Table of Contents

Что делает нотариус при закрытии недвижимости?

Нотариусом является уполномоченный государством чиновник, который выступает в качестве беспристрастного свидетеля при подписании важных документов. В закрытии объектов недвижимости основная обязанность нотариуса заключается в проверке личности каждого подписавшего, подтверждении того, что они подписывают добровольно и с полным пониманием документов, а затем применении их официальной печати и подписи для завершения нотариального заверения. Этот процесс помогает предотвратить мошенничество, обеспечивает законность сделки и обеспечивает четкую цепочку подотчетности.

Помимо простого наблюдения за подписью людей, нотариусы выполняют несколько важных функций во время закрытия:

  • Проверка личности: Нотариус проверяет выданные правительством удостоверения личности (например, водительские права или паспорт) на подтверждение того, что каждый подписавший является тем, кем он себя называет.
  • Свидетельские подписи: Нотариус должен физически наблюдать за каждым подписавшим, помещая свою подпись на документ.В некоторых случаях нотариус также выступает в качестве свидетеля, но обычно их роль отделена от роли обычного свидетеля.
  • Применение присяги или аффирмации: Для некоторых документов, таких как аффидевиты или заявления под присягой, связанные с транзакцией, нотариус может потребовать от подписавшего принять присягу или подтверждение того, что информация является правдивой и правильной.
  • Запись нотариального удостоверения: Нотариус заполняет нотариальное удостоверение — обычно штамп или печать, прикреплённые к документу — вместе с их подписью, датой, а иногда и записью в журнале, записывающей транзакцию.
  • Обеспечение добровольного согласия: Нотариус должен быть удовлетворен тем, что подписавший не принуждается или подписывается под принуждением.Если возникает какое-либо давление или ненадлежащее влияние, нотариус должен отказаться от продолжения.

Документы, обычно нотариально заверенные при закрытии недвижимости

Несколько ключевых документов при закрытии недвижимости требуют нотариального заверения, чтобы быть юридически действительными.

  • Дело о доверии или ипотеке: Документ, который обеспечивает кредит против имущества, должен быть нотариально заверен для записи в земельных отчетах графства.
  • Дело (гарантия или отказ от ответственности): Передача права собственности от продавца покупателю нотариально удостоверяется, чтобы доказать личность и намерение лица, предоставляющего право.
  • Подтверждения: Общие показания включают письменное заявление о праве собственности (отсутствие залогов или обременений) и письменное заявление о проживании (для основного места жительства).
  • Обязательная записка: Хотя сама записка не всегда нотариально заверяется, многие кредиторы требуют нотариально заверенного подтверждения подписи заемщика.
  • Раскрытие информации: В некоторых штатах окончательное заявление об урегулировании нотариально заверено, чтобы убедиться, что стороны рассмотрели и согласились с условиями.
  • Доверенность (если используется): Если одна сторона подписывает от имени другой (например, пожилой продавец, использующий доверенность), этот документ должен быть надлежащим образом заверен нотариально.

Почему нотариусы так важны в сделках с недвижимостью?

Закрытие недвижимости предполагает большие суммы денег и юридически обязывающие соглашения. Без нотариуса значительно возрастает риск мошенничества, неправильной идентификации или недоразумений. Беспристрастное присутствие нотариуса добавляет слой безопасности, который защищает как покупателей, так и продавцов, а также кредиторов и титульных компаний.

Вот несколько основных причин, по которым нотариусы незаменимы при закрытии недвижимости:

Предотвращение мошенничества

Мошенничество с идентификацией является серьезной проблемой в сфере недвижимости. Мошеннический покупатель может подписать документы, используя украденную личность, или продавец может быть выдан за передачу имущества без ведома реального владельца. Нотариусы снижают эти риски, тщательно проверяя удостоверения личности. Согласно Национальной нотариальной ассоциации , проверка личности является краеугольным камнем обязанности нотариуса, и неудавшаяся проверка должна остановить сделку до тех пор, пока проблема не будет решена.

Юридическая действительность

Многие документы на недвижимость по закону должны быть нотариально заверены, прежде чем они могут быть записаны в округе или приняты кредитором. Без надлежащего нотариального заверения акт или ипотека могут считаться недействительными, и сделка может быть пройдена. Нотариальное заверение обеспечивает юридический «штамп одобрения», который доказывает, что подписи являются подлинными, и стороны поняли, что они подписывали.

Беспристрастный свидетель

Во время закрытия эмоции могут быть высокими. Нотариус действует как нейтральная третья сторона, которая не заинтересована в результате. Эта беспристрастность гарантирует, что все подписи будут засвидетельствованы без предвзятости, и что любое принуждение или путаница будут пойманы до завершения документов.

Хранение и отслеживание записей

Большинство нотариусов обязаны вести журнал всех нотариальных действий. Этот журнал включает дату, тип документа, имя и адрес подписавшего, а иногда и отпечаток пальца. Если спор возникает позже (например, кто-то утверждает, что они никогда не подписывали), записи нотариуса обеспечивают надежный источник доказательств. Эта прослеживаемость является мощным сдерживающим фактором против мошенничества.

Защита для всех сторон

Покупатели, продавцы, кредиторы и титульные компании получают выгоду от надлежащего нотариально заверенного закрытия. Для покупателей это означает, что титул будет чистым и их собственность обеспечена. Для продавцов это подтверждает, что они юридически передали имущество и освобождены от ответственности. Для кредиторов нотариально заверенные документы необходимы для финансирования кредита и секьюритизации его на вторичном рынке. Титульные компании полагаются на нотариально заверенные документы для выдачи полисов страхования титула без исключений.

Юридические требования к нотариусам в сфере недвижимости

Нотариусы регулируются государственным законодательством, и требования варьируются от юрисдикции к юрисдикции. Хотя основные обязанности схожи, существуют важные различия в том, как нотариусы заказываются, какие документы они уполномочены нотариально заверять и как они должны вести учет.

Ввод в эксплуатацию и квалификация

Как правило, нотариус должен:

  • Быть законным резидентом государства, в котором они введены в эксплуатацию (некоторые штаты допускают нерезидентов, которые работают в государстве).
  • Быть не менее 18 лет.
  • Пройдите проверку биографии (некоторые штаты требуют проверки криминальной истории).
  • Завершите учебный курс или экзамен (в таких штатах, как Калифорния, Флорида и Техас).
  • Подать облигацию (обычно от 5000 до 10 000 долларов США) с государством, чтобы защитить общественность от ошибок или неправомерных действий.
  • Оплатите комиссионные и присягните на должность.

Сроки полномочий комиссии обычно длятся четыре или пять лет, после чего нотариус должен продлевать.Некоторые штаты также требуют продолжения образования.

Сфера полномочий

Нотариусы могут совершать несколько видов нотариальных действий, но наиболее распространенными в сфере недвижимости являются признания и юраты.Признание используется, когда подписавший появляется перед нотариусом и заявляет, что подписал документ добровольно. Юрат используется, когда подписавший приносит присягу или подтверждение того, что содержание документа истинно.Деяния в сфере недвижимости и ипотека обычно требуют признания, в то время как аффидевиты часто требуются от юристов.

Нотариусам, как правило, запрещается нотариально заверять документы, если они имеют финансовый интерес к сделке, являются стороной документа или если подписавший является близким родственником.

Регистрируемые обязательства

Большинство штатов требуют, чтобы нотариусы вели последовательный журнал всех нотариальных действий. Журнал обычно включает:

  • Дата и время нотариального заверения.
  • Вид выполняемого нотариального действия.
  • Описание документа (например, «Дело о доверии для 123 Main Street»).
  • Полное имя и адрес каждого подписавшего.
  • Как удостоверение личности было проверено (например, номер водительского удостоверения и срок действия).
  • подпись подписчика (иногда требуется отпечаток большого пальца).
  • Взимаемая плата (если таковая имеется).

Журналы являются публичными записями в некоторых штатах, то есть любой может запросить их просмотр. В других штатах журнал является конфиденциальным. Нотариусы должны хранить журнал в течение определенного количества лет после истечения срока их действия (обычно от 5 до 10 лет). NNA предоставляет государственное руководство по требованиям журнала .

Обработка неправомерных действий или ошибок

Если нотариус не соблюдает закон, например, нотариус документ без надлежащего удостоверения личности или нотариус по телефону без подписывающего лица, он может столкнуться с штрафом, отменой комиссии. В тяжелых случаях неправомерное поведение нотариуса может привести к гражданской ответственности или даже уголовным обвинениям. Покупатели и продавцы должны сообщать о любом подозрительном поведении нотариуса нотариальному органу государства, обычно государственному секретарю или аналогичному ведомству.

Роль нотариусов в электронном и дистанционном закрытии

Технология изменила процесс закрытия недвижимости, и нотариусы адаптировались.Две основные инновации - это электронная нотариальная документация (eNotarization) и удаленная онлайн-нотариальная документация (RON).

Электронная нотариальная нотариальная документация (eNotarization)

При eNotarization нотариус использует цифровые инструменты для нанесения электронной печати и подписи на электронный документ. Документ остается в цифровом формате и может быть записан онлайн с уездом. eNotarization ускоряет закрытие и сокращает бумажные отходы. Нотариусы должны использовать безопасную платформу, которая соответствует государственным стандартам шифрования и безопасности. Многие государства сейчас санкционируют eNotarization, но требования отличаются.

Удаленное онлайн-нотариальное заверение (RON)

RON позволяет подписывающему лицу явиться к нотариусу через живое аудио-видео соединение. Подписывающий документ загружает свой ID, отвечает на вопросы проверки личности и подписывает документ в электронном виде, пока нотариус смотрит на экране. Затем нотариус применяет свою электронную печать. RON особенно ценен для покупателей за пределами штата, военнослужащих, развернутых за рубежом, или любого, кто не может легко добраться до физического закрытия. По состоянию на 2024 год, более 40 штатов имеют постоянные законы RON.

И eNotarization, и RON требуют от нотариуса использовать технологическую платформу, одобренную государством.Подписывающий должен также физически находиться в государстве, которое позволяет удаленное нотариальное заверение (некоторые государства требуют, чтобы подписавший был в штате, в то время как другие разрешают подписавшим вне государства для сделок с недвижимостью).

Для профессионалов в сфере недвижимости понимание этих цифровых опций имеет важное значение. Они могут уменьшить задержки закрытия и сделать процесс более удобным для всех сторон. Однако не каждая транзакция подходит для RON - некоторые кредиторы по-прежнему требуют влажных подписей для определенных документов, и не все округа принимают документы, записанные в электронном виде. Всегда проверяйте у титульной компании или адвоката по закрытию, прежде чем предположить, что дистанционное закрытие возможно.

Как выбрать нотариуса для закрытия недвижимости

Не все нотариусы созданы равными. Хотя большинство из них надежны, принятие нескольких шагов для обеспечения того, чтобы у вас был способный и надежный нотариус, может предотвратить проблемы во время закрытия.

Проверить квалификации

Подтвердите, что нотариус имеет действительную комиссию в штате, где происходит закрытие. Вы часто можете проверить это через веб-сайт госсекретаря. Для подписания кредита ищите нотариуса, который прошел дополнительное обучение, такое как Сертифицированный нотариальный агент по подписи .

Спросите об опыте

Опытный нотариус обработал десятки или сотни закрытий. Они знают, что искать, как обрабатывать распространенные ошибки (например, отсутствующую страницу или неправильную дату) и как поддерживать плавный процесс. Неопытные нотариусы могут вызвать задержки, не обнаружив проблемы на ранней стадии.

Проверить наличие и оборудование

Убедитесь, что нотариус может прийти в место закрытия - будь то офис титульной компании, дом или банк - в запланированное время. Для eNotarization и RON подтвердите, что у нотариуса есть необходимые учетные записи технологии и платформы. Некоторые нотариусы взимают дополнительную плату за проезд или послечасовое обслуживание, поэтому уточните сборы заранее.

Понять структуры сборов

Нотариальные сборы регулируются законодательством штата. В большинстве штатов максимальная плата за подпись или за нотариальное заверение (часто от 5 до 15 долларов США). Однако подписывающие агенты, которые обрабатывают целые пакеты закрытия, могут взимать фиксированную плату (например, от 75 до 200 долларов США) за все подписание, которое охватывает поездки, обзор документов и административное время. Остерегайтесь нотариусов, которые взимают чрезмерные сборы - убедитесь, что сумма разумна для вашего района.

Что делать, если нотариус допустил ошибку?

Даже опытные нотариусы могут совершать ошибки.Обычные ошибки включают:

  • Неправильная дата или недостающая печать: Деяние, в котором отсутствует надлежащая нотариальная печать, может быть отклонено регистратором графства, задерживая передачу.
  • Нотариальное заверение без надлежащего удостоверения личности: Если нотариус не проверяет личность, а подписавший позже оспаривает подпись, документ может быть оспорен в суде.
  • Подписание в качестве свидетеля вместо нотариуса: Это путает роли и может лишить нотариуса силы.
  • Неспособность завершить нотариальное свидетельство: Некоторые государства требуют конкретной формулировки; отсутствие сертификата может сделать документ неисполнимым.

Если ошибка обнаружена до записи, документ часто может быть повторно подписан и повторно заверен нотариально. Если документ записан с ошибкой, может потребоваться корректирующий документ (реформация). В тяжелых случаях страхование ошибок и упущений нотариуса (если оно у них есть) может покрыть финансовые потери. Покупатели и продавцы должны всегда внимательно проверять нотариально заверенные документы до завершения закрытия.

Итог: нотариусы необходимы для безопасного закрытия недвижимости

Нотариусы — это гораздо больше, чем резиновые штампы. В закрытии недвижимости они служат привратниками подлинности, гарантируя, что каждая подпись является законной, добровольной и должным образом засвидетельствованной. Без них вся сделка была бы уязвима для мошенничества, юридических проблем и длительных споров.

Понимание роли нотариуса - от проверки личности до ведения учета - дает возможность покупателям, продавцам и специалистам по недвижимости уверенно ориентироваться в закрытиях. Независимо от того, подписываете ли вы документы лично в титульном офисе или связываетесь с нотариусом по видеозвонку, принципы остаются теми же: проверка, беспристрастность и соблюдение закона. Для получения дополнительной информации о лучших практиках нотариуса и требованиях к штату, посетите Национальную нотариальную ассоциацию или проконсультируйтесь с нотариальным отделом вашего штата. Чтобы узнать о правовых стандартах для документов по недвижимости, Американская ассоциация земельного титула предлагает всеобъемлющие руководства и ресурсы для профессионалов и потребителей.