Neden Çalışan El Kitaplarında Erişilebilirlik ve Clarity Madde

Bir çalışan el kitabı, şirketinizin iç iletişiminin temelidir, kültür, uyum ve günlük operasyonlar için ton ayarlamayı sağlamak.Bu, çalışanları kolayca yanlış anlamalı, önemli hakları göz önünde bulundurmak veya dışlamanızı sağlar. Accessability her insanın -sağlıksızlığını sağlamak, dil yeterliliklerini sağlamak veya okuma seviyesini belirlemek - bilginizi sağlamak. Clarity, politikaların pahalı HR anlaşmazlıklarının riskini azaltmak, litigation ve üretkenliği azaltmak.

Yasal ve Etik Vakfı

Federal ve eyalet yasaları, ABD'li Engelliler Yasası (ADA) gibi Amerikalılar, bu politikalarla çalışanlara erişilebilir iletişim sağlamak için işverenlerin ihtiyaç duyduklarını sıklıkla "resmi bir bildirim" olarak kabul ederler; bu, yasal bir zorunluluktur.

Uyumun Ötesinde: Katılımı ve Yeniden Yeniden Dönüşüm

Açık, erişilebilir bir el kitabı, yeni kiralamaların bir günden emin ve haberdar hissetmelerine yardımcı olan güçlü bir araç olarak hizmet eder. Çalışanlar, ücretli zaman, uzaktan çalışma politikaları veya İK soruşturması kodunu önceliklendirmek için yanıt verebilirler, daha az zaman harcıyorlar. İnsan Kaynakları Yönetimi Topluluğu'ndan araştırma yaparlar (SHRM), organizasyonlarınızın iyi yapılandırılmış el kitaplarınızla daha az yanlış anlama ve daha yüksek çalışan memnuniyeti deneyimleyebilmelerini sağlar.Açıkçası ile daha fazla çalışanla ilgili olarak İK soruşturmasını azaltırsınız.

Enhancing Accessability için Stratejiler

Accessability format ve tasarımla başlar, sadece içerik değil. görsel bozukluklar, bilişsel engelli çalışanlar veya sınırlı İngilizce yeterlilikler, el kitabınızda bilgiye eşit erişime sahip olmalıdır. Aşağıda, el kitabınızı gerçekten erişilebilir hale getirmek için uygulanabilir stratejiler vardır.

Clear, Plain Language

Sekizinci sınıf okuma seviyesinde veya daha düşük bir şekilde her bölüm yazın. yasal olarak, jargon ve pasif sesten kaçının. Örneğin, “İşçinin bildirimine göre, Form W-2K'yı yedi-iki (iki saat) yazında teslim etmesi için, “Eğer çalışmanızda yaralanan ve Form W-2K'yi üç iş günü içinde dolduran herhangi bir şekilde dolduracaktır.”

Birden Çok Biçimler Sağlamak

Tüm çalışanlar statik PDF'den en iyi şey öğrenmez. Farklı ihtiyaçları ve tercihleri karşılamak için birkaç formatta el kitabı hazırlayın:

  • [FONT:0] erişilebilir bir HTML versiyonu[[Dönetici:0) ekran okuyucuları ve mobil tarayıcılarla çalışır. Bu, dinamik yenidenleme ve metin-to-speech için izin verilen birincil sürüm olmalıdır.
  • [0] PDF[Döneticileri, görüntü için doğru başlık hiyerarşisi, görüntü için alt metin ve mantıksal okuma düzeni içeren bir PDF[0]
  • [FONT:0] Bir ses versiyonu [[Dönetici:0) profesyonel bir ses tarafından kaydedilen, özellikle de vizyon destekli çalışanlar veya yolsuz MP3 dosyasında dinlemeyi tercih eden kişiler için faydalı.
  • [FONT:0) Büyük bir baskı veya Braille versiyonu[Döntgen: 1) Talep üzerine kuruludur. Ulusal Braille Press gibi bu versiyonları üretmek için hizmetlerle ortak olabilirsiniz.
  • [[Dönetici:0) Bir metin-sadece versiyon[[Dönemli veya Word) çalışanların yardımcı teknoloji kullanarak tercih edilen formata dönüştürebileceğini.

Birden fazla format sunarken, her versiyon içerikte tutarlı olduğundan ve bugüne kadar kayıt yaptırın., sağlanan kişilerin bir çalışanın ihtiyaçlarını karşılayamadığı takdirde farklı bir format nasıl talep edeceğini açıklayan elbook'da bir not ekleyin.

Yardımcı Teknolojilerle Dijital Uyum Sağlanabilirliği Sağlayın

Elbook bir intranet veya bir belge paylaşımı platformu üzerinde yaşarsa, bunu ortak ekran okuyucuları (JAWS, NVDA, VoiceOver), ses tanıma yazılımı ve klavye-sadece navigasyon. semantic HTML etiketleri ([[[*) ,[[*) ,[0),0)Web Content Access Guide (WC) ve sadece renklendirmek için özel bir karşılaştırmaya bağlı olarak kullanmak gerekir.

Descriptive Headings ve Consistent Navigation

El kitabınızı açık, mantıksal hiyerarşi ile yapılandırın. Anasayfa bölümler (örneğin, İstihdam Politikaları, Faydaları, Davranış) H2, alt bölümler (örneğin, Anti-Harassment Policy, Ücretli Zaman Off) H3 ve küçük ayrıntıları H4. Bu yapı, doğru yola çıkan kullanıcılar için hızlı bir şekilde yüklenecek ve hızlı bir şekilde bilgi edinmeye yardımcı olacaktır.

Clarity'yi geliştirmek için Stratejiler

Clarity, bilginin nasıl organize edildiği ve sunulduğu hakkındadır. Ana Sayfa dili, yapı dağınıksa veya belge çok uzunsa kafa karıştırıcı olabilir. Bu stratejiler el kitabınızın hassas ve güven ile iletişim politikalarına yardımcı olacaktır.

İçerik Mantıksal olarak organize edilmesi

Geniş kategoriler altında grupla ilgili politikalar. Tipik bir bölüm siparişi olabilir:

  1. Giriş ve Şirket Misyonu
  2. Eşit İstihdam Fırsatı ve Anti-Discrminasyon
  3. Davranış ve Etik Kod
  4. Açıklama ve Faydaları
  5. Zaman Off and Leaves of Absence
  6. İş Güvenliği ve Sağlık
  7. Teknoloji ve Sosyal Medya Kullanımı
  8. Anlaşmazlık Çözümü ve Şikayet Prosedürleri

Her bölüm kısa bir “bu sizin için ne anlama geliyor” özeti ile başlamalıdır, en önemli taksitleri işaret eder. kritik bir politikaya – zorunlu bir tahkim veya gizlilik anlaşmalarından kaçının - nested bir mermi listesi içinde. tutarlı bir numaralama sistemi kullanın, böylece referanslar bulmak kolaydır. En sık sık danışma politikalarına bağlantılar eklemek için dikkate alınır (örneğin, tatil programı, uzaktan çalışma kuralları).

Sacrificing Details olmadan Concise

Kısa paragraflar (üç ila beş satır) ve kısa cümleler (20 kelime altında) okunabilir. Bir politika yasal veya teknik ayrıntılar gerektirir (örneğin FMLA uygunluk), tam metinleri bir uygulama altı veya bağlantılı referans belgesinde içerir, ancak ana vücut eylemlenebilirliğini korur ve her politikayı bozmak için mermi puanlarını kullanın - birçok liste daha basit bir şekilde hissedebilir.

Instri Visual Aids

Görüntüler, simgeler, infografikler ve akışkarlar, özellikle görsel öğrenciler için anlamayı dramatik bir şekilde geliştirebiliyorlar. Örneğin, bir iş yarasını rapor etmek için adımları gösteren bir akış türü genellikle gri ölçekli veya renkli görüntüler kullanarak karmaşık süreçleri açıklamak için basit resimler kullanın. Her görselin yazılı veya performans değerlendirmeleri içeren basit resimler içermeli; bunun yerine, yazılı içeriği doğrulayan anlamlı görselleri kullanmalıdır.

Tanımlar ve bir salary

“EEO”, “ADA” ve “COBRA” gibi yasal terimler, birçok yeni işe yaramaz.Onlara hem de "FLSA - en az ücret ve zaman kuralları oluşturan federal yasa) ve el kitabının sonunda özel bir parlaklığa sahip olmak.Bu yaklaşımla ilgili kılavuzları hızla "F-L-S-A" veya “floss-ah" olarak adlandırmaya yardımcı olur.

Örnekler ve Scenariosları kullanın

Özet politikalar gerçekçi örneklerle eşleştirilen zaman somut hale gelir. Örneğin, çatışma-of-of-politika politikasını belirttikten sonra, kısa bir senaryoyu içerir: “Farklı bölümleri ve seviyeleri sorumlusunuz – giriş seviyesinden bir sözleşme için teklif eden bir baskı şirketine sahip olun.

Test ve El Kitabınızda

En iyi yazılı el kitabı bile kör noktalar olabilir. Bir temsilcilik grubu ile test son yayından önce önemlidir - ve tekrar güncellemeden sonra.

Kullanılabilirlik Testleri

Farklı rollerden beş ila on çalışan seçin, bölümler ve arka planlar. Belirli bilgileri bulmak için sorun (örneğin, “Geçmişli bölümleri talep etmek için süreç nedir?”) ve her format için ne kadar uzun süre izlemesini izleyin: “Hangi parçalar kafa karıştırıcı hissetti? Bu girdileri düzeltmeleri sağlamak için tekrar kullanmak zorunda kaldınız?

Farklı çalışan gruplardan Geri bildirim

Engelli çalışanlar, farklı nesiller ve okuryazarlık seviyelerini temsil eden veya eksik olan İngilizce konuşmacılar. Her yıl el kitabına göz kulak veren küçük erişilebilirlik incelemesi ekibi oluşturmak için sorular sorabilirsiniz.

Düzenli olarak Yasal Uyum için İnceleme

Yasalar değişir ve bu yüzden iç politikalar yapın. el kitabınızın resmi bir incelemesi en az bir kez bir kez ve her zaman önemli bir düzenleme güncellemesi (örneğin, aile ve Tıp Leave Act, yeni devlet ücretli hasta izin yasaları) Bu politika dilinin uygulanabilir ve mevcut olduğunu doğrulamak için yasal danışmanlık yapın.Bir revizyon tarihinizi takip edin.Bir sürüm numarası ve tarihi her formatta bir sürüm ekleyin.

Handbook'u güçlendirmek için eğitim yöneticileri ve HR

Açık bir el kitabı sadece yöneticiler bunu anlar ve tüm insanlar liderleri için eğitim seanslarını doğru bir şekilde aktarabilir:

  • El kitabının yapısı ve anahtar politikaları vurgulayın.
  • Ortak soruları tartışın ve onları aşırı müdahale etmeden nasıl cevaplayın.
  • Çalışanlara resmi kaynak olarak el kitabına yönlendirmenin önemini kavramak.
  • Malzemeleri okumak veya anlamak için konaklamaya ihtiyaç duyan çalışanlara nasıl destek olun.
  • Yöneticilerin elbook dilini kullanarak politikaları açıkladıkları rol oynayan alıştırmaları ekleyin.

Çalışanların rahatça “Elbook’ta bunu işaret edebilir misiniz?” diye sorduğu bir kültüre sahip olmak, hataları tanıtabilecek sözlü paraphrasing’e güvenmek yerine, en önemli politikaları ve el kitabının ne zaman güncellendiğini bulmak için yöneticilere kolaylık sağlamak.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Çalışan el kitabınızı erişilebilir ve anlamak bir tek zaman projesi değildir - şeffaflık, eşitlik ve operasyonel verimlilik için devam eden bir taahhütdür. Basit dil kullanarak, dijital erişilebilirliği tasarlayın ve aktif olarak iş gücü ile test edin, çalışanlarınızın güvendiği güçlü bir araç haline gelir. Sonuç daha az yanlış anlaşılmalar, daha güçlü bir uyumluluk ve herkesin başarılı olması gereken bilgilere sahip olduğu daha kapsayıcı bir iş.