İyi tasarlanmış bir şikayet prosedürü, bir organizasyonun uygulanması için en kritik politikalardan biridir.Bu, çalışanların size her türlü şikayeti bildirmek, işveren el kitabınız olmadan haksız muamele hakkında endişeler veya endişeler sunmak, bu tür bir prosedür sadece bireysel sorunları çözmez, aynı zamanda şeffaflık, hesap verebilirlik ve saygıyı teşvik ederek genel bir mekanizma olarak hizmet eder.

Neden bir Clear Şikayet Prosedürü Olmayan

Birçok kuruluş şikayet prosedürlerini kontrol etmek için bir kutu olarak tedavi eder, ancak iyi hazırlanmış bir politika, uygun bir işlem belgesinden çok daha fazladır.Açık, erişilebilir ve adil bir süreç olmadan, çalışanlar, taciz, güvenlik ihlalleri veya etik davranışlar gibi konularda konuşma konusunda güçsüz hissedebilirler.

Dahası, net bir prosedür, liderlikin çalışan endişelerini ciddiye aldığını gösteriyor. Bu, işverenlerin, saygın, adil bir iş için taahhütlerini talep etmeye zorlandığını gösteriyor.Bu nedenle, çalışanların hakları ve beklentilerinin giderek daha fazla farkında olduklarını gösteriyor. Böyle bir sürecin eksikliği, işverenlerin, bu sebeplerden dolayı, güçlü bir şikayet prosedürü geliştirmelerine ve kaynakların geliştirilmesine zorlanan sorunları ele geçirmelerine karşı savunmasız bırakabilir.

Etkili Bir Şikayet Prosedürü Prosedürü

Politika dilinin özellerine dalmadan önce, prosedürünüzü bir dizi rehberlik ilkelerinde zeminde tutmak önemlidir. Bu ilkeler, sürecin yalnızca yasal olarak uyumlu olmadığını, aynı zamanda tüm taraflar tarafından adil olarak algılanmadığını sağlar. Aşağıdaki elementler herhangi bir güvenilir şikayet sisteminin temelini oluşturur.

Accessabilityability

Şikayet prosedürü, her çalışana kolay ve erişilebilir olmalıdır, rol, dil yeteneği veya engellilik. Doğru dili kullanın, yasal jargondan kaçın ve iş gücünüzün dilbilim diliyle ilgili olarak çevirileri sağlamak için çevirileri sağlayın.Görünüşe göre, görsel bozulmalar olan veya herhangi bir kişinin şikayetlerini sunmaları için alternatif yollar vardır (örneğin, sözlü bir kişiye bildirimde bulunun).

Gizlilik

Gizlilik raporlamayı teşvik etmek önemlidir. Çalışanlar şikayetlerinin dikkatli bir şekilde ele alınacağını ve gizliliğinin mümkün olan ölçüde korunması gerektiğini hissetmelidir. Politika sadece ihtiyaç duyulan yanlış anlaşılmaları paylaşacaktır.

Impartiality

Adillik, şikayetlerin tarafsız ve ilgi çatışmalarından özgür olan bireyler tarafından araştırılmasını talep eder. Bu, İK veya uzman bir etik departmanından, şikayetleri objektif olarak ele almak için belirli bir ilişkiye sahip olan kişilere yönelik olarak, politikanın, yargılarına karşı önyargı edebilecekleri kişisel bir ilişkiye sahip olmasını yasaklayabilir.

Zaman hatları

Herhangi bir güncelleme olmadan languishes'in şikayetinden daha hızlı güvenmeyin. Süreçin her aşaması için açık zaman ayarlamalar oluşturun: acknowledgment of mak (e.g., within 2 business days), soruşturmayı tamamlamak (e.g., 30 gün içinde), ve son karar.

Retaliation'dan koruma

Retaliasyon yasadaki tüm davacıları yasa dışıdır ve zayıflatır. Politikanız, iş görevlerinde veya kötü performans değerlendirmelerini yasaklayan herhangi bir yönetici veya işleyiciye karşı yapılan herhangi bir çalışma biçimini yasaklar. Bu yeniden sigortalama, özellikle de cinsiyet ayrımcılığı veya ıslık gibi konularda hassas konular için kritiktir.

Prosedürü inşa edin: Bir Adım-by-Step Guide

Yerdeki temel ilkelerle, çalışanlarınızın takip edeceği pratik adımları belirlemek zamanı. İyi yapılandırılmış bir prosedür mantıksal olmalı, gezinmek ve kapsamlı bir şekilde bozulmak. Aşağıda her aşamada ayrıntılı bir kesinti vardır.

Adım 1: Clear ve Concise Policy Language Language

Politikanız, saygılı bir işyerine ve sıfır toleransına bağlılık ifadesi ile başlamalıdır. Daha sonra, prosedürel kullanım koşullarını (örneğin, taciz, ayrımcı, etik olmayan davranışlar, güvenlik endişeleri, şirket politikası ihlalleri) ve daha önemlisi, herhangi bir dışlama (örneğin, katılım gibi diğer politikalarla ilgili sorunlar) kendi içinde (işlevsel elbook'da sunulan) taramayı yapabilmek için raporlanmalıdır.

2. Adım: Sorumlu Taraflar ve Kanallar

Çalışanların şikayette bulunmaları gerektiğini belirlemek. İdeal olarak, birden fazla seçenek sunmak: doğrudan bir denetçi, adanmış bir HR temsilcisi, bir uyumluluk görevlisi ve anonim bir sıcak (eğer mevcutsa) her bir kişinin veya ofisin anonim bir sıcak çizgisi kullanarak yetki ve eğitime sahip olduğundan, anonim bir sıcak çizgisi kullanarak, anonimlik nasıl koruyacağını açıklayın.

3. Adım: Hazırlanma Sürecini Bitmeye Başlayın

Açık, doğru bir adım listesi sağlayın, böylece çalışanlar tam olarak ne bekleyeceğini bilir. Örneğin:

  • [FONT:0)Submission:[Dönetici:[Dönetici:0) Çalışan, yazılı veya sözlü olarak, mümkün olduğunca ayrıntılı olarak (gün, isimler, tanıklar, olay açıklaması) ile şikayet eder.
  • [FONT:0]Acknowledgment:[Dönetici:[Dönetici: 1 ) Özel kişi veya ekip iki iş günü içinde makbulu kabul eder ve bir sonraki adımları düzenler.
  • [FONT:0)İnisal Değerlendirme:[Dönetici:[Dönetici: 0) Araştırmacılar şikayetin doğasını ve politika kapsamında olup olmadığını belirler.
  • [FONT:0]Investigation:[[Dönetici] Araştırmacılar şikayet eden, sanık ve ilgili tanıkları röportajlar; belgeler; ve mevcut tüm kanıtlar toplamak. Her iki taraf da zaman çizelgesinden haberdardır.
  • [FONT:0]Arama ve Karar:[Dönetici:[Dönetici] Araştırmacılar yazılı bir rapor özetlediler ve şikayetin alt konulmasını tavsiye eder.
  • [FONT:0)Resolution and Follow-Up:[Dön:[Dönetici:0] Herhangi bir düzeltici eylemler uygulanır ve monitör, her iki tarafın da tekrar tekrarlanmadığından emin olabilir.

Adım 4: Tüm Personel Prosedürü Hakkında

Eğitim bir zamanlar değildir. Yeni kiralamalar, süreci göstermek için şikayet prosedürü öğrenmeli ve tüm çalışanlar periyodik yenileme uzmanları için ayrı bir eğitim sağlamalıdır.Süresel olarak şikayetleri nasıl ele almak için özel olarak, gizlilik vurgulama ve yeniden yorumlama belirtileri sağlamalı. Doğru eğitim olmadan, en iyi politika pratikte başarısız olacaktır.

Adım 5: Prosedürü İletişim

Uzun bir el kitabında şikayet prosedürü gömmeyin, çalışanların nadiren okuduğu yüksek ışık, şirket içi çalışanlar üzerinde bir özet yayınlamayı, takım toplantılarına dahil edin ve çalışan haberlerinde söz edin.Sesaptan panjurlar kullanın (kökeler, mermiler) anahtar telefon numaraları veya tüm çalışanlar için bağlantı kurun - uzaktan veya alan işçiler dahil - kolay erişim.

Adım 6: İnceleme ve Güncelleme Düzenli Olarak

Yasalar ve en iyi uygulamalar gelişti ve politikanız da olmalıdır. Yıllık inceleme için bir program oluşturun ve ilgili iş kanunlarında değişiklikler olduğunda prosedürü güncellemelidir (örneğin, devlet veya federal taciz yönergeleri, ısblok korumaları). Ayrıca, çalışanlardan gelen geri bildirim ve bu girdileri memnun edenler için ne kullanabilir?

Common Hatalar Kaçmak için

İyi niyetli şirketler bile şikayet prosedürü uygularken tökezleyebilirler. İşte izlemek için bazı tuzaklar:

  • [FONT=0)Too birçok karar noktası:[Dönetici:[Dönetici:0)Doldüşün, süreci yavaşlatan onay katmanlarından kaçın.
  • [FONT:0]Lack of şeffaflık:[Dönetici:[Dönetici:0)) Şikayet edenler, düzenli güncellemelere, yeni bir bilgi olmasa bile.
  • [FONT=0]Weak takip:[Dönetici:[Dönetici: 0) Karar son değil. Post-investigation monitoring, recurrence ve retaliation önlemek için gereklidir.
  • [FONT:0) Anonimlik Açıklama:[Dönder:[Dönder: 1 )Eğer tam anonimliği garanti edemezseniz, bu nedenle, çalışanlar ayrıntıların ortaya çıktığı zaman ihanet hissedebilirler.
  • [FONT:0]Hiçbir itiraz süreci:[Dönetici:[Döncükler) Her ikisine de bir yol katarsa ve sürecin kusurlu olduğuna inanıyorlarsa bulguları veya sonuçları meydan okumanın sanıkları ile ilgili olarak.

Yasal ve Düzenlemeler

Bir şikayet prosedürü, yargı tarafından değişen geçerli iş yasalarıyla uyum sağlamalıdır. Amerika Birleşik Devletleri'nde, EEOC, ayrımcı ve tacizden ücretsiz bir iş yeri teşvik etmek için kılavuzlar sunar: Anahtar gereksinimleri şunlardır:

  • Tüm korunan kategorileri kapsayan açık bir politika (örneğin, renk, din, seks, ulusal köken, yaş, engellilik, genetik bilgi ve birçok eyalette cinsel yönelim ve cinsiyet kimliği).
  • Açıkça ifade edilen ve sürekli olarak uygulanan bir yeniden yapılanma yasağı.
  • Bir çalışanın doğrudan yöneticisini atlayan birden çok raporlama kanalı (o durumda denetçi iddia edilen tacizcidir).
  • "prompt, titiz ve tarafsız" olan araştırma prosedürleri - mahkeme kararlarında sıklıkla belirtilen standart bir prosedür.

Ek rehberlik için, İnsan Kaynakları Yönetimi (SHRM) modeli politikası gibi kaynaklara bakınız) Kaliforniya, New York gibi eyaletler ve Illinois cinsel taciz eğitimi ve şikayet prosedürleri hakkında daha fazla görev sahibi.

Kompleks veya Hassas Şikayetler

Bazı şikayetler kaçınılmaz olarak diğerlerinden daha karmaşık olacaktır - üst düzey liderleri, suçlu aktiviteyi veya hassas kişilerle çatışmaları içeren. Politikanız bu senaryoları ele almalıdır:

  • [FONT:0) Üst yönetime karşı açıklanamayanlar: Alternatif bir araştırmacı (örneğin, dış bir avukat veya yönetim kurulu üyesi) tarafsızlığı korumak için.
  • [FONT:0) Anonim şikayetler:[Dönetici:[Dönetici:0)[[Dönemli))) Onlara nasıl davranacağınızı açıklayın. anonim raporlar araştırılacak daha zor olsa da, yeterince detay içerlerse hala ciddiye alınmalıdır.
  • [FONT:0]Retaliation iddiaları:[Dönetici:[Dönetici:0)Bir çalışan şikayeti aldıktan sonra tekrar tekrar tekrar tekrar tekrar iddia ederler, ayrı, yüksek öncelikli şikayet olarak araştırın ve bağımsız olarak araştırın.
  • [FONT:0]Whistleblower endişeleri: dolandırıcılık, güvenlik ihlalleri veya yasal ihlaller raporları için, prosedürün ıslıklı koruma yasalarıyla uyumlu olmasını ve garantili gizliliği sağlar.

Eğitim ve Kültür: Süreç İnsanı

Politikalar sadece onları destekleyen kültür olarak etkilidir. Procedural adımlar ötesinde, çalışanların neden rahat bir şekilde yetiştirdikleri bir kültür inşa etmeye yatırım yapar. Bu, liderlik modelleme açık kapı davranışı ve bir şans şikayetleri ile hemen hemen başlayın. Çalışanların şikayet sürecine güvenip güvenip güvenip değerlendirmelerini bekleyin.

Yöneticiler için eğitim özellikle önemlidir. Birçok yönetici şikayetlere cevap vermekten kaçınır çünkü yasal sorumluluktan korkmaları veya bunları senaryolar ve en iyi uygulamalarla sunmaları gerektiğini bilmiyorlar: Önümüzdeki süre boyunca çalışana teşekkür etmeden, süreci açıklayın ve tekrarlamanın tolere edilmesi gerektiğini vurgular. Yöneticiler açıkça yetkilendirilmemelidir; bunun yerine, hemen İK'ye şikayetlerini belirtmeleri gerekir.

Çalışanlar için eğitim, sürecin açık bir açıklaması, geçerli bir şikayet oluşturan şeylerin örnekleri ve iyi inançta raporlamanın önemi (ya da kötü niyetli şikayetler disipline tabi). Rol oyun egzersizi, endişe yaratma deneyiminin normalleştirilmesine yardımcı olabilir.

Başarı ve Sürekli İyileştirme

Şikayet prosedürüniz çalışıyorsa nasıl biliyorsunuz? Zaman içinde anahtar ölçümler izleyin:

  • çeyrekte yapılan şikayet sayısı dörtte
  • Ortalama karar süresi
  • Şikayet türü ile parçalanır (Diğerleri vs. ayrımı)
  • Şikayetlerin Yüzdesi substantiated
  • Süreçle çalışan memnuniyeti (bakış anketleri ile)
  • Yeniden değerlendirme iddialarının sayısı

Şikayetlerde aniden bir düşüş fark ederseniz, bu verileri prosedürünüze, güncelleme eğitim materyallerinize uygun şekilde kullanmak ve tekrarlanan sorunlara neden olabilecekleri anlamına gelebilir. Ayrıca, süreçten geçenlerden gelen geri bildirimler de isteyin.

Son olarak, şikayet prosedürün daha büyük bir iş ortamı ekosisteminin bir parçası olduğunu unutmayın.İşletme, anti-harasment politikaları ve performans yönetim sistemleri ile konserde çalışmalıdır. Tüm bu parçalar hizalandığında, sorunların hemen ve oldukça iyi bir şekilde çözülmesi ve çalışanların nerede hissettiği ve değerli hissettiği bir iş ortamı yaratmalısınız.