Table of Contents

เหตุ ผล ที่ บันทึก ทาง ดิจิตอล เป็น สิ่ง สําคัญ

การรักษาบันทึกทางดิจิตอลอย่างแม่นยํานั้นไม่ใช่ทางเลือกสําหรับบุคคลและธุรกิจอีกต่อไป เจ้าหน้าภาษีทั่วโลก รวมถึง ISRS และ HMR ด้วย คาดหวังมากขึ้นว่าผู้เสียภาษีจะผลิตข้อมูลชัดเจน

การเปลี่ยนถ่ายฐานข้อมูลยังได้มีการเรียงงานแบบทางไกลและบัญชีแบบมีเมฆด้วย ระบบที่เหมาะสม คุณสามารถรับใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้จากอุปกรณ์ใด ๆ ได้ โดยร่วมกับบัญชีของคุณทันที และเก็บข้อมูลภาษีไว้อย่างแน่นหนา โดยไม่ต้องเช่าเอกสารแบบนอกระบบ ซึ่งจะมีประโยชน์กับผู้จําหน่ายอิสระ, เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก, และบุคคลที่มีรายได้หลายรายได้ ความสามารถในการค้นหาโดยผู้จําหน่าย, วันที่, หรือปริมาณของเวลาในการปรับเปลี่ยนคู่มือ โดยจะเรียงลําดับเป็นช่วงเวลาไม่กี่วินาที

การ รักษา รักษา ไว้ ให้ คง อยู่ ต่อ ไป

1. สร้างโครงสร้างการปัดเป่า

โครงสร้างโฟลเดอร์ตรรกะ คือรากฐานของแผ่นข้อมูลดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ เริ่มด้วยโฟลเดอร์ระดับบนสุด (ปี ค.ศ.

ใช้ระบบระบบป้อนชื่อแบบชัดเจน และสอดคล้องกัน สําหรับแฟ้ม โดยวิธีการคือ: [FLT: 0] YYYYYDDDDDDDDDDDDDDDDMD ADDDS DDescription.pdf[FTLTL:1] เป็นต้นมา ตัวอย่างเช่น: "2004:15/Officedopt/89. preadf" ซึ่งจะประกันว่าแฟ้มต่าง ๆ จะเรียงลําดับตามรูปแบบปกติและยังคงสามารถย้ายระหว่างโฟลเดอร์ได้ เช่น การเริ่มใช้งานรายเดือน เช่น การเพิ่มข้อมูลต่าง ๆ ของซอฟต์แวร์ เป็นต้น เป็นต้นไป เช่น การเพิ่มหมายเลขผู้ใช้ที่ซ้ํา เช่น การเพิ่มหมายเลขบัญชี หรือการอ้างอิงแบบ เหตุการณ์ที่คล้ายกัน หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลข้อมูลต่าง ๆ ที่คล้ายกัน

2. เลือกวิธีจัดเก็บข้อมูลและการสํารองข้อมูลที่เชื่อถือได้

บริการจัดเก็บข้อมูลเมฆ เช่น Google ไดรฟ์, Plopbox และหนึ่ง Drove จะเสนอแบบเข้ารหัสแบบปลอดภัย โดยมีการเข้ารหัสไว้ในการค้นหาโดยอัตโนมัติ สําหรับบันทึกภาษีที่สําคัญ 2 access และพิจารณาวิธีแก้ปัญหาการสํารองข้อมูลแบบเมฆที่ทุ่มเท เช่น แบ็คบล็อพ หรือ IDVE สํารอง ภายในระบบนี้จะให้ข้อมูลการสํารองข้อมูลภายนอกเพิ่มเติม -- มีประสิทธิภาพอย่างน้อยเดือนละครั้ง เป้าหมายคือสีแดง: เก็บสําเนา 1 ฉบับบนอุปกรณ์ภายในเครื่อง และหากเป็นไปได้คือ 1 ฉบับ แบบปิด (เช่น กล่องนิรภัย หรือกล่องอื่น ๆ) ที่เก็บไว้ภายนอก

อย่าพึ่งคอมพิวเตอร์หลักของคุณอย่างเดียว ฮาร์ดไดรฟ์ล้มเหลว แล็ปท็อปถูกขโมย และเครื่องเรียกเก็บข้อมูลก็เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ กลยุทธ์สํารอง "3.2.1" -- สําเนาข้อมูลของคุณ 3 เล่มจากสื่อที่แตกต่างกัน มีหนึ่งปุ่มปิด -- มาตรฐานทองสําหรับความปลอดภัยทางสถิติ สําหรับเอกสารที่ไม่สามารถเก็บได้ เช่น ภาษีและการสนับสนุน โปรดพิจารณาว่ามีการพิมพ์สํารองและจัดเก็บมันในการป้องกันไฟได้เช่นกัน ดิจิตอล-อัลไซม์-อัล-ไฟได้อย่างเดียว แต่เพิ่มความปลอดภัยในจิตใจ

3. สแกนและทําเอกสารเอกสารแบบดิจิตัลอย่างรัดกุม

แม้ในโลกดิจิทัล ใบเสร็จและใบแจ้งหนี้หลายใบยังมาถึงตัวหนังสือ ใช้โปรแกรมสแกนระบบ OCR หรือโปรแกรมสแกนมือถือ เช่น Adobe สแกน, Microsoft Lenser หรือ Cames Scanner เพื่อแปลงสิ่งเหล่านี้ให้เป็น PDF

สิ่งสําคัญ: ให้เก็บเอกสารต้นฉบับสําหรับใบเสร็จค่าสูงจนกว่าตัวเก็บภาษีจะถูกปิด

4 ป้าย และ คํา อธิบาย ทุก เอกสาร ถูก ต้อง แม่นยํา

แฟ้มที่ชื่อ "recept.pdf" แทบจะไร้ประโยชน์เมื่อคุณมีหมายเลขบัญชีเป็นร้อยตัว บันทึกดิจิทัลแต่ละรายการควรจะรวมข้อมูลกํากับภาพในชื่อแฟ้มหรือป้ายกํากับที่ฝังอยู่ในชื่อของมันเช่นกัน เพื่อระบุการค้าขายในบาง ๆ ที่อาจจะระบุได้เพียงชั่วพริบตา ตามที่กล่าวในแบบฝึกหัด #1 รวมถึงวันที่, ผู้ผลิต, จํานวน และรายละเอียดที่สั้น ๆ สําหรับธนาคารหรือในใบแจ้งหนี้ เพิ่มหมายเลขบัญชีหรือหมายเลขอ้างอิงในชื่อแฟ้ม หากข้อมูลหรือข้อมูลที่กําหนดเองของระบบของคุณรองรับป้ายกํากับหรือเขตข้อมูล (เช่น ในไดรฟ์หรือ NOFS) จะใช้เครื่องหมาย "Uct," หรือ "Offect" เป็นต้น

ความละเอียดหมายความว่า ภาพที่สแกนแล้วนั้นตรงกับภาพต้นฉบับด้วย การไล่สีหรือการสแกนแบบสมบูรณ์ สามารถทําให้เกิดคําถามระหว่างการตรวจสอบได้ โปรดใช้เวลาสักครู่ในการตรวจสอบความเหมาะสมของลักษณะขาก่อนจัดแฟ้ม สําหรับค่าใบเสร็จการเขียนด้วยลายมือ โปรดพิจารณาเพิ่มบันทึกย่อ ๆ ในข้อมูลกํากับภาพ เพื่ออธิบายว่าซื้อคืออะไร -- นี่สามารถประหยัดเวลาในการสับสนได้

5. ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อติดตามอัตโนมัติ

การป้อนข้อมูลด้วยตนเองผิดพลาดทั้งแบบ prinine และเวลา continuations. บัญชีผู้ใช้แบบ flickbooks, Xero, หรือ Freetbook สามารถนําเข้ารายการการโอนเงิน, ค่าใช้จ่ายในการจัดอันดับ, และสร้างรายงานภาษีได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ หลายคนที่ทํางานร่วมกับโปรแกรมค้นหาใบเสร็จ -- คุณดึงภาพออกมาคือวันที่, ผู้ผลิต, และปริมาณที่สัมพันธ์กัน ซึ่งนี้จะช่วยลดข้อมูลลงเหลือศูนย์ และให้ติดตามอย่างชัดเจน

สําหรับบุคคลที่มีการเงินที่เรียบง่าย อุปกรณ์อย่างมินต์, YNAB หรือแม้กระทั่งตารางคํานวณแบบมีคุณภาพสามารถพอได้ กุญแจคือการใช้ระบบที่คุณยังคงใช้อยู่อย่างต่อเนื่อง แทนที่จะพยายามเข้าไปในทุกอย่างในเดือนเมษายน หากคุณดําเนินการทําธุรกิจ จงพิจารณาโครงการการเตรียมภาษีที่อุทิศตัว เช่น Turbotax Business หรือ Proader proper ซึ่งสามารถนําเข้าโดยตรงจากโต๊ะบัญชีของคุณได้ โดยตัดข้อมูลที่ซ้ําซ้อนออกไป

6. ตั้ง ตาราง เวลา ทบทวน และ ทํา ความ สะอาด เป็น ประจํา

การให้ใบเสร็จถูกวางกองไว้เป็นสํารอง ทําให้มีการบันทึกการเก็บค่าทําเงิน ตั้งค่าการเกิดขึ้นอีกของงาน -- สัปดาห์สําหรับช่วงเวลา highvolume อย่างน้อยรายเดือน -- เพื่อผ่านกล่องข้อมูล, สแกน apps และบัญชีของธนาคาร ในระหว่างการทบทวนนี้ เช็คว่ารายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดถูกบันทึกไว้ ตรงกับค่าบัตรเครดิต และไม่มีเอกสารที่ตรงกัน การลบและย้ายแฟ้มเสร็จสมบูรณ์แล้วไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมกับปี 03 โดยมีลําดับที่เข้มงวดคือเวลาเก็บบันทึกของคุณไว้ก่อนตลอดปี

ชาร์ต เกรด ดี สําหรับ แผ่น เสียง ที่ ป้องกัน แบบ ดิจิตอล แบบ โง่ เขลา

การ เข้า ไป ใน ที่ ทํา ธุรกิจ

หากคุณดําเนินการธุรกิจร่วมกับพนักงานหลายคน โดยจํากัดการเข้าถึงบันทึกการภาษีที่ละเอียดอ่อน ใช้สิทธิ์ของโฟลเดอร์ในที่เก็บข้อมูลกลุ่มเมฆ เพื่อให้ตรวจสอบเฉพาะสมาชิกของทีมที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น (เช่น นักบัญชี, CFO) สามารถดูหรือแก้ไขรายได้และค่าใช้จ่ายได้ ตั้งโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันสําหรับรายงานการใช้ค่าใช้จ่ายและค่าชดเชยของพนักงาน แต่ต้องรักษาการคืนค่าภาษีขององค์กร และเก็บบันทึกการจัดเก็บของธนาคารไว้ในโฟลเดอร์ส่วนตัว ซึ่งป้องกันการยกเว้นการยกเว้นหรือการเปลี่ยนแปลงที่อนุญาตไม่ได้ และช่วยรักษาการจัดเก็บข้อมูลไว้

สําหรับทีมที่มีขนาดใหญ่ขึ้น โปรดพิจารณาระบบการจัดการเอกสารที่ทุ่มเท เช่นแฟ้มข้อมูลหรือกล่อง ซึ่งให้สิทธิ์ในการควบคุมการอนุญาตแบบ แกรนด์, การตรวจสอบบันทึกการทํางาน และการทําเครื่องหมายของน้ํา คุณสมบัติเหล่านี้ไม่เพียงแต่ป้องกันข้อมูลเท่านั้น แต่ยังแสดงให้เห็นถึงความขยันขันแข็งที่พึงกระทําในการป้องกันข้อมูลด้วย -- ปัจจัยที่สามารถดูได้จากการตรวจภาษี

การจัดอัตโนมัติสําหรับหมวดหมู่เอกสาร

เครื่องมือเพิ่มเติม เช่น Zapier หรือ Shapier หรือ widgin Essions ระบบจัดการเอกสาร (เช่น Ducer, Muchule, files) สามารถใช้งานกฏหรือ AI เพื่อจัดเรียงเอกสารไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้องได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถฝึกระบบนี้ให้จําป้ายใบเสร็จเอกสารที่แสดงมาจากผู้ผลิตเฉพาะ และย้ายแฟ้มดังกล่าวไปอยู่ในโฟลเดอร์ "OffOff Suffice" ของปีที่ถูกต้อง ในขณะที่การทําเช่นนั้นนี้ต้องการการกําหนดให้มีการตั้งค่าการลงทุนเริ่มต้นนั้น จ่ายเงินออกในระบบหลายฤดู

แม้ จะ ไม่ มี enterroup ผู้ บริโภค หลาย คน ที่ สแกน โปรแกรม ที่ มี เชาวน์ ปัญญา อยู่ แล้ว ตอน นี้ แอป พลิเคชัน แบบ เดียว กับ เนต และ กล่อง รอง เท้า สามารถ สกัด ข้อมูล การ ค้า จาก ใบ ใบเสร็จ และ จัด ประเภท ให้ โดย อัตโนมัติ ถ้า คุณ ทํา งาน กับ คน ที่ ดู หนังสือ ให้ ถาม ว่า เขา สามารถ ตั้ง กฎ ใน โปรแกรม บัญชี เพื่อ ทํา ให้ คุณ มี สิทธิ์ ที่ จะ ทํา รายการ ที่ ไม่ มี การ ตรวจ สอบ ได้ หรือ ไม่ ก็ ไม่ มี อะไร หลุด พ้น จาก รอย แยก นี้

เข้าใจ ช่วง การ พิจารณา คดี ตาม กฎหมาย

ตาม ปกติ เจ้า หน้าที่ ภาษี เรียก ร้อง ให้ คุณ เก็บ บันทึก เป็น เวลา หลาย ปี หลัง จาก ทํา การ จัดเก็บ ข้อมูล — ใน สหรัฐ อเมริกา ซึ่ง เป็น ISRS เสนอ แนะ อย่าง น้อย สาม ปี แต่ ก็ อาจ ถึง เจ็ด ปี หาก คุณ มี ราย ได้ ต่ํา กว่า ที่ คุณ ได้ รับ.

การตรวจสอบกฏข้อห้ามภายในของคุณเสมอ ตัวอย่างเช่น HMRC ในอังกฤษนั้น ต้องการบุคคลที่เก็บค่าส่วนตัวไว้ ให้เก็บบันทึกอย่างน้อย 5 ปี หลังจากวันที่ 31 มกราคม ตามเส้นตายของปีภาษีที่เกี่ยวข้อง การชดเชยกับช่วงเวลาต่าง ๆ ที่มีการกักกันนั้น เป็นส่วนหลักของข้อกําหนดการบันทึกที่รัดกุมมาก โปรดรักษาโฟลเดอร์เก็บแฟ้มให้ว่างไว้แต่ละปี และตั้งปฏิทินที่อนุญาตให้ทําการลบแฟ้มได้หลังจากช่วงเวลาที่อนุญาตแล้ว

เก็บบันทึกของคุณด้วยการเข้ารหัสและรหัสผ่าน

ดิจิตอลที่มีข้อมูลการเงินที่มีความสําคัญ เช่น หมายเลข Social Secure, บัญชีผู้ใช้, และข้อมูลรายได้ เข้ารหัสโฟลเดอร์เก็บข้อมูลกลุ่มของคุณโดยใช้เครื่องมือ เช่น Cryptomamor หรือสร้างตัวเลือกการเข้ารหัสไว้ในบริการ เช่น PCload สําหรับแบ็คเอนด์ภายในเครื่อง ให้ใช้การเข้ารหัสแบบเต็มระบบ (เช่น บิตสกรูเกอร์บนวินโดวส์, ไฟล์ไฟล์แฟ้ม Valt กับระบบย่อยของกล้องจัดการแฟ้ม (Mc) รหัสผ่านในรหัสผ่านที่มีชื่อเช่น 1 Password หรือ bitwarden Do not translate between brackets (e. g. ServerName, ServerAdmin, etc.)

นอกจากนี้ ยังพิจารณาการเข้ารหัสแฟ้มแต่ละตัวที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมาก เช่น สแกนโปรแกรม W-2s หรือ 1099s เครื่องมือเช่น VaraCrypt ให้คุณได้สร้างรุ่นการเข้ารหัสสําหรับเอกสารที่มีความไวต่อความไวต่อแสงพิเศษ โปรดจําไว้ว่าความปลอดภัยไม่ได้ตั้งค่าและปล่อยไป -- การปรับปรุงซอฟต์แวร์ของคุณและตรวจสอบว่า ใครมีสิทธิ์ในการจัดเก็บข้อมูลในบัญชีของคุณ

การ ดู แล ผล งาน ของ คุณ ให้ ดี ขึ้น สําหรับ ชนิด ของ เอกสาร ต่าง ๆ

การ จัด การ กับ แผ่น เสียง แบบ ดิจิตอล และ ใบ แจ้ง ข่าว

ผู้ให้บริการหลายคนตอนนี้ กําลังออกรายการใบเสร็จผ่านอีเมล ตั้งค่าโฟลเดอร์ที่อุทิศแล้วหรือป้ายในไคลเอนต์อีเมลของคุณ (เช่น ป้ายอีเมล หรือ ข้อกําหนดของ Outlook) ซึ่งจะบรรจุจดหมายเหล่านี้ไว้ในโฟลเดอร์ "จดหมายที่ส่งแล้ว" โดยจากที่นี่ คุณสามารถดาวน์โหลดและเปลี่ยนชื่อมันตามชื่อของคุณได้ ลองพิจารณาค่าของธนบัตรที่ซ้ํา (เช่น แท็กย่อย, พินัยกรรมที่ส่งผ่านผู้จําหน่ายให้ส่งข้อมูลผ่าน PDF ในกระดาษ -- ตัวเลือกนี้จะทําการลดความพยายามในการตรวจค้น

บันทึก การ กลั่น แกล้ง และ การ ลง ทุน

ทรัพย์สินดิจิทัลเช่น การเข้ารหัส การเข้ารหัส เงินตรา เพิ่มความซับซ้อน เข้ากับบันทึกการภาษี การค้า ผลตอบแทน หรือ รายได้ลมต้องบันทึกไว้ตามวันที่ ค่าตลาดยุติธรรม และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ใช้เครื่องมือพิเศษ เช่น Vincer, Kunter, Kointer, หรือ TokenTax เพื่อรวมประวัติการค้าขายและกระเป๋าคุมข้อมูลเข้าด้วยกัน ส่งออกรายละเอียด (CSV หรือ PDF) และเก็บมันไว้ในคลังอัลบั้มของคุณ สําหรับการลงทุนแบบดั้งเดิม การดาวน์โหลดและการซื้อขายที่เก็บค่าบริการต่าง ๆ และค่าบริการต่าง ๆ ของคุณเก็บไว้ในรูปแบบเดียวกัน

Checklist สําหรับภาษี ⁇ Checky Digital Records

  • [FLT: 0] โครงสร้าง: โฟลเดอร์บนสุดประจําปี พร้อมโฟลเดอร์ย่อยสําหรับรายได้ ค่าบริการ ค่าบริการ ค่าธนาคาร บันทึกการลงทุน และภาษี
  • [FLT: 0] การตั้งชื่อแฟ้ม: YYYY-M-DD ADDVEND AMDDER AMDRE สําหรับเอกสารทั้งหมด.
  • [FLT: 0]. pread: เมฆ + กําลังเสริมท้องถิ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีสําเนาที่สามที่ยกเลิกแล้ว.
  • [FLT: 0] labling: Check lefe, ใช้ OCR เพื่อค้นหา, ปรับใช้แท็กที่สอดคล้องกัน.
  • [FLT: 0] Software: ใช้อุปกรณ์บัญชีหรือค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เพื่อติดตามการวางจําหน่ายอัตโนมัติ (Protomatical capillation).
  • [FLT: 0]. ทบทวนเพิ่มเติม: การทําความสะอาดรายสัปดาห์หรือรายเดือนเพื่อหลีกเลี่ยงการอุดตัน.
  • [FLT: 0]. ความมั่นใจ: การเข้ารหัส, การตรวจสอบสิทธิ์ 2 access, ผู้จัดการพาสเวิร์ด และบทบาทการเข้าถึงสําหรับธุรกิจ.
  • [FLT: 0] เอาใจใส่: เก็บบันทึกดิจิทัลอย่างน้อย 7 ปี; ลบหรือจัดเก็บหลังจากการตรวจสอบหน้าต่างหมดอายุ
  • [FLT: 0] สินทรัพย์ทางการค้า: ใช้เครื่องมือพิเศษในการติดตามการเข้ารหัสและการลงทุน
  • [FLT: 0] ผู้จัดการอีเมล: ใบเสร็จข้อมูลดิจิตอลแบบอัตโนมัติและในใบแจ้งหนี้ ไปยังโฟลเดอร์ที่อุทิศเพื่อการเรียงลําดับที่ง่าย.

การรับเอาสิ่งที่ดีที่สุดเหล่านี้มาใช้เปลี่ยนสถิติดิจิตอล การเก็บบันทึกจากงานน่าเบื่อนี้ ให้กลายเป็นองค์ประกอบที่น่าเชื่อถือและน่าเชื่อถือ ของชีวิตการเงินของคุณ ไม่ว่าคุณจะเป็น นักแสดงเดี่ยว หรือเป็นผู้บริหารบริษัทอิสระ หรือบริหารบริษัทที่เติบโต ระบบจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลที่วินัย จะประหยัดเวลาของคุณ ลดความเครียดในเวลาภาษี และสร้างความสงบใจให้กับสถิติของคุณที่จะสามารถตรวจสอบได้ เริ่มสร้างระบบของคุณ (หรือสร้าง) ในทุกวันนี้ -- อนาคตของคุณจะขอบคุณ

สําหรับคําแนะนําอย่างเป็นทางการ [FLT: 0] กํากับการบันทึก [FLT: 1]] [FLT:]] อําเภอใจ (HMRRCE elp elf parames loading ditions [FLLTTTT:3] และวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับ [FTTH: ⁇ 1] กลยุทธ์สํารอง [FLT: 5] สําหรับการจัดการเพิ่มเติม ดูเพิ่มที่เอกสาร ดูเพิ่มที่: [FTCA] เอกสารการจัดการระบบ] เอกสารการจัดการระบบดิจิทัลของวันนี้ [FTCFTIFFTA].