Neden Çalışan El Kitabı Federal ve Devlet Yasaları ile Tamamlanmalı

Bir çalışan el kitabı, bir giriş dışı işlevden çok daha fazla hizmet vermektedir. Birçok yargıda iş ilişkisi için bağlayıcı bir çerçeveyi temsil eder ve bu da federal ve eyalet seviyelerindeki bir sorumluluk haline gelebilir. İki yıl önce yasal yükümlülükleri yerine getirme çabaların yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlamak için yasal yükümlülüklerini yerine getirebilir.

Her Handbook Etkileyen Zorunlu Federal Yasalar

Federal hukuk, iş korumaları için minimum zemini düzenler. Her işveren bu standartları karşılamalıdır ve birçok eyalet onları aşıyor. el kitabınız en az aşağıdaki alanlarda mevcut federal gereklilikleri yansıtmalıdır.

Fair Labor Standards Act (FLSA)

FLSA minimum ücreti, aşırı ödeme, kayıt tutma ve çocuk işçiliği kontrol eder. Elbook ödeme dönemlerini, düzenli saat boyunca ödeme süresini ve belirli bir süre boyunca yapılan hesaplama yönteminin belirli süresini, iş haftası boyunca 40'ın üzerinde düzenli olarak ortalama oranına göre sıralayın.Daha önemlisi, şirket sınıflama görevleriniz veya yasal olarak nasıl belirlediğinizi açık bir şekilde takip etmeniz gerekir.

1964 Sivil Hakları Yasasının VII.

VII. ırk, renk, din, seks (köpektif, cinsel yönelim ve cinsiyet kimliği dahil) ve ulusal kökeni yasaklamak. el kitabınız güçlü bir anti-sahminasyon ve anti-harasment politikasına dayanan ayrımı yasaklar. Korumalı sınıflar ve işveren yükümlülüklerini içeren basit bir bildirimde bulunacaktır.

Amerikalılar Dis Yükle (ADA)

ADA, işverenleri 15 veya daha fazla çalışanla, engelli bireyler için makul bir konaklama sağlamak için gerektirir, konaklamanın zorluk çekmesine neden olmaz. el kitabınız interaktif süreci tarif etmelidir: Bir çalışanın belirli bir kişi aracılığıyla (sözlü veya yazı yazma) bir belgeye ihtiyacı vardır ve işverenin talep edilen ücret veya daha düşük kapsama alanlarının nasıl değerlendireceği.

Aile ve Tıp Yasası (FMLA)

FMLA, 12 haftalık ücretli, iş korumasız bir sağlık durumu, bir çocuğun doğumu veya bir aile üyesi için ciddi bir sağlık durumu (askeri fark etmek için 12 haftaya kadar) ödeme yapmak için uygun bir şekilde terk edilir (genellikle 12 ay hizmet ve 1,250 saat çalışma süresi) Bu durumda, 12 aylık süre boyunca (gündev) ve 12 aylık bir süre boyunca, 12 aylık bir süre boyunca, 12 aylık bir süre boyunca, 12 aylık bir süre boyunca, 12 aylık bir süre boyunca, personel için sorumluluklar ve mevcut ücretli bırakma gereksiniminiz ile birlikte.

Diğer Eleştirel Federal Yasalar

  • [FONT:0]İş Yasasında Ayrılma (ADEA))[40 yaş ve yaşlı işçiler, promosyonlar, eğitim ve sonlandırma) için yaş ayrımcılığına karşı bir politika içerir.
  • [FONT:0)Genetik Bilgi Tanımlama Yasası (GINA)[Dönetici:0)[GINA)[Üye Olmayanlar İçindekiler: 1) İş kararlarına genetik bilgi (ya da dahil) talep ediyorlar.
  • [FONT:0)Uniform Services İstihdam ve Reemployment Rights Act (USERRA))[İş koruma ve askeri hizmet eden çalışanlar için fayda sağlar.
  • [FONT:0)O ⁇ Güvenlik ve Sağlık Yasası (OSHA)) - Güvenli bir iş için gerekli olan bir iş için çalışan haklarını, tehlikesiz bir ortama, doğru eğitime ve geri bildirim olmadan rapor etme hakkı için onaylamalıdır.
  • [FONT:0)Fair Credit Reporting Act (FCRA))[Uygun kontroller yaparsanız, el kitabınız FCRA altında gerekli ayrı açıklama ve yetkilendirme sürecine atıfta bulunmalıdır.

Devlet yasaları Kompleksi ve Risk Riski Ekle

Devlet yasası genellikle federal hukuktan daha büyük çalışan koruma sağlar. Sadece federal gereklilikleri kapsayan bir el kitabı, sizin durumunuzda karşılanmamış olabilir. Farklılıklar aşağıda listelenen alanlarda dramatik olabilir.Eğer birden çok eyalette faaliyet gösterirseniz, her yer için ayrı el kitapları veya addenda ihtiyacınız olabilir.

Asgari Ücret ve Zaman Vari

Birçok eyalet, New York gibi en az 7,25 $ 'ın üzerinde iyi bir ücret belirledi. Örneğin, 2025 yılı itibariyle Kaliforniya'nın minimum ücreti 16.50 $ (ve hızlı yiyecek veya sağlık çalışanları için daha yüksek), Washington'un 8'in üzerinde saat boyunca ortalama 8,6'da (ve iki kez New York'ta) yer alan New York'ta bölgesel fiyatlara sahip olması gerekir.

Ücretli Hasta Bırak ve Ücretli Aile Leave

Bir düzineden fazla eyalet ve birçok şehir şimdi ücretli hasta terk etti. Acrual oranları ve kullanım kuralları farklıdır: Bazı eyaletler Washington gibi bir saatlik çalışma (örneğin, Oregon, Connecticut, Colorado ve Oregon, vergileri ile finanse edilen toplam accrual programları var.Bu run yanı sıra FMLA, genellikle kısmi ücret değiştirme ve aile üyesi dahil).

Genişledi Anti-Discrminasyon Kategoriler

Devlet karşıtı karşıtı yasalar genellikle federal hukukun cinsel yönelim, cinsiyet kimliği, evlilik durumu, askeri taburcu statüsü, siyasi saygı ve tıbbi durum (bazı eyaletlerde esrar kullanımı dahil) dahil olmak üzere, federal bir sınıf dahil olmak üzere, tüm bu fasıl ayrımına karşı koruma kanununu kapsar.

Diğer Devlet-Specific Politikaları İzlemek

  • [FONT:0)Saçma:[Dönemli:[Dönemli) Birçok devlet, önceden belirlenmiş şartların ödenmesi veya ödenmemiş zaman gerektirir.
  • [FONT:0)Breast beslenme konaklama tesisleri:[Dönetici:[Dönetici:0)[FONTT:0)Breastfeeding konaklama tesisleri:[Dönetici: · federal yasa zaman ve özel bir alan (bir banyo değil) hemşire anneler için özel gereksinimleri ekleyebilir, devlet yasaları mahremiyet, yakınlık veya ekipman için özel gereksinimleri ekleyebilir.
  • [FONT:0)Background checks and ban-the-box:[Döneticileri ve şehirler, işverenlerin cezai iş teklifine kadar cezai kayıtların nasıl kullanılabileceğini veya kısıtlamasını yasaklamaktadır.
  • [FONT:0)Pay şeffaflığı:[Dönetici:[Dönetici:0) Birkaç devlet şimdi iş yayınlarında maaş aralıklarını açıklamalarını gerektirir (örneğin, New York, Kaliforniya, Colorado, Washington).
  • [FONT:0]Hiçbirn rekabet anlaşması:[Dönetici:[Dönetici:0) Bazı eyaletler, özellikle düşük ücretli işçiler için rekabet yasağını ciddi ölçüde kısıtlar veya yasaklar. elbook'un sözleşmeleri kısıtlayıcılar politikası devlet hukuku ile uyum sağlamalıdır.

Rekabet dışılıkların Sonuçları: Güzel Birden Daha Fazla

Eski bir işlem veya eksik el kitabı ciddi sonuçlara yol açabilir. En acil durum, bir davada olumsuz bir yargı riskidir.Eğer el kitabınız bu adımları takip etmeden bir çalışanı sonlandırabilir, örneğin, yanlış bir sonlama politikasına karşı ceza verebilirseniz, rapor dışı bir rapor alma işleminiz varsa, ücretli bir aile terk edebilir veya anti-harazlık eğitimlerini engellemek için makul adımlar atamazsınız.

Bir Compliant Handbook Tasarlamak için en iyi uygulamalar

Uygun bir el kitabı oluşturmak, bir metodolojik, proaktif bir yaklaşım gerektirir. Bu en iyi uygulamaları yasal incelemeye ve işgücünüzü desteklemek için bir belge oluşturmak için takip edin.

1. Yerel Danışmanlık Tarafından Yasal Bir İncelemeye Başlayın

İnternetten gelen genetik şablonlar tehlikeli. İstihdam yasası oldukça yerelleştirilmiştir. Devletinde uygulama yapan bir avukat, Kaliforniya'nın “enfeksiyonu” içeren bir “çaplama” politikasına ilişkin olarak, genel davranış kodundan ayrı olarak yorumlanan bir avukata sahip olabilir.

2. Bir Clear At- Will Disclaimer

İş devletlerinde (tüm Montana hariç), el kitabınızın işe yaradığı ve el kitabının bir iş sözleşmesi olmadığı açıkça belirtilmelidir. Bu feragat, genellikle ilk sayfada veya girişte olduğu anlamına gelir. Birçok eyalet, herhangi bir zamanda, etkili bir feragatnamede bulunması gerekir: “Bu el kitabının hiçbir şey, bir ifade veya ifade sözleşmesi oluşturmaz.

3. Precise kullanın, spesifik Dil

“İşverenin saygıyla muamele edilmesi” veya “disiplik eylemi uygun olacaktır” gibi belirsiz ifadelerden kaçının: “Reports ofbat should be made within 30 days of the event to your administrator, HR, or theonym hotline at [sa). Şirket 5 iş günü içinde kabul edecek ve 10 iş günü içinde bir soruşturma başlatacaktır.”

4. Adres Interactions and Concurrency

Çalışanlar genellikle birden fazla türde bir şekilde ayrılmaları gerekir. Örneğin, doğum izninde çalışan bir çalışan FMLA (ödeme) için uygun olabilir (örneğin, FMLA (partili ücret değişimi) ve şirket kısa vadeli engellilik politikası (tam olarak geri çekilme) “Eğer el kitabınız, bu iş eş zamanlı olarak başarısız olup olmadığını açıklayın.Ayrıca, FMLA'nın kısmi ücretlendirme programına karşı önemli ölçüde hesap verebilir.

5.Program Yıllık Güncellemeler (ve İhtiyacınız Olan Hoc)

Yasalar hızla değişiyor. Tüm el kitabının yılda en az bir kez gözden geçirilmesi için tekrarlanan bir takvim hatırlatması yapın. ABD Çalışma Bakanlığı, devlet iş departmanı ve SHRM gibi saygın kuruluşlar. yeni bir yasa yürürlüğe girdiğinde - ücretli bir hasta genişleme veya ödeme şeffaflığı gereksinimi gibi - etkilenen sayfaları veya yeni bir baskıyı yeniden dağıtmaya abone olun.

6. Kayıt Kabul Edilmiş

El Kitabı tüm çalışanlara (yeni kiralama ve mevcut personel) dağıtın ve bir imza veya elektronik acknowledgment'in onayladığı bir süre için (örneğin, 3-5 yıl) bir anlaşma imzalamayı kabul eder ve el kitabının bir iş sözleşmesi oluşturamayacağını anlar.

Liability Yaratan Ortak Pitfalls

En iyi niyetlerle bile, el kitapları şirketin yasal risklere maruz kalan hataları içerebilir. Bu sık hatalar için izleyin:

  • [FONT:0]Yönmeyen vaatleri [[Dönetici: 1 ) – “İş güvenliği sağlamak için çabalıyoruz” veya “yılda bir performans incelemesi alacaksınız”, zorunlu taahhütler olarak yorumlanabilir ve mutlaklardan kaçınabilirsiniz.
  • [FONT:0] Bir rakibin el kitabı[Dönetici: 1))) Copying a yarışmacısının el kitabı). - Politikaları farklı bir devlete, endüstriye veya şirket kültürüne göre tanımlanabilir.
  • [FONT:0) Gerekli devlet politikaları[[Dönetici: 1) Örneğin, devlet göreviniz hasta terk ederse ve el kitabınız bunu söylemiyorsa, günden itibaren rakipsizsiniz.
  • [FONT:0) Yeni bir yer eklemeden sonra güncellemeye dikkat edin[*] – El Kitabını iptal etmeden yeni bir eyalette bir ofis açmak bu yer için hemen rakipsizliğe yol açabilir.
  • [FONT=0]Eski terminoloji[[Dönetici: 1 ) Değiştirilmişler - “yaratıcılar” veya “yaradışı yabancı” mevcut, saygılı koşullar (örneğin, engelliler ile) “yaratıcı işçiler” gibi kelimeler de genişletilir.
  • [FONT:0]Şirketin uygulamasını öngörmek[[Dönlendirmek için] – Eğer el kitabınız tatilin önceden onaylanması gerektiğini söylüyorsa, rutin olarak engelleyici zaman izin veriyor olabilirsiniz, bir çalışan politikanın gerçek uygulamalarla ilgili politikalarınızı tartışabilir.

Temel Politikalar Her Handbook'u içermelidir

Tam liste endüstrinize, büyüklüğünize ve konumunıza bağlı olsa da, aşağıdaki politikalar sağlam bir temel oluşturur:

  1. [FONT:0]Equal İstihdam Fırsatı ve Anti-Harassment[[[DÜT:1) - Şikayet prosedürleri, soruşturma süreci ve hayır-retsiz güvenlik.
  2. [FONT ve Etik Kodlar[[Döneticiler:0))[Döneticiler: Profesyonel davranışlar için standartlar, ilgi, gizlilik ve şirket kaynaklarının kullanımı.
  3. [FONT:0]Attendance ve Absence [[Dönetici: 1 ) – Aff FMLA, devlet terk, ücretli hasta terk, tatil, tatil, tatil ve başka herhangi bir fayda.
  4. [FONT:0]İş yeri Güvenliği ve Sağlık[DÜT:1) – OSHA uyumluluğu, acil tahliye planları, yaralanma raporlama prosedürleri ve işyeri şiddeti önleme.
  5. [FONT=0)Pay ve Zaman Koruma[[[Dönem: 1] – Zaman kuralları, yemek ve dinlenme molaları, frekans ve zaman koruma gereksinimleri.
  6. [FONT=0]Bilgi Teknolojisi ve Sosyal Medya[[Dönetici: 1) Şirket sistemlerinin, gizlilik beklentileri, sosyal medya yönergeleri ve siber güvenlik kurallarının kabul edilebilir kullanımı.
  7. [FONT:0]Employee Sınıfları[[Dönetici: 1) - Boşluk olmayanların Tanımları, tam zamanlı vs. yarı zamanlı, geçici işçiler ve bağımsız müteahhit politikalar.
  8. [FONT:0)Discipline ve Tequ[Dönetici: 1) İleride kullanılan, hemen sona erme nedenleri ve son ödeme prosedürleri için.
  9. [FONT:0]Employe Records ve Privacy[Dönetici: 1) Şirket sağlık bilgileri ve sosyal güvenlik numaraları dahil olmak üzere çalışan verileri nasıl toplar, kullanır ve korur.
  10. [FONT:0]Remote ve Hybrid Work) - Uzaktan çalışma, ekipman, saat, veri güvenliği ve geçerliyse masraflar için geri ödeme.

Handbook'unuzu Zamandan Nasıl Saklamak

Uyum devam eden bir uygulamadır. Bu alışkanlıkları HR operasyonlarınıza oluşturun:

  • Belirli bir kişi veya ekip (HR ve yasal) düzenleyici değişiklikleri takip etmek ve bu şekilde güncelleme politikalarını güncellemek.
  • Bir inceleme programı oluşturun - merkezi veya yarı-annually – el kitabı yeni yasalara ve iç pratik değişikliklere karşı denetim altına almak.
  • Yeni bir yasa geçtiğinde, herhangi bir el kitabı politikasını etkileyip etkilemediğini değerlendirin.Eğer yaparsa, hemen geri dönüp değişikliği iletişim kur.
  • Herhangi bir önemli revizyondan sonra, tüm el kitabı veya tüm çalışanlar için güncel politikayı yeniden dağıtın ve yeni bir acknowledgments elde edin.
  • Bir versiyon tarihi veya değişim günü koruyun. Tarihten, ne değişti ve bu daha sonra eski bir sürüm kullanılmışsa karışıklıktan kaçınmaya yardımcı olur.
  • Bir yıl en az bir kez, yasal danışmanınızı üst düzey bir alt inceleme yapmak için sorun. Kanunlar gelişti ve dava kanunu mevcut hükümleri yeniden yorumlayabilir.

Bilgilendirilmiş kaynaklar için

Güvenilir bilgi önemlidir. Bu kaynakları belirtmek ve onları düzenli olarak kontrol etmek:

  • [FONT:0)U.S. Çalışma Bölümü[DÜT:1) – Wage ve saat, FMLA, OSHA ve federal uyumluluk güncellemeleri.
  • [FONT:0]Equal İstihdam Fırsat Komisyonu[DÜT:1) - Anti-discrminasyon yasaları, rehberlik ve uygulama istatistikleri.
  • [FONT:0] İnsan Kaynakları Yönetimi (SHRM))[FONT, araç, ve devlet hukuku sumları (belirliliğe ihtiyaç duyulabilir).
  • Devletinizin iş departmanı veya iş ajansı – devlet özel düzenlemeler ve duyurular için.
  • [FONT:0]Nolo'nun Çalışan El Kitabı Bölüm[Dönetici: 1 ) - Küçük ölçekli işverenler için Pratik yasal makaleler.

Final Düşünceler

Hem federal hem de eyalet yasalarına uygun bir çalışan el kitabı, kuruluşunuzun en değerli risk yönetim araçlarından biri olabilir. Açıklık sağlar, belirsizliği azaltır ve hem de hesap verebilirlik kültürünü yaratırsınız. Ancak bu kılavuzu bir başlangıç noktası olarak kullanamaz ve politikalarınız devam etmelidir.