Anahtar Yasal Uyarılar Çalışan El Kitabını Tasarlarken

Bir çalışan el kitabı, basit bir politika koleksiyonundan çok daha fazlasıdır; şirketin kültürünü temel taşı olarak hizmet eder, çalışan beklentileri için bir rehber ve yasal risk mitigation için kritik bir araç. dikkatlice hazırlanmış bir el kitabı, her iki kuruluşunu ve işgücünü herkesin haklarını, sorumluluklarını anlamasını sağlar ve çalışan kurallarını, eski veya kötü bir şekilde yazabilirsiniz.

Yasal Uyum ve Adil İstihdam Yasaları

Elinizdeki çalışma yasalarının yoğun ve sürekli değişen bir web of iş kanunları ile paralelleştirilmesi gerekir. Federal düzeyde, 1964 tarihli İç Hak Yasasının VII.'si gibi temel kurallar, ücretli aile programları ve daha geniş bir anti-sosyalizmle ilgili diğer mevzuatlara göre, her işverenin takip etmesi gereken asgari ücretlendirme kurallarının düzenli olarak kontrol edilmesi gerekir.

Resmi bir inceleme döngüsü oluşturun - yılda minimumda - yasal değişiklikler, mahkeme kararları ve ajansı rehberliği dahil olmak üzere, Kaliforniya'daki çalışanlarla ilgili bir işveren, çalışanlarınızın çalışma kurallarının ve birden çok durumdaki personele sahip olmak, el kitabınızın en koruyucu standartların her yere uygulanabilir olması gerektiği anlamına gelir. Örneğin, Kaliforniya'daki bir işveren Kaliforniya'daki sıkı ücret ve ceza kurallarınızla ilgili olarak Kaliforniya'daki bir işveren sizi terk eder.

Anti-Discrminasyon ve Harassment Politikaları

Açık, kapsamlı bir anti-sosyalistasyon ve taciz politikası sadece Başlık VII ve benzer devlet yasaları altında yasal bir gereklilik değildir; bu, saygılı, kapsayıcı bir işyeri teşvik eden proaktif bir ölçüdür. Politikanız açıkça ırk, renk, cinsiyet (köpek, cinsel yönelim ve cinsiyet dahil), ulusal, yaş (40 ve üstü), engellilik, genetik bilgi ve uygulanabilir yasalar altında yatan başka bir özelliktir.

Etkili Bir Politikanın Anahtar Elements of an effective Policy

  • [FONT:0)Clear tanımları:[Dönetici:[Dönetici:0)[Döncüler, fiziksel ve görsel davranış dahil olmak üzere, yasak davranış örnekleri, örneğin, şakalar, istenmeyen dokunaklı görüntüler, veya bir kişinin korunan özelliği hakkında sorgulayıcı yorumları yapın.
  • [[Dön raporlama kanalları:[Döneticiler: 0,4] Çalışanlara endişeleri rapor etme birkaç yolu sunmak - gizli bir sıcak, online portal veya herhangi bir yöneticiye doğrudan rapor vermek.
  • [FONT:0)Investigation and response process:[Dönetici:0) Şirket, soruşturmalar için zaman çizelgesi, gizlilik önlemleri (gerekli eylemler için) ve tüm raporların ciddiye alınacağını ve derhal ele alınacağını açıklayın.
  • [FONT:0]Anti-retaliasyon Maddesi:[Dönemli: 1) Bu nedenle, taciz eden herkese karşı yeniden ifade eden veya yasadışı ayrımlara karşı yapılan herhangi bir soruşturmaya katılmak, veya yasadışı ayrımlara karşı çıkmak genellikle temelin ihlal iddialarına karşıdır.

Endüstrinize ve eyaletinize bağlı olarak, şirketle ilgili zorunlu cinsel taciz eğitimi konusunda politikaları da içereceksiniz. Örneğin, Kaliforniya, New York, Illinois, Connecticut ve Delaware, tüm çalışanlar için yıllık interaktif eğitim gerektirir, denetçiler için ek gereksinimlere sahip. el kitabınız bu yükümlülükleri ve şirketinizin onlarla nasıl buluştuğunu belirtmeniz gerekir - format, frekansı ve konular da dahil.

At- Will İstihdam ve Tesih Politikaları

Çoğu ABD eyaletinde, iş “en-kirli”dir, yani işveren veya çalışanın herhangi bir zamanda, herhangi bir yasal nedenle, bildirim olmadan veya önceden belirlenmiş bir açıklama olmaksızın, el kitabınızda açık bir şekilde ifade etmek, bu varsayımı korumak ve sonlandırma haklarını kısıtlayabilmeleri için gereklidir. Mahkemeler bazen bu dili el kitaplarınızda bulabilirsiniz - “işverenler sadece neden için sona erecektir” veya ilerici bir disiplin vaatleri – sözleşme yükümlülüklerini geliştirmek.

At- Will Açıklama

Bu, önceden belirlenmiş veya önceden bildirim olmaksızın, iş ilişkisini sona erdirmek için uygun bir şekilde ifade eder. Örneğin: “Bu el kitabı ile iş sözleşmesi veya başka bir şirket belgesinde herhangi bir iş sözleşmesi oluşturabilir. Şirket, herhangi bir zamanda, herhangi bir zamanda, takdir etmeden veya önceden bildirim almadan önce değerlendirme hakkına sahiptir.”

Disiplin ve Tesih Prosedürleri

İş yerinde size esneklik sağlarken, birçok işveren performans veya meseleleri yürütmek için ilerici bir disiplin sürecinden faydalanır. Ancak dikkatli olun: el kitabı disiplinin her zaman belirli bir sırayı takip edeceğine dair (örneğin, sözlü uyarı, yazılı uyarı, süspansiyon, sonlandırma), bu riski azaltmak için yorumlanabilir, bir feragatname içerir ve bu duruma bir rehber olarak değişir (önemli zaman çizelgesine izin verir).

Wage ve Hour Yasaları

Fair Labor Standards Act (FLSA) ve devlet analogları minimum ücret, aşırı zaman, yemek molaları, dinlenme molaları ve kayıt tutma işlemlerini açıkça doğrulama ve en yaygın iş litigation arasında olan ücret iddialarının riskini azaltmanız gerekir.Tek bir yanlış sınıflama hatası FLSA veya devlet yasası altında pahalıya yol açabilir.

Anahtar Politikaları Ekle

  • [FONT:0)Genel olarak, her iki federal ve eyalet hukukunda, her iki federal ve devlet kanununda, her zaman ortalama 40'tan fazla çalışma süresinin nasıl hesaplandığını açıklayın. Kaliforniya gibi bazı eyaletlerin günlük aşırı zaman (örneğin, 8 saat içinde) ve iki kez daha fazla boş zaman gerektirdiğini unutmayın.
  • [FONT:0)Meal ve geri dönüşler:[Dönetici:[Dönetici:0)[Dönetici ve geri dönüşler:[Döneticiler))[[Döneticiler, yemek molaları, belirli pencerelerde kesintisiz ve zamanında yemek molaları vermek için başarısız olur; bazı eyaletlerde geri kalanı ödenmelidir ve yemek molaları ile birlikte birleştirilebilir.
  • [FONT:0]Time koruma ve kayıt tutma:[Dönetici:[Dönetici:0) Zaman koruma ve kayıt tutmanın önemi:[Dönetici: 0,8|Dönlendirme süresi: 1 ) Tüm saat boyunca çalışma zorunluluğunu açıklayın, çalışma süresi boyunca, yuvarlak uygulama uygulamaları (eğer herhangi biri varsa), ve zaman çizelgesinin zamanında teslim edilmesi gereken önemi.
  • [FONT:0)Payday ve son ödeme:[Dönemli:0)Dönemli ödeme süresi:[Dönemli) ödeme süresi, ödeme süresi, ödeme kartı, canlı kontrol), ve son ücret almak için zaman çizelgesi yaygın olarak değişir - bazıları bir sonraki ödeme gününe kadar diğerleri için hemen ödeme gerektirir.

Pratik rehberlik için, [[Üyetim:0)Ü. İş Sağlığı Genel Müdürlüğü ([Dönetici: 1) ve devlet iş departmanı web sitesi.Şerefli İstatistik Bölümü'ne danışmanlık yapın.

Aile ve Tıp Politikaları Bırakıyor

Ayrılma politikaları, federal, eyalet ve yerel yasalarla yapılan iş hukuku açısından en karmaşık alanlardan biridir. el kitabınız federal Aile ve Tıp Leave Act (FMLA), ABD'nin uygun konaklama yükümlülükleri ve devlet özel ücretli aile terk programları (örneğin, Kaliforniya, New Jersey, New York, Washington, Massachusetts, Colorado, Connecticut, Oregon ve diğerleri) doğru bir şekilde bütünleme sonucunda, bu yasaları doğru bir şekilde entegre etmemelidir.

FMLA Coverage

FMLA, 12 haftalık ücretli, iş korumasız bir aile ve tıbbi nedenlerle 12 aylık süre boyunca (bir çocuğun doğum veya evlat edinme durumu, acil bir aile üyesi veya askeri bakıcının izni ve hak sahibi olan bir süre için) açıklığa kavuşturmalıdır. Ayrıca, FMLA'nın şirketten ayrılma süresi 12 ay boyunca ücretsiz olarak ayrıldığını açıklığa kavuşturması gerekir.

Devlet ve Yerel Yasaları Bırak

Birçok eyalet şimdi ücretli hasta terk, ücretli aile terk etti veya ücretli tıbbi terk etti. Elbook bu gereklilikleri entegre etmeli ve FMLA ile nasıl etkileşime girdiklerini açıklığa kavuşturmalıdır. Örneğin, New York'ta, çalışanlar ücretli aile terk edilmiş maaşları, ücretli aile izni ve Washington Eyaletinde, ücretli aile ve Sağlık Leave programı kısmi ücret değiştirmeli ve yasal olarak en fazla ücret veya yasal olarak geri almamalıdır.

FMLA uyumluluğu için mükemmel bir kaynak:0) DOL'nin FMLA sayfası[DÜT:1). Devlete özgü güncellemeler için, Ulusal Devlet Tartışmaları veya yasal danışmanlar arasındaki oyuna bakınız. Dahası, bir çalışan egzozları FMLA'yı gerektirir ancak hala bir sakatlık nedeniyle ödeme yapmanız gerekir, daha makul bir konaklama tesisini talep etmeden önce ücretsiz olarak terk etmeniz gerekir.

Gizlilik ve Data Protection

Bugünün veri odaklı işyerinde, gizli bilgileri korumak hem yasal hem de pratik bir zorunluluktur. El Kitabınız, şirketteki mevcut bilgileri, ticari sırları, müşteri verileri ve çalışan kişisel bilgileri ile ilgili beklentileri belirlemeli. Bu politika ayrıca Kaliforniya Tüketici Gizlilik Yasası (CCPA) gibi gelişmekte olan veri gizliliği yasalarına uymanıza yardımcı olur.

Core Bileşenler

  • [FONT:0] Gizli bilgi tanımı:[Dönetici:[Dönetici: 1) Finansal veriler, stratejik planlar, entelektüel mülkiyet, müşteri listeleri, ticari sırlar, yazılım kodu, maaş bilgileri ve herhangi bir kamu dışı iş bilgisi.
  • [FONT:0]Prohibited aktiviteler:[Dönetici:[Dönetici:0)|İşler için gizli bilgilerin kullanılması veya iş sırasında gizli bilgilerin kullanılması. Sosyal medya hakkında özel kurallar içeren özel bilgiler içermemelidir - iş içi sırları, iç iletişim veya müşteri verileri halka açık olarak yayınlamamalıdır.
  • [FONT:0]Data security uygulamaları:[Dönetici:[Dönetici:0) Güçlü şifreler, çok faktörlü kimlik doğrulama, taşınabilir cihazlar için şifreleme, VPN'ler için şifreleme, şirket ağlarına uzaktan eriştiğinde ve herhangi bir şüpheli veri ihlali veya izinsiz erişim raporlaması. Mention that company may not beklentiye sahip.
  • [FONT:0]Şirketler ihlaller için yasal düzenlemelere yol açabilir: Devlet, ihlallerin sona ermesi, sivil sorumluluk veya suç soruşturması için disiplin eylemine yol açabileceğinin bir hatırlatması içerir.

Çalışanların işaret ettiği ayrı bir gizlilik veya ayrımcılık sözleşmesi (NDA) dahil olmak üzere, ancak el kitabı politikası bu yükümlülükleri özetlemek zorundadır. Verilere en iyi uygulamalar hakkında daha fazla bilgi için, [[END:0)FTC'nin veri güvenliğine olan rehberliğine atıfta bulunur[FLT) ek olarak, HIPAA ile uyum sağlarsanız; Avrupa'da çalışanlarınız varsa GDPR ilkelerine dahil olun.

Diğer Temel Yasal Politikalar

Yukarıdaki büyük alanların ötesinde, çalışan el kitabınız, kapsamlı bir uyumluluk belgesi oluşturmak için diğer bazı yasal konuları ele almalıdır.

Eşit İstihdam Fırsatı (EEO) Açıklama

Eşit fırsatlara ve ayrımcılığa karşı olan bağlılığınızı teyit eden bir açıklama ekleyin. Bu, federal yüklenicilere (Executive Order 11246) ve tüm işverenlere güçlü bir şekilde tavsiye edilir. Ayrıca, tutuklama veya inanç kayıtlarına dayalı ayrımın birçok eyalette ve şehirlerdeki “ban-kutlama” yasalarıyla sınırlandırılabileceğini unutmayın, bu da işe alım sürecinden sonra cezai tarih hakkında soruşturmamalısınız.

Engelliler ve Dini Uygulamalar için Konaklamalar

ADA ve eyalet yasaları altında makul konaklama talep etme süreci açıklayın. Çalışanların ihtiyaçlarını tartışmak için HR ile iletişime geçmeleri gerektiğini ve şirketin interaktif bir süreçte – işveren ve çalışan arasında etkili konaklamaları tespit etmek için bir diyalog. Benzer şekilde, resepsiyonel uygulamalarını resepsiyonda kullanmaları gerektiği gibi, konutun değiştirilmesine izin vermeleri gerektiğini veya "tarafsız bir iş için zaman harcaması" için daha fazla standart bir testte bulunması gerektiğini açıklayın.

İş hayatı ve Güvenliği

İş Güvenliği ve Sağlık Yasası (OSHA) ve devlet eşdeğerleri altında, işverenlerin, iş dünyasının şiddet, tehditler, korkutucu bir ortama olan bir politikayı içeren genel bir görevi vardır. Bazı eyaletler (örneğin, bir denetçi veya HR, acil tehdit altında) ve tüm olayların araştırılacağını vurgular. Referans güvenliği eğitimi, acil durum planları ve şirket, tehlike altındaki bir ortama olan bağlılığı.

Davranış ve Etik Kod

Kesinlikle yasal olmasa da, ilgi, hediyeler, inr ticaret ve anti-bery yasalarına (örneğin, yabancı Corrupt Practices Act) sahip olmak, bu tür politikalar genellikle gerekli değildir.

Elektronik İletişim ve Sosyal Medya

Şirket bilgisayarları, e-posta ve internet erişimi öncelikle iş amaçlıdır ve sosyal medyadaki korumalara tabi tutulur - işe ilişkin konulardaki konular hakkında yorum yapabilirler, ancak ortak bilgiler veya video yayınlamamaları gerekir, çünkü iletişimin sosyal medyadaki gizlilik hakları ve korumalara saygı duymaması veya tacize uğramaması gerekir.

Uzaktan ve Hibrit İşgücü için Özel Görüşler

Uzaktan ve karma iş düzenlemelerinin genişlemesi ile, el kitabınız özellikle ortaya çıkan özel yasal sorunları ele almalıdır.Şu anda, tam zamanlı, yarı zamanlı, zaman, zaman, zaman, zaman, zaman, zaman, zaman, iletişim ve iş hakkında geri bildirim gibi, Kaliforniya'da bulunan tüm uygun ücretlilere uymak için zorunlu bir zorunluluk dahil olmak üzere, doğru zaman koruma ve onayları dahil olmak üzere.

El Kitabınızı Tasarlamak ve Updating için en iyi uygulamalar

Yasal uyumluluk bir zaman projesi değildir. İstihdam yasaları sık sık değişir ve el kitabınız buna göre evrimmelidir. İşte belgenizi etkili ve savunulamaz tutmak için birkaç en iyi uygulama:

  • [FONT:0] Yasal danışmana dahil olmak üzere; Bir iş avukatı, dağıtımdan önce el kitabınızı gözden geçirmeli ve her büyük güncellemeden sonra boşlukları, eski dili veya sözleşmeli yükümlülükleri tanımlayabilmelidirler.
  • [FONT:0) Doğru dili kullanın.[[Dönetici:0) Yasal olarak çalışanlardan kaçının. Çalışanlar, hakları ve sorumlulukları belirsizliği olmadan anlayabilirler. yasal şartlar gerekli olduğunda (örneğin, “ekiz bir konaklama”, “öğrenme zorluğu”, onları açıkça tanımlayabilmeli.
  • [FONT:0]Include an acknowledgment form.[[FONTT:1] Her çalışanın aldıkları bir formu onayladığı ve el kitabının anlaşılması ve politikalarına uyması gerektiği konusunda hemfikirler.
  • [FONT:0) Yıllık olarak güncelleniyor - ve önemli yasal değişikliklerden sonra Yeni mevzuat, mahkeme kararları ve şirket politikasındaki değişiklikler dahil olmak üzere bir yıllık incelemede bulunuyor. el kitabı güncelleştirmediğinizde, tüm çalışanları bilgilendirin ve yeni bir acknowledgment imzalamalarını gerektirir.
  • [[Dönetici:0)Provide erişilebilir formatlar.[[Dönetici:0) El Kitabının dijital ve basılı formatlarda mevcut olmasını sağlamak. For employees with disabled, provide-reader compatible files, or oral sunumu. For languages workings, consider key policies into the languages speak by your employees.
  • [FONT:0] Canlı belgeyi yapın.[[Dönetici:0) El Kitabı bir rafta toz toplamasına izin vermeyin.Kaynaklama, eğitim ve performans konuşmaları sırasında.Encourage yöneticileri bunu bir kaynak olarak kullanmak için, ve periyodik olarak test çalışanları anlamak için önemli politikalarda.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Bir çalışan el kitabı beklentileri belirlemek, adilliği teşvik etmek ve kuruluşunuzu yasal sorumluluktan korumak için güçlü bir araçtır. Anahtar yasal değerlendirmelere hitap ederek -anti-discriminasyon politikaları, iş başında, ücret ve saat uyum, yönetim, gizlilik, veri koruma ve uzaktan çalışma nüansları - hem de kuruluşunuzu yasal yükümlülüklerinize hizmet eden bir belge oluşturabilirsiniz.Bu uyumluluk devam eden bir taahhütdür; politikalarınızı düzenli olarak güncelleyin ve yasal zeminlere adapte etmek için yasal zeminlere uymak için yasal zeminlere uymak.