fatura reddedilmesi ve tutarlı zamanlı giriş ile personel için.
  • Kontrol sırasında yüksek doğruluk puanları veya hediye kartları elde etmek için küçük bonuslar veya hediye kartları.
  • Şirket çapında toplantılar veya haber bülteninde kamu acknowledgment.

Sadece alıcıyı motive etme, ancak aynı zamanda fatura doğruluğu olan tüm firmanın işaretlerini de değerli bir beceridir.

Billing Truth'un Kültürü Yaratmak

Liderlik Komünite

Eğitim sadece ortaklar ve üst düzey avukatlar davranışları modellerse etkili olacaktır. Liderler zaman zaman girişlerini yapar ve ayrıntılı anlatılarla, standart ayarlar.Encourage ortakları faturalamadan kaçınmak ve aynı eğitim seanslarını personel olarak kucaklamak için. Liderler ayrıca faturalama hatalarının finansal etkisi hakkında şeffaf olmalıdır - ortak toplantılarda yazma-çalışkanlık tutarları paylaşabilir.

Açık İletişim

Personel, bu görevi Müşteri X için nasıl tarif edeceğimden emin olmamalıdır.Soru masasında bir diskreplik olduğunu düşünüyorum. Düzenli olarak bir takım danışmanlık veya uyumluluk görevlileri için "tarafsız" programları.

Billing Staff ve Avukatlar arasındaki işbirliği

Billing genellikle bölünmüştür, ancak doğrulama uzmanları ve yasal profesyonellerin birlikte çalıştığını geliştirir.Kontrol personelinin giriş bağlamını anlaması için kısa bir deneme veya ayrıştırması gerekir ve avukatların gölgesini belirsiz zaman girişlerinin düşük sonuçlarını görmeleri için geliştirir.Bu karşılıklı anlayış, sürtünmeyi azaltır ve anlatıların kalitesini arttırır.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Yasal faturalama prosedürleri üzerinde etkili eğitim, personelin bilgili, emin ve uyumlu olmasını sağlar.Bir çürük koretan, müşteri güvenini inşa eden ve devam eden eğitime karşı koruyan stratejik bir işleve dönüşür.Temel kavramlar, pratik egzersizler, teknoloji mastery ve sürekli performans izleme - hukuk firmalarının faturasını artırabilir ve finansal istikrarlarını güçlendirebilir.